学习要点：
• 了解书面沟通的类型、特点；
• 理解书面沟通的障碍；
• 掌握与运用商务文本写作过程中的语
言组织和逻辑结构；
☆ 写作是一种重要的沟通方式
☆ 写作是一种特殊的沟通方式
☆ 写作是一个不断发展的概念
1、书面沟通的含义
• 所谓书面沟通，指利用书面文字作
为主要的表达方式，在人们之间进
行信息传递与思想交流。
• 例：丰田的跨部门沟通
• 大多数公司决定新车型的变动方案都是通过
开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要
跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报
告，分析问题并提出解决办法。收到报告的
部门阅读后用另一个报告回复。
• 几个报告的回合，大部分问题已解决。
• 3.书面沟通的优点：
• 容易记录，并可长期保留；
• 可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突；
• 易于大规模传播，且不易“污染”；
• 讲究逻辑性和严密性；
• 可以反复推敲、修改，直到满意为止；
书面沟通缺点
• 耗费时间长；
• 信息反馈速度慢；
• 无法运用情景和非语言要素；
• 有时人们不愿意阅读书面的东西；
• 你无法了解你所写的内容是否被人阅读
4.受众导向的文字组织原则
• 受众对信息的第一反应
• 受众到底需要多少信息
• 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣
5.书面写作要则
4C：
正确(Correct)
清晰(Clear)
完整(Complete)
简洁(Concise)
5.写作过程
Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements,
interviewing by telephone, world wide web,
CD-ROMs, intranet databases,
brainstorming, free writing, etc.
• Organize your thoughts 组织观点
(1) Batching 分组
• (2) Concluding 筛选
(3) Headlining 归纳标题
• (4) Strategic ordering有策略地编排
• Focus the message 提炼材料
·Imagine the reader skimming 设想读者
只是浏览
· “Nutshell” your ideas 概括你的观点
· “Teach” your ideas 灌输你的观点
· Use the “elevator” technique 使用“电
梯间谈话”技巧
· Use the “price per word” technique 使用“
惜字如金”技巧
Draft the document起草文章
·Compose in any order 不要在乎写作顺序
·Avoid editing 不要边写边改
·Get typed copy 使用打印件
·Schedule a time gap 安排时间间隔
• Edit the document 修改文稿
·Edit for strategy 从策略上进行修
改
·Edit for macro issues 从宏观上进行修改
·Edit for micro issues 从微观上进行修改
·Edit for correctness 就正确性进行修改
6..
商务信函
1．信函是商务文书的最主要形式
2．商务信函关系到形象问题
3．信函是商务沟通的重要工具
商业信件
1．书信的风格
2．信件的布局
3．写信的一些技巧 ：
(1)写信当如面读
(2)开头的技巧
(3)如何结尾
(4)书写字体
(5)信函礼貌
(6)信封书写
商业函件
××公司××部经理先生：
这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作
深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待
我公司调整修订以后再函告您。
希今后加强往来，并请给予大力支持！
特此书面表达感谢之意！
此致
致礼
×××敬上
××年×月×日
图 致谢函实例
×××公司××经理先生：
敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大
量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交
易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代
为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。
今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。
××公司经理××
×年×月×日
图 查询函实例
××公司：
经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上
贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，
000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，
想必满意，期待今后更密切的合作。
×××公司(盖单)
×年×月×日
图 结帐清单实例
×××总公司：
敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，
不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，
并代之以另订新价目表，现随函附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月
一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故
预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，
以免误失时机。
×××公司
×年×月×日
图 通知提价函实例
××先生：
您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用
了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几
个星期，以决定其能力是否胜任。
我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案
之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。
××公司经理
×年×月×日
图 求职答复函实例
表 书信撰写者清单
A．写信前
1．信的主题是什么?
2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁?
·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什
么?
·现有知识 · 需要知道的知识
• B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
• 清楚 · 按逻辑顺序编排
• 语法正确 · 没有行话和俚语
• 语言简洁明了、惹人喜爱有礼貌有益
·准确完整、迅捷
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