珠海市謝裕隆商貿有限公司 规制.采购.第二章.共22页
商品采购及单据流转操作规程
（试 行）
一、商品进货
指商品进入商场的准备阶段，包括供应商资料的准备洽谈、立项、商品资料及供应
商资料的录入、签订合同、合同的审批及定货的审批过程。商品采购分为以下几种类型：
首次进货
新商品采购 新开发商品
自营 现金采购
商品进货 合作经营 后续补货
租凭经营
二、新商品采购
首次进货：凡与新供应商签订商品进货合同的称为首次进货。
（一）、合同签订操作程序：
采购员开展市场调查，并结合商场经营商品的市场定位，寻找目标客商。
采购经办人与供应商洽谈，达成供货意向。
供应商提供样品及以下资料：
营业执照、法人代码证书复印件一份；
税务登记证、一般纳税人资格认定书复印件一份；
公章、法人章、财务章、合同章、业务章等样式各一份；
所经营商品的合格证书、质量检测报告、卫生许可证、进口商品检测报告、商品注册登记证等，是总代理、总经销的还应出示总代理、总经销协议书，盖公章的商品报价单。
采购经办人将样品及供应商提供的资料以及市场的参议价交采购部经理进行资格审核及商品选择。
采购经理审核后，经办人员将商品资料及供应商资料交录入员录入电脑立项。
审批完毕，双方签字盖章，合同正式生效，并打印出正式合同，同时生成合同编号。
涉及单据：供应商资料表、客商洽谈意向表、商品报价单、代购销合同文本
流程图：
业务员开展市场调查，寻找目标客商
达成供货意向后，供应商提供资料、样品
物价员到市场访价并签属意见
采购部经理审核，录入员录入有关资料
审批完毕，双方签字盖章
合同正式生效
各部门存档
（二）、订货操作程序：
我公司与供应商签订合同后，采购员根据我商场的实际需要预制“商品订购单”。
首批单报采购部经理审核。
按核定后的订购单与供应商联系送货。
涉及单据：商品订购单
流程图：
根据我司需要，预制商品订购单
首批报采购部经理审核
按审批后的申购单联系供应商送货
注：
严格控制库存，原则上一般不超过7天库存。
两边卖场分别下单，电脑订单分别打印，遵循谁下订单谁调货的原则，特殊情况下仓库合理调配。
一次性订货金额在一万元以上的需商场经理签字确认。
三、新开发商品
我公司与供应商签订合同后，供应商又提供新的商品为新开发商品
如不改变代、购销性质的操作程序如下：
供应商提供三证及样品，是总代理、总经销的，还应出示总代理、总经销协议书及样品；
采购员进行市场调查并结合公司经营商品的市场定位选择商品品种；
采购经办人将样品及供应商提供的资料填写《新商品新增单》交采购部经理进行资格审核及商品选择；
采购部审核后，转交电脑录入员将商品资料录入电脑资料；
财务部根据合同汇总表在结款时扣除相关费用。
作为合同的补充内容记入原合同。
流程图：
供应商提供新商品相关资料及样品
采购员进行市场调查及选择品种
报采购部经理审核
审批完毕作为合同的补充内容记入原合同
审批完毕，双方签字确认
各部门存档
改变代、购销性质的操作程序如下：
视同签订新合同，具体见“合同审批程序”。
三、后续补货
指商场柜台无存货或存货低于设定的最底限额，需从供应商处联系进货。
操作程序如下：
各柜组长根据卖场实际库存预制“商品订货单”（分厂家、分柜组，分代、购销性
质填列），注明商品条码、品名、规格 、补货数量等（前两个月手工、电脑并行，以后电脑制）。
报本部门负责人审核（可适当调整补货数量）。
按审批后的“商品订货单”要求供应商送货。
流程图：
各柜组长根据库存及需要填制“订货单”
报本部门负责人审核或主管
要求采购部订货
采购主管负责向供应商办理订货送货相关手续
注：电脑订货单一式两联，绿单连同卖场订单原件存档；白单传交于供应商，并在供应商送货时由仓库收回。
四、现金采购
指根据采购需要直接从市场采购商品。
操作程序：
采购员或柜组长填制“商品采购清单”。
报采购部审核，并填制“借款单”。
报分管经理审批，总经理审批。
出纳根据审批后的“借款单”备款。
采购时财务人员同采购员凭“借款单”到出纳处领款（作好交接）。
在采购过程中，财务人员负责付款和收取发票，采购人员负责验收所购商品的质量和数量。
采购人员根据所购商品自制“送货清单”，收货科及柜台人员根据自制“送货清单”验收签名。
采购完毕，财务人员将所剩款项交回财务，并在12小时内将发票、商品进仓单等上缴冲账。
涉及单据：“商品采购清单”、“借款单”、“送货清单”。
流程图：
采购员或柜组长填制“商品采购清单”
报采购部或柜组所属部门审核
报分管经理审批，总经理审批
填制借款单，财务部备款
采购时财务人员领款随同采货
财务付款收发票，采购员验收
采购员自制“送货单”，收货科和柜组人员验收
财务人员交回余款并冲账
五、合作经营
指我方提供经营场地，合作方提供商品货源，我方实行“三统一”管理并按销售额提取利润。主要有代销专柜、代销保底专柜等形式。
签订合作经营合同的操作程序：
采购员开展市场调查，并结合商场经营商品的市场定位，寻找目标客商。
采购经办人与供应商洽谈，达成合作意向。
供应商提供样品及以下资料：
营业执照、法人代码证复印件一份；
税务登记证、一般纳税人资格认定书复印件；
公章、法人章、财务章、合同章、业务章等样式；
所经营商品的合格证书、质量检测报告、卫生许可证、进口商品检测报告、商标注册登记证等，是总代理、总经销的还应出示总代理、总经销协议书；
提供加盖公章的市场零售价报价单。
采购经办人将样品及供应商提供的资料交采购部经理进行资格审查及商品的选择。
采购部审核后，电脑录入员将供应商资料及合作价位录入电脑立项（编制供应商编码）。
报分管经理审批。
审批完毕，双方签字盖章合同正式生效。
流程图：
采购员寻找目标客商
供应商提供样品及有关资料
物价员进行市场访价
报采购部审核、立项
报分管经理审批
审批完毕，双主签字盖章，电脑存档
涉及单据：市场竞争价格分析表，供应商资料表、合同审批表、客商洽谈备忘录、
合同文本。
合作经营的商品由合作方自行管理，我方概不负责。
六、租赁经营
指我方提供经营场地，对方提供商品货源，我方提供“三统一”管理并固定收取租金（不管对方销量多少）的一种经营方式。
租赁经营合同签订操作程序：
采购员开展市场调查，并结合商场经营商品的市场定位，寻找目标客商。
采购经办人与供应商洽谈，达成合作意向。
供应商提供样品及以下资料：同前。
采购经办人将样品及供应商提供的资料交采购部经理进行资格审核及商品选择。
采购部经理审核后，录入员将供应商资料及租赁价位录入电脑立项。
报分管总经理审核。
审批完毕，双方签字盖章，合同正式生效，同时生成合同号。
涉及单据：市场竞争价格分析表、供应商资料表、合同审批表、客商洽谈备忘录、合同文本。
租赁经营的商品由租赁方自行管理，我方概不负责。
流程图：
采购员寻找目标客商
供应商提供样品及有关交资料
报采购部审核、立项
报分管经理审批
审批完毕双方签字盖章
七、续订单流程
序号
步 骤
说 明
文 件
主 办
涉及部门
时 限
一
填写订货
申请单
按订货单上要求详细填写各项数据，特别注意商品规格型号一栏
订货申请单
柜长或指定人员
营运部
当日
二
审核
由营运主管对订单进行核查
订货申请单
营运主管
营运部
当日
三
确认
由营运部交采购主管确认；交采购助理
订货申请单
采购主管、采购助理
采购部
当日
四
审批
采购助理审核交采购总监审批
订货申请单
采购总监
采购部
当日
五
制单
由采购部审批完毕后，交电脑部制作，正式制订，并将原始订货单项式存档
订货单
电脑部主办人员
电脑部
当日
六
传真
由采购部传真给供应商
订货单
采购主管
采购部
当日
七
收取订单
供应商收到订单后，即安排在指定的时间内发货至本公司
订货单
供应商
采购部
指定时间内
八、节日性商品备货流程
序号
步 骤
说 明
文 件
主 办
涉及部门
时 限
一
计划
在节前两个月制订节日商品采购计划，确定采购品种、数量、档次，促销安排、销售目标及奖金使用安排
节日商品采购计划
采购主管
采购总监
二
审批
报采购总监审批
节日商品采购计划
采购总监
三
谈判
节前一个半月与供应商洽谈供应商品品种价格、进场费用、结算方式等
节日商品供货补充协议
采购主管
四
审批
采购总监在三个工作日内决定是否批准
节日商品供货补充
采购总监
三个工作日
五
实施
将节日商品品种、数量，通知相关部门，安排陈列及商品上架，相关采购人员保证充足资源
采购主管、营运部、
物流中心
六
跟踪
跟踪节日商品到货及销售状况，及时解决突发问题
采购主管、营运部、
物流中心
七
清退
在节后一周内卖场清退节日商品
清场商品执行表
采购主管
一周内
八
跟踪
落实节日商品是否退清
退货凭记
营运部物流中心
九
评估
对节日商品采购工作进行总结经验，做为以后参考依据
退场商品执行表，节日商品采购工作总结
采购主管
营运部
物流中心
九、季节性商品备货流程
序号
步 骤
说 明
文 件
主 办
涉及部门
时 限
一
计划
在销售旺季来前一个半月制订季节性商品采购计划，确定采购品种数量、档次、促销安排、销售目标
季节性商品采购计划
采购主管
二
审批
报采购总监审批
季节性商品采购计划
采购总监
三
实施
根据批准同意的采购计划，实施各项工作安排采购、促销活动，对卖场订货进行指导审核
促销协议新品入场协议
采购主管
四
跟踪
在销售期间区分畅销及滞销商品，采取措施保证畅销商品不断货，又防止滞销商品流通占压资金
滞销商品处理意见
（营运部提供）
采购主管
五
清退
对需要清退的商品，在过季一周内，根据协议退货
退货商品执行表
退货凭证
采购主管、营运部、物流中心
六
评估
销售旺季过后，对照销售目标总结本次工作，提出改进办法，保存记录作日后参考
季节性商品销售分析报告
采购主管
采购总监
十、商品制订售价流程
序号
步 骤
说 明
文 件
主 办
涉及部门
时 限
一
市调
通过市场调查同类超市、批发市场价格信息
市场调查表
采购主管
二
定价
根据各采购组毛利指标及市场竞争状况确定商品售价
商品毛利率控制权限表
采购主管
采购总监
三
跟踪
监督卖场更换价格牌，跟踪商品销售业绩
采购主管
四
评估
根据市场状况及公司销售业绩评估商品价格是否合理
市场调查表
采购主管
采购总监
五
调整
对不合理的商品价格及时进行调整以确保竞争优势
采购主管
十一、商品促销（普通）流程
序号
步 骤
说 明
文 件
主 办
涉及部门
时 限
一
策划
采购员根据市场状况提出促销商品或促销活动
采购主管
供应商
二
谈判
双方洽谈促销商品的进售价及促销方式、费用、库存等，签订促销协议
促销协议
采购主管
供应商
三
审批
采购总监在两个工作日内决定是否促销
促销面议
采购总监
两个工作日
四
实施
电脑内制订促销计划
制订后由采购总监复核
交相关部门存档
采购总监
采购秘书
采购主管
五
跟踪
跟踪促销期内商品销售业绩及时解决突发问题
文件签收表
采购主管
六
评估
对此次促销的业绩及市场反映进行评估，作为日后参考资料
商品评估表
采购主管
十二、商品促销（快讯）流程
序号
步 骤
说 明
文 件
主 办
涉及部门
时 限
一
策划
根据年度计划确定每一期快讯时间安排及活动主题
年度快评计划
策划部
二
谈判
根据DM计划同供应商洽谈促销商品、时售价、库存及快讯、快讯费用，签定促销协议
促销协议
采购主管
供应商
三
审批
采购总监在两个工作日决定是否促销
促销协议、DM商品明细汇总表
采购总监
两个工作日
四
实施
根据批准的促销协议，准备快讯样品拍照
电脑上制订促销计划
资料交相关部门存档，在促销期前三天通知卖场
采购主管下促销商品第一张订单
促销协议、DM商品明细汇总表
采购总监
采购主管
营运部
五
跟踪
跟踪快讯商品，对销售不高商品进行分析，对库存不足商品及时补货
采购主管
营运部
六
评估
在快讯结束三日内，根据实际销售与预估销量，对商品表现进行评估，并提出改进方案
快讯商品评估表
采购主管
三个工作日
十三、 赠品管理流程
（一）、概述
赠品管理流程是指对供应商免费赠送商品的处理过程。
赠品可以分为定货时已知的和收货时知晓的两类。两类赠品有不同的处理方式。
赠品管理流程主要是赠品收货。其入口是供应商有赠品赠送，出口是赠送减少。
（二）、流程图
(三)、流程描述
1、赠品收货
供应商送货时存在赠品。配送中心收货人员首先需要判断改赠品是否为定单中已知：
１)如果是定货时已知，则按正确商品收货，进入采购收货流程。
２)如果定货时未知，则需要判断是否为新商品：
a) 若为老商品，填写自营进货单。
b) 若为新商品，通知采购部新增商品资料，分别建立商品代码，类别，价格等，然后填写自营进货单。
2、新增赠品资料
如果是新商品，需要对赠品建立系列基本资料。
基本资料
在每个大类下建立赠品类类别，类别代码为“ＸＸ８８８８”（ＸＸ为大类编码），
类别名称为“ＸＸ赠品”（ＸＸ为大类名称），赠品与引起赠品的商品同属一个大类，这样能将赠品引起的毛利提升分给不同的大类。
2）位基本资料
建立赠品仓，对赠品单独管理。
基本资料
赠品的自编码按照正常商品编码，第二代码不用输入，名称前加赠品二字，所有的价格均为零（如果赠品需要零售，可设定零售价格）。默认仓位为赠品仓。货架可单独设定或不设定。其他信息正常填写。
3、输入自营进货单
1）新增一张自营进货单，根据实收数量填写进货数，进价为０，商品进货入赠品仓。
2）配送中心人员审核自营进货单。
3）财务人员复核自营进货单。
4、赠品配货
赠品配货由采购员分货，由赠品仓出货，随正常商品配送到门店。
5、赠品销售
赠品销售可以分为两种方式：
一种方式是如果赠品是已有商品，可按照原商品正常销售：
另一种方式如果赠品是新商品，一般是免费赠送给顾客，如果要零售，需要在基本资料中设定赠品的零售价，并发送门店。
十四、价格管理流程
（一）、概述
在连锁超市中，价格高速根据不同的管理需要可以分为两类，一类是调价，另一类是促销，调价和促销两者的目的都在于调整企业的利润核算和促进销售，但调价侧重前者，促销侧重后者。
调价流程是指对企业的经营和核算体系中所涉及的进价（包括合同进价，库存价）和售价（包括核算售价，最低售价、批发价、会员价等）的调整过程。由于 价格的调整将涉及对库存金额和毛利的计算，所以零售企业对调价活动通常非常慎重。
促销流程是指为促进销售而采取的价格折让或者赠送的业务活动，是一种特殊的调价活动。为了增加企业的销售额或者培养消费者忠诚偏好，零售企业经常性地采取促销活动。
（二）、关键名词
１、核算进价：根据企业的核算体系而计算出的库存商品价。通常用来计算库存金额和毛利。
２、核算售价：企业对所经营商品确定的零售价。
３、合同进价：与供应商谈判确定的商品采购价。
４、批发价：针对客户批发采用的售价。
５、会员价：采用会员卡管理是给予会员的售价。
６、调价单：各种单据进行价格调整时的凭证。
７、促销：为促进销售而采取的价格折扣货赠送活动。
８、库存价：
（三）、调价管理流程
调价流程组成相对简单，包括调价审批和调价实施两项内容。其入口是供应商调价通知或者业务调价需求，出口是价格调整。
1、调价流程图
进价调整
2、调价流程描述
（1）、调价审批
根据供应商的调价通知或者是根据业务需要，采购员填写书面商品调价申请单。
由采购主管审批后，在系统中录入相应价格调整单并审核。
a) 如果是进价调整，调价单录入系统并审核后已经对系统进行了调整。调价完毕。
b） 如果是售价调整，调价单需要发送到门店调整生效。
（2）、调价实施
如果是进价调整，调整实施比较简单。调价单审核后即使是成功。
如果是售价调整，需要把调价信息发送到门店。
采购部发送调价通知单，通知门店准备调价前的工作；同时发送调价单到门店后台。
门店打印调价标价签在生效日前一天晚上更换标签。
调价单生效日，更新ＰＯＳ机商品字典。
（四）、促销管理
促销流程组成相对简单，包括促销审批和促销实施两项内容。其入口是供应商促销通知或者业务促需求，出口是价格调整。
(一）促销流程图
（二）促销流程描述
１、促销审批
根据供应商的促销通知或者是根据业务需要，采购员填写书面商品促销申请单。
由采购主管审批后，在系统中录入相应促销单并审核。
２、促销实施
采购部发送促销通知单，通知门店准备促销前的工作，同时发送促销单到门店后台。
门店打印促销标价签在生效日期前一天晚上更换标签。
促销单生效日，更新ＰＯＳ机商品字典。
十五、基本资料管理流程
一、概述
在以零售为主的超市中，没有商品根本谈不上销售，因为商品基本资料是所有商品进销有活动发生的依据，也是本系统进行管理的基础，所以商业自动化管理首先要管理好商品的基本资料。做好商品资料的管理是做好整个系统管理的第一步。以下是商品资料维护方面的工作流程。
二、关键名词
1、商品编码：为了对商品进行标识，以便唯一地辨别不同的商品而对商品编制的标示符号。
2、商品条形码：商品条形码是商品的识别符，是在商品外表借助不同宽度的亮、暗条组合 来表示商品的编码，不同的宽度代表不同的基本数字或字符，并让每一种组合的图形唯 一地代表整个条码的编码数据。
3、商品代码：商品在ＨＤＰＯＳ中的标示符号。商品代码可以是商品的条形码、输入码、自编码等。由数字０－９和２６个英文字母组成，可以任意组合，最多１３位。
4、商品名称：商品代码所指的商品的商业上的名称。只具有商业意义。
5、商品类别：为了生产、管理需要根据商品的特征对商品进行有目的、有系统的划分，形成不同的商品组，称之为商品类别。不同的类别通过编码进行标识。
6、缺省供应商：商品在初次录入系统时的输入的供应商。
7、规格：商品在商业上的规格属性，作为用户的参考信息，不影响系统中的其他报表和数据。例如：５００ml，1000g等。
8、包装规格：表示商品的实际物理包装中含不有商品代码所指商品的个数。该属性的意义在于方便定货。例如：香烟定货时通常都是以箱计的，那么一条香烟的包装规格是一箱所包含的条数，一盒香烟的包装规格是一箱中包含的盒数。
9、配货单位：配送中心给门店配货时商品最小的出货数量。设置配货单位可以配货时
减少拆箱，减少差错。
10、仓位：是为了方便管理而为商品设置的逻辑存储位置，例如：卖场仓，退货仓，生鲜仓等。
三、商品资料管理
（一）、商品编码处理
在本系统中进行 管理的商品，都需要进行编码，以下为建议的商品编码方式：
每个商品设一个编码：用七位数字表示。前两位码为商品大类，后五位码电脑流水自动生成。另系统自动生成一个校验码。这时自编码为八位。
如果每个商品自带国际条形码应将条码输入“第二代码”栏。自编码和国际条形码同时指向一个商品。
自编码可以做条码使用，并且商品的编码全部使用数字。
类别码编码方法比较灵活，如前两位对应大类，三、四位对应中类，五、六位对应小类，如需要还可生成两位。根据商品多少任意选择可以是二位、四位、六位、八位。
（二）商品类别处理
在本系统的商品管理中是分类别进行管理的，整个商品结构展开象一棵树。
商品类别设定：
以下为建议的商品类别编码方式：
采用３级结构的类别编码：即大类、中类、小类。
大类、中类、小类都采用两位数字表示。
每个商品必须属于一个小类。
例：大类 ０１ 食品
中类 ０１０１ 饼干
小类 ０１０１０１ 苏打饼干
（三）、仓位处理
在ＨＤＰＯＳ系统中根据管理的需要，在配送中心通常设有大仓和退货仓：在门店设有卖场仓。根据经营管理的需要还可以设置生鲜加工仓，后备仓。
（四）、商品资料新增管理
商品资料作为系统运行的基本资料，从系统的安装开始系统中商品资料就在不断的增长。以下为新增商品资料的流程：
由采购员填写手工“新商品资料表格”。
采购经理审核手工“新商品资料表格”。
采购员将审核的表格交采购文员录入计算机。
采购文员通知电脑部更新门店商品资料。
（五）商品资料修改
在商品资料的长期管理过程中，由于种种因素，商品的一些属性也会发生变化，如商品税率，售价类型，供应商等。这些因素都使得要进行商品资料的修改。以下为修改商品资料的流程：
1、采购部对需要进行修改的商品进行登记，并注明将被修改的属性和值。
2、将商品资料修改记录送电脑部，系统管理人员根据修改信息对相应的商品资料进行修改。
（六）商品资料删除
由于商品资料是不断增长的，然而有一些资料可能是长期不用的，或根本上就是不用的，这些资料在系统没有存在的必要，可以将之删除。而且由于电脑硬件的原因，不允许资料无限增长，或从系统的性能考虑，为了使系统工作的更好，系统管理员可以删除一些无用的资料。以下为删除商品资料的原则：
只有商品的库存数为零，该商品的资料才可以被删除。
删除商品资料只能由系统管理员执行。
四、供应商资料管理
供应商作为超市进货的主体，在管理中是很重要的，尤其供应商进货应付款的发生，使得财务部需要与之进行财务核算。在系统中供应商资料也是作为系统的基本资料进行管理的。
新增供应商资料
1、采购员详细记录供应商的资料，包括以下内容：供应商名称，结算方式，企业性质，付款期等。
2、供应商资料详细记录交主管部门审核。
3、经审核后的资料送电脑部，由系统管理人员对供应商进行编码，并输入该供应商的详细资料。
修改供应商资料管理
由于供应商一些属性，如企业性质，结算方式，付款期等，在企业的运行过程中会发生变化。系统为了与实际上保持一致，需要对供应商的资料进行修改。
1、主管部门对需要进行 资料修改的供应商进行登记，并注明将被修改的属性和值。
2、将资料修改记录送电脑部，系统管理人员根据修改信息对相应的供应商资料进行修改。
删除供应商资料管理
以下为删除一个供应商资料的原则：
1、要删除的供应商的应付款为零，且没有商品的缺省供应商为该供应商。
2、删除供应商资料只能由有相关权限的系统人员执行。
五：客户资料管理
在商品的销售方面，需要与客户打交道，因此系统也提供了对客户资料的管理。
（一）新增客户资料
1、客户资料的主要来源是商品的销售，出货单位或业务员详细记录客户的资料，包括以下内容：客户名称，结算方式，企业性质，付款期等。
2、客户资料记录交主管部门审核。经审核后的资料送电脑部，由系统管理人员对客户进行编码，并输入该客户的详细资料。
（二）修改客户资料
1、主管部门对需要进行资料修改的供应商进行登记，并注明将被修改的属性和值。
2、将资料修改记录送电脑部，系统管理人员根据修改信息对相应的客户资料进行修改。
（三）删除供应商资料
由于系统维护的需要，要对客户资料进行删除，以下为删除一个客户资料的原则：
1、被删除的客户的应收款为零。
2、删除客户资料只能由有相关权限的系统人员执行。
十六、本制度从颁布即日起执行。
总经理签署：
2003年3月1日
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