第9卷 第5期
2006年10月
上 海 电 机 学 院 学 报
JOURNALOFSHANGHAIDIANJIUNIVERSITY
收稿日期:2006-09-04
基金项目:上海市哲学社会科学规划课题(2005BJB007)。
作者简介:李占国(1958-),男,教授,专业方向:会计理论与纳税筹划研究。
文章编号 1671-2730(2006)05-0071-03
谈会计信息标准化与有效利用
李占国, 陈玉梅
(上海电机学院 经济管理学院,上海,200245)
摘 要 随着社会信息化的发展,各行各业在日复一日的数据采集输入、储存、处理、传递、发布等
过程中,已经把大量历史的和当前的会计数据和信息积累在各单位的计算机中。但是,对这些数据和信
息资源的利用,基本上还没有标准化的采集和储存格式,没有进行社会化的充分共享,也没有在广度和
深度上进行再加工利用。探讨了会计数据的标准化采集和储存、共享和进行再加工利用等问题。
关键词 会计数据;会计信息;标准化采集和储存;共享;利用
中图分类号 F23 文献标识码 A
StandardizationofEfficientUtilizationofAccountinglnformation
LiZhanguo,ChenYumei
(SchoolofEconomyManagement,ShanghaiDianjiUniversity,Shanghai,200245)
Abstract Withthedevelopmentofsocialinformationization,largeamountsofaccountingdata
andinformationareaccumulatedbycomputerduringthecourseofdailydatacollecting,inputting,
saving,,gen-
erally,withoutstandardcollectionandstoring,fullsocialsharing,reprocessingandreuseinwidth
,sharing,re-
processingandutilization,etc.
Keywords accountingdata;accountinginformation;standardcollectionandstorage;sharing;
utilize
信息技术的发展,已经能够将海量的数据和信
息储存在“数据仓库”之中,并且能够以“联机分析处
理”和“数据挖掘”等技术进行快速处理。如何按照
各级权限,社会化共享这些数据和信息资源,进行再
加工,充分挖掘和利用其潜在的价值,以满足社会各
方面的需要,这是值得研究的课题。
1 会计数据和会计信息标准化体系
会计信息标准化体系
标准是一种可识别的、用于比较的,从而能判断
其他事物正确与否的单位。世界上最早的关于长
度、体积、重量和金钱的标准是由古代的中国人、希
腊人、埃及人、巴比伦人和印度人制定的。度量标准
通常保存在宗教的庙宇或商业市场中。后来,人们
发展了正式的标准用于确保个人和社会整体的安
全、和谐与融洽。大多数标准都是由政府或行业等
有关的公共机构制定的。
从计算机工业诞生的早期,他就致力于标准化
的统一。无论在什么地方,对信息技术传播的需求
都在日益增加,没有一个经销商能向全世界的公司
提供他们所需的每一种技术和相关的支持。为了跟
上这些世界范围内的发展,各个供应商在信息技术
中建立了基于标准的体系,其技术来源于可相互转
换的部分及通用且可再利用的组件。这个时代的计
算由可相互匹敌的网络、扩散性思维及与经销商不
相关的标准所组成。正像声音交流技术允许人们使
用电话去联络世界上任何地方的人那样,计算机工
业向着为用户提供相当于全透明的联系方式的方向
发展。
进入21世纪,与全球化相连的结构性、高速发
展的态势,正在深刻地改变着人们对安全的认识,人
们已经进入一个不发展就不安全的时代。掌控最多
标准的国家将是经济的领跑者。标准成为经济链条
中关乎行业与企业生存和发展,乃至国家经济安全
的重要一环,成为提升国际经济综合竞争力的基础。
同时,技术标准的掌控水平也是国家经济综合竞争
力的直接外在表现。标准化的重要意义是改进产
品、过程和服务的适用性,防止贸易壁垒,促进技术
合作。作为当今高新技术产业的主体和新型生产力
的代表,信息技术已成为世界经济和社会发展的基
础和核心,信息时代工业化的灵魂———信息标准化
显得越来越重要。
信息标准化是经济建设和社会发展的需求。
① 信息标准化是促进科技成果迅速转化为现实生
产力的桥梁和催化剂。通过将科技成果置于标准之
中来指导生产,使科技成果迅速转化为新产品进而
形成产业,加速产业结构优化升级,带动信息化、工
业化的良性发展。对于拥有自主知识产权的科研成
果可以形成专利,企业可以将其纳入企业标准,使拥
有知识产权的产品生产标准化,提高产品的科技含
量和企业效益。② 信息标准化的发展推动着科技
进步。随着市场准入标准的不断提高,可以引导相
关方集中力量突破技术难关,加快生产技术的更新
速度,缩短新产品试制周期和生产准备周期,加速产
品的更新换代,从而推动科技进步。③ 信息标准化
是促进社会可持续发展的重要保障。实现自然资源
的永续利用和保持自然生态环境是保证社会经济可
持续发展的物质基础,而与资源和环境有关的技术
标准体系的建立为持续发展提供了技术保障。
随着信息时代的到来,人们的时间观念、空间观
念、思维模式、工作方式、生活方式等都发生着巨大
的变化。现代信息技术的发展远远超出了常规的想
象,未来就是一个信息经济的社会,会计作为经济生
活不可缺少的一部分,必将更多地运用信息技术。
为使这一系列的技术在会计信息系统中得到广泛应
用,会计信息化标准体系的建立势在必行。
会计数据和信息资源的分类
参照会计数据加工处理的流程,可以把会计数
据和信息资源分为原始会计数据、中间会计数据和
会计信息、发布的会计信息三类。
原始会计数据的标准化采集和储存 在经
济业务发生时,可以结合网上营销和ERP系统,以
网络实时数据采集方式,由业务经办人员把原始会
计数据输入临时数据库,由会计人员审核确认后,由
计算机程序自动进行格式转换、存入基于可扩展标
识语言 (ExtensibleMarkupLanguage,XML)的数
据仓库。
会计人员通过网络进行实时控制管理,用实时
更新的数据仓库提供“原汁原味”的原始会计数据。
会计部门和各类信息使用者(管理、审计、投资、政府
部门)可以依据各自的权限,方便地进入数据仓库的
相应层次,运用各自预先准备好的专用软件,自动查
阅采集所需的会计数据。只是需要在软件的初始化
时,对数据仓库中储存经济业务的数据格式预先规
定统一的标准,并且设置好“默认值”和“必须填写数
据”等输入控制参数。
笔者认为,可以在统计分析各种经济业务的基
础上,参考手工的“原始凭证”、“记账凭证”,借鉴“会
计业务序时簿”,利用电子商务中的方法,根据“事项
法”的观点,预先对各种原始会计数据的确认、计量、
采集和储存方法,进行标准化设计,由行业相关机构
规定统一的标准格式,采集全部会计原始数据,分门
别类地储存到数据仓库备用,真正实现数据分类集
中存放和共享。
原始会计数据的标准化采集和储存,将做到实
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时、准确、减少冗余,协调电子商务(例如用XML描
述的电子单证)与会计信息系统的联系,提高相关部
门的工作效率。
中间会计数据和会计信息标准化 在软件
之间,存在数据格式不兼容的现状,这就导致信息使
用者,尤其是外部信息使用者无法自由地获取企业
的会计信息。上海市《信息技术会计核算软件数据
接口规范》(DB31/T270-2002)和国家标准《信息技
术会计核算软件数据接口规范》(GB/T19581-
2004)解决了不同软件的数据格式不兼容问题,较好
地解决了会计数据和信息的传递问题。
发布的会计信息标准化 经济的发展对会
计信息发布的要求越来越高,传统的报表已经不能
满足需要。国内正在研究和借鉴国外资料,研究我
国的会计信息发布方法,形成标准化格式。其中,可
扩展商业报告语言(ExtensibleBusinessReporting
Language,XBRL)是为了企业财务报告而发展的标
记语言,是应用于财务信息、报表与分析资料等的网
络传输格式标准。XBRL为财务机构准备、公布各
种格式的财务报表,可靠地抽取和自动交换公开发
行公司的财务报表及其他信息提供了标准化方法。
例如上海市证券交易所已经成功地将XBRL应用
到上市公司定期报告摘要报送系统中。
2 会计数据和信息资源的共享和有效利用
解决了会计数据和信息的标准化储存问题之
后,在相应的政策法规和数据维护与计算机网络数
据安全的保障之下,就可以使会计数据和信息在企
业各个部门之间、上下级单位之间、社会各相关权益
人之间进行真正的社会化共享。
按照授予的各级权限,对会计数据和会计信息
资源进行企业内、外部的加工使用,既可以在社会化
的广度上,也可以在信息化的深度上进行共享和再
加工利用。
在社会化的广度上进行共享和加工利用
各个企业的会计数据和信息包含了企业内、外
的资金变化信息和企业之间物资资源联系等信息。
企业管理者可对企业内的会计数据进行内部价值链
分析,判断如何降低成本,优化企业流程;对行业价
值链进行分析,了解企业在行业价值链中的位置,判
断企业是否需要沿价值链向前或向后延伸。
社会经济联系的数据结构是网络状态的,由各
个行业的某一类数据向上搜索,可以到达最初原材
料的生产行业,例采矿业。从一个产品向下搜索,可
以到达各个最终用户,例消费者。从一个地区或者
一个国家的范围观察、汇总分析会计数据,能够反映
各个行业之间的物资、资金的运动过程,可以在分析
研究社会经济活动方面发挥很大的作用。通过会计
信息共享:
(1)经济信息统计管理和经济调控机构可由社
会经济活动的原始经营交易数据出发,进行加工处
理,不仅可以生成传统的会计信息,而且可以得到社
会经济活动中各种物资的供需关系和各个行业之间
的资源的动态变化与平衡关系,了解各种资源在国
民经济各部门、各行业和各单位之间的动态关系,用
于预测经济前景,辅助制定宏观经济政策,进行监管
和调控,为经济建设服务;
(2)税收征管机构可在管辖范围内进行实时监
控和统计分析,更好地完成税收征管工作;
(3)审计机构可对原始会计数据、中间会计数
据和会计信息、发布的会计信息进行审计分析;
(4)环境保护机构可在管辖范围内进行实时监
控和环境会计处理,对“自然资源损耗”、“环境保护
支出”、“资源环境改善收益”等数据进行核算和统计
分析,及时监控企业、行业与环境的关系,更好地完
成环境保护管理工作;
(5)上市公司、监管机构、交易所、会计师事务
所、投资者、研究机构、证券信息服务商等上市公司
信息的加工者与使用者可对证券交易所发布的会计
信息进行处理,以更低的成本、更高的效率实现信息
的提取、分析,生成自己需要的信息。
在信息化的深度上进行共享和加工利用
各种社会机构和单位将按照一定的权限,直接
提取共享的会计数据和信息资源,为财务分析系统、
财务预测系统、筹资、投资、成本决策支持、股利分配
决策支持系统提供第一手资料。在会计数据和信息
资源的社会化共享条件下,采用“数据挖掘”技术,通
过对历史数据和当前数据的汇总、归纳、推理,尤其
是对多维数据仓库的数据进行联机分析处理
(OLAP),可以得到各个层次的财务决策知识。
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