省级执行手册
·活动简介
·活动构成
·活动执行细节
·人员架构
·注意事项
·活动简介
一、活动主题
“翼网打进”业余网球挑战赛湖南省决赛
二、比赛时间
2011 年 9 月 17、18 号
三、邀请人数
选手 64 人、领队 30 人、电信方工作人员 4 人（98 人）
四、比赛地点
湖南长沙劳动东路省网球中心
五、邀请对象
各地市州冠军、省政企冠军和长沙冠、亚军
六、赛事项目
男子双打和男女混合双打
七、主办方
中国电信股份有限公司湖南分公司
八、承办方
中国电信股份有限公司长沙分公司
湖南凡凡文化传播有限公司（负责广告宣传、制作、食宿安排、具体现场执行等）
长沙市天乐网球培训中心（负责赛务）
·活动构成
9 月 16 号 酒店接待选手→签到→领取服装等用品→房间分配→用餐
9 月 17 号 开幕式→男子双打和男女混合双打选拔赛→用餐 →男子双打和男女混合双打选拔赛→专车返回酒店
9 月 18 号 酒店出发前往场地 →签到→男子双打和男女混合双打决赛→中餐 →男子双打和男女混合双打决赛 →闭幕式→聚餐
•活动执行细节
项目 内容 所属
场地包装 1、物料选购
2、制作
3、运输
4、安装
执行组
礼仪小姐 1、人员招募
2、人员培训
执行组
主持人 1、人员招募
2、环节制作
3、人员演练
客户组（执行组）
拉拉队 1、人员招募
2、上场编排
3、彩排
执行组
医务人员 1、人员选择
2、药品配备
3、装备准备
执行组
礼品/奖品 1、单品确认
2、市场采购
执行组
前期准备 酒店 1、114 查询附近酒店价格及服务标准
2、通过酒店看房及面谈确定酒店选择
3、进行合同拟定
4、签订合同、支付定金
执行组
视频拍摄 1、编排
2、拍摄协助
4、后期制作
客户组
成员分组 1、方案策划
2、样图设计
3、物料准备
4、广告制作
5、广告材料运输、安装
6、现场的布置
7、执行成员分组
执行组
交通准备 1、预定车辆
2、确定租赁合约
3、车辆使用
执行组
预热 待定 客户组
人员分配、培训 1、分配 10 名现场工作人员
2、人员的培训和工作安排
执行组
活动执行 1、职责履行
2、岗位坚守
客户组/执行组
团队组建
场地布置 1、精准位置
2、广告安装
3、效果鉴定
4、广告维护
采购部/制作部
选手报名 确定参赛人员数量 客户组
裁判（长）招募 招募裁判（长） 客户组
网球比赛 号 1、选手签到
2、酒店入住
执行组/客户组
号 1、 人员接待
2、 开幕式
3、 比赛进行
4、 中餐准备
5、 比赛结束
6、 回酒店
执行组/客户组
号 1、 决赛开始
2、 中餐
3、 闭幕式
4、 比赛结束
5、 聚餐
执行组/客户组
物料撤退 执行组/制作部
·人员构架
类型 数量 职责 要求
监督人 1
·负责活动前期准备，现场执行等组织与管理工作
·协调 MARS、工作人员、饭店人员等各类人员工作
·检查现场工作人员工作
·处理突发情况
·按计划组织、指挥控制活动执行
·思维敏捷，具有良好的沟通技巧、人际关系处理
能力
·有处理突发事件的应变能力，有较强的独立工作
能力
策划负责人 1 负责整个活动的策划方案与执行手册的撰写
·相关工作经验 1 年以上
·清晰地思维能力
执行负责人 1
·负责现场执行人员分工
·物料落实
·有强组织管理能力
·良好的团队合作能力
·负责现场执行 ·强的执行力
选手
64
参赛
电信客户（内、外部客户）
领队 30
裁判（长）
控制比赛正常进行 持有裁判证
酒店
1 供选手休息签到 环境好、舒适、可用餐
食物提供方（或酒店就
餐）
1 为选手提供餐点
·持有执业营照资格证
·卫生检测合格证
·门面营业 2 年以上
摄影师 1 ·负责视频拍摄工作
·负责视频后期编辑工作
·具备两年以上的视频拍摄工作经验
·自备视频拍摄设备
·流畅拍摄并熟练运用摄影语言，能够独立完成后
期处理
调音师
1
负责现场音响设备的调式工作
·具备相关工作经验
·营造现场气氛
拉拉队 1
·负责给比赛人员打气
·调动现场气氛
·为闭幕式营造气氛
有相关工作经验
礼仪小姐 6
·负责贵宾接待
·选手进场迎接
·闭幕式颁奖
·有相关工作经验
·基本的职业道德
主持人 2
·保证开幕式闭幕式的顺利进行，对突发事件要有
控场能力
·形象端正、热情大方、有过主持经验
·控场能力强、表达能力强、普通话标准、善于活
·负责环节的创新、编排及制定系统性方案，完成
公司下达的工作
·负责现场气氛的调动和有奖回答环节
跃气氛
工作人员 10
·负责引导选手签到、抽签
·袋子、衣服、水的分发
·讲解活动相关内容
·发活动相关资料
·为活动人员解答相关疑问
·负责有奖互动环节监督
·比赛现场提供服务
现场布置
工 作
内容
工作区域 负责人
物料
具体流程
注意事项
现 场
布置
湖南长沙劳动东
路省网球中心
（外场地 8 个，决
赛场地 1 个，备用
室内场地 5 个）
陈银三 广告宣传牌、网球道旗、拱门、
空飘、广告伞、矮网喷绘、音
响设备、横幅、赛网小牌、KT
板、易拉宝、彩炮、舞台地毯、
警戒线
1、 物料运输进场
2、 广告安装
3、 音响设备安装调试
4、 舞台搭建
5、 现场广告氛围制造
1、保持现场干净、整洁
2、控制现场噪音
人员酒店接待
工 作
内容
工作区域 负责人
物料
具体流程
注意事项
酒 店
接待
长沙西雅君典大酒店 辜斌 签到牌、签到表、责任书、
号码牌、服装、袋子
1、 工作人员提前到酒店
2、 工作人员各司其责
3、 接待选手的签到、责任书、拿牌号
4、 袋子、服装的领发
在酒店大厅设置签到处，旁置电信
的易拉宝
以防人员拥挤及签到时间过长，可
在签到处安排三名工作人员为选
手分发物品
比赛现场
工 作
内容
工作区域 负责人
物料
具体流程
注意事项
比赛 外场地 1、2、5、6、7、
11、12、13 号八个场地
外加一个中心场地
裁判长 网球拍、网球、口哨、笔纸 1、 嘉宾进入看台
2、 开幕式开场
3、 舞台撤退
4、 裁判选手入场
5、 比赛开始
电信员工接待
工 作
内容
工作区域 负责人
物料
具体流程
注意事项
接待 进口处 曾云 37 座金龙 13 台
1、礼品发送
2、进入看台观看决赛
3、闭幕式参与
·活动执行流程细节
时间（9、16） 项目 负责人 人员安排 内容 备注
14:00-20:00 报到 辜斌 曾云、胡非凡、胡谢、胡
丹、戴艳菊
在指定酒店进行接待和办理
入住手续
设置报到台和工作人员
报到处应放有宣传牌、签到牌
18:00-19:00 晚餐 郑明霞 辜斌、曾云 在酒店或酒店附近餐馆就餐
待定 接车 辜斌 颜超、曾云、胡非凡 如未大部分为做火车等前来，
将在指定地点和时间安排车
辆接人。
确定达到时间和地点，人数较多和集中则
派车辆接人。
时间（9、17） 项目 负责人 人员安排 内容 备注
7：30 辜斌 曾云、胡非凡、胡谢、胡
丹、戴艳菊、邓恕人
工作人员到位，各司其责，赛
前检查
晴天场地布置太阳伞
雨天则改在室内进行
开幕式流程不变。
7:40 裁判长 ·嘉宾、裁判人员入场。
·裁判员领取比赛用品:口哨、
比赛用笔、纸等。
7:50 陈银三 颜超、周三军、陈银三
每人分别照看一台车，组
织选手抵达球场
选手从酒店出发抵达球场准
备迎接开幕式
37 座金龙 3 台车接送，需在每台车上安排
一个工作人员组织选手有秩序的往返酒
店与球场7:30-9:00
7:55 播音员 播 音 员 ： 天 翼 客 户 俱 乐 部
2011 年网球友谊赛湖南省总
决赛开幕式现在开始，请全体
工作人员、裁判员、运动员入
场
8：00 主持人登场，介绍赛事相关背
景，引出致辞欢迎领导
主持人需运动装或者正装上场
8：05 主持人向大家介绍参加开幕
式的各位领导
8：15 请×××致开幕词 具体致词人待到时前来参与的领导名单
确定
8：20 请裁判员×××代表×××宣誓 具体宣誓内容可参加开幕式流程
8：25
请运动员×××代表×××宣誓
8:30 请裁判长宣布赛程安排及规
则。
8:35 请×××宣布，天翼客户俱乐部
2011 年网球友谊赛湖南省总
决赛现在开始。
8:45
主持人
领导退场。
9:00 裁判长 比赛开始
9:00-9:15 转换场地，裁判员、
工作人员各就各
位、小组赛开始
裁判长 所有相关人员到场，各自相应
做赛前各种事项准备，比赛开
始
嘉宾席、休息区应有太阳伞、矿泉水、医
务人员等防暑措施
9:15 比赛开始 裁判长 1、 选场地。
2、 选发球。
3、 准备活动
4、 比赛开始
现场裁判（长）调控整场赛事
9:15-12:00 比赛持续 裁判长 1、 参赛选手签名
2、 执场裁判员签名。
3、 裁判（长）公布上午比赛
成绩及入围名单。
维序工作员组织人员有秩序的下场
12:00-13：30 午餐时间 陈银三 方案 1：统计人数统一自助餐
（如附近酒店或住宿酒店符
合就餐标准）
方案 2：组织所有相关人员转
车一起去住宿酒店或比赛附
近场地用餐（按 10 人/桌计算）
用餐大概 130 人
根据裁判长比赛时间决定，看选手否可休息离开场地用餐
13:30-18:00 比赛继续 裁判长 裁判员调控比赛正常
18:00-18:30 比赛结束 裁判长 1、参赛选手签名
2、执场裁判员签名。
3、裁判（长）公布下午比赛
成绩及入围名单。
维序工作员组织人员有秩序的下场
18:30-19:00 晚餐 郑明霞 饭（酒）店包餐或者酒店自助
餐
18:30-19:00
17 号早、晚 专车送参赛人员
去赛场参赛和酒
店休息，固定车辆
全包 900 元/37 座
/天，不固定车辆
只接送往返各 1
次，300 元/37 座/
天
时间 9、18 号
项目 负责人 人员安排 内容 备注
8:00 之前 工作人员到场 辜斌 曾云、胡非凡、胡谢、胡
丹、戴艳菊、邓恕人
决赛工作人员到场，对比赛现
场及活动器材进行检测
器材设施含球网是否完善、记分设备、比
赛用球等。
8:10 之前 区域决赛选手签
到
曾云 胡非凡、胡丹、胡谢 本阶段赛事组织者引导各区
决赛选手入场、签到。
活动开始前可选择性播放赛事专题新闻
稿或广告宣传片及入场音乐。
8:20 嘉宾、裁判员入场 曾云 戴艳菊 1、 嘉宾、裁判人员签到入场。
2、 裁判员各就各位，明确分
工。
3、 裁判员领取比赛用品:口
哨、比赛用笔、纸等。
决赛现场工作人员再次清理赛区地面及
最后确定赛场情况正常。
8：25 人员就位 裁判长 1、 参赛选手到场情况最后
检查。
2、 比赛表单发放。
3、 裁判、选手就位。
8:30 比赛开始 裁判长 1、 选场地。
2、 选发球。
3、 准备活动
4、 比赛开始
现场裁判（长）调控整场赛事
8：30-12:00 比赛持续 裁判长
12:00-13：30 午餐时间 郑明霞 颜超、辜斌、胡非凡 方案 1：统计人数统一自助餐
（如附近酒店或住宿酒店符
合就餐标准）
方案 2：组织所有相关人员转
用餐期间由组织人员负责活跃气氛，促进
选手之间的交流与互动
车一起去住宿酒店或比赛附
近场地用餐（按 10 人/桌计算）
根据裁判长比赛时间决定，看选手否可休息离开场地用餐
13:50 前 电信员工观众分
车到达入场
辜斌 曾云、胡非凡、胡谢、胡
丹、戴艳菊、
从 10000 省客服中心、邮校、
长 沙 电 信 等 单 位 邀 请 观 众
400-500 名
每人赠送纪念品一份和抽奖券一张
14:00 前 电信员工车队全
部抵达。工作人员
接待引导其穿过
休息区，进入看台
区，在看台区就座。
辜斌 曾云、胡非凡、胡谢、胡
丹、戴艳菊
跟车人员先行联系现场工作
人员做好准备。各就各位，以
最佳精神状态迎接。
在比赛进口处用档线（银行那种维持秩序
的柱子）以便观众有秩序的进场，安排 5
个工作人员在进口处发送入场券给每个
观众，副券保留在观众手里，正券放进抽
奖箱，用来闭幕式抽奖，与此同时，每个
观众在入场的时候发送一份礼品
14:00-16:00 男子双打和混合
双打决赛
裁判长 在中心场地举行冠亚军的总
决赛
如果比赛结束时间提前结束，则闭幕式等时间也相应提前
16：00 辜斌 胡非凡、曾云、胡谢、胡
丹、戴艳菊
现场静态布置结束，工作人员
到岗，一切准备就位。
在此期间，铺好闭幕式地毯，按顺序摆好
放置奖品的桌子以及奖杯、证书、奖品
（各单项前三名）等。另外进行音响麦克
风等摆放和布置。
16：05 辜斌 戴艳菊、胡谢分别在领导
坐位两边等候派遣
领导车队抵达，进入看台区的
嘉宾席就座。
工作人员以最佳精神状态迎接，礼仪小姐
为领导佩戴胸花，嘉宾坐席上要摆放好饮
用水。工作人员组织领导在 LED 左侧看
台的第 2、3 排就坐，每边安置 2 名共组
人员等待领导需求派遣。
16：10 胡非凡 曾云 拉拉队热场 闭幕式之前拉拉队上场活跃气氛，调动观
众的积极性，拉拉队需提前一个小时到场
等候上场，需一个工作人员负责组织拉拉
队等待上场。
辜斌、胡非凡、胡谢、胡
丹、戴艳菊
1、进来的观众每人都有一份
纪念品
入场时候发
16：20-16:30 曾云
2、播放背景音乐，营造现场
氛围。礼仪人员化淡暖妆、着
礼服到各自岗位候会；所有观
众入场，并给他们发送入场券，
告诉他们所拿到的入场券号
码待会会有惊喜，请他们保留。
号码有限，不是所有观众都能拿到，抽奖
券即为入场券总共正副券两份，副券保留
在观众手里，正券在抽奖箱里，用来等下
由领导抽幸运号，只抽 7 个幸运数字，即
7 份奖品。
3、主持人现场通过有奖问答
进行活跃气氛
设置问题 20 个，备留机动 5 个问题。设
置 25 个奖品（问题需灵活简单，与天翼
有关）
16：35 主持人 主持人介绍出席闭幕式的领
导和嘉宾。
闭幕式
16：40 曾云 进行抽奖环节。 领导从抽奖箱的 20 个号码里抽 7 个幸运
号码，主持人念出幸运号码，观众手中谁
的号码与被抽中的号码一致，即为幸运观
众，可获得由电信提供的免费精美礼品一
份。
16:50 胡非凡 曾云（负责到裁判长处获
得获奖选手名单并在闭
幕式进行前交给主持人）
礼仪小姐将前三强男双混双
共 12 位名单用托盘端上。
名单提前从裁判长处获得。（礼仪小姐需
在下午一点达到赛场，等待随时被需要。）
16:55 颁奖仪式开始。主持人上场，
请获奖选手到在舞台下面集
中。请颁奖领导入场。
由职位大小列队铁网右侧。
17:00 主持人致词，说说比赛的概况。
念出颁奖领导的名单。
17:05
主持人
领导致辞。
17:10 裁判长宣布比赛成绩。主持人
请获奖选手上场进行颁奖。
17：15 曾云、胡谢、胡丹、戴艳
菊（负责给礼仪小姐准备
颁奖的奖品）
颁奖步骤一：男双混双季军颁
奖（共 4 个）和领导合影
若情况允许，可由四个领导分别为选手颁
奖，每个领导配 1 一个礼仪小姐协助颁奖
17：20 曾云、胡谢、胡丹、戴艳
菊
颁奖步骤二：男双混双亚军颁
奖（共 4 个）和领导合影
17：25 曾云、胡谢、胡丹、戴艳
菊
颁奖步骤三：男双混双冠军颁
奖（共 4 个）和领导合影
17：30
主持人
颁奖领导与 12 位选手集体合
影。
17：30 胡非凡 胡非凡、辜斌 礼炮放起。 舞台每边两人负责放礼炮
17：35 主持人 音乐起，主持人宣布闭幕式结
束。在场的领导，获奖选手，
工作人员集体大合影。
17：35 胡非凡 胡非凡、辜斌 礼炮放起。 舞台每边两人负责放礼炮
17：35 主持人 主持人宣布闭幕式到此结束，
背景音乐
播放《友谊天长地久》
17：35 辜斌 分送领导，工作人员清理赛场。
17：40 主持人 闭幕式结束
17：30-18：00 车辆接送到指定
地点用餐
辜斌 领导和全体代表队和裁判组
成员及工作人员
18 号早、晚 专车送参赛人员去赛场参赛和酒店休息，固定车辆全包 900 元/37 座/天，不固定车辆只接送往返各 1 次，300 元/37 座/天
