时间管理与工作组织技巧
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顾维灏 沈毅 王闯 赵艳苹
建立有效的时间管理概念
工作中常遇到的制约成效的障碍
采用时间管理技术进行各个击破
其余问题的解决方案
Q&A
Contents
建立有效的时间管理概念
效率vs.成效
把事情很快地做完, 叫做效率
把事情很快又很對地做完, 叫做成效
建立有效的时间管理概念
应变or制变？选择制变＝主动选择＋承担责任。
从结果出发。思考在前，行动在后。
选择对的事情去做。
建立有效的时间管理概念
工作中常遇到的制约成效的障碍
采用时间管理技术进行各个击破
其余问题的解决方案
Q&A
Contents
工作中常遇到的制约成效的障碍
优先顺序不明确，紧急的事情被搁置
贪多嚼不烂，任务完成不细致
不会说“不”，常处理一些不必要的事情
电话打扰，任务计划被打乱
健忘，容易遗漏待处理的事情
缺乏自律，拖延
无效授权，降低了执行效率
邮件杂乱无章，不方便查找
会议，冗长而无必要，耗费时间
其它事宜？
建立有效的时间管理概念
工作中常遇到的制约成效的障碍
采用时间管理技术进行各个击破
其余问题的解决方案
Q&A
Contents
时间管理技术
区分重要和紧迫，学会优先管理
建立个人成效管理系统
区分重要和紧迫，学会优先管理
优先矩阵 ，制定轻重缓急计划
采用4-D法安排工作任务
优先管理的核心
优先矩阵
M1
直接价值
高度重要
高度紧迫 急
M3 轻
高度紧迫
低度重要
相对低价值但必要
M2
间接价值
高度重要
重 低度紧迫
缓 M4
低度重要
低度紧迫
无价值，不必要
重要性
价 值
紧迫性
优先矩阵 小练习
为某一天做个时间记录表，列出当天各时间段处理的任务
将各项任务放入优先矩阵中，观察各象限内容比例
我们的目标：让象限向右延伸，降低紧迫性，增多M2象限的事情。
优先矩阵 小练习
例子 我的一天工作，大家来安排
1 Apache module的调研
2 整理时间管理的相关文档
3 整理passport 代码结构
4 passport数据库一致性工作的确认及问题定位
5 和OP一起确认线上服务依赖文档
6 面试
7 处理线上报警，有用户通过添加好友来作弊，导致消息报警
8 看PB 21集出来了 。
误区一不合理的时间分配
II.
35%
IV
15%
II
5%
I.
45%
處理危機
如何让自己的时间向右延伸？
我有哪些第一象限的事情
找一个最值得关注的事情
画出事情的起源过程
标出事情的各个阶段的时间跨度
看自己目前经常处理多大时间跨度内的事情
延伸事情的时间跨度
误区二、拖延
不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情
案例分析
避免措施
4 th
3 rd
不重要的事
2 nd
1 st
重要的事
不緊迫的事
緊迫的事
制定轻重缓急计划
明确待处理任务的轻重缓急程度
安排时间执行M1和M3象限的任务，将M2的任务穿插到每日的空余时间段中，避免去做M4象限的东东。
原则：
重要的事情给出所需要的时间
紧急的事情给出开始做的时间
制定轻重缓急计划的好处
让你善于处理未完项目和任务，缩短赶进度所需的时间
逐渐减少拖延和犹豫不决的情况
帮你处理好工作负担
帮你从管理危机的状态中解脱出来
能够把工作/生活安排得井井有条
区分重要和紧迫，学会优先管理
优先矩阵 ，制定轻重缓急计划
采用4-D法安排工作任务
优先管理的核心
4-D法
D
D
D
o it now
on’t do it
o it later
马上做
不做
以后做
D
elegate
授权别人做
区分重要和紧迫，学会优先管理
优先矩阵，制定轻重缓急计划
采用4-D法安排工作任务
优先管理的核心
优先管理的核心
把每天要做的事情列一份清单——To-Do List
Make a list of things to do today。
确定优先次序，从最重要的开始做
Set priority and work on the most important。
每天都这么做
Do it every day！
时间管理技术
区分重要和紧迫，学会优先管理
建立个人成效管理系统
个人成效管理系统
WHAT
WHEN/HOW
WHERE
What：优先矩阵区分什么是重要的事情，需要多长的时间去做
When：4D
Where：ref m1立刻做 m2用沟通记录管理起来 m3做授权
个人成效系统
制定工作计划
桌面日程工具推荐:desktop calendar/ wallpaper calendar
每日计划：
故事联邦快递小伙
周期性工作：提前放入相应的todolist
长期性工作：把一些milestone放入todolist
短期工作：提前一天或者当日放入todolist
临时工作：及时更新todolist
下班之前：回顾当日任务完成情况，并且关注是否需要为第二天的任务作准备。
个人成效系统
沟通记录表
ma与erp系统接口联调案例分析。。。
用途：
跟踪某事情或者某项目的进展
可以运用在比较长期的项目中、与其它部门合作较多的项目中。
会议记录经验积累。
授权管理
放弃自己喜欢做的工作
克服对失去控制的恐惧
选合适的事情授权给合适的人
被授权的人需要进行培训和学习
要给被授权人成长的时间
要通知相关其他人员
看住进度，重点的地方要检查
提供必要的建议
事情可以授权，责任不能推给别人
案例分析
时间管理技术整体回顾
制变
从结果出发
选出对的事
优先矩阵
WHAT
WHEN/HOW
4-D方法
WHERE
记录、Ref
可操作的具体方法
做好计划：月计划->日计划
沟通记录：主题类
4D方法清理任务
授权管理：10个步骤
工作中常遇到的制约成效的障碍
优先顺序不明确，紧急的事情被搁置
贪多嚼不烂，任务完成不细致
不会说“不”，常处理一些不必要的事情
电话打扰，任务计划被打乱
健忘，容易遗漏待处理的事情
缺乏自律，拖延
无效授权，降低了执行效率
邮件杂乱无章，不方便查找
会议，冗长而无必要，耗费时间
其它事宜？
工作中常遇到的制约成效的障碍
邮件的处理和管理
标题：言简意赅，报警邮件需要醒目明确。
内容：突出问题和结论 ，避免长篇大论。
明确责任人：需要在邮件中明确问题跟进的部门和同事
明确时间计划：对于确定的任务，要有预计结束的时间。
统一方案：对于涉及到RD组内多个人负责的问题，要在组内沟通后回复。避免出现RD相互答案不一的情况。
跨组沟通：涉及到跨组沟通时，最好通过mail通知对方群组。防止对方某一成员休假等因素引起的项目延迟。
为邮件进行分组，以便查找：如按人员、项目进行分组。
对邮件的处理设置优先级别，增加是否已处理的标记。
工作中常遇到的制约成效的障碍
会议效率的提高
会议之前一定要做好准备
发起会议的话需要指出哪些人参加，其中哪些人需要发言，哪些人应该只是听的，需要提前发出议题或相关文档供大家在会议前参考和准备；
参加会议的人需要做好准备，先确认是否需要参加会议，如果是参加的话要先了解和阅读文档，会议上是大家的时间，不能到会议上才去了解，会议只应该是大家交流和表决的；
会议主持一定要控制会议进度和方向，明确议题和要解决或达到的目标，要将任务落实到具体的人和时间；
会议过程中做好记录，会后发出总结，之后还需要及时跟进会议目标的进展.
其它未解决问题？
Discussion
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What：优先矩阵区分什么是重要的事情，需要多长的时间去做
When：4D
Where：ref m1立刻做 m2用沟通记录管理起来 m3做授权
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What：优先矩阵区分什么是重要的事情，需要多长的时间去做
When：4D
Where：ref m1立刻做 m2用沟通记录管理起来 m3做授权
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