（公文
写作）公
文写作
与处理
公文
一、公文的概念及其含义：★
★TJ
公文即公务文书，是国家机关及其
他社会组织在行使职权和实施管理过
程中形成的具有法定效力和规范体式
的文书，是进行公务活动的重要工具。
含义：1、公文形成的主体是国家
机关及其他社会组织
2、公文形成的条是行使职权和实
施管理
3、公文是具有法定效力和规范体
式的文书
4、公文是进行公务活动的重要工
具
二、公文的产生与发展：★★★TX
1、原始社会：结绳记事；
2、商代后期：甲骨文书—是我国
迄今发现的最早的文书档案；
3、西周：设立了专门管理文书的
机构与起草文书的官吏；
4、《尚书》是我国最早的一部政
治文件汇编本；
5、秦汉时期，是我国封建社会文
书工作的确立时期， 秦代出现的“书”、
“奏”，是我国最早的上行文；
6、汉代及稍后，又出现了章、表、
疏、议、启等上行文，官府之间移书、
关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、
教等下行文；
7、1912年元月，临时政府规定公
文分为：令、咨、呈、示、状五种。
8、汉代以前，我国文书的载体材
料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等
直至 东晋末年，太尉恒玄下令公
文统一用纸。
三、文书、文件和公文：★★
L
1、文书：可以作为所有文件材
料总称，既可指公务文书，也可以
指私人文书，是一个整体概念。最
早出现于西汉。
2、文件：广义上说：它同文书
一样，既可指公务文件，也可指私
人文件，有时也可以指文件材料的
总称。狭义上说：文主要是指机关、
组织制成和发布的具有固定格式和
文件版头的正式行文。出现于清末。
3、公文：是指各机单位为了办
理公务而形成的文件材料。出现于
东汉末年和三国时期。
4、在机关中三者都是指国家机
关及其他社会组织在工作活动中形
成和处理的收来文件、发出文件以
及机关内部所使用的文件材料，即
公务文书。
四、公文的特点：★★★XJ
1、公文有法定的作者
2、公文有法定的权威
3、公文有特定的效用
4、公文有规范的体式
5、公文有规定睥处理程序
五、什么是法定作者：★★★XJ
法定作者是指依据宪法和其他
有关法律、章程、决定成立的并能
以自己的名义行使法定的职能权利
和负担一定的任务、义务的机关、
组织或代表机关组织的领导人。
六、行文单位：★PJ
行文单位是指能在自己的职权
范围内制发文件的机关、部门或单
位，称为行文单位。
七、公文的作用：★★★XJ
1、领导与指导作用
2、行为规范作用
3、传递信息作用
4、公务联系作用
5、凭据记载作用
八、公文的分类： ★★★XT
1、公文的分类
按公文来源划分：
（1）对外文件
（2）收来文件
（3）内部文件
2、按公文的行文关系划分：
（1）上行文（报告、请示）
（2）平行文（ 函）
（3）下行文（指示、决定、通知、批
复）
3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：
（1）秘密文件
（2）普通文件
（3）公布文件
4、按公文的制发机关性质划分：
（1）法律、法规文件
（2）行政文件
（3）党的文件
5、按公文内容性质与作用来划分：
（1）指挥性公文件，如命令、指示、
决定、意见、批复和政策性通知等。
（2）规范性公文，如各种条例、规定、
办法、细则、章程、规则等
（3）报请性公文，主要是报告、
请示
（4）知照性公文，如公报、公告、
知照性通知、通报、函等。
（5）记录性公文， 如会议记录、
电话记录、会议纪要、大事记、值班
日志等。
6、按文件的缓急程度划分：（1）
急件 （两种：特急件、急件） 2）平
件；
按文件的使用范围划分：（1）通
用文件
（2）专用文件
（3）技术文件；
按文件的发送目的划分：（1）主
送件、抄送件
（2）批转件、转发件；
按文件的处理要求划分：（1）需
办文件（办件）
（2）参阅文件（阅件）；
九、如何确定公文的名称？★★
★PJ
公文的文种就是每一份公文的名
称，人们把公文的名称统称为文种。
一份公文的名称并不是随意确定
的，它是根据发文机关的权限、发文
机关和收文机关之间的关系以及发文
的具体目的和要求而确定的。各种不
同的公文名称，可以概括地表明和反
映各种公文的不同性能和不同作用，
有利于机关公文的顺利进行和公文处
理的规划化、制度化。
十、为什么说纸张的广泛使用是
我国古代文书工作发展的重大成就？
公文用纸之后，大大方便了文书
的撰制、处理和管理，同时也使公文
的种类、名称以及内容、形式都越来
越丰富多彩，从而极大地提高了文书
工作效率，纸张作为公文载体的广泛
使用是我国古代文书工作的重大突破。
十一、1996年 5月 3日中共中央办
公厅正式发布了《中国共产党机关公文
处理条例》，规定党的机关公文文种有
14种：
1、决议
2、决定
3、指示
4、意见
5、通知
6、通报
7、公报
8、报告
9、请示
10、批复
11、条例
12、规定
13、函
14、会议纪要
2000年 8月 24日，国务院发布了
新的《国家行政机关公文处理办法》现
行公文文种 13种：
1、命令（令）
2、决定
3、公告
4、通告
5、通知
6、通报
7、议案
8、报告
9、请示
10、批复
11、意见
12、函
13、会议纪要
一、公文写作是代机关立言：★★★
XJP
公文写作，指公文的起草与修
改，是撰写者代机关立言，体现机
关领导意图和愿望的写作活动。
公文写作包括起草初稿、讨论
修改、形成送审稿的整个过程。
二、公文的起草的组织可分为：
★★JP
1、由一人准备、选取材料并构
思布局直至拟写成文。 考试大自
考站，你的自考专家！
2、由多人共同讨论、构思和准
备材料，最后由一人执笔（最普遍
的基本组织形式）
3、由起草小组共同酝酿，多人
分工执笔，一人统稿贯穿全文
三、公文质量主要体现在两方
面：★★★LX
1、在思想内容方面，应该政策
性强、针对性强、科学性强
2、在文字表达方面，应该结构
严谨、语言精当、行文规范。
四、公文写作特点：★★★J
1、被动写作遵命性强
2、对象明确针对性强
3、集思广益群体性强
4、决策之作政策性强
5、急迫之作时限性强
6、讲究格式规范性强
五、公文写作基本要求：★★★JL
1、要保证公文内容在政治上的正确性
2、要实事求是，在业务上符合客观规
律
3、在文字表述上准确、鲜明、生动，
符合语法与逻辑
4、公文起草要符合统一规定的体式与
程序
5、要注意选用书写的载体与字迹材料
六、公文写作的步骤：★★★J
1、明确发文主旨
2、收集有关材料
3、拟出写作提纲
4、认真起草正文
5、反复检查修改
七、正文起草步骤：★★★J
1、把握公文主题，选好用好材料；
2、观点正确情况确实
3、内容涉及的有关部门要经过会商取
得一致意见；
4、文字表述要简练，交代问题要清楚
八、公文的修改有以下几方面：★★★
X
1、关于主题的修改：看主题思想是否
正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改 ：观点是否正确，
表达有无问题。
3、关于材料的修改 ：材料是公文的
基础，有了正确的观点，还要通过恰当的
材料表现出来。
4、关于结构的修改：包括：
（1）公文总体结构的修正
（2）起承转合的调整
（3）层次位置的改变。
5、关于语言的修改：准确、鲜明、
精练、生动
九、公文写作人员修养主要体现：
★★★JL
1、政治素质好：明确的政治方向、
坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力
和政治鉴别力。 严守纪律，严守保密
制度；
2、有一定政策理论水平公文写作
是执行政策、依靠政策、理解政策、
表达政策的过程。政治水平的高低直
接决定公文写作的成败；
3、熟悉业务和机关工作情况；
4、有较宽的知识面；
5、有较好的文字功底。
十、公文写作人员加强修养的途
径：★★JX
1、与时俱进、勇于创新，不断学
习、不断实践、不断提高、不断创新；
2、博览群书、增长知识，勤于、
勇于、善于向书本学习；
3、深入实践、勤学苦练，锲而不
舍、持之以恒
一、公文体式概述：★★XJT
公文的体式是指公文的文体、结
构要素及在格式上的安排。
公文体式作用：为了保证公文的
完整性、正确性与有效性、提高办事
效率并为了公文处理工作提供方便。
二、公文的文体：★★★XJT
公文的文体是指公文写作中运用
语言陈述事情、说明问题所采用的具
体方法和特点，即公文的表达方式和
语体特征。一般特点：实用性、严肃
性、程式性。
1、公文的表达方式是指在写作中
运用语言的方法和手段，它是辨别文章
体裁的重要标志。 主要有：叙述、议
论、说明。
2、公文的语言特点：公文写作规
定使用语体文，语体文具有通俗易懂、
语义确定的优点，同时由于公文具有很
强的政治性、政策性和现实性，所以公
文运用语言应做到准确、简明、庄重、
得体。
三、公文叙事与一般记叙文的不同：
1、公文的叙事是通过对基本情况
或个别事实的叙术来说明一定的问题，
达到反映情况、交流思想、阐明观点的
目的。
2、公文中运用叙述主要是顺叙。
3、在叙述的同时，可恰当地运用
倒叙、插叙、分叙等方法。
四、说明的主要方法：（说明是公
文写作中最常见、最主要的表达方式）
1、定义说明
2、注释说明
3、比较说明
4、数字说明
5、举例说明
6、分类说明
7、图表说明
8、引用说明
9、分析说明
五、得体的基本要求：★★XJ
1、是发适应行文的语体风格；
2、是要分清上下级关系，掌握
好分寸
3、是要多运用公文的专用语。
六、公文的书面格式：★★XT
公文的书面格式是指公文的各
要素在公文文面上所处的位置和书
写样式。是公文在形式上区别于一
般文章的重要标志。各个要素分为：
眉首、主体和版记三部分。
七、公文的眉首部分包括：★★
★XPT
1、公文份数序号
2、秘密等级和保密期限
3、紧急程度
4、发文机关标识（文头）
5、发文字号
6、签发人
7、红色反线
八、发文字号作用：
1、统计发文的数量，便于公文
的管理
2、在查找和引用公文时可作为
该份公文的代号使用。
九、公文主体部分包括：★★★
XPT
1、公文标题
2、主送机关
3、正文
4、附件
5、成文时间
6、公文生效标识
7、附注
十、公文标题的写法：★★★XJ
由发文机关名称、公文主题（事由）
和文种组成，是对公文主要内容准确、简
要的概括和提示。
省略情况：1、省略公文机关名称 2、
省略事由的 3、机关名称和事由同时省略
的
十一、主送机关的含义，主送机关有
哪几种情况？★★XJ
主送机关是公文的主要受理机关。
一般有三种情况：
1、上级机关对下级发出的公文，下级
机关单位负有贯彻执行的责任。
2、下级机关向上级领导机关报发出的
请示、报告等上行文，一般只有一个主送
机关。
3、直接向社会公众发布的公文，主送
机关就没有必要再写了。
十二、什么是公文的正文？★★★X
正文：是公文的主体部份，用来表达
公文的具体内容，体现发文机关的意图，
是公文的核心。由导语、正文主体、结束
语构成。
导语写作分为：依据式、目的式、原
因式
十三、成文时间的注意事项：★★★J
1、一般情况下，以领导人签发日期为
准。
2、经会议讨论通过的公文，以会议通
过的日期为准，并加括号写在公文标题的
正下方。
3、法规、规章类文件以批准日期为准。
4、两个以上机关的联合行文，以最后
一个签发机关的领导人的签发日期为准。
5、一般的日常事务性公文，如涉
及具体事项的通知、通告、简报、函
等的成文日期经它们的印发日期为
准。
十四、公文的版记部分：★★XJ
1、主题词
2、抄送机关
3、印发机关和印发说明
十五、主题词的含义及其作用：★
★★XJ
主题词指能够准备表达公文主题
内容便于公文检索查询的规范化名词
或名词性词组。
作用：1、可以准确简要地概括文
件的主要内容；
2、提高文件检索查询速度，有利
于提高整个机关的办事效率
3、有利于文书档案管理的规范化
系统化科学化
十六、公文标注主题词应注意事
项：
1、必须在公文主题词表中选用主
题词。
2、公文主题词表中的类别标题不
作主题词。
3、主题词标引的顺序是先标类别
词，再标类属词。
4、一份公文有两个以上的主题内
容，先集中对一个主题内容进行标引，
再对第二主题内容进行标引。
5、在公文上标注主题词，要直接
反映出该份公文所说明的问题或论述
的事物。
6、“主题词”三字居左顶格用 3
号黑体字标注在抄送机关上 1行，“主
题词”后标冒号；冒号后标主题词的
词目，词目之间应有一个安的间距，
一般不超过五个主题词为宜。
十七、抄送机关的含义：★★X
抄送机关，指除主送机关外需要执
行或知晓公文的其他机关。
十八、公文的排版形式：★★★X
公文的排版形式：是指公文数据项
目在文件版面上的标印格式，是指公文
的外观形式。
包括：公文版头设计，版面安排，
字体字号、字行字距、天地页边、用纸
规格等。
十九、发文机关标识：★★★X
发文机关标识使用小标宋，红色标
识；
大标题 2号宋体，小标题 3号宋体；
秘密等级，缓急时限、主题词和各
标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；
一般的公文发文字号、签发人、主
送机关、正文、附件说明、成文时间、
附注、抄送机关、印发说明使用 3号仿
宋；
签发人姓名用 3号楷体。
二十、排版规格的要求：★★★X
排版规格：正文用 3号仿宋，每面
22行，每行 28个字。
二十一、公文的稿本：★★★X
公文的文稿是指公文在起草过程
中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、
定稿。
草稿是指内容和和文字表述都还
未成熟的原始稿件。
草稿的特点：尚未定型、非正式、
无效力。
公文文稿按修改次数可分为：初
稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作
用和形成行点可分为：讨论稿、征
求意见稿、修改稿、送审稿。
二十二、公文文本按不同的用
途可分为：★★★XP
1、正本：根据已签发的定稿制
发的正式文件，称为“正本”。
特点：盖有发文机关印章或领
导人亲笔签署，以证实文件的效力
2、副本：凡是根据公文正本复
制、誉抄的其他稿本称为副本，副
本又称抄本。
作用：代替正本供传阅、参考
和备查使用
3、存本：公文的存本，是指发
文机关印制一份文件的正本后留在
本机关的除草稿、定稿以外的印制
本。
存本与副本的区别：存本是不
外发的，一般不加盖印章或签署，
只是作为正本的样本留在本机关以
备查考之用，副本有正本一样的效
用。
4、修订本：是对已经发布生效
的文件，在实行一段时期以后，文
件中的某些内容已不适合当前的情
况需要进行修改补充的的文本，从
修订本发布之日起，原文本即行失
效。
5、试行本、暂时本：文件的试
行本、暂行本一般都是以试行、暂
时、试行草案等字样标在公文标题
中的文种的后面或前面。
6、各种文字文本
一、公文的行文规范及其内容：★★
★XJ
公文的行文规范是按照一定的
规定或准则来维护机关之间的行文
秩序。
公文行文规范的内容包括：行文关
系、行文方向与方式以及行文规则三个方
面。
二、公文的行文关系：★T 考试大自
考站，你的自考专家！
公文的行文关系是指发文机关与收文
机关之间的公文往来关系。行文关系是根
据机关的组织系统、领导关系和职权范围
所确定的机关之间的文件授受关系。
三、确定行文关系原则：★★★XTJ
1、国家行政机关的隶属关系和职权范
围
2、党的各级机关的隶属关系和职权范
围
四、党政机关的行文关系从隶属关系
和职权范围可分为： ★★★TJ
1、同一系统的机关，既有上级领导机
关，又有下级被领导机关，上下级机关之
间，构成领导与被领导的关系。
2、上级业务主管部门和下级业务部门
之间具有业务上的指导关系。
3、非同一系统的机关之间，无论级别
高低、既无领导与被领导关系，又无上下
级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般
性关系，或称不相隶属关系。
4、 同一系统的同级机关之间的关
系，属于平行关系。
五、下行文及其行文方式：★XT
下行文是指上级领导机关或业务主管
部门对报属下级机关或业务部门的一种行
文。
根据发文不同上的和要求分为：
1、逐级下行文
2、多级下行文
3、直达基层组织和群众的下行文
六、上行文及其行文方式：★XT
上行文：是指下级机关或业务部
门向所属上级领导机关或业务主管部
门的一种行文。
根据发文机关的实际工作需要分
为：
1、逐级上行文
2、多级上行文
3、越级上行文
七、平行文：★XT
平行文是指同级机关、或不相隶
属的，没有领导与指导关系的机关、
部门、单位之间的一种行文。
八、公文行文规则： ★★★J
1、注意隶属关系尊重机关职权
2、大力精减文件严格控制发文数
量和范围；
3一般情况下，党政机关不得越级
行文
4、牵涉几个部门的问题，部门间
要先协商一致或经上级裁决，然后向
下行文；
5、行文必须正确确定主送机关和
抄送机关
6、主送机关与公文文种要相互呼
应；
7、关于联合行文的问题；
8、关于请示的行文问题
9、关于各级党政机关办公厅室的
行文问题；
10、经批准公开发布的公文，应
视为正式公文依照执行
九、关于联合行文注意的问题：★
★★JP
联合行文的各机关或部门必须是
同级的，不同级别的机关或部门不能
联合行文，即使是那些在人、财、物
等方面握有一定实权的机关或部门，
也不能与级别高的机关或部门联合行
文，几个平行机关或部门联合行文，应
将相对应的各机关。
第一节 命令（令）
一、命令（令）概述 ★★★X
1、命令：简称令，是领导机关颁
发的具有强制执行性质的指挥性公文。
适用范围：适用于依照有关法律规
定发布行政法规和规章；宣布重大强制
性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级
机关不适当的决定。（《办法》）
二、哪些领导机关有权发布命令？
★★★XJ
1、中华人民共和国主席 2、国务院
3、国务院所属各部、各委员会 4、县级
以上各级人民政府 5、乡、民族乡、镇
的人民政府。
三、命令的特点 ★★★XJ
1、权威性 2、指挥性 3、强制性
四、命令的类型 ★★XJ
1、公布令 2、行政令 3.嘉奖令
五、命令的写作 ★★J
1、必须根据宪法、法律规定的权
限范围发布命令。
2、要注意各类型命令写作的共同
点和不同点。
3、语言要准确、凝炼、庄重、有
力。
六、嘉奖令正文的写法： ★J
1、由先进事迹，嘉奖内容，号召
组成。
2、先进事迹放在最前面，扼要清
楚地说明受嘉奖人的功绩。
3、嘉奖内容说明给予受嘉奖人
怎样的奖励。
4、号召表达发布命令者对于有
关人员的期望，向受嘉奖人学习什
么。
第二节 议案
一、议案概述 ★★XT
1、议案：是有议案提出权的机
构或人民代表，向同级人民代表大
会或其常务委员会，提请审议事项
的建议性公文。
二、议案的特点： ★★J
1、行文关系及办理程序的法定
性。
2、行文内容的单一性和可行性。
三、议案的写作： ★★J
1、提出的问题重要且已具备解
决的条件。
2、要注意提出的权限和时限。
3、要注意行文格式和办理程序。
第三节 决定 决议
一、决定的概念：★★PT
决定：是党政机关对重要事项
或重大行动作出决策和安排的指导
性公文。
适用：对于重要事项或者重大
行动作出决策和安排。
二、决定的特点： ★★PT
1、性质重要性 2、政策性强
3、有约束力
三、决定的类型： ★★PT
1、指挥型 2、个案型 3、知照
型
四、决定的写作： ★XT
1、标题：由决定机构、决定事由、文
种三部分构成。
2、正文写法：
（1）指挥型：一般由决定理由、决定
事项、执行要求三部分组成。
（2）个案型：一般由个案事实分析（即
决定理由）、决定事项、期望要求三部分
组成。
（3）知照型：只要把需要“广而告知”
的决定事项一一列出即可。
3、决定的文字要求准确、鲜明、简洁。
五、决议的概念 ★★XT
决议：是经过领导机构主持如开的会
议通过的对重要事项进行决策部署的指导
性文件。
适用：用于经会议讨论通过的重要决
策事项。
六、决议的特点： ★★XT
1、表达群体意志 2、有权威性和约束
力。
七、决议的类型： ★★XT
1、决策部署型 2、结果公布型。
八、决议与决定的异同： ★★★XTJ
相同点：
（1）都是下行的指挥性公文，在内容
上方面接近，侧重于对重要事项的决策；
（2）在文字表达方面，风格也一致，
都要求准确、鲜明、简洁。
不同点：
（1）形成的程序不完全一样：决议必
须由会议通过，而决定可以由会议作出，
也可以由领导机构在职权范围内作出。
（2）内容的范围不尽相同：决议多半
针对全局性问题作出决策；决定既可解决
全局性问题，也用以解决具体问题。
（3）发布形式略有不同：决议以
会议名称发布；决定也可以会议名称
发布，但多半以机关名称发布。
第四节 指示 意见
一、指示的概念 ★★XT
指示：是上级机关对下级机关指
导工作的公文。
二、指示的特点： ★★XT
1、针对性 2、原则性
三、指示的类型： ★★XT
按照指示内容涉及的范围，可分：
1、涉及全局问题，带普遍性的指
示。
2、涉及局部问题，带特殊性的指
示。
四、指示的写作： ★PX
1、标题 ：一般由发文单位、事
由、文种三部分组成。
2、正文：一般由指示根据、指示
事项、执行要求三部分组成。
指示根据：包括理论根据、政策
根据、现实根据等。
五、意见的概念 ★★XT
意见：是党政机关对重要事项发
表的对工作有指导性质的文件。
六、意见的类型： ★★XT
1、直接指导型 2、批转执行型
七、意见的写作： ★★JT
注意内的政策性、原则性，对下
级的要求要明确具体，表达条理要清
晰。
1、标题：一般也是发文单位加事
由加文种。但如经上级机构批转或转
发，则上级多半用“通知”的形式下达，
而将“意见”全文附在后面。
2、正文：一般根据意见的多少，
分部分或分条分点阐述，其第一部分或
第一点，多半是提出意见的现实依据。
后面部分则是对工作的具体要求及实
施的细则、步骤、方法等。意见的内容，
要原则而不空洞，具体而不琐细，要让
下级知道怎么做，但又不致束缚下级的
创造性。
一、公告、通告概述
公告：是机关、团体向公众宣布重
要事项的通知性文件。
通告：是机关、团体在一定范围内
公布事项的告知性文件。
二、公告、通告的特点和差异 ★
★★JXZ 考试大自考站，你的自考专
家！
1、发布的公开性：公告和通告的
内容都是公开，发布的目的是要让大家
知道或遵守。差别就在于发布的范围不
尽相同，一般而言，公告涉及范围广，
通告涉及的范围小。
2、事项的重要性：公告和通告是
代表政府或一定的机构发布的，其内容
涉及较多群众，因而必须是重要的事情
才可以使用公告、通告的形式发布，一
般公告公布都是比较重大的事情，通告
公布的，仅次于公告。
3、操作的严肃性：公告由国家各
级政权机构发布，涉及地方法规的，必
须由省级以上的人民代表大会批准，一
般机关团体不得随意公告。公告和通告
均内容重要而涉及面广，因而操作时必
须严肃，要严格按章办事。
三、公告、通告的写作： ★★JX
1、符合权限，一事一告。2、内容
明确， 语气庄重。3、注意格式。
四、公告、通告标题的四种形式：
★★JX
1、发文单位加事由加文种；
2、发文单位加文种
3、事由加文种； 4、只有文种
名称
五、公报概述： ★★JX
公报是公开发布重要决定或重
大事件的告知性文件。
六、公报和类型： ★★★XT
1、会议公报：一般用以公布党
的重要会议召开的情况及会议所作
的决定。
2、统计公报：发布国民经济和
社会发展各方面情况的统计数字。
3、外交公报：涉及两个或两个
以上国家的政府、政党、团体等在
会议或交往后发表的文件。
七、公报的特点有： ★★JX
1、内容的公开性与重要性；
2、发布机关的权威性。
八、发布统计公报时要注意的
事项： ★★★JX
1、统计公报必须由国家各级统
计部门或国家指定的机构发布，
任何机构不得随意发布全国性、地
区性的统计数字。
2、统计公报以发布各种数据为
主，其内容一定要科学、准确。
3、涉及国家机密的统计数字，
不得在公报中发布。
九、公报与公告的区别有：
★★JX
1、从发布的机关来说，党的领
导机关多用公报，政府机关多用公
告；
2、从内容来说，宣布单独事件
多用公告。发布会议情况、谈判情
况、统计情况等多用公报。宣布要
有关人员遵守的法定事项，用公告而不用
公报。
十、通知的概念： ★★XJ
通知是向特定受文对象告知或转达有
关事项或文件，让对象知道或执行有公文。
十一、通知的类型： ★★XJ
根据适用范围的不同，可以分为六大
类：
1、发布性通知 2、批转性通知 3、转
发性通知
4、指示性通知 5、任免性通知 6、事
务性通知
十二、通知的写作： ★★★ZPX
1、标题：“多用发文单位加文种”或
“事由加文种”两种形式。
2、正文：不同类型有不同写法。
（1）发布性通知：正文比较简短，只
要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。
（2）批转性、转发性通知：简单的写
明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行
了。
（3）请示性通知：写法相对比较复杂。
大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、
工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示
性通知正文框架：先用一段或几段说明为
什么要做这件工作，相当于引言；工作内
容和工作要求一般结合起来写，内容多的
要分条列出；最后一段或一条相当于小结，
对受文单位提出总的要求和希望。
（4）任免性通知：一般只要写明什么
权力机构任命或免去什么人担任什么职务
就行了。
（5）事务性通知：只要把需要周知或
执行的事写清楚就行。
3、其他事项：通知一般在正文之前左
上角写受文机关，在正文之后的右下角写
发文机关和发文日期。
十三、通报的概念：★★PXT
通报：是在一定范围内表彰先进、
批评错误、传达事项的告知性文。
十四、通报的特点：★★PX
1、周知性 2、指导性
十五、通报的类型：★★★XT
根据通报承担的任务，可以分为
三类：
1、表彰先进型 2、批评错误型
3、传达事项型
一、报告的概念 ★★XT
报告是下级机关向上级机关汇报
工作情况的陈述性公文。
二、报告的特点：★★XT
1、陈述性 2、有主见
三、报告的类型：★★★XT
1、按照内容涉及的范围可分：
（1）综合报告 （2）专题报告
2、按照行文目的的不同分：
（1）呈报性报告 （2）呈转性报
告
四、报告的写作：★★★ZT
1、陈述问题要清楚扼要
2、表达观点要精练清晰
3、语言要简洁朴实
五、请示的概念：★★XTP
请示是下级机关向上级机关请求
指示或批准的报请性公文。
六、请示的特点：★★★XT
1、超前性：请示必须是在办事之
前。
2、说明性：请示的目的在向上级
说明情况，请求帮助。
3、单一性：必须“一文一事”。
七、请示的类型：★X
根据行文目的的不同，可分三大类：
1、请求批准类 2、请求帮助类 3、
请求批转类。
八、请示的写作要求：★★★ZJ
1.要遵守行文规则。
2理由要充分、要求要合理。
3.格式要正确，语言要得体。
九、为什么说请示要遵守行文规则：
★★★ZJX
1、请示应当一文一事。
2、请示一般只写一个主送机关，
如需要同时送其他机关，应当用抄送形
式，但不得同时抄送下级机关。
3、一般不得越级请示，因特殊情
况必须越级请示时，应当抄送被越过的
上级机关。
4、受理双重领导的机关向上级机
关请示，应当写明主送机关和抄送机关，
由主送机关负责答复。
十、批复的概念：
概念是答复下级机关请示事项的
指示性公文。
十一、批复的特点：★★JX
1、针对性：针对“请示”这一文
种，针对请示的机关，针对请示的问题。
2、指导性：批复针对请示表态或
发表意见，对下级的工作有指导、规范
作用，下级不能违背上级的批复。
十二、批复的类型：★★XT
针对请示的内容主要是请求批
准和请示帮助两个方面，批复可分为
两类：
1、表态性批复 2、请示性批复
十三、批复的写作要求：★★ZJ
1、要先回答后批复 2、态度要
鲜明，措辞要明确。
3、要及时批复
十四、函的概念：★X
函是机关之间办理日常公务的
交往性公文。
十五、函的特点：★★XT
1、形式灵活，活动性强 2、务
实性强
十六、函的类型：★★★XJ
根据内容性质，大体可分为四
类：
1、商洽函：用于机关之间商洽
工作、讨论问题。
2、问复函：用于机关之间提出
询问和答复询问。
3、请准函：用于向没有隶属关
系的有关主管部门请求批准。
4、知照函：用于把自己管辖范
围的事项告诉有关的机构。
十七、函的写作：★★ZJX
1、一事一函，直陈其事 2.语
言要平实、亲切、自然
十八、会议纪要的概念：★XPT
会议纪要是记载会议情况和精
神用以公布或传达的纪实性文件。
十九、会议纪要的特点：★★★
JX
1、纪要性 2、约束性 3、知照型
二十、会议纪要类型：★★XT
根据会议的性质和拟写会议纪要的目
的，可分三大类：
1、决议性会议纪要 2、协议性会议纪
要 3、研讨性会议纪要
二十一、会议纪要的写作：★★★ZJL
1、会议纪要一般是在会议结束后起草
的，经主管领导人签字同意才算定稿。
2、会议纪要的标题最常用的形式是
“会议名称加文种”，但中间可以省去“会
议”二字。
3、会议纪要的正文一般分为会议概
况、会议内容、结束语三个部分。
4.会议纪要由会议主持机关撰写，可
以在最后署机关名称和撰写日期。也可只
在正文中写出主持机关，不另外署名。
二十二、条例概述：★★PT
条例是由党政领导机关制定和发布的
系统规范某一方面工作、活动、行为等的
法规性公文。
二十三、条例的类型：
根据制定、发布条列的机关的不同，
条列可分三类：
1、党的中央机关制定的条例
2、国家行政机关制定的条例
3、地方权力机关制定的条例
二十四、规定概述：★★PT
规定是各级党政机关、社会团体、企
事业单位规范某方面工作的规章性公文。
二十五、规定类型：
根据发布机关和实际作用的不同，分
三种
1、党内规定 2、法规性规定定 3、
一般性规定
二十六、条例和规定的写作：★★
★L
1、草拟条例和规定要遵循下例原
则
2、起草条例和规定，应当对现行
内容相同的法规进行清理，如果现行
的法规将被起草的法规所代替，必须
在草案中写明予以予废止。
3、条例和规定的内容用条文表达，
常见的有“章条式”和“条款式”两
种写法。
4、语言要准确、严密。
二十七、草拟条例和规定要遵循
下例原则：★★★ZJ
1、坚持四项基本原则，为改革、
开放、搞活和社会主义现代化建设服
务；
2、符合宪法和法律，符合党和国
家的路线、方针、政策。
3、从实际出发，实事求事。
一、规章类文书概述：★XTP
规章类文书是规范工作、活动、
行为等的法规、规章制度类文书，适
用于党政系统、社会团体、企业事业
单位及组织机构。
二、规章类文书包括：★★X 考
试大自考站，你的自考专家！
条例、规定、办法、实施细则、
章程、规则、守则、制度、公约等文
种。
三、规章类文书的特点：★★XJ
1、内容的规范性 2、执行的强制
性 3、制定的程序性
四、规章类文书的写作四种类型：
★X
1、办法：对某一项行政工作作出
比较具体的规定。办法的内容应：具体、
周全、便于操作。多条款形式。
2、实施细则：是实施法律、法规
的细小规则，它多半是主管总门针对实
施法律、法规时已经或者可能出现的种
种问题而制定的规则。目的是加强法律、
法规的可操作性，保证法律、法规的顺
利实施。
3、章程：是一定组织机构制定的
确定组织原则或办事原则的规章类文
书。★★XX
章程的种类：（1）组织章程；
（2）办事章程
4、守则：是特定范围的全体成员
必须遵守的行为准则。写作要求：简短、
精练、易记。
五、计划类文书概述：★TP
计划类文书是指机关团体为达到
某一目标或完成某一任务，对目标达到、
任务完成前特定时段工作的设计和安
排。
六、计划类文书包括：★★TX
规划、纲要、计划、安排等文种。
七、计划类文书的作用：★★JX
首先是下情上达 其次是上情下达
再就是统一步调
八、计划类文书的特点：★★XT
1、目标的前瞻性 2、操作的预想
性。
九、计划类文书的类型：★XT
根据完成期限、内容侧重、具体作
用的不同，分三大类：规划类；计划类；
按排类。
十、计划类文书的写作要求：★★
★JZ
1、分析情况要认真细致。
2、确定目标要实事求是。
3、措施步骤要切实可行。
4、条目要分明，语言要简洁。
十一、一个完整计划包括：★XJ
1、现状分析 2、目标和任务
3、主要措施
4、实施步骤 5、执行要求等部
分。
十二、总结概述：★★TP
总结是机关团体在实施计划或
完成任务之后，对已做工作进行概
括及评估的文书。
十三、总结与计划关系：★★★
PT
总结和计划是相对应的：计划
是工作之前拟定，用以指导工作；
总结是工作之后进行，用以检查计
划完成情况，认识计划执行过程中
的经验教训，目的是提高执行者的
水平，以利今后的工作。
十四、总结的作用：★★★XT
下情上达和提高自身。
十五、总结的特点：★★XT
1、回顾性：总结的内容是回顾
已经做过的工作。
2、经验性：从工作中引出经验
教训，为以后的工作提拱借鉴。
十六、总结的类型：★XT
从内容的涵盖来分，可分两种：
1、综合性总结；2、专题性总结
十七、总结的写作：★★★ZJ
重点
1、回顾工作情况要实事求是。
2、总结经验教训要着眼未来。
3、纲目要清晰，文风要平实。
十八、调查报告概述：★★XJ
调查报告是针对现实中发生的较重要
的问题，作专门调查后，利用调查材料写
成的书面报告。
十九、调查报告的作用：★★★XJ
主要是提供真实的社会情况，为制定
政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、
解决工作中的疑难问题报务。
二十、调查报告的特点：★★XT
1、针对性 2、纪实性
二十一、需要写调查报告的情况：★★
★XJ
1、社会普遍关注或需要引起社会关注
的问题的调查，写成后供媒体发表；
2、为领导重要决策服务的有关情况和
信息的调查， 写成后供领导参考；
3、为解决较复杂问题服务的专题调
查，写成后供有关人员参考。
二十二、调查报告的类型：★XT
根据调查报告的性质和作用分：
1、新闻性调查报告 2、政务性调查报
告 3、个案性调查报告
二十三、调查报告的写作要求：★★
JP
1、深入细致、客观公正的调查是写好
调查报告的前提。
2、围绕问题展示重要的、典型的材料
是调查报告的主要任务。
3、调查报告的格式。
一、讲话类文书概述：
讲话类文书：就是人们在各种特特定
的场合发言时依据的各类文稿的总称。
二、讲话类文书的类型：★X
1、讲话稿 2、开幕词、闭幕词。
3、欢迎词、欢送词、答谢词。
三、讲话类文书的特点：★★X
1、口头性 2、直接性 3、针对性
4、情感性
四、讲话类文书的写作要求：★★
★J
1、主题要鲜明、集中。 2、材料
要真实、新颖。
3、布局要清晰、紧凑。 4、语言
要明白、生动。
五、记录类文书概述：
记录类文书是指如实记录有关内
容而形成有公务文书。
六、记录类文书包括：★★★XP
1、会议记录：是指如实记载有关
会议基本情况和主要内容的文书。
2、电话记录：是在用电话处理公
务时，记载有关通话内容的文书。
3、接待记录：是指在接待群众来
访时，记载有关接待内容的文书。
4、大事记：是将本机关本部门工
作的重大公务活动或重大事件按年、
月、日的先后顺序进行如实记载的一
种记录性文书。具有客观、准确、系
统、可信的特点。
七、记录类文书的特点：★★★JY
1、内容的纪实性。 2、材料的直
接性。 3、语言的实录性。
八、会议记录的写作格式及写作
要求：★★J
1、会议组织情况：应写明会议名
称、届数、起止时间、地点、出席、
列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，
主持人和记录人的姓名，会议主要议
题等。
2、会议的议题和议程
3、会议的进程和内容
4、必要手续：每次记录完毕后、
散会前把记录当众宣读，发现成就或遗
漏应立即更正或补充，然后由会议主持
人和记录人在记录后边签字，并注明本
次记录的总页数。
九、会议记录一般要做到如下几点：
★★★J
1、记录人必须集中精力，把应该
记录的内容迅速记录下来。
2、要求记得正确、清楚、完整，
重点内容要准确、详细。
3、对特别重要的会议内容，为保
证记录的准确，可根据现场录音整理或
核对记录稿，可几人同时记录，完毕后
核对，整理出一份正确、完整的记录。
4、会议记录一般用汉字书写，字
体要规范、清楚，不要用速记符号或其
他非规范文字、字体，以保证其作为原
始依据的有效性。
十、大事记的写作要求：★★★J
1、要记述“大”事。大事不漏，
小事不记。
2、要客观真实。 3、要言简意赅。
十一、简报类文书概述：★★XT
简报：就是简明扼要的书面报告。
简报类文书：是用于汇报工作、反
映问题、交流经验、沟通情况、推动工
作展开的一种简短的、摘要性的信息载
体。
十二、简报类文书的类型：★★★
JZ
1、会议简报：即专门报道、交流
有关重要会议的内容和情况的简报。
2、工作简报：就是反映本部门、
本系统各方面工作情况的简报。
十三、简报类文书的特点：★★
★XJ
1、简。就是简报在文字上要简
明扼要。
2、快。就是说编发简报要迅速
及时。
3、新。就是说立意要新、内容
要新。
十四、简报类文书写作：★★★
JZ
1、简报类文书的写作格式：
一般由报头、主题、报尾三部
分组成。
报头：简报的一个突出特点就
是有独特的报头。
主体：主体一般由按语、标题
和正文组成。
标题：拟定标题要尽可能做到
准确、简练、新颖、有吸引力。
报尾：正文写完之后，用一条
黑线将主体部份与报尾部隔开，在
黑线下写简报的报、送、发单位及
简报的份数。
十五、简报类文书的写作要求：
★★★JZ
1、内容要真实、确切。 2、篇
幅要短小。
3、针对性、指导性要强。
十六、建议类文书概述：
建议类文书：是以书面形式提
出建议、意见的一类公务文书。
十七、建议类分文书的分类：★
★★XJ
议案、提案、建议三种。
1、提案 ：是指提请机关或一定组织
的会议讨论、处理的意见或建议的文书。
2、建议：是组织、单位或个人对某项
工作、某项活动或某方面的问题提出建设
性的意见、建议时使用的文书。
十八、建议类文书的特点：★★★X
1、建议性 2、说理性 3、委婉性。
十九、提案的写作一般包括：★X
1、标题。 2、案由 3、提案人
4、理由。 5、办法 6、日期
二十、建议的写作格式及写作要求：★
XJ
1、建议的写作格式：由标题、称谓、
正文和落款组成。
2、建议的写作要求：
（1）把握分寸要适度 （2）所列内容
要具体 （3）表达语言要精炼
一、什么是公文处理工作：★★★JXL
广义上说，公文处理工作就是运用科
学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、
办理、管理以级立卷归档所进行的一系列
衔接有序的工作。
广义可以从以下几个方面来理解：
考试大自考站，你的自考专家！
1、从发文阶段来说：从思想观点的酝
酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修
改、审核把关与领导签发定稿以至印制发
出所必须经历的一系列处理环节。
2、从收文阶段来说，从来文的签收、
登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、
催办以及答复等，也必须经历一系列处理
环节。
3、从公文的管理来说，机关秘书部门
应当切实做好公文的管理工作，既要充分
发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，
还必须建立一系列管理环节。
4、从公文的立卷归档阶段来说，
公文在处理完毕以后，人们还要将其
中对今后的机关的机关工作活动仍然
具有一定查考利用价值的文件，进一
步整理立卷，进行归档保存，必须经
历一系列的处理环节。
二、公文处理工作的特点：★★★
X
1、政治性 2、时限性 3、机要性
4、规范性
三、公文处理工作的作用：★★★
XJ
1、助手作用 2、纽带作用 3、查
考作用
四、公文处理工作的基本任务：★
★★J
科学地组织机关的文书工作，及
时准确在处理机关的往来公文，有条
理地、安全地运转公文，完整地保管
公文，正确地发挥公文的作用，有效
地推进机关工作，为机关领导工作服
务，为社会主义现代化建设服务。
五、公文处理的基本任务的主要
内容包括以下几个方面：★★L
1、文件的收发、登记和分类；
2、文件的拟办、批办、承办和催
办；
3、文件的撰写、校核、签发、缮
印、校对和用印；
4、会议、汇报、电话的记录和整
理；
5、文件材料的平时归卷、提供借
阅与保管；
6、文件材料的系统整理、编目和
归档工作；
7、处理群众来信；
8、为机关领导准备有关资料并完
成机关领导人交办的其他文书工作的
任务。
六、公文处理工作的组织：★J
1、公文处理工作的组织机构；
2、公文处理工作的组织领导；
3、公文处理工作的组织形式；
七、从一个机关来说，它的公文处
理工作由本机关的秘书长或办公室主
任负责领导。其主要职责是：★★★J
1、对本机关公文处理工作的任务
和公文处理的组织工作，提出全面的工
作计划和实施方案。
2、总结机关及其所属单位公文处
理工作的经驸，推广先进典型，发现问
题，及时纠正，并提出改进的意见和办
法。
3、设计文书规格，促进机关公文
处理工作的规范化、标准化，组织印制
机关公文规范化、标准化需要的公文表
格、公文版头，公文稿纸、公文处理签
等，并组织购置公文处理工作所需要的
设备。
4、指导、帮助机关部门专职、兼
职文书人员的业务工作。
5、制定机关公文处理工作规范、
规章制度， 并对执行情况进行检查、
监督和协调。
八、公文处理工作的组织形式：★
★X
公文处理工作的组织形式是指一
个机关如何和安排公文处理的各个环
节。也就是说，一个机关到底采取什么
样的合理工作形式，对机关内公文处理
工作作出科学的、有效的组织安排，这
是关系到能否提高公文处理工作效率
的重要组织措施和保证。
九、公文处理工作组织形式的类型：
★★X
1、集中形式。办公室来进行，
由办公室直接同机关领导和各业务
部门联系
2、公工形式。（1）、按文件
内容和职责分工。（2）、按公文处
理的不同环节分工。
十、公文处理工作的基本原则：
★★★XJ
公文处理必须准确、及时、安
全、保密，加强集中统一管理，坚
持实事求是，按照行文要求和公文
处理规定进行的原则。
十一、公文处理工作的具体要
求：★★★J
1、公文处理必须准确、周密、
确保质量。
2、公文处理必须及时、迅速、
注重时效。
3、公文处理必须做到安全可靠，
确保机密。
4、公文处理必须加强集中统一
管理。
5、公文处理必须坚持实事求是，
遵规守纪，按行文机关要求和公文
处理规定进行。
6、精简文件，深入实际、反对
官僚主义和文牍主义。
一、什么是公文办理程序：★★★XJ
公文办理程序指公文在机关内
部从形成到运转处理所必须经过的
一系列环节。
二、什么是收文办理：★J
收文办理，指文书部门收到文
件材料后，在机关内部及时运转直
到阅办完毕的全过程。组成这一过
程的一系列相互衔接的环节称之为
收文办理程序。
三、收文办理程序主要有：★★★XJ
1、签收、拆封与登记；
2、分发与传阅；拟办、批办与承办；
3、催办、查办与注办。
四、签收的概念：★★XP
签收是指收到文件材料后，收件人在
对方的公文投递单或送文簿上签字，以明
确交接双方的责任，保证公文运转的安全
可靠，是收文办理的第一个环节。
机关的收文主要有三个来源：1、机关
交通送来的的机要件；2、邮局送来的挂号
函件和电报；3、外机关和部门直接送来的
文件材料
五、对照公文投递清单或送文登记簿
认真清点，做到四查清：★★J
1、查清信封或封筒上的收文机关名
称，是否确属本机关的收文，以防错投、
错收；
2、查清信封号码与递送人在签收登记
簿上所登的号码是否一致；
3、查清文件封口是否破损，包装是否
牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆
情况，应及时追查原因。
4、查清文件登记件数与实有件数是否
相符
六、公文登记作用：★★★J
1、便于管理和保护文件，防止积压和
丢失；
2、便于检查和检索文件；
3、便于文件的统计和催办工作
4、作为核对与交接文件的凭据
七、公文登记的具体范围：★★XT
1、上下级机关文件，包括指导性、参
阅性和需要办理的文件；
2、下级机关文件，包括请示、报
告性文件；
3、重要的带有密级的刊物、资料；
4、其他机关商洽问题和需要答复
的文件；
5、上级机关召开会议印发的会议
材料。
八、审核的概念：★★X
审核是指机关文书部门收到下级
机关上报的需要办理的公文，应当进
行审核。
九、审核的重点：★★★J
1、是否应由本机关办理；
2、是否符合行文规则；
3、内容是否符合国家法律、法规
及其他有关规定；
4、涉及其他部门或地区职权范围
内的事项是否经过协商、会签；
5、使用公文文种、公文格式是否
规范等。
十、分发的概念：★★X
分发亦称分办，是指文书人员在
文件拆封登记以后，按照文件的内容、
性质和办理要求，及时、准确地将收
来文件分送给有关领导、有关部门和
承办人员阅办。
十一、传阅的概念：★★X
传阅：是指单份或份数很少的文
件以及一些非承办性文件，需要经机
关各们领导人和许多部门阅知时，由
文书人员组织在他们中间传递和阅读。
传阅现已成为机关领导处理事务，互
通信息的一种有效的方式。
十一、拟办的概念：★★X
拟办是指对来文的处理提出初步
的意见，供领导人批办时参考。
十二、批办的概念：★★X
批办是指机关领导人对送批的文
件如何处理所作的批示。
十三、承办的概念：★★X
承办是指机关有关部门或人员按
照来文的要求进行具体工作或办理复
文。
十四、催办的概念：★★X
催办是指那些必须办理答复的文
件，根据承办时限的要求，及时地对文
件承办的情况进行督促和检查。
十五、催办工作应当注意做到的几
点：★★★J
1、要明确催办范围。 2、要明确
催办落实。
3、要建立和加强公文催办工作的
组织机构。
十六、查办的概念：★★X
查办是指文书工作人员协组机关
领导检查各项方针、政策、决议、指示
的执行和落实，以及对某些问题进行查
处，解决的一项承办性工作。
十七、查办与催办的异同：★★★
JL
1、 相同：都是对公文的承办情况
进行督促检查或催询。
2、 区别：
（1）查办主要是对大政方针的贯
彻落实情况进行督促检查，查办的事项
要经领导批示或授权后才能进行；而催
办则是文书部门的一项例行性工作，主
动性较强。
（2）查办的问题要进行查办立项，
结果要写出汇报材料及时反馈，实质是
督促检查，限期落实，是领导机关同官
僚主义作风作斗争的一种手段，查办的
重点在于查证落实；而催办作为收文处
的一道程序，一般只是限于了解是否已
经办理，对如何办理及办理结果是
不大过问的。
十八、注办的概念：★★X
注办是指对公文承办结束后，
由经办人在公文处理单上所作的简
要说明。注办便于公文的整理和日
后查考
一、什么是归档文件整理工作：★★
XJ
归档文件整理工作是指将归档
文件以件为音位进行装订、分类、
排列、编号、编目、装盒，使之有
序化的过程。 宗旨：简化整理、深
化检索。
二、归档文件整理意义： ★
★★J
1、能够保持文件之间有机联系，
便于文件的查找利用； 考试大自
考站，你的自考专家！
2、可以维护文件的完整与完全，
也便于文件的保管；
3、为档案工作奠定了基础。
三、文书部门整理制度优越性：
★★★J
1、由文书部门整理（立卷），
可以充分发挥文书部门熟悉本职业
务和文书处理过程的长处，便于提
高归档文件质量和整理（立卷）工
作的效率。
2、由文书部门整理（立卷），
可以有效地避免和防止文件的散失，
有利于归档文件的齐全完整，以及
保守党和国家的秘密。
3、由文书部门整理（立卷），
文书部门就可以暂时保存当年的文
件材料，有关承办人员查阅文件就
比较方便，也便于平时文件的收集
与整理。
4、由文书部门整理（立卷），
按年度集中归档，并且确保文件归
档的质量，可促进机关档案工作，提高档
案管理水平，更好的为机关工作服务。
四、选择机关公文整理（立卷）立卷
的地点应考虑的相关因素：
1、被确定为整理（立卷）环节的文书
部门要直接经手文件的处理。
2、对整理（立卷）环节所经手处理文
件的数量有一定的要求。
3、确定整理（立卷）环节时，还要考
虑机关办公地点的分布情况。
4、还要考虑文书工作人员的数量和配
备情况及他们对业务的熟悉程度。
五、归档文件整理的概念：★★X
归档文件：指立档单位在其职能活动
中形成的、办理完毕、应作文书档案保存
的各种纸质文件材料
归档文件整理：指将归档文件以件为
单位进行装订、分类、排列、编号、编目、
装盒、使之有序化的过程。
六、归档文件整理原则：★★★J
1、遵循文件形成的规律，保持文件之
间的有机联系；
2、区分文件的不同保存价值；
3、便于保管和利用。
七、归档文件整理质量要求：★★★XJ
1、应当齐全完整，已破损的文件应予
修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；
2、整理归档文件所使用的书写材料，
纸张，装订材料等应符合档案保护要求。
书写材料—笔应使用钢笔和毛笔，墨
水应使用蓝黑、碳素及墨汁。不能使用铅
笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等
质量低劣的墨水。
纸张—A4，60-80克胶版印刷纸或复
印纸。装订材料，如细线、钢夹、塑料夹
等。
八、归档文件整理方法的改革（★
试述归档文件整理以“件”为单位同
传统的整理方法“立卷”比较不同之
处。） ★★★J
1、取消案卷，实际文件级管理，
免除了繁锁、复杂的组卷过程；
2、界定“件”的要件，从检索的
实际需要及减轻工作量出发，规定“正
本与定稿为一件，来文与复文可为一
件”；
3、分类方法固定为年度、保管期
限、机构（问题），并允许各单位视
具体民政部组合及简化分类层次；
4、装订以“件”为单位进行，对
装订材料不作统一规定，只要符合档
案保护要求即可；
5、文件排列方法强调按事由（即
问题）排列，时间、重要程度作为参
考因素，可根据实际情况选用；
6、归档章的位置不限于首页右角
上，首页上端任何空白处均可；同时
对归档章的项目加以调整，只保留检
索必备项目；
7、取消案卷，只编以“件”为单
位的归档文件目录；
8、无需编页呈，目录改高“页数”
项；
9、归档文件直接装盒保管；
10、无需撰写案卷题名和填写案
卷封面，只需填写盒脊；
11、档案盒的项目设置有了较大
变化：①封面只设“全宗名称”；②
盒脊保留“全宗号、年度”，增设“保
管期限、机构（问题）、起止件号、
盒号”
九、如何推行文件整理方法（推
进以“件”为单位的归档文件整理方
法，应做好哪些方面的工作？★★★J
1、更新观念，增强改革意识
2、提高人员素质
3、加强硬件建设即加大对现代化
基础设施的投入
4、注意新旧整理方法的衔接
十、归档文件整理的工作步骤 ★
★XJ
1、装订—归档文件整理的第一步，
可从实体上将归档文件的基本单位“件”
确立下来。
2、分类—指全宗内归档文件的实
体分类，将归档文件按其来源、时间、
内容和形式等方面的异同，分成若干层
次和类别，构成有体系的过程。
3、排列—指分类方案确定之后，
同一全宗应保持分类方案的稳定
4、编号—指将归档文件在全宗中
的位置用符号进行标识，并以归档章的
形式在归档文件上注明
5、编目—指编制归档文件目录，
是归档文件整理工作的重要内容之一。
6、装盒—指将归档文件按室编件
号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、
盒脊及备考表等工作内容。
十一、文件归档要求：
1、应归档的文件材料齐全、完整；
2、文件和电报按其内容的联系，
合并整理、立卷；
3、归档的文件材料，应保持它们
之间的历史联系，区分保存价值，便于
保管和利用。
说明：
1、星级越高越要重视！
2、X表示选择（包括多选）可能出
现
P表示判断
J代表简答
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