集团采购操作与设置步骤
文档作者: 赵发源
创建日期: 2011-12-26
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集团采购概述
集团采购有两种方式:
1. 集中签协议,各个公司(OU)分别采购
2. 集中签协议,各个公司(OU)分别申请,但统一由一个公司(OU)集中采购
这两种方式都是通过全局一揽子采购协议实现,不同的是第一种方式没有公司间开票业务,
和正常的采购业务基本一致,但是可以引用全局一揽子采购协议来获得价格优势;第二种方式
因为采购方和接收方是不同的公司,所以涉及到公司间开票业务.对于第二种情况可以看下
图分析:
一、各公司(OU)分别采购操作步骤
业务情形与操作步骤简要说明
保健品公司(B01)和股份公司(G01)都属于东阿阿胶集团,保健品公司(B01)和供应商签订一个
协议,对于东阿阿胶集团下的所有公司都可以引用这个协议,并且分别进行采购.
1. 在B01创建全局一揽子采购协议，然后G01引用此协议创建采购订单并接收；
2. 序号1到5的操作是创建协议，下采购订单和接收的操作，6是财务人员开票时需要进行的
操作；
3. 根据业务方案概述，只产生1张发票的事务处理，即G01对供应商的的AP
1. 在B01创建全局一揽子采购协议
(补充:采购协议中的供应商必须同时为B01和G01的供应商)
对于全局一揽子采购协议不能启用累计定价功能
2. 选择请求组织和采购组织
对于分别采购的请求组织和采购组织都是同一个组织
3. 在G01做采购申请并创建订单
全局一揽子采购协议不能发放，只能创建标准采购订单，可以由采购申请引用协议创建，
也可以由采购订单直接引用协议
采购申请引用协议：
采购价格来自采购协议，不可更改
4. 在G01做接收
5. 在G01和B01都可查看采购协议的发放情况
6. 在G01创建对供应商的AP
与正常的采购应付没有区别
二、一个公司(OU)集中采购操作步骤
业务情形与操作步骤简要说明：
保健品公司(B01)和股份公司(G01)都属于东阿阿胶集团,保健品公司(B01)和供应商签订一个
协议,对于东阿阿胶集团下的所有公司都可以引用这个协议,分别进行申请,最终由B01进行采
购;
1. 在B01创建全局一揽子采购协议，然后G01引用此协议创建采购订单。
2. 在采购OU下进行接收操作。
3. 根据业务方案概述，共产生3张发票的事务处理，按照生成发票的先后次序，分别是
对供应商的AP 对G01的AR 3. G01对B01的AP
1. 在B01创建全局一揽子采购协议
这里仍然引用上面步骤创建的协议,更改采购组织即可
2. 在G01做采购申请并创建订单
3. 在采购OU下进行接收
接收的时候只能在采购OU下(保健品公司)接收,接收组织需要选择G01
4. 查看物料事务处理
由于设置了配置文件“MO：安全性配置文件”，刚刚产生的物料事务处理只能在采购OU下
进行查看(更新补充:可以通过设置多OU访问在接收OU下查看)
在B01下查看物料事务处理
在B01下产生两笔事务处理，一笔是逻辑接收，一笔是公司间逻辑销售
更改组织到G01下查看物料事务处理
5. 在B01创建公司间AR发票
该请求属于应用产品“库存管理系统”，所以一般会默认分配给职责“INV_超级用户”，
我们可根据客户需求，将该请求分配给相关职责，比如AR对应的请求组；在G01或B01下都
可提交该请求。
6. 在B01的AR职责下跑自动开票导入程序，生成B01对G01的AR
自动开票
点击确定后，提交请求，然后查看请求的输出结果
查看B01对G01的AR发票事务处理
单价取自采购订单上的价格,也可以取自公司间价目表(通过公司间事务处理流设置)
点击工具中的“创建会计科目”，然后再点击“查看会计科目”
7. 在G01下创建公司间AP发票
该请求属于应用产品“库存管理系统”，所以一般会默认分配给职责“INV_超级用户”，
我们可根据客户需求，将该请求分配给相关职责，比如AP对应的请求组；在G01或B01下都
可提交该请求。
8. 在G01的AP职责下跑请求“应付款管理系统开放接口导入”，生成G01对B01的AP
应付款管理系统开放接口导入
点击确定后，提交请求，然后查看请求的输出结果
查看G01对B01的AP发票事务处理
帐户取自公司间事务处理流中的“库存应计帐户”，
对 AP 发票进行验证，会产生暂挂，原因是“发票与任何 PO 均不匹配”，需要手工释放
三、集中采购的设置
1. 相关的会计分录和帐户设置
分别采购的会计分录与普通采购没有差别,不再赘述;以下都是集中采购的分录和设置
B01是给供应商下订单的一方，产生 4 笔会计分录：
1笔是关于对供应商的逻辑接收（逻辑PO接收）
借：材料采购/采购价格（取自接收选项）
贷：应付暂估(取自组织参数)
1笔是关于逻辑入库的（逻辑PO接收）
借：库存商品/采购价格(取自子库存)
贷：材料采购（取自接收选项）
1笔是关于逻辑发运确认公司间销售成本的(公司间逻辑销售/发放)
借：销售成本(取自公司间关系中的公司间销货成本)
贷：库存商品/库存成本
1笔是关于对G01的公司间应收的（导入公司间应收发票后）
借：应收账款
贷：销售收入
（借贷两方的帐户都取自自动会计,AR中的事务处理类型中
的设置对其无效）
G01为实际接收方，产生 3 笔会计分录
1笔是关于接收的
借：材料采购/
贷：应付暂估(取自公司间关系中的库存应计帐户)
1笔是关于入库的
借：库存商品
贷：材料采购
1笔是关于公司间的应付的（导入应付发票后）
借：应付暂估(取自公司间关系中的库存应计帐户)
贷：应付账款(取自供应商>会计中的帐户)
2 窗口：“公司间关系”
职责：INV_B01超级用户或INV_G01超级用户
路径：设置>组织>公司间事务处理流
若物料定价选项中选择“PO”，则B01销售给G01的价格为采购价格；
若物料定价选项中选择“转移”，如果配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为否，
则会获取对应内部客户开单地点的价目表价格作为结算价格，如果这个配置文件设为
是，则需要通过高级定价进行价格获取。
接收入库后，销货成本的帐户取自公司间事务处理流的“公司间销货成本帐户”
G01导入公司间应付发票时，应付暂估帐户取自公司间事务处理流中的“库存应计帐户”
3 定义内部客户
职责：AR_B01超级用户 或 OM_B01超级用户
路径：客户>标准
设置：
地点业务实体：B01
收货方关联组织：G01
在上一步设置公司间关系时，B01的客户为“山东东阿阿胶股份有限公司”，那么在定义
这个客户时，就要把这个客户和接收组织G01关联。
这里，大家会问供应商“山东东阿阿胶保健品有限公司”要不要和B01进行关联，答案是：
不需要。就和定义普通的供应商没有分别。
点击收货方详细信息
付款条件：定义在Bill To层，付款条件名称必须与G01在AP内设置的付款条件名称相同。
价目表：定义在Bill To层
5 公司间应收的事务处理类型设置
职责：AR_B01超级用户
路径：设置>事务处理>事务处理类型
生成B01对G01的应收发票时，应收账款和销售收入的帐户不取自这里，取自自动会计
6 公司间发票的事务处理来源设置
职责：AR_B01超级用户
路径：设置>事务处理>事务处理来源
7 为事务处理类型分配序列
职责：GL_B01超级用户
路径：设置>财务系统>序列>单据>分配
如果在类别中选不到事务处理类型，需要到系统管理员职责下添加单据类别
职责：系统管理员
路径：设置>财务系统>序列>单据>分配
8 定义币种间的汇率
每个OU都有自己的本位币和原币，要定义好原币和本位币之间的汇率关系；否则自动
开票时会报错。
四、集中采购退货的操作
操作步骤简要说明：
1. 在采购OU下进行退货操作
2. 根据业务方案概述，共产生3张发票的事务处理，按照生成发票的先后次序，分别是
对供应商的AP 对G01的AR 3. G01对B01的AP
1. 在采购OU下退货
退货的时候也只能在采购OU下(保健品公司)进行,退回自组织为G01
2. 查看物料事务处理
由于设置了配置文件“MO：安全性配置文件”，刚刚产生的物料事务处理只能在采购OU下
进行查看
在B01下查看物料事务处理: 在B01下产生两笔事务处理，一笔是逻辑退回至供应商，一笔
是公司间逻辑销售/退货
更改组织到G01下查看:
3. 在B01运行“创建公司间AR发票
运行自动开票主程序，生成AR发票,类
型为贷项通知单
4. 在G01运行“创建公司间AR发票”
运行应付款管理系统开放接口导入
（来源选择公司间），生成AP发票,类
型为贷项通知单
五、附件一:价格控制测试
设置公司间事务处理流时,可以根据“物料定价选项”来控制公司间交易的价格，上面的测试
是将“物料定价选项”设为“PO”进行测试的，下面将选项设为“转移”进行测试。
若物料定价选项中选择“转移”，如果配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为否，则
会获取对应内部客户开单地点的价目表价格作为结算价格，如果这个配置文件设为是，则
需要通过高级定价进行价格获取。
系统通过预置的流程判断应该从那里获取内部结算价格(即公司间交易价格)，下图为整个内
部结算价格判断的流程，其中几个关键点：
事务处理流的类型；
定价方式
是否启用公司间高级定价的配置文件；
1. 价格取自公司间价目表测试
此时将配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为否
设置公司间关系
将“物料定价选项”设为“转移”，因为“物料定价选项”设置之后不可更改，所以需要新设一个
处理流，失效原来的。
设置公司间价目表
在收单方设置价目表
将物料添加至价目表，价格为20，采购协议中的价格为15
添加之前物料属性需要勾选客户订购和内部订购，否则价目表上选择不到此物料
查看公司间AR价格
新建一个采购申请：
创建采购订单：
接收：
创建公司间AR发票
查看行价格为20，即取自公司间价目表
2. 价格取自高级定价测试
此时将配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为是即可, “物料定价选项”仍为“转
移”
定义修改量时,若有以下提示,需运行请求”建立属性映射规则”
定义修改量
定义一个折扣类型的修改量，数量在50到100之间的时候会有10%的折扣
查看公司间AR价格
新建一个采购申请
创建采购订单
接收入库后创建公司间AR发票
可以看到单价仍然为价目表价格，并没有应用修改量，因为此修改量并没有设置为自动
将修改量设为自动后：
此时再新做一个订单然后查看公司间AR发票的价格：此时价格为18，应用了之前定义的修
改量。
六、问题
从上面的测试可以看到，对于分散申请，集中采购的情况，由采购申请创建采购订单的时
候需要在各自的申请OU创建订单，也就是说并不能真正的把各个OU的采购申请合并创建到
一个采购订单上，不能在一张采购订单上汇总所有的申请数量以获得价格优势，这样全局
一揽子采购协议的优势就不在了。
如果这时候将采购OU的配置文件“MO：安全性配置文件”设为空，那么采购OU就可以看到
所有OU的采购申请，但是在自动创建的界面OU是必输的（改成非必输后不能查找出任何申
请），所以在自动创建的时候不能将各个OU的申请合并。
所以这种情况下只能在采购OU下直接做采购订单，分配给不同的接收组织。对于各个OU的
采购申请只能走线下流程。
若一个供应商有两个采购协议，在录入订单的时候，价格会自动取自最新的采购协议：
七. 补充:
在接收组织查找事务处理时报错
可以设置多OU访问
HR：安全配置文件
