会议的策划与组织
2011年9月
会议的策划与组织
一.会议筹备
二.会议落实
三.会议的申报审批
四.总结归档
会议的策划与组织
一.会议筹备（制定接待计划）
（一）来宾基本情况
（二）制定迎送方案
（三）会前准备
（四）参观考察
（五）食宿、交通
（六）互赠礼品
（七）新闻报道
（八）安保工作
（九）经费预算
会议的策划与组织
（一）来宾基本情况
来宾信息包括姓名、性别、民族、单位、职务、来访目的、行程安排以及相关背景资料；
明确我方联系人，便于相互沟通；
视活动规模确定是否成立会务组
会议的策划与组织
（二）制定迎送方案
确定参加迎送领导、工作人员、车辆；
时间相近的尽量安排统一迎送；
考虑航班、车次提前或延误情况；
必要时需要提前派人办理登机牌、行李托运，联系贵宾室、贵宾通道等问题。
会议的策划与组织
（三）会前准备
确定会议主题以及时间、地点；
确定出席主要领导、陪同人员，列出双方参会人员名单按照惯例客方在前，主方在后；
发布会议通知；提前通知座谈主题；
设计制作会标、会场背景喷绘、条幅、嘉宾证、工作证、会议指南、纪念品等；
会议的策划与组织
（三）会前准备
会场。布置主席台、签到台、来宾座次，预订鲜花、胸花、绿色植物，摆放桌牌、茶杯，调试会议设备；
材料。拟定会议议程，起草领导讲话稿、主持词，报领导审阅并下发；
会议的策划与组织
（四）参观考察
根据来访者的要求，安排相应参观内容；
要求参观时间紧凑，参观内容详实；
通知被参观单位来访者的身份和需求，方便被参观单位安排讲解、接待人员；
会议的策划与组织
（四）参观考察
根据人数安排车辆和陪同人员，如参观时间较长，车上需预备矿泉水；
必要时需安排工作人员提前到达参观地点检查准备情况。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
用餐：
了解客人的饮食习惯，少数民族按要求单独安排；
根据来宾级别确认是否需要领导陪同用餐。
若需宴请，按照国际惯例，一般安排在晚上进行。
原则上客人在三人以内，陪餐人员不得超过一比一；客人在四人以上，十人以下者，不得超过二比一；客人在十人以上者，不得超过三比一。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
住宿：
根据来宾级别及要求确定住宿标准，预定房间；如来宾自带车，司机的食宿问题一并予以考虑。
会务人员应提前熟悉酒店环境，必要时需提前检查房间设施是否齐全，并提前摆放水果、点心及纪念品等。
必要时安排医疗组。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
交通：
根据来宾层次及人数确定出行车辆；
必要时安排警车开道。
会议的策划与组织
（六）互赠礼品
根据接待层次、来宾人数确定礼品的种类与数量；
根据实际情况确定礼品赠送形式；
安排专人负责礼品采购、使用登记及来宾回赠礼品的保存工作。
会议的策划与组织
（七）新闻报道
根据会议规模、层次通知宣传部安排摄影、摄像；
如有其它媒体单位参与，需安排专人负责接待，并提前拟出新闻通稿。
会议的策划与组织
（八）安保工作
举办大型活动需提前通知保卫处，请保卫处安排交通指挥和安保工作；
必要时需与上级领导部门联系，由市局安排警力负责安保。
会议的策划与组织
（九）经费预算
人数较少、安排相对简单的活动一般不需要做预算。
人数多、规模大、程序安排较为复杂的活动需提前做好经费预算，报财务处及相关部门会签后，请领导批示。
会议的策划与组织
（九）经费预算
预算内容一般包括：住宿、交通、餐饮、参观考察、纪念品等等。做预算的过程也是对活动内容的一次梳理，预算做得越准确，活动成本也越容易控制。
活动结束后，财务报销以被财务通过的预算为准，所以做预算要力求准确，还要注意不要漏项。
会议的策划与组织
二.会议落实
（一）会务工作人员要求
（二）迎宾
（三）会议指南
（四）会议现场
（五）宴请
（六）梳理内容、注意衔接
会议的策划与组织
（一）会务工作人员要求
工作认真、细致、踏实；
团队意识强，相互尊重、相互协作、相互补台，有执行力；
做好应变工作；
与客人充分沟通、协调，确定活动方案。
会议的策划与组织
（二）迎宾
迎接人员着正装，根据需要携带接站牌；
与来宾确认在活动安排；
主动询问来宾返程信息，及时做好送站安排和返程票预订工作。
会议的策划与组织
（三）会议指南
样式美观大方、格式标准；
指南中应包括来宾名单、日程安排、宴会安排、合影安排、温馨提示等内容；
日程安排应清晰、明确；温馨提示中要明确会务组房间号、联系人、联系电话以及服务范围。
会议的策划与组织
（四）会议现场
安排落实会场服务、会议记录人员；
根据与会人员变化及时更改讲话稿，调整座次；
现场工作人员备一份领导讲话稿；
如有嘉宾提前离会，主办方应有领导送行。
会议的策划与组织
（五）宴请
正式宴请需摆放桌签和名单；
少数民族来宾应按其要求单独安排;
宾客落座之前先上凉菜，备好酒水、饮料。
会议的策划与组织
（六）梳理内容、注意衔接
安排专人以时间为序梳理活动当天工作流程，会务人员开碰头会明确各自分工，尤其注意各项活动之间的衔接。
会议的策划与组织
三.会议的申报审批
各单位、部门举办庆典、论坛、研讨会等活动须报办公室批准；
厅局级以上领导，须提前2个工作日将来宾名单、接待方案报办公室；
外事活动须提前报国际合作与交流处。
会议的策划与组织
四.总结归档
活动结束后，会务人员及时进行总结，并将相关材料整理归档，填写《接待工作登记表》 。
会议的策划与组织
谢 谢
