内部控制手册-17.2 存货管理.doc

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1 存货管理 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX 股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）有关涉及公司在存货方面的验收、入库、 贮存管理、存货盘点、盘盈亏分析、存货分析和相关账务处理的管理制度，旨在规范存货的验货 标准，保证存货的适当管理，确保存货的盘点与相关账务准确性以及及时调整存货状态。 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 预测分解与资源匹配程序 仓储管理程序 材料库管理规定 成品仓储作业指导书 存货监控与处置程序 成品库管理规定。 职责分工 物流部：负责原材料的验收、核对，填写物料存货明细卡，对存货进行规范管理，日常和年 末盘点，对盘盈盘亏进行分析；办理存货的移、出库手续，确保存货的领用经过适当审批。 授权审批人员：负责存货盘盈盘亏分析报告、拟定库存方案等的审批。 质量部：负责存货验货后的质量检验。 2 财务部：负责编制年度存货盘点工作方案，存货盘点的监盘，盘盈亏分析后的调账。 计划部/PMC：对存货状态进行分析，拟定合理库存。 3 流程图 存货管理 财务部质量部 计划部/PMC物流部 开始 收到制造部 的入库申请 实物、ERP、入 库单是否一致 质量检验 填写物料存货明 细卡 存货保管 拟定合理库存 存货物资盘点 盘盈、盘亏账务 处理 盘盈、盘亏情况 分析 结束 一致 不一致 R4 R3/R7- R20/R23-24 R21/R22 R5/R6 存货状态分析 编制年度存货 盘点工作方案 R25 R1/R2 不合格 合格 4 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 -CT1 确保入库存货符合采购订单要求 经营效率目标 2 -CT2 确保存货得到了适当的保管 资产保全目标 3 -CT3 确保存货的领用出库均得到了适当地授权 资产保全目标 4 -CT4 确保存货财务信息与真实情况一致 财务信息真实性目标 6 -CT5 确保存货得到了适当的投保 资产保全目标 7 -CT6 确保库存量数量合理 经营效率目标 5 控制矩阵 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R1 存货储量不足，影响销 售 -C T6 -C A1 公司相关责任部门确定重要存货目录， 根据年度生产经营计划、财务预算和 市场情况，对重要存货拟定合理库存， 报分管副经理审批后实施，并在 ERP 系统中进行相应维护 　 预防型 预测分 解与资 源匹配 程序 重要存 货目录 清单；领 导审批 意见 　 　 　 　 　 　 - R2 储量过高，造成存货成 本过大 -C T6 -C A2 仓库应定期对仓库进行盘点，对于已 经长期呆滞物品要及时按照报废处理 流程请计划进行处理 发现型 存货监 控与处 置程序 库存盘 点表；报 废处理 清单 - R3 同一人员办理存货日 常管理业务的全过程， 包括存货的出入库登 记、台账记录、安全检 查、定期盘点等工作， -C T2 -C A3 存货管理制度中应明确存货的出入库 登记、台账记录、安全检查、定期盘 点等环节的人员职责分工、岗位责任 经办/ 登记/ 盘点 预防型 岗位职 责 仓储人 员岗位 职责表 √ √ √ √ 　 存货 6 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 造成内部舞弊 - R4 存货入库未经适当验 收，导致存货数量、质 量、技术规格出现潜在 问题，影响存货管理 -C T1 -C A4 仓储保管人在收发货/入库时均需将 每次收发货/入库及时登录 ERP 系统 做物料收货/验收人库单，并加盖合格 章 　 预防型 仓储管 理程序； 材料库 管理规 定；成品 库管理 规定 物料收 货/验收/ 入库单； 入库品 之送货 单；物料 搬运申 请单 √ √ 　 √ 　 存货 7 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R5 存货仓库无物资编号 及数量卡片，未对存货 进行编号集中管理，导 致存货管理混乱 -C T1 -C A5 设立物料存货明细卡片，卡片应注明 物品名称、规格、进出库时间、数量、 结存数量保管员。卡片以吊牌悬挂方 式设立 　 预防型 仓储管 理程序 物料卡 　 　 　 　 　 　 - R6 未及时建立实物台账、 台账要素不规范，导致 存货记录信息失真 -C T2 -C A6 仓储保管人根据入库验收人员出具的 入库单输入系统编制电子台账库存台 账，并每日由成品仓负责人复核，台 账应包括送货人姓名、供应商名称、 物品名称、数量、规格、出入库时间 等信息 　 预防型 仓储管 理程序 物料领/ 发料单 存货管 理台账 　 　 　 　 　 　 - R7 未对存货进行分类存 放，导致易燃易爆品与 其他存货混合存放，造 成存货安全隐患 -C T2 -C A7 仓储保管人按物资性质、类别不同分 区分类存放存货，并用标签注明存货 名称、规格和数量 　 预防型 仓储管 理程序 存货标 签 　 　 　 　 　 　 8 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R8 未对存货进行投保，导 致存货发生损失时公 司亏损严重 -C T5 -C A8 公司根据企业实际情况，对存货进行 投保。每年年底，公司相应部门、子 公司向公司财务部存货会计上报投保 申请，存货会计汇总后，上报投保申 请，经授权人员审批后，由公司财务 部存货会计统一联系保险公司，对存 货进行投保 申请/ 审批 预防型 仓储管 理程序 存货资 产保险 审批单、 保险合 同 　 　 　 　 　 　 - R9 未根据存货价值进行 分类管理和监控，导致 低值品和高值品混合 存放，造成公司存货资 产不安全 -C T2 -C A9 所有物资均需按各品目类型整齐、合 理地排放，并且有明显的标识 　 预防型 仓储管 理程序 物料卡 　 　 　 　 　 　 - R10 未根据存货状态如报 废、呆滞等进行分类堆 放和管理，导致公司仓 储面积被浪费 -C T2 -C A10 所有物资均需按物资性质、类别不同 而分类分区置放 　 预防型 成品仓 储作业 指导书 物料卡 　 　 　 　 　 　 9 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R11 内部移库手续不规范， 影响正常生产 -C T2 -C A11 内部移库，仓储部门按照业务部门开 具的移库通知单在 ERP 系统中办理 移库；移库单据须由收发货双方责任 人签字确认。对于生产环节的内部物 料出入库或互供，可以用相应报表（收 付存平衡表、产销存平衡表、互供量 统计表、销售报表等）代替移库单据， 但此类报表须经物料往来方责任人 （或计量人员/统计人员）和仓储部门 责任人审核签字 　 预防型 仓储管 理程序 移库通 知单；生 产相应 报表 　 　 　 √ 　 存货 - R12 外来人员进出入库时 未向仓库管理员出示 相关出入证明，导致存 货被盗风险，造成公司 资产损失 -C T2 -C A12 公司外部人员进入库房前须有相关领 导书面批示或入库证明并在公司人员 陪同下才能进入库房，所有出入库人 员必须在仓库出入人员登记表上进行 登记 申请/ 审批 预防型 仓储管 理程序 入库人 员登记 表 　 　 　 　 　 　 10 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R13 入库人员在仓库内违 反安全生产规则，造成 安全生产事故 -C T2 -C A13 仓库管理人员应全程陪同入库人员办 理物资出入库等事项手续，发现入库 人员有任何违反公司安全生产规定的 行为应立即予以制止，对因入库人员 违规操作造成损失的应及时上报相关 部门及领导处理 　 预防型 成品仓 作业指 导书 入库人 员登记 簿 　 　 　 　 　 　 -C T2 -C A14 安全生产管理制度中应明确对仓库人 员及保安人员定期进行安全教育培训 或突发事件演练 　 预防型 仓储管 理程序 ESH 职 业健康 培训计 划 　 　 　 　 　 　 - R14 未定期对仓库管理人 员进行安全教育，无相 关突发事件、安全事故 应急预案，可能造成仓 库管理人员工作责任 心、风险防范意识较， 忽视安全隐患，导致安 全事故的发生 -C T2 -C A15 所有仓库人员及保安人员须定期参加 安全教育培训及突发事件演练，做好 培训记录及演练小结并由部门领导审 核 　 预防型 　 部门培 训计划 　 　 　 　 　 　 11 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 -C T2 -C A16 仓库保安人员应每日定时对仓库外围 环境进行安全巡检，仓库管理员应负 责对仓库内部环境进行安全检查，保 安人员及仓库管理员须做好安全巡检 记录 　 预防型 仓储管 理程序 安全生 产巡检 记录 　 　 　 　 　 　 -C T2 -C A17 仓库工作人员进行工作交接班时，休 息人员应向交接人员汇报安全巡检情 况 　 预防型 　 仓库人 员工作 交接班 记录 　 　 　 　 　 　 - R15 未定时定期进行仓库 安全巡检并做好巡检 记录，导致仓库存在安 全隐患或存货被盗风 险，造成公司资产损失 -C T2 -C A18 发现有任何安全隐患时，仓库管理人 员或保安人员应立即向管理部门领导 汇报并及时采取应对措施 　 预防型 　 相关突 发事故 报告 　 　 　 　 　 　 - R16 未定期检查仓库内的 灭火器等消防用品，导 致消防用品年久失效， 发生安全事故时无法 -C T2 -C A19 安全生产管理制度中应明确对仓库内 的安全消防用品实行定期检查 　 预防型 仓储管 理程序 ESH 职 业健康 培训计 划 　 　 　 　 　 　 12 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 正常使用 -C T2 -C A20 当日仓库管理人员应协助安全生产部 门检查人员共同检查安全消防设备的 放置、消耗情况及能否正常使用的情 况，做好安全检查记录 　 预防型 　 ESH 职 业健康 培训计 划 　 　 　 　 　 　 - R17 未做好存货空间的温 湿度控制和存货包装， 导致存货受潮、变形或 变质，影响存货质量 -C T2 -C A21 仓库保管人员按物资性质、类别不同 分区分类存放存货，并用物料卡注明 存货名称、规格和数量。易燃易爆品 种单独设库，并进行隔离。保持库房 适宜的温湿度，防止物资受潮、变形、 变质。露天存放的物资须上盖下垫， 做到防雨、防雷、防潮、防锈、防鼠、 防盗、防火，合理通风晾晒。 仓库应当建立门卫值班和巡检制度， 对外来人员及车辆进出仓库进行登记， 并对出库物资的出门证进行检查 　 预防型 仓储管 理程序 仓库温 度记录 卡仓库 湿度记 录卡、仓 库进出 口人员 登记簿 　 　 　 　 　 　 - 成品库的盘点没有按 -C -C 物资管理部门负责存货实物清点，财 盘点/ 发现型 仓储管 盘点表 √ √ √ √ 　 存货 13 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 T4 A22 务部与物资管理部门监督仓库的实物 清点，盘点人员将实地盘点结果记录 在存货盘点表上，物资管理部门核对 盘点表与存货实物台账、仓库物资台 账记录，物料仓库、物资管理部门、 财务经理审核存货盘点表并签字确认 后，报公司总经理审核签字 监盘 理程序； 材料库 管理规 定 R18 照制度严格执行，导致 盘点报告缺少管理者 的审核，造成盘点过程 的疏漏或者盘点报告 无法反映真实情况 -C T4 -C A23 如果发现存货盘盈或盘亏，由仓库保 管员填写的《物资报盈报亏单》，查明 并填写盈亏原因，经授权人员审批后， 交财务人员进行账务处理，并按公司 制度追究相关人员责任 经办/ 审批 发现型 仓储管 理程序； 材料库 管理规 定 物资 √ √ √ √ 　 存货 - R19 对于历史存货的盘点 疏漏，导致缺少历史存 货的相关盘点报告或 盘点报告不完整，造成 -C T4 -C A24 财务部与物资管理部门至少每年组织 一次存货物资盘点，财务部编制年度 存货盘点工作方案，经物资管理部门 负责人、分管领导及总经理审批签字 　 发现型 仓储管 理程序 材料库 盘点表； 成品库 盘点表； √ √ √ √ 　 存货 14 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 存货管理混乱 后执行 材料库 盘点报 告 - R20 公司没有对于呆滞存 货的相关管理规定，过 期和报废成品的管理 措施，导致大量呆滞存 货长期积压，造成空间 资源的无故浪费，占用 资金导致资产损失 -C T6 -C A25 公司应当制定呆滞存货处理办法。定 期检查存货保存期限，对于长期库龄 存货调查原因。需要处置的必须立刻 进行报废或出售处理 申请/ 审批 预防型 存货监 控与处 置程序 报废申 请单；领 导审批 记录； 　 　 　 　 　 　 - R21 公司盘点表和库存分 析表数据不一致，导致 真实库存情况难以确 认，造成库存管理困难 -C T4 -C A26 库管员根据实际情况安排物料按货位 进行的循环盘点，至少保证每月将个 人所管理的物料盘点一遍以上，盘点 的内容除包括账物卡一致以外，还包 括检查物料的有效期 　 预防型 仓储管 理程序； 材料库 管理规 定 成品库 盘点表 √ √ 　 √ 　 存货 15 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R22 未能按时计提跌价准 备，导致减值损失计算 表中的数据不全，造成 存货管理混乱 -C T2 -C A27 公司应当制定存货跌价准备计提防范。 存货会计应当严格按照该方法，每半 年计算并计提存货跌价准备。计算结 果需经财务经理审核 计算/ 审核 预防型 　 存货跌 价准备 计算表 　 　 　 √ 　 存货 - R23 库管未严格审核是否 有部门领导签字确认 的领料单即办理出库 手续，导致仓库领料程 序管理不严，造成公司 资产损失 -C T3 -C A28 存货领料时仓库管理人员须仔细核对 经部门领导签字确认的物资领料单及 领用数量后才能办理物资出库手续 　 发现型 仓储管 理程序 物料领/ 发料单； 领导审 核意见； 领导签 字确认 痕迹 　 √ 　 　 　 存货 - R24 存货保管人员未及时 记录存货入库、出库情 况及盘点实际存货与 记录是否一致，导致存 货管理混乱 -C T2 -C A29 仓库保管员在物资管理系统中记录存 货入库、出库及库存情况，并随时盘 点存货实际存放情况是否与系统中记 录一致 　 发现型 仓储管 理程序 出入库 明细单 √ √ 　 √ 　 存货 16 会计报表认定 1 存在和发生/真实性； 2 完整性；3 权利与义 务；4 估价或分摊；5 表达和披露 风险 编号 风险描述 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相容 职务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 1 2 3 4 5 会计报表 项目 - R25 未掌握存货的使用及 结存情况，导致存货不 足或积压 -C T6 -C A30 公司计划部/PMC 根据存货库存收发 情况及 ERP 系统中生成存货使用及 结存情况报表，报告需采购时点的储 量。至少每半年进行一次存货状态分 析，对异常情况报警明示。供应、生 产、营销、财务等部门共同研究降低 （提高）库存方案，报分管副经理（或 总会计师）审批 　 发现型 存货监 控与处 置程序 库存状 态分析