计量检测机构程序文件记录的控制程序
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2011/03/30
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计量检测机构程序文件记录的控制程序
1目的
为明确满足质量要求的程序或为质量体系运行的有效性提供客观证据，达到复现校准/检测过程，对记录进行控制。
2范围
适用于质量和技术记录的标识、收集、编目、存档、借阅、维护、清理等环节。
3职责
质量负责人负责内部审核、管理评审记录的保存，批准质量记录格式；
技术负责人负责技术记录格式的批准；
业务室负责质量记录的控制，技术记录格式的备案，人员培训记录和人员技术档案的管理以及证书报告副本的管理；
检测室负责本部门记录的管理。
4程序
记录的分类
质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：
a、内部审核和管理评审记录；
b、纠正、预防和改进措施记录；
c、人员培训和考核记录；
d、抱怨处理记录；
e、质量管理体系文件控制记录；
f、服务和供应品的采购记录；
g、合同评审记录。
检定/校准检测等技术运行中形成的记录为技术记录，主要包括：
a、检定/校准检测原始记录；
b、实验室间比对或能力验证记录；
c、计量标准稳定性考核记录；
d、仪器设备运行检查记录；
e、证书报告及副本；
f、分报记录。
记录的收集
a、业务室、检测室按各自的职责范围，对已完成的质量活动，按照规定的记录格式认真记录并整理收集。
b、检定/校准检测原始记录应完整地记录标准、规程中规定的信息，包括检定/校准检测的观察结果、数据处理、结论，以及影响不确定度的各种因素，确保检定/校准检测过程的可复现性，记录中还应包括检定/校准检测人员和核验人员的签名。
c、经调修后合格的计量器具，其调修前后的数据和调修内容均应记录。
d、检定/校准检测原始记录不得涂改。当记录中出现错误时，应在错误的数据上划一横线，并将正确值填写在其右上方。对所有改动应有改动人签名或加盖印章。
记录的编目
所有质量记录和技术记录均应按〈文件控制程序〉要求的方式进行分类编目。
记录的保存期限
管理评审、内部审核的相关记录由质量负责人负责保存，保存期5年。
检验人员、质量管理人员、内部审核人员的培训考核等记录由业务室负责保存，保存期为3年，对技术人员的技术档案长期保存。
实验室间比对或能力验证记录、抱怨处理记录、文件控制记录、分报记录、监督检验、计量标准及配套设备的检定/校准证书原件等由业务室保存，期限根据记录的性质确定。
《检定/校准检测原始记录》、《计量标准稳定性考核记录》、《仪器设备运行检查记录》、《现成检测记录》、《仪器设备维护记录》由检测室保存，除《计量标准稳定性考核记录》、《仪器设备维护记录》长期保存外，其他记录保存2个周期。
《合同评审记录》、《证书报告》副本由业务室保存，保存2个周期。
《服务和供应品的采购记录》、《试验室的环境监控记录》由业务室保存，保存1年。
记录的管理
记录（包括电子记录）经整理编目后，各部门应及时交相关人员存档。
存档的记录未履行手续不得更改、查阅。
存放记录的场所应干燥整洁，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。
记录管理人员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。
记录的借阅和复制
记录的借阅和复制记录，需要报所长批准。
借阅和复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线，借阅后及时交还管理人员，并办理注销手续。
外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要经分管局长批准。
记录的销毁
保存的记录如超过保存期，由各记录管理人员提出销毁申请，经部门负责人批准后由管理人员执行销毁。
5相关文件
《文件控制程序》
6质量记录
《质量记录登记表》
《质量记录借阅登记表》
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