某著名企业
管理体系文件
编 号：XXXXXXX
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生效日期：XXXXXX
员工入职管理制度
密 级：普通
发放编号：XXXXX
编 制：XXXXXX
审 核：XXXX
批 准：XXXX
版本修订记录
序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注
员工入职管理制度
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1.目的
为规范员工入职管理流程，明确相关部门的工作职责，帮助新员工消除对新环境的
陌生感，提高新员工工作归属感，有效规避用工风险，特制定本制度。
1. 适用范围
适用于某著名企业（以下简称公司）所有员工的入职工作。
2. 工作职责
. 人力资源中心职责
. 人力资源中心
. 负责对已决定录用的员工发送入职通知。
. 提前准备新员工入职所需劳动合同、补充协议、公司制度资料等入职资料。
. 新员工报到当日，为新员工录入考勤指纹、办理相关入职手续、签订劳动
合同。
. 新员工入职后，为新员工制作工牌、职位牌，协助新员工开通公司邮箱、
加入。
. 负责组织新员工入职培训、新员工试用期工作评估及跟踪。
. 人力资源中心行政组
. 为新员工提前准备电脑、办公桌椅、电话等办公工具。
. 为新员工派发笔记本、签字笔、文件夹等办公用品。
. 为新员工派发工作服并告知工服着装要求及行为规范。
. 为需要住宿的新员工，安排住宿，并告知住宿的注意事项及规范。
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. 用人部门职责
. 提前安排新员工办公室位置、准备部门培训资料、指定新员工入职指引人。
. 按部门岗位说明书内容，安排新员工工作，明确岗位职责及考核标准。
. 带领新员工熟悉公司、部门环境，认识公司领导和同事。
. 协助新员工申领电脑、电话、笔记本、签字笔等相关所需办公用品。
3. 工作流程
. 入职通知
. 由人力资源中心负责通知确定录用的员工报到入职，包括报到时间及须携带资
料。
. 员工报到须携带资料：
. 有效期内的体检报告/健康证（须包括肝功能、心肺功能等检查项目）；
. 小一寸彩色照片 2 张；
. 身份证原件及复印件 1 份；
. 学历/学位证书原件、职称/资格证书原件及复印件各 1 份；
. 与原单位解除劳动关系的证明文件原件 1 份；
. 公司指定银行开立的个人储蓄卡复印件 1 份；
. 个人办公所需物品（如：水杯、抱枕等）。
. 如需住宿，需带上个人生活用品（如衣物、床上用品、洗漱用具等）。
. 新员工入职前至少一天，由人力资源中心负责通知与员工入职工作相关的部门，
按各自分工提前做好新员工的入职准备。
. 新员工报到
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. 新员工须按照入职通知中约定的时间，带齐相关资料，按时到公司报到，如未
事先说明，而未按时报到的新员工，公司将对其取消录用。
. 新员工到达公司，由公司前台或就近接待的同事指引其到接待室稍候，并代表
公司对其表示欢迎。由接待人员转由人力资源中心相关负责人，进行二次接待并
对新员工讲解新员工入职流程，检验新员工入职资料的规范性和真伪后办理入职。
. 办理入职手续
. 收取、审核并复印新员工提供的资料，原件审核复印后交还新员工，复印件存
档。如果材料不齐全，与员工约定资料补齐时间，一般不超过一周，到期仍无法
补齐者，公司将对其停止试用。如发现所提交的资料、证件为伪造、不真实，公
司将取消其入职资格。
. 安排新员工学习公司考勤管理、行为规范等相关管理制度，并签字确认。
. 向新员工讲解《劳动合同》及《劳动合同补充协议》内容（若新员工为实习生
或兼职人员/退休返聘人员，则相应改为《实习协议》或《劳务协议》），安排新
员工签订《劳动合同》及《劳动合同补充协议》。
. 为新员工录入指纹，办理考勤登记，并安排拍工牌照。
. 为员工发放工作服，并为需要住宿的员工办理住宿。
. 引领新员工到用人部门报到，并为新员工引见部门负责人和入职指引人，安排
新员工与部门负责人或入职指引人进行入职面谈。
. 整理新员工入职资料、劳动合同，检查无误后，入册存档。
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. 新员工报到手续办结后，由人力资源中心负责以“邮件”方式发布新员工入职公
告，内容包括：新员工姓名、籍贯、入职部门、主要工作职责等信息，并将新员
工个人信息、联系方式录入公司通讯录。
4. 入职签批流程
. 主管级（不含）以下层级员工由部门负责人、人力资源中心负责人、所属公司/项
目负责人签批。
. 主管级员工由部门负责人、人力资源中心及所属公司/项目负责人审核，分管领导
签批。
. 经理级（含）以上员工由分管领导、人力资源中心负责审核、公司总裁签批。
