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第四章 合同管理系统
文件编号：XH／XMGL／A－4
修改状态：A／B
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第一节 合同与合同管理
一、合同管理的概念
1、合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争议处理等进行的管理。合同管理有着十分广泛而复杂的内涵。
合同管理作为一种活动是在特定组织，特定时空环境下发生、发展直至结束的。
合同管理是一种有目的的活动。它与活动主体的目标相关。
合同管理的核心是协调。协调的对象是组织中各种资源之间的关系。
合同管理活动是一个动态过程。
2、广义上讲，工程建设合同管理有两个层次，第一层政府对工程合同的宏观管理，第二层是合同当事人各方对合同实施的具体管理。
（1）政府对工程合同的宏观管理，又称合同监督处理，是指国家行政机关依职权，对利用合同危害国家利益、社会公共利益的违法行为，进行监督并依法进行处理或移交司法机关追究刑事责任的活动，政府对合同的管理主要包括制定法规，编制或认定标准合同条件（或称示范文本）和监督合同执行等几个方面。
（2）合同当事人各方对合同实施的具体管理，是各方在合同的订立和履行过程中自身所进行的计划、组织、指挥、监督和协调等活动，使内部各部门、各环节相互衔接，密切配合，以顺利实现预期的管理目标的过程。
二、合同管理在项目管理中的地位
合同确定了建设项目的价格、工期和质量（功能）等目标，规定着合同双方责权关系。概括地说，参与工程建设的各方在工程项目中的一切工作都是为了全面的正确的履行合同责任，所以合同管理必然是工程项目管理的核心。它作为其他工作的指南，对整个工程项目的实施起到控制和保障作用。
三、合同管理的任务
1、根据法律、法规和合同的要求，运用指导、组织、控制等手段，促进当事人依法签订、履行、变更合同和承担违法责任，减少和避免合同纠纷的发生，制止利用合同进行违法行为，保证项目顺利进行，保护自己的正当权益。
2、从合同管理角度，项目整个实施过程。可以概括为签订合同和履行合同两大阶段。
3、合同管理的中心任务就是利用合同的正当手段避免风险，保护自己，并获取尽可能多的经济效益。
四、 合同管理的主要工作
1、建立管理组织机构，落实管理责任
对业主一方一般成立专门的工作机构负责项目发包和合同管理工作，也可以委托监理单位对项目设计、施工等进行监理。
2、做好合同总体策划，规范合同风险
在项目的开始阶段，必须首先规划，确定带根本性和方向性的，对整个项目，对整个合同的签订和实施有重大影响的问题，这就是合同的总体策划。
3、建立合同实施保证体系
（1）建立专门的合同管理人员。
（2）将合同目标分解至具体部门、人员和项目活动。
（3）组织项目各有关人员学习、掌握合同、文件和合同分析文件。
（4）建立合同管理工作程序，规范合同管理工作，使合同管理工作有序、协调进行。
（5）建立合同文档系统，科学系统的收集、整理和保存有关事件和活动的一切资料、信息，有效利用这些文件。建立报告和行文制度，各种实施报告、书面文件、通知等均应有相应的交接手续、签证证据等。
4、实施严格、有效的监督和控制。
（1）现场监督本单位各部门或协作人的工作，给他们以合同方面的帮助。
（2）对合同的另一方当事人进行合同监督，协调与他们的合同关系。
（3）对各种书面文件作合同方面的审查和控制。
（4）经常性解释合同，对工程中的出现的特殊问题进行合同扩展分析。
（5）收集、整理、分析、保存各种资料。
（6）进行合同跟踪，了解实施状况，分析差异及其原因，对合同履行进程和结果进行观察、检查并提出处理措施。
5、积极进行有效的反索赔
对各方的索赔要求和报告，按照合同规定，进行有效的反驳，反击对方的索赔，达到弥补损失，保护自身正当权益，提高经济效益的目的。
6、及时、合法的处理合同争议和纠纷
应通过协商和合同约定的调解、仲裁、诉讼等方式，及时处理发生的争议和纠纷。
五、合同总体策划
1、总体策划的内容
（1）将项目合理分解成立几个独立的合同，并确定每个合同的范围。
（2）选择合适的委托方式和承包方式
（3）恰当的选择合同种类、形式及条件。
（4）确定合同中的一些重要条款。
（5）决策合同签订和实施过程中的一些重大问题。
（6）协调相关各个合同在内容、时间、组织、技术上的关系。
2、合同的策划依据
(1)项目要求：管理者或承包者的资信、管理水平和能力，项目的界限目标，企业经营战略，工程类型、规模、特点技术复杂程度，工程质量要求和范围。计划程度，招标时间和工期的限制，项目的盈利性、风险程度等。
(2)资源情况：人力资源、工程资源、（如资金、材料、设备等供应
限制条件）环境资源，获得额外资源的坑能性等。
（3）市场状况：采购策划过程必须考虑在多大范围市场采购、采购的条款和条件、市场竞争程度的市场因素。
3、合同总策划过程
（1）研究企业战略和项目战略，确定企业和项目对合同的要求。
（2）确定合同的总体原则和目标。
（3）分层次分对象对合同的一些重大问题进行研究，列出可能的各种选择，按照上述策划的依据，综合分析各种选择的利弊得失。
（4）对合同的重大问题作出决策和安排，提出合同措施。在合同策划中有时要采用各种预测、决策方法，技术经济分析方法。
4、合同种类的选择
（1）固定总价合同
A、固定单价合同的特点是单价优先，承包者仅按合同规定承担报价的风险，即对报价的正确性和适意性承担责任。而工程量变化（按实际量结算）的风险由业主承担。
B、固定总价合同的一次包死的总价格委托，价格不因环境的变化和工程量增减而变化，所以在这类合同中承包者承担了全部的工程量和价格风险，因此报价中不可预见风险费用较高。固定总价合同是总价优先，承包者报总价，最终按总价结算。通常只有设计变更，或合同中规定的调价条件，才许调整合同价格。这种合同，业主较省事，合同双方价格结算较简单。由于业主没有风险，所以他干预工程的权力较小，只管总目标和总要求。
（2）成本加酬金合同
成本加酬金合同是工程最终合同按承包者的实际成本加一定比例的酬金计算。而在合同签订时不能确定一个具体合同价格，只能确定酬金的比例。承包者不承担任何风险，而业主承担了全部的工作量和价格风险。由于业主承担了全部的风险，所以应加强对工程的控制，参与工程方案的选择与决策，否则易造成损失。同时，合同中应明确规定成本的开支范围，规定业主有权对成本开支作决策、监督和审查。这类合同的使用应受到严格控制。
第二节 工程建设合同的管理
一、工程建设合同
1、工程建设合同的含义
工程建设合同是对工程建设中涉及到的合同的总称，工程建设是一个极为复杂的社会生产过程，他分别经历立项、可行性研究、勘察、设计、工程施工和运行等阶段，由于现代的社会化大生产和专业分工，一个稍大一点的工程起参加单位就有几个，几十个，甚至上百个，它们之间有各式各样的经济关系。由于工程中维系这种关系的细带就是合同，所以就有各式各样的合同，项目的建设过程实质就是一系列合同的签订和履行过程。
2、与合同文本有关的概念
合同文件
合同文件指招标项目从发布招标公告起，至项目完工移交后，保修期结束为止的全过程，业主和承包商之间涉及项目的全部文字记录的往来文件，大至成套的招标文件、设计图纸，小至材料验收凭证、往来函电都包括在内，实际就是记录项目实施过程的全部档案。一旦发生合同纠纷可从中查找处理所需的凭证。
（2）合同条件
合同条件是合同的具体条款。建设工程合同条件通常由一般条件和专用条件（亦称特殊条件）两部分组成。一般条件每一项目都适用的通用条款，专用条件针对具体项目问题的专用条款，业主提出的主要合同条件是招标文件的重要组成部分。
合同条件主要规定了合同执行过程中当事人双方的职权范围权力义务，受业主委托参与项目管理一方的职权和授权范围，与各类问题（如工程进度、质量、检验、支付、变更、不可抗力、保险、索赔、
争议、仲裁等）时各方应遵守的原则、程序和采取措施等。
（3）合同协议
合同协议是中标的承包者与业主签订的明确合同标的及双方权利、义务的简明文件，它起着承包合同纲领的作用。业主在中标通知书中要求承包者签订合同，就是要签署这一合同协议，并确认作为协议组成部分的中标通知书。投标文件、合同条件、技术说明书等一系列文件。
（4）合同文件
合同文本是以载明合同协议、合同条件及协议所列到的其他文件的全套文书，也就是合同内容的载体。合同文本主要分成非标准合同、文本和标准和合同文本两种主要形式。
非标准合同文本的所有合同条款都是由合同双方（或一方）起草的。
标准文本是经多方论证将某一类合同的实质内容统一而形成的标准化、规范化文本。
合同文本有正本、副本之分。正本由合同当事双方各持一份；副本份数及持有者由合同条件规定。
二、合同类型
1、按签约各方关系分为：工程建设合同可以分为总包合同、分包合同、联合承包合同等。
2、按合同标的的性质划分：可分为可行性研究合同、勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、材料设备供应合同、劳务合同等。合同法将勘查、设计、施工合同等三种合同称为建设工程合同。
3、按计划方法分：固定价格合同、可变价格合同、成本加酬金合同。
（1）固定价格合同：是指在约定的风险范围内价款不再调整合同，双方一般要约定合同价款包括风险费用和承担风险范围，以及风险范围以外的合同价格的调整方法。
固定总价合同又分为固定总价合同和固定单价合同。
固定单价合同是指采用单位计量工程量价格（单价）固定，以预估工程量签订合同，按确定单价和实际发生的工作量结算价款合同。
（2）可调价格合同：合同价格或单价在合同实施期内，根据合同约定的办法调整。
（3）成本家酬金合同：是由发包人向承包人支付项目的实际成本，并按事先约定的某一种方式支付酬金的合同类型。
合同价款包括成本加酬金两部分，双方需约定成本的构成和酬金计算方法。
三、业主的主要合同关系
业主作为工程、货物或服务的买方。根据对项目的需求，确定项目的整体目标，这个目标是所有相关合同的核心。
要实现项目目标、业主必须将项目的咨询、勘察设计 、施工设备和材料供应等工作委托出去，必须与有关单位签订如下合同
咨询（监理）合同，即业主与咨询（监理）单位签订的合同。咨询（监理）单位负责项目的可行性研究。设计监理、招标和施工阶段监理等某一项或几项工作。
勘察设计合同。即业主与勘察设计单位签订的合同。
供应合同。由业主提供负责提供的材料和设备，他必须与有关的材料和设备供应单位签订供应合同。
工程合同施工，即业主与承包商签订的工程施工合同。
贷款合同，即业主与金融机构签订的合同。后者向业主提供资金保证。
四、合同体系
业主为了实现总目标，必须签订许多合同，按照项目任务的结构分解，就得到不同层次，不同种类的合同，它们共同构成该项目的合同的体系。
第三节 房地产项目合同控制
合同的概念、作用和分类
1、项目合同概念
房地产开发过程中，需要签订多种合同，有获取土地使用权合同、征地合同、拆迁安置合同、委托设计合同、项目施工发包合同、购买建材及设备合同、房屋销售合同等。开发商与签约方需要利用合同这一法律形式，明确双方的权利和义务、合同控制是房地产开发项目管理中不可缺少的重要内容。
项目合同是指项目的开发商与承包人之间为完成确定的项目所指向的目标或规定的内容而达成的协议，项目合同双方当事人的权利和义务必须明确。
2、项目合同的作用
在房地产项目的控制系统中，目标和计划的落实是通过合同来实现的。合同在项目的开发建设过程中起着十分重要的作用。
合同分配着项目的工作任务。它详细地定义项目工作任务相关的各种问题，共同构成了项目的字目标体系，如：
A、责任人，即由谁来完成任务并对最终成果负责。
B、工程任务的规模、范围、质量、工作量及各种功能要求。
C、工期、价格，即项目对时间的要求，对项目工程总价格、各分项工程的价格和合同价及付款方式等方面的要求。
合同明确了项目各参与方在房地产项目开发建设中各自的权利和义务。合同一经合法地订立，即具有法律效力。它是委托人和被委托人在履行合同时的行为依据和准则，任何一方违反合同规定的内容，都必须承担相应的法律责任。
合同作为项目委托和承接的法律依据，是项目实施过程中双方的最高行为准则，项目建设过程中的一切都是为了履行合同，都必须按合同办事，双方的行为主要靠合同来约束。在项目管理中，一切的管理活动都是以合同为核心和最终标准的。
合同是严肃的，具有法律效力，受到法律的保护和制约。订立合同是双方的法律行为，合同一经合法签订，双方必须全面地完成合同规定的责任和义务。如果不能履行自己的责任和义务，甚至单方面撕毁合同，就必须接受经济的，甚至法律的处罚。除了因特殊情况（如不可抗力因素等），使合同不能实施外，合同当事人均不能解除这种法律约束力。
合同将项目涉及的各方关系联系起来，协调并统一项目参与者的行为。房地产项目的参与方多，而且利益各不相同，专业重点不相同，在控制过程中所承担的任务也不一样，如果没有合同的法律约束力，就不能保证项目开发建设过程中的各个方面、各个环节都按时、按质、按量地完成自己的义务，就不能保证项目工作的顺利展开、目标的实现。一旦项目参与者之间因为利益而发生争执，合同就成为解决双方争执的依据。
所以，合同和它的法律约束力是项目实施和管理的要求和保证，同时，它又是强有力的项目控制手段，是协调各方矛盾冲突的依据。
对合同的重视有利于房地产项目市场的培育和发展。市场经济条件下，合同是维系房地产市场运转的重要因素。因此，推行合同制，加强合同观念，是培育和发展房地产市场。
房地产项目合同控制的内容
房地产开发项目通过招投标方式确定工程施工单位后，必须在招标文件标底基础上与中标单位谈判签约，就工程承包中涉及的有关经济、技术、材料等问题，订立详细的项目承包合同，开发商在项目施工过程中，需要经常检查合同的执行情况，督促施工企业执行合同条款，根据工程实际进度与施工单位商议合同某些条款需要更改或取消。这些内容构成了开发商在房地产项目管理中合同控制的内容。
1、选择合适的合同种类
在实际的工程中，不同种类的合同，有不同的应用条件、不同的权利和责任的分配、不同的付款方式，对合同双方有不同的风险。因此，要进行合同控制，要根据具体的项目特点来选择合适的合同类型。现代房地产项目开发建设过程中的常见合同类型有：
总价合同：总价合同要求投标人按照招标文件的要求，对建设项目报一个总价，合同履行后，工程款的结算以总价作为依据。工程量的风险、物价上涨的风险由承包人承担。因此，它只适于工程规模小、工期短和风险不大的房地产项目。
单价合同：单价合同是指整个合同期间都执行同一合同单价，而工程量则按实际完成的数量进行计算的合同。
成本加酬金合同：这种合同是承包商向承包人支付工程项目的实际成本，并按事先约定的某一方式支付一定酬金的合同。
2、决定合适的招标方式
招标方式由公开招标、有限招标（选择性竞争招标）、议标等，每种方式有其特点及适用范围。一般要根据承包形式、合同类型、业主所拥有的招标时间紧迫程度等决定。
公开招标：这种招标方式的优点是业主选择范围大，承包商可充分地平等竞争，有力降低报价、提高质量、缩短工期。缺点是招标期长，业主的工作量大，可能导致承包商的无效投标，增加承包商的经营费用，从而提高整个房地产市场的成本。
议标：即业主直接与一个承包商进行合同谈判，这样一对一的合同谈判，业主比较省事，无需准备大量的招标文件，无需复杂的管理工作，时间又很短，能大大缩短项目周期。但是由于没有竞争，通常承包商报价较高，造成合同价格自然较高。
选择性竞争招标，即邀请招标：业主根据项目特点，有目标、有条件的选择几个承包商，邀请他们参加工程的投标竞争，这是国内外经常采用的招标方式。采用这种招标方式，业主的事务性管理工作较少，招标所用得时间也较短，费用低，同时业主可以获得一个比较合理的价格。
3、确定重要的合同条款
在房地产项目的合同中比较重要的条款有：
适用于合同关系的法律，以及合同争执仲裁的地点、程序等。
付款方式：如采用进度付款、分期付款、预付款或有承包商垫资承包。
合同价格的调整条件、范围、调整方法，特别是由于物价上涨、汇率变化、法律变化、海关税变化等对合同价格调整的规定。
合同双方风险的分担：即将项目风险在业主和承包商之间合理分配。基本原则是，通过风险分配激励承包商努力控制三大目标、控制风险，达到最好的工程经济效益。
对承包商的激励措施：各种合同中都可以订立奖励条款。恰当的采用奖励措施可以鼓励承包商缩短工期、提高质量、降低成本、提高管理积极性。
设计合同条款，通过合同保证对项目的控制权力，并形成一个完整的控制体系。
为了保证双方诚实信用，必须有相应的合同措施，如：工程中的保函、保留金和其他担保措施，承包商的材料和设备进入施工现场，则作为业主的财产，没有业主或工程师的同意不得移出现场，合同中对违约行为的处罚规定和仲裁条款等。
4、加强项目各相关合同的协调
在一个房地产项目的实施过程中，业主通常要签订许多合同，如设计合同、施工合同、材料供应合同，这些合同中存在着十分复杂的关系，业主必须负责这些合同之间的协调，保证各个合同所确定的工期、质量、技术、成本、管理机制等之间有较好的相容性和一致性。
三、相关控制文件：详见附表
1、合同（协议）文件审查送审表（XH／XMGL－020）
2、合同（协议）文件审查意见书（XH／XMGL－021）
3、合同（协议）文件审查报告（XH／XMGL－022）
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