1
编号
XXXX有限公司
版本
文件名称 页次
制定部门 制定人 日期
审核 批准
XXXXX有限公司
公司印章管理办法
第一条、为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性
，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管
理办法。
第二条、本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章
、财务专用章等具有法律效力的印章。
第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财
务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
第四条、印章授权管理和使用部门：
（一）公司印章由公司总经理授权向相关部门核发或核销；
（二）公司印章由总经理授权以下部门分别管理和使用：
1、公司行政章、法定代表人印章由公司办公室负责管理和使用；
2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用；
3、合同专用章由公司业务部门负责管理和使用。
4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法执行。
5、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司办公室上报
书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。
6、印章刻制由公司办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印
2
章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。
第五条、印章的管理
（一）公司的所有印章，均由公司办公室负责登记、留样并确定印章保管及
使用责任人。
交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四的《印章交接单》，
登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。
（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权
限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审
核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。
（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名
称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存
根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。
（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致
公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行
处罚。
（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工
作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管
人离职交接单》（详见本办法附件五）后方可办理离职手续。
7、禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经总经理批
准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件六）方可带出；非公章专管
人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件四的《印章交接单》办理交接手续
后方可带出。
第七条、各类公章的使用规定
（一）公司印章的使用
1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并
按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章专管员
，由其审核审批手续齐备后用印。
2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请
3
函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写
《公司用印审批记录单》（详见本管理办法附件七）并留存复印件以完善相关档
案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。
3、除本条第2项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必
须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表
、邀请函等文件，均须填写《公司用印审批记录单》并经相应管理领导审批签字
同意后，方可使用公司印章。
4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章
除外）所用印的文件、资料、附件资料及《公司用印审批记录单》作为用印凭据
档案由印章专管员留存。
（二）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理
本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报
表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。
（三）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相
关规定，并报公司办公室备案。
（四）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30日前、1
2月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》（详见本管理办法附件九）及用印
资料档案全部移交公司档案保管人存单。
第八条、法律责任
（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定
时，不得擅自使用。
（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重
，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。
第九条、附则
（一）本办法附公司印章管理的相关文件范本。
（二）本办法自发布之时效实施。
4
（三）本办法由公司办公室负责解释。
5
附件一：
公司内部刻章申请表
申请人 申请时间
申请刻章部门 申请章类
印章形状
印章名称
申请刻制原因
及用途
新刻制，用途：
原章损坏，原因：
其他：
直接领导意见
签名 日期
部门总经理意
见
签名 日期
综合部意见
签名 日期
总裁意见
签名 日期
6
附件二：
XXXXX有限公司文件
关于公司启用有关____专用章的通知
公司各部门：
根据《公司印章管理办法》第____条的规定，由于____
_______________，现公司已启用“___________专用章”，该
印章由公司____部门管理，专管人员为_____。为实现公司
各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年_
__月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________专用
章”印章同时废止。
特此函告。
附件：新旧印章样式
_____年___月___日
旧印章样式 新印章样式
主题词：印章 启用 通知
抄送：______________，______________，___________
，______________。
________公司综合部 _____年___月___日印发
7
附件三：
公司印章留样备案表
NO:____________
印章名称：___________________________章
审批人：_______________________________
刻制人：_______________________________
启用时间：_____________________________
配置及保管部门：_______________________
印章用途：_____________________________
印章专管员：_________________
印章留样
本留样印章自_________年____月_____日启用。
印章领用凭据及承诺：
本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___
日自公司综合部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依
照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管
相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭
受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失
并接受公司的相应处罚。
印章专管员：________________
_____年___月___日
8
附件四：
XXXX有限公司文件
关于公司停用有关____专用章的通知
公司各部门：
根据_____公司《公司印章管理办法》第____条的规定
，由于___________________，现公司决定作废停用原由公
司____部门专管人员_____管理的“___________专用章”。
____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有
效。
特此函告。
附件：停用印章样式
_____年___月___日
停用印章样式
主题词：印章 停用 通知
抄送：______________，______________，___________
，______________。
________公司办公室 _____年___月___日印发
9
附件五：
印 章 交 接 单
NO:___________
部门名称：_____________________________
交接印章名称：_______________________________
交接日期：_____月____日
用印注意事项说明：
1、交接人双方的行为均应遵守____
_公司《公司印章管理办法》之规定。
2、其他说明事项：______________________________________
_
___________________________________________________________
___________________________________________________________
3、印章留样：
留样
4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确
认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。
移交人：______________ 接收人：_______________
__________年___月___日 __________年___月___日
印章授权人签字确认：_________ __________年___月___日
10
11
附件六：
印章专管人离职交接单
NO:__________
部门名称：___________________________________
离职交接印章名称：_______________________________
交接日期：_____月____日
1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的
行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。
2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并
移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他
用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公
司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。
3、其他说明：_________________________________________
4、印章留样：
留样
4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确
认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。
移交人：______________ 接收人：_______________
__________年___月___日 __________年___月___日
印章授权人签字确认：_________ __________年___月___日
12
附件七：
印章外出使用审批单
NO:____________
1、部门名称：___________________________________
2、外出印章名称：_______________________________
3、使用日期：_____月____日
4、用印事项：___________________________________
5、外出使用原因：______________________________________
__
___________________________________________________________
___________________________________________________________
6、用印责任人：________________________________________
印章留样：
留样
7、本印章自____年___月___日____时经授权人签字同意外出使
用期间，其保管责任和用印责任均由印章________负责。
申请人：_______________
___________年___月___日
印章授权人签字确认：_________ __________年___月___日
13
14
附件八：
_____公司用印审批记录单
NO:____________
申请人：_________；申请日期：_________。
申请人所在部门：_______________________
所在部门负责人审核意见：同意□(由当事人勾选)______________。
文件名称 正/复印件 份数 用途说明
□正本
□复印件
□正本
□复印件
□正本
□复印件
□正本
□复印件
□正本
□复印件
主管 同意□ 签名：
综合部 同意□ 签名：
副总经理 同意□ 签名：
审批同意人
【本栏根据是否需要逐级审
批的具体情况填写，不需填
全所有栏目】
总经理 同意□ 签名：
申请使用的印章：
□公司印章
□法定代表人印章
□合同专用章
□财务专用章
用印情况(由当事人勾选)
已用印 □ (申请人签名) (日期)
已用印 □ (保管人签名) (日期)
备注说明
注意事项 用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。
1
附件九：
公司合同专用章用印审批单
NO:____________
用印申请部门 合同份数
经办人签字 联系电话
甲方：
乙方：签约方
其他方（包括担保方或丙方）：
涉及金额
签约负责人 联系电话
部门经理签字
财务部意见：
法务部意见：
总经理审批
董事长审批
16
附件十：
印章使用登记簿
编号：
时间
序
号
月 日
使用印章用途/所办事宜 资料份数 印章类型 涉及金额 用章部门 经办人 部门领导签字 总经理签字 备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
17
15
16
17
