文书与档案管理基础
西昌现代职业技术学校 马庆福
.1
优秀是种习惯
今天你这样要求自己了吗？
举止得体、
作风干练、
形象优雅
.1
今天你收获了什
么知识？
功到自然成！
今天你提升了什
么能力？
1.办公室文员应有的形象是（ ）、
（ ）、（ ）。具体表
现为外表（ ），服饰（ ）；举
止（ ），说话（ ），平易
（ ）；温和（ ），具有亲和力，
善于营造（ ）的工作氛围，乐于
（ ），与周围同事（ ）；
（ ）并保持工作的（ ）；
思路（ ），办事（ ），精神
（ ），富有（ ）。
端庄
复习旧课导入(抽生口头填空）
举止得体
作风干练 形象优雅
整洁
有礼 得体
近人 耐心
团结合作
助人 关系融洽
恪守时间 高效率
清晰 利落
饱满 创造性
3.文书档案工作人员的职业道德是应有强烈
的（ ）和（ ）；要有
（ ）、（ ）的精神；要
（ ）、平等待人；要（ ），
严守（ ），要（ ），主
动负责。
乐于奉献
事业心 责任感
埋头苦干
谦虚谨慎 遵守纪律
秘密 勤奋工作
2. 职业形象是某一职业岗位上工作人员（
）的外在表现，是社会对其（
）的认定和评价，是人们长期（
）的结晶。对本行业、本单位的（ ）、
（ ）和整个工作的（ ）的具
有举足轻重的影响。
综合素质
总体印象
自我修炼
声誉 知信度
绩效
问题导入：
（1）有强烈的（ ）和（ ）；
（2）要有（ ）、（ ）的精神；
3.做事：文书和档案工作人员应具备怎样的职业道德呢？
（3）要谦虚谨慎，（ ）；
（4）要遵守纪律，（ ）；
（5）要勤奋工作，（ ）。
事业心 责任感
埋头苦干 乐于奉献
平等待人
严守秘密
主动负责
第一章 文书与档案工作概述
文书与档案
文书工作与档案管理
文书工作与工作的基本原则
办公室的性质、地位和职能
文书与档案工作人员的职业道德和业
务素养
不同性质机构中的文书与档案工作
导入新课：
通过简介第一章节内容，
并板书课题导入新课。
第一节 文书与档案
训练目标
1
2
展示目标：
板书第一节课题，展示教
学目标。
文书的含义及文书的产生；
档案的含义及档案的来源。
讲授新课：
一、文书
文字文字
1. 文书含义
（一）文书含义
指人：
指物：
专职人员
记录材料 图表图表
声像声像
起草起草
处理处理
保管保管
(1).(1).文书定义包含以下几方面基本内容：文书定义包含以下几方面基本内容：
第一、文书形成的主体可以是各种社会第一、文书形成的主体可以是各种社会 ，也，也
可以是可以是 。。
第二、文书的形成是为了特定的第二、文书的形成是为了特定的 。。
第三、文书是用一定的形式进行第三、文书是用一定的形式进行 的表达和存的表达和存
载。载。
2.文书定义
文书 ：人们在社会实践活动中为了 、记
载、 和 信息的需要，以文字的方式
在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记
录。
个人个人
组织组织
目的目的
信息信息
凭证
公布 传递
(2) (2) 文书的作用文书的作用
。这是文书的首要作用。人们制作文书的。这是文书的首要作用。人们制作文书的
目的就是要把一定的信息目的就是要把一定的信息 给接受者。给接受者。
。文书真实地记录了社会实践活动，是人。文书真实地记录了社会实践活动，是人
们追溯历史的们追溯历史的 。。
影响凭证依据影响凭证依据
的三个因素：的三个因素：
传递信息传递信息
传递传递
凭证依据凭证依据
凭证凭证
主体的权威性主体的权威性
内容的真实性内容的真实性
载体的合法性载体的合法性
文书
3.文书分类
私人文书
公务文书
著作著作
（公文）（公文）
手稿手稿
传记传记
日记日记
证书证书
房地契房地契
特征特征
种类种类
命令、命令、决定、决定、公告、公告、
通告、通告、通知、通知、通报、通报、
议案、议案、请示、请示、报告、报告、
批复、批复、意见、意见、函、函、
会议纪要会议纪要
法定效力法定效力
规范体式规范体式
弘一法师于1913年的一通信札
国
家
新
闻
出
版
总
署
颁
发
的
公
文
共同点：共同点：
本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的
一种工具。一种工具。
区别点：区别点：
文书，常指包括文件在内的各种文字材料。文书，常指包括文件在内的各种文字材料。
文件，据文件，据20002000年颁布的《档案工作基本术语》中的定年颁布的《档案工作基本术语》中的定
义：义：““文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法
定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。””所所
以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包
括其他各种载体形式的信息记录。括其他各种载体形式的信息记录。
公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动
中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公
文一共有文一共有1313种公文。也包括一些事务性文书。所以：种公文。也包括一些事务性文书。所以：
＞＞ ＞＞文件 文书 公文
文书、公文、文件的关系
文书、公文、文件的关系
“文书”一词出现最早，出现在 ，“文件
”一词出现于 。关系：
文 件
纸质
文件
文 书
非纸质
文件
照片文件
电子文件
声像文件
私人文书
公务文书
其他文字
材料
公 文
汉代汉代
清末清末 ＞＞＞＞文件文件 文书文书 公文公文
（二）文书的产生
文书的产生过程：
语言语言 文字文字 文书文书
.作为管理国家工具的公务文书，是随着作为管理国家工具的公务文书，是随着 的产生的产生
而出现的。而出现的。
国家国家
.公务文书的产生是和公务文书的产生是和 、、 及及 的产生紧密的产生紧密
的结合在一起的。的结合在一起的。
文字文字 阶级阶级 国家国家
.我国现存的最早的公务文书，是我国现存的最早的公务文书，是 安阳县发现安阳县发现
的的 。。
河南省河南省
甲骨文书甲骨文书
形成文书的两大要素形成文书的两大要素—— —— 和和 有有
一个发展变化的过程。一个发展变化的过程。
表述方式：表述方式：
载体：载体：
文书与档案
知识库
绢帛、器
皿、碑石、
竹木简册
绳结、符号、绳结、符号、
图像图像
文字文字
绳、岩石绳、岩石
（竹木、壳（竹木、壳
骨等）片骨等）片
纸张、磁
盘、光盘
等
表述方式表述方式 载体载体
结绳记事
人类在文字产生之前，常用在绳索
上打结来表达意思，传递信息，处理
事件。中国、古埃及、秘鲁、波斯都
有结绳记事的记录。
《易经·系辞》记载：“上古结绳
而治，后世圣人易之以书契。”中国
云南独龙族、傈僳族、怒族、佤族、
瑶族、纳西族、普米族、哈尼族和西
藏的珞巴族，在中华人民共和国成立
前，也仍用结绳方法记日子。傈僳族
用结绳法记帐目；哈尼族借债，用同
样长的两根绳子打同样的结,各执其一
作为凭证;宁蒗的纳西族、普米族常用
打结的羊毛绳传达消息，召集群众。
德昂族的结绳记事
刻契记事
契刻的目的主要是用来记
录数目。因为人们订立契约
关系时，数目是最重要的，
也是最容易引起争端的因素。
于是，人们就用契刻的方法，
将数目用一定的线条作符号，
刻在竹片或木片上，作为双
方的“契约”。这就是古时
的“契”。
后来人们把契从中间分开，
分作两半，双方各执一半，
以二者吻合为凭。古代的契
上刻得是数目，主要用来作
债务的凭证。
甘肃省西宁县周家寨出土的仰韶期遗
址的骨契图形
西双版纳基诺族的刻木记事
器物铭文
海内三大重器（毛公鼎 大盂
鼎 大克鼎）之一的大盂鼎，又
称廿三祀盂鼎。通高1021；口
径784；腹深490；重。
形制为：立耳；深垂腹，腹上
部饰曲折角兽面纹；足上部饰
外卷角兽面纹、出脊，足下部
略呈蹄形。鼎内铸有铭文19行，
共291字。铭文分为两个部分，
分别记载了周康王对贵族盂的
训诰和赏赐。真实地反映了当
时的社会状况，具有极高的史
料价值。
二. 档案
（一）（一） 档案的含义档案的含义
根据《中华人民共和国档案法》（根据《中华人民共和国档案法》（19961996年修年修
订）的定义：订）的定义：
档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以
及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文
化、宗教等活动化、宗教等活动 的对国家和社会有的对国家和社会有
价值的各种价值的各种 、图表、、图表、 等不同形式的等不同形式的
记录。记录。
直接形成直接形成 保存保存
历史历史文字文字 声像声像
档案定义包含以下几方面基本内容：档案定义包含以下几方面基本内容：
1 1、档案来源和内容的（、档案来源和内容的（ ）性。这从档）性。这从档
案主体和涉及内容的多样性反映出来。案主体和涉及内容的多样性反映出来。
2 2、档案是有价值的（、档案是有价值的（ ）记录。说明了）记录。说明了
文件转化为档案的两个条件：文件转化为档案的两个条件：
一是历史记录，即处理完毕的文件资料。一是历史记录，即处理完毕的文件资料。
二是有（二是有（ ），即具有历史效用。），即具有历史效用。
三是按照一定规律保存起来。三是按照一定规律保存起来。
3 3、档案形式的多种多样。随着社会进步和技、档案形式的多种多样。随着社会进步和技
术的发展，档案形式日益丰富。术的发展，档案形式日益丰富。
4 4、档案的本质属性是（、档案的本质属性是（ ）性。是对）性。是对
实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收
集。集。
广泛广泛
历史历史
原始记录原始记录
保存价值保存价值
档案内涵：档案内涵：
1 1、档案来源于、档案来源于 。。
2 2、档案的、档案的 。。
一是一是 ；；
二是二是 ；；
三是三是 。。
3 3、档案记录的是、档案记录的是 。（。（ ））
4 4、人类、人类 的多样性决定了的多样性决定了 的多样的多样
性。性。
1) 1) 、、
2 2）、）、
社会实践社会实践
门类门类
社会群体社会群体
法人法人
自然人自然人
形成主体是人形成主体是人
本质特征本质特征原始信息原始信息
实践活动实践活动 档案档案
载体载体
档案的类别
文书档案
科技档案
专门档案
处理公务和私人事务而形成的档案。
包括党政档案、人物档案及家庭档案。
记述反映基本建设及生产技术和自然科学研究活
动的技术文书材料。主要有：工程设计技术档案、
生产技术档案、设备档案、自然科研技术档案，以
及其他专门性技术档案，如地质、水文、气象档案
等。
各单位在进行专门业务工作中形成的档案，主
要有人事档案、会计档案、诉讼档案、声像档案。
案例：个人档案？
姓名：李宇春姓名：李宇春 性别：女性别：女 英文名：英文名： 出生年：出生年：19841984年年
生日：生日：33月月1010日日 星座：双鱼座星座：双鱼座 职业：歌手职业：歌手 身高：身高：174 174
体重：体重：5050公斤公斤 血型：血型：AA型型 嗜好：唱歌嗜好：唱歌 跳舞跳舞 学校：四川音学校：四川音
乐学院乐学院
专业：通俗演唱专业：通俗演唱 性格：内外兼修性格：内外兼修 爱好：唱歌，跳舞，睡爱好：唱歌，跳舞，睡
觉觉
特长：唱歌特长：唱歌 喜欢的颜色：黑，蓝喜欢的颜色：黑，蓝 喜欢的卡通片喜欢的卡通片::蜡笔小蜡笔小
新新
人生信条：年轻没有失败人生信条：年轻没有失败
曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区““新人奖新人奖””首届全国校首届全国校
园歌手大赛四川赛区园歌手大赛四川赛区““特别奖特别奖””首届校园歌手英文歌大赛首届校园歌手英文歌大赛““二等奖二等奖
””连任连任3333频道音乐互动栏目两任擂主频道音乐互动栏目两任擂主
■■获奖获奖
第七届全国推新人大赛四川赛区第七届全国推新人大赛四川赛区““新人奖新人奖” ”
首届全国校园歌手大赛四川赛区首届全国校园歌手大赛四川赛区““特别奖特别奖” ”
首届校园歌手英文歌大赛首届校园歌手英文歌大赛““二等奖二等奖” ”
20052005年中国湖南卫视年中国湖南卫视““超级女声超级女声””全国总决赛冠军全国总决赛冠军
网络上流传着众多明星的“个人档案”，对照《中华人民共和国档案
法》有关档案的定义，思考这些“明星档案”是不是法律意义的档案？
（二）档案的来源
档案来源：档案来源： 档案来源于档案来源于 。。
文书文书
（立卷归档）（立卷归档）
档案档案（有保存价值）（有保存价值）
前身前身 归宿归宿
基础基础 精华精华
要素要素 组合组合
文书文书
（二）档案的来源
联系与区别：联系与区别：
文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前
身和基础，档案是文书的延续和精华；文书是档案身和基础，档案是文书的延续和精华；文书是档案
构成要素，档案是文书的组合。两者具有同一性，构成要素，档案是文书的组合。两者具有同一性，
又各具特殊性。又各具特殊性。
11、文书与档案的联系、文书与档案的联系
1 1）两者记录和反映社会实践的功用相同。）两者记录和反映社会实践的功用相同。
2 2）两者在内容和格式上完全一致。）两者在内容和格式上完全一致。
3 3）两者互为因果。）两者互为因果。
22、文书与档案的区别、文书与档案的区别
1 1）两者的性质和形式不同。）两者的性质和形式不同。
2 2）两者的目的和作用不同。）两者的目的和作用不同。
3 3）两者存在和发挥效用的时间不同。）两者存在和发挥效用的时间不同。
华盛顿媒体报道，美国著名黑人华盛顿媒体报道，美国著名黑人
民权运动领袖马丁民权运动领袖马丁··路德路德··金生金生
前的手稿、书信及私人藏书将进前的手稿、书信及私人藏书将进
行拍卖。行拍卖。
报道说，报道说，70007000多件留有马丁多件留有马丁··
路德路德··金墨迹的拍品，记录了他金墨迹的拍品，记录了他
19461946年至年至19681968年生命中最辉年生命中最辉
煌的时间，其中包括加了批注的煌的时间，其中包括加了批注的
著名演讲《我有一个梦想》的著名演讲《我有一个梦想》的44
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马丁·路德·金的底稿
底稿，还有他底稿，还有他19641964年获年获
诺贝尔和平奖时的演说词。此外，拍品还包括马丁诺贝尔和平奖时的演说词。此外，拍品还包括马丁··路路
德德··金的金的10001000多册私人藏书，以及约多册私人藏书，以及约800800张学生时代用张学生时代用
来记事的卡片。有人估计，这些资料的价值达到来记事的卡片。有人估计，这些资料的价值达到30003000多多
万美元。万美元。
宣统元年宣统元年(1909)(1909)清朝政府修缮内阁大库，将库内档案移清朝政府修缮内阁大库，将库内档案移
出，准备焚毁。学部参事罗振玉见到，遂请张之洞奏准罢焚出，准备焚毁。学部参事罗振玉见到，遂请张之洞奏准罢焚
，将档案移归学部暂管。北洋政府建立后，教育部接管这批，将档案移归学部暂管。北洋政府建立后，教育部接管这批
档案并交历史博物馆筹备处管理。档案并交历史博物馆筹备处管理。19211921年教育部与历史博年教育部与历史博
物馆以经费困难为由，将大部分档案装了物馆以经费困难为由，将大部分档案装了80008000麻袋约麻袋约1515
万斤，以银洋万斤，以银洋40004000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原
料。料。19221922年年2 2 月，罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案，月，罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案，
以以12001200元买回，雇人进行检理，发现不少秘稿史册，如满、元买回，雇人进行检理，发现不少秘稿史册，如满、
蒙文的辽、金、元事例，明代有关边务战事的题本稿，清初蒙文的辽、金、元事例，明代有关边务战事的题本稿，清初
开国要略、皇帝的硃谕批折及各国的题表等。罗遂择其珍件开国要略、皇帝的硃谕批折及各国的题表等。罗遂择其珍件
加以汇刊编印《史料丛刊初编》加以汇刊编印《史料丛刊初编》1010册。册。
19241924年罗将大部分档案以年罗将大部分档案以 万元转卖给另一清朝遗万元转卖给另一清朝遗
老李盛铎。李盛铎挑选了档案中一些珍异史料，将其中的老李盛铎。李盛铎挑选了档案中一些珍异史料，将其中的66
万余件献给了伪满皇帝溥仪，其余部分以万余件献给了伪满皇帝溥仪，其余部分以万元转卖给中万元转卖给中
央研究院历史语言研究所。这时档案只剩央研究院历史语言研究所。这时档案只剩1212万斤万斤,,而且十分而且十分
杂乱，一部分已破烂不堪无法整理，完整者仅五分之一。历杂乱，一部分已破烂不堪无法整理，完整者仅五分之一。历
史语言研究所经整理校勘，编辑出版了《史料丛刊》和《明史语言研究所经整理校勘，编辑出版了《史料丛刊》和《明
清史料》多种。清史料》多种。19361936年该所将部分档案携至南京，后迁往年该所将部分档案携至南京，后迁往
台湾。留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收。台湾。留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收。
八千麻袋事件
小结作业
一、
1.
2.
二、
1.
2.
文书文书
文书的含义文书的含义
文书的产生文书的产生
档案档案
档案的含义档案的含义
档案的来源档案的来源
