内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015
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内部管理制度系列
公司规范化办公工作程序
管理规定
（标准、完整、实用、可修改）
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公司规范化办公工作程序管理规定
Management regulations for standardized office work procedures of the
company
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工
作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
公司规范化办公程序的若干管理规定规范化办公程序
的若干管理规定
一、文书处理程序:
目的:为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范
文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材
料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，
记录企业的业绩文秘资源网，为企业开拓经营提供服务。
参考文件:总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》
(××字[2002]第 111 号)
附件:《档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅及档案材料复印制度》
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《档案鉴定与销毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案内容及责任分工》
(一)收文:
1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、
签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时
送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、
自办，综合办及时督促催收。
2、 综 合 办 收 到 文 件 后 ， 应 按 照 ISO14001 及
OHSAS18001 的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，
确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办
部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合
办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。
4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文
件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》
上签字，并及时送还综合办。
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5、涉及几个部门合办(合阅)的文件，要按公司领导的批
示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。
6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文
件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄
密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。
(二)发文:
1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字”、
“××工字”、“××团字”。
2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、
校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。
3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发
出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员
起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其
他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后
再报公司领导签发。
4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的
发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发
后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
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5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，
主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓
名。
6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责
保存、催办、立卷和归档。
(三)归档:
1、公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部
室设立兼职档案人员(各部室资料员、内业)，档案室归口综
合办。
2、归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编
号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。
(1)收集:对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷
部门确定立卷范围，删除不需归档文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的
有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司
全部档案共分为十一类，即:综合类、党群工作类、行政管理
类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备
仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
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(3)档案价值鉴定:对各部室分类后的文件，根据档案保
管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其
保存价值，分为永(Y)、长(C)、短(D)三种归档文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺
序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排
列顺序为:批复在前，请示在后;转发文在前原件在后;正文在
前附件在后;文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案
件处理等材料分别集中排列。
(5)装订:文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉
金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。
(6)编号:归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处
加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以
固定文件位置。
(7)编目:归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件
按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考
表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移
交手续。
3、归档范围内的公文材料(详见附件《综合档案归档范
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围及保管期限》)应保证其全面性、有序性和保密性，且文件
材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理
等各项活动中的真实内容和历史过程。
4、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办
理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示(包括各
种图、文、影像资料)等整理(立卷)、归档并负责妥善保管证
件及文件。
5、重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片
等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。
6、公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各
职能部门按其业务范围(责任分工详见附件《工程经济档案内
容及责任分工》)，由各部室兼职档案人员按有关规定负责收
集、整理、核对，并于每年度 3 月底前将上年度内形成的应
归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室
移交，归档备查。
7、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由
财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交
清册，经部门经理审核签字后，归档备查。
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8、工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质
部负责组织鉴定归档工作。
9、设备仪器档案在开箱验收后，由主管部室审定，随
即归档。
10、人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料
须经上级批复后，10~20 天内由有关部室编制人事档案零散
材料移交单后，随时归档。
11、凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件(如:
工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等)，
各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存
档。
12、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理
归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目
录等其他检索工具，以备借阅(有关规定详见附件《档案借阅
及档案材料复印制度》)。
(五)统计:详见附件《档案的统计制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和档案材料的保密工作。
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(七)销毁:详见附件《档案鉴定与销毁制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使
用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都
要通过综合办。
2、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出
现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。
3、印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的
批准手续及用印登记，方能办理。
4、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的
用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。
5、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办
办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复
印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限
于……使用”字样。
6、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、
介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介
绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。
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7、介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要
事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。
8、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确
因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批
准。
9、各部室印鉴(包括合同专用章、财务专用章、采购专
用章等)，应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦
应履行相应审批及登记手续。
10、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门
经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到
总承包公司办公室办理有关用印手续。
11、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部
室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。
12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不
能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。
三、公函邮寄程序:
1、公司公函(包括财务汇票、工程档案、合同文本等)需
使用 EMS(邮政特快专递)邮寄的，由综合办统一办理。
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2、一般公函(对时间及安全系数要求不高的)，本着降低
成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。
3、公函办理 EMS 邮寄时，经手人要严格登记手续，综
合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。
4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种
信函，因私邮寄不予办理。
四、办公设备及用品使用程序:
范围:公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、
复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用
品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。
目的:为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公
用品的合理使用。
参考文件:总公司《行政办公设备管理规定》(××字[2002]
第 125 号)
1、办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统
一购置。
2、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，
各使用部门负责日常维护和保养。
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3、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建
立相应的维修台帐。
4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残
体由综合办处置。
5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部
件。
6、办公用品由综合办统一购置管理。
7、办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午
按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。
8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导
批准后统一购置。
9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的
购置，并将采购物品分类进帐。
五、图书购置、借阅程序:
1、图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管
领导批准，由各部室自行购置。
2、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理
图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务
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部办理有关报销手续。
3、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号
及进行图书资料的登记。
4、综合办应按照 ISO14001 及 OHSAS18001 的有关程
序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。
5、借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书
资料的要照价赔偿。
六、信息传递程序:
1、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，
在企业经济运行中起着重要意义。
2、对于总公司下行的信息(包括 Fax、E-mail、电话通知、
信函等)由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下
发相关部室承办。
3、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单
位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录
内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。
4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流
等多种形式进行。
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5、公司建立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的
形式向公司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件
的管理，做到件件有落实，事事有回音。
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