·管理 ABC CHINESE & FORElGN ENTREPRENEURS ERPI本蜻下基于敏感交接点预测的采购业务流程前馈控制方法研究·仇锦华ERP的应用可以显著地提升企业管Commerce, EC)(马佳琳、周传生，2008)项Requirements Plannir 理绩效，本文针对失误、遗忘、违规等人目，企业的经营管理水平大幅提高。1994)相关程序后，对某个工单(即采购为因素造成ERP环境下采购业务流程尽管ERP及EC系统的应用使管需求)中的物料，自动生成了一条采购申停滞的现象，结合流程分析理论对敏感理信息化和自动化程度大为提高，但在请，按规定应由计划员用正确的ERP命交接点进行有效预测，提出了一种避免实际采购业务中，仍会出现失误、遗忘、令将采购申请显示后，再进行编辑处理，人为因素造成采购业务停滞的前馈控制违规等人为因素导致采购业务停滞的现但由于计划员错用了命令的参数，导致方法，实际应用表明，本文的方法对类似象。停滞不仅仅直接延误采购进度，而数天后才发现这条采购申请还未处理，应用有较好的借鉴价值。且容易带来其他副作用，如影响物资需直接造成了采购进度的延误。求单位检维修工期等。遗忘引言这类人为因素导致的停滞现象在采遗忘是在工作中因信息追溯或回忆现代企业管理信息化程度日益提购业务的多个环节都可能出现，其发生而产生的差错(朱丽君、刘坷，2006)。例也具有随机性，目前国内研究此类停滞高，同内外许多大型企业都实施了企业如，供应商将一份合同的发票交给了采现象的文献还较少。本文以中国石化股资源计划(伍Ent怡e叩ns阳e购部门的付款员，但付款员却忘记在有Re›sour眈c臼esP凹lannir份有限公司(以下简称:中石化)的实际效期内将发票提交给财务部门，导致发2009钊)及电子商务(Electronic采购业务为例，利用流程相关理论，并引票过期。入"敏感交接点"的概念，通过对采购业违规务流程的分析，对流程中可能出现的停违规是指故意偏离操作程序、标准滞点进行快速有效地预测，并提出相应或规章(朱丽君、刘坷，2006)。例如，供应的前馈控制方法。商按合同要求送货到仓库，但保管员在签收后并没有按规定立即在ERP中进行人库操作，而是在数天后才进行操作，1人为因素导致的采购业务停滞这使得ERP系统中的库存数据与库房导致采购业务停滞的人为因素的真实库存出现了数天的不相符。类型沟通不畅在实际业务中，采购业务停滞通常主要指人与人之间沟通及信息传递是由人为差错引起的，导致差错的人为不畅，例如采购员编制好采购订单，等待因素类型主要有失误、遗忘、违规以及沟部门经理在ERP中审批，但部门经理临通不畅引发的问题(朱丽君、刘刑，2∞6)0时出差又没有及时告知采购员，导致采失误购订单数天未能审批。失误是指没有按照预定或计划实施采购业务停滞的消极影响的行为(朱丽君、刘坷，2006)。例如，ERP人为因素导致的业务停滞的消极影系统自动运行物料需求计划(Material响，归纳起来主要有:(1)延误采购进度，
Management ABC'管理 & FQ阳EIGNFNT只EPRENE:.URS如所示。(2赠加采购成本。当发现施，将潜在的偏差消除在产生之前(谢采购业务停滞时，为了赶上检维修工期，勇、邹江，2∞8)。常需采用应急采购的方式作为弥补，而为了避免业务停滞，经常见到的是应急采购将使自己在与供应商商务谈判就事论事的处理方式，例如，只是在事后的过程中处于劣势，很可能会增加采购针对某个工作环节制定一条新制度来避成本。(3)影响检维修工期。如果采购业务免业务人员再犯同样的差错，而不是从停滞的太久，即使应急采购的方式也无业务流程全局的角度进行分析与控制，法满足检修进度时，将直接因为缺货而这就难免在流程的其他环节会出现类似延误检维修工期。(4)导致供应商不必要的差错。的损失。如所示，付款员的遗忘导如何在差错发生前就作出预测，从致发票过期，若需要供应商重开发票，必而采取措施避免差错发生，是进行前馈然要增加额外的费用，这就导致供应商控制的关键。本文提出了一种新颖有效不必要的损失，容易引起与供应商的纠的预测方法，为制定具体的前馈控制方纷。(5)影响ERP系统数据真实性。如案奠定了基础。所示，出现ERP系统库存与实际不敏感交接点预测前馈控制方法符，即所谓的"虚假库存同时也会影响流程的相关理论到MRP运行结果的真实性。(6膨响采购流程是指完成一项任务、一件事或在拖延、停滞的情况，则流程的运行效率部门甚至整个企业的形象。由于采购部一项活动的全过程，这一全过程由一系可表示为:门业务人员的疏忽，影响采购进度、耽误列工作环节或步骤组成，相互之间有先流程运行总时间-流程交接时长总和检维修工期，这都有损于采购部门在企后顺序，有一定的指向(芮明杰，1999)。流程的运行效率-x 1伽流程运行总时间业内部的形象，而若使供应商蒙受不必芮明杰(1999)还提出了流程的"转换可见，在单一流程中，交接时长的长要的损失，则有损于整个企业的形象。时间"的概念，即流程每一基本工作环节短，将直接影响流程的运行效率。在现实对采购业务停滞的处理现状或基本工作完成后至下一个工作环节启工作中，我们希望业务流程处于交接点发现此类问题时，处理方式通常都动时的时间间隔。状态的时间越短越好。是采取措施弥补过错，并对当事人进行在此，笔者定义流程中前后工作环对人为消极影响的分析考核，但造成的消极影响已很难弥补。而节或步骤的间隔点为流程的交接点，并前文F且主的几种导致采购业务停滞且由于缺少对业务停滞原因的深入分提出一个与"转换时间"相似但更形象化的几类人为因素，虽各不相同，但结合流析，此类问题仍会反复出现。因而有必要的概念一一"交接时长用于表示流程程相关理论，我们可以发现:这些人为因将事后的弥补转变为事前的控制，从而处于交接点状态所耗费的时间，可形象素导致的业务流程停滞，停滞点都出现真正避免此类问题的再度发生。地理解为流程中前后工作步骤相互交接在流程交接点，停滞的原因实际上都是所耗费的时间。理想状态下，流程中所有交接时长被人为延长了。2避免采购业务停滞的前馈控交接点的交接时长应是零，即流程中任制法当流程运行到交接点时，如果长时意一个工作步骤完成时，存在逻辑关系间处于交接点状态，而不能转向下一个从管理学的角度分析，以上人为因的后-个或后多个并行的工作步骤是立工作步骤，必然出现流程的停滞。显然，素导致采购业务停滞的原因，是由于缺即启动的。可能出现停滞的交接点，是流程中应受少前馈控制。前馈控制也称事前控制，是通常，对于不存在并行工作环节或到重点关注的交接点，笔者定义其为"敏指在工作正式开始前对工作中可能产生步骤的单一流程，若假设流程中各工作感交接点"。的偏差进行预测和估计，并采取防范措步骤的效率最优，即工作步骤本身不存2011年第2期(总第元6期)上65
·管E里 ABC CHINESE & FO贝E1GNENTREPRENEURS 对敏感交接点的预测方法购业务流程中，紧接其后的工作步骤是需要注意的是.ERP环境下的采购实际上，并不是所有交接点都是敏需要人参与操作的交接点，就是可能出业务流程中，不仅有纯软件操作的流程感交接点。如何快速准确地预测流程中现停滞的敏感交接点。(如MRP的自动运行).也有纯人为操作所有的敏感交接点，是进行前馈控制的对敏感交接点的预测操作实的流程(如付款员收到发票后交给财务部一个关键问题。例门).还有许多人与软件共同参与的流程。ERP环境下的采购业务流程的特殊根据以上预测方法，就可以进行实在分析工作步骤性质时，应加以区分，从性，使得不同的工作步骤有的需要人参际的预测操作了。根据中的分析，对而为制定前馈控制方案做好准备。与，有的则不需要。当流程运行到交接点敏感交接点预测操作的关键，实际上是下表(见下页)展示的是对中石化典时，交接点前的工作步骤已完成，也就是要找到业务流程中所有需要人参与的工型的询比价采购业务流程的工作步骤分说，流程在交接点的停滞只可能由交接作步骤。具体方法是:以列表方式列出流析表(假设只对一种物资进行询比价采点后的工作步骤引起。而流程在交接点程中的所有工作步骤，并分析判断各工购，且需两级审批)的停滞，又是人为因素造成的，于是可以作步骤的性质，即是否需要人参与操作，限于篇幅，笔者只列出了从需求单得到以下推论:在一个ERP环境下的采从而快速找到相应的敏感交接点。位下达工单到物资入库的流程，尽管这样，流程中仍有28项工作步骤。其中，除了流程初始步骤I及纯软件的操作步骤2与20之外，其余25项工作步骤都需要人的参与，都可能导致步骤前的交接点的交接时长增加。所以，这25项步骤之前的交接点，就是这个采购业务流程的敏感交接点。对敏感交接点的前馈控制方案如果这25个敏感交接点，每个都因人为因素，使交接时长变为1天，那么整个采购业务流程就要停滞25天之久。因此必须采取防市措施，对敏感交接点的交接时长进行监控，这需要结合敏感交接点后工作步骤的不同性质(如下表所示)以及人为因素的不同类型，制定相应的前馈控制方案。根据人为因素的不同类型对于失误、遗忘、违规以及沟通不畅等人为因素，应先分析各敏感交接点最易发生的人为因素影响，然后在ERP或EC系统中或采用其他工作流软件系统设计新的工作流程序，从而实现前馈控制。例如，对于部门经理审批环节，易发生由于遗忘和沟通不畅而没有及时审批的问题，因此可设计新的工作流程序，当662011年第2期(总第友无期)上
Manage吨QjFPPJT曹71APE'交接时长的计算，例如对于保管员签收的交接时长均可以利用ERP或EC现有需审-ttt的采购申请或采购订单生成时，供应商到货的时间，可以在EC系统中系统数据对敏感交接点的交接时长进行系统自动发出邮件或者短信给部门经设计带有条形码的送货单打印程序，供计算和监控。理，如果超过24小时.部门经理仍未审应商通过EC系统打印送货单→式兰份前或后是纯人为操作工作步骤的敏批，则系统再次发出邮件或短信同时给并加盖工章，保管员签收货物时需在三感交接点，其交接时长在现有系统中是业务员及部门经理，这样业务员也可以份送货单上签字，保管员和供应商各留无法计算和监控的，因为纯人为操作工及时提醒部门经理进行审批σ存一张，供应商将第三张交给送货单管作步骤的开始或完成时间，都不会在根据工作步骤的不同性质理员，由送货单管理员扫描条形码信息ERP或EC中体现。这类情况，也可以通除了其前或后的工作步骤是纯人为进入工作流系统，即可获得供应商的送过设计新的工作流程序的方法来实现对操作的敏感交接点外，其余敏感交接点采购业务流程工作步骤分析表货时间。工作步骤阳交接点制定前馈控制方案的具体内容序号r作.J1;骤内容工作步骤性质是否是敏感交接点以上控制方案，要想用于实践，还必基于ERP的人为操作否(初始步骤)需求单{Ì7~达「单(即需求计划)须制定控制方案的具体内容，前文笔者2 MHP自动起衍生成采购申请纯ERP软件操作否给出了一些示例。对于其余敏感交接点，3 计划员编辑处理采购申请基于ERP的人为操作是限于篇幅，笔者就不一一讨论了。计划员报采购巾请给部门经理审批基于ERP的人为操作是4 要特别指出的是，对于控制方案的基于ERP的人为操作是5 部门经理审批采购申请具体内容，不论是利用现有ERP或EC6 处长审批采购申请基于ERP的人为操作是是系统的优化对交接时长进行监控，还是计划员从ERP阶JEC上传采购中请基于ERP的人为操作7 设计新的工作流程序来提高管理水平，8 ìl划员编制i句价方案基于EC的人为操作是汁划员报询价方案给部门经理审批基于EC的人为操作是都会相应增加管理成本。企业应根据自9 10 部门经理审批询价Ji案基于EC的人为操作是身实际，对控制方案的具体内容进行合处长审批询价方案基于EC的人为操作是11 理设计与实施。12 采购员根据询价力案编制询价书基于EC的人为操作是13 采购员向供r:>L商发tH泊]价书基于EC的人为操作是结论14 {J飞院商报价基于EC的人为操作是本文首先分析了人为因素对ERP环采购员在报价截止期后揭示报价基于EC的人为操作是15 境下采购业务流程的消极影响，即人为16 采购员编制采购方案基于EC的人为操作是因素引起的采购业务流程在敏感交接点17 采购员报采购方案给部门经理市批基于EC的人为操作是的停滞。其次，提出了避免业务流程停滞18 部门经理审批采购方案基于EC的人为操作是的前馈控制的关键在于快速准确地预测19 处长审批采购方案基于EC的人为操作是业务流程中所有的敏感交接点，并采取万(ff20 电子商务生成询价单并向传ERP纯EC软件操作措施控制敏感交接点的交接时长。最后，采购员根据询价r(t号创建采购订单21 基于ERP的人为操作是本文指出应根据工作步骤的不同性质和22 部门经理审批采购订单基于ERP的人为操作是人为因素的不同类型来制定具体的前馈23 处长审批采购订单基于ERP的人为操作是控制方案。本文对于ERP环境下采购业24 采购员打印采购订单基于ERP的人为操作是务流程的深化管理，以及其他各类业务25 采购员与供应商签署书面合l叫纯人为操作是流程的管理优化具有一定的借鉴意义。26 供应商根据合同备货人为操作升1曰二(中国石油化工股份有限公司金陵27 供应商交货到库房，库房保管员?在收纯人为操作是28 库房保管员根据合同将物资入库主主于ERP的人为操作是分公司物资装备中心)2011 年;riZ期(总辛3fi5J臼)j二67
