公司信息管理规范
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公司信息管理规范
1． 目的
明确公司信息上报、收集、存档和考核的程序，推进信息沟通扁平化，提高运营
效率。
2． 适用范围
适用于成都 XX 房地产有限公司、成都 XX 置业有限公司、成都 XX 物业管理有限
公司的各类信息。
3． 术语和定义
定期信息：指某项工作的定期统计信息或者定期变化的非统计信息。该类信息的特
点是数据性、统计性、分析性强。如：销售日报、项目管理月报、部门资金计划等。
即时信息：指即时描述某项工作最新进展或最终结果的信息。如：公司荣誉快报、
紧急法律事件快报、媒体负面曝光等。
即时信息分为两类：
a)固定责任部门的即时信息：指定事项的即时上报，事前已明确责任部门；
b)涉及所有部门的即时信息：突发事项的即时上报，任何部门都可能遇到。
4． 职责
总经理办公室：是公司的信息管理部门，负责公司信息管理流程的制定与完善，对
各部门报送的工作信息进行收集、整合、传递、跟踪、监督、考评等工作。总经
理办公室计划信息组负责具体执行。
公司各部门：是相关业务信息的产生、报送和处理部门，根据其职能完成对信息进
行收集、分析、反馈、跟进等工作。
各部门负责人是本部门信息上报第一责任人，主要职责为：
a) 指定本部门定期和即时信息的上报人；
b) 审核本部门上报的各类信息；
c) 督促本部门信息上报人及时、准确上报信息；
各部门信息上报人：为本部门信息上报责任人，按照本规定要求及时、准确、全
面的上报信息。
5．信息管理原则
抄送原则：除特别注明外，所有上报集团和公司的定期或即时信息均要抄送总经理
办公室计划信息组，以便全面统计、评估各部门信息管理情况。
书面原则：事件发生较紧急或重大时、节假日时，为了及时知会相关人员，信息可
先行通过口头形式传达，但随后仍要按本文件的规定在时限内以书面
形式（包括邮件）报送。
保密原则：树立高度的保密意识，采取严格的保密措施，遵守信息传递流程及传递
范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。
问责原则：信息上报人、审核人（各部门负责人）应做好核实工作，对因信息迟报、
错报、漏报、瞒报而造成严重后果的，将追究相关责任人的责任。
及时、准确、全面原则：及时、准确、全面是对上报信息的最基本要求，在上报信
息时要注意摒弃“报喜不报忧”的行为。
6．工作程序
信息上报
信息上报人：
各部门需指定专人负责定期、即时信息的报送，上报人名单及调整情况需报总经
理办公室计划信息组备案。
信息上报形式：
定期信息：根据 中规定的报送要求，按指定格式，以电子邮件附件的形式报
送相关部门或将信息上传至集团内网（万网景）相关栏目、位置。
即时信息：直接以电子邮件形式报送（应在邮件主题中概括业务属性，例如：
开盘快报、入伙快报、项目事务快报等）或将信息上传至集团内网（万网景）
相关栏目、位置。
上报信息列表
定期信息列表：
部门 名称 标准格式 时限 上报至何处 备注
法律信息月报 每月 4 日之前 集团风险管理部
项目管理月报 每月 5 日之前 集团项目管理部
业务信息月报 每月 5 日之前
集团办公室业务
信息组
月度人力总结
及计划
无固定格式 每月 1 日之前 集团人力资源部
员工沟通月报 无固定格式 每月 15 日之前 集团人力资源部
部门月度工作
计划
每月 25 日之前 总办计划信息组
部门资金计划
按照公司要求 每月 29 日之前 财务部
计划执行情况
反馈周报
每周一 17：30
之前
经理层全体
相关部
门周一
10:00 前
发总办
计划执行情况
反馈季报
每季度首月 15
日之前
经理层全体
总经理办公室
（10-5）
所有部门
任务书
每月月底之前 经理层全体
地价支付简表 每月 3 日之前 集团资金中心
信息月报 每月 5 日之前 集团财务管理部
季度报表 按照集团要求
季度结束后 10
个工作日内
集团财务管理部
财务部
（8-6）
资金计划 网络填报
每月头 3 个工
作日之前
集团资金中心
法律信息月报标准
格式. doc
项目管理月报格式.
doc
业务信息月报. doc
月度计划表标准格
式. doc
计划执行情况反馈
周报标准格式. doc
计划执行情况反馈
季报标准格式. doc
部门月计划任务书
标准格式. doc
地价支付简表( 2005
年6月) . xl s
财务销售信息月报0
430. xl s
资金周报
每周一 10：00
之前
集团资金中心
魅力项目经营
月报
每月 10 日之前 GIC
部门月度工作
计划 格式同总办
每月 25 日之前 总办计划信息组
部门资金计划
格式同总办
每月 29 日之前 财务部
销售周报
周一上午 11：
00 之前
集团项目管理部
按项目
上报
销售日报 每天下班之前 集团项目管理部
按项目
上报
项目管理月报
格式同总办
每月 3 日之前 总办计划信息组
部门资金计划
格式同总办
每月 29 日之前 财务部
营销策划部
（5-2）
部门月度工作
计划 格式同总办
每月 25 日之前 总办计划信息组
项目管理月报 格式同总办
每月 3 日之前 总办计划信息组
部门资金计划 格式同总办
每月 29 日之前 财务部
设计部（3）
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 25 日之前 总办
投诉月报 每月 3 日以前
集团办公室客户
关系中心
部门资金计划 格式同总办
每月 29 日之前 财务部
客户关系中心
（3-1）
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 25 日之前 总办计划信息组
成本信息月报 每月 3 日之前
集团成本
审算中心
成本管理部
（3-1）
每月 29 日之前 财务部
资金周报标准格式.
xl s
销售周报标准格式.
xl s
销售日报标准格式.
xl s
成都公司客户投诉
月报（2005年04月）. doc
成都公司动态成本
月报. xl s
部门资金计划 格式同总办
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 25 日之前 总办计划信息组
工地检查报告 每周五之前
项目经理部
抄：经理层全体
项目管理月报 格式同总办 每月 3 日之前 总办计划信息组工程管理部（2）
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 25 日之前 总办计划信息组
项目管理月报
格式同总办
每月 2 日之前 工程管理部
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 25 日之前 总办计划信息组项目经理部（3）
部门资金计划 格式同总办 每月 29 日之前 财务部
月度市场报告
每月第 5 个工
作日内
集团企划部
土地基本情况、
项目开发、土
地储备统计季
度报表
按照集团格式
每季度首月第
5 个工作日内
集团财务管理部
和企划部
成都市市场信
息周报
每周三之前 经理层全体
部门资金计划 格式同总办 每月 29 日之前 财务部
项目发展部
（5-2）
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 25 日之前 总办计划信息组
资产负债
月报
每月第 5 个工
作日之前并且
不超过每月 9
日
集团财务管理部
会计组
物业经营信息
月报
每月 8 日之前
集团财务管理部
会计组
物业公司（5-4）
物业月报
每月第 5 个工
作日之前
集团物业管理部
业务督导组
工地检查报告3（问
题）. doc
月度市场报告提纲0
50914. doc
成都市市场信息周
报. doc
资产负债表. xl s
物业管理经营月报.
xl s
物业管理月报标准
格式. doc
魅力项目物业
管理月报
每月 3 日之前 财务部（GIC）
部门月度工作
计划
格式同总办 每月 29 日之前 总办计划信息组
即时信息列表
表一：固定责任部门的即时信息列表
部门 名称 标准格式 时限 上报至何处
项目关键节点
快报
事件发生次日内
集团办公室业务信
息组
公司荣誉
收到相关通知 3
个工作日内
集团办公室业务信
息组
重要会议
纪要
会议结束后 3 个
工作日内
集团办公室业务信
息组
项目开发计划 详见附件 项目管理部
外聘法律顾问
合同备案
合同签定后五个
工作日内
集团风险管理部
紧急法律事件
快报
事件发生之日或
收到起诉状当日
或次日
集团风险管理部
媒体负面曝光
发现有媒体曝光
危险的即日；曝光
发生 1 日内
董事会办公室媒体
关系组
总经理办公室
（8）
事故灾祸
事 故 或 灾 祸
发 生 1 个 工
作日内
集团办公室业务信
息组
财务部 暂无
魅力物业管理月报.
doc
项目关键节点快报
公司荣誉
重要会议纪要
项目开发计划及其
重大变更
说明
紧急法律事件快报
媒体负面曝光
事故、灾祸
开盘快报
开盘结束后 3 小
时内
总办计划信息组
营销策划部（2）
开盘提前或推
迟快报
开盘提前或推迟
确定之后当日内
总办计划信息组
规划设计变更
快报
变更前提前 10 日
上报
总办计划信息组
设计部（1）
重要营销工具
完成快报
制作或会签完成
当日内
总办计划信息组
重大投诉（含物
业公司）
投诉发生 1 日内 集团办公室客户关
系中心客户关系中心
（2）
入伙快报 入伙当日结束后
三个小时内 总办计划信息组
成本管理部 暂无
工程管理部 总包单位确定
快报
签约当日内 总办计划信息组
项目主体开工
快报
主体开工后一个
工作日内
总办计划信息组
项目经理部
项目竣工验收
快报
验收后一个工作
日内
总办计划信息组
获取土地快报
获得土地后一个
工作日内
总办计划信息组
项目发展部
重要报批报建
文件获得快报
文件获得后一个
工作日内
总办计划信息组
开盘快报. doc
开盘提前或推迟快
报. doc
规划设计变更快报.
doc
重要营销工具完成
快报. doc
重大、热点投诉事
件
入伙快报. doc
总包单位确定快报.
doc
项目主体开工快报.
doc
项目竣工验收快报.
doc
土地获取快报. doc
重要报批报建文件
获得快报. doc
业主委员会成
立（改选）快报
事件发生后一个
工作日内
总办计划信息组
物业公司
物业管理服务、
合同终止、变更
快报
事件发生后一个
工作日内
总办计划信息组
表二：涉及所有部门的即时信息列表
名称 标准格式 时限 上报至何处 备注
公司荣誉快报
收到相关通知 2
个工作日内
总办计划信息组
主要涉及总办、财
务部、设计部、项
目经理部、营销策
划部和物业公司
重要会议
纪要快报
会议结束后 2 个
工作日内
总办计划信息组
涉及所有部门（包
括物业公司）
媒体负面
曝光快报
发现有媒体曝光
危险的当日；曝光
发生 1 日内
总办计划信息组
主要涉及总办、客
服、项目经理部、
营销策划部和物
业公司
事故灾祸快报
事故或灾祸发生
当日内 总办计划信息组
主要涉及总办、客
服、项目经理部、
营销策划部和物
业公司
重要人士参观
访问快报
参观或访问当日
内
总办计划信息组
主要涉及总办、财
务部、设计部、项
目经理部、营销策
划部和物业公司
考察报告、培训
总结
无固定格式
外地考察或培训
结束后二周内
本地考察或培训
结束后一周内
总办计划信息组
涉及所有部门
信息存档
所有定期信息和上报集团的即时信息由各部门负责存档。上报总办计划信息组的
即时信息由总办存档。
业委会成立（改选
）快报. doc
物业管理服务合同
终止变更快报. doc
公司荣誉
重要会议纪要
媒体负面曝光
事故、灾祸
重要人士参观访问
快报.doc
各部门负责人为信息存档的第一责任人，信息上报人为经办责任人。如部门有多
个信息上报人，则由一人统一对信息进行存档。
总办计划信息组将对各部门的信息存档情况进行不定期检查。
信息管理考核
公司对各部门信息管理工作的考核分为年度与季度考核。
年度考核：
年度考核采用“ 考核法”。具体如下：
年度考核中，信息上报考核权重为 ，信息管理体系建设考核权重为
。
计算公式为：
各部门信息管理年度考核结果＝
信息上报年度考核结果*70％＋信息建设年度考核结果*30％
各部门信息上报年度考核结果根据各部门季度考核结果计算平均分。
各部门信息建设年度考核结果，主要从部门信息管理流程建设和公司内网
部门信息平台维护两方面进行评价（各部门每年底应提交本年度部门信息
管理体系建设分析报告作为考核依据，总经理办公室会对报告内容进行抽
查）。
季度考核：
考核采用扣分制。各部门每季度原始分均为 100 分，扣除相应分值后，其
得分即为该部门的考核得分。
考核中的扣分项有五项：
迟报：指信息的上报时间超出要求上报时间 3 天（含）以内的。
缺报：指上报的信息明显不完整或对事件的描述缺乏连贯性，包括但不限于以下情形：
要求上报的表格没有完全填写
上报信息未满足集团或公司要求内容的
针对同一事件分批报送的信息，出现信息中断
错报：指上报的信息与真实情况有出入，包括但不限于以下情形：
上报信息出现错误的（对同一信息的描述出现差异，或对同一数据的引用出
现不一致）
上报信息与实际情况明显不符的
漏报：指没有上报信息，或上报时间超过要求上报时间 3 天以上的。
瞒报：指刻意不上报或有意上报虚假信息的，包括但不限于以下情形：
有意不上报信息的
在上报信息中隐瞒问题的
在上报信息中歪曲事实真相的
扣分办法：
定期信息每迟报一天扣除 1 分，即时信息每迟报一天扣除 2 分。
缺报、错报一次扣除 5 分；漏报、瞒报一次扣除 10 分。
各扣分项可叠加计数，单项信息最高扣分不超过 10 分。
每季度，总办计划信息组将根据每个部门的季度考核情况进行排名，根据排名成
绩，将对排名靠前的部门进行相应奖励，对排名靠后的部门进行相应处罚。
每月，根据各部门上报信息的迟、错、缺、漏、瞒报情况，对信息上报人及部门负
责人进行即时处罚，处罚金额从工资中扣除，最高处罚不超过工资工资总额的
20%。
各部门的季度信息考核情况将与各部门的季度绩效考核挂钩。
7．支持性表格
VKCD-ZB- 《信息上报考核表》
8．支持性文件
无
