（流程管理）采购系统流程
及组织整合
机密文件，注意保管
上海永冠商业设备有限公司
采购系统流程及组织整合方案
上海斯隆企业管理咨询有限公司
内容提纲
第一部分 采购系统业务流程整合
1 采购系统业务流程整合的总体思路
2 采购系统业务流程整合图解
采购系统总流程
采购系统总流程图
采购系统总流程图说明
原材料物资采购流程
原材料物资采购流程图
原材料物资采购流程图说明
塑粉药水采购流程
塑粉药水采购流程图
塑粉药水采购流程图说明
商标条手提篮采购流程
商标条手提篮采购流程图
商标条手提篮采购流程图说明
外购毛胚件采购流程
外购毛胚件采购流程图
外购毛胚件采购流程图说明
五金件采购流程
五金件采购流程图
五金件采购流程图说明
办公用品采购流程
办公用品采购流程图
办公用品采购流程图说明
设备采购流程
设备采购流程图
设备采购流程图说明
请付款流程
请付款流程图
请付款流程图说明
供应商评审流程
供应商考核流程
供应商建档流程
供应商档案维护流程
第二部分 采购系统组织结构整合
3 采购系统组织结构整合的总体思路
4 采购系统组织结构整合图解
采购系统组织结构图
采购系统组织结构图说明
5 采购系统各部门功能定位与定岗定编
6 采购系统岗位描述
第一部分 采购系统业务流程整合
1 采购系统业务流程整合的总体思路
从整个公司全局最优的角度来设计和优化，考虑到仓库与采购部
门的密切联系，将仓库纳入采购系统的范围。采购系统的业务流
程从采购需求的提出一直到采购物资的入库。消除部门间的本位
主义，达到流程整合的“公司利益最大化”效果。
变“灰色流程”、“惯例流程”为“规范流程”，增强业务流程
的规范性，减少随意性，实现各项采购业务的规范化运作。
加强流程的可操作性，变“模糊流程”为“明确流程”。 明确
相关部门、岗位在业务流程中关键节点上的职责，引入必要的监
控环节，保证流程的贯彻执行。
以现有业务流程为基础，对采购系统业务流程进行系统化改造，
通过整合及加强关键节点上的控制，达到流程优化。
针对采购系统业务流程中现存的问题，考虑到永冠公司采购工作
的实际情况，在采购流程中增加采购调度这一环节，负责全面掌
握各项物资的库存情况，负责各项物资的申购工作。
业务流程的整合借鉴外资同类型企业的先进设计思想和设计方
法，结合永冠公司的实际情况，适当超前设计，以适应永冠公司
快速发展的需要。
2 采购系统业务流程整合图解
图例说明：
采购系统总流程
采购系统总流程图
采购系统总流程图说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 1生产计划制定流程。生产计划部根据订单制
定各项生产、配货计划。针对各项物资需求，
采购部进行采购。
2. 2-1设备采购付款流程。
3. 2-2原材料采购流程。根据生产计划由采购部
测算原材料需求，进行相应的申购、采购、质
检、入库。
4. 2-3塑粉药水采购流程。根据生产计划由采购
部测算塑粉药水需求，进行相应的申购、采购、
质检、入库。
5. 2-4商标条、手提篮采购流程。根据生产计划
部测算的商标条、手提篮需求，进行相应的申
购、采购、质检、入库。
6. 2-5外购毛胚件采购流程。根据生产计划部制
定的外购毛胚件需求，进行相应的申购、采购、
质检、入库。
7. 2-6五金件采购流程。根据生产计划部测算的
五金件需求，进行相应的申购、采购、质检、
入库。
8. 2-7办公用品采购流程。根据总经办提出的办
公用品需求，进行相应的采购、质检、入库。
9. 3供应商管理流程。对于各项物资的采购，都
会涉及到对供应商的评审、选择等，其中有些
物资的采购还会选择几家较为固定的供应商进
行长期合作。必须加强对供应商的管理，包括：
创建、维护、评审等。
品质管理流程。采购的各项材料物资，入库
之前都必须进行质量检验。
请付款流程。对于长期合作供应商，根据物
资采购入库和对方发票开具情况通知财务进行
付款。
财务银行付款流程。对金额较大的采购支出，
一般采取银行付款的方式。
财务零用金报支流程。对金额较少的采购支
出，可采取先现金采购，后报销的方式。
原材料采购流程
原材料采购流程图
原材料采购流程图说明
（1）原材料采购流程说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 生产计划部根据订单制定生产计划。 订单，生产计划
2. 采购部根据生产计划，测算原材料需求量，填
制原材料物资需求清单，内容包括品种、规格、
数量、到货日期等。
根据生产计划，原材
料数量与产品数量
之间的勾稽关系，产
生原材料物资需求
清单
3. 采购副总审核测算数据的准确性。
过渡阶段可由生产
副总审核
4. 原材料仓库保管员定时向采购调度报原材料的
库存情况。
电脑中的原材料库
存数量
5. 采购调度根据生产计划测算产品生产对原材料
的需求数量，结合原材料物资库存情况和需求
清单，填制原材料物资申购单。
产生原材料物资申
购单
6. 主要原材料的采购，可以通过对供应商的评审，
由采购副总同总经理协商，由总经理确定几家
定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确
定）并建立长期密切的合作关系。日常采购时
则根据质量、价格等因素在已定的供应商范围
内选择。
参考合格供应商名
单、长期合同
7. 对于选定的供应商不能提供的某些品种、规格
的原材料，向非定点供应商询价、比价、议价。
8. 填制原材料物资采购单，内容包括：品种、数
量、金额、交货期等。
产生原材料物资采
购单
9. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审
批。
10.采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进
展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排
车辆运输。
11.质检部对采购的原材料物资质量进行检验。 根据相关检验标准
12.质检员或仓库保管员验收发现不合格的原材料
物资，立即通知采购员，并由采购员对其进行
处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：
折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应
商，并重新采购。
13.原材料仓库保管员对采购物资的品种、规格、
数量进行核对。
根据采购调度提供
的原材料物资申购
清单
14.验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资
入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。
电脑实时反映库存
信息
15.采购调度实时掌握原材料仓库的收、发、存动
态。
（2）原材料采购流程调整前后的比较分析
流程调整之一：调整原辅材料需求确定的流程。原流程为：
原辅材料仓库根据制造部门开料组要求的需求量，结合库
存情况填制原材料申购单报生产副总审批，继而由采购部
门组织采购。调整后的流程：由生产计划部根据订单制定
出相应的生产计划，由采购部采购调度根据生产计划测算
出原辅材料需求量报采购副总审批（过渡阶段可由生产副
总审批），由采购调度结合库存情况编制申购单。通过调
整，可以更为科学地确定原辅材料的需求量，不仅有利于
成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定
更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进
程。
流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度
作为生产部门、采购部门和原材料仓库的接口，科学地界
定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，降低成本，
还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调
度岗位，要求其不仅能够根据生产计划测算出各类原材料
的需求量，而且还要全面掌握原材料物资的库存信息，根
据原材料需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。
塑粉药水采购流程
塑粉药水采购流程图
塑粉药水采购流程图说明
（1）塑粉药水采购流程说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 生产计划部根据订单制定制造二部生产计划。 订单，生产计划
2. 采购部根据生产计划测算喷涂工序对塑粉药水
的需求数量，填制塑粉药水需求清单，内容包
括品种、规格、数量、到货日期等。
根据生产计划，所需
塑粉药水数量与产
品数量之间的勾稽
关系，产生塑粉药水
需求清单
3. 采购副总审核测算数据的准确性。
过渡阶段可由生产
副总审批
4. 外协外购仓库保管员定时向采购调度报塑粉药
水的库存情况。
根据塑粉药水收、发、
存日记帐
5. 采购调度结合塑粉药水库存情况和需求清单，
填制塑粉药水申购单。
产生塑粉药水申购
单
6. 通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协
商，由总经理确定塑粉药水定点供应商（总经
理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密
切的合作关系。
参考与供应商的长
期合同
7. 填制塑粉药水采购单，内容包括：品种、数量、
金额、交货期等。
产生塑粉药水采购
单
8. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审
批。
9. 采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进
展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排
车辆运输。
10.质检部对采购的塑粉药水质量进行检验。 根据相关检验标准
11.质检员或仓库保管员验收发现不合格的塑粉药
水，立即通知采购员，并由采购员对其进行处
理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折
价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，
并重新采购。
12.外协外购仓库保管员对采购物资的品种、规格、
数量进行核对。
根据采购调度提供
的塑粉药水申购清
单
13.验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资
入库并办理登记手续。
登记收、发、存日记
帐
14.采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存
动态。
（2）塑粉药水采购流程调整前后比较分析
流程调整之一：调整塑粉药水需求确定的流程。原流程为：
外协外购仓库保管员在库存降到一定程度时向制造二部
经理汇报，制造二部经理大致估算塑粉药水的需求量，协
助外协外购仓库保管员填制塑粉药水申购单。调整后的流
程：由生产计划部根据订单数量制定制造二部的生产计划，
由采购部采购调度测算相应的塑粉药水需求量，并经采购
副总审批后（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度
结合库存数量填制塑粉药水申购单。通过调整，可以更为
科学地确定塑粉药水的需求量，不仅有利于成本控制，而
且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同
时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。
流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度
作为生产部门、采购部门和外协外购仓库的接口，科学地
界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，还进一步
疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，
要求其不仅能够根据生产计划测算出各类塑粉、药水的需
求量，而且还要全面掌握塑粉、药水的库存信息，根据需
求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。
流程调整之三：调整采购实施环节。原流程为：公司与定
点供应商签订长期合同，日常采购时由外协外购仓库保管
员将申购单直接发给供应商，实施采购。调整后的流程为：
采购调度填制申购单后，由采购员填制采购单并经相应授
权的采购主管审批后向供应商采购。通过调整，虽然表面
上看环节是增多了，但考虑到实际操作中这部分的工作量
并不是很大，处理时间较短，并不会影响到流程的执行；
相反，有助于加强采购系统对塑粉药水采购的控制，降低
浪费，控制成本。
流程调整之四：增加了质检环节。至于实际操作中，质检
工作如何进行可根据实际情况进行调整确定。
商标条手提篮采购流程
商标条手提篮采购流程图
商标条手提篮采购流程图说明
（1）商标条手提篮采购流程说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 生产计划部根据订单测算所需商标条、手提篮
等的需要，填制外协外购配货单。
根据订单，产生外协
外购配货单
2. 采购调度相应地填制外协外购申购单。
产生外协外购申购
单
3. 生产副总对申购数量、品种等进行审核。
4. 通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协
商，由总经理确定商标条、手提篮等的定点供
应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并
建立长期密切的合作关系，可以及时地供货。
参考与供应商的长
期合同
5. 采购调度直接与供应商落实采购，跟踪采购物
资的进展，督促物资及时入库。
6. 定点供应商备货，接到采购通知后立即送货。
7. 质检部对采购的商标条、手提篮等的质量进行
检验。
根据相关检验标准
8. 外协外购仓库保管员对采购物资的品种、规格、
数量进行核对。
根据采购调度提供
的商标条、手提篮申
购清单
9. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的，立即
通知采购调度，并由采购调度对其进行处理。
一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、
退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并
重新采购。
10.验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资
入库并办理登记手续。
登记收、发、存日记
帐
11.采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存
动态。
（2）商标条手提篮采购流程调整前后比较分析
调整之一：申购人员发生调整。原流程为：生产计划部根
据订单制定外协外购配货单，由仓库保管员据此填制外协
外购申购单。调整后流程为：生产计划部根据订单制定外
协外购配货单，由采购调度据此填制外协外购申购单。通
过调整，由采购调度统一填制申购单，负责申购工作，增
强了采购调度对采购物资的总体掌握。同时，更清晰地界
定了采购调度、仓库保管员、生产计划部门的职责。
调整之二：增加了生产副总审核这一环节，使得申购的数
量更为科学、准确，同时也加强了对申购的控制。
调整之三：采购执行人员的调整。原流程为：外协外购仓
库保管员填制申购单后交材料会计执行采购。调整后的流
程为：由采购调度根据生产副总审核后的申购单执行采购。
通过调整，减少了不必要涉及的人员和环节，流程更为顺
畅，加快了需求信息转化为采购信息的进程，提高了流程
的效率。
外购毛胚件采购流程
外购毛胚件采购流程图
外购毛胚件采购流程图说明
（1）外购毛胚件采购流程说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 生产计划部根据订单，测算外购毛胚件需求，
填制外购毛胚件申购单。
根据订单，产生外购
毛胚件申购单
2. 生产副总对申购数量、品种等进行审核。
3. 通过对供应商的评审，由采购副总、生产副总、
总经理协商，由总经理确定外购毛胚件的定点
供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）
并建立长期密切的合作关系。日常由生产计划
部与供应商联系采购。
参考与供应商的长
期合同
4. 实际向供应商采购的外购毛胚件清单向采购调
度备案
5. 生产计划部直接与供应商落实采购，跟踪采购
物资的进展，督促物资及时入库。这主要是考
虑生产部门对于外购毛胚件的质量情况比较熟
悉，而且外购毛胚件配套供应商在崇明，由生
产计划部直接进行采购有利于提高效率。
6. 定点供应商备货，接到采购通知立即安排生产
及送货。
7. 质检部对采购的外购毛胚件的质量进行检验。 根据相关检验标准
8. 制造车间中转仓库保管员对采购物资的品种、
规格、数量进行核对。
根据生产计划部提
供的外购毛胚件采
购清单
9. 质检员或仓库保管员验收发现不合格的，立即
通知生产计划部，并由生产计划部对其进行处
理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折
价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，
并重新采购。
10.验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资
入库并办理登记手续，入库物资信息输入电脑。
11.采购调度实时掌握外购毛胚件的入库情况。
（2）外购毛胚件采购流程调整前后比较分析
调整之一：增加生产副总对外购毛胚件申购单的审核环节。
通过调整，强化了对外购毛胚件申购的审核，使得申购单
外购毛胚件数量更为合理，一方面有助于防止过多的外购，
造成生产能力的浪费；另一方面有助于防止自身的生产任
务过重，造成不能按时完成订单的生产，影响交付。
调整之二：增加采购调度环节。通过调整，生产计划部向
定点供应商下发的实际外购毛胚件采购清单需报采购调
度备案；并且，采购调度还实时掌握其入库情况，使得采
购调度能通盘掌握公司各项材料物资采购的情况。也有利
于后续的付款工作。
五金件采购流程
五金件采购流程图
五金件采购流程图说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 生产计划部根据订单制定生产计划，并相应地
测算五金件配套产品的需求数量。
根据订单测算
2. 生产计划部填制五金件配货单，内容包括品种、
规格、数量、到货日期等。
产生五金件需求清
单
3. 生产计划部负责人审核测算数据的准确性。
4. 五金仓库保管员定时向采购调度报五金件的库
存情况。
电脑中的五金库存
数量
5. 采购调度结合五金件库存情况和需求清单，填
制五金件申购单。
产生五金件申购单
6. 采购员向供应商询价、比价、议价，确定供应
商及价格。
7. 填制五金件采购单，内容包括：品种、数量、
金额、交货期等。
产生五金件采购单
8. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审
批。
9. 采购员至财务处借款或开具支票以进行采购付
款。
10.采购员付款，与供应商落实采购，跟踪采购物
资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协
调安排车辆运输。
11.质检部对采购的五金件质量进行检验。 根据相关检验标准
12.质检员或仓库保管员验收发现不合格的五金件，
立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。
一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、
退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并
重新采购。
13.五金仓库保管员对采购物资的品种、规格、数
量进行核对。
根据采购调度提供
的五金件申购清单
14.验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资
入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。
电脑实时反映库存
信息
15.采购调度实时掌握五金仓库的收、发、存动态。
16.采购员凭发票、入库证明、经审批的采购单至
财务处进行报销。
办公用品采购流程
办公用品采购流程图
办公用品采购流程图说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 总经办办公用品保管员提出采购需求。
2. 填制办公用品申购单。
产生办公用品申购
单
3. 由总经办主任或相应授权人员进行审核批准。
4. 采购员向供应商询价、比价、议价，确定供应
商及价格。
5. 填制办公用品采购单，内容包括：品种、数量、
金额、交货期等。
产生办公用品采购
单
6. 根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审
批。
7. 采购员至财务借款或开具支票以进行采购付款。
8. 采购员付款，与供应商落实采购，跟踪采购物
资的进展，督促物资及时入库。
9. 质检部对采购的办公用品质量进行检验。 根据相关检验标准
10.质检员或办公用品保管员验收发现不合格的办
公用品，立即通知采购员，并由采购员对其进
行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：
折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应
商，并重新采购。
11.办公用品保管员对采购物资的品种、规格、数
量进行核对。
12.验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资
入库并办理登记手续。
13.采购员凭发票、入库证明、经审批的采购单至
财务进行报销。
设备采购流程
设备采购流程图
设备采购流程图说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 设备需求单位提出采购申请。 生产设备申购单
2. 相关具有决策权限人员对采购申请进行讨论，
协商解决方案，对采购申请进行审核确认。
3. 由设备采购涉及的相关人员，如：设备部、技
术部、设备使用部门与采购部门一同进行供应
商评审。这里主要是考虑到设备采购的技术含
量较高，采购部门难以独立完成，因此，需其
它部门配合进行。
生产供应商评审表
4. 与供应商进行谈判，确定合同的各项条款，包
括：技术指标、性能、价格、交货期、服务、
付款方式及条件等，最终签订合同。
生产合同
5. 财务部按合同约定及执行情况进行付款。
6. 执行合同，进行设备的安装、调试、验收工作。
生产各种设备及技
术文档
采购请付款流程
采购请付款流程图
采购请付款流程图说明
（1）采购请付款流程说明
流程步骤说明 参考资料和表单
1. 采购调度掌握各定点供应商的物资采购入库信
息，每月或定期统计定点供应商入料明细。
根据各项物资入库
信息，产生入料明细
2. 采购员根据入料明细，填写定点供应商的对帐
单。
产生对帐单
3. 相应授权的采购主管人员对此对帐单进行审核。
4. 审核确认的对帐单发供应商进行核对。
5. 对于供应商审核确认的对帐单，相应授权的采
购主管人员根据合同约定的付款日期和其它情
况，进行审核是否或何时付款。
6. 在某些情况下，如采购物资使用过程中发现问
题，相应授权的采购主管应与供应商协商，寻
求解决方案。
7. 如款项已到期，且符合付款条件，相应授权的
采购主管应在付款凭证上签字，通知财务可以
付款。
付款凭证
8. 供应商开出发票，交财务。 发票
9. 采购调度或仓库保管员提供物资入库信息，供
财务核对。有些物资入库信息可在内部网络上
提供。
物资入库信息
10.财务部在发票、付款通知和物资入库信息的基
础上，对付款进行财务上的审核。审核通过，
进行付款。
（2）采购请付款流程调整前后比较分析
流程调整之一：采购请付款流程的适用范围。由于公司对
一些重要的原辅材料物资、外购毛胚件、外协产品等都与
定点供应商建立了长期合作关系，一般情况下，日常采购
时并不立即付款，而是定期结算货款。针对这一情况，此
处的采购请付款流程明确了对于这些定点供应商如何提
请财务进行付款。
流程调整之二：对采购请付款流程进行了适当规范。原流
程中，主要由采购副总负责审核供应商的付款请求，通知
财务进行付款。调整后的流程中，对付款审核的条件进行
了相应的明确，较之以前更为规范。
流程调整之三：增加了请付款流程的主动性。原流程中，
先由供应商提出付款请求，我方再进行相应的核对，缺乏
对采购物资统计工作及付款的整体掌握。调整后的流程，
采购调度定期统计采购物资入库明细，此外，采购部门还
定期与定点供应商进行核对，有利于掌握采购数量和金额
的整体情况，加强成本控制。
供应商评审流程(流程编号：永冠采 010；流程名称：设备采购流程)
执行单位 流程图 作业说明及表单
采购
采购/品管/技
术
采购/品管/技
术
采购/品管/技
术
采购/品管/技
术
采购
采购
新供应商信息
搜集及部分供
应商初次拜访。
由采购、品保、
技术共同执行
填写《新供应商
评审表》
由权责主管进
行审批
进行初步报价
及打样作业。
供应商样品必
须经过品保及
技术确定签字
填写《材料确认
书》通过签定，
方可建立档案
系统，未通过则
确定是否需要
重新打样确认。
是否符合公司
需求
是否批准
询议价打样
N
供应商考核流程(流程编号：永冠采 011；流程名称：设备采购流程)
执行单位 流程图 作业说明及表单
采购
采购/品保
采购/品管/财
务
采购
采购针对当月入
库货物交货期进
行考核，品保针
对当月入料品质
进行考核，填写
《月供应商考核
表》
品保专人将考核
结果发布至相应
供货商，同时转
财务做兑帐条件
之依据。
经考核后由品保
部门主导进行供
应商辅导，连续
3个月仍无有效
改善，则取消此
供应商资格。
斟选新供应商或
将订单转发至其
他合格供应商。
进行考核厂商
是否合格
Y
针对品质、交期进行辅导
供应商档案创建流程(流程编号：永冠采 012；流程名称：设备采购流程)
执行单位 流程图 作业说明及表单
采购部
采购/品保/
技术
采购
采购主管
采购
新产品新材料的
需求，更换供应商
的需求，其他需求。
采购、技术、品保
共同执行填写《供
应商评核表》经上
述三个部门主管
签核后进行初步
报价及打样作业。
样品必须经过品
保及技术确定签
字填写《材料确认
书》。
采购经办人员填
写《供应商档案申
请表》
新的供应商档案
创建必须呈采购
副总签核。
建入系统归档。
Y
供应商评
估流程
供应商档案维护流程(流程编号：永冠采 013；流程名称：设备采购流程)
执行单位 流程图 作业说明及表单
采购
采购
采购主管
采购/财务
财务
供应商信息更改，
例如帐号、税号、
名称变更。
采购经办人员填写
《供应商信息修改
申请表》
是否含财务数据、
通知财务。
采购做系统维护并
通知财务。
采购主管审核
第二部分 采购系统组织结构整合
3 采购系统组织结构整合的总体思路
组织架构的整合主要基于业务流程的整合设计，应明确各业务功
能的负责部门和辅助实施部门。
组织架构的整合应该确保各职位责权利一致，能够在出现差错时
责任追究到部门、职位。
组织架构的整合应该确保采购系统内部各职位之间的权责利范
围、工作范围的平衡。
组织架构的整合应充分体现体系的开放性和可调整性、适应企业
长期发展并考虑当前的可操作性，为未来的调整预留空间。
进一步完善采购系统内部的及时登记、定时分析的职能，加强成
本控制。
加强采购系统统一调度功能。
完善采购部的功能，加强采购部的组织力量，使高层人员能从日
常的采购工作中解放出来，对采购部的重大事项（如：供应商管
理等方面）投入更多的精力。
进一步加强采购系统内部对材料仓库的控制管理，将材料仓库纳
入采购系统的管辖范围。
4 采购系统组织结构整合图解
采购系统组织结构图
采购系统组织结构图说明
将原材料仓库、五金仓库、外协外购仓库统一纳入采购系
统。将各仓库的物资管理，库存水平的控制等纳入采购系统
的考核范围。通过调整，有利于完善采购系统的职能，加强
对采购物资的控制和管理。实际操作中，考虑到地域上的问
题，可将各材料仓库的日常管理委托行政副总代管。
增加采购调度岗位，由采购调度作为生产部门、采购部门
和材料仓库的接口，全面掌握原材料物资的需求信息和库存
信息，根据原材料需求信息及各项物资的安全储备量，编制
申购单，进行申购工作。通过调整，能加强对采购需求的监
控，完善采购部门的职能，有利于消除浪费、降低成本，疏
通采购信息的流通渠道。
增加采购主管岗位。由采购主管协助采购部经理进行采购
部门日常管理工作，加强对供应商的管理，加强对采购物资
和仓库的管理。通过增设采购主管岗位，有利于增强采购部
的组织力量，把采购部经理及采购副总从日常的采购工作中
解放出来，协助其进行一些重要的工作。
5 采购系统各部门功能定位与定岗定编
采购系统设有部级部门 1个，为采购部，处室（或班组）5个，岗位
5个，人员编制 11人，详见下表：
部门
名称
功能定位
内部机构名
称
定岗 主要职能
定
编
部门经理 全面负责采购部工作 1
采购主管
协助部门经理工作，供应商
管理，物资采购管理，仓库
管理
1
采购调度
负责生产、采购、仓库的联
系和协调，编制材料申购单
1
办公室
采购员 执行具体采购任务 3
上海仓库 仓库管理员 物资的暂时存放、保管 1
原材料仓库 仓库管理员 原材料的入库保管领用 1
外协外购仓库 仓库管理员 外购产品的入库保管领用 1
五金仓库 仓库管理员 五金件的入库保管领用 2
采购部
负责各项
物资的申
购、采购、
入库、管
理工作
合 计 5个 / 11人
