智库文档所有分类

运营管理财务运营手册.doc

下载

优品文档海量资料库

107页 | 275KB | 0次下载 |

0.0

(0人评价)

我要评价：

投诉举报

用手机看文档

扫一扫,手机看文档

下载

开通VIP

运营管理财务运营手册运营管理财务运营手册财务部程序与标准目录部门概述 .................................................................................................................3 财务部概述 ....................................................................................................3 任职条件..............................................................................................................4 总会计师 ...........................................................................................................4 财务总监 ...........................................................................................................4 总账会计 ...........................................................................................................5 应付会计 ...........................................................................................................5 总出纳 ..............................................................................................................6 应收、日审主管..................................................................................................6 应收会计 ...........................................................................................................6 成本控制主管.....................................................................................................6 成本控制员 ........................................................................................................7 库房领班 .........................................................................................................7 仓库保管员 ......................................................................................................7 收货员 ............................................................................................................7 采购部经理/采购主管........................................................................................8 采购员 ............................................................................................................8 岗位工作职责 ...........................................................................................................9 财务部总会计师..................................................................................................9 财务总监 .........................................................................................................10 总账会计 .........................................................................................................11 应付账款（兼资产管理） ...................................................................................12 总出纳主管 ......................................................................................................13 应收、日审主管................................................................................................13 应收会计 .........................................................................................................14 成本主管 .........................................................................................................15 成本控制员 ......................................................................................................16 库房领班 .......................................................................................................16 库房保管员 ....................................................................................................17 收货员 ..........................................................................................................18 采购部经理/主管 ............................................................................................19 采购员 ..........................................................................................................20 工作程序 ...............................................................................................................21 信用会议 .........................................................................................................21 关于“经济担保”的规定.........................................................................................22 关于“经济担保”的规定 .......................................................................................22 关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理.............................................................23 酒店运营物品的管理 ...............................................................................................24 酒店运营物品的管理 .........................................................................................24 免费房（或自用房）及房价折扣权限的规定 .........................................................26 关于“收取支票”的规定.......................................................................................29 财务报销的规定................................................................................................31 差旅费报销的规定 ............................................................................................33 全员促销奖励办法----删除...............................................................................38 会计档案管理办法 ..........................................................................................40 岗位委派与交接..............................................................................................45 采购管理制度.................................................................................................51 收货工作程序.................................................................................................59 存货控制 .......................................................................................................62 库房管理 .......................................................................................................64 库存管理 .......................................................................................................69 缓慢流动货品管理 ..........................................................................................74 燕鲍鱼翅参肚的管理 .......................................................................................76 固定资产管理办法 ..........................................................................................79 财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 部门概述编号 . DFMDY-FD-1 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 财务总监涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 郝燕存审批人 APPROVED BY 赵亦良执行日期 EFFECTIVE 2015-01-01 部门概述财务部概述财务部反映酒店经营活动，核算经营成果，监督与控制财务收支，依法认真缴纳各项税款的专业职能部门。在总经理的领导下，结合酒店的经营发展目标，制定财务预算，确定财务管理目标。合理配置企业资金、资产资源，加快资金运转。加强营业收入管理，保证资金及时回笼。加强成本管理，提高经济效益。加强资产管理，提高资产利用率。加强财会核算，按时上报各类财务报表、统计报表。严格内部审计，实行财务监督。负责采购制度的制定和会计档案的管理。协调酒店与财政、税务、物价、银行以及外管局有关部门的关系。部门组织机构图财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 财务部任职要求编号 . DFMDY-FD-2 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 财务部各岗位涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 任职条件总会计师大学本科以上学历,财务管理及相关专业毕业，中级以上会计专业职称，8 年以上四星级酒店管理岗位工作经验。精通酒店财务管理，能够组织酒店的全面经济核算，制定酒店经济管理制度，财务会计制度和各项工作程序。精通资本运营、投资、资产评估、资金筹划、风险控制工作。熟练掌握国家的经济政策、财会制度和税收法规，并能在工作中正确地贯彻执行，坚持原则，廉洁奉公。具有较强的组织领导能力，能够正确处理酒店财务会计管理中存在的各种问题。财务总监大专以上学历,财务管理或相关专业毕业，中级以上会计专业职称。5 年以上四星级酒店财务管理岗位工作经验。熟悉酒店财务管理知识，能够组织酒店的全面经济核算，制定酒店经营预算，经济管理制度，财务会计制度和各项工作程序。熟悉运营分析、成本控制及成本核算的工作流程。能够制定和审定各种会计报表，具有发现问题及提出改进措施的能力。熟练掌握国家的经济政策、财会制度和税收政策，并能在工作中正确地贯彻执行。具有较强的组织领导能力，能够正确处理酒店财务会计管理中存在的各种问题，善于调动各级会计人员的积极性。具有较好的协调和沟通能力，能够向上级提供专业建议，向经营管理部门提供指导性意见。总账会计大专以上学历，财务会计或相关专业毕业，初级以上会计专业技术职称，有会计证，3 年以上四星级酒店同岗位工作经历。掌握食品成本管理、控制的专业知识，熟悉并了解采购程序、食品标准成本核算及方法。熟悉酒店财务核算的各项工作环节及程序（包括日审、成本、应收、应付等），评估工作操作流程并在需要时提出改进建议并执行变动。熟悉国家税收政策。处理好会计制度与税法之间的差异。及时准确编制财务月、年度报表及酒店财务内部报表。熟悉酒店财务管理的各项规章制度和财务管理规定，并能在工作中自觉遵守。诚实可靠，坚持原则，廉洁奉公。应付会计大专以上学历，财务会计或相关专业毕业，有会计证。2 年以上三星级酒店同岗位工作经历。熟悉各项费用报销标准，熟练掌握财务电脑软件的操作。掌握资产核算与管理方法，报告资产的购置与处理。合理安排每年酒店资产盘点计划并按时出具盘点报告。掌握财政法规，严格执行国家各项财经纪律和规定。廉洁奉公，诚实可靠。总出纳 .中专以上学历，财务会计或相关专业毕业，有会计证。2 年以上三星级酒店同岗位工作经历。熟悉酒店财务核算程序及相关会计科目。掌握财政法规，严格执行各项财经纪律和酒店财务管理制度。具有良好的沟通协调能力，廉洁奉公，作风正派。应收、日审主管大专以上学历，财务会计或相关专业毕业，初级以上会计专业技术职称，有会计证。3 年以上四星级酒店同岗位工作经历。熟悉应收、日审及收银各岗位的工作流程，并能提出风险控制及改进意见。熟悉并加强酒店信贷管理。熟练操作酒店管理软件及财务软件。工作细致，责任感强，具有良好的组织能力及团队协作精神。有良好的沟通能力，善于协调客户关系。工作认真细致，坚持原则，具备审计的职业素质。应收、日审会计中专以上学历，有会计证。有 2 年前台、餐饮收银或同岗位工作经历。熟悉收银各岗位工作流程。熟悉酒店信贷政策。熟练操作酒店管理软件及财务软件。工作认真、细致，熟悉酒店信贷政策，善于协调客户关系。成本控制主管大专以上学历，财务会计或相关专业毕业。初级以上会计专业技术职称，有会计证，3 年以上三星级酒店同岗位工作经验。具有一定的会计核算和财务管理经验，熟悉餐饮运营及成本管理与控制。熟悉酒店餐饮成本核算流程、餐饮定价流程，具备餐饮成本分析能力，具备通过日常经营分析对餐饮经营提出建议的能力。廉洁奉公，坚持原则，工作认真负责。成本控制员大专以上学历，财务会计或相关专业毕业。有会计证，有 2 年酒店同岗位工作经验。熟悉并了解餐饮运营及成本管理与控制。了解酒店餐饮成本核算、餐饮定价流程。廉洁奉公，坚持原则，工作认真负责。库房领班大专以上学历，2 年以上酒店库房管理工作经验。具有较丰富的库房管理知识和经验。熟练使用库房管理软件。精通酒店物品知识和配备标准。掌握库房紧急情况处理方法。具有较好的协调能力和管理能力。具有较强的敬业精神，责任心强，坚持原则。仓库保管员高中以上学历，有库房管理工作经验。掌握库房管理知识和应急处理方法。了解酒店物品知识和配备标准。熟悉酒店物品出入库政策与程序，熟练使用库房管理软件。具有较强的敬业精神，工作认真，坚持原则。收货员高中以上学历，1 年以上酒店同岗位工作经验。精通酒店物品知识和配备标准、货物识别能力。掌握国家食品卫生标准和相关政策法规。掌握酒店验货、收货政策与程序。熟练使用库房管理软件。工作认真、责任心强、坚持原则。采购部经理/采购主管大专以上学历，熟悉并掌握相关专业法律知识及业务谈判、合同撰写能力。5 年以上四星际酒店采购工作经验。具有考察供货商及协调供需的能力。精通酒店用品知识和配备标准。了解国家有关物价、税务、专控、政府采购、采购招标等相关知识。并具有制定采购计划、组织实施采购的能力。熟悉酒店用品供货商情况和价格行情。熟练使用计算机办公软件。具有较好的协调能力和组织能力。为人正直，廉洁奉公，工作仔细认真。采购员大专以上学历，从事酒店采购工作 2 年以上。具有良好的语言表达和综合协调能力。了解酒店用品知识和配备标准。了解酒店用品供货商情况和价格行情，具有寻找货源、考察供货商、识别货物、协调供需以及获取有效报价的能力。熟练使用计算机办公软件。为人正直，廉洁奉公，工作仔细认真。目前岗位只有采购主管一人，管理酒店采购各项事宜。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 财务部岗位职责编号 . DFMDY-FD-3 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 财务部各岗位涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 岗位工作职责财务部总会计师直接上级：总经理直接下级：财务部总监负责酒店的经济核算与财务管理工作。负责组织执行国家有关财经法律法规和制度，建立健全酒店内部财会管理制度，保证投资者权益不受侵犯。参与制定酒店的经营决策，负责制定审定和执行预算及资金运用计划、固定资产购置计划；负责审查、监督酒店的税务、保险、金融、外汇、现金管理等工作。掌握国家各项经济政策、法规和条例，广泛收集各种经济信息资料，参与酒店重要投资项目、经营合同（协议）的研究和审查，为总经理决策提供客观依据及建议。负责监督、检查经济合同的执行情况，及时发现并纠正在执行过程中出现的偏差。指导财务部做好酒店各项财务收支计划的编制、控制、核算、分析和考核工作，依法合理筹措资金，加强资产管理，有效提高资产利用率。负责严格审批和控制各项成本开支，合理运作资金，加快资金周转，努力提高酒店的经济效益，并负责组织酒店内部财务审计工作，对酒店财务工作实施有效监督。负责建立健全经济核算制度，对酒店经营活动、经营成果进行财务分析，为酒店经营决策提供依据。实行会计审计监督，严格维护财经纪律，保护酒店经济活动的合法、合理和有序进行。负责对酒店财务机构的设置和会计人员的配备、会计专业职务的设置和聘任提出方案；组织财会人员业务培训和考核，支持会计人员依法行使职权。负责协调、处理酒店与财政、税务、审计、金融、工商等有关单位的关系，保证酒店经济活动和财会工作的顺利运行。完成总经理授权办理的其他工作。财务总监直接上级：总会计师直接下级：采购部经理、总账会计、应收日审主管、成本主管、收银主管、电脑房主管。负责财务管理工作。负责贯彻执行国家财经政策、法规、财经制度、财经纪律、会计准则、财务通则以及酒店财务管理办法；贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策。负责制定酒店财务管理办法和物资购销合同管理制度、物资采购制度和物资保管制度；组织酒店的全面经济核算；监督酒店资产、负债及所有者权益管理和成本费用、营业收入以及利润管理；组织经济活动分析，为酒店领导提供决策依据。根据酒店领导决策，负责做好市场调研和市场预测，拟定酒店预算原则、方案，审核部门预算方案；会同各部门总监和本部门各主管，编制酒店总预算及各项预算指标，经批准后组织贯彻实施。参与酒店内外资金投放，工程改造，经济利润分配，经济合同制订，价格等重要决策；从经济管理的角度为领导提供各项经济决策数据。负责拟定本部门内部的组织机构，制定各级主管人员的岗位职责，并会同酒店主管领导确定会计主管人员的人选，分配工作任务，监督各级会计主管人员的工作，及时、准确地编制会计对内、对外报表，并按要求上报。负责组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度；拟定和审核会计科目，组织进行会计报表分析和专题分析，保证各级核算工作的正确性。负责控制资金使用，做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调剂业务部门所需资金，保证业务活动顺利进行。审核各部门的设备、物资采购计划和酒店开支计划，批准后，监督贯彻实施。负责审核酒店的各项收益和收益分配报告；监督财税计划的贯彻实施，按期上交国家税费；协调酒店与财政、税务、物价、银行及外汇管理局等有关部门的关系。负责会同主管领导，定期向总经理提出酒店财务决算报告、财务分析报告、利润分配报告，经总经理审核同意后，组织贯彻实施，维护投资各方的经济利益。负责审核会计凭证、会计账簿、会计报表、资产实物的准确，保证账账、账证、账实相符，保证会计核算结果的真实有效。检查支票、网银支付的情况。督促有关人员抓紧应收账款的催收工作，加速资金回笼。负责本部门员工的聘用、晋升、调配、培训、绩效考核、奖金评定和年度员工《劳动合同》续签工作。负责本部门的消防安全、计划生育工作。负责经营管理信息上传下达的工作，确保各项指令不脱节。完成总经理及主管领导授权办理的其他工作任务。总账会计直接上级：财务总监在部门总监的领导下，负责酒店经营成果的记录、分摊、汇总工作。按权责发生制记账原则，准确运用会计科目编制记账凭证及财务电脑系统录入。确保账证、账实、账账相符，保证报表数字来源的准确。负责每月财务月度结账工作。准确编制月度、季度、年度各类经营报表，按时上报各级领导及政府职能部门。准确计算各项税款并及时申报交纳。负责稽核各岗位汇总的原始凭证的有效性以及各岗位的会计凭证编制的准确性、各类统计报表的准确性。负责酒店费用类凭证的审核与支付，制作并上报每月应付账款支付计划，对批准支付的应付账款安排付款负责每月与银行账户的对账工作及银行余额调节表的编制。负责往来账项的核对与结算，复核预付金。负责监督各项能源消耗、人工费用及各项费用预算的执行情况。负责监控库存现金。检查支票、网银支付的稽核工作。负责审核每月度、年度的收入结算工作并计提相应税金。复核发票申购、使用、结存情况。负责酒店与税务机关的业务联系。负责各种支付类合同、协议归档保存。负责电脑系统帐套、各类原始凭证的打印、装订与保管工作。确保会计档案完整。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。应付账款总出纳（兼资产管理）直接上级：财务总监对比供货商文件，处理和匹配发票并递送与采购订单相对应的票据。确保“三项匹配”:一份被正确认可的采购文件、一份被正确签署的收货文件、上述两份文件必须与供货商提供的发票相匹配。每月按酒店收货记录核对供货商结账单，追查任何有出入的地方。确保所有的支付正确、合理、合法。向应付账款系统逐笔录入登记，维持有效的应付款系统。制作并上报每月应付账款支付计划，对批准支付的应付账款安排付款。负责汇总上报工程部能源费、酒店及外包单位维修费的统计工作。负责酒店新增固定资产的核对、录入及使用部门间的调拨工作。每年准备固定资产盘存计划上报财务总监，并按时提交酒店固定资产盘存报告。负责酒店固定资产处理的申报工作。负责酒店对外统计报表（统计局）报送工作。负责每月工资审核。负责每月员工餐发卡用餐统计。负责办理会员的收款、登记及发放。严格执行酒店现金管理、现金报销和外币兑换政策，确保库存现金账实相符。在部门总监的领导下，负责酒店库存现金、支票，网上银行及银行印鉴的安全使用。负责酒店营业收入的清点、汇总、缴存银行及准确编制每日“总出纳报表”。负责酒店各项费用支出的现金报销、非经营性的现金收入及现金、银行日记账的记录工作。负责转账支票、现金支票的登记、保管，以及相关表单的存档保管。制作银行日报表。现金盘点表和银行余额调节表。完成部门安排的其他财务核算与现金管理工作。完成上级领导安排的其他工作。在部门总监的领导下，负责财务办公室的文书档案和内务工作。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。总出纳主管直接上级：财务总监严格执行酒店现金管理、现金报销和外币兑换政策，确保库存现金账实相符。在部门总监的领导下，负责酒店库存现金、支票，网上银行及银行印鉴的安全使用。负责酒店营业收入的清点、汇总、缴存银行及准确编制每日“总出纳报表”。负责酒店各项费用支出的现金报销、非经营性的现金收入及现金、银行日记账的记录工作。负责转账支票、现金支票的登记、保管，以及相关表单的存档保管。制作银行日报表。完成部门安排的其他财务核算与现金管理工作。完成上级领导安排的其他工作。在部门总监的领导下，负责财务办公室的文书档案和内务工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。应收、日审主管直接上级：财务总监直接下级：应收账款负责核对每日酒店管理系统收到的各经营场所收入记录与营业收入是否一致，销售备忘的营收项目是否有效执行。负责审核酒店各项营业收入项目的正确性，各项折扣、减免、优惠比例的审批权限是否有效执行。负责审核各类经营报表、营业统计报表等各项内容是否正确。编制并按时报送《营业收入日报表》。负责审核总出纳提供的《总出纳报表》。负责信用卡、会员卡的审核、结算工作。做好各种凭证、单据及报表的存档工作。准确录入电脑数据信息。负责各种提成、佣金、分成比例的收入审核工作。审计并核对预收款（或预付金），确保收入已入账，负责酒店收据表单的领用、保管及记录使用情况。对缺、断号情况进行跟进了解。负责编制各种营业收入统计报表。负责审核每月度、年度的收入结算工作并计提相应税金。负责销售协议、合同执行的审计与存档工作。复核发票申购、使用、结存情况。完成上级领导安排的其他工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。应收会计直接上级：应收、日审主管确保遵守和加强酒店信用管理政策程序，了解应收账款业务，处理公司、集团等的信用申请。按要求监控为某些团体和会议所做的特殊的账单安排，确保账单按客户要求入账。每天在挂账前，平衡客户分类账。做好入账、编辑更新应收款系统。挂账的账目必须按时开账单，且须在同一天内。用电话、传真或其他方式调查和回答客人的质疑。有争议的客户账目必须及时解决。每天检查“最高信用额度”报告，以确定信用限度和后续的收款安排。在“最高信用额度”报告中记录应采取什么样的措施来确认客人偿还透支的能力，协助财务总监负责签署相关文件。每天核对宴会和住宿的预付金。每天检查挂账，确保费用正确入账。每天核对宴会和住宿的预付金。审核前台假房挂账等明细。每天就价格等与预定处、销售部和前厅部联络，以减少潜在的问题。定期讨论有争议的账目和分析原因。监控、催促追逃过期未付款项。每月检查坏账清单，为每月的疑账作收回的可能性分析。每月处理网上预定、旅行社等佣金。负责酒店会员系统的销售充值及相关管理工作。负责审核会员系统的奖励计划及礼品的发放。准备月末应收款分析报告，为酒店月度信用会议提供文件。协助主管完成相关营业收入的日审项目。负责每月工资审核。负责办理会员的收款、登记及发放。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。成本主管直接上级：财务总监直接下级：成本控制员、仓库领班监控定购、采购、收货储存和分发事务。负责酒店食品、饮品和其它销售成本核算与控制，保证酒店经营利润的实现。向餐饮部总监/厨师长、财务部总监等酒店管理层提供每日食品等成本报告，分析成本过高或过低潜在的因素，提醒各部门给予关注。对各餐厅的菜肴进行成本核算并参与定价，确保满足食物成本控制目标，同时为制定销售价格或调整餐饮价格提供依据，并进行实施效益分析。通过每季度的菜单系统管理，评价各餐厅菜单上每款菜肴的受欢迎程度。定期与采购部、餐饮部对市场价格进行调查、分析，监督并检查采购供货渠道、收货验货程序及原材料质量，有效控制采购成本。负责食品、酒水成本日报表的编制与审核工作，期末编写成本分析报告，为部门及酒店高层管理人员提供管理依据。督导检查收货组、库房的日常工作，严格执行酒店收货、库存、库房管理程序与标准。加强各项预算费用、成本的日常控制，努力使全年费用、成本控制在预算之内。协助仓库估算最大和最小库存量，确定有效库存量，执行现场检查。月末，参与库房的盘点工作同时安排人员参与各部门二级库的盘点，并督促按时提交“盘点表”及“缓慢流动存货表”，如有任何差异，必须及时查明，做到账账相符和账物相符。熟悉下属各岗位职责及职能，制订并执行培训计划，定期对员工进行考核评估，向上级提出奖惩员工的建议。负责库房的安全卫生检查工作，确保库房安全卫生按酒店制度规定执行。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。成本控制员直接上级：成本主管协助主管监控定购、采购、收货、储存和分发事务。检查饮料和营运物品的收货报告、分发和转送。定期审核各营业网点吧台酒水、香烟等商品的库存情况，在需要时对存货进行全面盘点。月末对各吧台存货进行全面盘点，并制作月末酒水等商品控制报告。协助主管核算各餐厅标准菜谱。协助主管核算酒店特殊活动的成本等相关事宜，如：特别促销、圣诞节等的成本、提成等。协助主管对每季度的菜单管理系统进行统计，评估各餐厅菜单上每款菜的受欢迎程度。每月对部门二级库布草、瓷器等营运用具盘点情况进行抽查并审核各部门出具相关丢失、破损报告。每季度参与酒店营运物品全面盘点工作，及时对部门运营用具管理存在的问题提供改进建议。参与采购部及相关部门人员定期进行市场调查。负责酒店各部门低值易耗品领用统计与核对工作。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。库房领班直接上级：成本主管直接下级：库管员、收货员熟悉并掌握酒店采购、收货、库存及库房管理等相关政策与程序，确保进出库的文件与手续齐备，储存得当。与成本控制主管一起制定每种货品的最低最高存量，严格执行并进行检查，根据实际经营情况提出更改建议。合理规划与安排库房管理员工作班次，管理并监控酒店库房及二级库的日常工作情况，加强走动式管理并能够在第一时间出现在需要帮助的工作岗位。清晰了解库房内所有的储存货品特性及存放环境。了解食品安全卫生防疫检疫相关规定，并按其规定执行。定期组织库管员学习酒店库房、食品卫生等相关制度。负责审核仓库补充采购申请表。督促库管员进行自查盘点，月末配合财务部成本控制组做好盘点工作，如有任何差异，需跟踪了解查明情况。做好日常上传下达协调工作，时刻关注酒店重要接待，提前准备并检查相关采购、验货、分发等事宜。负责所属区域的安全、卫生并落实到人。督导并检查库房消防安全工作。随机检查计量衡器，确保验收准确无误。完成上级领导安排的其他工作。 3. 职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。库房保管员直接上级：库房领班熟悉并掌握酒店采购、收货及库房库存管理政策和程序。必须获得正式及签批完整的进库文件后才可让货品或食品存入库房或冷库。对库房内所储存的所有货品其特性及存放条件、到期时间要有清晰的了解，对所管理的储存物品的安全、数量、品质及形态负有全部责任。每日检查仓库货品最高最低存量情况，确保货品存量充足。当相关货品有任何变动时必须及时在电脑系统中进行入账记录。定期检查及提供“过期而未送到的货品”的资料交采购部、使用部门及财务部成本组,以避免因库存短缺而影响酒店的运营。发货除非有特殊原因外，物品应遵循“先进先出”方式发货，并检查手续是否齐全。每日下班前整理出入库单据、相关文件及出入库汇总上交财务部成本组。月末，根据成本组统一安排进行实物盘点，务必做到账账相符、账实相符。库房内各货架间应按国家规定的“五距”放置，物品摆放整齐，货架间的走道必须保持畅通。库房日常管理符合“库房管理”政策和程序，做好防火、防盗等工作。严格遵循执行酒店“钥匙管理及紧急开启库房领物规定”。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。收货员直接上级：仓库领班服从直接上级的安排，严格执行酒店收货政策与程序。做好验收前的各项准备工作，每日检查计量衡器，确保验收准确无误。按食品卫生防疫检疫要求做好购进食品留样以及整理由供货商提供的相关资料，每日收到的食品检验检疫单分户逐日保存，以备接受相关机构的检查。收到采购部交来已签批完整的“采购申请单”或“厨房每日进货分类保存以便准备验收日后送到的货品。采购货品到货时，须马上通知使用部门（有些物品需通知采购人员）一起按照相关申购单上要求进行货品验收。收货组（员）拒绝验收并无齐备采购文件的货品。若采购单上有应到而未到货品，应立刻通知采购部和使用部门，同时在相关申购单上注明未到货品数量、金额，并跟踪与催收未到的货品。对于通过验收的货品要及时办理收货手续，收货部门签字确认。做到货单内容清晰、数量相符，每日收货汇总与当日收货实物相符。每日收货汇总表及相关原始单据下班前上交财务部成本组，做好成本控制基础工作。月末，协助并参与仓库盘点账目核对工作。负责收货区域的卫生与安全。完成上级领导安排的其它工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。采购部经理/主管直接上级：财务总监直接下级：采购员制定采购方针、策略及程序、规定等，经酒店高层管理批准，确保贯彻执行。审批所有采购申请单、订货单。根据酒店需求与市扬供应，审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应厂商，确立供求关系。负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他合约等文件。负责组织市场调查研究，及时向酒店高层管理提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。完成向所有供货商赊购的申请。负责国外定货工作。积极开发国内货源，不断推荐新产品，扩大货品国产化。经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况,及时处理发现的问题。主持采购部的工作例会，及时解决存在的问题，协调内外关系。有计划地培训本部门工作人员，组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。完成上级领导安排的其他工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。采购员直接上级：采购经理熟悉掌握酒店采购政策与程序，并严格执行。加强与酒店库房联系，了解酒店物品库存量。按照采购单的内容和数量，货比三家以最合理的价格购进质量达标的物品，认真完成酒店经营所需各项物品、食品原料等的采购工作。熟悉酒店各经营部门日常采购内容并保证供给，为经营部门提供优质服务。多渠道了解市场信息，并加以对比分析，不断提高丰富酒店采购资讯。每周/旬提供各种食品原材料的市场调查表。建立供货商档案，并与其保持良好的业务往来关系。服从工作分配、积极思考，按时完成上级领导交办的其他工作。职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 酒店信用会议编号 . DFMDY-FD-4-1 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 酒店信用委员会涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 工作程序信用会议该信用会议是为了与业务目标保持一致并同时促进资金回收。确保实现酒店的经营目标。信用委员会酒店信用委员会包括：总经理、副总经理、总会计师、财务总监、信贷月例会月度信贷会议在月结后的 2 周内进行，对应收账款进行分析。会议参加人员：总经理、副总经理、总会计师、财务总监、应收、日审主管、营销总监、销售经理、餐饮总监、客务总监。由财务部提供以下信息：应收账款分析报告、担保未收回、超过 60 天客户清单、前台临时挂账（挂账待结）情况、在店客人欠款报告等。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 关于“经济担保”的规定编号 . DFMDY-FD-4-2 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 应收、日审主管、前厅、营销部、餐饮部涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 关于“经济担保”的规定为维护酒店的合法权益，避免酒店的经济利益遭受不必要损失，特对营销经理及部门总监以上人员的“经济担保”作如下规定：原则上本酒店员工不能为客人做“账款担保”。如遇特殊情况，仅允许营销经理及部门总监以上的管理者行使“经济担保”权，担保额度在 5000 元以内，超额度担保必须经总经理签字批准并在系统中授权方可继续挂账，同时相关担保人亦承担相应催收及赔偿责任。营销部各级销售人员承接的各种活动所发生的未结账款（除协议单位规定外），均须营销总监同意方可担保，挂账同时填制担保单，同时亦承担相应催收及赔偿责任。前厅部、财务部负有管理及监督责任。财务部有权对“经济担保”事项的过程和结果进行审核及监督，同时负有定期上报和定期催收的责任。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理编号 . DFMDY-FD-4-1-3 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 应收、日审主管、前厅、营销部涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理所有旅行社、宴会、会议在需要入住或举办前完成完整的信用申请（挂账信用协议）审批手续，已建立长期挂账协议除外。旅行社（散客）、宴会、会议要求人到款到。须在客人入住前提前汇款或预交押金，一般原则是活动前收 80%，活动结束当日支付另外 20%。如未按要求提前支付预付押金，须经营销总监签字同意，并做账务担保方可办理。对于旅行社仅允许与酒店签订挂账合作协议的大旅行总社团费采用赊销方式，如：国旅、中旅、青旅旅行总社，但团队离店前的挂账须有旅行社出具的有效确认账单并经团队导游、销售人员签字确认赊销账款后转财务部应收岗位。国旅总社、中旅总社、青旅总社赊销的旅行社团费，由财务部负责依据合同相关条款按时催促相关人员办理收账手续。为保证会议与团队收款的顺利，入住前先问询是否开设客人的偶然费用账户，也就是核算客人偶然消费自付项，如果需要须与组织者协商相关费用结账方式，一般为支付押金或信用卡预授权。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 酒店运营物品的管理编号 . DFMDY-FD-4-1-4 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 酒店各部门涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 酒店运营物品的管理适用部门：酒店各部门。盘点范围：各部门所有运营物品。盘点时间安排：盘点表发放：物品盘点表由财务部成本会计于盘点前 3 个工作日发放给各个部门。盘点时间: 各部门每月 25 日进行一次自盘；每季度最后一个月的下旬由财务部参与实地盘点，时间根据营运情况另行通知。盘点方式：每月月末各部门需进行自盘，依据实际盘点数量填写“盘点表”，经部门总监签字确认后，于每月 26 日下班前提交财务部成本会计。每季度末由财务总监主持，各部门负责人监督进行实地盘点。成本会计并于盘点后 5 个工作日内递交“盘点表”，报酒店领导及有关部门负责人。盘点注意事项：各部门在盘点前需将相关单据（如领货单、调拨单、报损单等）递交财务部成本会计。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 免费房及房价折扣权限的规定编号 . DFMDY-FD-4-1-5 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 全体员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 免费房（或自用房）及房价折扣权限的规定为了使酒店在激烈的市场竞争中确保房费收入，规范价格体系，经酒店管理层研究决定，对免费房（自用房）及房价折扣权限做如下规定：散客折扣权限：前台、销售人员根据淡旺季执行前台价格。酒店副总经理以上管理人员、销售总监可给客人协议 C 价格（特殊时间可电话通告，经上述人员同意后补签）。酒店内部员工亲属住房，最低可按协议 C 价格执行，但须所述人员签字批准。注：以上权限均按净房价（人民币）计算折扣，超过上述权限的价格须报、总经理批准。延时退房的权限：前台明示的退房时间为中午 12：00，12：00 后退房一律加收半天房费。当客人提出延迟退房要求时，在确保酒店客房收益的前提下，当班大堂经理有权延迟退房至下午 14：00。当客人由于特殊原因继续要求延迟退房时，需上报前厅部经理，前厅部经理有权延迟退房至下午 15：00。当重要客户提出延迟退房时，本着维护酒店收益和客户利益的原则，客务总监有权延迟退房至下午 17：00。原则上 17:00-18:00 退房不得减免半天房费,遇特殊情况需报请批准可减免半天房费。晚间 18:00 后退房一律加收全天房费,遇特殊情况,需报请批准，只可减免半天房费。前厅部严格按照以上审批权限执行，由财务部财务日审每日进行稽核，并每月统计当月延时退房统计明细报酒店相关领导。 UP-GRADE 升级处理，仅限以下三种情况：因房间 OUT-OF-ORDER 失效需要周转；客人入住时，所预订房间类型无法提供时；注：以上两种情况 UP-GRADE 升级处理，时间为一天，第二天由大堂经理安排前台员工调整为原房间类型，由前台当班人员注明原因，并由大堂经理签字确认，如有特殊原因大堂经理需上报客务总监批准。重要人物有特殊要求时，由大堂经理报客务总监安排并在账单内简要注明。中冶东方享受房间价格价格：豪华标准间豪华大床间行政豪华标准间行政豪华大床间商务套房海景套房爱心房间行政豪华套房价格 350/40 0 360/42 0 450/5 00 470/5 20 1080 1380 360/4 20 3680 注：以上价格均按净价（人民币）执行。会议住房价格执行日期为提前一天入住及延后一天离店；其他日期经营销总监批准后，最低可调整为中冶东方内部价格。酒店重要客户的招待用房管理规定因酒店业务需要使用客房时，须提前一天由招待部门在填写《招待用房/自用房申请表》，经总经理、副总经理共同批准后方可使用。因重要活动、节假日等特殊原因需要临时使用招待用房，不能通过 OA 流程正常审批时，申请部门（或申请人）须电话请示总经理、副总经理批准，在前台填写《招待用房/自用房申请表》，详细填写招待人、招待部门（或申请人）、批准人等内容后办理入住；遇有夜间特别情况，可由大堂经理和保卫部值班经理核准后，先办理入住手续，入住后的第一个工作日，申请部门（或申请人）应及时通过填写《招待用房/自用房申请表》补齐审批手续。招待用房审批流程为：申请部门（或申请人）→部门总监→副总经理→总经理并发至副总经理→客务总监、前厅预订部、财务部日审。《招待用房/自用房申请表》前厅部须留存一份备查，保存期为 1 年。酒店内部自用房管理规定酒店部门经理以上人员质检夜查或因重要活动需要临时使用客房时，须提前一天由使用部门在上填写《招待用房/自用房申请表》，经总经理、副总经理批准后方可使用。因特殊或节假日等原因需要临时使用自用房，不能通过 OA 流程正常审批时，申请部门（或申请人）须电话请示总经理、副总经理批准，在前台填写《招待用房/自用房申请表》，详细填写用房人、用房原因、批准人等内容后办理入住。入住后的第一个工作日，申请部门（或申请人）应及时通过填写《招待用房/自用房申请表》补齐手续。内部自用房审批流程为：申请部门（或申请人）→申请部门总监→总经理→副总经理，并发客务总监-前厅部预订部、财务部财务稽核。《招待用房/自用房申请表》前厅部须留存一份备查，保存期为 1 年。招待/自用房的使用说明酒店所有招待用房和内部自用房均须关闭房间长途电话、冰箱，并撤除自费物品，特殊情况须报请客务总监同意。如招待用房客人提出疑问，由申请部门（或申请人）向客人做好解释工作。部门使用会议室的规定为确保酒店经营资源效益的最大化，各部门不得使用多功能厅和会议室。酒店及各部门内部会议可设在行政办公楼会议室或职工餐厅，如因特殊情况需使用会议室，须报请批准后方可使用。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 关于“收取支票”的规定编号 . DFMDY-FD-4-1-6 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 全体员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 关于“收取支票”的规定为避免酒店遭受不必要的经济损失，经酒店领导批准，特制定酒店“支票收取的规定”如下：原则上不收取支票，但如签发支票单位与酒店签有销售合同（或协议），则与营销部经办人取得联系同意后，方可办理。收银员在收取支票时，应注意检查支票票面有无破损、折皱，填写的日期是否有效，票面字迹清晰无涂改，金额栏大小写准确一致，收票人名称完整、印鉴清晰，检查无误后方可收取。收到支票后，收银员必须在支票背面四边的空白处填上签发支票单位（客人）的联系电话、客人姓名（交支票人）、身份号码、消费金额以及收银员姓名。对于不符合规定的支票，收银员应请求客人予以更换或改用其他支付方式。如遇客人先用支票交押金后（以支票做押金须符合条款），又要求更换为其他单位支票的，收银员必须上报财务部，经财务部同意后，需核实对方的身份，同时须请对方出示发票或收据，检查两张支票的联系人、电话等是否一致，核对无误后按酒店要求方可办理。如果客人已用现金付账后又改用支票付款，须在款项到账之后退还现金。客人持支票前来消费且与酒店无销售合同者，须提前进账且款项到账后方可在酒店消费，否则，选用现金或信用卡结账。现金支票视同转账支票办理，收取时严格按照以上程序操作执行。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 财务报销的规定编号 . DFMDY-FD-4-1-7 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 酒店全体员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 财务报销的规定总则为规范酒店费用报销程序，根据国家有关法律及中冶东方财务制度，结合本酒店实际情况，特制定酒店财务报销制度。现金报销的规定现金的使用范围个人劳务报酬；；出差人员携带的差旅费；起点 1000 元（人民币）以下的零星支出。在上述使用范围之外，支付各种款项，超出使用现金限额的部分，应当以支票或网银支付，确须支付现金或紧急采购情况，经财务负责人批准后方可支付现金。支票或网银支付报销的规定银行结算需填写“费用报销单\付款申请单”，并按资金审批权限的有关规定办理签字审批手续，手续合格后方可办理。申领转账支票/网银，原则上须在一周内办理报账手续，特殊情况可在两周内完成报账手续。同一办事人员，如领取支票/网银两张（次）后未能及时报账，财务部有权拒绝签发新支票/ 网银。报账发票的要求发票必须是有效的正规发票，发票上必须盖有收款单位的发票专用章。发票抬头须填写酒店全称即“青岛中冶东方酒店管理有限公司”。发票内容必须用中文填写，并且内容应与出具发票单位的业务性质相同，不得填写货物的编号或外文。若发票上没有填写具体商品名称、数量、单价，必须附有加盖销售单位发票专用章的货物清单。 “会议费”发票必须附有会议通知，无会议通知的自办会议，应提供举办会议的申请报告，同时须注明会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等。办理发票报销，必须有经办人及经办部门总监等签字批准方可办理报销手续。发票签批程序为：经办人→部门总监→财务审核→财务总监→总会计师→副总经理→总经理。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 差旅费报销的规定编号 . DFMDY-FD-4-1-8 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 酒店全体人员涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 差旅费报销的规定为保证出差人员正常工作和生活，根据中冶东方工程技术有限公司，结合东方梅地亚酒店的实际情况特制订本规定。工作人员出差实行部分费用包干、部分费用在规定标准内据实报销，节约提成，超支自负的办法。本《规定》适用于国内因公出差。 1、各部门对出差人员要实行定人数、定地点、定时间、定包干费用控制数。如因特殊情况，实际出差天数和出差地点与原定不符的，须经派出部门负责人、主管副总及总经理批准方可报销，否则财务部不予报销计划外费用。 2、住宿费、市内交通费、伙食补助费出差的自然（日历）天数计算。差旅费报销标准见附表。交通工具标准住宿费标准（元/人/日）档级职务火车飞轮其一线城市其他城市伙食补助（元/人/ 机船他日）第一档公司董事长、正、副总经理、总会计师软席车，高铁、动车一等座普通舱位二等舱据实报销当地中高档酒店（四星以下，含四星），据实报销第二档公司总监级人员硬席车，高铁、动车一等座　二等舱据实报销 300 260 第三档本门正、副经理硬席车　三等舱据实报销 260 180 第四档专职销售人员及其他人员硬席车　三等舱据实报销 200 150 50 注：1、表列“其它”交通工具不包括出租汽车。 2、一线城市是指北京、上海、广州、深圳。 3、同行有高阶人员的比照高阶。交通费开支办法： 1、乘火车在途时间连续超过 8 小时的，可乘同席卧铺车 2、严格控制出差人员乘坐飞机。（1）一、二档人员可根据工作需要决定乘坐飞机，并予全额报销。（2）正常情况下，除一、二档人员外，符合乘坐硬卧条件的各档人员在同时满足下列条件的情况下可以经部门负责人同意后乘坐飞机，并予全额报销。 ①同一路线含机场建设费、燃油税的飞机实际票价（含打折票）未超过合理乘车路线的硬卧下铺（不含动车和高铁）票价的 2 倍，即：实际飞机票价≤硬卧下铺（不含动车和高铁）票价×2；或者实际飞机票价不超过高铁一等座票价，即：实际飞机票价≤高铁一等座票价。 ②出发地至目的地之间无中转住宿费。 ③乘坐飞机后至少在第二天必须到达目的地。（3）除一、二档人员和符合乘坐飞机条件的情况外，紧急事由出差的，出差人员须经事先填制《软卧/飞机准乘单》（以下简称《准乘单》），并由部门负责人和主管副总及总经理批准，乘坐飞机的其他人员的机票可以全额报销；在外地的应先请示批准，回公司后补填《准乘单》。除一、二档人员和符合乘坐飞机条件的情况外，其他人员乘坐飞机未经部门负责人、主管副总及总经理批准的，按照正常标准给予报销。（4）乘机人员飞机票的实际购买价（含折让价），必须在飞机票或《准乘单》上申明。 3、严格控制出差人员乘坐软卧。出差偶遇特殊情况的，须事先填制《准乘单》并经批准，在外地的应先请示批准，回公司后补填，并全额给予报销。同一线路不同车次的软卧票价低于或等于硬卧票价的，出差人员可自行选择乘坐软卧并据实报销。 4、未附《准乘单》的软卧，只报销相当于合理线路火车硬卧中铺票价的金额。 5、乘坐长途汽车，原则上使用正规车票，使用手撕票需要说明原因，并注明实际票价。 6、除一档人员和特殊情况外，公司不派车接送青岛的飞机和火车。符合乘坐软、硬卧铺条件而乘坐硬席座位的，按硬席座位票价的 50%发给个人卧铺补助。市内交通费开支办法： 1、除本文另有规定外，工作人员出差期间，不分职级，一律每人每天发市内交通包干费 10 元。 2、自带公车、接待单位提供交通工具或经批准集体租车统一报销交通费的出差人员，不发市内交通包干费。 3、准乘飞机者，往返机场的专线客车据实报销。住宿费开支办法: 1、出差人员的住宿费，在规定的标准内，凭据报销。出差期间实际住宿费总和超过规定标准部分自理（本文另有规定的除外）。 2、特殊情况经部门负责人、主管副总及总经理签字，实际住宿费超标部分予以报销 50%，个人负担 50%。实际住宿费总和低于标准住宿费总和部分 50%发给个人，但不超过 50 元（本文另有规定的除外）。 3、若住宿发票上的各种杂费与标明的房价分别列示，则实际住宿费总和不含各种杂费。若住宿发票上没有明确房价与杂费且无法分清或杂费不合理的，一律按房价对待并包含在实际住宿费总和中。 4、因各种原因实质上无住宿发票或收据的，按 50 元发给个人住宿补助。 5、接待单位免费提供住宿的，不再发放住宿补助。 6、参加各种会议且住宿由会议统一安排的人员，在开会期间发生的住宿费用据实报销。工作人员在市内出差，按下列办法处理： 1、市内出差是指在青岛市区及近郊地区因公开会、办事和学习等。 2、市内出差一般不得在外住宿。如发生住宿费应事先向部门负责人报告，并在报销时由主管副总及总经理签字。宿费标准执行第四条的规定。 3、市内出差须填写市内出差审批单。 4、在市内出差按照 20 元/天的标准给予伙食补助。 5、市内出差原则上由酒店派车。因酒店交通工具紧张而发生的市内交通费由所在部门签字，财务部门据实报销。 6、除上述开支外，市内出差不报销其它费用，不发放其它补助。关于出差人员自驾车的规定 1、自驾车出差的，报销从始发地到目的地之间合理路径的过路费及行驶里程所需要的油费。 2、油费发票需是公司抬头，过路费需要提供相应的票据。 3、司机连续开车 8 小时以上（含 8 小时）的，以零点为界，每人每天补助 50 元。 4、出差期间的其他相关费用及补助参考本规定其他条款。 5、除因公司用车十分紧张，原则上因公出差不得使用私家车。需要使用私家车的，费用报销参照自驾车管理规定。出差人员因工作及经营的需要交际宴请的规定 1、董事长、正、副总经理原则上在当地中档酒店宴请，同一地区的宴请不得超过两次，凭发票据实报销。 2、其他人员根据业务需要，在临行前的出差计划中写明，获批准后按预算内实报实销，不允许无预算开支。 3、一天中超过两次宴请的不再发伙食补助。差旅费借款与报销： 1、除因出国和时间较长的（30 天以上）出差可以向财务部申请借款外，其他出差原则上不再借款。 2、出差人员需填写出差计划表，按本条规定可以借款的人员须提供《出差计划表》和《借款单》。 3、有借款的出差人员返公司后，从车票标明应到公司的次日算起 3 个工作日内将单据交财务部门计算；逾期不送算者，从第 4 天起，以借款额为依据按日扣１‰的滞纳金。出差人员在差旅费开支中弄虚作假、虚开发票（特别是住宿发票）和不按规定申明飞机票折让价等是一种损害公司利益和社会形象的错误行为。一经发现，公司将采取不予报销或从工资中扣回等各种形式追回其不合理收益，并视情节轻重在公司内通报直至给予行政处分。工作人员出差期间，发生的其它费用按下列办法处理： 1、由公司指定的订票人员订购、委托其它单位（应有被委托单位的公章或标记）和订票机构订购火车（船、飞机和其它交通工具）票的订票费据实报销。自购火车票，每张票的订票费在 10 元以内据实报销。 2、合理的中转地行李包裹寄存费据实报销。 3、开会期间发生的会务费应事先单独借款，报销时提交会议通知或公司分管领导批件或其它证明材料。 4、工作人员出差期间，因游览、参观等非工作需要而开支的一切费用，均由个人自理。 5、出差人员因病在出差地住院期间，按规定发给伙食补助费，不报销市内交通费，住院费按社保规定报销。住院超过一个月，停发伙食补助费。本规定由公司财务部负责解释。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 全员促销奖励办法编号 . DFMDY-FD-4-1-9 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 酒店全体员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 全员促销奖励办法----删除为了更好地贯彻执行“全员促销”方针，调动员工积极参与促销工作的热情，增加公司经营收入，经公司研究，特制定本办法：达到部台价格且低于门市价六折的，均按的比例提取奖励金：单人间标准间豪华标间普通套间豪华套间三套间行政楼层豪华楼层会议室场租价格在 7 折（含）以上的，均按 4%的比例提取奖励金。会议、团队住房在 10 间（含）以上的，按以下标准提取奖励金。双人间价格元/间夜，按 1%提取奖励金。双人间价格元/间夜，按 2%提取奖励金。双人间价格元/间夜（含）以上，按 3%提取奖励金。公关销售部非专职长住户销售人员促销的长包房，按部台价执行：单人间标准间豪华标间普通套间豪华套间三套间行政楼层豪华楼层签订半年或一年的长包合同。首度签订半年合同，在合同生效当月收回房费时可按对应奖金数额提取 1 个月奖金；首度签订一年合同，在合同生效当月收回房费时，可按对应奖金余数提取 2 个月奖金。以上价格均以公司实际收入核算，若客人要求返款，可在公司制定的价格基础上上浮。客房价格能达到或高于门市价折（含），均按 4%提取奖励金。餐饮促销按销售额的 2%提取奖励金，打折 5%以上不再提奖。办理、领取促销奖金的程序：销售部人员在下发（会议、团队）订房单或《备忘录》时，须写明（会议、团队）名称，并注明促销员工的部门、姓名，及客人消费的地点、标准，以便消费部门及财务部审核，避免二次提奖现象的发生。活动结束结清账务后，由促销员工填写《促销单》，经消费部门经理签字确认，注明提奖比例后，再送至财务部日审组审核确认，并经财务部经理签字批准后，促销员工方可持《促销单》，按照财务部的通知到总出纳领取奖金。此规定适用于除公司领导及专职销售人员以外的员工，业务部门（前厅部、餐饮部）的经理及员工不能参照本办法提取本部门业务范围内的促销奖励金，跨部门的促销可照此办法进行奖励。有关其他促销事宜须提交公司经管会研究决定后执行。公司各部门外包单位员工，促销不得参照本办法提奖。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 会计档案管理办法编号 . DFMDY-FD-4-1-10 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 全体财务人员涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 会计档案管理办法为了加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和财政部颁布的《会计基础工作规范管理办法》的规定，并结合《中国国际电视总公司会计档案管理办法》制定本办法。公司财务部负责会计档案工作的管理、检查。会计档案归档的范围：会计档案是指会计凭证、会计账簿(包括计算机硬盘中的电子数据)和财务报告等会计核算专业材料以及财务管理过程中相关资料的总称，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类：外来及自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账（分户账）、日记账、固定资产卡片、固定资产清单、各种辅助账簿及其他会计账簿。采用电子计算机进行会计核算的电子账簿要求打印出纸质账簿。《企业会计制度》、《企业财务会计报告条例》规定的和主管部门通知编报的报表报告，包括月度、季度、年度财务报告，附表、附注及财务情况说明书；其他财务报告包括各种税务申报表及统计报表等。审计报告类：年度审计报告、专项审计报告及验资报告。其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、支票登记簿、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他凡与会计核算紧密相关且应当保存的资料。作废发票、收据存根等。与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议等各种文件资料。会计档案的管理：会计年度终了后，按照归档的要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计凭证：每个会计凭证核算期间终了后，按照凭证编号顺序整理装订，凭证装订所用封皮采用牛皮纸统一印制，装订封面及封底所有内容填写齐全，包括：年度、月份、起止日期、凭证起止号码、本期装订凭证总册数、本册凭证册数。会计账簿：账簿打印采用统一的打印纸。年度终了时，将总账、明细账（分户账）打印装订。会计账簿装订前。应核对各账页是否齐全，是否按顺序排列，配上封面、封底。装订的会计账簿应保持平整、整齐，无错页、掉页、空白页现象。会计报表：会计报表按 HIS 系统要求统一采用 A3 打印纸打印。根据 HIS 报表输入总公司财务系统，生成总公司统一格式的财务报表并及时报送。留存报表（HIS 系统报表、总公司系统报表）均应按年装订，加装封面，统一归档管理。审计报告:年度审计报告、专项审计报告按年度统一归档管理。其他审计资料：应将资料分类归档统一管理。会计核算软件资料数据：月度、年度终了后，即时将 HIS 系统酒管系统？中全部相关财务数据进行数据备份，统一归档管理。会计档案的归档管理：当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管 2 年，期满后，应当编制会计档案移交清单，移交会计档案库房由专人统一保管。如未设置专职档案管理人员，应在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼任会计档案管理员。交接双方应按照交接清册列示的内容逐项进行交接，并由财务负责人进行监督。交接完毕后，交接双方及监督人分别在档案已交清册上签章。会计档案移交清册一式两份，移交双方各持一份。会计档案一般保管形式有文字或其他介质形式。保存地点应具有防火、防水、防虫、防霉等防护措施。所有档案均须存放于专用档案柜中，不得散落。会计档案管理人员负责全部库存档案的整理、保管、调阅等一系列工作，严格执行安全保管制度，谨防毁损，不得失密和泄密。机构变动或会计档案管理人员发生变动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部档案逐一点交，接管人也逐一接收，财务部派人监督。监督人、移交人、接收人在会计档案移交清册上确认签字。会计档案的借阅：会计档案管理人员应建立相关借阅制度。凭公司有关领导审批签字的《借阅档案审批单》，与借阅档案人员办理借阅手续后，借阅档案。财务人员因工作需要查阅会计档案时，须向主管领导提出查阅档案申请，说明借阅理由，填写《借阅档案审批单》，报酒店会计师审批签字并办理相关手续后，方可查阅。如需借阅档案，必须按照规定及时归还。会计档案不得对非本酒店以外的单位或个人借出。如有特殊需要，应持有借阅单位的介绍信，并报酒店总经理批准，经财务负责人同意后方可由档案保管人员接待查阅，同时应有会计人员陪同。档案管理人员应做好相关信息的登记工作，如查阅单位名称、查阅日期、会计档案名称以及查阅事由等。借阅会计档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。借阅会计档案的人员不得将会计档案携带外出。如遇特殊情况，执行酒店档案借阅审批手续，说明查阅事由、内容、经办部门及人员、借阅档案名称等，由借阅部门负责人签字后交与财务部负责人及酒店负责人签字确认后办理借阅手续。档案管理人员应及时催收，收回后及时归档。需要复制会计档案时，须经财务负责人批准后方可复制。各种会计档案保管期限：按国家档案管理的相关规定，酒店会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天计算。详细分类见附表。会计档案的销毁：保管期满的会计档案，需要销毁时由档案管理人员会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。报财务负责人及酒店主管领导批准后，在会计档案销毁清册上签署意见并安排销毁。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。按规定销毁会计档案时，应由财务部、审计部共同派人监督。监督人在销毁会计档案前，应按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监督情况报告酒店负责人。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。附：会计档案保管期限表会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类 1 原始凭证 20 年不含宾客消费已结清账的账单 2 记账凭证 20 年 3 汇总凭证 20 年二会计账簿类 4 总账 20 年包括日记总账 5 明细账 20 年 6 日记账 20 年现金和银行存款日记账保管 25 年 7 固定资产卡片固定资产报废清理后保管 5 年 8 辅助账簿 20 年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 10 年包括文字分析 10 年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类 11 会计移交清册 15 年 12 会计档案保管清册永久 13 会计档案销毁清册永久 14 银行余额调节表 5 年 15 银行对账单 5 年 16 前台住店客人结账账单 5 年 17 库房年末盘点表 10 年财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 岗位委派与交接规定编号 . DFMDY-FD-4-1-12 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 全体财务部员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 岗位委派与交接建立本制度是为了加强财务管理，规范会计行为，保证会计工作的连续性。移交人员按“移交清册”上的内容逐项移交，接交人员逐项核对点收确认。各岗位移交项目包括但不限于以下内容： .总会计师、财务总监岗位移交内容未审核的会计凭证全部合同复印件及合同执行情况说明保险单复印件、理赔情况说明财务分析报告、部门预算执行情况报告及预算基础数据各项工作完成情况说明财务专用章其他资料银行预留印鉴未了结事项说明财务总监调动时，要进行全面详细的交接。监交人员在移交过程中必须在场进行监督。总账会计岗位移交内容 “财务档案保管清册”及全部财务档案 “银行对账单”、“银行存款余额调节表”及相关说明账目明细说明税务、统计报表全部库存印花税票所负责编制记账凭证的相关资料及详细说明未存档的所有财务会计报告及相关说明未审核的会计凭证未归档的会计凭证 “财务档案借阅清册” “财务档案销毁清册” 未归档的会计凭证未审核的“付款计划” 未审核的“支票申请单” 往来款账龄表及相关情况说明其他资料未了结事项说明总出纳岗位移交内容库存现金:库存现金与手工“现金日记账”余额必须相符。手工“现金日记账”: 手工“现金日记账”与账务系统中现金明细账相符。保险柜钥匙及密码 “备用金使用协议书”及“备用金使用协议书汇总表” “投币记录表” 空白票据 “银行退票登记簿” 未付款的“费用报销审批单” 未报销清账的预支款项 “银行单据登记簿” 开户银行及账户资料其他资料未了结事项说明：已交相关部门更换但未收回的支票或已交有关部门确认但尚未收回的付款单据复印件等。应付账款—银行出纳岗位移交内容未使用支票及密码 “支票领用登记簿” “购买支票登记簿” 未支付的支票未提供发票的付款记录已发出未确定金额的支票汇款等银行单据客户汇款的资料明细银行退票作废支票 “作废”、“已付”章银行开户许可证银行账户的账号 “银行存款日报表” 其他资料未了结事项说明应付账款会计岗位移交内容未归档的会计凭证未审核的“付款计划” 未审核的“支票申请单” 往来款账龄表及相关情况说明 “固定资产盘点表” 财务办公室的文书档案和内务工作。其他资料未了结事项说明应收、日审主管岗位移交内容收银发票使用检查情况记录本 “押金单领用登记簿” 各部门交回的已使用“押金单” “营业收入日报表” “每日收入报表” “餐饮收入报表” 未审核的销售提成明细表未归档的账单及相关附件经营合同复印件临时账户的使用情况说明 “点菜单登记簿” 未归档的会计凭证其他资料未了结事项说明应收账款岗位移交内容： “信贷申请表”及确认函客户详细资料销售合同复印件长包房、场地租赁合同复印件信用卡手续费提取比例信用卡未达账项表及相关说明未付款账单及相关附件账单与附件核对，附件齐全未付款账单金额与账务系统金额核对，金额相符未调整账目的跟踪办理托收信用卡情况已结客户消费档案信用卡签购单等档案投币保险柜的密码其他资料未处理事项说明成本主管/成本控制会计岗位移交内容所有应付供货商账单未付款的供货商账单与账务系统供货商明细账相符未归档的“收货单”、“调拨单”、“领料单” “重点销售统计表”、“重点存货统计表” “工作餐统计表”、“招待用餐统计表” “询价表”及分析报告 “标准配料单” “存货盘点表” 未归档会计凭证 “成本分析报告” “存货分析报告” 财务办公文件及资料其他资料未了结事项说明收货员岗位移交内容未收货的“库房补货单”、“每日市场订单”、“采购申请单” “收货单”及“收货单汇总表” 空白“收货单” 未发出的货品卫生检疫证明、中华人民共和国出入境检验检疫合格证书、动物产品检疫合格证书其他资料未了结事项说明库房领班/管理员岗位移交内容库存物品与“货架卡”相符 “货架卡”与账务系统存货明细账相符未到货的“库房补货单” “领料单”、“调拨单” 其他资料未了结事项说明采购部岗位移交内容未采购的“库房补货单”、“每日市场订单”、“采购申请单” 供货商档案一级供货商、二级供货商名录采购合同复印件其他资料未了结事项说明交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签字，并应在移交清册上注明交接日期、交接双方和监交人员的职务、姓名、移交清册页数以及需要说明的问题。移交清册一式三份，交接双方及监交人员各执一份，财务部存档一份。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 采购管理制度编号 . DFMDY-FD-4-1-13 执行职位 POSITION 酒店各部门涉及部门 DEPT. 财务部 RESPONSIBLE CONCERNED 政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 采购管理制度采购工作管理原则、除了特定项目设备外，酒店的所有采购必须统一由采购部办理。、所有采购必须按下列程序办理：、所有采购申请及审批必须经由总经理及总会计师、财务总监、申请部门负责人共同批签，签批过程在用友 T6 仓库管理软件中实现（“厨房每日鲜活食品”除外）。、所有需采购物品申请，经相关领导批准后，采购人员方可进行询价购买，采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部不予报销，询价后采购人员在 T6 系统中填写采购订单（包含价格），采购订单必须经由总经理及总会计师、财务总监、申请部门负责人共同批签（“厨房每日鲜活食品”除外）后，采购人员方可采购。、凡采购项目属“固定资产”物品，必须核对固定资产采购预算，并须经由业主方审批后方可购买。、如采购原料为大宗采购或对酒店经营或形象影响较大的，请购部门须书写专项报告经主管副总及总经理审批确认，并请示业主方主管领导审批同意后，采购部方可进行市场询价，询价后出具询价报告或进行公开招标，最终签订购销合同。、禁止使用部门自行采购物品或私自与供货商洽谈采购事宜，使用部门可针对所供物品的规格及质量提出申请要求，并参与验货。、采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、可放一次性用品、布草等使用部门必须提前一个月下单采购。申请寻货/询价审批采购、在进行采购时应遵守一下原则：可买可不买——不买可找到替用品——不买可多买可少买——少买物品档次——不可攀高，应以实用为主导思想、由于某种特殊情况出现，无法按正常采购程序办理，但事先必须获得相关领导的口头批准，然后尽快补办手续，并必须在“采购申购单“上说明理由。 .采购物品种类及方式．1 食品原材料及饮品，包含餐饮部及厨房每日耗用的肉食、蔬菜、水果、干调、海鲜、酒水、饮料等项目。此类货品属于采购数量大、消耗快、周转频率高的物资，所以选用供货商直接送货的方式。．2 办公用品、清洁用品、酒店日常消耗品、工程日常材料、定制印刷品等，采取仓库补库的方式，第一次购买后，由仓库管理员根据制定的最低存量要求，确保仓库有足够的常量以配合酒店经营，当某种物品其存量已降至最低存量时，便需提出补充采购申请。．3 对于一些需要定制并长期使用的物资，如：定制的客用耗品、布草类，采取招标采购的方式，签订合同，由生产地发货。．4 其它部门采购，对于各部门使用频率低、不容易集中采购的物资、不经常发生的物资，采取采购员零星购买，现金支付的方式。零星采购过程中，采购人员需协同使用部门人员一同进行市场询价，并同时记录询价结果。．5 特殊项目采购，例如：电梯维保、大型设备维保、设备更新改造，更换大型设备及固定资产项目等，应由负责部门提出报告，由财务部核对固定资产采购预算，然后按上述规定审批购买。具体采购流程．1 采购申请及审批程序（“厨房每日鲜活食品”除外）无论采购任何物品，使用部门均需在 T6 软件系统中填制“采购申请单”，并严格在软件系统中按如下程序审批：申请人—申请部门负责人---采购员----财务总监---- 总会计师----总经理申请人负责关注采购申请单审批程序，采购人员在采购申请单未经审批的情况下不得采购。采购部于接到各部门“采购申请单”时，应采取下列措施：．1．1 如有不清晰的内容与申请者联系，确认申请部门所需物品的规格要求，以免买错．1．2 与仓库联系，以确认所需采购物品是否有存货或有类似物品。．1．3 如仓库已有存货或类似物品，应立即与申请部门联系解决，以避免重复采购公司主管领导总经理审查所附资料结合经营需求签署购买意见涉及重大采购事项，须先提请采购项目申请，报请业主方主管领导批准，方可实施申请部门负责人采购部总会计师财务总监查询该类商品库存情况，并在备注中注明。同时可根据提供的规格要求，简单注明询价结果。审查所附资料及价格，预算及资金情况并提出签署意审查所附资料及价格，预算及资金情况并提出签署意见。说明申购理由，注明型号规格，建议供应渠道、价格及市场信息。．2 待采购申请单审批完成后，采购人员根据采购申请单要求进行询货/询价，询价过程中多渠道，多比价，务求做到货比三家，尽量避免中介供应，以达到“价廉物美”及“物有所值，根据比价结果，在质量相同的情况下，选取价格最优，由采购人员在 T6 系统中录入采购订单，包含数量、单价、及总价，再进行相应的审批程序，审批程序如下：．3 订单审批通过后，采购部根据订单审批内容向相应供货商发出购买需求，可以直接送货的供货商持送货单送货，收货人员根据采购订单进行收货，收货过程中使用部门人员需参与验货，需现金支付并自提的物品，采购人员及使用部门人员共同购买。总经理审查所附资料结合经营需求签署购买意见采购部财务总监总会计师使用部门负责人审查所附资料及价格，结合预算及资金情况并提出购买意见。审查所附资料及价格，预算及资金情况并提出签署意审查所附资料及价格，结合部门费用成本预算，提出购买意见注明询价结果，包含供货商名称，所购物品数量、单价、及总价．4 属于仓库补库类型的运营物品，由仓库提出采购补库申请，仍需按照以上审批流程进行审批，审批后方可通知供货商进行送货，仓库管理人员应严格按照最低库存量进行备货，保证酒店正常运营需求，不得超量储备库存商品，减少资金占用。．5 单品购买商品金额超过 5000 元，采购部需主动建议购买商与我方签订购销合同，其合同必须由酒店律师顾问审查，经资质审查后，符合条件的供货商进行报价（至少三家），由采购部出具询价报告，原则上在品质相同的情况下选取价格有优势的供货商，后报相关使用部门及总经理批准方可签订合同，合同经律师审查后，由采购部门填写合同文件汇签单，汇签后方可盖章生效。所有合同均财务部留存正本,采购部及使用部门留存副本或复印本。．6 凡符合集团公司统一招标要求的物资，需请示公司主管领导后，联合集团公司相关部门进行联合公开招标，定标后与中标供货商签订购买合同。．7 为统一酒店形象，对外印刷品必须由营销部美工人员处理前期工作,版面确认后,相关部门在系统中提出采购申请,领导审批后由采购部统一下订单,销售部不可直接下单印制，长期使用并且已印制过的印刷品，在库存量不足的情况下可由仓库做补库处理。．8 部分供货商(特别是国外供货商).他们只接受正式“订货单”Purchasing Order”,采购部应于“采购申请单”获批准后,编写“订货单”送相关领导批签。批签后的“订货单”分配如下：正本——供货商正本——采购部副本——财务部副本——申请部门．9 如“采购申请单”未获批准，由采购部或申请人将整套“申请单”从系统中删除。“采购申请单”未获批准原因由决定者负责解释。后厨每日鲜活，由于流动性、及时性要求较高，故不在系统中填写采购申请单，改为纸质申请单，每日后厨按照鲜活采购程序申请，每日采购，由供货商直接按照采购部下单内容进行供货。 “厨房每日鲜活食品”采购程序每日下午 17 时以前，由后厨专人填写纸质“厨房采购单”（T6 系统中不再填写申请单）经厨师长审核签字后交由采购部相关人员在T6系统中录入采购订单，由于原材料在供货前已定价，采购人员于系统中根据申请数量形成采购订单（含单价及总价），同时当天由餐饮总监在系统中审核采购订单。下单后并安排供货商于次日上午 8:30 分至 10:00 分送货。送货种类及数量不得超出采购申请单范围，如发现有超范围的原材料，收货人员有权退货。每日上午 10 点前后厨可根据当天预订情况再做一次申购，货物于当天下午 17 点前送到，如：并非急需物品，后厨在十点后补货则采购部不予接单，顺延下午 17 点前下单第二天送货。．2 收货人员每日上午根据前一日的采购申请单及审批过的采购订单收货，收货数量不得高于采购订单中所列数量，否则不得入库，验货合格后，过称记录数量，最后与后厨验货人员共同在供货商盖章后的送货单上签字确认。送货单一式三联，供货商一联，收货一联，后厨一联。如购买产品不在定价范围内，按照供货商的当日送货价或与厨师长的协商价作为本次或本阶段定价，价格需在当日送货单中经送货人员、收货人员与厨师长共同签字确认，如没有价格，则此类货物拒收，以免造成不必要的麻烦。收货员与后厨验货员应需熟知定价表中产品规格，认真核对所供商品是否符合要求，对于不符合要求产品严格把关，不予接收；送货单中如有修改内容，收货员与供货商送货员须签字确认。．3 收货员完成收货后，根据收货单实际收货内容在 T6 系统中录入当日该类商品的入库单，入库单反应当日所有入库商品的实际数量、单价及总价，经由成本核算岗位审核无误后打印，并交厨师长签字确认，入库单一式四联，成本核算留存白联（记账使用），收货留存红联（备查使用），供货商留存蓝联（对账使用），厨师长留存黄联（核对使用）。．4 入库审核完毕后，成本核算岗位根据采购申请单、采购订单、送货单、入库单进入核算程序，准确记录每日后厨成本量，并对应后厨出具成本日报表。．5 如遇紧急需要，采购部可以电话与供货商联系送货，但后厨必须补填“厨房采购申请单” 由厨师长签字确认，而此类紧急采购次数及数量不应太大、太多，并且后厨人员不得私自与供货商联系要货。．6 如已入库商品出现需要退货问题，请后厨及时与采购人员联系，由采购人员与供货商联系退换货，并根据相关退货程序填制退货单据，及时发现及时处理，请勿开包使用及延误放置过期。后厨原材料定价管理程序供货商报价程序根据东方梅地亚酒店相关规定，酒店食品原材料价格变动规则为：蔬菜、水果、海鲜半月变动一次，半月一变价的供货商，请于每个自然月的 10 日至 12 日和 25 日至 27 日之前，提供我公司所需食品原材料产品的下一阶段报价表，报价表需盖公章并签署生效日期。肉类、冻货每一个月变动一次，一月一变价的供货商，请于每个自然月的 25 日至 27 日之前，提供我公司所需食品原材料产品的下一阶段报价表，报价表需盖公章并签署生效日期。调料、干货、粮油类原材料两个月变动一次。两个月一变价的供货商，请于每个自然月的 25 日至 27 日之前，提供我公司所需食品原材料产品的下一阶段报价表，报价表需盖公章并签署生效日期。酒店内部定价程序采购部在规定日期内收到各家供货商的报价单后，半月一变价的商品于本月的 13 日及 28 日，酒店定价小组成员（包括：采购、成本、后厨）进行市场询价，询价后留有询价记录，成员签字确认，询价中务必做到同一品质货比三家。一个月至两个月一变价的商品于本月 28 日，结合酒点定价成本小组成员进行市场询价，询价后留有询价记录，成员签字确认，询价中务必做到同一品质货比三家。成本小组根据询价结果，结合供货商报价进行价格调整，最晚于本月的 15 日及 30 日/31 日以前将价格确定，并确定产品月度定价表，确保下一阶段供货价格的录入。定价表确定后由采购部门负责请供货商、定价小组成员、财务总监共同签字确认，定价表一经签署，盖章生效，无特殊情况在有效期内不做价格调整。定价表一式四份，供货商、厨师长、成本核算、采购部岗位各一份。如购买产品不在定价范围内，按照供货商的当日送货价或与厨师长的协商价作为本次或本阶段定价，价格需在当日送货单中经送货人员、收货人员与厨师长共同签字确认，如此类物品在本阶段我方持续使用，则调整价格请在下一报价期内进行修改。有个别商品在定价范围内价格浮动巨大，供货商提出修改价格要求后，采购部酌情配合厨师长与供货商共同议价，不得因价格变动影响经营需求，无特殊情况不启动该项内容。成本核算人员，根据签署确认的定价表，每月 1 日和 16 日将产品价格录入 T6 成本核算系统，有效期即为定价表有效期，不得修改。供货商管理规定、供货商的选择采购员（主管）通过走访本地市场，异地电话联系收集市场信息，并联系竞价厂商索取报价，每大类不少于三家。采购员（主管）将符合要求的供货商，填写“供货商档案表”，并索取营业执照、税务登记、卫生许可证、产品检验（测）报告及生产经营许可证等供货商资质证明复印件和其他资质证明及报价单，作为合格供货商，建立供货商档案。采供部应考察供货商的经营或生产场地及规模，在满足质量要求、符合诚实信用的条件下，按照价格优先原则拟订备用供货商名单并排序。非国家指定专营物资或专营品牌区域垄断，每类物资选定合格供货商不应少于三家，使用一家，储备两家后备供货商。选用供货商的方式应为 1+2+N，所谓 1+2+N 是指：1 个主供货商，2 个辅助供货商，N 个考察供货商，一大类商品只有一个主供货商，大约 70%的该类物资从此供货商手中购买，2 个辅助供货商大概提供另外 30%的物资，一旦主供货商出现问题，立刻由辅助供货商顶替，数量不限的考察供货商作为后备力量，保证酒店购买物资无死角供货商应对其所供商品质量、价格做出正式承诺，此承诺以书面形式体现,双方各执一份并严格执行。、供货商的确定、符合公开招标采购要求的物品，供货商由采购部进行初步筛选，收集资质文件，符合条件的作为合格供货商，给予投标资格，待公开招标并定标后，中标供货商为此类物品在合同期内的合格供货商。、后厨每日鲜活原材料，该类供货商由采购部进行市场考察，推荐三家供货商在一定期限内进行试用，试用期结束前，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较，最终由采购领导小组共同确定一家主供货商，两家辅助供货商。、酒水、饮品、办公用品等类物品，每类物品由采购部选择至少三家合格供货商，并且供货商分别提供有效期为一年的报价单，采购人员根据报价单录入系统，购买时根据采购申请，在系统中对该类物品进行比价生单，选出价格最优供货商，自动生成采购订单，进行采购。、服务类合同及单一产品供货商的确定，如：洗涤公司、绿植租摆、设备保养、纸巾类产品供货等，此类供货商应根据服务及运营需求，选取至少三家符合要求供货商进行询价，并且要求供货商进行报价，采购部留存报价依据，在同等品质下推荐价格最优的供货商，形成询价推荐报告，经使用部门及副总经理、总经理审批后，确定一家供货商方可签订合同，合同期限不得超过一年。、零星采购物品，由于该类物品发生的不确定性，无法确定固定供货商，要求采购人员携协同使用部门相关人员进行市场询价，留询价记录，参与者签字确认，尽量保证做到货比三家。供货商的考核供货商一个月内三次以上违反供货时间或质量、价格规定的，取消供货资格。供货商一个月内供货有二次以上以次充好，一经确定，取消供货资格，并且本酒店一年以内不予发生业务往来，列入黑名单。因供货时间或数量、质量问题造成酒店损失的，供货商负责向酒店补偿。因质量问题引起退货或供货原因引起数量不足由该供货商负责及时补足，否则每次罚款 100 元。 .酒店采购领导小组相关人员定期对供货商进行评估，对所供商品进行市场询价，如发现所供商品价格明显高于市场价格 10%的比例，则由财务部统计超额供货的金额，出具扣款单，经供货商确认后，在付款中对相应金额予以扣除，此类差异如连续发生三个月，则取消该供货商供货资格。供货商的更换与续用：在合作过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，但未达到取消供货资格的情况，在合同期满前，由采购领导小组集中讨论，形成会议纪要，决定此类供货商是否更换、续用。、其他注意事项由于实际操作上的需要,可考虑设立 “采购部备用金”金额不应多于 3000 元，用以增加某些紧急现金采购的效率。该备用金的管理、审查及报销规定及程序，与其他备用金相同，特殊情况可提出申请，经由领导批准后可增加额度。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 收货工作程序编号 . DFMDY-FD-4-1-14 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 仓库员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 收货工作程序收货组职能所有经由供货商提供的货品，必须经由“收货组”验收，收货组其主要职能：确保所验收货品均已具备获批准购入的文件。确保购进的货品其品质、数量及价格均符合采购单上的要求。保持与采购部及各部门的联系，以解决收货时出现的各种问题。采购申请单的处理采购货品在到货前，采购部必须把已获批签的采购申请单确认完成，以便收货组有支持性单据验收日后送来的货品。按审批后的采购申请单，当收妥供货商送来的货品后，相关的采购申请单应附在收货单后，并连同供货商的送货文件转交“财务成本组”处理。如遇该采购申请单上仍有部分货品尚未收到，便应在采购申请单原件上写上说明，同时通知采购部，直至所申购货品收齐为止。按日期把已获签批的“厨房每日采购单”存档，作收货依据，当收货时应在该进货单上写上记号，如遇当日仍有部分货品尚未收到，则须复印该进货单(KML)然后仍按日期存档，同时通知采购部及厨师长或餐饮部经理/总监，直至所申购货品收齐为止。收货组应拒绝验收并无齐备采购文件的货品。而个别临时急需的采购货品，应通过财务总监指示及确认后才可验收（厨房急加的货品，只需厨师长或餐饮部经理/总监认可便可验收），但须跟进及敦促使用部门立刻补办所需手续，并在收货单上说明情况。收货及核算程序供货商于送货时应附有“送货单”连同相关货品送到收货组的收货处，收货单需加盖送货单位公章。收货员应马上通知使用部门（厨房、库房或其他部门）派人员到收货处与收货员一起验收。与此同时，收货员必须找出相关的采购申请单，按相关资料验收货品。收货员对货品验收的重点： **数量——或量重、或量大小、或量数，然后清点数目。 **品质——抽样检查及测试，包括规格、型号、级别、包装、货品外观、构造及试运转等。 **其他——生产日期、保质期、质量标示等。但最终是否能收货主要是听取使用部门或厨房负责人的意见，而当库房负责人对货品有怀疑时亦应以使用部门负责人的意见为依据，并须联系采购部，解决相关问题。经查验同意收货后，收货组需填写“收货入库单”，需供货商签字确认、收货员及相关的使用部门的收货人（含厨房及库房）须在单上，也必须在供货商送货单上签字确认。“收货入库单”应按规定作如下分配：正本（白色）——连同相关申请单及供货商送货单等附在 “每日收货汇总表”上转交财务部成本控制组处理。副本（粉色）——库房存档副本（黄色）——后厨存档副本（蓝色）——供货商作为日后收取货款的对账凭证如有需要，收货员应指示供货商送货员把货品送到使用部门或厨房、库房地方等。如遇供货商于送货时未提供送货单或账单，收货员必须按采购申请单的货品名称、实收数量、单价及金额等资料，即时填写“临时送货单”并请送货人签字确认，然后按一般供货商的送货单或账单的程序处理之。收货后于每日下班前必须打印当日所收货品即：“每日收货汇总表”，并把所有“收货单”及所附文件交财务部成本控制组处理。定期检查及提供“过期而未送到的货品”的资料给采购部、使用部门及财务总监。成本核算人员，根据签署确认的定价表，每月 1 日和 16 日将产品价格录入 T6 成本核算系统，有效期即为定价表有效期，不得修改。供货商每日送货时携带送货单，送货单中列明产品名称，产品规格必须保证为定价表中所列规格。收货员与后厨验货员需熟知定价表中产品内容，认真核对所供商品是否符合要求，对于不符合要求产品严格把关，不予接收；送货单中如有修改内容，收货员与供货商送货员须签字确认。送货单一式三联，经三方（收货员、厨师长与供货商签字盖章）签字生效，收货员一联，厨房一联。如出现换货商品，请后厨及时与采购人员联系，由采购人员与供货商联系换货，及时发现及时处理，请勿开包使用及延误放置过期。收货员依据签字确认的送货单在系统中填制采购入库，核对实收数量，单价由系统自动生成。成本核算人员再次核对签字确认的送货单、入库单中实收数量，确保送货数量与实际入库数量相符。审核无误后打印入库单，入库单一式四联，成本核算白联，收货红联，供货商蓝联，厨师长黄联。成本核算员根据每日采购原材料的入库金额和食品收入计算每日成本率。退货程序如遇收货人或使用部门即时（收货当日）要求全部或部分退货时，收货/仓库应马上通知采购部与供货商交涉，但必须要求送货人在送货单上更正实送数量（假若只是部分退货），或重新打印收货单。如若收货或使用部门于日后才要求全部或部分退货时，收货组应马上通知采购部与供货商交涉，并向财务总监汇报。同时请要求退货的部门不要移动相关货品。确定相关货品需要退货后，由采购部负责协调退货日期及运输安排，而收货组应要求退货的部门填写“退货单”，除退货数量、单价及金额外，必须写明退货原因及在退货单上签字确认。当供货商收回退货时，必须让收货人在“退货单”上签字确认，其分配与收货单相同，其中一联应交与供货商，作为日后收取货款时对账凭证。所有退货资料亦必须在“每日收货汇总表”中以“负数”或“红字”列出。后厨收货应在收货环节确定商品是否符合要求，不符合要求当场退货，原则上不得在收货后并且已使用一部分之后再提出退货申请，但如商品在开启后发现该商品已发生变质的情况除外。后厨退货同样需要填制“退货单”，并且由相关人员签字确认。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 存货控制编号 . DFMDY-FD-4-1-15 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 仓库员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 存货控制存货的类别营运用具（含贮存在大库及部门二级库而尚未使用及正在营运使用中的用具）。物品库贮存项目（含清洁用品、杂项用品及文具印刷品等）。食品及饮料库项目（含干库、湿库及冷库）。客房小酒吧项目（含尚未放入客房及已放入客房中）。工程零备件项目。大堂小商店出售项目（大堂小商店属酒店自行经营者）。注：营运用具——又称“生财用具”，包括在客房、餐厅及其他营业点于营运中供客人使用的玻璃器皿、瓷器、银器、不锈钢器皿及棉织品（含床裙、台裙及宴会椅椅套等）存货的每单位单价的计算原则入库时的单价计算（购入金额+购入费用+税项）／购入单位数量出库时的单价计价（软件系统提前设置）必须使用“加权平均法”作为出库及结存单价计价，例如：数量单价金额加权单价第一次购入 100 1,200 第一次发货 80 960 结存 20 240 第二次购入 100 1,500 结存 120 1,740 第二次发货 60 870 结存 60 870 第三次购入 100 1,300 结存 160 2,170 第三次发货 100 1,356 结存 60 814 存货在年终结算时账面上的作价根据“账面价值应以《购入价或市场价何者为低》来调整”的原则，于会计年度终结时，做出相应调整用以在账目上反映存货在结算时的价值。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 库房管理编号 . DFMDY-FD-4-16 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 仓库员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 库房管理日常管理保安严格遵守及执行《钥匙管理及紧急开启库房领物规定》，绝对不允许任何员工把钥匙带回家中。每天上班开启库房大门前，必须小心检查大门、门锁及所有窗户是否被曾开启或破坏的痕迹，如有必须立即通知保安部及财务总监并保护现场。下班前必须仔细检查所有窗户及库房大小门，确保关闭及锁上。除特别需要及安排外，严禁非库房员工进入库房内。贵重货品及食品应有独立库存设备。卫生库房包括货架每日要定时打扫卫生，保持清洁及干爽。如发现漏渗水，必须立刻通知工程部解决并报告财务部领导。所有货品（特别是食品）不应直接放在地上而应放在带疏孔的地台板上。每天检查有使用或贮存期限的食品、饮料及其他货品，以免过期。消防根据国家及当地消防条例及规定，设置应有的消防器材，并时常检查是否有效。员工应熟悉这些器材的使用方法及参加酒店举行的防火演练。所有货架应使用不锈钢制成，一方面防火同时也符合卫生。库房内各货架间应按国家规定的“五距”放置，货架间的走道必须保持畅通。仓库纪律严禁在仓库内吸烟，严禁酒后值班。严禁无关人员进入仓库。严禁涂改账目。严禁在仓库堆放杂物、废品。严禁在仓库内存放私人物品。严禁私领私分仓库物资、物品。严禁在仓库内闲谈、谈笑、打闹。严禁随意动用仓库消防器材。严禁在仓库内乱接电源、临时电线、临时照明。进库必须于获得正式及已批准的进库文件后，才可让货品或食品存入库房或冷库。文件包括己获批签的“采购申请单”及收货组的“收货单”；新品种货品要进库并作为库存项目之一，则在“采购申请单”中首次采购方格内标注。严格按照《成本控制——库房制度与程序》中各项进库操作程序执行。在下班前必须核对并打印“每日进库日报表”，连同入库文件交与财务部成本控制组处理。仓库管理员根据采购部提供的采购申请单(采购订单)验收由供货商提供的货品，认真核对物品名称、规格型号、数量，经使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后，方可入库。对入库物资核对、清点后，库管员及时（录入系统）填写入库单，并在供货商的送货清单或者货品清单上加盖“收货专用章”，除收货员在入库单上签字外，使用部门验收人、采购员也需签字确认。入库单一式四联，一联仓库留存，一联供货商，一联采购，一联财务。仓库管理员于每天下班前必须把当日所收货品汇总“每日收货汇总表”，并把所有“入库单”、供货商的送货清单及所有文件转交财务。仓库管理员要严格把关，有下列情况的可拒绝验收或入库未经批准的采购货品；与采购申请单（采购订单）不符的采购货品；与要求不相符的采购货品；个别临时急需采购的货品，经财务总监同意确认后才可验收（后厨加急的货品，需总厨或餐饮总监同意方可验收），但需跟进及督促使用部门立刻补办手续，并在入库单上说明情况。退库除非在特殊情况下获得或财务总监的批准，否则当货品发放出库后，不得退回库房。如出现退库事件，库房负责人应立即填写“退库单”，要求退库部门负责人签字确认，并向财务部总监或成本主管汇报，听候处理指示，仓库管理员核对“退库单”内容是否完整，并及时录入系统。库房退供货商如遇收货或使用部门即时要求全部或部分退货时，收货人应马上通知采购部与供货商交涉，但必须要求送货人在收货单上更正实送数量（假如只是部分退货）。如若收货或使用部门于日后才要求全部或部分退货时，收货组应马上通知采购部与供货商交涉，并向财务总监汇报。同时请求退货部门不要移动、破坏相关货品。贮存储存三原则，按三防原则（防火、防水、防压）、三定原则（定点、定位、定量）做好储存工作。每一位库房员工均应对库房内所贮存的所有货品，特性及存放环境要求有清晰的了解。也应十分清楚他／她们对所管理的贮存货品的安全、数量、品质及形态负有不可推卸的责任。认识各种货品（特别是食品及食品原材料）的特性，包括：(i)气味影响 (ii)温度和湿度要求 (iii)空气流通要求(iv)存放姿态(v)贮存及使用期限根据货品的特性及贮存环境要求，分类存放，特别是处理食品及食品原材料时更需注意。同类货品应尽量放在相临区域。易破碎的货品，如玻璃及瓷器器皿，不要放在太高位置，也不要叠放过高。对有保鲜期及保用期的货品要勤加检查，特别是食品、食品原材料及饮料，以确保酒店营运的安全及声誉。定期检查有使用或贮存期限的食品、饮料及货品，以免过期。发货通过财务总监发出公函，请各部门提交被授权签署领物单(Store Requisition)员工的“签字式样”备案，以便核对相关文件。检查填写是否正确，核对签字是否在“签字式样备案”之内，确保杜绝随意发货的现象。如对领用数量有怀疑或无法满足其领用数量，应立刻与相关部门经理或总监联系，以确保货品的正确领用。除非有特殊原因，否则应以“先入先出”方式发货。每日发货后应检查哪些货品需要补充，并及时编制“采购申请单(PR)”。所有货品原则上需按先进先出发出。各部门提交被授权签署“签字式样”备案。库管员检查“领货单”填写是否正确，核对签字是否在签字式样备案范围之内，以确保杜绝随意发货的现象。为了确保安全，任何领货人均不得未经许可而进入库房内。如对领用数量有怀疑或无法满足其领用数量，应立刻与相关部门经理/总监联系，以确保货品的正确领用。每日发货后应检查哪些货品需要补充，并及时补库，录入系统。各部门领货时间规定如下：周二 10：00-12:00;13：30-17:00 餐饮部周五 10：00-12:00;13：30-17:00 客务部周三 13:30-17:00 行政、人力周一 14:00-16:00 财务、营销周三 10:00-12:00 特殊情况下领货时间如需变动另行通知。盘点随时准备接受包括财务部成本主管、财务总监等领导的检查，核对实物数量与存货记录是否相符。每个月月末必须进行实地盘点，财务部参与盘点工作。盘点期间停止所有货品进库及出库。盘点后，要在限期内完成“盘点表”及“缓慢流动存货表”提交成本主管、财务总监。钥匙管理及紧急开启库房领物规定目的钥匙管理是为了确保所有库房的安全。紧急开启库房领物规定是为了完善库房货品的流动记录。钥匙管理全酒店只能有一套各库房的钥匙供库房管理员日常操作使用。任何人均不得把库房钥匙带离酒店。在库房非营运时间必须把钥匙存放在保安部的钥匙柜里，只有被授权的员工才可以从保安部领用或放回钥匙。库房领班于每个工作日结束时，把整套钥匙交到保安部，并在钥匙使用记录本上登记及签字，并需要有保安部值班人签字见证。翌日早上上班时，再从保安部领用钥匙，及在钥匙使用记录本上登记及签字，亦需要有保安部值班人签字见证。财务总监应拥有另一套库房钥匙并存放在保险箱中，以便在紧急情况下使用。紧急开启库房领物规定紧急领物部门到库房领物时必须填写“领货单”（部门经理的签字可于翌日补办）。由值班经理或大堂副理陪同领物人到保安部按钥匙领用规定取用钥匙。领物时由值班经理或大堂副理及保安部员工陪同领物人到库房取物。领物后，值班经理或大堂副理、保安员及领物人均须在领货单上签字，并把“领货单”的正本留在库房内。保安部员工于离开前，必须确保库房内的灯及空调已关闭，库房门已锁好。库房钥匙用毕后，必须在钥匙使用记录本上登记及签字，并须填写日期、时间及经手人等内容。值班经理或大堂副理应把事件记录在“大堂副理日志本”上。库房领班于每日上班领用钥匙时，向保安部查询是否有紧急领物事件发生，同时应查阅是否有“领货单”，并检查审批手续是否齐备。检查所领用的货品数量是否正确，按正常领物记账方式做好相关记录。如发现问题，必须立刻上报处理。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 库存管理编号 . DFMDY-FD-4-17 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 仓库员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 库存管理库房分类物品库贮存项目含营运用具、清洁用品、杂项用品、文具印刷品及部分大堂小商店出售货品等。食品及饮料库项目（含干库、湿库及冷库）——贮存项目含：食品（罐头，干货）。食品原材料（蔬果、蛋肉、冻肉）、客房小酒吧货品等。工程库各种维修保养所需的零备件、工具及机械等。酒店外的库房（外库）由于酒店地方所限或某种货品要特殊条件的贮存，有时会租用外面的仓库，这些仓库贮存的货品属酒店资产，是由财务部的库房组负责。其“进”、“销”、“存”制度及程序与酒店内的库房相同，当然酒店亦须遵守该外库单位的规定。如有需要，酒店应购买相关保险。注：营运用具又称“生财用具”，包括在客房、餐厅及其他营业点于营运中供客人使用的玻璃器皿、瓷器、银器、不锈钢器皿及棉织品（含床裙、台裙及宴会椅椅套等）。库房组职能 .1“存货”是酒店的重要资产之一，库房组及仓库的设置是为了“管理及控制所贮存货品免于被盗、损坏及腐烂”而使酒店蒙受经济损失。对所有库存货品的变动，必须要有完整及保存良好而准确的记录。与财务部成本组及使用部门一起研究及提出每种货品的“最高及最低存量”，待获得财务总监的批示后切实执行。对所贮存货品必须进行定期或不定期的盘点，并接受相关领导的随时抽查，务必做到“账物相符”。记录/记账仓库管理员须认真逐一核对仓库入库、出库领用单据，并及时在存货管理系统录入记账。存货管理电脑模块(Computer Inventory Module)，库房负责人必须于下班前根据相关文件，把当日发生的所有变动输入电脑中，电脑上记录的货品结存必须在月底时获得更新，以便编制“月末存货表”。进库程序采购货品在到货前，采购部必须把已获签批的“采购申请单”送交库房组存档，以便有足够资料来验收日后送来的货品。新品种货品要进库并作为库存项目之一，必须经由财务总监批准，首次申购必须在“采购申请单(Purchasing Request)/订货单(Purchasing Order)”表内标注，以后则由库房负责补充。与此同时根据类别，为新品种货品建立“存货编号”。接到收货组的到货通知后，按相关手续会同收货员进行验收，验收无误后在收货单上签字确认。在接收货品的同时向收货组索要收货单存档。货品运抵库房后，尽快放置在预定及适的地方，放妥后立刻在该货品的“存货卡”上做好记录，同时也在电脑系统中进行入账记录。如是冻肉，在存入冷库前应把各条冻肉用保鲜纸包好，附上“冻肉牌”，写上冻肉名称、重量及收货日期，以便日后取用时容易处理。在更新该货品进货记录的同时要尽快与财务部成本控制组联系，要求对方提供该种货品的“最新加权平均单价”并记录之，作为今后发货时采用的“单位单价”（如存货管理电脑系统可自动生成）。定期检查及提供“过期而未送到的货品”的资料给采购部、使用部门及财务部总监，以避免因存量短缺而影响酒店的营运。在下班前必须核对并打印“进库日报表”，连同入库文件交与财务部成本控制组处理. 从部门退回库房除非在特殊情况下获得、财务总监的批准，否则当货品发放出库后，不得退回库房。当发生退回库房事件时（即已获上述领导批准），库房负责人应立即填写“退库单”，内容包括货品名称、存货编号、数量、出库单价、金额及退库原因等内容，并请退库部门负责人签字确认。同时向财务部成本主管汇报，听候处理指示，如有需要应敦促采购部与供货商协商处理。已确认的“退库单”分配如下：正本（粉色）--财务部成本审计组副本（白色）--库房组存档副本（黄色）--退货部门存档副本（绿色）--采购部存档因退库情况较少出现可以用“仓库领货单”（或按软件模式处理）。贮存管理每一位库房员工均应对库房内所贮存的所有货品的特性及存放环境要求有清晰的了解。酒店的库房一般会分为： a.物品库--存放：一般物品、清洁用品、办公室用品、印刷品、营运用具、其他杂货及大堂小商店货品（如有）等。 b.食品饮料库--存放：一切不用冷藏的食品及饮料。 c.冷库--存放：所有必须冷藏的食品及饮料，并根据货品贮存温度要求的不同，再分为高温及低温冷库。 d.工程库--由工程总监管辖，其操作与一般物品库基本相同。 e.酒店外的库房（外库）--由于酒店地方所限或某种货品要有特殊条件的贮存，有时会租用外面的仓库，这些仓库贮存的货品属酒店资产，由财务部的库房组管理。其“进”、“销”、“存”制度与程序与酒店内的库房相同，当然酒店亦须遵守该外库单位的规定。为了能达到设置库房的目的，在日常库房管理中，必须注意下列各点：保安、卫生、消防、分类库存、贮存空间安排、认识各种货品（特别是食品及食品原材料）的特性，包括： ——气味影响 ——温度和湿度要求 ——空气流通要求 ——存放姿态 —— 贮存及使用期限发货出库程序为了确保发货的管理，库房应通过财务总监让各部门提供“有权签署库房领货单的被授权人的签字样式”，库房存档后以便核对。库房应制定“库房营运时间表”，并与部门协调他们的领货时间安排，以增加操作及管理的效率。为了安全需要，任何领货人未经许可均不得进入库房内。所有货品出库，必须已有被授权人签批的“仓库领货单”。部分特殊货品（例如贵重货品及酒店推广用礼品）应按规定，须经财务总监、总会计师、副总经理、总经理签字后才能发货。所有货品原则上须按“先入先出(First In First Out)”发出。每日发货后应检查哪些货品需要补充，并及时编制“采购申请单(Purchasing Request)”，以免因存量短缺而影响酒店的营运。发货程序： a.查阅领货人所属部门是否按规定时间领货。 b.核对领货单上的签字是否与该部门备签样式相同。 c.请领货人在库房外等候，然后按领用货品取货。取货时仔细核对货品名称及数量，只可按领货单上数量发货。 d.如对领用数量有疑问或无法满足所需数量或库房缺货时，便须即时与领货部门沟通解决。任何发货数量与领货单数字不同时，必须在领货单上按实际发货数字更改，并由发货人和领货人共同在更改处签字确认。 e.取货后交与领货人并当面清点数量，而发货人及领货人均须在领货单上签字确认。 f.尽快把全日领货单上实际发货资料，在电脑中进行入账记录。 g.在下班前必须把全日收到的领货单及汇总交与财务部成本控制组处理。盘点存货程序每个月月底各库房必须进行自查盘点，由库房领班负责执行，并于其后的三个工作日内向财务部成本控制组提交“盘点表”。如有任何差异，必须如实反映。每季度财务总监主持一次实地盘点。由成本主管连同库房领班一起进行，并于其后的五个工作日内向财务总监递交“盘点表”。如有任何差异，必须如实反映，否则按工作失误处理。盘点程序：由财务部总监安排向酒店各部门发出“库房盘点安排公函”，说明库房因盘点需临时调整库房营运时间，并请各部门提前安排领用物品。从盘点时间开始，任何货品均不得“进出或移动”。库房领班负责准备一份盘点前最新“存货表”作为“盘点表”使用，盘点时与实物数量对比，所有差异必须如实在盘点表上反映并在规定限期内提交“盘点表”，以便能尽快对差异进行调查。所有差异必须尽快查明，如实质存在差异，便必须经由财务总监及批准后才能进行调整。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 缓慢流动货品管理编号 . DFMDY-FD-4-1-18 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 仓库员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 缓慢流动货品管理缓慢流动货品在正常的营运情况下，凡在库存中连续三个月或以上并无领用的一般货品（工程库除外），均可被界定为“缓慢流动货品”。容易腐坏或有使用期限的货品，如食品、食品原材料、饮料及某些含化学成分的物品，除依据（）项的条件界定外，假若其存量超过该货品的使用期限，亦可界定该货品为“缓慢流动货品”。工程库的零备件，除必须贮备的重要备件外，一般可把连续六个月或以上并无领用的货品，界定“缓慢流动货品”。 .无法正常使用的废弃货品已变坏及（或）已超过使用期限的货品。由于已改变设计或已被新产品替代的货品，如餐厅菜牌、文具印刷品及顾客用品等。某种工程设备已不再使用（如已被新设备替代），其原来贮存的专用零备件便无使用可能。凡在库存中，连续一年或以上并无领用的一般货品（工程库必须贮备的零备件除外），而又无法转作其他用途的。程序各库房（包括部门里的二级库）须于每月盘点后，把符合上述两项定义的货品列入“缓慢流动货品明细表”内,经成本主管审核后提交给财务总监、总会计师。财务总监以内部公函形式发送给使用部门，并抄报副总经理、总经理。相关部门负责人收到公函及报表后，应提出处理的建议供总经理、副总经理、总会计师、财务总监考虑及批准。所有处理方案必须获得总会计师、批准后方可执行。已被确定为“缓慢流动”或“废弃”的货品，其再使用价值或残余价值必须经过合理的评估。但有些可能已完全没有任何价值，例如变坏及已过期食品、食品原材料、饮料及其他货品等。决定评估的价值后，便须在账目上做出相应调整。所有调整必须经由财务总监、总会计师、副总经理及总经理及签批。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 燕鲍鱼翅参肚的管理编号 . DFMDY-FD-4-1-19 执行职位 POSITION RESPONSIBLE 财务部员工涉及部门 DEPT. CONCERNED 财务部政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 燕鲍鱼翅参肚的管理本制度的建立是为了加强对贵重食品原材料的成本控制，以确保酒店能获得最大利润。而所谓 “贵重食品原材料”主要是指燕窝、鲍鱼及鱼翅、参、鱼肚（简称“燕鲍翅参肚”）。统计及分析每月由财务部成本控制组编制“燕鲍翅参肚统计及分析报表”，内容分两大栏目：库房贮存变动统计表。餐厅销售与材料耗用统计表。上述报表应分发给：厨师长、餐饮总监、财务总监、总会计师、副总经理及总经理。采购管理所有“燕鲍翅参肚”的采购，必须经由食品库填写“采购申请单” 申请，经审批后采购厨房须填写 file:///C:/Users/Administrator/%E7%BB%8F%E8%90%A5%E5%88%86%E6%9E%90%E7%9B%B8%E5%85%B3/AC-OA-04%E5%BB%BA%E5%9B%BD%E6%88%90%E6%9C%AC%E6%8A%A5%E5%91%8A/%E9%87%8D%E7%82%B9%E9%94%80%E5%94%AE%E7%BB%9F%E8%AE%A1%E8%A1% 独立“领用单”，经厨师长签批后方可进入厨房。除经财务总监批准外，不得以“厨房市场采购单（KML）”申购而直接送货进入厨房。收货管理每次收到“燕鲍翅参肚”货品时，收货员必须与采购人员及厨师长一起检验货品的质量是否达到收货标准，最后的收货决定应以厨师长意见为依据。每天须把当日“燕鲍翅参肚”的收货单在下班前交与财务部成本控制组。食品库房管理根据“燕鲍翅参肚”的贮存环境要求，分别设置独立的贮存柜，钥匙由库房领班直接管理。每日编制独立的“燕鲍翅参肚”进库及出库明细表”，直接送交厨师长、财务总监、总会计师及财务部成本控制组。每次“燕鲍翅参肚”的库房补充，必须填写独立的“采购申请单（PR）”。由于“燕鲍翅参肚”原材料会因贮存越久，其重量可能会缩减，因而可能出现同一批货品进库与出库的重量不一定相等，故须于月底盘点后作出调整。根据实际的重量短缺，填写“燕鲍翅参原材料耗损报表”，送成本控制组审核后转财务总监、总会计师审批，然后由财务部在存货账目上作出调整。厨房管理每次领货后，应设置特别地方贮存，钥匙由厨师长负责管理。制作时要注意原材料与半成品的比率及效果，同时要严格遵守“配菜单（Recipe）”上的用量标准。程序由于制作及销售的原因，此项工作或许没法达到完美的成效，但通过相关部门的负责人对这些贵重原材料的使用控制、统计及分析，应有指标作用，同时亦具有极高的参考价值。餐饮部各餐厅的厨师长把“菜谱（MENU）”上的每一单项零点菜式（只涉及“燕鲍翅参肚”为原材料的）提供原材料的品种及耗用量（以干货计算）给财务部成本控制组。各餐厅的厨师长须把每次包价的宴会（含店请）菜单上有关“燕鲍翅参肚”的耗用量（以干货计算）写在宴会单上，然后交予收银员附在客单副本上转交财务部成本控制组。到食品库领用库存的“燕鲍翅参肚”等贵重原材料时须填写独立的“领用单”。各餐厅须把所用原材料与“燕鲍翅参肚”有关的零点菜式名称告知电脑房，以便调整餐厅收款机上的排列顺序，用以方便每日打印销售统计表。采购部所有“燕鲍翅参肚”的采购，必须经食品库填写的“采购申请单（PR）”申请，经审批后采购入库。除经财务总监、总会计师批准外，不得以“厨房市场采购单（KML）”申购及直接送货进入厨房。财务部收货部每天必须把当日收到的“燕鲍翅参肚”收货单于当日下班前交给财务成本控制组。仓库每日编制独立的“燕鲍翅参肚”进库及出库明细表”，经财务部成本控制组审核后，报送财务总监、总会计师。餐厅收银员每次查看宴会客单含“燕鲍翅参”时，必须要求餐厅提供已写上材料耗用资料的“宴会菜单”，然后附在客单副本上按正常程序转交财务部处理。成本控制组每天从电脑房收到有关“燕鲍翅参”各项菜式的销售统计资料，然后按餐饮部提供的资料，计算各种原材料的应耗用情况。 . 成本控制组每天根据收集到的各项数据，编制“库房贮存变动统计表”及“餐厅销售与材料耗用统计表”并按规定分发给相关领导。财务部程序与标准 FD STANDARD OPERATION PROCEDURES 程序与标准 PROCEDURE 固定资产管理办法编号 . DFMDY-FD-4-1-19 执行职位 POSITION 酒店各部门涉及部门 DEPT. 财务部 RESPONSIBLE CONCERNED 政策制定人 PREPARED BY 审批人 APPROVED BY 执行日期 EFFECTIVE 固定资产管理办法总则为规范酒店固定资产的日常管理，保证固定资产的安全与完整，特制定本办法。固定资产是指单价在 2000 元（含 2000 元）以上、使用期限超过 1 年的房屋建筑物、构筑物、机器设备、运输工具、办公家具及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等；另外，根据酒店的生产经营的需要，单价在 2000 元以下，但数量多，使总金额较大，使用期限超过 1 年的资产也可作为固定资产管理。酒店固定资产分房屋建筑物、机器设备、运输工具、临时设施、其他设备等。每一单位的固定资产（含无形资产）都独立建卡进行管理，并编有唯一识别的固定资产卡片号码（10 位数字），卡片将记录该项固定资产的相关信息。财务部为酒店固定资产管理部门，工程部、电脑房为固定资产的技术责任部门，使用部门负责固定资产的日常维护与保管。固定资产的采购固定资产的采购必须核对年度采购预算。固定资产的采购报价必须为 3 个或 3 个以上。金额超过 10 万元（含 10 万元）的，需要进行公开招标采购。申请部门在提交年度固定资产预算计划的同时，提交详细的资料，说明此项采购费用的目的及合理性，以及对经营造成的影响。合理性说明主要包括以下几个方面：现有设备的状况，包括质量、安全、操作情况等。新增设备对酒店经营的影响，包括市场前景及收益等。采购的资产对预算项目及涉及范围有明显改善的，需说明原因。固定资产的采购除经财务总监、总会计师、相关副总及总经理审批外，还需经业主方审批。采购资产为预算之外或者超过算 3%的，需经财务总监、总会计师、相关副总、总经理及公司领导审批。固定资产领用及日常管理使用部门领用固定资产需填写“固定资产领用单”，领用部门负责人及财务部门负责人签字后方可领用。各部门需要设立资产管理员对固定资产进行日常管理，建立固定资产的实物台账。固定资产维修固定资产在使用的过程中发生故障时，要及时通知工程部进行修理，电脑等技术支持可联系电脑房。如果人为造成固定资产的损害以致无法修理，或者修理费用超过固定值产原值，或者固定资产丧失了原使用价值也不能产生新的使用价值，报送财务部按固定资产报废处理。固定资产调动使用部门之间根据需要进行资产调动的，需要填写“固定资产调拨单”，经财务部门批准后方可调动。固定资产需要暂时借用的，部门间要做好登记工作，使用结束后要及时归还，归属部门要认真检查资产状况，保证固定资产的完整及可使用性。部门内如果固定资产存放地点或者使用人发生变化的，需要填写“固定资产存放地点（使用人）变动单”，经财务部门批准后，进行登记及调动。明令禁止未经财务部允许擅自在部门间调动固定资产，如有发现有原使用部门承担责任。固定资产盘点各部门固定资产管理员需在每季度末对部门内固定资产盘点，并填写“固定资产盘点表”送财务部核对。每半年，财务部将组织各部门固定资产管理员对固定资产实地盘点。盘点时间和方式由财务部根据实际情况协商后，拟盘点方案报批后实施。盘点工作应做到固定资产财务账、实物台账、实物三者相符，资产管理员对盘盈盘亏的固定资产应查明原因，核实情况报财务总监，财务部在提出具体处理意见后报公司领导审批。固定资产报废符合下列条件之一的固定资产可申请报废：申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用; 申请报废的固定资产功能丧失，完全失去使用价值，或不能使用并无修复价值的；产品技术落后，质量差，耗能高，效率低，已属淘汰且不适于继续使用，或技术指标已达不到使用要求的；严重损坏，无法修复的或虽能修复，但累计修理费已接近或超过市场价值的；主要附件损坏，无法修复，而主体尚可使用的，可作部分报废；报废程序需报废的固定资产由使用部门提出申请并填写“固定资产报废审批单”，并送交财务部。由财务部组织相关技术人员进行鉴定及审核。经鉴定审核不符合报废条件的，继续使用该资产；符合报废条件的，由财务总监、总会计师、主管副总、总经理及公司领导审批。对已批准报废固定资产，原使用部门必须将其完整地（含附件、配件和资料）交回财务部，并按照“固定资产卡片”的内容进行交接并签字确认。经批准报废的固定资产，由财务部进行账面注销。处罚固定资产因未按规定程序操作不当或保管不当，致使在使用期限内固定资产发生破损、被窃、遗失等现象时，要对相关人员追究责任，必要时要追究赔偿责任。闲置固定资产管理闲置固定资产是指不再使用或长期搁置的固定资产，闲置固定资产由财务部统一管理。各部门的闲置固定资产移交时，填写“固定资产调拨单”调入财务部，经双方负责人签字确认。固定资产的出租出借管理经酒店总经理及财务部门负责人批准，并经业主方同意后，财务部负责与租赁单位办理签订工作，并将合同正本交财务部保管，使用部门无权对外出租或出借固定资产，未办妥手续，任何固定资产不得借出酒店。