第6章 采购作业计划和控制
本章内容结构 案例研究
课堂思考和问答
教学目标
本章内容
本章小结
思考和练习
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案例研究：库存管理的变革
库存不仅不能增值，而且会不断地贬值，同时还会消耗企
业的存储费用、占用企业的流动资金、降低资金周转率，
从而加大企业的运作成本。
造成库存数量不断膨胀的主要原因有3个：一是传统生产
管理方式下对库存管理和数量控制过松；二是传统的制造
方式需要较长的生产准备时间，三是生产计划部门和市场
销售部门之间的职责目标不一致。对这3个因素的消除是
库存管理变革的重要标志。
……
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课堂思考和问答
1. 库存数量是否越多越好？为什么？
2. 造成库存数量不断膨胀的原因是什么？
3. 如果没有得到很好地控制，库存数量可能会自我
膨胀。为什么会出现这种现象？结合具体的示例，
分组讨论。
4. 第一次库存变革的起因是什么？这次库存变革的
重要标志是什么？
5. 分析第二次库存变革的起因和内容。
6. 第三次库存变革与ERP系统有关联吗？为什么？
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教学目标
理解和掌握采购作业计划的概念和特点
熟练掌握采购作业流程的特点
理解和掌握采购作业控制的内容
理解和掌握库存作业管理和控制的特点
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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概述
采购作业是指为了向企业提供满足生产和
管理所需要的各种物料而必须采取的各种
管理性的和事务性的活动。
采购管理也是企业生产经营管理的重要组
成内容
采购管理是整个企业经营管理活动按照计
划开展工作的起点
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管理工作的起点
从宏观的经营规划，经过MPS，最后形成
MRP、采购作业计划和生产作业计划等指
导实际工作的微观作业计划。
按照计划开展实际作业的起点则是采购管
理。
因此，从某种意义上来说，采购管理是整
个企业经营管理活动按照计划开展工作的
起点。
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有效的采购管理
有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节。
在产品成本主要是由原材料、外购元器件构成的制造企业
中，提高物料采购作业计划的准确率、降低物料的采购成
本是采购管理的主要目标。
如果物料采购数量过多或者到货时间过于提前，就会造成
流动资金积压、物料闲置产生的丢失和变质、大量挤占有
限的库房位置以及加大采购管理人员和库存管理人员的工
作负荷等。如果物料采购数量过少或者到货时间延期，又
会影响到正常的生产经营活动的进行，严重时造成生产停
滞，会给企业带来不可估量的损失。
在正确的时间、正确的地点、到达正确数量的正确物料是
采购管理追求的目标。
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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采购管理中的基础数据
在采购管理中，除了前面讲过的物料属性中有关采购管理的基础数据
之外，还会涉及到大量的基础数据。
采购管理中常见的基础数据包括：
供应商基本信息(供应商档案)、
采购人员允许采购的物料类型、
采购单据的级别设置(公有的、私有的、流程的等安全级别，仅查看、
可修改、完整的访问级别，单据的审批规则等)、
涉及到运输安全的物料类型(例如，如果是危险物料需要相应的运输安
全保障)、
采购物料的质量等级(A、B、C等级等)、供应商供货目录等。
除此之外，还包括有采购管理行为，例如购物数量超过限额时是否允
许入库、是否提示报警，单据上的某些关键数据项例如单价、数量、
资金总计等是否允许为空等。
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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采购作业流程
一般的采购作业流程
供应商管理
生成采购作业计划
询价和洽谈
采购订单
订单跟踪和到货验收
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供应商管理
供应商管理主要采取分类管理模式，不同
类型的供应商采取不同的管理模式。
但是，分类管理模式的关键在于如何确定
分类方式，例如根据供应商的信誉和质量
来分类、根据供应商所供物料的市场特性
来分类以及根据企业与供应商之间的紧密
关系来分类等等。
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垄断物料市场供应商
垄断物料市场供应商是指那些完全垄断或几乎垄
断市场上某种物料供应的供应商，例如，中国电
力、电信、铁路、特殊钢材和微软Office系统等
供应商都是特殊供应商，企业往往没有能力和办
法去选择其他供应商，或者说，企业选择其他供
应商的成本高昂。
在计划经济体制下和不完全的市场经济体制下，
在市场上的物料供应不充分等环境下，这种类型
供应商的存在往往是不可避免的。
对于这些特殊的供应商，企业应该采取密切供需
关系的管理方式。
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有显著差异物料供应商
有显著差异物料供应商是指这些供应商之间，不同的供应
商供应的物料具有质量上的差异、价格上的差异、服务上
的差异、品牌上的差异和技术性能上的差异等，并且这些
物料构成了企业产品的主要成本、或者说，与企业产品的
质量和性能密切相关。
例如，对于自行车制造企业来说，自行车制造厂需要的管
材、丝材、轴承和轮胎等物料供应商就属于典型的有显著
差异物料供应商。无论是从数量上，还是从管理投入方面，
这些供应商都是企业供应商管理的重点。
因此，可以把这些供应商分为A、B和C类供应商。不同类
别的供应商具有不同的供货优先级，
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无显著差异物料供应商
无显著差异物料供应商是指这些供应满足下列条
件的物料供应商：这些物料不是企业主要产品的
构成部分；这些物料与企业产品的质量和性能关
系不大；这些物料的价值相对来说比较低。
对于这些物料的管理应该尽可能地采用简化的管
理方式。这些物料往往包括生产用辅助物料、办
公用品和劳动保护用品等。
一般情况下，在无显著差异物料供应商的管理中，
可以采取标准化采购管理方式和定额采购管理方
式。
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生成采购作业计划
采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名
称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购
作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日
期等。采购作业计划应该遵循近期详细且确认、
远期粗略且未确认的特点。
对于没有包括在BOM结构中的生产辅料、办公用
品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管
部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行
采购。请购单则是这种采购申请的表现形式。
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询价和洽谈
当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的
要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供
货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物
料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供
货日期等。
一般情况下，这种询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过
询价单和报价单的方式完成。
询价单是企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价
的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、
技术性能要求和到货日期等信息。
报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技
术性能特点等信息。
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采购订单
从信息管理的角度来看，每一个订单都由
两部分组成，即订单概述信息和订单明细
信息。
按照采购订单的生成、下达、执行和完成
的过程，可以把采购订单划分为多个不同
的状态。常用的采购订单的状态是：生成、
生成确认、下达、下达确认、取消、完成、
超量完成和欠量完成等。
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订单跟踪和到货验收
订单跟踪是指通过ERP系统可以随时查看已下达
的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。
订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、
了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单
的变化信息。
到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时
采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料
到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，
开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料
验收方式。
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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采购作业控制
采购作业控制是指通过设置与采购作业相
关的参数，将采购物料的数量和质量控制
在预定范围内的风险防范措施。
常用的采购作业控制措施包括预算控制措
施、物料选用目录控制措施、采购订单控
制措施、质量控制措施和财务付款控制措
施等。
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预算控制措施
预算控制措施是指通过制定采购预算防止
实际采购金额超过预算金额的控制方式。
预算控制也是企业管理人员审核采购订单
时判定该计划是否合理的一个重要依据。
在ERP系统中，有两种常用的采购预算控
制方式：根据总账科目控制采购预算，根
据部门、业务类型和采购物料类型控制采
购预算。
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物料选用目录控制措施
物料选用目录控制措施是指某些物料的采
购必须从批准的物料选用目录中选择，不
能随意选择目录之外的物料。
物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、
采购、质量和标准化等职能部门和技术人
员，基于国家标准、行业标准、国际标准、
地方标准和企业标准等要求，根据供应商
的供货历史状况，按照规定的程序确定。
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采购订单控制措施
采购订单控制措施主要控制采购到货的物
料数量、采购价格以及到货日期应该满足
采购订单中的要求，实际中的数据和采购
订单上的数据之差应该在事先规定好的误
差范围内。
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质量控制措施
质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提
出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术
性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性
能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。
质量控制措施主要表现在下面几个方面：在供应
商的选择方面，确保只有那些提供合格物料的供
应商才可以作为选择的对象，把好供应商的选择
关；在物料到货时，加强物料的验收管理，不合
格的物料不允许入库；做好供应商的评价，对供
应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应商
的动态评价结果确定供应商的保留和删除。
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财务付款控制措施
财务付款控制措施是指在采购付款时设置
付款条件，只有满足指定的付款条件才可
以付款。
在ERP系统中，既可以控制对某个供应商
的所有付款，也可以控制该供应商的某一
笔付款。通过在采购订单中增加付款条件
限制，可以实现在付款时提供付款警告，
确保只有满足付款条件才可以付款。
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采购预警
为了灵活起见，当采购作业过程中发生与
控制内容冲突的事件时，系统应该自动报
警，或者提供警告信息，或者锁定当前的
状态。系统报警后，只有具有特定权限的
人员才可以解除这种报警状态。系统报警
状态解除之后，才可以执行正常的操作。
这种在采购管理中操作、报警、报警解除
和操作的过程就是采购作业控制的过程。
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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库存管理和控制
库存的分类和作用
库存作业
库存量控制
库存管理策略
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库存的分类和作用
在同一个企业中，由于物料的性质不同，需要不
同的管理方式，因此产生了许多不同类型的仓库。
在制造企业中，常用的库存包括原材料库、毛坯
件库、电子元器件库、包装物库、低值易耗品库、
在制品库、半成品库、产成品库和委托加工物料
库等。
库存的作用包括保证生产作业正常、稳定地运行，
保证销售活动正常、稳定地运行。下面详细分析
库存的作用。
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库存作业
库存作业是指库存管理过程中的主要活动。
这些活动包括入库作业、出库作业、库间
调拨作业和库存盘点作业等。
在这些库存作业中，一定要尽可能地保证
库存记录的准确性。从某种意义上来讲，
库存记录的准确程度的高低是ERP系统实
施成功和失败的标志。
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入库作业
入库作业是库存管理最基本的业务。
仓库在收到采购物料、生产完工物料和销售退回
物料后，保管员需要检验物料的数量、外观质量
和型号规格等，验收入库后办理入库手续。
常见的入库作业类型包括采购到货直接入库、采
购到货检验转入库、销售退回到货直接入库、销
售退回到货检验转入库、半成品临时入库、在制
品临时入库、产成品入库以及其他入库等。
入库处理的业务单据是入库单，入库单处理之后
应该增加库存量。
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出库作业
与入库作业对应的是出库作业，出库作业也是最
基本的库存管理作业。
仓库根据销售订单、销售提货单和生产领料单等
单据发放物料的过程称为出库作业。根据定义可
知，出库作业的主要类型包括销售出库、生产领
用以及展览领用等。
出库作业的单据为出库单，出库单办理之后应该
减少库存量。
在ERP系统中，既可以根据销售订单生成出库单，
也可以根据生产订单中对应的零料定额生成出库
单，还手工录入出库单。
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物料调拨
在实际工作中，由于仓库位置的变化、物料状态的改变和
管理方式的调整等原因，经常需要把物料从一个仓库移送
到另一个仓库，这种库存管理方式称为库间调拨作业，也
称为物料调拨、物料转库等。
库间调拨有多种不同的形式，例如，同一个仓库中不同货
位之间的物料移动，同一个部门中不同仓库之间的物料移
动以及不同部门中不同仓库之间的物料移动等。
在具体的作业处理中，根据仓库、货位之间的距离和调拨
时间的长短，通常采取两种不同的作业处理方式，即一步
式调拨作业和两步式调拨作业。
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库存盘点
库存盘点是库存管理中的一项重要工作，是确保库存中物
料状态或存货状态达到高准确度的有效的管理措施，是
ERP系统能够高质量顺利运行的管理保障。
库存盘点是定期或不定期对仓库内的存货进行全部或部分
的清点，准确掌握当前的实际库存量，并且针对存货的账
面数量与实际数量不符的差异，分析造成差异的原因，采
取相应管理措施的过程。
在实际工作中，有多种不同的库存盘点方法。
按照盘点的对象是“账面”还是“实物”，可以把盘点分
为账面存货盘点(也称为永续盘点)和实际存货盘点。
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库存量控制
如果库存量过低，则不能有效地满足生产
和销售的需要；如果库存量过高，则造成
流动资金积压、存货成本增高等问题。
那么，什么样的库存量才是合适的呢？可
以从库存的目的、库存的费用和订货的方
式等多个角度来回答这个问题。
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库存管理策略
库存管理策略是指按照企业的经营特点和
物料的属性，对库存物料采取的综合管理
方式的总称。
在制造企业中，常用的库存管理策略包括
ABC库存管理策略、批次管理策略和序列
号管理策略。
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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本章小结
本章主要介绍采购作业计划和控制。这些
内容是指导物料采购、管理和控制的重要
依据。首先介绍了采购管理的概念、特点
和作用；接着介绍了采购作业计划的内容
和主要的采购作业的特点；之后详细分析
了采购管理和控制的方法；最后对物料的
库存管理和控制的内容和方法进行了阐述。
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本章内容
概述
采购管理中的基础数据
采购作业流程
采购作业控制
库存管理和控制
本章小结
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思考和练习
1. 什么是采购作业和采购作业计划？采购作业的输入和输出内容分别是什么？
2. 有人认为，有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节，为什么？谈谈你的看法。
3. 简述采购作业流程。
4. 简述供应商分类管理的内容。
5. 分析采购作业计划和请购单之间的关系。
6. 什么情况下应该采取招标采购？什么情况下应该采取非招标采购？在ERP系统中，如何实现招标采购
和非招标采购？
7. 采购订单的作用是什么？
8. 本章提到过，“评估供应商”作业的主要信息基础来自于“收集供应商信息”作业，但是，前者的信
息比后者的信息更加丰富，为什么？这句话有无一般性？谈谈你对这句话的理解。
9. 在现有的ERP系统中，采购管理中的询价和洽谈的功能比较简单，大量的与询价和洽谈有关的管理活
动并没有在ERP系统中体现出来。有观点认为，ERP系统中的采购管理功能应该足够强大，可以应
对不同的采购管理方式。但是也有截然相反的观点，认为ERP系统作为一个以计划为核心的业务系
统，不应该关注整个采购管理的细节，只需记录采购管理中询价和洽谈的结果。谈谈你对这两种不
同观点的看法。
10. 库存盘点的作用是什么？
11. 简述库存ABC管理策略。
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