采 购 控 制 程 序
目 次
1 范围 .......................................................................................................................................................2
2 规范性引用文件 ...................................................................................................................................2
3 职责 .......................................................................................................................................................2
4 程序 .......................................................................................................................................................2
合格供应厂商的评定 ......................................................................................................................2
采购信息 ..........................................................................................................................................2
采购计划 ..........................................................................................................................................2
采购合同与实施 ..............................................................................................................................2
采购验证 ..........................................................................................................................................2
采购产品的入库、保管、发放 ......................................................................................................2
器材代用及非定点单位加工 ..........................................................................................................2
5 记录 .......................................................................................................................................................2
6 附加说明 ...............................................................................................................................................2
附录 A 采购流程 ............................................................................................................................................2
表 1 外购器材、外协加工单位质量评定表（式样） .................................................................................2
表 2 请购单（式样） .....................................................................................................................................2
表 3 入库单（式样） .....................................................................................................................................2
表 4 产品外协申请表（式样） .....................................................................................................................2
表 5 非定点单位外协申请表（式样） .........................................................................................................2
表 6 器材代用单（式样） .............................................................................................................................2
采购控制程序
1 范围
本文件规定了采购过程的控制要求，以保证采购的产品符合规定的采购要求。
本文件适用于产品用原材料、元器件、机电等产品及产品外协加工的采购、入库、保管、发放
过程的控制。
2 规范性引用文件
QG/XT 201-2003 文件控制程序
QG/XT 215-2003 产品的监视和测量控制程序
3 职责
管理部负责归口管理，具体负责与供方沟通、采购合同签订、器材技术标准档案管理及其他
有关工作；有关部门配合；
质量部负责合格器材供方评定、采购产品的验证工作；
研发或服务部门负责提供采购信息，协助管理部收集新型、特殊器材技术标准。
4 程序
合格供应厂商的评定
对供应厂商的要求：
其产品应满足有关标准和技术文件的要求；
具有一定的生产能力和质量保证能力；
货源稳定、供货及时、价格合理；
能提供良好的技术服务。
对供应厂商的评定
合格供应厂商（包括器材供应商、生产厂商和外协加工厂商）的候选名单由管理部提供，质量
部负责组织评定，使用部门及相关部门配合。
质量部负责评定质量保证能力和控制手段；必要时请相关部门协助。
管理部负责评定供货或加工能力、价格及售后服务。
评定可采取以下一种或几种方法：
供应厂商提供的类似产品及长期使用的情况的评定；
供应厂商现有的产品样品的评定；
供应厂商通过国内外质量认证机构的质量体系认证的情况的评定；
供应厂商现有生产样品进行评价或对比类似产品的质量、试验结果以及历史情况；
必要时，可到供应厂商进行实地考察，对其生产能力和质量保证能力是否能保证采购
或外协产品的质量，进行评定，作出考察意见。
评定结果
根据评定情况及各相关部门的意见由质量部作出评定结论，并填写外购器材、外协加工单位质
量评定表（表 1）。评定结论应经公司主管副总经理批准。
合格供应厂商名单的的编制、使用和管理
质量部根据评定结论编制合格供应厂商名单，经主管副总经理批准后发布。
合格供应厂商名单作为产品选用、采购和外协的依据。确需选用、采购非合格器材供应单位的
器材，应按规定办理代用手续。
根据器材供应和外协加工单位的质量情况，适时修订认定单位名单，并由质量部建立和保存合
格供应厂商的质量记录。
采购信息
采购信息形式
采购信息应形成书面采购文件，采购文件的形式一般有：请购单（表 2）、外购器材清单、产
品外购件汇总表、采购计划、产品外协申请表（表 4）。
采购文件的内容
采购文件应清楚地说明订购产品的要求，一般包括：类别、型式、等级、数量或其他准确标识
方法。
还应包括技术要求和质量控制要求，如：规范、图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资
料（包括产品、程序、过程设备和人员的认可或鉴定要求）的名称或其他明确标识和适用版本。
采购文件的审批
采购文件应得到审批。器材的零星采购由请购人填写请购单，按审批权限经过审批。产品外购
件汇总表（单机定额）由总（副）工程师批准。采购文件的修改应按原审批手续进行审批。
采购文件控制
采购文件应符合 QG/XT201-2003《文件控制程序》的要求。
采购计划
除零星采购外，管理部应根据申请部门或科研生产计划要求，制订器材采购计划，由部门经理
审核，经主管副总经理批准。
采购合同与实施
采购人员应按批准的采购计划进行采购。大宗采购和外协可签订采购合同，必要时可采取招
议标进行。采购合同的内容应包括：
数量、价格；
交货期限、地点；
验证安排、放行方式；
需要时包含包装、运输、防护等要求。
研制过程中所需少量、特殊的外购器材，经项目研制负责人审核后报管理部，经管理部同意
后，器材申请部门自行采购。
采购验证
按 QG/XT215-2003《产品的监视和测量控制程序》有关规定执行。
采购产品的入库、保管、发放
入库
仓库保管员应认真核对和检查入库单（见表 3）器材名称、型号及规格、计量单位和数量；质
量级别或质量要求；检验员签章，元器件还应具备验证合格证。
保管
存放器材的库房或场地其环境条件应满足器材的安全可靠、不变质和其他特殊质量要求，
确保器材性能完好；
仓库管理要做到科学、合理、方便、安全，基本要求是：帐、物、卡相符；排放合理，标
识清晰；四定位（库、架、层、位）；具有合格证或质量保证书；
库存器材按规定定期进行检查，如发现有质量问题或超过器材保管期的器材，应及时隔离、
报废或听侯处理；
发现有错料、混料应及时纠正，并做好记录，必要时应重新验证；
贵重物品和危险品的保管应符合公安机关和有关部门的安全规定。
发放
器材保管应按出库凭证发料。认真核对出库实物和出库凭证的内容，产品有特殊要求的器
材，需经计划调度人员签字后方可出库；
对有追溯性要求的器材，应保留或移植其标识；
器材发放时应遵循先进先出、按批发放的原则。
器材代用及非定点单位加工
器材代用的申请
在科研生产过程中，因各种原因的缺料，由管理部填写器材代用单(见表 6)，交有关部门审批。
器材代用的审批
由设计人员、工艺人员负责审查代用情况，如同意，则应在代用单上签字，并经有关部门签署
意见。
免办理器材代用手续
有下列情况之一者，可不办理器材代用手续：同牌号、同状态、同性能、不同公司的器材（进
口产品）；以高性能代替低性能的器材。
非定点单位加工
因科研生产或其它各种原因，需要在合格外协加工单位名单外的单位进行外协加工，由外协人
员填写非定点单位外协申请表（见表 5），经质量部和管理部批准后进行。
5 记录
记录控制符合 -2003《质量记录控制程序》的有关规定，执行本文件产品的记录：
外购器材、外协加工商(单位)质量评定表；
合格器材供应商(单位)名单；
合格外协加工商(单位)名单；
采购计划；
请购单；
入库单；
领料单；
器材代用单。
6 附加说明
本程序由管理部负责起草和解释。
附录 A 采购流程
采购
提供采购信息
采购合同并实施
管理部采购计划
N
质量部验证
合格
Y
结束
入库、保管、发放
不合格品
控制
表 1 外购器材、外协加工单位质量评定表（式样）
外购器材、外协加工单位质量评定表
编 号 ：
单位名称 地 址
产品型号、名称、规格
认定结论意见
认定组对质量控制建议
认定组签字
主管领导意见
备 注
上海立信会计纸品厂出品161-60-2
表 2 请购单（式样）
请 购 单
年 月 日
需用日期
类 别 编 号 名 称 及 规 格
单
位
数 量
年 月 日
请购原因
及 用 途
备 注
标准 请 购 主 管 请 购 人
表 3 入库单（式样）
入 库 单
购入单位 发票号码 年 月 日 编码
实际分
类
名 称 型 号 规 格
数
量
单
位 单价 金额
生产单位
付 款
方 式
备 注
管 理 费 进 项 税 总 金 额
采购 检验 仓库 财务记帐
编
号
表 4 产品外协申请表（式样）
产 品 外 协 申 请 表
申请部门 申 请 人 申请时间
外协单位
名 称
外协单位
联 系 人
联系电话
1.产品名称：
2.加工部件名称：
3.加工数量：
外 协
项 目
内 容
4.交货时间：
5.
附加
说明
主管领导
意 见
备 注
说明：1. 批量外协加工统一由管理部办理，填写本申请表报质量部并办理加工合同，
经检验入库后再支付加工费用。
2. 为加快新产品的研制开发，小批量（10 套以下）的外协加工可由设计人员负
责办理申请和合同，并报送管理部，以便安排检验和支付加工费用。
3. 外协加工应在定点单位中进行。若需在非定点单位外协，须提出书面申请，
经质量部和主管副总经理批准后，方可进行外协加工。
表 5 非定点单位外协申请表（式样）
非 定 点 单 位 外 协 申 请 表
申请部门 申 请 人 申请时间
外协单位
名 称
外协单位
联 系 人
联系电话
1.产品名称：
2.加工部件名称：
3.加工数量：
外 协
项 目
内 容
4.交货时间：
5.
附加
说明
质 量 部
意 见
主管领导
意 见
备 注
说明：1. 本表用于因研制开发需要，到非外协定点单位加工时使用。
2. 加工前，请经办人按表格内容认真填写，部门经理签署意见后，即交至管理
部，同时附上有关图纸。
3. 加工需在管理部会同质量部及相关人员，了解情况，审批同意后，方可进行。
并签定加工合同，安排检验等。
表 6 器材代用单（式样）
器材代用单
NO.
工作令号 图号 数量
原要求牌号状态及规格：
现代用牌号状态及规格：
代用原因：
申
报
人
年 月 日
设
计
师
年 月 日
工
艺
师
年 月 日
质
量
部
年 月 日
公司
主管
领导
年 月 日
使
用
方
年 月 日
————————
