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高效办公使用技巧
培训教程Effective Working SkillsTraining Course
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高效办公使用技巧及用户关心问题
培训教程
金山办公软件
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作为金山软件旗下专注于企业业务的子公司，金山办公软件主营 WPS 系列办公软件、金山安全云存储产品。秉承技术立业的信念，
金山办公软件持续加大对国产办公软件的研发投入，实现向互联网化的全面转型。
1989 年，中文字处理软件 WPS 研发完成，经过三年发展，迅速占领中国办公软件的大部分市场。在其后几代版本跨越发展中，
WPS 成为国内最成功的办公软件产品之一，分别在 2000 年、2007 年两次荣膺国家科技进步二等奖。2012 年 6 月，金山 WPS
Office 荣获世界知识产权组织版权金奖作品奖，此奖项是目前 WIPO 在中国颁发的版权最高奖项。
2012 年，金山 WPS Office 已经成为中国政府普及最为广泛的国产办公软件之一，已成功在国家新闻出版总署、外交部、工业
与信息化部、科技部、交通运输部、人力资源与社会保障部、国资委、审计署等 70 多家部委、办、局级中央政府单位中获得广
泛采购和应用。截止 2012 年 6 月 30 日，国内省级政府完成了正版办公软件采购工作，金山 WPS 在所有省级政府中均有采购和
应用，市场份额占总采购量近三分之二，为国内、外办公软件厂商中最高。
近年来，金山 WPS Office 在央企、国企等大型企业的应用也十分广泛。2008 年，国家电网公司采购了金山 WPS，成为大型
企业成功应用国产办公软件的典范。2009 年 12 月，中央企业正版软件集中采购网正式开通，中国通用集团、中钢集团、航天科
工集团、普天集团、中海油集团等企业在内的十多家大型中央企业与金山软件签订协议，统一采购金山 WPS Office 办公软件产品。
目前，在 118 家国资委直属中央企业 ( 一级企业 ) 中，已有 60 余家中央企业选择采购和应用 WPS。
金山 WPS 在央企中形成了在金融（典型用户：人民银行、农业银行、中信银行）电力（典型用户：国家电网、南方电网、华电集团、
中电投集团、华能集团等）、钢铁（鞍钢集团、宝钢集团、武钢集团等）、能源（冶金科工集团、中国化学工程集团、中煤能源）
等国家重点和骨干行业中领跑的局面，继续巩固和扩大了在大型企业级正版用户市场上的优势地位。
金山办公
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CONTENTS
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金山大事记
WPS Office 办公培训教程
上篇 - WPS Office 办公技巧
第一章 - WPS Office 公共功能
1、一切从安装开始
3、保持更新，在线升级
4、自由切换界面及皮肤颜色
5、方便的快捷入口导航
6、WPS Office 文档标签
7、最近文档记录管理
8、安全的保障—备份管理
9、漂亮文档由我创造 － WPS 特色模板介绍
10、丰富的表格样式
172、灵活的插件使用助你高效办公
4
11、方便的自定义符号栏 23
1、轻松制作红头文件 29
14、带权限输出的 PDF 27
4、灵活应用项目符号和编号 31
12、全模块的繁简转换 25
2、神奇的文字工具 29
15、文档加密 28
5、快速设置文档稿纸格式 32
7、您的文字能随意旋转吗 33
13、细节微创新 25
3、方便的段落布局工具 30
第二章 - WPS Office 文字简介 29
6、快速添加水印 33
8、能识别多音字的拼音指南 34
5
9、快速添加行和列 35
15、双面打印和反片打印 38
12、快速计算文档表格中的数据 37
1、快速增加工作表 43
10、使用真正的斜线表头 35
16、邮件合并 39
17、审阅与修订 40
18、审阅与批注 41
13、一目了然的文档结构图 37
2、录入数据之数据填充 43
11、快速实现重复标题行 36
第三章 - WPS Office 表格简介 43
14、一键设置文档封面 38
3、教您录入特殊数据 44
CONTENTS
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486、数据透视表
497、分类汇总
518、高级筛选
529、图表
5410、方便快捷的图表配色方案
5511、隐藏公式
5612、灵活运供选择性粘贴
5713、灵活显示人民币大写
5914、阅读模式工具
59第四章 - WPS Office 演示简介
591、利用模板新建演示文稿
602、演示文稿里添加固定公司 LOGO
4、如何制作下拉列表 46
5、常用函数的使用 46
7658、放大镜的妙用
659、双屏演示优化
613、在演示文稿中留下时间的脚步
624、演示里漂亮的表格样式
625、插入 FLASH 动画或视频到演示文档
636、妙用对象对齐参考线
647、让图形随自身形状运动
6810、展台浏览放映
69下篇 - 常见问题解答
69第一章 - WPS Office 公共部分常见问题解答
691、Q：怎样在 2013 风格界面与经典风格界面之间更换 ?
702、Q：多个文档之间如何快速切换？
713、Q：如何默认关闭任务窗格 ?
CONTENTS
724、Q：系统崩溃、机器断电能否找到正在编辑的备份文件？
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736、Q：如何连续使用格式刷？
737、Q：如何修改备份时间？
738、Q：如何设置 DOC、XLS、PPT 文档与 WPS 进行文件关联？
749、Q：如何查看当前计算机安装的 WPS 产品版本号？
7410、Q：本地如何添加模板？
725、Q：在 WPS 中无法直接发送邮件，在文件菜单点击“发送邮件”没有响应？
766、Q：为什么接受所有修订但批注还在？
777、Q：页眉如何添加横线？
75第二章 - WPS 文字部分
751、Q：文档插入文字会删除后面的文字 ?
752、Q：在 WPS 文字中设置从右向左输入 ?
753、Q：为什么 WPS 文字无法保存 ?
764、Q：在 WPS 文字中如何达到类似拆分窗口的功能？
765、Q：WPS 文字中表格怎样插入多行？
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CONTENTS
778、Q：如何修改 WPS 默认字体大小 ?
789、Q：WPS 文字中怎样不自动生成编号？
7810、Q：WPS 文字中如何自动插入 0001 开始往后递增的页码？
806、Q：ET 表格在编辑，复制，粘贴，打印预览，打印过程中假死，报错？
78第三章 - WPS 表格部分
781、Q：在表格中复制内容后，表格为什么没有响应？
792、Q：如何录入身份证号码、银行帐号？
793、Q：怎样在文字粘贴多个身份证号到表格中？
794、Q：表格中的数据无法进行求和，无法求平均值？
795、Q：ET 表格如何实现并排比较？
807、Q：在 ET 表格中如何插入多行？
808、Q：在表格 ET 中怎样合并多个工作簿？
809、Q：在 ET 表格中怎样用函数将身份证中生日 8 位数替换为星号？
8010、Q：WPS 表格复制后为什么不能粘贴了 ?
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837、Q：WPS Office 幻灯片切换的使用方法
826、Q：WPS Office 演示如何插入视频？
838、Q：如何自动播放演示文档
81第四章－ WPS 演示部分
811、Q：WPS OFFICE 演示插入背景音乐？
812、Q：WPS Office 演示中的 FLASH 能在 MS Office 中播放吗？
813、Q：WPS Office 演示中如何设置链接声音文件？
824、Q：WPS Office 演示可以另存为图片吗？
825、Q：WPS Office 演示怎么设置密码保护？
84附录
84第一章 - 附录 1 － WPS OFFICE 二次开发兼容及特色
841、二次开发的基础知识
84(1) WPS Office 二次开发的含义
84(2) WPS Office 二次开发的具体方式
1188(1) 注册表相关
842、WPS OFFICE V9 简介
84(1) 产品概述
85(2) 版本分支
86(3) 应用场景
883、WPS OFFICE V9 安装
88(2) 二次打包的参数设置
894、WPS OFFICE V9 二次开发
89(1) WPS Office 程序对象的创建与获取
91(2) 二次开发概述与示例
95第二章 - 附录 2- WPS Office 及 Office 常用通用快捷键
CONTENTS
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WPS 大事记
1989 年
金山创始人
求伯君推出
1997 年
WPS97
支持
windows 平台
2000 年
WPS Office
2000
2005 年
WPS Office 2005
个人免费下载
2006 年
在东京发布
Kingsoft Office 2007
日文版
2010 年
在台湾发布
Kingsoft Office 2010
繁体中文版
2012 年
WPS Office
2012
今天
WPS Office 2013
全新 Office
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WPS Office 办公培训教程
欢迎您使用 WPS Office 办公软件！自 1989 年 问世以来的二十多年间，WPS Office 办公软件从单一的文字处理软件逐
渐充实为集文字处理、电子表格、电子演示为一体的信息化办公平台，其中蕴含着无数用户对 WPS Office 产品投入的无限关注
与喜爱。
WPS Office 2013 是一款开放、高效的套装办公软件。其强大的图文混排功能、优化的计算引擎和强大的数据处理功能、效果专
业使用方便的动画效果设置、PDF 格式输出功能等，完全符合现代中文办公的要求。WPS Office 2013 主要包括 WPS 文字（WPS）、
WPS 表格（ET）、WPS 演示（WPP）三大模块。用户可根据需要选择安装部分或全部。
随着 WPS Office 的功能不断完善，为了帮助用户更加便捷地访问适用的功能，WPS
Office 采用了全新的界面风格—2013 界面风格。2013 界面采用了扁平化设计风格，提供
了两款主题的皮肤：素雅黑和清新蓝。素雅黑以黑色为主题风格，典雅商务。清新蓝以蓝
色为主题风格，清新静谧。2013 界面延续 2012 风格，以选项卡为单位，将所有功能有组
织地集中存放，从而提供足够的空间存放日益增多的功能。WPS Office 在采用 2013 界面
风格和 2012 界面风格的同时，保留了经典界面风格，确保习惯传统式下拉菜单的用户可
以熟练地使用 WPS Office。用户可以根据自己的操作习惯，在三套界面中自由切换，选择
适用的界面风格和交互模式，提高办公效率。
1 . 全新的 2013 界面和 2012 界面、经典风格界面的自由切换
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2 . 全新三大引擎，引发兼容革命
全新打造的文字排版、表格计算、演示动画三大引擎给用户带来革命性的兼容新体验。全新的兼容概念涵盖文件格式兼容、操作
习惯兼容、二次开发兼容三大方面，秉承不丢内容、不丢数据、不破坏数据的全新兼容性三大原则，带来办公软件全新体验！
● 文件格式兼容
随着信息化的浪潮、互联网的普及，电子文档在一定程度上代替了传统纸质文档，办公软件所产生的文档能否交流并被对方接受；
过去积存的旧文档还能否正常使用，越来越成为用户的关注点。
WPS Office 2013 重新架构、重写引擎，在文字排版、表格计算、演示动画三大核心上做到底层兼容、“引擎”级兼容，彻底解
决了一批技术难题，成果显著。在读取、写入微软格式文件时，精确细致，效果同原始 Office 的效果非常接近。
● 操作习惯兼容
尊重用户习惯，兼容 Microsoft Office 的基本操作方式，从选项卡控件命令的摆放位置到热键的定义，都与 Microsoft Office 基
本保持设置一致，让已熟悉 Microsoft Office 的用户无需培训或少量培训即可顺利工作，大大降低软件迁移成本。
● 二次开发兼容
为了使目前大量的 OA 系统能平滑地转移到 WPS Office 上来，WPS Office 的所有对内、对外接口都将按照通用的 API 去定义和
实现，符合国家办公软件二次开发接口标准。
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3 . 跨越未来的网络化存档格式——XML 格式
4 . 支持电子政务平台
5 . 精致高效，稳定可靠
XML 全称 Extensible Markup Language，是一种扩展性标识语言，具有高度的开放性，能够很方便地进行扩展或者集成到不同
的软件中，更为未来实现电子文档数据汇总和管理提供了可能。
随着网络时代的来临，国际上制定了 XML 标准，我国自定的标准也即将出台，金山软件便是办公软件 XML 文件格式标准制定的
厂商之一，更值得信赖。WPS Office 2013 结构化的优势将为政府和企业办公需求提供便利的数据交换和高效的数据检索。
WPS Office 被列为国家 863“十五”期间软件重大专项课题的“WPS 桌面办公软件”完全自主研发，拥有完全自主的知识产权。
对内、对外接口均按通用的 API 定义和实现，能够实现 OA 系统平滑移植，支持电子政务平台，可以满足政府办公需求。
WPS Office 2013 专业版的安装包 70MB，安装完成后仅占据系统硬盘空间 230 MB 左右，产品对硬件的资源占用非常小，运
行效率非常高。方便用户部署软件，节省成本，运行速度快、效率高，性能可靠、稳定。同时秉承绿色软件概念，和旧版 WPS
Office 不产生软件冲突。
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上篇 － WPS Office 办公技巧
第一章 － WPS Office 公共功能
1．一切从安装开始
拿到 WPS Office 的安装包，双击运行安装文件，与所有软件一样，WPS 提供
了一个简单而快捷的安装环境，简单地按照提示单击“下一步”按钮，直至安
装完成。
由于 WPS 是深度兼容微软的 Office，如果原来有大量微软格式的文档，那么
我们可以在安装的过程中，勾选文件关联的选项，这样就可以享受 WPS 深度
兼容的方便。如右图所示，安装过程中即可勾选关联，简单方便。
如果在安装过程中没有勾选关联，或者现在需要对文件关联进行设置，那么我
们可以在配置工具中进行设置。
操作：“windows 开始—WPS Office 2013—WPS Office 工具—配置工具”，
如下图：
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2．灵活的插件使用助你高效办公
在 WPS Office 中，为了能够更好的满足大多数用户的使用
需求，在原有的常用功能操作的基础上，增加了插件功能，
我们可以通过插件平台来丰富我们的功能操作，在我们安装
WPS Office 的过程中就可以选择安装常用的插件，如图所
示：
在配置工具中，首先点击“高级”按钮，进入配置，然后选择“文
件关联”选项卡，即可对文档关联进行关联设置。如下图：
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3．在线自动升级
4．自由切换界面及皮肤颜色
WPS Office 支持“2013 风格”、“2012 风格”和“经典风格”
自由切换，满足不同用户的需求。对于习惯在“经典风格”
界 面 使 用 WPS Office
的用户，可以通过“切
换界面”功能，从默认
的“2013 风格”切换到
熟悉的“经典风格”界面。
对于希望尝试新颖用户
界 面 的 WPS Office 用
户，可以选择使用“2013
风格”界面。切换到经
典风格界面。
下面以 WPS 文字为例，
介绍如何在“2013 风格”
界面中自由切换到“经典风格”界面。
(1)在“2013 风格”界面中的右上角工具栏上，单击“更
改 界 面 ” 按钮，打开如上图所示的“更改界面”对话框：
(2) 单击“更改”按钮。
(3) 退出 WPS 文字，并重新启动 WPS 文字，打开如下图所
示的经典风格界面：
WPS Office 2013 提供了在线自动升级服务，如果有新的补
丁程序，我们可以通过在线升级的功能直接在网上进行程序
的更新，具体操作如下：
(1) 选择“开始｜所有程序｜ WPS Office 专业版｜ WPS
Office 工具｜检查更新”。
(2)WPS Office 提示升级程序即将访问网络，用户需保证网
络连接正常。
(3) 单击“升级”按钮，升级程序将自动下载最新的安装包。
(4) 下载完毕后，WPS Office 提示新的安装包已经下载完毕，
需要用户决定是“立即安装”还是“稍后安装”。
(5) 选择“立即安装”，则立即进入新的安装程序；选择“稍
后安装”，新下载的安装包则会保存在本地，用户需安装时
双击运行即可。
19切换到 2013 风格界面
下面以 WPS 文字为例，介绍
如何在“经典风格”界面中自
由切换到“2013 风格”界面。
(1) 在“经典风格”中的右上角
工具栏上，单击“更改界面”
按钮， 打开如下图所示的“更
改界面”对话框：
(3) 退出 WPS 文字，并重新启动 WPS 文字，打开如下图所
示的 2013 风格界面：
5．方便的快捷入口导航
(2) 单击“更改”按钮。
新建和打开功能除了在主菜单下操作之外，WPS 还提供了
更直观更方便的大图标入口导航，当无文档状态时时，会有
新建空白文件和打开文档文件的快捷入口，如下图所示：
20 打开 WPS 文字，我们发现 WPS Office 的文档方式很特别，
如果有使用 IE7 或者傲游浏览器的习惯，对这种将每个文档
作为一个标签的形式是最熟悉不过了。WPS 也不例外，提
供这种潮流式直观的标签方式。
对于文档标签，有很多方便的操作方法，如果需要新建一个
空白文档，我们可以用鼠标双击标签栏后面空白处，如下图
所示，或者我们关闭一个文档，同样也可以双击那文档标签
进行关闭，当然如果此文档没有被保存的话，会自动提示是
否保存文档再关闭。
除了新建和关闭文档之外，文档标签还可以进行拖动，如文
档 3 需要放置在文档 1 之前，那么我们就可以用鼠标左键点
击文档 3 标签，并且按住鼠标左键不放，然后移动到文档 1
之前，放开鼠标，这样文档 3 就跑到前面去了。
在文档标签空白处，我们还可以用鼠标右键来点击，还可以
实现丰富的功能，包括“保存所有文档”、“关闭所有文档”、
“新建空白文档”等的操作。
在直观方面，如果我们的文档一直在编辑状态，而没有被保
存过，WPS Office 体贴的在文档名字后面打上了一个“*”，
以作提醒，如上图所示中的“文档 1”。
６ . WPS Office 文档标签
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不知道我们在打开问题的时候，有没有留意到其实我们打开
的文档记录会自动的被软件给记录下来。虽然我们可以通过
“菜单—选项”中的“常规与保存”来设置这个软件是否记
录最近打开的文档名称，如下图所示，不过为了便于管理，
WPS Office 提供了一个“最近文档记录管理”功能，更加
方便简单去删除文档记录及了解文档的保存路径。
7 . 最近文档记录管理
操作：打开文字主菜单，右边会显示最近文档记录，如下图
所示位置。
8 . 安全的保障—备份管理
正在书写文档，突然停电或者电脑宕机，文档会不会丢失了
呢？这是我们常常碰到的问题。怎样才能最大限度保存已经
完成的文档呢？ WPS Office 提供了一套备份管理机制，合
理地运用这一机制，对保护文档起着重要的作用。
下面我们就与 WPS 文字为例，一同去学习 WPS Office 的
备份机制。
首先我们在菜单“主菜单—选项”的“常规与保存”中找到
备份的设置，如下图所示
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知道了怎样设置备份，可能这
时候我们最大的问题是：如果
万一出现了上述的突然断电和
宕机，怎样，还有在哪里找到
这些备份的文件呢？
主菜单选择“视图—任务窗格”
菜单项或者按下 <Ctrl + F1>
组合键，从“任务窗格”下拉
菜单中，选择“备份管理”如
右图所示所示。
在备份管理窗口中，列出在编辑状
态下未手动保存而由系统自动备份
形成的自动备份文档列表信息。如
下图所示。如果需要删除某个备份
文档，点击需要该文档右侧的下拉
按钮，在下拉菜单中选择“删除”
菜单项来删掉备份文档；如果要删
除全部的备份文档，直接点击左图
下方的“全部删除”按钮即可。
第一次保存时生成备份文件：表示打开文档进行编辑后，第
一次保存的时候，会在系统的备份目录中生成备份，文件扩
展名为 bak。
定时备份：如上图所设置，在进行文档编辑时，系统会自动
每 10 分钟备份一次，备份文件夹的备份文件会自动更新到
最后一次自动备份所产生的备份文件，文件扩展名为 wps。
注意：如果进行了手动保存，如上图的“文档 3”通过主菜
单“文件｜保存”手工保存后，再次打开备份管理，“文档 3”
就不在备份列表中。意外情况 ( 如断电、死机 ) 造成的中断
编辑，可以通过备份管理找回自动备份的编辑文档。
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在 WPS Office 中，提供了大量的文档模板供用户使用。我
们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的“模板”
可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍
加修改即可使用。
操作方法：选择“主菜单—新建—从本机上的模板新建”菜
单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是
否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS 就自动新
建一个基于此模板的文档，如下图所示：
不管是在使用文字、表格还是演示的时候，大家经常都要用
到表格来使数据看起来更加清晰，但平时用的表格，颜色和
样式单一不美观，wps office 提供了 74 中表格样式可供选
择，使文档看起来更美观更有特色。
9 . 漂亮文档由我创造—WPS 特色模板
介绍
10 . 丰富的表格样式
11 . 方便的自定义符号栏
平时我们如果经常使用一个符号，如在单位中的直径符号：
“Φ”，按照原来的方法只能在插入中选择“插入 - 符号”，
然后选择。不过在 WPS Office 中，提供了对符号栏进行高
级设置，将需要使用的符号全部增加到符号栏中，如下图所
示：
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如果我们不断地往符号栏里面增加符号，那么符号栏的符号
越来越多，这个时候需要我们进行整理，如下图所示上的“符
号栏”选择卡，就提供一个编辑和整理的工具来实现调整。
除了对符号栏进行位置调整，同时也可以根据需要删除已经
不常用的符号。如果我们某个符号用的频率更多，甚至可以
对它设置快捷方式，不过需要记住的是，设置了快捷键，必
须要点击一下下面的“指定快捷键”按钮，看到在左边的快
捷键菜单中出现了，才算是真正被系统接受。
如果我们经常调整，发现符号栏已经很乱了，重新调整太过
于繁琐，这个时候点击“重设符号栏”直接恢复到 WPS 刚
安装完时候的状态。
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在 WPS Office 中，不但 WPS 文字提供了繁简转换的功能，
而且 WPS 表格、WPS 演示同样提供了繁简转换。不过在繁
体中，由于某些词汇的不同，可能会出现同一个字存在两种
字形，如我们简体中的“头发”与“发财”这两个“发”其
实都是一样的，在繁体中文中呢，就完全不一样的字体：頭
髮、發財。
如果我们需要实现按照词汇的方法去转换繁体中文，我们必
须去设置一下。
操作：“审阅—中文简繁转换”，设置为“按词转换”，如
下图所示
① 更大的编辑可视区域
在编辑文档的时候，为了使大家有更大的编辑可视区域，
wps 提供了操作区域的快速隐藏和显示功能，见下图效果：
12 . 全模块的繁简转换 13 . 细节微创新
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③相关功能的选项卡提醒
当我们在对文档进行操作的时候，wps 针对光标所在位置的
不同，会有不同可操作功能选项卡的高亮提醒。
②双界面共存
有了“更改界面”功能的同时，
为了更方便大家熟悉新界面，
wps 在新界面上增加了一个小
小的下拉按钮，这样就可以同
时使用“2013 风格”和“经
典风格”，实现双界面共存。
④可视化的快捷键显示
在我们对文档进行操作的时候，使用快捷键会节省很多时间，
但是如何记住那么多对应功能的快捷键呢？
WPS office 提供了方便的快捷键显示，让各个功能的快捷
键一目了然。只需在文档中，点击 alt 键，见下图：
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14．带权限输出的 PDF
PDF 作为与平台无关的文本格式，是 Internet 上进行电子
文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。WPS Office
支持将文字、表格、演示的文稿转换为 PDF 格式，方便大
家交流。
操作：“主菜单—另存为—输出为 PDF 格式”，点击“高级”
按钮，可以对 PDF 的权限进行高级设置，如下图所示：
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由上图所示，我们可以看到 WPS Office 输出的 PDF，可以
对阅读 PDF 的权限进行设置，例如我们让阅读者，不能复
制文档内容，那么就把“允许复制”的勾去掉。同样的设置
可以对更改、添加批注、打印等进行权限设置。
对于权限设置有个需要注意的，我们在更改了权限之后，必
须设置权限设置的密码，这样阅读者在不知道密码的情况下，
不能将“不允许复制”更改为“允许复制”权限。
15．文档加密
在对一些特殊文档处理的过程中，我们可能需要用到文档加
密的功能。
操作方法：点击 、 应用程序主菜
单——文件信息——文件加密，会弹出文件加密功能框，
如下图，可针对打开和修改文件来设置密码，以限制别人打
开或修改
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第二章 － WPS Office 文字简介
1．轻松制作红头文件
2．神奇的文字工具
当需要制作红头文件时，可直接调用 wps 本机模板上的标
准公文模板，这些模板都是按照政府标准格式设计的。
在很多时候，我们都会从互联网上把一些精彩的文章保存成
文档，但是通常情况下直接从网页上复制的文字都会带有很
多其他字符，如表格线、隐藏对象或控件对象，如果直接粘
贴到 WPS 文字中，效果可能不太理想。如下图所示。
如果我们希望快速地调整这样的文档，可能需要耗费相当长
的时间，但是 WPS 文字除了在粘贴时提供“智能标签”让
用户直接粘贴纯文本以外，还提供了一个“文字工具”的功
能，使用户单击几项菜单命令，就可以快速完成文档排版了。
具体操作步骤如下：
①选择需要调整的文本范围，如果不选择范围，则系统默认
为对全文操作；
②如果粘贴的内容存在很多“手工换行符”，则可选择“开
始—段落－文字工具－软回车转换为回车”命令来转换；
③如果粘贴的内容存在很多空白段落，则可选择“开始—段
落－文字工具－删除空段”命令；
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④若希望直接将文档调整为“符合普通中文规范”的文档排
版，建议选择“开始—段落－文字工具－智能格式整理”命
令来进行调整；
3．方便的段落布局工具
WPS 文字中提供了方便的段落调整工具，
通过拖动段落调整框上的上下左右小箭
头，即可轻松调整段前间距、段后间距、
左缩进以及右缩进；还可通过移动段落前
两行行首的小竖线来调整首行缩进、悬挂
缩进。
注意：
当段落布局快捷方式没有出现时，可以点击以下按钮选择显
示或隐藏段落布局。
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4．灵活应用项目符号和编号
进行文档排版时，可以自动给段落创建项目符号或编号从而
提高文档的条理性，避免由于手工输入而带来的修改编号顺
序问题。
具体操作步骤如下：
① 选择“开始－段落—项目符号——其他项目符号”对话框。
② 选择“项目符号”或“编号”选项卡，出现项目符号或
编号列表，如下图所示。
③ 单击所需项目符号或编号式样，单击“确定”按钮完成
设置。
在插入了项目符号或编号后，按回车键会自动插入下一个项
目符号或编号。如需结束列表时，按 Back Space 键删除列
表中的最后一个项目符号或编号即可。如需重新开始编号或
继续原有编号，可单击鼠标右键，在快捷菜单中选择。
另外，在常用的文档模板的编辑过程中，我们还经常使用多
级编号与标题样式相结合，来生成文章标题，就像本书的章
节编号一样，我们可以通过在“多级编号”选项卡中进行设
置即可。如下图所示：
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最终利用标题样式结合多级编号生成文档模板如下图所示：
5．快速设置文档稿纸格式
WPS 文字具有独特的稿纸版式功能，它能够把文档中的一
个个字符放入稿纸方格中并打印出来。而且 WPS 文字中添
加“稿纸格式”非常简单快捷，毋须使用复杂的“稿纸向导”
来进行设置，只需要一个菜单命令即可实现。
具体操作方法如下：
① 启动 WPS 文字，新建 Office 文档，选择“页面布局”→“稿
纸设置”，打开“稿纸设置”对话框。
② 单击“使用稿纸方式”复选框，在“规格”下拉列表框
中选择稿纸格线的规格，如 20×20；在“网格“下拉列表
框中选择“网格”样式；在“颜色”下拉列表框中选择稿纸
格线的颜色，如“绿色”。
③ 单击“确定”按钮，文档以稿纸方式显示，如下图所示：
33
6．快速添加水印
在编辑一些文档的过程中，大家可能需要对文档添加固定的
水印。
操作方法：
点击插入——水印，可选择系统内预设水印或自定义水印，
当选择水印后，文档的每一页都会自动显示该水印。
7．您的文字可随意旋转吗
通常情况下，在编辑介绍类文档时我们常会添加一些“图片
结合文字标注”来代替那些单纯的、繁杂的文字描述，这样
可以使我们的文档更加生动、形象地做好介绍。
而在图片的文字标注中，我们又会经常使用“自选图形”和
“文本框”这些对象，它能够更加形象地注解图示，更清晰
地说明问题。
例如对下面这个“立方体”进行标注说明，如果文字不能够
随对象的长宽高的边角度进行倾斜，那标注的效果可能就会
受到影响。首先看看下面两幅图片的对比情况：
做为 WPS 文字的特色功能，我们可以将文字随“自选图形”
和“文本框”进行旋转，以保持相应的角度，具体设置如下：
① 选择需要旋转的文本框或图片框；
34
②单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置对象格式”，
打开“对象格式”对话框；
③在对话框中选择“文本框”选项卡，勾选“允许文字随对
象旋转”的复选框，如下图所示；
④单击“确定”按钮，完成设置。
8．能识别多音字的拼音指南
在 W P S
Office中，“拼
音指南”作为
WPS 文 字 的
特色功能，通
常用于对汉字
标注拼音，同
时我们还可以
利 用 “ 拼 音
指南”功能实
现一些特殊的
标注。
顾名思义，拼音指南就是给汉字注音。首先选择需要注音的
汉字，在 WPS 文字主菜单选择“开始－字体－拼音指南”
菜单项，打开“拼音指南”对话框。
对齐方式－－提供了几种拼音相对文字的对齐方式。
偏移量－－自由调整拼音和文字的间隔。
字体、字号－－调整拼音的字体和字号。
35
如果需要把所选的文字，统一作为一个整体，而不是每个字
单独的，选择“组合”按钮进行合并。点击“单字”按钮则
是取消“组合”。
注意：
“拼音指南”允许用户为文字或者数字标注特殊符号，因此
利用该技巧同样可以轻松实现如：“～、－、＝、* 以及音标”
之类的特殊符号的标注。
9．快速添加行和列
在文档的编辑中，大家会经常用到表格，wps 提供了方便的
表格行列追加按钮，实现快速增加一行、一列，当需要增加
多行和多列的时候，只需要用鼠标拉住追加符号向下或向右，
即可快速增加多行多列。
10．使用真正的斜线表头
在 文 字 编 辑 中，
为了更明确地表
达 文 档 的 意 途，
我们常常会涉及
到制作一些复杂
表头的表格，如：
多 行 复 合 表 头、
斜 线 表 头 等 等，
利用 WPS 文字提
供的“斜线表头”
功 能， 就 可 以 轻
松地制作这类表
格了。
具体操作步骤如
下：
① 添加一个表格，并将光标定位到需要绘制斜线表头的单
元格中，如第 1 个单元格。
② 选择“表格样式－绘制斜线表头”，打开“绘制斜线表头”
对话框。
③ 选择其中的一种表头样式，单击“确定”按钮。效果如
右上图所示：
36
至此，WPS 文字直接在单元格中添加斜线，将单元格直接
分成 3 部分，我们只需要将表头字段直接添加即可。同时，
结合 WPS 文字的表格样式，我们就可以绘制出漂亮的表格
了。
11．快速实现重复标题行
在查看或打印一些表格的时候，大家可能需要设置每一页都
有同样的标题行，这样就需要花费很多时间来操作，wps 提
供了标题行重复功能，不管文档是 100 页还是 1000 页，大
家都可以一键设置所有页重复的标题行。
操作方法：点击表格工具——数据——标题行重复。如下
图所示：
37
12．快速计算文档表格中的数据
在对文档中的表格数据进行处理时，往往会遇到求和、求平
均值等简单计算，如果将数据复制到表格模块中计算会比较
麻烦，现在我们可以采用文字模块中的快速计算工具来完成。
具体操作步骤如下：
选中需要计算的数据——表格工具 - 快速计算——求和、
平均值等。
13．一目了然的文档结构图
除了目录，wps 还提供了文档结构图的功能，实现在文档不
同内容间快速跳转，能按需求显示文章级别，如果添加了书
签还能显示书签位置。
具体操作方法：点击视图——显示——文档结构图。如下
图所示：
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14．一键设置文档封面
目前简单的办公已经不能满足广大用户的需要，在制作文档
的同时，大家有没有想过如何让文档能够脱颖而出？ wps
文字提供了一键设置封面页的功能，让你的文档更具有吸引
力。
操作方法：点击章节——封面页，按照需求选择不同风格的
封面页。
15．双面打印和反片打印
为了满足一些特殊用户的需求，方便用户打印文档和装订，
提高办公效率，WPS 文字中提供了双面打印及反片打印的
功能。
操作方法：点击 主菜单——打印，在弹出的
打印设置后选择双面打印或反片打印，如下图
39
注意：
① WPS 文字的邮件合并功能取的是默认邮件客户端，因此，
在使用邮件合并功能发送邮件之前，要先设置默认的邮件处
理程序。
②在邮件合并中使用到的数据源是要先创建完成的。该数
据源支持 ODBC 数据源导入，并支持数据源内容的部分选
择、全选、全部清除选择、刷新等。数据库的导入也支持在
Excel 和 ET 表格中直接导入的情况。邮件合并使用到的数据，
可由文字处理成合并域，导入到文字可识别的列表中，进行
编辑与修改操作。
③ 邮件合并功能的具体操作中还有很多项目可以设置，比
如：数据源的导入、域映射关系、数据的匹配，包括自动匹
配和用户自定义匹配等诸多选项。
16．邮件合并
④ 选择需要插入的数据域。
⑤ 单击“插入”按钮，邮件
合并完成。
⑥ 在“开始邮件合并”组，
单击“收件人”。在打开的
对话框中选择要发送的收件
人，此时就可以把合并好的
邮件发送了。
在实际工作中，我们
常常需要编辑大量格
式一致、数据字段相
同、但内容不同且每
条记录需单独成文的
文件，如邮件、工资
单、批量制作标签等
等。 利 用 WPS 文 字
提供的“邮件合并”
功能，可以快速处理
这一类特殊的文档，
大大提高工作效率。同时，利用该功能还可以批量制作选项
卡、工资条、成绩单等
操作方法：
① 创建一个用于邮件合并的文件，如 et 表格、txt 格式的
文本文件以及 Access 数据库文件等。
② 在“邮件合并”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“打
开数据源”，选择要打开的数据源，如上图所示。
③ 在“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”，打开
如下图所示的“插入域”对话框：
40
用户创建一篇文档后，需要将该文档交给其他人审阅。传统
的编辑方式不但浪费时间，而且还浪费了不少纸张。其实，
当作者将电子文档完成后，可以利用 WPS 文字的修订功能，
让审阅者直接在文档上修改，这样不但节省打印及文档发送
的时间，而且能够跟踪每位审阅者的修改内容。在 WPS 文
字中为了便于区分不同人的修订意见，每个修订人都可以进
行不同的颜色设定。
修订操作方法如下：
① 在“审阅”选项卡
上的“修订和批注”组，
选择“修订”下拉列
表中的“修订选项”，
打开如右图所示的“选
项”对话框中的“修订”
选项卡：
17．审阅和修订
② 在“标记”选项组中，设置插入内容、删除内容以及其
标记和颜色。
③ 在“批注框”选项组中，设置显示作者的方式。
④ 选择“用户信息”选项卡，可以在其中输入修订者的姓名、
缩写等，如下图所示：
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⑤ 单击“确定”按钮，完成设置。
⑥ 打开要修订的文档，在“审阅”选项卡上的“修订和
批注”组，选择“修订”下拉列表中的“修订”或者使用
<Shift+Ctrl+E> 快捷键，即可进入修订状态。
⑦ 这时可以像对待普通文档一样对文档进行编辑，但是对
于文档进行的修改、插入、删除等操作都会用设置的修订标
记表示出来，如下图所示：
注意：
如果希望清楚地看到文档修改后的效果，则可以选择“显示
标记的最终状态”如果要退出修订状态，再次单击“修订和
批注”组中的“修订”即可。
批注是作者或审阅者为文档添加的备注和解释，它并不影响
文档的内容，这种操作与用户在阅读书籍时在空白处所加的
一些文字说明很相似。
插入批注的操作方法如下：
① 将插入点置于要添加批注的位置或选中要添加批注的某
部分内容。
② 在非修订状态下选择“审阅”选项卡上的“修订和批注”
组中，单击“插入批注”。
③ 在批注框中输入批注内容。完成输入后，单击页面任意
位置即可。
18．审阅和批注
42
删除批注：WPS 文字提供单个批注的删除，也提供了批量
删除批注的功能。
① 选中要删除的批注，在“审阅”选项卡上的“修订和批注”
组中，选择“拒绝”下拉列表中的“拒绝修订 / 删除批注”。
② 如果想要实现一次性删除文档中所有批注，在“修订和
批注”组中，选择“拒绝”下拉列表中的“删除文档中的所
有批注”即可，如下图所示：
当用户查看修订时，可以选择接受或拒绝每处更改，具体操
作如下：
● 如果用户选择接受，可以在“审阅”选项卡上的“修订和
批注”组中，选择“接受”下拉列表中的“接受对文档所作
的所有修订”。
● 如果用户选择拒绝，可以在“修订和批注”组中，选择“拒
绝”下拉列表中的“拒绝修订 / 删除批注”或者选择“拒绝
接受对文档所作的所有修订”。
● 如果想要查看上一处更改或者下一处更改，按上所述，定
位在“修订和批注”组，单击“上一条”，“下一条”即可
43
第三章 － WPS Office 表格简介
1．快速增加工作表
与 WPS Office 的工作薄标签可新建空白文档功能一样，在
WPS 表格中，我们同样可以双击工作表标签的空白处（如
下图红框所示），也可快速地新增一张工作表。
2．录入数据之数据填充
使用自动填充功能可以完成智能复制，快速输入一部分数据，
有效提高输入效率。在 WPS 表格中可以填充的常用序列有
两类。
一类是：年、月份、星期、季度等文本型序列，对于文本型
序列，只需输入第 1 个值，然后拖动填充柄就可以进行填充。
例如要输入一周中的每一天（从星期日到星期六），具体操
作步骤如下：
① 选中数据区。
② 将鼠标移动到数据区右下角，鼠标指针变成十字星。
③ 按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标。
④ 托拽鼠标至要填充的最后一个单元格后，释放鼠标左键。
使用填充柄填充后的效果，如下图所示：
44
第二类是：1、2、3；2、4、6
等数值型序列，对于数值型序
列，需要输入两个数值，体现
出数值的变化规则，再拖动填
充柄即可按给定的规律进行填
充。
对于非序列型文本（如“办公
室”）和单一未指定填充规则
的数值（如 200），拖动填充
柄时就会对数据进行复制操作。
在“编辑”组中的“填充”下拉列表中，提供了“向下填充”、
“向右填充”、“向上填充”、“向左填充”等填充选项，
如右图所示：
复制填充和序列填充是最两种常用的填充方式，具体操作方
法如下：
● 在单元格中输入内容后，如果在该单元格的临近单元格要
输入同样的内容，可将鼠标光标到要复制的单元格右下角，
按住 Ctrl 键左键下拉，即可复制填充数据。
● 在单元格输入内容后，如果要在该单元格的临近单元格以
序列的方式填充，可将鼠标光标移动到需要填充的单元格右
下角，按住鼠标左键拖动。松开鼠标左键后，WPS 表格以
序列的方式填充了单元格。
注意：
在输入数据时，有时候需要向多个单元格输入相同的内容。
这时，我们可以先选择区域后，再输入内容，最后按下
<Ctrl ＋ Enter> 组合键，则所有选中单元格中都会出现相
同内容。
3．教您录入特殊数据
录入身份证号码、银行帐号
方法 1：设置单元格格式
具体步骤如下：
① 右键单击—设置单元格格式，打开“数字格式”对话框。
② 在“数字”选项卡下设置单元格为“文本”格式。
③ 单击“确定”按钮完成设置，然后在单元格中直接输入
身份证号码。
方法 2：前置单撇号进行录入
在输入身份证号码时，先输入单引号“ ' ”，再输入身份证
号即可，如：在单元格中输入：'123456199912310123。
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注意：以上两种方法同样可以用于如：银行帐号、产品编号
等超过 15 位的纯数值的数据录入。
录入多行数据
大家应该见过如下图单元格中的多行文本吧？在一个单元格
中逐行输入文本数据，可以让备注内容变得更加清晰，在
WPS 表格中有两种方法提供给我们使用。
方法 1：在单元格“编辑”状态下，我们可以单击“格式”
工具栏上的自动换行“ ”按钮，即可在当前光标位置
插入一新行（手工换行符）。如下图所示。
方法 2：如果您认为在编辑状态下单击“自动换行”按钮来
换行比较繁琐，那么我们还可以按下 < Alt+Enter > 组合键，
也能够实现插入空行。
使用折叠按钮显示或隐藏单元格多行内容
很多时候，当我们输入单元格的内容过多而超过 1 行时，或
者像上例中的多行显示的内容时，我们就会发现单击单元格
时，内容已经遮盖了其他单元格的内容，包括列标符号等信
息。可能会影响表格其余部分的正常查看，此时我们可以点
击编辑栏下方的“收缩”按钮 ，将编辑栏折叠起来；
当需要查看时，再点击“展开”按钮 即可，如下图
所示 :
46
4．如何制作下拉列表
您应该见过 WPS 表格下这样的下拉列表吧？当我们单击单
元格，系统会提供“下拉菜单”供选择，同时，当我们直接
输入列表以外的数据时，系统会出现错误提示。
其实这种“菜单”不用编写任何程序，只利用 WPS 表格的
常用功能即可实现，具体操作方法如下：
① 首先选择希望添加“下拉列表”的范围，如本例中的
D2:D6 单元格区域。
② 单击“数据｜有效性”菜单项，打开“数据有效性”对话框。
③ 在“允许”下拉菜单下选择“序列”项，在数据“来源”
下的文本框中输入：“企划部 , 设计部 , 开发部 , 销售部”（不
包括双引号）。如右图所示：
最后当我们再次单击 D2:D6 区域中的单元格时，即可提供
下拉菜单供选择部门名称了。
另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选项数据以
外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格区域作为数据
源，其操作方法相同，不再赘述。
④ 单击“确定”
完成设置。
注意：
在数据来源的文本框
中输入的数据，必须
使用“半角逗号”进
行分隔，否则只能将
所有内容识别为 1 个
选项，而不是 4 个选
择项。
5．常用函数的使用
四舍五入
47
在我们使用 WPS 表格时，在输入数字时，我们希望最后
输入的结果按着四舍五入的方式直线式整数部分，比如
，四舍五入后就是 891，如 ，四舍五入后就
是 890。在这里我们利用 ROUND 函数来实现这一操作。
方法：
把光标放在 C2 处，在 fx 函数框中输入“=ROUND(B2，小
数位数），如果小数位位置，我们输入的是 0，则按照四舍
五入保留为整数；如果小数位位置，我们输入的是 1，则按
照四舍五入保留一位小数位。
求和
在我们试用 wps 表格时，经常会应用到一些计算，下面以
求和函数为例。
简单求和操作方法：
SUM（number1，number2，……），见下图：
48
条件求和操作方法：
SUMIF（range,criteria,sum_range）其中 range 是单元格
区域，criteria 是条件的意思，sum_range 是真正求和的区
域。
以下面求“办公软件”的流量为例：
6．数据透视表
WPS 表格数据透视表是一种建立在 WPS 表格数据基础之
上，用于对复杂的数据进行汇总和分析交互的、交叉制表的
报表。数据透视表通过对数据不同的视角显示数据并对数据
进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。
操作方法：
① 在“插入”选项卡上的“表格”组中，单击“数据透视表”。
② 在创建窗口中选择数据源单元格区域，被选择的数据区
将以虚线框围起来，如下图所示：也可以在同一数据表格中
的一个数据透视表基础上再进行修改处理。选择数据透视表
的放置位置（新建工作表、现有工作表）。
49
③ 从任务窗格里的的字段列表中，拖动字段到数据透视表
区域中的“页区域”、“行区域”、“列区域”、“数据区
域”可以进行数据的分析比较，如下图所示：
④ 右键选择任务窗格数
据透视表操作区域的字
段。单击“字段设置”，
在“数据透视表字段”中，
可以修改字段名称、分类
汇总方式等相关信息，如
右图所示：
7．分类汇总
WPS 表格提供的分类汇总功能帮助用户对一个数据清单，
在适当的位置加上统计数据。通过运用分类汇总使清单内容
更加清晰易懂。使用分类汇总选项，不需要创建公式，系统
将自动创建公式，并对数据清单的某个字段提出诸如“求和”、
“计数”之类的汇总函数，实现对分类汇总值的计算，而且
将计算结果分级显示出来。
⑤ 拖动任务窗格字段到区域外可以删除字段，在同一区域
内上下拖动字段可以调整位置。
⑥ 在“数据透视表工具”选项卡上“数据”组中，单击“删
除数据透视表”即可删除数据透视表。如下图所示：
50
操作方法：
① 对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集
中在一起。如下图所示的数据清单中，把同一种商品的记录
排在一起。
② 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”，
打开如右上图所示的“分类汇总”对话框：
③ 在“分类字段”下拉列表中，选择所需字段作为分类汇
总的依据。例如，选择“商品名称”。
④ 在“汇总方式”下拉列表中，选择所需的统计函数。分
类汇总选项可以支持如求和、计数、平均值等多种函数。例
如，选择“求和”。
⑤ 在“选定汇总项”列
表框中，勾选需要对其汇
总计算的字段前面的复选
框。例如，选择“进货数量”
等一系列字段。
⑥ 可以根据需要，勾选相
应的复选框，指定汇总结
果的显示位置：
● 替换当前分类汇总：表
示按本次分类要求进行汇
总。
● 每组数据分页：表示将
每一类分页显示。
● 汇总结果显示在数据下
方：表示将分类汇总数放
在本类的最后一行。
⑦ 单击“确定”按钮，即
可得到分类汇总结果，如
右下图所示：
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8．高级筛选
高级筛选一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可
显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来。也可
以在新的位置显示筛选结果。
如果需要设置更多的筛选依据，比如在数据清单的下面建立
条件区域，则可以使用“高级筛选”功能。高级筛选可以分
为 3 个区域：
● 筛选区域。
● 条件区域：由标题行和条件行组成。筛选条件行允许使用
带运算符的表达式，还可以同时设置多列条件，或多行条件
的表达式：条件种类涵盖自动筛选中所有定制格式的条件，
包括等于、大于、小于、大于等于、小于等于、包含等。
● 复制到区域：如果在“高级筛选”对话框中，选择“将筛
选结果复制到其它位置”，需要在表中选择复制区域。如果
选择“在原有区域显示筛选结果”，则不需要选择复制区域。
具体操作步骤如下：
① 在“编辑”组中，选择“排序和筛选”下拉列表中的“高
级筛选”，打开如下图所示的“高级筛选”对话框：
●“在原有区域显示筛选结果”：筛选后隐藏不符合条件的
数据行，并让筛选的结果显示在原数据表中。
●“将筛选结果复制到其它位置”：将符合条件的数据行复
制到工作表的其它位置。不符合条件的记录同时保留在数据
表中而不被隐藏，这样就更加便于进行数据的对比了。
选择“将筛选结果复制到其它位置”，并勾选“选择不重复
的记录”复选框。效果如下图所示：
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9．图表
将表格数据以图的形式表达出来，使数据得以形象的体现。
图表具有较好的视觉效果，可以方便用户查看数据的差异、
图案和预测趋势。图表是分析数据最直观的方式。ET 中提
供了 10 种图表类型：柱形图、条形图、折线图、饼图、散
点图、面积图等。
具体操作步骤：
以一个销售额数据表为例：
① 选定用于创建图表的数据，在下图所示的工作表中，选
择 A2：E6 单元格区域。
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② 在“插入”选项卡
上的“图表”组中，单
击“图表”，打开如右
上图所示的“图表类型”
对话框。
③ 单击所需要的“图
表类型”和“子图表类
型”，这里选择“柱形
图”的“簇状柱形图”。
④ 单击“下一步”按
钮，打开如右下图所示
的“源数据”对话框。
该对话框中有“数据区
域”和“系列”两个选
项卡。“数据区域”选
项卡中的选项用于修改
创建图表的数据区域；
“系列”选项卡中的选
项用于修改数据系列的
名称、数值以及分类轴
标志。
⑤ 单击“下一步”按钮，打开如下图所示的“图表选项”
对话框。该对话框中有“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图
例”、“数据标志”和“数据表”6 个选项卡。通过对相应
选项卡中的选项设置可以改变图表中的对象。例如，在“标题”
选项卡中的“图表标题”文本框中输入“2011年销售额统计”，
在“数值（Y）轴”文本框中输入单位“万元”。
⑥ 单击“完成”按钮，即可在当前工作表中插入一个图表，
如下图所示：
54
10．方便快捷的图表配色方案
在 制 作 图 表 的 过 程 中，
用户使用 Excel 的传统绘
制方法，往往会发现图表
中如标题、图例或数据标
志等文字的字号大小不一
致，图表颜色单调，从而
影响图表的美观，如右图
所示：
按传统做法，用户在调整上图中的文字、图例格式时，如果
对各个标志分别进行调整，则需要进行多次重复操作，如果
利用 WPS 表格的图表“配色方案”，即可方便快捷地制作
美观的图表了。
具体操作步骤如下：
① 选择制作图表的数据区域。
② 选择“插入－图表”，打开“图表向导”对话框。
③ 在“图表类型”下选择“饼图”，在展开的“配色方案”
中选择其中一个方案，如下图所示：
④ 单击“完成”按钮，即可创
建全新的图表。
添加完成后，用户还可以对图
表区的其他属性（如数据系列
格式）进行调整，以便于美化
图表，最后单击“确定”按钮
使设置生效。最终调整结果如
右图所示：
55
● 右键选择设置单元格
格式——保护，勾选隐
藏选项，如右图：
11．隐藏公式
当工作表中有大量公式时，很容易误操作将原有公式修改，
为了避免这种情况，可以使用隐藏公式来保护工作表。
操作方法：
① 选定有公式的区域，如下图：
● 点击审阅——保
护工作表，并设置
密码，如右图：
56
● 此时，选定的区域内，公式就完全被隐藏了
12．灵活运用选择性粘贴
从事财务工作的人员可能会遇到下面的问题：如在补贴发放
时，需要将所有部门员工的“高温补帖”在原基础上都增加
200 元人民币。
遇到这样的问题时，可能有些用户会使用公式来处理。其实，
我们利用 WPS 表格的“选择性粘贴”就也可以快速地实现
累加。
具体操作步骤如下：
① 在任意一个空单元格（如：L2 单元格）中输入数值：
200，并复制该单元格；
② 选择F2:F11单元格区域，单击“开始｜粘贴｜选择性粘贴”
（或单击鼠标右键）菜单项，打开“选择性粘贴”对话框，
如下图所示。
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③ 在对话框中选择粘贴“数值”，在运算格式下选择“加”
单选框，单击“确定”按钮完成粘贴。
这样就可以在指定范围内批量累加补贴金额 200 元，而毋
须使用公式来实现，方便快捷，累加结果如下图所示：
13．灵活显示人民币大写
在很多财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成
中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等等
应用，利用 WPS 表格的单元格数字格式也可以很轻松实现
这种的要求。效果如下图所示：
具体操作步骤如下：
① 在 C 列单元格粘贴需要转换的数值
② 再单击右键“单元格”，打开“单元格格式”对话框；
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③ 在“数字”选项卡
的“分类”列表下设
置单元格为“特殊”
格式，在右侧的列表
框中选择“人民币大
写”选项；
另外，WPS 表格为了让我们更清晰地了解输入的长数字的
读法，除了利用上面的单元格设置以外，利用 WPS 表格的
状态栏，也可以让我们一目了然的阅读，如下图 B2:B6 的 5
个单元格数值求和为：974 万 2319 点 65，平均值、最大值、
最小值等。效果如下图所示：
④ 单击“确定”按钮
完成设置，在 C 列即
可显示人民币数值的
大写。
59
14．阅读模式工具
在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，运用阅读模式工具
可以有效的防止数据阅读串行，方便了我们对数据报表的查
阅
具体操作步骤如下：
视图——阅读模式——勾选
第四章 － WPS Office 演示简介
1．利用模板新建演示文稿
WPS 演示 2013 提供多种丰富多彩的模板，用户可以创建
比较专业的演示文稿，这就给非专业用户带来了很大的方便。
操作方法：
① wps 演示主程序菜单——新建——从本机上的模板新
建，会打开模板框
② 选择其中任何一个所需的模板选项卡，在模板列表中选
择一种模板，在右边的预览框中将会显示出相应的版式，如
下图所示：
60
③ 单击“确定”按钮，系统将自动完成一份包含多张幻灯
片的演示文稿
关闭母版视图后，即可看到普通视图每一页固定位置都加上
了 Logo
2．演示文稿里添加固定公司 logo
无论工作总结还是对外交流用的演示稿 /ppt，都需要在明
显的位置增加单位或企业的 logo，但是每页都要重复操作
来加 logo 太繁琐，而且没法保证 logo 在每页的大小、位
置都一样。下面我们巧用母板来实现一劳永逸的在演示稿里
加上固定的企业 logo。
举一反三：还可以为自己的演示讲稿加固定文字等内容
操作步骤：
① 选择“视图－幻灯片母版”
② 在母版中添加 logo 图片：在插入菜单中点击图片来选择
③ 点击“关闭母板”按钮
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3．在演示文稿中留下时间的脚步
如果要想让我们的讲稿和照片一样有时间的印记：给每张幻
灯片都加上一个日期，并且随着时间一起更换日期，只需要
下面的简单操作即可实现。
② 选择“日期和时间—自动
更新—时间样式”日期就会自
动更新
③ 选择“全部应用”就自动添加到所有幻灯片的页脚处
④ 选择“应用”，则只能添加到当前幻灯片上
操作步骤：
① 选 择“ 插
入—页眉页脚”
或“ 插 入 — 日
期和时间”
注意：
选择“全部应用”将自动添加到所有幻灯片的页脚处；如选
择“应用”，则只能添加到当前幻灯片上。
62
4．演示里漂亮的表格样式
我们在演示讲稿里经常会制作各类表格（如：员工信息、生
产产值、销售业绩等），想摆脱白底黑框的单调枯燥，让演
示里的表格漂亮起来并与模板背景配套的颜色。就用 WPS
独有的“表格样式”美化表格吧。
操作步骤：
① 通过快速拖拽，或命令“插入—表格”生成一个表格
② 在“表格样式”里选择最佳表格样式与演示文档匹配
5．插入 Flash 动画或视频到演示文档
把漂亮生动的 Flash 动画插入到演示讲稿中，不仅可以为我
们的动画增色不少，而且在很多科技项目中也是说明问题的
最佳手段。在 WPS Office 中 Flash 动画也可以像图片一样
被轻松的“插入”到演示讲稿中了，不信就试试看。
63
6．妙用对象对齐参考线
我们在演示讲稿里绘制一些图形时经常需要他们以各种方式
对其，简单的对其方式有时候不能完全满足要求，用 WPS
Office 提供的“对象对齐参考”即可轻松实现各种对齐要求。
操作步骤：
① 绘制几个图形，在演示稿空白处点击鼠标右键，选择“网
格和参考线”
② 选择“参考线设置—屏幕上显示参考线”
③ 再移动图形时就会按参考线校准位置
操作步骤：
① 选择“插入—Flash 或文件中的影片”
② 选择一个 Flash 文件或影音文件
64
动画效果是演示稿中必不可少的效果，如果能让图形安装自
己的形状运动一定很炫！
7．让图形随自身形状运动
② 选择“添加效
果 — 制 作 路 径 —
为自选图形制定路
径”
操作步骤：
① 绘制或插入一
个图形，并选择“绘
图工具—自定义动
画”
③ 鼠标放在
指定图形上，
图形自身轮廓
即显示为闪动
的虚线动画路
径
④ 播放看效
果：图片围绕
自身实施动画
运动
65
8．放大镜的妙用
在放映幻灯片的过程中，由于场地过大、屏幕太小等，会导
致大家看不清，wps 演示提供了放大镜的功能，在放映过程
中突出显示重点 .
操作方法：放映当前页时，按住 ctrl 键并移动鼠标滚轴来放
大或缩小。
9．双屏演示优化
我们在各种会议和培训时经常使用投影仪作为演示、培训的
辅助工具，而双屏演示能很好的实现演讲者自己看到批注灵
活控制演示节奏的效果。有兴趣的话就在 WPS Office 演示
播放功能里实验一下，效果很不错！
① 检查环境
用户首先确认硬件设备是否支持多监视器，并安装了相关的
驱动程序。如图 1 在系统显示属性的设置中看到 1 和 2 两
个监视器，并且可以进行设置。
66
② 设置方法
直接打开 WPS 演示文稿，按 F5 或者在主菜单选择“幻灯
片放映－观看放映”播放演示文稿。
在上图中“将 Windows 桌面扩展到该显示器”前面的勾打
上，放映的时候就直接进入双监视器模式，如果无预先设置
则出现下图的对话框，选择右边的“演讲者与观众不同的播
放界面”，点击“开始播放”按钮也能进入双屏播放模式。
如果以后一直使用双监视器模式，在“下次默认按此选择的
方式反映”前面打上勾即可。
如果设置了“下次默认按次选项的方式放映”之后，需要取
消默认值，通过选择主菜单“幻灯片反映 | 设置放映方式”，
如图，取消红框所表示的勾选实现取消默认设置。
67
从上图看出，整个主屏区域分为 4 个部分：正文演示区、备
注区、演示文稿列表区、控制区。
正文演示区：演示的内容跟扩展屏一致，鼠标单击可以进行
幻灯片的切换。
备注区：本张幻灯片的备注内容。同时支持在演示过程中，
编写备注内容。
演示文稿列表区：以滚动条的形式，罗列
本演示文稿所有的幻灯片缩略图，可以直
接点击某张进行幻灯片的切换。
控制区：分为播放和标记两项，如右图。
播放选项如右图所示，中间蓝色标注框中
的按钮分别可以通过键盘的上下左右箭头
来控制。
标 记 选 项 如 左
图，可以选择不
同的笔种、曲线
和颜色在正文演
示区划写，效果
同时会在扩展屏
显示出来。
③ 界面介绍 :
注意：
① 使用双屏演示的前提，用户计算机的环境已经支持双监
视器输出。
② 在播放幻灯片时，选择扩展模式，实现双监视器演示。
③ 如果在 windows 系统显示属性中，已经勾选了扩展模式，
播放时自动直接进入双监视器演示。
68
10．展台浏览放映
展台浏览放映方式可自动运行文稿。例如，在展览会场或会
议中等需要运行无人管理的幻灯片放映，可以将演示文稿设
置为此种方式，运行时大多数的菜单和都不可用，并且每次
放映完毕后重新开始。
在展台浏览放映的屏幕显示方式和演讲者放映方式类似，不
过在展台浏览放映不能使用鼠标进行控制。
在启动“展台浏览”的放映方式的操作步骤如下：
① 在“幻灯片放映”选项卡上的“设置”组中，单击“设
置放映方式” ，打开“设置放映方式”对话框。
② 在“放映类型”选项区域中，选中“展台浏览”单选按钮。
③ 在“放映幻灯片”选项区域中，单击选择所需开始放映
幻灯片的位置。系统默认为“全部”，即从头开始放映，如
右图所示：
④ 设置完毕，单击“确定”按钮。
“展台浏览”启动幻灯片放映的方法和演讲者放映相同，放
映方式的屏幕显示方式和演讲者放映的屏幕显示方式也相
同。如果幻灯片的动画启动方式是单击鼠标，则无法进行放
映。如果幻灯片的动画启动方式是定时播放，则到相应的时
间后，下一动画自动启动。“展台浏览”放映方式是循环放
映，如果要退出放映，按 Esc 键。
69
A：a. 从 2013 风格界面更换为经典风格 2009 界面，点击
模块右上角提示按钮，如图所示：
下篇 － 常见问题解答
第一章 － WPS 公共部分
1．Q：怎样在 2013 风格界面与经典风
格界面之间更换 ?
根据提示，点击“确定”，关闭再次启动生效；
更换之前（2013 界面）：
更换之后（2009 界面）：
70
b. 从经典风格界面更换为 2013 风格界面，点击模块右上角
提示按钮，如图所示：
点击“确定”，关闭再次启动生效；
更换之前（2009 界面）：
更换之后（2013 界面）：
注意：
1. 界面风格的更改仅对当前模块有效，如：更改文字模块界
面，表格和演示的界面没有更改。
2．Q：多个文档之间如何快速切换？
A：如果需要快速切换文档，可以通过“Ctrl+Tab”键进行
切换。
71
3．Q：如何默认关闭任务窗格 ?
A：点击左上角 ，点击“选项”
选择视图，将“启动任务窗格”的勾去掉
注意：
需要分别对“WPS 文字”、“WPS 表格”、“WPS 演示”
进行设置。
72
A：如果是用很长时间在 WPS 中编
辑的文档，一定能找到其备份文档的。
您可以在点击左上角 调
出“备份管理”，若右侧列表中无相
关文档的话，请点击左下角的蓝色的
“浏览…”进入备份文件目录，如图：
A：通过 IE 的 Internet 选项，设
置默认的邮件系统即可。如右图：
4．Q：系统崩溃、机器断电能否找到正
在编辑的备份文件？
5．Q：在 wps 中无法直接发送邮件，
在文件菜单点击“发送邮件”没有响应？
之前所编辑过的文档的备份只是在原文件名的后面又添上了
一串随机字符和扩展名 BAK，可以通过以下两种方式打开备
份文件：
1. 把文件名中 .wps 后面的所有内容删除双击文档使用 WPS
程序打开。
2. 也可以直接选择最近时间段内备份的 .BAK 文件，单击右
键， 选择“打开方式”选项，从列表中选择 WPS 程序打开。
foxmail 中的设置：
73
A： 通 过“ 开 始 菜 单 -> 所 有 程 序 ->WPS Office 专 业
版 ->WPS Office 工具 -> 配置工具 -> 高级 -> 文件关联”
就可以看到相关选项了，如下图：
6．Q：如何连续使用格式刷？
A：只需要在使用前双击格式刷即可，后面只
要不退出格式刷对于多个对象可以一直使用
格式刷进行格式改变。
7．Q：如何修改备份时间？
A：如果您想自定义增加或减少定时备份的时间，
进入 ——选项——常规与保存，在恢复选项中
设置，如图：
8．Q：如何设置 DOC、XLS、PPT 文档
与 WPS 进行文件关联？
74
A：1. 模板的添加
路径：X:\Program
Files\Kingsoft\
W P S O f f i c e \
templates\2052
2. 外网可以登陆官
网下载模板
3. 内网可以从外网
机器下载共享，或
者 将 wps 网 站 共
享到服务器上登陆
下载
9．Q： 如 何 查 看 当 前 计 算 机 安 装 的
WPS 产品版本号？
A：双击 WPS 文字模块，点击“ ——WPS
文字帮助——关于 WPS 文字”即可查看，如图：
10．Q：本地如何添加模板？
75
A: 将“C:\Documents and Settings\Administrator\Local
Settings\Temp”下的文件全部删除。
另：“\Local Settings”文件夹为隐藏文件夹，若在您的系
统中并未显示此文件夹，您可以点击“我的电脑 - 工具 - 文
件夹选项 - 查看”，在“隐藏文件和文件夹”选项中，将“显
示所有文件和文件夹”选项勾选就即可。
第二章－ WPS 文字部分
A：出现描述中的问题是由于该文档目前处在“改写”状态
下（如图），您不妨按下键盘 Insert 键，将“改写”变成灰
色不可用状态，即可解决该问题了。
1． Q：文档插入文字会删除后面的文字?
2． Q：在WPS文字中设置从右向左输入?
A：在 WPS 文字中已经提供了“从右向左”输入方向，在“开
始”中调出“段落”中进行设置即可：
3． Q：为什么 WPS 文字无法保存 ?
76
2. 当选中一行表格，也选中行尾符时，此时实质上才是选中
了一行，单击右键 - 插入，就会出现“插入多行”。如图：
4． Q：在 WPS 文字中如何达到类似拆
分窗口的功能？
A：目前在 WPS 文字中确实暂未实现“拆分窗口”功能，
您不妨尝试通过以下方法实现：
打开文档，通过主菜单 " 视图——新建窗口 " 新建文档窗口，
继续点击“视图——重排窗口”选择“垂直平铺”或“水平
平铺 " 选项；
5． Q：WPS 文字中表格怎样插入多行？
A：这个是操作的原因：
1. 当选中一行表格，但未选中行尾符时，实质上此时只是选
中了多个单元格，此时的效果就和选中一个单元格的效果一
样，单击右键 - 插入，不会出现“插入多行”。如图：
6． Q：为什么接受所有修订但批注还在？
A：用户误解：接受所有修订即可删除所有批注
正确操作：接受所有修订只能接受修改和删除的的修订，不
能删除批注，删除批注需要点击“删除所有批注”
接受所有修订：
77
删除所有批注：
7． Q：页眉如何添加横线？
A：微软 office 在进入页眉页脚时页眉上默认多一条横线，
如图所示：
WPS 在进入页眉页脚时页眉没有横线，如图所示：
解决方法：
单击菜单栏：【章节】——【页眉横线】即可。
WPS 效果图：
8． Q：如何修改 wps 默认字体大小 ?
A： 在 C:\Documents and Settings\Administrator\
Application Data\Kingsoft\office6\templates 下 的
打开更改保存即可；
78
2. 在 page 之后空一格并输入 \#，再空格输入 0000（插入
01 开始往后递增的页码输入 00）；
A：1. 插入页码之后，鼠标双击页脚进入编辑状态，按 Alt
+ F9 切换到域代码模式，即可看到页脚中的 { page }；
1．Q：在表格中复制内容后，表格为什
么没有响应？
10．Q：WPS 文 字 中 如 何 自 动 插 入
0001 开始往后递增的页码？
9． Q：WPS 文字中怎样不自动生成编
号？
A： ——选项——编辑——自动编号——键入
时自动应用自动编号列表，不要打勾即可。
3. 再按 Alt +F9 键更新域代码即可；
第三章 － WPS 表格部分
A：如果系统安装了迅雷 7，请关闭迅雷的剪切板监控功能，
或关闭迅雷程序即可。
79
A：方法 1：设置单元格格式
具体步骤如下：
1、选中单元格，右击“设置单元格格式”，打开“数字格式”
对话框；
2、在“数字”选项卡下设置单元格为“文本”格式
3、单击“确定”按钮完成设置，然后在单元格中直接输入
身份证号码。
方法 2：前置单撇号进行录入
在输入身份证号码时，先输入单引号“'”，再输入身份证
号即可，如：在单元格中输入：'123456199912310123。
2．Q：如何录入身份证号码、银行帐号？
注意：
以上两种方法同样可以用于如：银行帐号、产品编号等超过
15 位的纯数值的数据录入。
3．Q：怎样在文字粘贴多个身份证号到
表格中？
A：用户会遇到将文字中多列身份证号粘贴到表格中，但是
粘贴后发现身份证号都显示不全。
解决方法：先在表格中设置单元格格式为文本格式，然后选
择选择性粘贴，选无格式文本后粘贴即可。
4．Q：表格中的数据无法进行求和，无
法求平均值？
A：出现该问题，原数值为文字格式，将“文字转换为数值”
即可在状态栏中显示数值和求和，求平均值。
操作：开始——格式——文字转换为数值
5．Q：ET 表格如何实现并排比较？
A：ET 中暂未支持“并排比较”功能。建议您尝试点击“视
图 - 重排窗口”，对两份文件进行对比。
80
A：出现该问题，请检查您使用的打印机是否是惠普的
HP1020，HP2050，HP2055 机型的，如果是，请将打印
机驱动升级到最新的版本即可；
6．Q：ET 表格在编辑，复制，粘贴，
打印预览，打印过程中假死，报错？
7．Q：在 ET 表格中如何插入多行？
A：ET 表格没有直接插入多行功能，需要插入多行的话，选
中多行空白行，然后复制，插入即可；
8．Q：在表格 ET 中怎样合并多个工作
簿？
A：可以通过移动或复制多个工作表移动到要合并的工作
簿中。
9．Q：在 ET 表格中怎样用函数将身份
证中生日 8 位数替换为星号？
A：可以使用
=SUBSTITUTE(A1,MID(A1,7,8),"********")，
=REPLACE(A1,7,8,"********")，
=REPLACE(A1,LEN(A1)-11,8,"********") 函数；
10．Q：WPS 表格复制后为什么不能粘
贴了 ?
A：在 WPS 表格中复制单元格后，被选择中的区域的单元
格边框会出现闪动的虚线框，若您在此时编辑其他单元格或
是对工作表做“保存”之类的操作，导致闪动的虚线框消失
的话，就无法进行粘贴操作了。在闪动的虚线框消失前是可
以进行粘贴操作的。虚线框消失已经丢失了要粘贴的单元格
信息，因此不能粘贴了。
81
第四章 － WPS 演示部分
1．Q：WPS Office 演示插入背景音乐？
A：WPS 演示现在已经能够顺利的加入背景音乐，如果需要
连续播放背景音乐，请通过【插入】菜单→【背景音乐】→
选择相关音乐文件即可在幻灯片放映时连续播放音乐了，如
图所示：
注意：
如果要在播放的时候从头开始播放请将背景音乐插入到首张
幻灯片中。
当我们插入背景音乐后会在幻灯片左下角出
现一个小喇叭的图标，代表着音乐已经成功
插入到演示文稿中。
2．Q：WPS Office 演示中的 flash 能在
MS Office 中播放吗？
A：在 WPS 中有两种方法插入 Flash，一种用 VBA 控件，
需要安装 VBA 环境，可以与 MS Office 的 PPT 兼容；另一种，
不需要使用 VBA 的功能，但是这个与 MS Office 的 PPT 不
兼容。
3．Q：WPS Office 演示中如何设置链
接声音文件？
A：这个功能可以利用动作设置实现，具体操作如下：
首先，右键单击对话框→【动作设置】，如图所示。
82
接下来，我们进入到动作设置对话框中，选择【超链接到】
中的【URL】，输入网址，并单击【确定】按钮，然后勾选【播
放声音】，在其中选择一种声音，单击【确定】按钮完成所
有操作，当我们播放幻灯片的时候，用鼠标单击链接网址就
可以听到链接声音，并跳转到相对应的网站。
A：在 WPS 旧版本中还不支持视频的插入，但是，在现在
的 WPS 最新版本中已经增加了这个功能，可以将我们需要
的视频插入到演示文稿中。只需要选择【插入】菜单下的【影
片和声音】中的【文件中的影片】即可，如图所示：
4．Q：WPS Office 演示可以另存为图
片吗？
A：答案是肯定，不仅仅在 WPS 演示中可以实现另存为图片，
在 WPS 其他的组件中也可以使用该功能，只需要右击图片
→选择【另存为图片】→选择保存位置保存即可。
5．Q：WPS Office 演示怎么设置密码
保护？
A：WPS 演示密码保护的方法和 WPS 文字、表格的设置方
法是相同的，我们有两种方式可以设置密码保护，，一种方
法是：【文件】菜单→【文件加密】→按着需求输入相应的
密码；另一种方法是：【工具】菜单→【选项】→选择【安
全性】选项卡→输入密码→【确定】即可，如图所示：
注意：当我们设置完密码后，切记要保存一次文档才能生效。
6．Q：WPS Office 演示如何插入视频？
如果您不能插入视频请查询一下是否为最新版本，如果不是，
建议您升级到最新版本。
83
A：我们对整个演示文稿编辑结束后就可以播放了，如果我
们要让演示文稿自动播放，并且播放到最后一张的时候从头
开始循环播放就可以通过设置放映方式来调整，只需要选择
【幻灯片放映】菜单下的【设置放映方式】，我们选择【循
环放映，按 ESC 键终止】即可，如图所示，当我们按【F5】
键播放的时候就会自动的按顺序从头至尾循环播放。
7．Q：WPS Office 幻灯片切换的使用
方法
8．Q：如何自动播放演示文档
A：我们在使用 WPS 演示来制作演
示文稿的时候，在播放的时候希望
可以不由手动控制，幻灯片自动切
换，我们可以使用幻灯片切换来实
现，只需要我们打开【任务窗格】
选择【幻灯片切换】即可，或者点
击【幻灯片放映】菜单选择【幻灯
片切换】也可以，打开幻灯片切换
任务窗格后，我们勾选【每隔】时
间间隔，并输入适当的时间，如图
所示，如果想要所有幻灯片都保持
这种方式，我们可以单击【应用于
所有幻灯片】
注意：首先，我们要慎重选择【应
用于所有幻灯片】该选项，因为为
了能够让幻灯片播放的时候能够灵
活、美观，我们通常对不同的幻灯
片设置不同的幻灯片切换效果。其
次，我们要在换片方式中选择了每
隔时间间隔就不要选择单击鼠标时，
否则功能会有叠加，幻灯片切换的
时候会混乱。
如果我们要指定幻灯片从哪张播放也可以选择右侧【放映幻
灯片】下的【从 ... 到 ...】来设置需要播放的幻灯片。
84
附录
第一章 － 附录 1 － WPS Office
二次开发兼容及特色
WPS Office 二次开发的含义
二次开发是指第三方程序利用 WPS 提供的接口，实现对
WPS 内部功能的调用，或者实现 WPS 文档内部信息的自动
获取、设置的功能。通过二次开发可以达到以下目的：完成
某种自动化的操作、为 WPS 增加特定功能、和 OA 系统结
合实现办公自动化。
WPS Office 二次开发的具体方式
上面已经介绍了二次开发的概念和一些应用面，下面可以总
结常见的二次开发方式：
－ 可 以 通 过 在 WPS 的 文 件 中（WPS、ET、DPS 或 者
DOC、XLS、PPT）中编写 VBA 脚本，实现业务功能。
－可以通过 VB 等编程开发语言，引用 WPS 提供的 COM
二次开发接口，在应用系统中操纵 WPS，实现业务功能。
－可以通过在 Web 网页上，通过 VBScript、JavaScript 等
创建 WPS 对象，操纵 WPS 行为，从而实现业务功能。
－可以通过一些 Office 中间件，如 NTKO、金格控件等，
结合中间件接口和 WPS 提供的 COM 接口，实现业务功能。
1．二次开发的基础知识
2．WPS Office V9 简介
注意：
1、本教程的示例代码都用 VB 编写，使用其它语言的开发者，
请自行做相应转换。
2、各对象、方法和属性的详细使用方法，请参阅 WPS API
帮助。
产品概述
现今，越来越多的政企用户已经不再满足于单一使用 Office
产品，而是需要将 Office 应用和内部的 OA、ERP、财务、
文档管理等重要业务系统集成，经历一个兼容改造的过程。
金山办公软件一直坚持全兼容的战略方针，即必须以用
户的需求为导向，从用户的实际应用角度出发，以目前最流
85
行的 Microsoft Office 产品作为对比的基调，满足用户对文
档格式、操作界面和使用习惯、OA 等业务系统集成和产品
二次开发等几个方面的需求。
结合多年的用户现场实施经验，我们分析得出 WPS Office
与政企业务系统整合通常分为以下三种情况：
－初次采购 WPS Office，直接使用 WPS Office API 接口
与各业务系统做整合；
－之前使用的 Microsoft Office，希望使用 WPS Office 全
部替换 Microsoft Office，这样需要 WPS Office API 高度
兼容 Microsoft Office API；
－之前使用的 Microsoft Office，希望使用 WPS Office 部
分替换 Microsoft Office，即双软件共存，这样同样需要
WPS Office API 高度兼容 Microsoft Office API，且要求
兼容程度更高！
金山办公软件在充分调研企业常用业务系统与办公软件整合
之衔接关系与必备因素，潜心对比总结 WPS Office API 与
Microsoft Office API 的差别后，成功研发并推出了 V9 版
本，该版本拥有两套不同的 API 解决方案，依据用户现场实
际 IT 系统构建情况，择优部署。力争免去那些耗费人力物
力的软件接口兼容改造测试工作。使用 V9 的目的就是要达
到“热插拔”，即客户在购买 WPS 后，无论以前是否使用
的是 Microsoft 产品，业务系统或者其使用的中间件是否是
基于 Microsoft Office 标准接口研发的，带有宏的文档是
否是在 Microsoft VBA 编辑器里完成的……删除 Microsoft
Office，安装 WPS Office 后，大部分接口都可兼容，力争
将二次开发编码量降为 0，将系统改造成本降到最低。
版本分支
WPS Office V9 版本有两个分支，即提供两套不同 API 的
安装包，一个实现了 ksoAPI 库，顾称之为 ksoAPI 安装包；
另外一个则实现了 msoAPI 库，则称之为 msoAPI 安装包，
各安装包格式一般如下：
ksoAPI�_Professional_VBA
msoAPI�_Professional_VBA
● ksoAPI 安装包：
ksoAPI 是与 WPS Office V8 版本完全兼容的一套 API 接
口，是专门为了满足老用户升级需求而提供的。如果以前政
企用户在使用 WPS Office 版本基础上，与业务系统进行了
一定量的兼容改造工作，那么他们就适用于 ksoAPI 版本的
WPS Office。ksoAPI 版本的接口，延续了 WPS V8 版本发
展而来的一套标准化接口，里面的对象，枚举变量，都是采
用 KSO 命名规范，保证老用户在升级 V8 至 V9 版本过程中，
达到安全稳定的平滑过渡效果。
86
● msoAPI 安装包：
msoAPI 安装包实现了一套与 Microsoft Office 高度兼容的
API 接口，目的就是为了降低政企用户从 Microsoft Office
迁移到 WPS Office 的成本与风险。
msoAPI 安装包里的接口，是参照 Microsoft Office 最新
API 设计的，完全覆盖 Microsoft Office 2003 版本全套接
口，高度兼容 Microsoft Office 2007 及 Microsoft Office
2010 版本里面的接口。其目的是让涉及到二次开发的政企
用户，在由 Microsoft Office 迁移到 WPS Office 的过程中，
基本上达到“热拔插”的效果，即卸载 Microsoft Office 后
再安装 WPS Office 后，一些二次开发应用，如调用了文字
模块的公文系统，调用了表格模块的报表系统等，能够轻松
实现从以往的 Microsoft Office 转调 WPS Office。
应用场景
WPS Office 在政企信息化建设应用中，一般会遇到如下图
所示场景：
第一步，用户考虑办公软件是否需要与业务系统集成
－不需要
有些单位信息化应用简单，办公软件不需要与业务系统交互，
这种情况，我们推荐使用 WPS Office 2013 (V9 msoKPI)
版本。使用这个版本的好处是，当未来办公软件需要与业务
系统交互使用时，也不需要很大的工作量，因为现今很多业
务系统和中间件厂商研发的产品都是以微软接口技术作为标
准的，V9 msoKPI 版本计则是走完全兼容 Microsoft
87
Office API 的设计路线，系统的接口技术以及接口的设计标
准与微软 Office 完全一致，采用 Windows 平台上的通用
的 COM 接口技术，保证和未来与用户业务系统的平滑过渡
集成所消耗的代价最小。
－需要
详见下面第二步分析。
第二步，在需要与业务系统集成的情况下，判定办公软件是
否初次与业务系统集成
－初次
此时建议采用 WPS Office 2013 (V9 msoKPI) 版本，原因
同第一步政企信息化建设中暂时不需要办公软件与业务系统
集成相同，参见上面。
－之前已做过办公软件与业务系统兼容改造工作
进入第三步分析阶段。
第三部：判断前期与业务系统整合的 Office 厂商，及确定
后期整合的方向
－前期采用 WPS Office 与业务系统完成兼容改造工作
这种情况下，如果后期业务系统需要升级改造或者单纯的
希望升级 WPS Office，那么他们就适用于 ksoAPI 版本的
WPS Office。因为，前期业务系统与 WPS Office 的整合工
作是完全按照 WPS API 标准接口来实现的，ksoAPI 版本则
提供与 WPS Office V8 版本完全兼容的一套 API 接口，里
面的对象，枚举变量，都是采用 KSO 命名规范，是专门为
了满足老用户升级需求而提供的。保证老用户在升级 V8 至
V9 版本过程中，达到安全稳定的平滑过渡效果。
－前期采用 Microsoft Office 与业务系统完成兼容改造工作
如 果 现 在 用 户 希 望 从 Microsoft Office 迁 移 到 WPS
Office，不管是完全迁移替换，还是部分迁移替换（也就
是双软件共存，混合部署模式），都请使用 WPS Office
2013 (V9 msoKPI) 版本。msoAPI 安装包里的接口，是参
照 Microsoft Office 最新 API 设计的，高度覆盖 Microsoft
Office 历史版本的全部接口，而前期业务系统与 Microsoft
Office 的整合工作也是完全按照 Microsoft API 标准接口来
实现的。如此，使用 V9 msoKPI 版本可大大降低代码更改
量，有效规避项目整合风险，且金山办公坚持走完全兼容微
软 Office 的设计路线，不管系统的内核架构、文档存储结构、
系统的接口技术以及接口的设计标准、扩展设计方面、操作
界面以及使用习惯等各方面都与 Microsoft Office 保持高度
兼容，因此 V9 msoKPI 版本在政企信息化建设中的应用场
景将会越来越广泛。
88
3．WPS Office V9 安装
注册表相关
WPS Office 在安装的时候，针对注册表的操作，不同的版
本会有如下区别：
● ksoAPI 安装包：
－添加 WPS Office 信息至 Kingsoft 注册表相关位置。
－如有勾选文件关联，则修改注册表中 doc，xls 等文档的
关联打开进程。
● msoAPI 安装包 :
－添加 Office 信息至 Kingsoft 注册表相关位置。
－如有勾选文件关联，则修改注册表中 doc，xls 等文档的
关联打开进程。
－修改 Microsoft Office 进程创建的 ClsID，指向为相对应
的 WPS Office 组件。WPS 会在注册表相关位置（HKEY_
CLASSES_ROOT\CLSID） 内 把 Microsoft Office 对 应 的
CLSID应用程序转接给WPS Office V9版本。在以前版本中，
文档关联 WPS Office 只是做了文档的 ClsID 转接，客户通
过点击 doc，xls 文档就能调用 WPS Office 的程序，现在
加 做 了 程 序 的 ClsID 转 接， 客 户 凡 是 使 用 类 似
CreateObject(“”) 的语句，就能自动转
接创建 WPS Office 的程序。
二次打包的参数设置
在二次打包方面，WPS Office V9 版本较之于 V8 版本，
多出了几个参数，用于区别打包出的是 ksoAPI 版本还是
msoAPI 版本。
如果需要自定义二次打包 V9 版本，以下参数需要注意：
－ api_compatible
mso_api; kso_api; both_api
该参数有三个枚举值，用于控制二次打包出的是 msoAPI，
ksoAPI，bothApi 三个版本之中的哪一种。
－ api_comp_caption
bool 值， 用 于 配 置 API： 返 回 的 是
Microsoft Office 样式还是 WPS Office 样式。
－ api_comp_winClassName
89
WPS Office 程序对象的创建与获取
●程序对象创建
WPS Office 程序的创建，除了直接启动程序图标之外，还
可以通过其他程序调用的方式启用。在 V9 版本中，使用以
前的代码调用创建，部分结果会略有不同。
var app = new ActiveXObject("");
= true;
bool 值，用于配置主窗品及文档窗口窗口类是否兼容
Microsoft Office，WPS Office 窗体返回的窗口句柄是否
和 Microsoft Office 一致。有些用户的二次开发调用，会针
对窗口句柄去获取对应的 Office 进程。
－ Api_comp_installPath
bool 值，用于配置安装路径是否兼容 Microsoft Office。
一 般 是 安 装 程 序 使 用， 推 荐 使 用“microsoft office/
office99/office6”
－ api_comp_processName
bool 值，用于配置进程名是否兼容 Microsoft Office，即
进程管理器中的名称是否改成 Microsoft Office(winword.
exe，，) 样式。相对应，rgs 注
册表文件也需要增加一份。这个改动是为了满足部分用户采
用的二次开发方式是通过判断 ，，
等进程是否开启，进而对应的 Office 模块
进行二次开发的需求。
4．WPS Office V9 二次开发
WPS Office 针对各类应用系统集成 Office 的需求，提供方
便使用的二次开发接口，如果客户之前使用的办公软件为
Microsoft Office，需要使用含有 ksoAPI 的版本，则可能
需要针对 WPS 进行兼容改造。使用 msoAPI 版本则不需要
改造。
JS示例
－ msoAPI
WPS Office 针对各类应用系统集成 Office 的需求，提供方
便使用的二次开发接口，如果客户之前使用的办公软件为
Microsoft Office，需要使用含有 ksoAPI 的版本，则可能
需要针对 WPS 进行兼容改造。使用 msoAPI 版本则不需要
改造。
在安装了 Microsoft Office 的环境下，这段代码的返回值就
是 Word 程序对象。
如果用户购买了 WPS Office V9 的 msoAPI 版本，并且
把 Microsoft Office 卸载掉，该代码也能无错运行，因为
WPS Office 已经把 new ActiveXObject 参数的指定程序转
接为 WPS Office 程序本身。
90
－ ksoAPI
如果用户使用的是 WPS Office V9 ksoAPI 版本，则需要把
该代码修改为如下内容，才能正常创建 WPS Office 进程，
这也是老版本的 WPS Office 通用改造方法。
var app = new ActiveXObject("");
= true;
●内部 API 对象的获取
例：如何用 API 设置文档为只读模式
－ msoAPI
msoAPI 版本较之以前，其内部 API 是完全匹配 Microsoft
Office API 所编写的，所以不再会存在一些以 Kso 作为命
名规范的 API，这些只会保留在 ksoAPI 版本里面。所以在
msoAPI 中可以使用如下代码：
A p p l i c a t i o n . A c t i v e d o c u m e n t .
Protect(wdAllowOnlyReading);
这样做的目的是客户那些针对 Microsoft Office 所写的二
次开发内容，即使卸掉 Microsoft Office，WPS Office V9
msoAPI 版本也能够完全兼容使用。
msoAPI 版本
中 不 再 存 在
以 Kso 作 为
命 名 规 则 的
枚举变量：
－ ksoAPI
ksoAPI 则是延续以往 WPS Office 版本的写法，无太大改变，
方便使用 WPS Office 的用户升级。
A p p l i c a t i o n . A c t i v e d o c u m e n t .
Protect(wpsAllowOnlyReading);
ksoAPI 版 本
使 用 Kso 作
为 命 名 规 则
的枚举变量：
91
二次开发概述与示例
（a）VBA 开发
VBA 是寄生于 WPS Office 的自动化语言，能够让用户通过
该语言达到对 Office 多个步骤的手工操作转换为自动化的
代码运行，亦或者功能的扩展等，界面的自定义等。
介于 ksoAPI 和 msoAPI 两种版本的区别，用如下的给文档
插入艺术字的代码案例来体现
－ msoAPI
Sub test()
Dim pic As Shape
S e t p i c = A c t i v e d o c u m e n t . S h a p e s .
AddTextEffect(msoTextEffect1, " 测试数据 ", " 宋体 ", 35,
msoCTrue, msoCTrue, 100, 100) ' 在文档中插入一个艺术
字
msoBringInFrontOfText ' 给艺术字
设置版式为浮于文字上方
End Sub
msoAPI 版 本，vba 的 代 码 规 范 和 接 口 名 称， 基 本 保 持
和 Microsoft Office 完全一致，使用的都是以 Microsoft
Office 为命名规范的参数和枚举变量。
－ ksoAPI
Sub test()
Dim pic As Shape
S e t p i c = A c t i v e d o c u m e n t . S h a p e s .
AddTextEffect(ksoTextEffect1, " 测试数据 ", " 宋体 ", 35,
ksoCTrue, ksoCTrue, 100, 100) ' 在文档中插入一个艺术字
ksoBringInFrontOfText ' 给 艺 术 字
设置版式为浮于文字上方
End Sub
ksoAPI 版本使用的还是原来 WPS Office 自身的一套。保
证老客户在 VBA 开发方面，不需要做什么改动去兼容新版
本的 WPS Office。
（b）调出式开发
调出式开发就是通过其他程序或者开发工具创建 WPS
Office 进程，进行一系列操作的开发方式。这里所有针对
WPS Office 进行的操作都需要使用 WPS Office 提供的二
次开发 API 接口。
针对多种不同的语言，只需要获取到 WPS Office 的程序对
象，接下来就只需要按照 WPS Office 提供的 API 接口规范
进行代码的编写，通过 WPS Office 的 API 提供的方式，完
成开发者自己需要的功能。
92 （c）关于工具栏
这里有一点说明 ID 有一点说明，上面的代码中 ,ksoAPI 和
msoAPI 返回的“文件 - 新建”工具栏的 ID 值是不一样的。
其原因是 msoAPI 版本内的所有工具栏菜单项 ID 值，都是
和 Microsoft Office 版本互相匹配。而 ksoAPI 版本的工具
栏菜单项 ID 值，只与 WPS Office 过往版本匹配。
（d）嵌入式开发
WPS Office 的嵌入式开发，是指依赖于其他应用程序或者
中间件，通过中间件作为桥梁，针对 WPS Office 进行的一
系列操作，包括接口调用，方法封装，界面的自由定制等。
－ msoAPI
在 msoAPI 版 本 中， 用 户 可 以 完 全 把 WPS Office 当 做
Microsoft Office 来调用，包括创建进程的关键字设置为
Microsoft Office 相关，msoAPI 版本也能够正常转调运作。
VB 代码：
Sub test()
Dim wpsApp As Application
Dim cmd As CommandBarPopup
Set wpsApp = CreateObject("")' 创建
WPS 进程
= True ' 设置程序为可见
Set cmd = ("menu bar").Controls.
Item(1)’获取菜单栏第一个子菜单
MsgBox (1).ID ’显示“文件 - 新建”工具
栏按钮的内部 ID 值
End Sub
例：如何在 JavaScript 中调用 WPS Office 程序并获取工具栏对
象。
VB 代码：
Sub test()
Dim wpsApp As Application
Dim cmd As CommandBarPopup
Set wpsApp = CreateObject("")' 创建
WPS 进程
= True ' 设置程序为可见
Set cmd = ("menu bar").Controls.
Item(1)’获取菜单栏第一个子菜单
MsgBox (1).ID ’显示“文件 - 新建”工具
栏按钮的内部 ID 值
End Sub
－ ksoAPI
ksoAPI 不会执行 msoAPI 的程序启动转调，所以部分关键
字是需要改动的。
93
其原理和调出式开发也是异曲同工，通过中间件创建 WPS
Office 进程，然后把程序放入自身容器中。
现阶段市面上功能比较完善的中间件厂商比如有：金格，
NTKO 等。在 V9 版本中，有以下区别 :
－所有版本的 WPS Office 中，如果设置了 WPS 文件关
联， 如 类 似 金 格 等 中 间 件 用 代 码 CreateNew("WORD.
document"),CreateNew(""), 都 会 创 建
出 WPS Office 进程，不同参数值返回的 GUID 都是一样
的。但是在 msoAPI 版本中，虽然结果都也还是打开 WPS
Office 进程，但是其通过不同参数值返回的 GUID 会不一样。
－在 msoAPI 版本中，例如进程中已经存在 winword 实
例， 再 使 用 类 似 于 CreateNew("") 的
方式，此时会中间件会创建 Word 程序文档。如果未存在
winword 实例，CreateNew("") 语句则
会创建 WPS 文字程序文档。
（e）生成式开发
现在常用的生成式开发为 Apache POI，Apache POI 是一
个开源的利用 Java 读写 xls，doc 等微软 OLE2 组件文档的
项目。简单地说，通过 Apache 的这套解决方案，可以用
Java 读写 xls、doc 等格式的文档。该方式不会涉及到具体
的 Office 应用程序，而是直接生成文件，所以这方面，环
境中是否安装的是 msoAPI 还是 ksoAPI 版本，都无太大影
响。
（f）插件式开发
插件可以在不给用户增加复杂性的情况下扩展应用程序的功
能。其实质是一个动态链接库 (DLL)，需要进行注册才能供
Office 程序使用。创建 插件时时可以使用任何支持 COM
的语言，如 C#、Visual Basic 和 C++。
如果编写新的插件，在 V9 版本中，WPS Office 的引用库
有所改变，每个模块对应的 DLL 如下：
模块 WPS V8 WPS v9 (msoAPI) WPS v9 (ksoAPI) MSO(2007)
文字
表格
演示
公共
在引用 msoAPI 的过程中，有一点需要说明，以 VB 的调用
为示例：
版本 模块 引用名称 命名空间
msoAPI 文字 Kingsoft WPS Object Library WORD
表格 Kingsoft ET Object Library EXCEL
演示 Kingsoft WPP Object Library POWERPOINT
公共 Kingsoft Office Object Library Office
ksoAPI 文字 Kingsoft WPS Object Library WPS
表格 Kingsoft ET Object Library ET
演示 Kingsoft WPP Object Library WPP
公共 Kingsoft Office Object Library KSO
94
这里是为方便某些用户在使用以往的二次开发方案的时
候，调用的是 Microsoft Office 的命名空间，更换为 WPS
Office 2013 后，msoAPI 版本能够适应该二次开发方案。
－ msoAPI 引用图示：
插件编写的时候，会有针对 Microsoft Office 还是 WPS
Office 的选择，因为引用和实现的 DLL 接口不同，导致插
件会区分为适用 Microsoft Office 和适用 WPS Office 的不
同版本。
对已经存在插件的加载方面， msoAPI 版本采用的方式是只
读取 Microsoft Office 注册表里的插件列表。ksoAPI 则是
选择读取 WPS Office 相关注册表项的插件列表。
WPS Office msoAPI 针对 Microsoft Office 的插件读取，
为了防止部分不兼容的插件导致不可控问题的发生，WPS
Office 会采用一个白名单机制，只有那些通过 WPS 官方测
试并确定无问题的插件，才会从 Microsoft Office 注册表中
加载，其他未验证过的可能有隐患的插件， 则不会加载。
－ ksoAPI 引用图示：
95
第一章 － 附录 2 － WPS Office 及 Office 常用通用快捷键
序号
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3
4
5
6
执 行 操 作
打开任务窗格 Ctrl + F1
设置字体属性 Ctrl + D
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在表格单元格中输入制表位 Ctrl + Alt + Tab
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WPS Office 文字
96
WPS Office 表格
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9
执 行 操 作
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移动到工作表的开头 Ctrl+Home
移动到工作表的最后一个单元格 Ctrl+End
添加当前日期 Ctrl+;
选择当前可见数据区域 Alt+;
查找、替换和定位
向下、向右填充数据
在单元格区域输入同一数据
在单元格中输入多行数据
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Ctrl +D\R
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