某著名企业
费用开支控制及管理制度 生效日期﹕2013 年 1 月 17 日
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1. 采购计划管理制度
2. 采购及领用流程
3. 费用报销细则
4. 差旅费报销细则
5. 业务招待费报销细则
6. 车辆使用、维修及交通费报销细则
7. 经营及管理费用细则
8. 借支规定
9. 租赁政策和程序
10. 付款流程
11. 记账方法
附件﹕
1. 采购申请表
2. 物资询比价审批单
3. 收货单
4. 领用表
5. 费用报销单
6. 公司员工暂借款管理办法
7. 差旅费管理制度
8. 员工车辆补贴管理办法
9. 现金借款借据
10. 付款通知书
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1. 采购计划管理制度
主要采购方式有二种：一般采购和询比价采购。
一) 一般采购
凡非存货之采购，使用期少于一年，均属一般采购（即低值），各单位须填写《采
购申请表》（附件 1），呈部门经理签署后按公司审批权限表执行相关审批程序。
应急采购，因突发急需，必须及时采购的物资，经部门经理批准后按公司审批权限
表执行相关审批程序，可先采购后补办申请手续。
如采购的物品使用期多于一年，单价金额超过人民币二千元均属固定资产采购，详
情请参阅《固定资产循环管理政策》。
二) 询比价采购
非工程项目之采购，凡长期使用的低值（如：印刷品、胶袋、打印纸、照明灯具
等）、单件物品金额为一千元或以上的、一次性采购累计金额超过二万元的采购，
必须采用询比价等方式进行采购。由申请人填写《采购申请表》，提出物资名称和
规格型号、数量、渠道、价格等情况并填写《物资询比价审批单》（附件 2），经部
门经理批准同意后按公司《审批权限表》执行相关审批程序，以选择供货商及审批
后采购。
必须填写清楚选择方式依据，后附资料如专利证明（如有）、专业备件说明（如
有）、保持设备可靠性说明和两家或以上供货商提供的销售合同价格或报价单（合
同价格条款和印章页复印件）。有关负责人须保留所有询价文件，以作日后参考之
用。
2. 采购及领用流程
如遇重大活动，一次性采购总金额超过人民币一万元或以上的，如果合作供应商有
价格优势的，则直接向合作供应商采购。
如供货商把货品及发票送到公司，由申购部们签收货物。有需要把货品放在仓库時，
仓管员就所收之物品在电脑系统编制《低值收货单》（附件 3），该单连同发票呈商
管部主管核对后签署。
申请人领取货品时须填写《低值领用单》（附件 4），呈部门主管及门店总经理签署
审批。申请人递交已审批的《低值领用单》予仓管员，才可领取有关用品，仓管员
签署《低值领用单》，以确认货品出库。
3. 费用报销细则
为了规范公司各项费用报销范围、报销标准、报销流程，真正做到合理、高效的使用费
用，发挥资金的最大效益，为公司发展打好管理基础，特制订费用报销有关管理规定。
各项费用均要以实际发生的经济业务所取得的合法原始凭证为依据，非公司业务而
发生的费用不予报销。
财务部会计人员依据财务会计管理要求，对相关单据进行细仔审核。如果单据不符
合要求或单据金额与报销金额不相符时，有权提出质疑并退回重新制作申报。各报
销或付款应经过指定审批流程审核后才能报销或付款。
为确保费用报销及付款之公正，负责审批报销付款流程之员工不可审批其个人费用
的报销（按《审批权限表》执行）。
报销申请人须填写《费用报销单》（附件 5），该单连同发票呈部门经理审核后按
《审批权限表》呈报审批，会计主管复核后，由出纳员安排付款。
门店举办员工活动发生的费用超过人民币一万元，需上报板块总经理批准。
由于各报销或付款应经过指定审批流程审核后才能报销或付款，报销日期是重要的
一环，费用报销原则上在发生当月内完成，票据的有效期最长不超过三个月。
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审批付款程序完毕后，出纳员须在供货商销售发票及《费用报销单》上加盖“已付
讫”印章，申请人收款后在《费用报销单》签署确认收款。
所有有关费用报销之文件，须妥善存放，以便作日后审阅查证之用。
4. 差旅费报销细则
为了保障出差员工作与生活的需要，规范差旅费管理，结合公司实际情况，按照勤俭、
必需、严谨、原则，制定本办法。
出差员工如需暂借现金作为差旅费，规章制度按《公司员工暂借款管理办法》（附
件 6）执行。
本制度所称差旅某省市内外交通费、出差发生的交通费、订票费、出差期间的
住宿费、出差补助等因公发生的费用。
因个人原因（如上、下班等）发生的交通费用不得报销。
各部门要建立健全出差审批管理制度，严格控制出差人数和天数。
员工出差后，须填写《费用报销单》以作报销。
境外（含港澳台）的差旅费凭（有效）票据按报销当天的汇率则算成人民币予以
报销。
于审批付款程序完毕后，出纳员须在供货商销售发票及《费用报销单》上加盖“已
付讫”印章，申请人收款后签署《费用报销单》确认收款。
所有有关费用报销之文件，须妥善存放，以便作日后审阅查证之用。
有关差旅费报销的具体细则，请看《差旅费管理制度》（附件 7）。
5. 业务招待费报销细则
业务招待费（餐费）因工作需要进行工作接待，经公司批准授权的经理级以上员工
（包括经理）有权开支业务招待费。员工招待客人应尽量在公司旗下酒店、餐厅消
费。
如需报销，申请人在报销应酬费时必须把发票（本人在发票背后签名背熟）一同粘
贴在《费用报销单》下，由申请人所属部门经理签署审核后按《审批权限表》呈报
审批，方可报销。
报销人应在取得业务招待费发票的原则上在发生当月内完成，票据的有效期最长不
超过一个月。
审批付款程序完毕后，出纳员须在业务招待费发票及《费用报销单》上加盖“已付
讫”印章，申请人收款后签署《费用报销单》确认收款。
所有有关费用报销之文件，须妥善存放，以便作日后审阅查证之用。
6. 车辆使用、维修及交通费报销细则
公司为了加强车辆管理，提高车辆的使用效率，减少车辆各项费用支出，提高司机的素
质，在参考《员工车辆补贴管理办法》（附件 8）的基础下，特制定如下规定：
公务用车主要办理公务使用，车辆管理及安排一律由行政办负责。
因公用车必须提前向行政办申请，由行政办统一调配。
外出办事应选某省市费用的出行方案，选择合理的交通工具。
公司所属车辆修理及各项费用支出，由公司行政办统一管理。行政办主管负责车
辆管理工作，车辆费用支出由部门主管审批后按公司《审批权限表》呈报审批，
方可报销。
一次性维修费用超过二千元，必须填写《物资询比价审批单》（附件 2），按《审
批权限表》呈报审批。
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7. 经营及管理费用
经营及管理费用包括水电费、保险费、广告展览费、开办费等。
财务部应按有关合同或发票缴付款项。
所有有关合同或发票，须按档案管理制度妥善存放，以便作日后审阅查证之用。
8. 借支规定
本借支规定按《公司员工暂借款管理办法》执行。
出差员工境外差旅费借支必须事先预算金额，填写《现金借款借据》（附件9）按公
司《审批权限表》呈报审批；出差员工必须于返回后三个月内到财务部结账，否则，
公司在留取最低生活保障费用后，有权从其剩余工资中扣回借款金额。
送货司机及收银员的备用金借款实行定额管理，送货司机不超过人民币500元备用
金；收银员不超过人民币1000元零金。
个人借款（送货司机及收银员除外）一般不超过其1个月工资额，超过时须有
公司担保人，最长不超过2个月还款。
若借款人变更工作岗位应在一个月内将所借备用金还清，备用金的使用在财务备案。
如由于工作原因，不能借款的职工，可暂由部门负责人指定专人代为借款。
备用金申请人填写《现金借款借据》后按公司《审批权限表》呈报审批。
备用金申请人到财务部领款，申请人领款后签署《现金借款借据》确认收款。
9. 租赁政策和程序
租赁项目目的是为了让公某省市场竞争的需要，充分发挥现有资源的优势，以获
取更大之经济利益。
凡租赁项目，必先双方签订《租赁合同》，列明租赁财产、租赁期限、租赁金额和
缴纳期限、维修保养、双方之权利与责任等。
双方负责人必须于《租赁合同》签名以确认双方对合同之认可。
租赁金会以分期之形式支付，于《付款通知书》（附件 10）作审批，再以支票／
银行转账等形式支付。
《租赁合同》、《付款通知书》、汇票等有关文件必须妥善保存。
10. 付款流程
付款申请人根据有关发票及单据编制《付款通知书》，注明收款人名称、金额及付
款方式，《付款通知书》连同发票呈部门经理核对后按《权限审批表》呈报审批、
会计主管复核后，由出纳员安排付款。
会计复核出纳员准备的支票／电汇是否与《付款通知书》及有关票据内的数据一致，
复核后在支票／电汇上加盖财务章。财务经理对支票／电汇再次复核，确认无误后，
盖上法人章。出纳员把已盖章的支票／电汇交给银行进行付款。
完成付款后，出纳员须在发票及《付款通知书》上加盖“已付讫”印章，以防止重复
付款（尤以预付款核查为重点）。
所有有关付款之文件，须妥善存放，以便作日后审阅查证之用。
11. 记账方法
会计文员应适时在发生当月记账
《记账凭证》由会计主管复核
