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会议策划与组织
项目三 会中组织与服务
【 学习目标】
会中组织与服务是秘书会务工作的中坚环节，
直接决定会议的成功与否， 加之会议举行期间的
工作头绪繁杂、 内容甚多， 会中组织与服务就
显得尤为重要。做好会中组织与服务， 关键是做
好会议接待、 会议现场管理与服务、 会议文件
管理、 会议后勤服务、 会议参观与联谊服务以
及会议的突发事件处理工作。
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【 知识目标】
了解会议接待的规格与礼仪， 理解会议接待
的原则
掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意
事项
掌握会议现场服务与管理的程序与注意事项
【 能力目标】
具备进行会议接待策划的能力， 学会撰写会
议接待方案
能够策划及组织会中的旅游、 参观、 宴会等
活动
掌握预防和应对各种会中突发事件的策略
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任务一 会议接待
一、 制订会议接待方案
会议接待方案是指安排参会人员的迎送、 食
宿、 交通、 游览、 娱乐等接待活动及具体事务的
方案。会议接待方案属于会议专题策划方案， 可
以包含在会议总体方案中， 也可以单独拟写作为
会议总体方案的附件。制定会议接待方案能够有
效保障会议接待工作有序开展。接待方案的主要
内容包括：
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一、 制订会议接待方案
接待方案的主要内容包括：
（ 一） 接待对象
会议的接待对象众多， 包括上级领导、 政府
官员、 协办单位、 支持单位、 特邀嘉宾、 参会
人员（ 正式和列席） 以及媒体记者等； 有以政府
代表团的名义来参会的， 也有联合组团参会的，
还有以个人身份参会的。因此， 每一种接待方案
一定要分门别类地写清楚具体的接待对象， 同时，
需简要说明为何接待， 即接待的缘由、 目的和意
义。
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一、 制订会议接待方案
（ 二） 接待方针
接待方针即会议接待工作的总原则和指导思
想。接待方针不是一成不变的， 而是应当根据会
议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要
参会对象的具体情况而定。一般情况下， 会议接
待工作应本着“ 热情诚恳、 细致周到、 照章办事、
讲究礼仪” 的十六字方针来展开。
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一、 制订会议接待方案
（ 三） 接待规格
接待规格是依据主要来宾的职位与主要陪同
人员的职位之间的对比关系来确定的，分为高规
格接待、 对等接待和低规格接待三种。高规格接
待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接
待。高规格接待表明对来访者的重视和友好， 但
它会占用主陪人很多时间， 任务过于频繁会影响
主陪人的正常工作， 且会造成一定程度的资源费。
对等接待是指主要陪同人员与主要来宾的职位相
当的接待， 是最常用的接待方式。低规格接待是
指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待
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一、 制订会议接待方案
此外， 与这三种接待规格相匹配的是不同等
级的宴请、 食宿、 礼品赠送标准。一般来说， 高
规格接待的宴请标准也比较高、 陪同人员比较多、
食宿条件比较优越、 礼品也较为贵重。在具体执
行过程中， 各单位的接待标准不同， 要视具体情
况而定。接待规格的最终决定权在领导， 秘书仅
提供参考意见。接待规格定下之后， 秘书应当把
会议主办方主要陪同人员的姓名、 身份以及日程
安排告知参会单位， 征求对方的意见， 得到对方
的认可。
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一、 制订会议接待方案
（ 四） 接待内容和程序
接待内容包括接站、 食宿安排、 欢迎仪式、
宴请、 探望、 翻译服务、 参观游览、 联欢娱乐、
预订票务、 返程送别等。具体的接待程序如表所
示：
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一、 制订会议接待方案
（ 五） 接待日程
会议接待日程是指各项接待活动的日程安排。
（ 六） 接待部门（ 人员） 职责
不同的接待部门（ 人员） 具有不同的职责，
一般会务组负责总的统筹、 协调和联络工作； 后
勤组负责按时安排迎客车辆， 预先为参会人员准
备好客房及膳食， 提供票务预订服务； 接待组负
责布置接待环境， 迎来送往； 宣传组负责安排迎
送条幅、 路标、 纪念品的派送及宣传材料的准备；
报到组负责参会人员的签到、 登记；
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一、 制订会议接待方案
财务组负责收取或清退参会人员的会费、 旅
游观光费、 住宿餐饮费， 开具相关发票， 与酒店
进行清账结算等； 文秘组负责撰写好欢迎词、 祝
酒词等文稿， 并在接待工作结束后， 负责相关文
件的整理归档。大型会议还可专门设置观光组、
票务组等， 分别负责参会人员的观光旅游、 返离
时的票务订退等工作。
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一、 制订会议接待方案
（ 七） 接待费用
会议接待费用包括： 住宿费用； 餐饮费用：
包括宴会、 三餐、 酒水及服务费、 会场茶歇、招
待会／ 舞会／ 联谊会场地、 饮品、 辅助设施等
用； 交通费用： 包括出发地至会务地的交通费用、
会议期间交通费用、 欢送交通（ 即住宿地至机场、
车站、 港口的交通） 及返程交通费用； 接待室／
厅费用： 包括接待室／ 厅场地租金， 会议设施租
赁费用， 接待室／ 厅布置费用， 其他支持性费用；
视听设备租赁费； 娱乐项目、 主持人、 演员费用
（ 此项费用如无必要亦可省去） ； 其他杂费。
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二、 参会人员的迎接
二、 参会人员的迎接
（ 一） 接待前的准备工作
１ 会议的报到日期一经确定， 会务主管就要
让负责接待的会务工作人员全面了解参会人员的
以下情况：
（ １ ） 参会人员的姓名、 性别、 民族、 单
位、 职务、 联系电话等。
（ ２ ） 了解参会人员是否在指定酒店入住，
是否参加全程的会议， 有无其他特殊要求等。
（ ３ ） 参会人员到达的日期和具体时间、
所乘车次或航班， 是否需要接站或接机， 需要哪
个级别的领导主陪等。
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二、 参会人员的迎接
２ 接待室的环境应该整洁、 明亮、 安静、
幽雅， 同时， 应配备沙发、 茶几、 茶水、 水果
等， 室内应适当点缀一些清雅花卉或绿色盆栽，
可以放置几份会议主办方和承办方的内刊和宣传
材料， 供参会人员翻阅。
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二、 参会人员的迎接
（ 二） 参会人员的迎接
迎接参会人员是跨地区会议、 全国性会议和
国际性会议接待工作的第一环节。优质的迎接服
务会给参会人员带来极大的方便， 对初次到访的
参会人员来说尤其如此。对一些有偏见或对会议
心存疑虑的参会人员， 优质的迎接服务能在一定
的程度上减少他们的偏见， 消除他们的疑虑。迎
接工作是否到位直接影响参会人员对会议组织方
的第一印象。做好迎接工作要做好以下几点：
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二、 参会人员的迎接
１ 接待人员应依据参会人员的身份和重要性
拟定接待规格， 上报会务组领导小组， 如有重要
领导或外宾前来参加会议， 会议组织方应当派有
一定身份的人士前往机场、 码头、 车站迎接。
２ 参会人员集中抵达时， 应在接站处树立醒
目的接待标志， 如该会议的会标， 或悬挂欢迎标
语和横幅， 以便参会人员辨识。接站现场较大又
比较嘈杂时， 还应准备好手提式扩音器。
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二、 参会人员的迎接
３ 接待人员要事先掌握抵达的参会人员名单
和人数， 特别要留意因飞机、 火车晚点而延迟抵
达的参会人员， 避免漏接。同时， 要注意那些事
先并未发回执的参会人员的人数， 及时与会议总
指挥部或相关负责人联系， 帮他们补订房间、 增
印会议材料。
４ 参会人员到达时， 接待人员应主动迎上前
自我介绍， 并与其握手以示欢迎。如果领导亲自
前去迎接重要的参会人员， 且双方是初次见面，
可由接待人员或翻译人员进行介绍。
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二、 参会人员的迎接
５ 与参会人员一同乘车时要注意座位次序。
一般而言， 小轿车的座位次序通常为“ 右为上、
左为下； 后为上、 前为下” ， 即轿车的后排右
位为上座， 安排坐主宾； 后排左位为次座， 安排
坐主陪领导； 接待人员一般坐在司机旁的座位。
６ 如果参会人员抵达时间不集中， 且会议组
织方不设专车接机／ 接站，那么在机场行李认领
处或火车站出站口一侧设有一个接待处， 并有专
人解答参会人员提出的各种问题， 这也会给参会
人员带来极大的帮助， 使之对会议产生良好的印
象。
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二、 参会人员的迎接
７ 面临参会人员提出的各种问题， 接待人员
要与会议总指挥部（ 或相关负责人） 保持信息畅
通， 以防止出现接待人员无法解答来宾问题， 或
无法将最新信息准确通知来宾等情况的发生。
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三、 会议期间对参会人员的探访
参会人员报到后， 会议组织机构的有关领导
应去住地探访来自各地的参会人员， 实地检查会
议生活服务方面的情况， 征询参会人员对生活服
务工作的意见， 发现问题， 及时纠正， 或在力所
能及的情况下加以改善， 同时也是出于待客的礼
节， 表示对参会人员的尊重和关心。探访参会人
员的方式主要有以下几种：
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三、 会议期间对参会人员的探访
（ １ ） 会务组主管专门拜访层次较高的上级
领导、 贵宾等；
（ ２ ） 有选择地探访某些行业、 部门的参
会人员；
（ ３ ） 探访全体参会人员。
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四、 特殊人员的接待
（ 一） 贵宾接待
许多会议都会邀请贵宾出席， 借助于贵宾的
知名度可提高会议受关注的程度， 扩大会议的影
响力。既然是贵宾， 自然要受到特殊的优待。接
待贵宾应注意以下几个问题：
１ 一旦贵宾确定要参加会议， 会议组织方就
要安排专门的工作人员进行一对一的贵宾接待，
接待人员负责迎送、 安排贵宾的住宿、 餐饮等。
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四、 特殊人员的接待
２ 为了表示对贵宾的热烈欢迎， 可组织欢迎
队伍到机场、 车站、 码头等地方迎接贵宾的到来。
但在组织欢迎之前要向当地公安部门申请， 同时
附上现场管理控制方案、 应急预案等。
３ 接待贵宾， 一般都会安排献花， 献花必须
注意： 一是要献鲜花、 花束必须整齐； 二是给外
籍贵宾献花要尊重对方的风俗习惯； 三是献花者
一般为少年儿童或女青年； 四是献花一般安排在
主客双方见面、 介绍和握手之后。
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四、 特殊人员的接待
４ 一般情况， 会议组织机构会安排贵宾室来
接待贵宾和发言人。贵宾室一般安排在离主会场
较近的房间， 且贵宾室和主席台之间有专门的通
道。贵宾室内的服务也要周到， 如茶点、 水果、
饮料的供应等一定要服务到位。
５ 作为公众人物的贵宾， 其任何行踪都是
新闻媒体关心的话题， 这就要求会议组织方要事
先联系好新闻媒体， 将贵宾出席的具体时间、 地
点告知新闻媒体，做好采访准备， 并在媒体采访
过程中负责组织协调和沟通引导等工作。
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四、 特殊人员的接待
６ 会议组织方一般会为贵宾准备一些礼品，
以示感谢。礼品选择一定要慎重。一般而言， 赠
送小型纪念品最为实际， 因为大型礼品不方便携
带， 同时， 地方特产也是不错的选择， 能起到宣
传推广会议主办方或承办方组织形象的作用。
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四、 特殊人员的接待
（ 二） 媒体记者的接待
媒体记者到会一般有两种情况： 一种是会议
本身影响力较大， 媒体记者主动驻会采访； 另一
种是会议主办方主动邀请媒体记者来参会。无论
是哪种情况， 对媒体记者的接待工作都不容小视
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四、 特殊人员的接待
（ 三） 陪同人员的接待
陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人
员， 一般为参会人员的配偶、 子女或其他亲友。
据《 会议与例会》 中的最新会议市场报告， 目前
每年约有１１ ０ ０万配偶出席各类大会及公司会
议， 因此， 陪同人员的接待也是会议组织者不能
忽略的问题
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四、 特殊人员的接待
（ 三） 陪同人员的接待
陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人
员， 一般为参会人员的配偶、 子女或其他亲友。
据《 会议与例会》 中的最新会议市场报告， 目前
每年约有１１ ０ ０万配偶出席各类大会及公司会
议， 因此， 陪同人员的接待也是会议组织者不能
忽略的问题
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任务二 会议现场服务与管理
一、 组织会议签到
为及时、 准确地统计到会人数， 会议签到环
节必不可少。况且， 如代表大会等会议只有达到
一定人数才能召开， 否则会议通过的决议无效。
因此， 会议签到是一项重要的会务工作。
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一、 组织会议签到
（ 一） 会议签到的方式
会议签到主要有簿式签到、 证卡签到、 会务
工作人员代为签到、 座次表签到、 电脑签到等方
式。
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一、 组织会议签到
（ 二） 签到应注意的事项
１ 会前要将签到的相关工具、 设备准备好，
如签到簿、 签到卡、 花名册、 座次表和签到机等，
且准备的数量要充足。还需准备记事本、 签字笔
等必备文具。
２ 会务人员要事先安排好签到处， 并提前在
签到处等候。如果签到时同时发放会议文件， 则
应将有关材料袋装好， 以免代表签到时等候， 显
得手忙脚乱。
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一、 组织会议签到
３ 统计到会人数是一项细致工作， 领导往往
会在开会前一两分钟向会务工作人员要到会人数、
缺席人数及其名单， 这就需要会务工作人员以最
快的速度统计并且不能出现差错。
４ 大型会议的签到工作比较麻烦， 这就需要
会务秘书耐心细致， 热情服务， 不能因为签到的
人数众多而降低服务质量。
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二、 发放会议文件
会议文件的发放是会议的一项最基本的工作，
大中型会议要发送的文件很多， 包括论文集、 日
程、 参会须知、 礼品和资料包等， 这就要求会务
工作人员了解发放会议文件的基本要求， 及时、
准确地把会议文件发放到参会者手中。会议文件
的发放主要有三种形式：
１ 即在参会人员签到时发放或由会务工作人
员在会场入口处分发给参会人员； 也可以把材料
在开会前按要求摆放在每位参会人员的座位上。
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二、 发放会议文件
２中发放的文件材料一般是会中讨论、 交流
产生的文件， 或者是会前不便发放的机密文件。
会中发放材料， 会务组可把工作人员分成小组，
分头负责某中文件的发放和回收。
３ 即在代表签到时发给代表领取会议文件的
票证， 代表们在会前凭票领取。
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三、 引导参会人员入座
参会人员事先可能不熟悉会场， 因此， 会务
工作人员负责将参会者引导到相应的座位，这样
既方便参会人员， 又维持了会场秩序。一些大中
型会议更需要会务人员引导参会人员入座。采用
印刷座次表的引导方式， 即在会场上设立指示标
记、 在签到证或出席证上注明座次号码等方式，
能让参会人员顺利找到自己的座次， 同时也可以
减轻会务工作人员的负担。
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四、 安排开幕式
（ 一） 开幕式的形式
开幕式的形式主要有两类： 一类是以致辞为
主； 另一类是以文艺演出为主。现在很多大型会
议的开幕式是兼有致辞和文艺演出。
（ 二） 开幕式的时间
会议的开幕式可以安排在会议正式开始的前
一天晚上， 也可以安排在会议正式开始的第一天
上午。国际会议开幕式的时间安排不尽相同， 通
常是由东道国来决定。
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四、 安排开幕式
（ 三） 开幕式的地点
开幕式地点的选择取决于参加开幕式的人数。
（ 四） 开幕式的程序
“ 好的开始是成功的一半” ， 开幕式作为会
议的第一步， 对整个会议起着非常重要的作用。
许多大型会议， 尤其是国际会议， 在开幕式上都
会邀请国家领导人出席并致辞， 这已成为世界各
国举办会议的一种潮流。
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五、 安排会议发言
会议发言人的安排一般是有关领导决定， 但
会务工作人员可能被委托提出安排意见，供领导
审定。有的会议尽管事先已经安排好发言者， 但
由于种种原因， 需要临时更换发言者， 这也需要
会务工作人员及时掌握情况， 迅速做好更换发言
人的工作。
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五、 安排会议发言
（ 一） 注意国家、 地区或部门的平衡
一些大型的国际会议， 安排发言者应考虑到
参会国家所属的区域。在国际会议上， 既要安排
来自发达欧美国家的代表发言， 又要重视来自亚
洲发展中国家的代表， 同时还要安排不发达的非
洲国家的代表发言， 体现全球经济一体化协调发
展的精神。
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五、 安排会议发言
（ 二） 注意高层领导与基层领导（ 或普通会
议代表） 的平衡高层领导的发言， 可能站位高、
内容全面、 理论性较强； 而基层领导或做具体工
作的参会人员的发言， 可能内容具体， 材料丰富
生动。将两种发言者的发言适当穿插安排， 可使
会议发言有起有落， 避免单调。
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五、 安排会议发言
（ 三） 注意主题平衡
每个发言者的主题要符合会议主题， 但要避
免重复。除非为达到某种效果， 最好不要安排内
容相同的会议发言。这就要求会务工作人员提前
熟悉发言者的发言稿， 提示发言者应在同一主题
的统领下反映不同的风格， 避免单调乏味。
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六、 组织分组讨论
在大、 中型会议中， 许多议题往往是先放到
小组中讨论， 形成初步意见， 然后经大会通过。
所以， 组织分组讨论是会议中的一项重要工作。
一般来说， 对参会人员进行分组有两种方法： 一
是按地区分组； 二是按专业分组。不管以哪种方
法分组都要事先召集人和确定记录员。为了及时
了解各小组的讨论情况， 可派会务工作人员分别
下到各组了解讨论动态、 进展情况等， 及时反映
到会务组， 从而更快地解决所讨论的问题。
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七、 做好会议记录
会议记录是记录原始情况和具体内容的文字
材料， 是会后研究工作、 总结经验或编写会议纪
要的重要依据， 它具有原始性和客观性。每场会
议都需要记录， 并要妥善保管以备查考。在一些
法定会议中， 会议记录经发言者和会议领导人签
字后， 具有法律效力。
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七、 做好会议记录
（ 一） 会议记录的要求
秘书人员在进行会议记录时， 要遵循以下要
求：
１ 会议记录应如实记录会议议题、 报告、 决
议、 重要发言等， 尤其是关键问题或有分歧的意
见。会议记录要用速记的方法记录材料， 会后应
及时转化成规范的文字材料以备查考。
２ 会议记录应及时归纳总结， 做到有条有理、
重点突出。
３ 会议记录的内容要做到完整， 应包括标题、
议题、 散会、 结束等字样。如果是重要会议， 记
录完毕后记录人员和主持人要签字。
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七、 做好会议记录
（ 二） 会议记录的基本结构
会议记录一般由标题、 基本情况、 主体和记
录者签字四部分组成。
标题。会议记录的标题比较简单， 结构是：
会议名称 ＋记录， 如， “××公司 ××××年 ×月
×日第 ×次部门经理例会记录” 。
基本情况。基本情况即会议记录的开头部分，
要分项完整记录会议的有关情况， 包括时间、 地
点、 主持者、 出席者、 缺席者、 列席者、 记录
者七要素。
主体部分。主体部分是会议记录的核心内容，
包括议题和发言记录。
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八、 内外联络工作
会议信息需要及时传递。所以， 会议过程中
需要会务工作人员保持内外联系， 以便保证信息
的畅通。具体而言， 会务秘书要掌握会议动态，
随时向主持人汇报会议的进展情况、 参会人员的
建议要求等， 同时及时将有关领导和主持人的意
见传达下去， 做到上通下顺。
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九、 安排闭幕式
举办会议要有始有终， 因此， 大型会议经常
会安排闭幕式。一来可以总结会议； 二来可以借
机感谢相关人员或单位。与开幕式相比， 闭幕式
的程序相对简单， 通常是由一位会议负责人代表
会议组委员会对会议进行总结。
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十、 会场服务
（ 一） 摄影、 摄像服务
会议不仅要留有文字性记录资料， 而且要留
有图片声像资料。这就需要会议主办方提供摄影、
摄像服务。
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十、 会场服务
（ 二） 计算机速记服务
计算机速记是使用计算机对语言、 文字等中
文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。随
着科技信息的快速发展， 计算机速记在众多会议
中成为一种潮流。目前技术最成熟、 应用最广泛
的计算机速记是亚伟速记。与传统的记录方式相
比， 计算机速记具有速度快、 效率高、 强度低等
特点。
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十、 会场服务
（ 三） 外语翻译服务
随着国际化程度的提高， 国际会议的召开越
来越频繁， 对外语翻译的要求也越来越大。这就
要求会议组织在选择外语翻译时一定不能马虎，
要注重外语翻译服务的质量。首先， 外语水平一
定要高； 其次， 专业水平较高； 第三， 服务意
识强。同时， 会议组织要让翻译人员事先熟悉会
议的相关内容和要求， 为会议的同声传译做好充
分准备。
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十、 会场服务
（ 四） 视听设备及其他硬件服务
会议的视听设备既可以是低科技含量的支架
或配套挂图， 也可以是诸如双投影屏幕这样的高
科技含量的装置。其最基本的设备包括： 音响系
统、 投影仪、 灯光和录像等。在选择Ａ Ｖ （ Ａ
ｕ ｄ ｉ ｏＶ ｉ ｄ ｅ ｏ ） 设备时一定要注意与
会议室布局的配套使用问题， 因为会议室或会议
场所的布局与Ａ Ｖ设备的使用效果有紧密的联系。
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任务三 会议食宿服务
一、 会议住宿服务
（ 一） 对备选会议住宿供应机构的考察
1 对本地的住宿供应机构的选择， 会议主
办方一定要根据会议的类型、 参会者的层次、 议
题的重要性等， 合理确定不同参会人员的住宿标
准和接待规格， 并以此为依据， 最后圈定几家符
合基本条件的住宿供应机构， 以备进一步考察。
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会议策划与组织
一、 会议住宿服务
2 对备选住宿供应机构考察的重点包括：
（ １ ） 在会议期间可供使用的房间总数。
（ ２ ） 是否有不同的房型满足不同参会人员
的需求。
（ ３ ） 客房的配置条件。
（ ４ ） 客房的服务质量。
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一、 会议住宿服务
（ 二） 会议住宿房间的预订
一旦住宿供应机构确定， 会议主办方就要为
参会人员预订住宿房间。这就要求做好以下几方
面的工作：
１ 会议报到之前， 无法确定准确的客房数
量及类型。因此， 会议主办方应通过以往会议住
宿记录和预计与住宿供应机构签订客房预订合约。
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会议策划与组织
一、 会议住宿服务
２ 对于中小型会议， 对参会人员的住宿安排
比较简单， 在会议通知上直接说明为其预订的住
宿房间， 等参会人员报到时再告知其具体情况。
而对于一些参会人数众多的会议， 会议主办方需
要在会议通知（ 邀请函）中附寄住宿登记卡（ 申
请表） ， 根据登记表提供相应的住宿服务。
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一、 会议住宿服务
３ 收到参会人员的住宿申请表后， 会议主办
方或住宿供应机构应及时为其预订房间并将住宿
确认书寄（ 或传真、 电话） 给参会人员。如果住
宿机构回复确认函比较晚， 会议主办方应催促
４ 会议有时需要提供特殊服务， 预订一些
特殊客房， 主要是为会议发言人、 贵宾和举办单
位的职员准备的。
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一、 会议住宿服务
（ 三） 参会人员入住期间的住宿服务
１ 参会人员的入住服务是会议主办方在会议
期间的重要工作之一。服务内容包括：
（ １ ） 早到参会人员的入住服务。
（ ２ ） 集中到达的参会人员的入住服务。
２ 参会人员会议期间的住宿服务虽然主要是
由住宿供应机构负责， 但作为会议举办方， 应对
参会人员住宿的舒适、 满意度情况进行及时调查
了解
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一、 会议住宿服务
３ 很多会议在最后一天也有很多议程， 会议
结束时间延长到中午１ ２点以后， 或者参会人员
因航班或火车要到下午或晚上才能离开， 而一般
的住
宿机构都要求在１ ２点前退房， 这就要求会
议举办方与住宿供应机构事先协商好退房时间，
争取延迟退房时间。
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二、 会议餐饮服务
会期半天以上的正规会议， 除了展览会不统
一安排餐饮（ 特邀嘉宾或者重要客户除外） ， 其
他会议通常需要统一安排餐饮。一般而言， 参会
人员对会议期间的餐饮服务非常重视， 因此， 办
会机构应做好会议餐饮的服务工作， 努力为参会
人员提供健康、 营养、 美味的餐饮， 使他们在会
议期间的每一天都感到精力饱满、 心情愉快。
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二、 会议餐饮服务
（ 一） 会议用餐地点、 用餐方式的安排
１ 会议用餐地点应尽量离会场近一些， 为了
便于管理， 很多会议举办机构选择既能提供各种
会议室， 又能为中大型会议提供会议餐饮的酒店
或会议中心。在确定用餐地点之前， 会议工作人
员应仔细考察用餐地点的具体情况
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二、 会议餐饮服务
２ 会议期间， 正式的进餐时间为早上、 中
午和晚上。会议工作人员应根据参会人员对三餐
的不同要求， 安排适宜的用餐方式。
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二、 会议餐饮服务
（ 二） 每餐菜单的确定和酒水的安排
１ 谁也不会愿意几天重复同样的菜肴， 因此，
会议组织方应为参会人员精心选择每一餐的菜单。
在确定菜单时， 除了预算的因素， 还应考虑以下
方面：
（ １ ） 菜肴的道数与分量。
（ ２ ） 花色品种多样化。
（ ３ ） 具有地方特色。
（ ４ ） 具有时令特征。
（ ５ ） 照顾参会人员的特殊用餐要求。
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二、 会议餐饮服务
２ 会议用餐地点提供的酒水价格一般偏高，
会议组织方如果希望降低成本的话， 应与用餐地
点的餐饮部门商谈， 要求自带酒水。不同参会人
员对酒水的消费差别很大， 如果餐饮费是从参会
人员的会务费里列支， 会议组织方在酒类的安排
上就要考虑到公平。
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二、 会议餐饮服务
（ 三） 会议餐饮服务的其他注意事项
１ 会议供餐机构需要提前有针对性地准备食
物， 配备服务人员， 避免出现备餐不足或过多等
情况。
２ 在参会人员众多， 且参会人员在用餐问题
上变数较多、 差别较大的情况下， 会议组织方可
以通过发放餐券或餐卡的方式来辨认进餐者的身
份。
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二、 会议餐饮服务
３ 如果会议上午的议程没按计划进行， 那么
午餐会与预订的时间脱节（ 提前或推迟） ， 这就
要求会议举办方及时告知会议供餐机构的服务经
理， 以便其吩咐厨房按新的时间安排调整供餐工
作。
４ 如果集中用餐的参会人员较多， 为了避免
混乱， 会议工作人员除了提前安排桌次和座次，
还需要做好引导
５ 对于那些因会议的原因不能按时用餐的参
会
人员， 会议举办方应给予特别的餐饮照顾。
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二、 会议餐饮服务
（ 四） 会间茶歇的安排与服务
茶歇在会议中非常流行， 如何安排茶歇也是
会务工作人员的工作范围。
１ 茶歇是为会间休息、 气氛调节而设置的小
型简易茶话会。
２ 准备茶歇是一个非常细致的过程， 要求会
议工作人员在茶歇预订时间之前， 将点心、 饮品、
摆饰迅速摆放好， 对各种热饮所需的杯子、 勺子、
盛放配料的糖罐、 牛奶罐等都安置在便于取用的
地方。
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任务四 会议后勤保障服务
一、 会议交通服务
会前会后的迎接和欢送、 会议期间的日常用
车、 会议集体活动， 都需要会议组织方提供交通
服务。交通服务的主要内容包括筹备、 调配、 停
放车辆。会议交通服务是办会工作的一个重要环
节， 这就要求会议工作人员要做好这项服务。
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一、 会议交通服务
（ 一） 会议用车制度及工作人员的确定
１ 为了会议用车科学合理， 会议举办方事先
必须制定关于会议用车的制度， 预防职责不清、
安全隐患、 滥用车辆等问题的发生。
２ 会议交通服务的工作安排比较复杂， 要求
会议组织事先将交通服务具体工作一一列出， 力
求做到周密细致。
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一、 会议交通服务
３会议用车的人员安排
（ １ ） 安排优秀的司机。
（ ２ ） 必要时配备随车人员。
（ ３ ） 对司机和随车人员的培训。
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一、 会议交通服务
（ 二） 会议用车的组织
１ 会议用车的类型、 数量应根据与会人员的
多少、级别等来确定
２ 如会议主办方车辆不够， 需向别的单位借
或租车辆和司机。
３ 会议用车要做到合理配置， 对每类车的用
途、 接载对象都要明确， 用车能固定的尽可能予
以固定
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一、 会议交通服务
（ 三） 会议车辆的停放
１ 大、 中型会议， 应准备足够的停车场地。
２ 会议车辆停放的指挥管理
（ １ ） 指挥车辆停放的原则。
（ ２ ） 根据不同情况指挥车辆停放。
（ ３ ） 车辆停放排列的方法。
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二、 会议的安全保卫
会议安全保卫工作规格和内容要根据会议的
性质、 规模、 内容、 参加人员的级别等来确定。
国际性会议、 党和国家的重要会议、 大型会议（
如省一级的代表大会， 市、 县有相当规模的群众
大会） ， 或内容十分重要、 需要绝对保密的中小
型会议， 都应设立专门的会议安全保卫工作组。
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二、 会议的安全保卫
会议的安全保卫工作主要包括以下内容：
（ 一） 制订会议安全保卫工作方案
（ 二） 维持会议场所秩序
（ 三） 保护参会人员人身安全
（ 四） 保护参会人员的财产安全
（ 五） 其他方面的安全注意事项
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三、 会议的医疗卫生服务
会议的医疗卫生服务， 直接关系到参会人员
的身体健康。因此， 建立医疗卫生保障制度十分
必要。会议医疗卫生保障制度主要包括疾病医疗、
食品卫生、 饮水卫生、 会场卫生、住宿卫生、 个
人卫生和环境卫生制度等。各种大中型会议都必
须配备必要的专职或兼职医生， 或就近指定就诊
医院； 对流行性疾病， 必须免疫预防； 对年老体
弱者、 急重病人， 必须给予特殊照顾。
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四、 会场的清洁整理工作
（ 一） 保持会议场所的干净整洁
（ 二） 每次会后的场地整理与重新布置
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五、 会中突发事件的处理
从现场签到到闭幕宴会， 整个会议过程人员
都非常集中， 一旦出现自然灾害（ 如地震、龙卷
风） 、 火灾、 恐怖袭击、 公共卫生突发事件（
如食物中毒、 流行性传染病） 等， 后果不堪设想。
作为会务组织方应充分考虑可能发生的意外情况，
进行会议安全策划， 做好应对各种
突发事件的人力、 物力等方面的准备。
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五、 会中突发事件的处理
（ 一） 会议安全策划
（ 二） 各种会议突发事件的应对策略
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任务五 会议游览和联谊服务
一、 会议参观与游览服务
（ 一） 会议参观的安排与服务
会议期间安排与会议议题相关的参观、 考察，
一方面可加深参会者对相关议题的直观认识， 另
一方面， 办会机构及其利益相关组织可以借此机
会宣传与会议相关的工作场地、工作项目、 产品
和服务等。
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一、 会议参观与游览服务
（ 二） 会议游览的安排与服务
较长时间的会议， 特别是在旅游地召开的会
议， 一般都安排与会者到名胜古迹游览。做好游
览的安排和服务， 也就成了办会机构的一项任务。
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二、 会议期间的联谊和休闲服务
联谊和休闲活动， 可加深参会人员之间的了
解、 增进友谊。因此， 会议主办方可根据参会人
员的特点、 联谊需求等， 组织联谊休闲活动。常
见的联谊、 休闲活动有： 宴会、 联欢会、 舞会、
观看各种节目表演、 购物等。
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会议策划与组织
二、 会议期间的联谊和休闲服务
（ 一） 会议宴会
会议宴会是按照一定的仪式和程序进行的聚
餐或聚饮， 目的是加强举办方和参会者之间的联
系和交流， 同时为参会者营造良好的联谊气氛，
是一种颇受欢迎的联谊活动。会议宴会的形式主
要有正式宴会、 便宴、 酒会、 茶会等。
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二、 会议期间的联谊和休闲服务
（ 二） 安排观看节目表演
会议期间或会议结束后， 会议组织者可以安
排参会人员观看当地有特色的节目表演。
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二、 会议期间的联谊和休闲服务
（ 三） 为参会者购物提供咨询与服务
参会人员及其陪同人员开完会之后一般喜欢
去逛逛， 顺便买些地方特产。所以， 会议组织方
应考虑到参会者这方面的需求， 主动为他们提供
购物方面的信息， 如当地的详细地图、 大购物中
心、 著名娱乐中心、 专门销售当地特产的店铺等。
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二、 会议期间的联谊和休闲服务
（ 四） 其他联谊和休闲活动
除了上述联谊和休闲活动， 还可以举行联欢
晚会、 舞会， 野餐、 钓鱼等野外活动； 也可以
安排温泉浴、 游泳、 登山等健身活动； 还可以安
排网球、 篮球、 保龄球甚至高尔夫球等体育竞技
活动等。
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