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OA 自动化 XX 人寿保险股份有限公
司 KOA 使用及行文规范指引
(DOC43 页)
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（OA自动化）XX人寿保险
股份有限公司 KOA使用及
行文规范指引(DOC43页)
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阳光人寿保险股份有限公司
KOA使用及行文规范指引
一、KOA操作指南
（一）基本分类
1．公文
（1）红头文件
上行文：指用于发往上级机构的请示、报告等。
下行文：指用于发给公司各部门、各分支机构的公文。
批复：适用于批复分支机构的请示、报告。
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函：适用于同不相隶属的机构之间商洽工作、答复问题、
通知有关事项、对有关事项提出处理意见等。
会议纪要：主要为发表会议记录。
（2）联系函
工作联系函：用于总公司部门与分公司部门之间的工作
沟通、交流。
部门沟通联系函：用于总公司部门与部门之间的工作沟
通、交流。
（3）签报
签报：主要用于公司内部各类事项审批。
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2．表格类审批
（1）财务管理类：费用预算动支申请、出差申请、资产
购置申请、会议费申请、借款申请、开设/注销银行账户审批；
（2）档案管理类：重要证件使用申请
（3）人力资源类：请假申请、员工录用
（4）印章管理类：公司章用印申请、部门章用印申请、
刻制印章申请。
（5）周转房入住申请
（6）员工开通、删除 KOA及邮箱权限申请
（7）长途电话开通申请
（8）VPN帐户开设申请
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3．新闻
（1）通知公告
（2）公司文件
（3）新闻
（4）企业文化建设
（5）员工天地
（二）使用步骤
1．公文
(1)首页进入“公文流转”
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(2)点击右上角的“新建”
(3)选择类别里面选择“寿险总公司（或×××分公司）”
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(4)然后选择所需的发文种类即可。
(5)基本信息页面
需要填写的是文件标题，然后选择紧急程度和机密等级，
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选择发文单位的时候，点击“选择”，点击“阳光人寿总公
司（或×××分公司）”，然后在右侧的对话框里面双击发文部
门进行选择。
上、下行文签发人为最终审批人，其余文种为提交部门
或提交机构负责人。关键字为发文的主要内容。可阅读者按
照内容选择阳光人寿全体成员或相关部门群组、人员。
需注意的是文件的可阅读人员为审批人员、可阅读者及
收文单位中的相关人员的集合。
(6)正文页面
标题用二号宋体字（加粗），正文选择三号仿宋 GB2312
字体。公文还需要填写主题词（内容同关键字）、印发日期、
电话。
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(7)流程页面
编辑处理人节点：点击“添加”或“编辑”进行编辑。
点击“选择”，选择处理人。
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在左侧“我的部门”中选择处理人相应部门，进行双击，
该部门人员名单就出现在待选列表中。点击红色箭头进入上
一级目录。
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待选列表中出现处理人名字后，选中，并点击“添加”，将
处理人添加至“已选列表”。
选择已选列表中的名字，点击“删除”，则可删除已选处理
人。
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节点选择如图，点击确定。
确认处理人全部选择后通过点击人名后面的“+”上移或
者“-”下移至适当位置。
(8)提交
所有内容填写完毕以后，通过点击右上角的“暂存”，
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“暂存”成功后返回页面，点击“提交”发表文章。此时文
章进入下一个处理人节点。
注意事项：在提交签报的时候，相关申请内容的文件可
以在“基本信息”页面以附件的形式提交。
（9）撤回、废弃
当上报文件需要撤回重新提交的时候，进入“公文流转”
后选择“我的公文”，点击需要撤回的公文，进入“流程”
页，点击“撤回”。撤回后的公文自动保存到草稿箱中。
若公文作废，则可在以上流程中选择“废弃”将该文档
废弃。
（10）沟通
若审批中对文件有一些问题需要节点以外的人员进行处
理，可在处理文件是选择“流程”页，点击“沟通”，选择
需沟通人名，并提交，则该文件进入该指定人员审批流程中，
待该人员处理完毕，并提供沟通意见后，流程返回原处理人
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员。
2．审批
（1）首页进入“审批流程”；
（2）点击右上角的“新建”；
（3）按照需要选择不同模板；
（4）基本信息页面-填写主题以及简要说明；
（5）审批内容页面-填写部门、基本内容等；
（6）审批流程页面-按内容选择相应流程；
（7）所有内容填写完毕以后点击右上角“暂存”；
（8）提交。
（9）撤回、废弃、沟通同公文操作。
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3．新闻
（1）首页左侧企业文化社区中选择“新闻系统”；
（2）点击右上角的“新建”；
（3）按发文内容选择阳光人寿通知公告、新闻、企业文
化、建设或者员工天地；
（4）填写新闻主题、正文，选择审批节点；
（5）暂存后提交。
二、KOA审批流程设置指引
（一）公文
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1．上行文
（1）上报偿付能力报告
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：精算部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：财务部负责人、资金运用部负责人（会审）
第五节点：办公室负责人
第六节点：精算部分管总裁
第七节点：公司主要负责人
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第八节点：董事长
第九节点：办公室文书（盖章）
（2）产品报备/报批
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：产品部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：精算部负责人、合规法律部负责人（会审）
第五节点：办公室负责人
第六节点：相关部门分管总裁（会审）
第七节点：公司主要负责人
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第八节点：董事长
第九节点：办公室文书（盖章）
（3）高管任职资格核准请示、职务变动报告
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：办公室负责人
第五节点：人力资源部分管总裁
第六节点：公司主要负责人
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第七节点：董事长
第八节点：办公室文书（盖章）
（4）分公司筹建、开业请示
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：机构发展部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：人力资源部负责人
第五节点：办公室负责人
第六节点：机构发展部分管总裁
第七节点：董事长（分公司筹建需加入董事长节点）
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第八节点：办公室文书（盖章）
第九节点：（抄送）阳光人寿总裁室、机构发展部及
人力资源部负责人、财务部负责人
（5）其他行政公文、请示、报告
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：相关部门负责人（会审）
第五节点：办公室负责人
第六节点：提交部门分管总裁
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第七节点：公司主要负责人
第八节点：董事长
第九节点：办公室文书（盖章）
（6）分公司开立营销服务部请示
（二级机构机构发展岗提交）
第一节点：分公司提交部门负责人
第二节点：分公司个险分管副总
第三节点：分公司主要负责人
第四节点：办公室文书（格式、流程审查）
第五节点：机构发展部负责人
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第六节点：营销部负责人、企划部负责人（会审）
第七节点：营销部分管总裁
第八节点：机构发展部分管总裁
第九节点：（抄送）阳光人寿总裁室、机构发展部及
人力资源部负责人、财务部负责人
（7）分公司开立三级机构的请示
（二级机构机构发展岗提交）
第一节点：分公司人事行政部负责人
第二节点：分公司分管副总（或分公司主要负责人）
第三节点：办公室文书（格式、流程审查）
第四节点：总公司机构发展部机构规划岗
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第五节点： 总公司人力资源部负责人
第六节点：总公司机构发展部负责人
第七节点：机构发展部分管总裁
第八节点：（抄送）阳光人寿 S类、机构发展部
以上为计划内三级机构申报流程，对于计划外三级机
构，需在第五节点后增加总公司企划部、财务部负责人的并
行会审节点，并在机构发展部分管总裁节点后增加董事长审
批节点。
2．下行文
（1）下发各类规章、制度、办法等
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人（需进行自评）
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第二节点：办公室文书（格式审查、自评审查）
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：合规法律部
第五节点：相关部门负责人会签（会审）
第六节点：办公室负责人
第七节点：部门分管总裁（包括会签部门和提交部门
分管总）（会审）
第八节点：公司主要负责人（涉及全局的重要制度增
加董事长节点）
第九节点：办公室文书（盖章）
第十节点：（抄送）企划部负责人
注意事项：
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①最终审批人设置：涉及人员、财务、计划等方面的重
要文件需要报董事长审核，其他制度可以由分管总决定是否
需要上报董事长审核；
②分管总审核节点设置：风控分管总裁作为风险管理负
责人，审核所有制度，提出风险控制意见；
③在各部门进行制度自评的时候，“借鉴了哪些公司的
相关制度”可由企划部掌握。
（2）任职、职务任免类
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
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第四节点：办公室负责人
第五节点：人力资源部分管总裁
第六节点：公司主要负责人
第七节点：董事长（总公司高级主管以上和分公司班
子成员任免增加董事长节点）
第七节点：办公室文书（盖章）
总公司处级以上人员任免类文件可阅读者为分公司班子
成员、总公司全体；分公司班子、总公司部门级以上人员任
免可阅读者为分公司班子成员、分公司部门中层、三级机构
负责人、总公司全体，转办人员为分支机构人事行政负责人。
（3）表彰、处分类
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
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第二节点：提交部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：人力资源部负责人
第五节点：办公室负责人
第六节点：提交部门分管总裁
第七节点：人力资源部分管总裁
第八节点：公司主要负责人
第九节点：董事长（对总公司高级主管以上干部的表
彰、处分，综合性的表彰增加董事长节点）
第九节点：办公室文书（盖章）
除总公司机关的表彰外，表彰类文件可阅读者为阳光人
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寿保险股份有限公司；处分类文件可阅读者一般为分公司班
子成员，特殊情况下可阅读者可具体指向；涉及普遍性问题
的处分类文件可阅读者为阳光人寿保险股份有限公司。
（4）组织架构设置、调整类
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：相关部门负责人（会签）
第五节点：办公室负责人
第六节点：人力资源部分管总裁
第七节点：公司主要负责人
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第八节点：董事长
第九节点：办公室文书（盖章）
总公司内部架构设置与调整类文件可阅读者为分公司班
子成员、总公司全体；全国性的架构设置与调整类文件可阅
读者为阳光人寿保险股份有限公司。
（5）薪酬管理类
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：办公室负责人
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第五节点：人力资源部分管总裁
第六节点：公司主要负责人
第七节点：董事长（薪酬管理类问题，如绩效薪酬的
兑现办法等。需增加董事长审批环节。）
第八节点：办公室文书（盖章）
普发性薪酬管理类文件一般可阅读者为分公司班子成员、
人事行政负责人；主送单位为单一机构的薪酬管理类文件可
阅读者可明确指向。
（6）考核考察类（人力资源类）
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
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第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：办公室负责人
第五节点：人力资源部分管总裁
第六节点：董事长
第七节点：办公室文书（盖章）
可阅读者范围：阳光人寿保险股份有限公司，主送单位
为单一机构的文件可明确指向。
（7）考核通知、通报（业务类）
（业务部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：业务部门负责人
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第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：财务部负责人
第五节点：办公室负责人
第六节点：相关业务部门分管总裁
第七节点：办公室文书（盖章）
可阅读者范围：阳光人寿保险股份有限公司。
（8）其他各类行政公文（通知、通报）
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
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第四节点：办公室负责人
第五节点：提交部门分管总裁
第六节点：办公室文书（盖章）
可阅读者范围：阳光人寿保险股份有限公司。
3．批复文件
可阅读者范围按主送单位设置。
（1）机构筹建批复
（机构发展部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：机构发展部机构规划岗
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第三节点：机构发展部负责人
第四节点：机构发展部分管总裁
第五节点：办公室文书（盖章）
第六节点：抄送阳光人寿总公司 S类，总公司机构发
展部、财务部、人力资源部、企划部、营销部、银保部，以
及二级机构总经理室成员、人事行政部负责人、机构发展岗。
（2）寿险产品授权、使用批复
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：精算部、合规法律部（会审）
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第五节点：办公室负责人
第六节点：提交部门分管总裁
第七节点：主要负责人
第八节点：办公室文书（盖章）
4．对外函件
（1）高管任职的函
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
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第四节点：办公室负责人
第五节点：人力资源部分管总裁
第六节点：公司主要负责人
第七节点：董事长
第八节点：办公室文书（盖章）
（2）业务开展类；其他回复类
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：办公室负责人
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第五节点：提交部门分管总裁
第六节点：公司主要负责人
第七节点：董事长（公司重大事项需增加董事长节点）
第八节点：办公室文书（盖章）
5．联系函
（1）工作联系函
①行政文秘类
印章管理、晨会管理、公文处理时效管理类；会议组织
类；其他各类公文：
（办公室提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
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第二节点：办公室文员（核稿）
第三节点：办公室负责人
第四节点：办公室分管总裁
第五节点：办公室文书（归档）
可阅读者范围一般按主送单位设置。
②人力资源类（绩效管理类、考勤管理类、培训管理类）
（人力资源部提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
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第四节点：办公室负责人
第五节点：人力资源部分管总裁
第六节点：办公室文书（归档）
可阅读者范围一般按主送单位设置。
③业务类
（业务部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：办公室文员（核稿）
第四节点：办公室负责人
第五节点：提交部门分管总裁
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第六节点：（公司主要负责人）
第七节点：办公室文书（归档）
可阅读者范围一般按主送单位设置。
（2）部门沟通联系函适用范围：用于总公司部门与部门
之间的工作沟通、交流。
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：相关部门负责人（多个部门审批时用会审
方式）
第四节点：相关部门分管总裁（多个领导审批时用会
审方式）
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可阅读者范围为相关部门。
6．签报
（1）活动开展
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：提交部门负责人
第三节点：相关部门负责人（会审）
第四节点：提交部门分管总裁
第五节点：（公司主要负责人）
第六节点：办公室文书（归档）
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（2）物资购置
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：部门预算管理员
第三节点：提交部门负责人
第四节点：总公司财务部预算员
第五节点：总公司财务部负责人
第六节点：集团物控中心负责人
第七节点：办公室负责人
第八节点：提交部门分管总裁、财务分管总裁（会审）
第九节点：公司主要负责人（10000元以上费用）
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第十节点：董事长（预算外费用申请需增加董事长节
点）
第十节点：办公室文书（归档）
3. 合同类
（经办部门提交）
第一节点：办公室文书（格式审查）
第二节点：（部门预算专管员，若涉及费用）
第三节点：提交部门负责人
第四节点：相关部门负责人会审（集团物控、法律、
品宣等）
第五节点：财务部预算员（若涉及费用）
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第六节点：财务部负责人（若涉及费用）
第七节点：办公室负责人
第八节点：提交部门分管总裁
第九节点：财务分管总裁
第十节点：公司主要负责人（合同金额超过 10000元
以上）
第十一节点：董事长（预算外费用申请需增加董事长
节点）
第十二节点：办公室文书（归档）
（二）表格类审批
1.费用预算申请类(包含差旅费/会议费)
预算外所有费用均须使用签报模板，节点设置到董事长。
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(1)10000元以下（不含）费用
（经办部门提交）
第一节点：提交部门预算专管员
第二节点：办公室文书
第三节点：提交部门负责人
第四节点：会签部门(如果有)
第五节点：财务部预算员
第六节点：财务部负责人
第七节点：提交部门分管总裁
第八节点：财务分管总裁
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第九节点：归档
(2)10000元(含)以上费用
（经办部门提交）
第一节点：提交部门预算专管员
第二节点：办公室文书
第三节点：提交部门负责人
第四节点：会签部门(如果有)
第五节点：财务部预算员
第六节点：财务部负责人
第七节点：提交部门分管总裁
第八节点：财务分管总裁
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第九节点：公司主要负责人
第十节点：归档
(3)电销
①总公司多元行销部
按照总公司财务支出管理暂行办法执行。所有预算内签
批事项最终签批权至总公司主要负责人，具体详见总公司签
批权限表。
②多元行销部各区域中心
小于 3000元以下费用（不含 3000元）
（经办部门提交）
第一节点：区域中心预算管理员
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第二节点：办公室文书
第三节点：区域中心负责人
第四节点：总公司财务部预算员
第五节点：总公司财务部负责人
3000元—10000元费用
（经办部门提交）
第一节点：区域中心预算管理员
第二节点：办公室文书
第三节点：区域中心负责人
第四节点：总公司多元行销部预算管理员
第五节点：多元行销部分管总裁
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第六节点：总公司财务部预算员
第七节点：总公司财务部负责人
第八节点：总公司财务分管总裁
大于等于 10000元费用
（经办部门提交）
第一节点：区域中心预算管理员
第二节点：办公室文书
第三节点：区域中心负责人
第四节点：总公司多元行销部预算管理员
第五节点：多元行销部分管总裁
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第六节点：总公司财务部预算员
第七节点：总公司财务部负责人
第八节点：总公司财务分管总裁
第八节点：公司主要负责人
2.资产购置申请类
（1）10000元以下（不含）
（经办部门提交）
第一节点：提交部门预算管理员
第二节点：办公室文书
第三节点：提交部门负责人
第四节点：总公司资产管理员
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第五节点：会签部门(如果有)
第六节点：总公司财务部预算员
第七节点：总公司财务部负责人
第八节点：集团物控中心负责人
第九节点：办公室负责人
第十节点：提交部门分管总裁
第十一节点：财务分管总裁
第十二节点：归档
（2）10000元(含)以上
（经办部门提交）
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第一节点：提交部门预算管理员
第二节点：办公室文书
第三节点：提交部门负责人
第四节点：总公司资产管理员
第五节点：会签部门(如果有)
第六节点：总公司财务部预算员
第七节点：总公司财务部负责人
第八节点：集团物控中心负责人
第九节点：办公室负责人
第十节点：提交部门分管总裁
第十一节点：财务分管总裁
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第十二节点：公司主要负责人
第十三节点：归档
3. 借款单
（经办部门提交）
第一节点：提交部门预算管理员
第二节点：办公室文书
第三节点：提交部门负责人
第四节点：总公司财务部预算员
第五节点：总公司财务部负责人
第六节点：提交部门分管总裁
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第七节点：财务分管总裁
第八节点：公司主要负责人（10000元以上需加入公
司主要负责人节点）
第九节点：归档
4.出差申请
（出差人员提交）
第一节点：办公室文书
第二节点：提交部门负责人
第三节点：总公司财务部预算员
第四节点：总公司财务部负责人
第五节点：提交部门分管总裁
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第六节点：财务分管总裁
第七节点：公司主要负责人（10000元以上需加入公
司主要负责人节点）
第八节点：（抄送）财务部出纳
5. 请假申请表
需根据休假审批权限和休假天数差异增减审批流程。
（１）总公司
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
第二节点：人力资源部负责人
第三节点：提交部门分管总裁（若超过 5天）
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第四节点：（抄送）人力资源部人员管理岗
①总公司部门负责人请假须报分管领导批准，超过 2 天
须报总裁批准，人力资源部备案；
②总公司其他部门级人员请假须报部门负责人批准，超
过 3天须报分管总批准，人力资源部备案；
（2） 分公司
（经办部门提交）
第一节点：分公司提交部门负责人
第二节点：分公司人事行政部负责人
第三节点：分公司提交部门分管副总裁（若超过 3天）
第四节点：（抄送）分公司人力资源部人员管理岗
①分公司负责人请假，须报总公司人力资源核定，经总
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裁室分管领导审核，报总裁审批。
②分公司总经理室其他成员请假须报分公司负责人及总
公司人力资源部审核，3 天以上（含）假期须报总公司分管
领导批准，总公司人力资源部备案。
③分公司部门经理请假须报分公司分管领导批准，3 天
以上假期须报分公司负责人批准，分公司人力资源部门备案。
6. 重要证件借用申请表
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
第二节点：档案管理员
第三节点：办公室负责人
第四节点：办公室分管总裁
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重要证件指公司营业执照、机构代码证以及保监会文件
等。
分公司注册登记、年检：
（分公司经办部门提交）
第一节点：分公司人事行政部负责人
第二节点：分公司主要负责人
第三节点：总公司办公室文书（格式审查）
第四节点：总公司档案管理员
第五节点：总公司办公室负责人
第六节点：办公室分管总裁
第七节点：归档
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7. 寿险总公司印章刻制申请
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
第二节点：总公司印章管理员
第三节点：办公室负责人
第四节点：办公室分管总裁
8. 总公司公章用印审批
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
第二节点：会签部门(如果有)
第三节点：办公室负责人
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第四节点：办公室分管总裁
9．总公司部门章用印审批
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
10．周转房使用申请
（1）申请入住
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
第二节点：办公室周转房管理员
第三节点：人力资源部、机构发展部（确认）
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第四节点：办公室行政处长
（2）申请延住
（经办部门提交）
第一节点：提交部门负责人
第二节点：办公室周转房管理员
第三节点：办公室行政处长
11.开通、删除 KOA及邮箱
（1）内勤人员、实习生
①总公司
（人力资源部提交）
第一节点：信息管理部（抄送）
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②分支机构
（分支机构人事行政部提交）
第一节点：分支机构负责人
第二节点：总公司人力资源部
第三节点：信息管理部（抄送）
（2）个、团、银等外勤人员
（分支机构业务部门提交）
第一节点：分支机构相关业务部门负责人
第二节点：分支机构人事行政部
第三节点：总公司人力资源部
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第四节点：信息管理部（抄送）
（3）电销外勤人员
（电销部门提交）
第一节点：电销区域中心负责人
第二节点：信息管理部（抄送）
（三）新闻
（经办部门提交）
第一节点：相关分支机构人事行政部负责人
第二节点：相关分支机构班子成员
第三节点：总公司办公室文书
第四节点：办公室新闻信息员
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第五节点：办公室负责人
第六节点：办公室分管总裁
可阅读者范围一般为阳光人寿保险股份有限公司或阳光
控股。
三、KOA行文规范
（一）公文种类
1．命令（令）
适用于公司宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关机构及
人员。
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2．决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关机构及
人员，变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。
3．公告
适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。
4．通告
适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5．通知
适用于批转下级机构的公文，转发上级机构和不相隶属单位
的公文，传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或者执
行的事项，任免人员。
6．通报
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适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7．报告
适用于向上级机构请求指示、批准。
8．请示
适用于向上级机构请求指示、批准。
9．批复
适用于答复下级机构的请示事项。
10．意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
11．函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求
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批准和答复审批事项。
12．会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（二）公文格式
1．秘密等级
秘密公文应由办文单位根据秘密程度分别标明“绝密”、“机
密”、“秘密”，并按规定限定秘密期限。
2．紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”、“紧
急”。
3．发文字号
由规范的单位代字、带中括号的发文年份和发文序号组成，
标注于版头下方红色横线上方居中位置，与红色横线间隔 1～
厘米。联合行文，只标明主办单位发文字号。
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4．签发人
上报公文应在发文字号右侧标注“签发人：×××”。联合行文
的上报公文，要标注联署单位签发人的姓名。标注“签发人”
要用全名，不加职务或“同志”等字样。
5．标题
由发文机关名称、公文主体和文种组成，位于版头红色横线
下方 ～2厘米处，公文标题用 2号宋体字，居中排印，并
根据字数多少合理分行排列，转行时不要把词、词组和专业
术语分开，以保持词意的完整性，“的、和、及”等虚词不能
排在行首。
公文标题由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组
成。标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明规范的公
文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标
点符号。
6．主送单位
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公文的主要受理单位，即根据公文内容答复事项、办理工作
的单位。主送单位名称应用全称或者规范化简称或者同类型
单位的统称，用 3 号仿宋字体，位于正文上方顶格排印，同
行时也要顶格排印。
7．报送单位
除主送单位外需要知晓公文内容的上级机构，其名称应使用
全称或规范化简称、统称。
8．发送单位
除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，其名称
应当使用全称或规范化简称、统称。
9．正文
正文用 3号仿宋字体（“通知”的按语用 3号楷体字）；正文
有小标题的，第一层用 3 号黑体字，第二层用 3 号楷体字，
第三层用 3号仿宋体字加粗。
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10. 附件
公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺
序和名称，在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。
如果公文本身是专门印发或转发某一文件时，则正文之后不
必再有附件说明。
附件如回行，与附件名称第一个字对齐（例：附：×××）；如
有两个以上附件，要标明附件的顺序号（例：附：1、……
2、……）附件名称后不加标点。附件的左上角应标明“附
件：”，两个以上附件应注明顺序号（例：附件 1：、附件
2：……）。如附件只有一件，亦可在正文中提及附件名称时，
于其名称后加括号注明“附后”或“见附件”，可不再注明附
件名称。
11．印章
除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应加
盖发文单位印章。用印应位于发文单位署名中间、成文日期
偏上，骑年盖月，上不压正文，下不压印制版记。联合行文
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应分别用印。
12．成文日期
以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导
人的签发日期为准，特殊情况以印发日期为准。
以公司名义发文的成文日期应以汉字规范的写明二〇〇×年×
月×日，位于发文单位署名右下方，其最后一字比正文缩 2字。
以党团工会名义发文的成文日期应以阿拉伯数字规范的写明
年、月、日，位于发文单位署名右下方，决议、决定、条例、
规定、意见等不标明主送单位的公文，成文日期加括号标注
于标题下方居中位置。
13．附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期的下一
行加括号标注。
14．版记
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（1）版记必须置于公文的最后一页，其最后一个要素置于最
后一行；版记依次包括主题词、抄送、印发机关和印发时间、
印发份数各要素；各要素之间以一条与版心同宽的横线隔开。
（2）主题词
公文应根据文件内容标注主题词。主题词是用于公文分类和
检索的标识符号，由揭示公文内容归属、主题内容的词或词
组和表现公文形式特点的词或词组构成。标注主题词应按公
司印发的主题词表使用规范进行。
“主题词：”为 3 号黑体字，居左顶格标识；词目为 3 号宋
体字，词目之间空 1字。
（3）抄送
公文如有抄送，左空 1字用 4号仿宋字体标识“抄送：”，同
级同类抄送机关间用顿号隔开，不同级不同类用逗号。
（4）印发单位、印发时间
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印发单位（为发文单位的公文办理部门）与印发时间位于同
一行，用 3 号仿宋体字标识；印发单位左空 1 字，印发时间
右空 1字并用阿拉伯数字。
（5）印发份数
印发份数“（共印×××份）”置于最后一行，右空 2字用 4号
仿宋体字标识。
（三）公文规范
1．人名、地名、数字、引文要准确规范。引用公文应当先引
标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。
日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨
天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2008”不
能写成“08”。
2．结构层次序数
第一层为“一、”，第二层为“（一）”。第三层为“1.”，第四
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层为“（1）”。
3．单位
应当使用国家法定计量单位。
4．简称
文种使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国
际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准
确的中文译名。
5．数字
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词
组、惯用语、具有修饰色彩的语句中作为词素的数字必须使
用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
6．字体
公文使用的汉字应是规范的汉字，从左至右横排。公文的主
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标题用标准型 2号宋体（加黑），副标题和批语（按语）用标
准型 3号楷体（加黑），正文用标准型 3号仿宋体，小标题用
标准型 3 号黑体。字行排列是每行 25 个字，每页 20 行。公
文用纸幅面规格采用 16 开型（长 260 毫米，宽 184 毫米），
也可采用国际标准 A4 型（长 297 毫米，宽 210 毫米）。左侧
装订。
四、KOA注意事项
（一）审批用语应简明扼要，表明同意或不同意，不同
意请注明原因。
（二）签报只流转至部门负责人或专项负责人，需内部
沟通事项请以其他方式协商。
（三）可以通过邮件或电话沟通的事项不允许在 KOA 系
统中讨论。
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（四）审批流程中所有需要董事长签批的申请须另在附
件中附上申请的请示文字内容。
（五）制度自评
1．部门负责人的自评环节
无论起草人是部门的员工还是部门的负责人，都需要将
制度审批的第一环节设置为部门负责人，在这一环节要进行
制度的自评。自评内容如下表所示
自评要点 内容说明
制度借鉴 该制度的创新点（包括改良点与变革点）
设计思路 该制度设计的思路
可行性分析该制度的优势和执行时可能出现的问题
相关制度 于本制度有关联的制度名称
风险点控制
从内控角度进行风险点分析（重要制度需进行
此步骤）
2．自评说明：
（1）自评环节负责人为提交部门负责人，将自评内容完
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成后方可提交。办公室对是否包含自评要点进行审批，不符
合要求的需要重新进行自评。
（2）各部门在提交文件审批后，要自行做好制度梳理工
作，按月提交企划部汇总。
（3）《制度梳理工具》由企划部提供。
（六）可阅读者设置
1．发文单位对希望能够阅读文件的人员，必须要在“可
阅读者”中设置。如果不设置人员，代表只能是审批节点的
审批人才能看见；仅仅在收文单位中说明收文对象，而在可
阅读者中没有设置，该对象实际是看不到文件的。
2．在设置“可阅读者”时，如果希望以后的开业机构也
能看见，必须设置为“阳光人寿股份有限公司”，而不能选
择其项目下的“总公司和北京分公司”。此外，由于董事长
和延苓总名字不在“阳光人寿股份有限公司”中，所以一定
要再单独加上。
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（七）签发人设置
公文、联系函的签发人为最终审批人，签报的签发人为
提交部门、提交机构负责人。
（八）分支机构所有上报公文先完成分支机构内部流程，
经总公司办公室文书节点后，继续总公司所有流程。
（九）行文过程中要注意保持基本信息、标题、正文及
附件中所有文件的名称一致，不能发生在一个文件中出现两
种名称的情况。
（十）本指引由总公司办公室负责解释。
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