初当会计——凭证账簿——什么是凭证、账簿
账簿的种类包括总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。总账、日记账必须采用订本
式。
凭证的种类按取得来源不同可以分为外来凭证和自制凭证。
对从事生产、经营的各类纳税人，都要按规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账，进
行核算。学会计论坛
对个体工商户因生产经营规模小又无建账能力确实不能设置账簿的，经税务机关核准，
可以不设置账簿，或可以聘请注册会计师或者经税务机关认可的财会人员代为建账或办理账
务。
初当会计——凭证账簿——收受支票的检查重点
收受支票的检查重点是：
（1）支票是否是金融机构所规定的统一格式的支票。自行印制公司名称的支票，需经
银行核准，否则即使在法定上虽然有效，但金融机构仍可能不承认。
（2）大写金额栏是否以通用楷书大写，或以支票机打印。用手写的数字有被更改的危
险。
（3）大写金额与小写金额数字是否一致。如果不一致，则以大写金额栏的金额为准。
（4）金额是否有更改。大写金额绝不可更改，小写金额有更改时，一定要盖修正章（印
鉴），最好不要更改数字。
（5）发票人的签名、盖章是否正确。
（6）发票日是否正确记载。支票提示期限是发票日后 10 日内，在提示期限内不提示付
款，对该票据权利的行使会有极不利的影响。
（7）是否有指定受票人。如有一受票人，要将支票转让时，必须先经过该受票人背书，
否则无法兑现。
（8）是否是划线支票。如果不是的话，为预防遗失或失窃，可亲自划上两条平行线。
（9）收到远期票据时可先保留，然后记录于应收票据日记账。收到远期票据时，可待
记录于支票日记账上后，再经由银行的代收票据代收，等兑现日到期之后，再转入账户内。
初当会计——凭证账簿——登记账簿有哪些基本要求？
（1）内容准确完整。
登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐
项计入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。对于每一项会计事项，一方
面要计入有关的总账，另一方面要计入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写
记账凭证上的日期；以自制的原始凭证（如收料单、领料单等）作为记账依据的，账簿记录
中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。
此外，负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，�应对已经专门复核人员审查过的记
账凭证再复核一遍，这是岗位责任制和内部牵制制度的要求。如果记账人员对记账凭证中的
某些问题弄不明白，可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教；如果认为记账凭证的处理
有错误，可暂停登记，及时向会计主管人员反映，由其作出更改或照登的决定。在任何情况
下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。
（2）登记账簿要及时。
登记账簿的间隔时间应该多长，没有统一的规定，这要看本单位所采用的具体会计核算
形式而定。总的来说是越短越好。一般情况下，�总账可以三五天登记一次；明细账的登记
时间间隔要短于总账，日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次。现金、银行存款日
记账，应根据收、付款记账凭证，随时按照业务发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。
经管现金和银行存款日记账的专门人员，必须每日掌握银行存款和现金的实有数，谨防开出
空头支票和影响经营活动的正常用款。 学会计论坛
（3）注明记账符号。
登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。
在记账凭证上设有专门的栏目应注明记账的符号，以免发生重记或漏记。
（4）书写留空。
账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的 1/2.这样，
在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正。同时也方便查账工作。
（5）正常记账使用蓝黑墨水。
登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或
者铅笔书写。在会计上，数字的颜色是重
要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息，书写墨水的颜色用错了，其导致
的概念混乱不亚于数字和文字的错误。
（6）特殊记账使用红墨水。
对在登记账簿中使用红色墨水的问题，依据财政部会计基础工作规范的规定，下列情况，
可以用红色墨水记账：�按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；�在不设借贷等栏的多
栏式账页中，登记减少数；�在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内
登记负数余额；�根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
（7）顺序连续登记。
各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、
空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。这对
避免在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。
（8）结出余额。
凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。
没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账
和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的
“0”应当放在“元”位。
（9）登记出错。
登记发生错误时，必须按规定方法更正，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字
迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更下、红字更正、补充登记等方法更正。
（10）过次承前。
每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页
第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额
只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。也就是说，“过次页”和“承
前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次
页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行
结出发生额合计数及余额后过次页。
（11）定期打印。
《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化
的单位，总账和明细账应当定期打印”：“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭
证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。”这是因为在
以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程
不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。
初当会计——凭证账簿——启用账簿有哪些要求？
（1）填写启用日期和启用账簿的起止页数。如启用的是订本式账簿，�起止页数已经印
好不需再填；启用活页式账簿，起止页数可等到装订成册时再填。 （2）填写记账人员
姓名和会计主管人员姓名并加盖印章，以示慎重和负责。
（3）加盖单位财务公章，以示严肃。
（4）当记账人员或会计主管人员工作变动时，应办好账簿移交手续，�并在启用表上
明确记录交接日期及接办人、监交人的姓名，并加盖公章。
初当会计——凭证账簿——会计原始凭证的种种“混账”
近年来，国家加大了对会计原始凭证的打假力度，但在一些单位和地方，仍然存在着原
始凭证“项目混填、内容混写、凭证混制、预决算混支”等问题，剪不断、理还乱的作假“混
账”现象时有发生。 学会计论坛
原始凭证的作假“混账”现象主要表现在：
一是项目混填。
表现在不如实填写，代开、虚开发票，或是单联填开，或上下联金额不一致，发票填写
的品名、数量、单价含糊不清，这影响到票据所反映的经济事项起始性。如商场或商店经常
开这样的发票：“办公用品××元”，既无品名，又无数量和单价。又如修理厂开具“维修费××
元”，没有具体维修项目。这些都不符合原始凭证填写的规范要求。
二是内容混写。
表现在买“东”写“西”、“无”中生“有”，购买“次品”写成“正品”，如把私人消费的食品、
烟酒、手机，甚至购买的高档服装、家用电器等都开成“办公用品”，公款报销；又如未修理
东西却开成修理收据，买不合格材料开具合格材料价格。这些原始凭证使人很难弄清里面到
底藏着多少猫腻。
三是凭据混制。
有的单位取得的报账发票是合法发票，但被非法使用，即发票是税务机关统一监制的，
但未按发票管理办法使用。如发票填写的内容超过了规定的使用范围，像用“商业零售发票”
填写“招待费”、“工程款”等。
四是预决算混支。
一些工程的预决算金额前后差额悬殊。预算、决算带有很大的盲目性和随意性，有些甚
至没有项目预算。还有的在经济业务完成后没有取得发票，而是以收据作为支出凭证报账。
如预付工程款取得的是收款方的收据，在工程完工对方未开具发票的情况下，就直接转作在
建工程支出。
造成原始凭证“混账”现象的主要原因，有以下几点：一是出具收据和发票的商店、企业、
单位对这些票据管理使用要求不严。特别是个体工商户使用的发票管理尤为混乱，只要能成
生意，有利可图，客户需要什么就开什么，需要开多少就开多少。二是对私自印制假收据和
发票等收缴不及时，导致这些凭据仍然在社会上使用。三是单位的内部财务管理制度不健全
或是不落实。四是有关人员履行职责缺乏原则性，有的甚至利用职务之便提供虚假凭据。五
是有的分管财务的单位领导在审批时不负责任，甚至指使、示意经办人搞假收据或假发票。
原始凭证作为重要的会计资料之一，是反映经济业务的发生或完成情况、明确经济责任
的书面证明，是会计核算和记账的依据。原始凭证的失真“混账”，会给社会经济生活带来不
良影响。因此，必须加大四个力度，警惕并消灭原始凭证的作假“混账”现象。
一是要加大对自制收据、发票者的处罚力度和对标准收据、发票的宣传力度。财税部门
要组织行政、事业、企业、厂矿、个体等有关人员学习标准收据和发票的填写规定，进行防
伪培训，教育他们使用标准收据和发票，自觉抵制不符合规定的各种票据。
二是加强项目预算、决算的管理力度。要成立项目预算、决算专门小组，负责项目工程
预算、决算，并建立相互间的有效制约机制，严格按程序操作，杜绝预算、决算支出项目的
随意性。
三是要加大对有关人员的教育，增强责任意识。单位负责人要严于律己，以身作则，凡
是不符合标准的凭据一律拒批。
四是有关人员要恪尽职守，认真负责，仔细审核原始凭证，把好最后关口，不让不真实、
不符合规定的原始凭证进账。
初当会计——凭证账簿——水电费无发票如何入账
【问】我公司与对方单位共用一块电表，电业部门给对方开据总额电费发票，不另给我
司开据发票，我公司依据实际使用量在单位内部装独自计量表与对方单位结算，此费用我公
司能否依据对方单位的收据和电业部门给对方开据的电费发票复印件入账。
【答】发票管理办法第三条规定，“发票，是指在购销商品，提供或者接受服务以及从
事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。”第二十一条规定，“所有单位和从事生产、
经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得
发票。”按照上述规定，你公司向电力部门购买电力时应向收款方索取发票并据以入帐。但
鉴于你公司与对方单位共用一块电表，电业部门不单独给你公司开具发票的特殊情况，建议
你公司与对方单位提出水电费公摊意见，报主管税务机关部门审批并据以税前扣除。
并同时制作原始凭证分割单及原始凭证复印件来入账：
一张原始凭证所列支出需要由几个单位共同负担，应将其他单位负担的部分，开给对方
“原始凭证分割单”进行结算，并将该原始凭证分割单副本附入记账凭证。
初当会计——凭证账簿——会计业务流程有哪些
刚接触会计工作的人员，可能只接触到某个账簿或者凭证的相关业务，对整个会计流程
并不是很清楚，会计流程概况起来有下面几个环节：
1、根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。
2、根据收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账。
3、根据记账凭证登记明细分类账。
4、根据记账凭证汇总、编制科目汇总表。
5、根据科目汇总表登记总账。学会计
6、期末，根据总账和明细分类账编制资产负债表和利润表。
如果企业的规模小，业务量不多，可以不设置明细分类账，直接将逐笔业务登记总账。
实际会计实务要求会计人员每发生一笔业务就要登记入明细分类账中。而总账中的数额是直
接将科目汇总表的数额抄过去。企业可以根据业务量每隔五天，十天，十五天，或是一个月
编制一次科目汇总表。如果业务相当大。也可以一天一编的。
初当会计——凭证账簿——借贷记账法的内容
在借贷记账法下，对任何类型的经济业务，都是一律采用有借必有贷，借贷金额必相等
的记账规则。对有些复杂的经济业务，在运用借贷记账法记账时，则需要将其登记在一个账
户的借方和几个账户的贷方，或者登记在一个账户的贷方和几个账户的借方。借贷双方的金
额也必须相等。 总之，运用借贷记账法记账，要求对发生的每一笔经济业务，都要以相等
的金额，借贷相反的方向，在两个或两个以上相互联系的账户中进行连续、分类的登记。即
记入一个账户的借方，同时记入一个或几个账户的贷方；或者记入一个账户的贷方，同时记
入一个或几个账户的借方。记入借方的金额同记入贷方的金额必须相等。概括地说，“有借
必有贷，借贷必相等”，就是借贷记账法的记账规则。
（1）在账户上，“借”表示账户的左方，称为借方，“贷”表示账户的右方，称为贷方。
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（2）用“借”、“贷”反映经济业务时，“借”表示资产、费用的增加和负债、所有者权益、
收入减少，“贷”表示负债、所有者权益、收入的增加和资产、费用的减少，具体地说就是：
“借”表示：�资产的增加；�费用的增加；�负债的减少；�所有者权益的减少；�收入、
利润的减少；通过账户记录时。上述内容应登记在账户的借方（左方）。
“贷”表示：�资产的减少；�费用的减少；�负债的增加；�所有者权益的增加；�收入、
利润的增加；通过账户记录时，上述内容应登记在账户的贷方（右方）。
借贷记账法的账户基本结构是：每一个账户都分为“借方”和“贷方”，一般来说规定账户
在左方为“借方”，账户的右方为“贷方”。如果我们在账户的借方记录经济业务，可以称为“借
记某账户”；在账户的贷方记录经济业务，则可以称为“贷记某账户”。
初当会计——凭证账簿——固定资产会计核算使用什么账簿
（1）固定资产总分类账
为了反映和监督固定资产增减变化的总括情况，企业必须设置固定资产总分类账，进行
固定资产的总分类核算。
固定资产总分类账
单位：元
年
凭证字号
月
日
字
号
摘要
借方
贷方
借或贷
余额
（2）固定资产明细分类账（包括“固定资产卡片”和“固定资产登记簿”）
�“固定资产片卡”
为了反映和监督每项不同性能和用途的固定资产的增减变化情况，应该以每一个固定资
产项目为对象开设固定资产卡片，进行固定资产的明细分类核算。固定资产卡片一般分为正
面和反面两部分。
（正面）
固定资产卡片 卡片编号：
固定资产编号
日期
凭证
使用和保管单位
固定资产名称
规格型号
建筑部门或建造工厂
建筑或建造完成日期
出厂编号
固定资产原价
资金来源
日期
凭证
摘 要
借方
贷方
余额
验收日期
验收凭证号数
预计使用年限
年折旧率
备 注
报废清理或拨出记录
报废清理记录
拨出记录
日期
凭证
摘要
清理
费用
变价
收入
日期
凭证
拨出单位
设卡日期：
注销日期：
（反面）
使用和恢复使用记录
主体及附属配备及其变更记录
停用
恢复使用
主体设备
附属设备
日
期
凭
证
原因
日期
凭证
名称
摘要
计量
单位
数
量
日
期
凭
证
名称
摘要
计量
单位
增
加
减
少
大修理记录
日
期
凭
证
摘要
大修理费用
�“固定资产登记簿”
为了正确反映各类固定资产的使用、保管和增减动态，除了设置“固定资产卡片”外，还
要设置“固定资产登记簿”分年度按照固定资产的类别进行明细分类核算，并定期与“固定资
产卡片”进行核对。
固定资产登记簿
固定资产类型： 单位：元
年
凭证
摘要
使用部门
使用部门
使用部门
合计
月
日
字
号
增加
减少
增加
减少
增加
减少
增加
减少
（3）“固定资产备查登记簿”
“固定资产备查登记簿”属于辅助账簿，用于经营租入固定资产的备查登记。
经营租入固定资产备查登记簿
年度 编号：
租入日期
租赁终止日期
月
日
租赁合同编号
固定资
产名称
使用部门
管理部
门
月
日
备注
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初当会计——凭证账簿——怎样保管会计凭证
保证会计凭证的安全与完整是全体财会人员的共同职责，在立卷存档之前，会计凭证的
保管由财会部门负责。保管过程中应注意以下问题：
（1）会计凭证应及时传递，不得积压。记账凭证在装订成册之前，原始凭证一般是用
回形针或大头针固定在记账凭证后面，在这段时间内，凡使用记账凭证的财会人员都有责任
保管好原始凭证和记账凭证。使用完后要及时传递，并且要严防在传递过程中散失。
（2）凭证在装订以后存档以前，要妥善保管，防止受损、弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。
（3）对于性质相同，数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证，如收、发料单，工资
卡等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证种类、日期、编号，同时在记账凭证上注
明“附件另订”和原始凭证的名称及编号。
（4）各种经济合同和涉外文件等凭证，应另编目录，单独装订保存，同时在记账凭证
上注明“附件另订”。
（5）原始凭证不得外借，其他单位和个人经本单位领导批准调阅会计凭证，要填写“会
计档案调阅表”，详细填写借阅会计凭证的名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅
理由、归还日期、调阅批准人等。调阅人员一般不准将会计凭证携带外出。需复制的，要说
明所复制的会计凭证名称、张数，经本单位领导同意后在本单位财会人员监督下进行，并应
登记与签字。
（6）会计凭证装订成册后，应由专人负责分类保管，年终应登记归档。
初当会计——凭证账簿——需要结出本月合计或本年合计的账户有哪些
问：手工作账时，哪些账户要结出本月合计？哪些账户要结出本年合计？月末及年终结账时
的规范操作是怎样的？
答：（1）现金、银行存款日记账平时只需结计本月发生额合计数，12 月末既需结计本月
发生额合计数也要结计本年发生额合计数。结账时在最后一笔经济业务记录下面划一条单红
线，结出本月发生额合计数，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再画一条通栏红线。
（2）收入、支出、费用类等明细账户既要结计本月发生额合计数，又要结计本年累计发
生额合计数（每年的第一个月末，不需结计本年累计发生额合计数，第一个月只有一笔业务
的既不需结计本月合计数，也不需结计本年合计数）。结账时，先在本月最后一笔经济业务
记录下面划一条通栏红线，结出本月发生额合计数，在摘要栏注明“本月合计”字样，再在“本
月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额合计数，登记在“本月合计”行下面，在
摘要栏内注明“本年累计”字样。再在下面划一条通栏红线。学会计论坛
（3）总账账户和其余的明细账户，平时只需结出月末余额，月末结账时，在本月最后一
笔经济业务记录之下划一条红色单线，不需结计本月发生额和本年累计发生额合计数。
初当会计——凭证账簿——年末如何结转有余额的账户
年度终了结账时，有余额的账户的余额，直接记入新账余额栏内即可，不需要编制记账
凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方（收方或付方），使本年有余额的账户的
余额变为零。因为，既然年末是有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样
更显得清晰、明了；否则，就混淆了有余额的账户和无余额的账户的区别。�
对于新的会计年度建账问题，一般说来，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。
但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，
重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可以连续
使用。
初当会计——凭证账簿——怎样填制记账凭证
会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行，除必须做到记录真实、内容
完整、填制及时、书写清楚之外，还必须符合下列要求：学会计论坛
（1）“摘要”栏是对经济业务内容的简要说明，要求文字说明要简炼、概括，�以满足
登记账簿的要求。
（2）应当根据经济业务的内容，按照会计制度的规定，确定应借应贷的科目。�科目
使用必须正确，不得任意改变、简化会计科目的名称，有关的二级或明细科目要填写齐全。
（3）记账凭证中，应借、应贷的账户必须保持清晰的对应关系。
（4）一张记账凭证填制完毕，应按所使用的记账方法，加计合计数，�以检查对应账
户的平衡关系。
（5）记账凭证必须连续编号，以便考查且避免凭证散失。
（6）每张记账凭证都要注明附件张数，以便于日后查对。
初当会计——凭证账簿——怎样审核记账凭证
所有填制好的记账凭证，都必须经过其他会计人员认真的审核。在审核记账凭证的过程
中，如发现记账凭证填制有误，应当按照规定的方法及时加以更正。只有经过审核无误后记
账凭证，才能作为登记账簿的依据。记账凭证的审核主要包括以下内容：
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（1）记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相
同。
（2）应借应贷的会计科目（包括二级或明细科目）对应关系是否清晰、金额是否正确。
（3）记账凭证中的项目是否填制完整，摘要是否清楚，有关人员的签章是否齐全。
初当会计——凭证账簿——怎样填写记账凭证的编号
给记账凭证编号，是为了分清记账凭证处理的先后顺序，便于登记账簿和进行记账凭证
与账簿记录的核对，防止会计凭证的丢失，并且方便日后查找。记账凭证编号的方法有多种，
一种是将财会部门内的全部记账凭证作为一类统一编号，编为记字第××号；一种是分别按
现金和银行存款收入、现金和银行存款付出以及转账业务三类进行编号，分别编为收字第××
号、付字第××号、转字第××号；还有一种是按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行
存款讨出和转账五类进行编号，分别编为现收字第××号、现付字第××号、银收字第××号、
银付字第××号、转字第××号。当月记账凭证的编号，可以在填写记账凭证的当日填写，也
可以在月末或装订凭证时填写。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月份按自然
数字顺序连续编号。通常，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。
业务量大的单位，可使用“记账凭证编号单”、按照本单位记账凭证编号的方法，事先在
编号单上印满顺序号、编号时用一个销一个，由制证人注销，在装订凭证时将编号单附上，
使记账凭证的编号和张数一目了然，方便查考。学会计论坛
复杂的会计事项，需要填制二张或二张以上的记账凭证时，应编写分号，即在原编记账
凭证号码后面用分数的形式表示，如第 8 号记账凭证需要填制二张记账凭证，则第一张编号
为 8（1/2），第二张编号为 8（2/2）。
初当会计——凭证账簿——会计记账凭证摘要如何编写
一、日常收支业务摘要的编写要规范统一
各高校根据业务量的大小，分别设置 3 人—5 人以上编制记账凭证，所有人员力求使用
统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性，更重要的是能够充分发挥
计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以，对日常收支业务采用“主语＋谓语＋宾语”
的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。统一措辞虽然在执行初期
比较困难，只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结，相信很快就能做到统一协调。
例如：张平用现金购买办公用笔 150 元。摘要为：张平报办公笔。
采用这种句式，在账务“模糊”查询时，只要输入“张平”，当年及往年所有张平经手的业
务，所需数据一目了然。充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性。
二、摘要的编写要“简”而“明”
所谓简明，即简单明了。太过于简的摘要，不能把经济内容表达清楚。因此要在计算机
设定的摘要字数内，抓住重点，将经济内容尽可能全面地表述出来。
例如：中文系赵永发借去北京购资料款 5000 元。摘要为赵永发借购资料款，而不能为
赵永华借款，更不能为借款。
三、摘要的编写要准确
对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使
用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特
殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件，一般都具有“修改摘
要”的功能，为准确编写记账凭证摘要提供了条件。
例如：物理系周斌借 4000 元去石家庄开会，回来报账时，差旅费开支 1500 元；会务费
开支 500 元；为系里资料室购图书用去 1500 元；退回余款 500 元。其摘要应按每项经济业
务对应的会计分录分别编写为：周斌报石开会旅费；周斌报会务费；周斌报资料费；周斌还
借差旅款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要，反映在会计账簿中的“会务费”科目、“资料
费”、应收及暂付中“教工借款”科目都对应着差旅费的摘要，用起账来令人匪夷所思。对此
工作细节，有些会计人员往往容易忽视，给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来
不便。特别强调的是，用银行存款开支的经济业务，对应银行存款科目的摘要，必须反映收
款单位名称，便于银行存款账同银行对账单的核对。
四、更正错账摘要规范
根据《河北省行政事业单位会计基础工作规范》的要求，对记账后的记账凭证，发现错
误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时，用蓝字编写正确的
记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字
差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某
月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，
应在被修改的记账凭
证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被修
改完毕。
五、摘要中需要反映必要的数字
1.需要注明时间的摘要。收到上级部门拨入某月经费；交纳某月水费、电费、电话费、
各项保险金、个人所得税等；提取某季度学生活动费、困难补助、奖学金等；提取职工福利
费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生
漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。
例如：某高校收到河北省教育厅拨入 2003 年 4 月份经费 2000000 元。摘要为收省教育
厅拨 4 月份经费。
2.需要注明人数的摘要。对发放学生生活补贴、学生困难补助、勤工助学金、奖学金；
发放临时工工资等，在摘要中要注明人次。以便为学生管理部门、人事部门统计相关数据，
编制报表所用。无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力，只要使用查询系统“科
目查询”板块，所需数据跃然屏幕，起到事半功倍的效果。
例如：发物理系学生 12 人共计 1500 元的困难补助。摘要为发物理系学生 12 人困补。
3.需要注明数量的摘要。随着各高校招生规模的迅速扩大，现有的办学设备远远不能满
足目前教学规模。需要购置的办公设备、教学实验设备数量很大，需要报废的陈旧固定资产
也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量，但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”
对账，在摘要中要注明资产的数量。
例如：国有资产处李华从山东星航仪器设备公司，给生物系购买显微镜两台，通过银行
汇款 9800 元。摘要为李华报显微镜，山东星航仪器设备公司
同时入固定资产，摘要为生物系购显微镜两台
总之，会计工作在讲究宏观控制的同时，也要重视微观管理，会计摘要的编写虽然只是
整个会计工作中的一个小小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程
中发挥着极其重要的作用。
初当会计——凭证账簿——账簿有哪几类
�序时账簿。在实际工作中，序时账簿是按照会计部门收到凭证的先后顺序也就是按照
记账凭证编号的先后顺序逐日进行登记的，所以序时账簿亦称日记账。
序时账簿有两种：一种是用来登记全部经济业务的，又叫普通日记账；另一种是用来登
记某一类经济业务的，又叫特种日记账。在会计核算发展的早期，最常用的是前一种。学会
计论坛
�分类账簿。分类账簿又称分类账，是对全部经济业务分类登记的账簿。分类账簿按其
反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账是根据一级会计
科目设置的，总括反映全部经济业务和资金状况的账簿，简称总账；明细分类账，是根据二
级或明细科目设置的，详细记录某一类中某一种经济业务增减变化及其结果的账簿。明细分
类账（简称明细账）是对总账的补充和具体化，并受总账的控制和统驭。
�备查账簿。这种账簿是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的
经济业务进行补充登记的账簿，因此也叫辅助账簿，例如“应收、应付票据备查簿”、“租入
固定资产备查簿”、“代销商品登记簿”等。
初当会计——凭证账簿——如何保管账簿
各种账簿是重要的经济档案，必须按规定妥善保管，不得丢失和任意销毁。否则，原有
债权、债务无法理清，重要的经济资料和经济信息将丧失，经济责任将无法明确，故妥善保
管账簿意义重大。账簿的保管，既要安全、完善、机密，又要保证使用时能及时迅速查到。
年度终了更换新账后，旧账页应清点整理，所有活页归档保管。账簿归档保管要做到五防：
防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿，调阅时必须提出理由，
经会计主管人员批准，在保管员陪同下方可查阅，原则上不得借出。
账簿的保管期限如下：
（1）现金和银行存款日记账保管 25 年。
（2）总账和明细分类账保管 15 年。
（3）涉外账簿应长期保存。
账簿保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，
编造销毁清册，报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财务部门
和有关部门共同监销。
初当会计——凭证账簿——发票丢失了怎么办
问题：发票丢失了怎么办？原来是到地税开的，能不能到地税复印存根后出证明“与原
件无误”字样做入账依据？
解答：发票不能补办，对于一些业户遗失发票报账（记账）联，付款方遗失手写填开式
发票报账联时，可由开票方提供存根联复印件，并注明“此件由我单位提供，与原件相符”等
类似字样，加盖公章后就可作为原始凭证。
地税开的话也可以到地税复印存根后出证明“与原件无误” 的字样后做为入账依据，但
税务局是不是认可还得向当地税务局咨询。
初当会计——凭证账簿——如何处理账实不符？
（1）现金日记账账面余额与库存现金数额不相符采用实地盘点的方法来确定库存现金
的实存数，然后再与现金日记账的账面余额核对，以查明账实是否相符及盈亏情况。
现金清查后应填写“现金盘点报告表”并据以调整现金日记账的账面记录。 学会计
（2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额不相符通过与开户银行转来的对账
单进行核对，来查明银行存款的实有数额。银行存款日记账与开户银行转来的对账单不一致
的原因有两个方面：
�双方或一方记账有错误。
�存在未达账项。对于未达账项，应通过编制银行存款余额调节表进行调整。
（3）各项财产物资明细账余额与财产物资的实有数额不相符、对各项财产物资的盘点
结果，应逐一填制盘存单，并同账面余额记录核对，确定盘盈盘亏数，填制实存账存对比表，
作为调整账面记录的原始凭证。
（4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录不相符一般采用发函询证的
方法进行核对。
在保证往来账户记录完整正确的基础上，编制“往来款项对账单”，寄往各有关往来单位。
对方单位核对后退回，盖章表示核对相符；如不相符，对方单位说明情况。据此编制“往来
款项清查表”，注明核对相符与不相符的款项，对不相符的款项按有争议、未达账项、无法
收回等情况归类合并，针对具体情况及时采取措施予以解决。
初当会计——凭证账簿——企业即将注销是否还应保存原有账簿？
【问题】
根据财务制度和征管法规定，从事生产经营的纳税人，必须按照规定的年限管理账簿，
但是若现在运行的这个企业打算注销，新成立一个企业，请问原企业的账簿还应该继续保存
吗? 学会计论坛
【解答】
这个问题涉及到会计档案的保管，旧的企业虽然注销了，但是在新企业中会计档案还是
要按照会计档案管理办法的规定来保管。因为虽然旧的企业注销了，但以后可能会涉及到追
溯调整需要查账的问题，所以最好还是保存这些会计档案。
初当会计——凭证账簿——自制原始凭证应具备哪些内容？
会计人员在处理会计业务时，经常要直接填制一些原始凭证。自制原始凭证由于自身的
特点，在内容上与外来原始凭证有一些差别。但作为原始凭证，应具备以下基本内容：
（1）凭证名称。如“工资表”、“入库单”、“领料单”等。
（2）经济业务的内容。如“收取款项”、“发放工资”等。
（3）经济业务的数量。一是实物量；二是价值量。有些业务需要反映实物量和价值量，
有些业务只需反映价值量。
（4）经济业务的当事单位和当事人。如工资表上要注明某科室或某车间的职工工资，
转账凭证所附原始凭证的当事单位就是本单位。
（5）责任单位和责任人。每一项经济业务的发生，都有其特定的责任人。如发工资，
责任单位就是车间、劳资科和会计部门；责任人是考勤员、工资制表人、领工资人和发工资
人。收款收据反映的经济业务的责任人是收款人和付款人。
（6）经济业务发生的日期和原始凭证的填制时间。
初当会计——凭证账簿——处理原始凭证的十四个要点
原始凭证是经济业务发生所取得或填制的书面证明，是会计核算的重要依据而且具有法
律效力。原始凭证分为自制原始凭证和外来原始凭证两种。在处理原始凭证时，需要把握好
以下 14 个要点：
（1）原始凭证必须具备的内容：原始凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证的单位
名称和填制人姓名；经办人员的签名或盖章；接受凭证单位的名称；经济业务的内容；数量、
单价和金额。
（2）外来原始凭证（如发票、收据等），必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用
章，同时具有套印的税务部门或有权监制部门的专用章以及填制人员的签名或盖章；从个人
取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章，同时应写明住址，必要的注明身份证号
码。
（3）自制原始凭证（如入库单、领料单等）必须有经办单位负责人（或其指定的人员）
和经办人签名或者盖章。
（4）凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原
始凭证，必须有实物验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
（5）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，必须用
双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖
“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
（6）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取
得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及当地主管税务机关开具的“进货退出或索取折让
证明单”，不得以退货发票代替收据。
（7）职工因公借款的借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者
退还借据副本，不得退还原借款收据。
（8）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准
文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
（9）原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补。未入账的原始凭证，应退回
填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单位的公章；发现有违反财经纪律和
财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证，
报告领导处理。已经入账的原始凭证，不能抽出，应另外以正确原始凭证进行更正。
（10）原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导
批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设
的登记簿上登记，并由提供人员和收取人共同签名或盖章。
（11）外来原始凭证如有遗失，应取得原填制单位盖章证明，并注明原始凭证编号金额
和内容等，经单位领导人批准后，才能作原始凭证。如确实无法取得证明的如火车、汽车、
轮船、飞机票等，由当事人写出详细情况，由单位领导人批准后，代作原始凭证。
（12）一般情况下，记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。原始凭证的张数按自然张
数计算（原始凭证汇总表应计算在内，原始凭证粘贴纸不应计算）。
如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，
并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。
一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对
方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、
填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位
名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。 学会计论坛
更正错误或结账、调账的记账凭证，可以不附原始凭证，但应对调整事项说清楚。
（13）附在办理收付款项的记账凭证后的原始凭证，在办理完收付款项后，必须加盖“收
讫”、“付讫”戳记。
（14）附在记账凭证之后的原始凭证，应折叠、粘贴整齐，对小于记账凭证的原始凭证
（如：火车、汽车、飞机、轮船票等），要粘贴在与记账凭证一样大小的原始凭证粘贴单上。
对于数量较多的原始凭证，如收、发料单等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭
证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”字样、原始凭证名称和编号。
各种经济合同、存出保证金收据及涉外文件等重要原始凭证，应另行编制目录，单独登
记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
当然若企业在发生预付大型设备款或在建工程款时，管理方面需要提供预付每户款的金
额，设三级、多级明细或使用财务软件的相关功能满足需要。
初当会计——凭证账簿——什么是备查账，如何建立？
备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登
记的账簿。建立备查账时，一般应该注意以下事项：
（1）备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。并不是每个企业都要
设置备查账簿，而应根据管理的需要来决定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目，
如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。
（2）备查账的格式由企业自行确定。备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存
在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。
（3）备查账的外表形式一般采用活页式。为使用方便备查账一般采用活页式账簿。与
明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以
防账页丢失。
我们以建立“应收／应付票据备查簿”为例来说明备查账的建账方法：
企业设置“应收票据备查簿”时，应该逐笔登记每一张应收票据的种类、号数和出票日期、
票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率、贴
现日期、贴现率和贴现净额，以及收款日期和收回金额等资料，应收票据到期结清票款后，
应在备查簿内逐笔注销。
企业设置“应付票据备查簿”时，应该详细登记每一张应付票据的种类、号数、签发日期、
到期日、票面金额、合同交易号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等详细资料。
应付票据到期付清时，应在备查簿内逐笔注销。
初当会计——凭证账簿——什么是合法有效凭证？
一、“合法、有效凭证”涉及的相关法规
1.《中华人民共和国税收征收管理法》第十九条规定:“纳税人、扣缴义务人按照有关法
律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账，进
行核算。
2.《中华人民共和国会计法》第十四条规定:“会计机构、会计人员必须按照国家统一的
会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单
位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制
度的规定更正、补充。”
3.《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定:“所有单位和从事生产、经营活动
的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。”
第二十二条规定:“不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒
收。”
二、“合法、有效凭证”的释义
所谓“合法、有效凭证”，是指填制内容、方式符合有关税收法规、财务会计制度规定的
会计凭证(包括原始凭证和记账凭证)。其中，合法的原始凭证包括套印税务机关发票监制章
的发票以及经省级税务机关批准不套印发票监制章的专业发票和财政部门管理的行政性收
费收据以及经财政部门、税务部门认可的其他凭证。
只有完全具备以下“三性”的发票才是合法有效的发票。
1.合法、有效的发票是指：
(1)合法性。
发票的确立是由法律行政法规作出规定，它是由法定的管理机关——税务机关统一监制，
依法印制、使用的发票是财务收支的合法凭证，任何人不得无故拒绝接受，它的流通、传递
受法律保护。
私 印、私购、盗窃、抢夺、代开、借用的发票是发票的来源非法；弄虚作假开具发票，
是开具发票非法；用其他票据代替发票、擅自扩大专业发票使用范围，是发票载体非法；取
得“白头单”(也称白条)等非法凭证付款入账，是受理非法凭证。这些都是违反发票管理法规
的行为。只有依法印制、依法领购、依法开具、依法取得 的发票，才具备发票的合法性。
(2)真实性。
指用票单位和个人必须按照法律、行政法规的规定，从客观事实出发，对经济业务进行
如实、客观地记录；对接受的发票进行严格的审核把关，去伪存真，以保证原始凭证的真实
性。变造、虚开的发票是违反真实性的这一特性，是不能反映经济业务活动原貌的。
(3)时效性。
开具发票必须按照税务机关规定的时限进行，不得擅自提前、滞后开具发票，人为调节
纳税义务发生时间。
2.原始凭证应具备的基本内容包括：原始凭证的名称、填制日期、编号、填制和接受凭
证的单位的名称、经济业务的基本内容、有关人员的签章等。原始凭证所填制的内容和数字
必须真实可靠，各项内容填写正确齐全、文字简要、字迹清楚、大小写金额符合规格，并有
经办业务的有关部门和人员的签名盖章，所记录的经济业务符合国家的政策、法令、制度和
核准的预算，必须同时具备上述条件的原始凭证方为合法、有效的凭证。
原始凭证按照来源可分为外来原始凭证(如购买货物时从销售方取得的发票)和自制原
始凭证(如工资单、领料单等)。
3.记账凭证则是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内
容加以归类整理，并据以确定会计分录和登记账簿的凭证。记账凭证应具备的基本内容有:
填制单位的名称，凭证名称、编号、填制日期，经济业务内容摘要，会计科目，所附原始凭
证的张数，制证、审核、记账等有关人员的签名或盖章。记账凭证的填制要求与原始凭证基
本一致。无论是何种凭证，都要连续编号，以备查考。
三、“合法、有效凭证”具体形式
1.支付给我国境内的单位或个人，且上述单位或个人生产销售的产品或提供的劳务发生
在一般生产经营领域中属于营业税或增值税等税收征税范围的，开具的发票为唯一合法有效
凭证。如，对于经过法院拍卖而取得的房产，也应该由出卖人依法开具发票作为税收的合法
凭证。
2.对不属于正常生产经营领域而支付给我国境内的行政事业单位的，且上述单位收取的
属于国家或省级财税部门列入不征税名单的行政事业性收费（基金），以其所开具的财政收
据为合法有效凭证。如，路政管理部门收取的养路费开具的行政事业性收据则为合法凭证。
3.对支付给我国境外的单位或个人的购货款，以上述单位或个人的签收单据为合法有效
凭证；对支付给我国境外的单位或个人的非购货款，以纳税人所在地主管税务机关开具的售
付汇凭证为合法有效凭证。单位和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务
机关在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明，经
税务机关审核认可后，方可作为合法的记账核算凭证。
4.经国家税务总局或省地方税务局确认的其他合法有效凭证。如，根据企业发生的财产
非常损失或评估损失时，应由相应的税务机关确认后出具的税收证明作为合法有效的凭证。
5.其他符合相关税收政策的会计凭证。如企业支付给工人发生的支出时，根据工人的工
资发放表（收款人签字确认或银行支付证明）结合劳动合同进行确认。另外，对于实在无法
取得正式发票的客观条件下，结合实际情况，以相关收据、收款证明作为企业入账凭证，如：
支付给个人的青苗补偿费，结合相关证明材料，收款人的收款收据即可确认为合法凭证。
四、使用非“合法、有效凭证”法律责任
1.对于非法凭证，不得作为财务报销凭证，也不能在税前扣除。 学会计论坛
2.企业如果使用非法凭证，就要补税和加收滞纳金，将会增加企业的负担。企业如果违
反发票管理法规，导致其他单位或者个人未缴、少缴或者骗取税款的，由税务机关没收非法
所得，可以并处未缴、少缴或者骗取的税款一倍以下的罚款。
3.被认定为偷税的，就会被处偷税的百分之五十以上五倍以下的罚款。构成犯罪的，将
依法追究刑事责任。
初当会计——凭证账簿——会计账簿按用途怎样分类？
账簿按其用途可以分为日记账、分类账和备查簿三种。 （l）日记账。日记账也称序
时账，是按照经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。日记账有两种形式，一种是把
全部经济业务按照时间顺序记录在账簿中，称为普通日记账。一种是把性质相同的经济业务
分别登记下来，称为特种日记账。例如，为了加强货币资金管理，各单位对现金和银行存款
的收付业务，都必须专门设置现金日记账和银行存款日记账进行登记。现金和银行存款日记
账就是特种日记账。
（2）分类账。分类账是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类核算
和登记的账簿，分类账又分为总分类账和明细分类账。
总分类账简称总账，是根据一级会计科目开设的账户，用以全面地、连续地记录和反映
全部经济业务的账簿。总分类账可以提供经济活动和财务收支的全面情况，统驭明细分类账，
为编制会计报表提供主要依据，所有单位都必须设置总分类账。
明细分类账简称明细账，是根据总分类科目设置，按所属二级科目或明细科目开设账户，
用以分类登记某一类经济业务，提供比较详细的核算资料的账簿。明细分类账，可以提供经
济活动和财务收支的详细情况，有利于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算，也为编
制会计报表提供必要的资料。因此，各单位在设置总分类账的基础上，根据经营管理的实际
需要，按照一级科目设置必要的明细分类账。 学会计论坛
（3）备查簿。备查簿是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记录或记载不全的
经济业务进行补充登记的账簿，是一种辅助性的账簿，它可以为经营管理者提供必要的参考
资料。例如，应收票据备查簿、租入固定资产备查簿等。没有固定格式，它与其他账簿之间
不存在依存和勾稽关系。
初当会计——凭证账簿——会计账薄按其外表形式怎样分类？
（l）订本式账簿。订本式账簿简称订本账，订本账是在启用前就已经按顺序编号并固
定装订成册的账簿，现金日记账、银行存款日记账和总分类账一般采用这种形式。其优点是
可以防止账页散失或抽换账页；其缺点是账页固定后，不能确定各账户应该预留多少账页，
也不便于会计人员分工记账。
（2）活页式账簿。活页式账簿简称活页账，活页账是在启用前和使用过程中把账页置
于活页账夹内，随时可以取放账页的账簿。适用于一般明细分类账，其优点是可根据实际需
要，灵活使用，也便于分工记账；其缺点是账页容易散失和被抽换。为了克服此缺点，使用
活页账时必须要求按账页顺序编号，期末装订成册，加编目录，并由有关人员盖章后保存。
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（3）卡片式账簿。卡片式账簿简称卡片账，卡片账是由许多具有账页格式的硬纸卡片
组成，存放在卡片箱中的一种账簿。卡片账多用于固定资产、存货等实物资产的明细分类核
算。其优缺点与活页账基本相同，使用卡片账一般不需要每年更换。
初当会计——凭证账簿——会计凭证装订前怎样排序、粘贴和折叠？
装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和
折叠。
对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自
下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
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对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘
在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的
单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可
以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。
对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，
待装订凭证时，抽去回形针或大头针。
有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。但在记账
凭证上应注明保管地点。
原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证
的面积大小来排序。
经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。
所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的
封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。
初当会计——凭证账簿——支付的补偿金应取得什么原始凭据？
【问题】
房地产企业出租房产，由于前期工作未准备好，至使房主提前开业而造成损失，因此向
房主支付一部分扶持资金，应取得怎样的原始凭据？
【解答】
根据《中华人民共和国发票管理办法》第二十条规定，销售商品、提供服务以及从事其
他经营的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情
况下，由付款方向收款方开具发票。
对房地产企业出租房产后，由于前期工作未准备好，至使房主提前开业而造成损失，因
此向房主支付一部分扶持资金作为补偿，业主按合同或协议的规定收到的补偿金不属于开具
发票的范围，因此不可开具发票。
我们理解可开具能够提供证明有关支付补偿金确属已经实际发生的主管税务机关认可
的适当凭据即可
初当会计——凭证账簿——外籍员工报探亲费应交啥凭证
【问题】
我是大连某国际学校的一名财务人员。我校每年为每名外籍教师实报实销两次寒暑假回
国的探亲费（含交通费、餐费）。请问，该项探亲费是否免缴个人所得税？
【解答】
《国家税务总局关于外籍个人取得有关补贴征免个人所得税执行问题的通知》（国税
发[1997]54 号）规定，对外籍个人取得的探亲费免征个人所得税，应由纳税人提供探亲的交
通支出凭证（复印件），由主管税务机关审核，对其实际用于本人探亲，且每年探亲的次数
和支付的标准合理的部分给予免税。
《国家税务总局关于外籍个人取得的探亲费免征个人所得税有关执行标准问题的通知》
（国税函[2001]336 号）规定，“每年探亲的次数和支付的标准合理的部分”是指，可以享受
免征个人所得税优惠待遇的探亲费，仅限于外籍个人在我国的受雇地与其家庭所在地（包括
配偶或父母居住地）之间搭乘交通工具且每年不超过两次的费用。
因此，你校为每名外籍教师报销的探亲费中的交通费，应由你校向主管税务机关提供回
国探亲的交通支出凭证（复印件），经其审核合理部分，可免缴个人所得税。你校为外籍教
师报销探亲过程中的餐费，除合理的差旅费津贴外，应并入“工资、薪金所得”缴纳个人所得
税。
初当会计——凭证账簿——如何正确处理记账凭证的附件？
过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于
记账凭证，同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭
证内容的完整；过窄过短的附件，不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原
始凭证粘贴纸上，然后再装订粘贴纸。原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，纸上
可先印一个合适的方框，各种不能直接装订的原始凭证，如汽车票、地铁车票、市内公共汽
车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地粘贴于粘贴纸的方框之内，不得超出。粘贴
时应横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的左边，逐张左移，后一张右边压位前一张的
左边，每张附件只粘左边的 ～1 厘米长，粘牢即可。粘好以后要捏住记账凭证的左上角
向下抖几下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始
凭证的张数、单价与总金额。
如：某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有 元的市内公共汽车票 20 张，1 元的
公共汽车票 12 张，285 元的火车票 1 张，869 元的飞机票 1 张，就应分别在汽车票一类下面
空白处注明 ×20＝10 元，1×12＝12 元，在火车票一类下面空白处注明 285×1＝285 元，
在飞机票一类下面空白处注明 869×1＝869 元。这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容
易查明丢的是那一种票面的原始凭证，而且也为计算附件张数提供了方便。
初当会计——凭证账簿——记账凭证应该怎样编号？
给记账凭证编号，是为了分清记账凭证处理的先后顺序，便于登记账簿和进行记账凭证
与账簿记录的核对，防止会计凭证的丢失，并且方便日后查找。记账凭证编号的方法有多种：
一种是将财会部门内的全部记账凭证作为一类统一编号，编为记字第××号；
一种是分别按现金和银行存款收入、现金和银行存款付出以及转账业务三类进行编号，
分别编为收字第××号、付字第××号、转字第××号；
还有一种是按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款讨出和转账五类进行编号，
分别编为现收字第××号、现付字第××号、银收字第××号、银付字第××号、转字第××号。当
月记账凭证的编号，可以在填写记账凭证的当日填写，也可以在月末或装订凭证时填写。记
账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月份按自然数字顺序连续编号。通常，一张记
账凭证编一个号，不得跳号、重号。
业务量大的单位，可使用"记账凭证编号单"、按照本单位记账凭证编号的方法，事先在
编号单上印满顺序号、编号时用一个销一个，由制证人注销，在装订凭证时将编号单附上，
使记账凭证的编号和张数一目了然，方便查考。
复杂的会计事项，需要填制二张或二张以上的记账凭证时，应编写分号，即在原编记账
凭证号码后面用分数的形式表示，如第 8 号记账凭证需要填制二张记账凭证，则第一张编号
为 8（1/2），第二张编号为 8（2/2）。
初当会计——凭证账簿——发票不能等同于收付款凭证的案例
【案件情况】
2006 年 7 月，某材料厂与某建筑公司签订了建筑工程施工分包合同，约定建筑公司将
其承建的某楼房工程中轻质隔墙板安装工程分包给材料厂。后来，材料厂依约完成了工程。
在施工的过程中，材料厂按照建筑公司的要求于同年的 8 月、10 月、11 月开具了三张税务
发票，票面金额总计为 元。2006 年 12 月，双方就工程量进行了结算，确认了工程
款为 元。
材料厂认可建筑公司于 2006 年 9 月和 11 月两次共支付了工程款 15000 元，故于 2007
年 10 月向法院起诉要求建筑公司支付剩余的工程款 元，并支付相应的利息。建筑
公司称，其有材料厂为其开具的发票，已经全额支付了工程款。
【判决结果】
一审法院经审理认为，双方形成了合法有效的建设工程分包合同关系，双方均应按照合
同约定履行各自义务。材料厂已依约完成了工程，并经过结算，建筑公司应当支付工程款。
建筑公司以 3 张税务发票证明其已经付款,提出抗辩意见。一审法院认为发票与票据法中规
定的票据功能有区别，只是具有确认经营业务的结算功能，在没有其他证据佐证的情况下，
不能作为付款的凭证，所以认定建筑公司的抗辩意见不能成立。
最终，一审法院判决建筑公司给付材料厂工程款 元。建筑公司不服一审法院的
判决，提出上诉。
二审法院经过审理，判决驳回上诉，维持原判。
【案件评析】
本案中双方争议的焦点主要在于建筑公司所提供的 3 张税务发票是否能够证明其已经
付款的事实。
建筑公司在一审庭审中称其是分 3 次以现金形式支付了全部的工程款，每一次都是先拿
到材料厂为其开具的发票，一段时间以后才按照每一张发票票面的数额以现金形式支付的。
由此可以看出，本案中双方并不是在给付工程款的同时开具发票，这两个行为并不是同步进
行的，而是有一段时间间隔，所以建筑公司不能仅依据税务发票而证明已经向材料厂支付了
工程款，还应举出其他付款的证据予以证明。但是在一、二审期间建筑分公司并没有举出证
据证明何时向材料厂付款，也没有提供如何提取现金的记录或收条等现金付款的证据，故应
承担举证不能的后果。
根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，当事人对自己提出的诉讼请求所
依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。没有证据或者证
据不足以证明当事人的事实主张的，由负有举证责任的当事人承担不利后果。本案中双方认
可的支付方式与我们平时生活中先付款后开具发票的方式不同，所以，建筑公司仅提供发票
显然不足以证明其已经全部支付工程款的主张，其应当承担不利的后果。同时，材料厂还提
供了此工程监理的证言,证明材料厂的工作人员于 2007 年 5 月曾向建筑公司工作人员追讨
过此笔款项。因此，二审法院认为建筑公司的上诉理由不能成立，维持了一审法院的判决。
在司法实践中，对于税务发票是否可以作为已经付款的证据不能一概而论，因为在实践
中确实存在付款与开具发票不同步的现象。针对这种情况，一方面相关部门要对企业开具发
票的行为进行监督，督促他们规范使用发票，以避免再出现与本案类似的纠纷；另一方面，
法院在处理这样的纠纷的时候，应当综合案件的具体情况，并考虑交易双方的支付习惯以及
案件中的其他因素，对发票是否能够作为付款的证据进行认定。
初当会计——凭证账簿——如何购领缴销发票
1、购买发票需要具备的条件。
纳税人已办理纳税登记，领取了税务登记（注册税务登记）证的正本和副本，并正常申
报纳税的，就可以提出申报领购发票。
2、购买发票的手续。
首先，纳税人应提出购票申请，写清纳税人的基本情况，所需要的发票种类、名称、数
量等，并加盖公章和办税员印章。然后，由纳税人指定的经办人（既办税员）带上税务登记
证副本或居民身份证（或护照）、工作证和税务机关核发的办税员证，以及财务专用章或发
票专用章印模，经税务机关工作人员审核后，领取发票领购簿。
3、购票的一般程序。
第一步：将纳税人的发票购领簿（证）或发票磁卡、购票申请表、居民身份证（办税员
证）一并递交，并说明所购发票种类、数量。学会计论坛
第二步：经审核同意后，按规定价格付清所购发票工本费。
第三步：对所购发票逐张检查，看是否有错，或缺份少联、断张废页等质量问题。最后，
还应按主管税务机关的要求，在发票联上加盖有关印章。
4、一般来说，属于下列情况之一的纳税人可要求税务机关开具发票：
（1）未领取营业执照的临时经营者；
（2）不符合印制、领购发票条件的单位和个人；
（3）使用限额发票的个体户，业务成交额超过限额，需要填开普通发票的；
（4）外省（或外市、县）持有关税收证明来本地经营的业户；
5、申请办理发票缴销的手续。
（1）用票单位和个人已使用的发票存根保管期满后，应造具清单，申请缴销；
（2）用票单位和个人发生解散、破产、撤销、合并、联营、分设、迁徙、停业、歇业
时，原来印刷、购领的发票应申请缴销；
（3）税务机关统一实行发票换版、换章时，原使用发票到期后，要登记造册，集中缴
销；
（4）税务机关发现用票单位和个人有严重违反税法和发票管理办法时，书面通知其收
缴；
（5）当地主管税务机关规定的其他需缴销发票的情况。
6、丢失发票怎么办？
万一发票丢失应于当日向主管税务机关书面报告，并通过当地报刊或电视台等传媒公告，
申明作废，同时接受税务机关的处理。
初当会计——凭证账簿——哪些账簿可以跨年度使用
一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权
债务明细账，如：固定资产、原材料、应收账款、应付账款账簿等，由于材料品种、规格和
往来单位较多，更换新账抄写工作量大，因此可以跨年使用，另外各种备查簿也可以连续使
用
初当会计——凭证账簿——如何审核原始凭证
为了正确地反映和监督各项经济业务，确保会计资料真实、正确和合法，必须对原始凭
证进行严格认真的审核。
各种原始凭证除由经办业务部门审核以外，还要由会计部门进行审核。审核的内容主要
包括下述两方面：
（一）审核原始凭证的内容和填制手续是否合规
主要核实凭证所记录的经济业务是否与实际情况相符：凭证必须具备的基本内容是否填
写齐全；文字和数字是否填写正确、清楚；有关人员是否签字盖章。审核中若发现不符合实
际情况、手续不完备或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办部门或人员，要求他们
予以补办手续。
（二）审核原始凭证反映的经济业务内容是否合理、合法
主要查明发生的经济业务是否符合国家的政策、法令和制度，有无违反财经纪律等违法
乱纪的行为。
（三）技术性审核
根据原始凭证的填写要求，审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确、数量、
单价、金额、合计是否填写正确、大、小写金额是否相符。若有差错，应退回经办人员予以
更正。
初当会计——凭证账簿——记账凭证的附件怎么处理
在实际工作中记账凭证所附的原始凭证种类繁多，为了便于日后的装订和保管，在填制
记账凭证的时候应对附件进行必要的外形加工。学会计论坛
过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于
记账凭证，同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭
证内容的完整；过窄过短的附件，不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原
始凭证粘贴纸上，然后再装订粘贴纸。原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，纸上
可先印一个合适的方框，各种不能直接装订的原始凭证，如汽车票、地铁车票、市内公共汽
车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地粘贴于粘贴纸的方框之内，不得超出。粘贴
时应横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的左边，逐张左移，后一张右边压位前一张的
左边，每张附件只粘左边的 一 1 厘米长，粘牢即可。粘好以后要捏住记账凭证的左上角
向下抖几下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始
凭证的张数、单价与总金额。
如某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有 元的市内公共汽车票 20 张，1 元的公
共汽车票 12 张，285 元的火车票 1 张，869 元的飞机票 1 张，就应分别在汽车票一类下面空
白处注明 ×20＝10 元，1×12＝12 元，在火车票一类下面空白处注明 285×1＝285 元，在
飞机票一类下面空白处注明 869×1＝869 元。这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容易
查明丢的是那一种票面的原始凭证，而且也为计算附件张数提供了方便。
初当会计——凭证账簿——记账凭证的日期如何填写
填写日期一般是填财会人员填制记账凭证的当天日期，也可以根据管理需要，填写经济
业务发生的日期或月末日期。如报销差旅费的记账凭证填写报销当日的日期；现金收、付款
记账凭证填写办理收、付现金的日期；银行收款业务的记账凭证一般按财会部门收到银行进
账单或银行回执的戳记日期填写；当实际收到的进账单日期与银行戳记日期相隔较远，或次
月初收到上月的银行收、付款凭证，可按财会部门实际办理转账业务的日期填写；银行付款
业务的记账凭证，一般以财会部门开出银行存款付出单据的日期或承付的日期填写；属于计
提和分配费用等转账业务的记账凭证，应以当月最后的日期填写。
初当会计——凭证账簿——记账凭证的基本内容
记账凭证是登记账簿的依据，为了保证账簿记录的准确性，记账凭证必须具有下列基本
内容：
1、记账凭证名称； 学会计论坛
2、填制单位的名称；
3、凭证的填制日期及编号；
4、经济业务的内容摘要；
5、应借应贷账户名称及金额；
6、所附原始凭证张数；
7、制证、复核、记账、会计主管等有关人员的签章，收付款凭证还有出纳人员的签章。
初当会计——凭证账簿——凭证中的数字书写有什么要求
依据财政部制定的会计基础工作规范的要求，填制会计凭证，字迹必须清晰、工整，并
符合下列要求：
（1）阿拉伯数字应一个一个地写，阿拉伯金额数字前应当书写货币币种符号（如人民
币符号“￥”）或者货币名称简写和货种符号。�币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空
白。凡在阿拉伯金额数字前面写有币种符号的，数字后面不再写货币单位（如人民币
“元”）。
（2）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示
单价等情况外，�一律在元位小数点后填写到角分，无角分的，角、分位可写“00”或符号
“——”，有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“——”代替。
（3）汉字大写金额数字，一律用正楷或行书书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、
捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等易于辩认、不易涂改的字样，
不得用 0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、另、毛等简化字代替，不得任意自
造简化字。
（4）大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”之后应写“整”或“正”字；大写金额数
字有分的，分字后面不写“整”字。
（5）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称（如“人民币”三字），货
币名称与金额数字之间不得留有空白。
（6）阿拉伯金额数字中间有“0”时，大写金额要写“零”字，如人民币 元，�汉字
大写金额应写成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额
中可以只写一个“零”字，如￥1 ，�汉字大写金额应写成壹仟零肆元伍角陆分。阿拉
伯金额数字元位为“0”，或数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字
大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字。
