绪 论
讨论题：
1、建立电子文件管理学的必要性和可能性。
2、电子文件管理学的研究对象和基本内容。
3、电子文件管理学的学科性质。
4、电子文件管理学与相关学科之间的关系。
一、信息技术的发展对档案工作的影响
1.计算机在档案管理中得到广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段
2.为档案领域提供了新的管理对象——电子文件
3.对档案学理论提出新的挑战（4个方面）
4.档案信息的记录形式和记录载体发生了变化
（一）建立电子文件管理学的必要性
1、建立电子文件管理学是信息技术发展的必然要求
2、建立电子文件管理学是档案学专业人才培养的时代要求
3、建立电子文件管理学，保护电子记忆，是档案工作的历史使命
4、建立电子文件管理学是档案学理论和学科建设的内在需要
二、创建电子文件管理学的必要性和可行性
1.有传统的文件管理、档案管理研究理论和实践经验可供借鉴
2.有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础
3.有我国电子文件管理实践的支持
4.可借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法
（二）建立电子文件管理学的可行性
三、电子文件管理学的研究对象和任务
（一）电子文件管理学的名称和概念
“电子档案工程学”
“电子档案学”
“电子文件管理学”——它既可以避免因偏重技术而造成不必要的混乱现象；也可以使电子文件管理学内涵与外延名实相符，准确概括地反映电子文件管理的实践活动和理论需要。其涵义如下：
电子文件管理学是研究电子文件运动规律及其组织管理的原则与方法的一门学科。
电子文件管理学的研究对象是电子文件和电子文件管理。
（二）电子文件管理学的研究对象
电子文件管理学研究的基本任务是在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学学科体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。
（三）电子文件管理学研究的任务
初创时期电子文件管理学研究的具体任务 :
（1）认识和把握电子文件产生的领域和范围、存在的形式和特点；
（2）建立电子文件管理的基本框架及工作体系，围绕电子文件的立卷、归档、鉴定、分类、著录、保管及开发等环节建立新的方法、标准和要求；
（3）健全和完善档案学理论体系和电子文件管理学应用理论体系；
（4）培养一支高素质的电子文件管理研究队伍，并完成档案管理人员由管理传统档案向管理多种载体档案的过渡。
四、电子文件管理学的学科性质
1.电子文件管理学是档案学的一门分支学科
2.电子文件管理学是一门综合性学科
3.电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性
从载体形式上划分档案学：
档案学— —
档案管理学
电子文件管理学
特殊载体管理学
文书档案管理
科技档案管理
会计档案管理
人事档案管理
诉讼档案管理
……
五、电子文件管理学的研究方法
“我们不但要提出任务，而且要解决完成任务的方法问题。我们的任务是过河，但是没有桥或没有船就不能过。不解决桥或船的问题，过河就是一句空话。不解决方法问题，任务也只能瞎说一顿。”（《毛泽东选集》，人民出版社1964年，第125页）
（一）马克思主义唯物辩证法是电子文件 管理学研究的方法论准则
（二）继承与创新相结合的方法
（三）吸收、借鉴科学研究的一般方法
（四）引进移植的方法
第一章 电子文件概述
第一节 电子文件的概念和种类
一、电子文件的来源
（一）办公自动化（OA）过程中产生的电子文件
（二）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件
（三）模数转换过程中产生的电子文件
扫描仪、数码相机
（四）电子商务（E-business）过程中产生的电子文件
（五）收发电子邮件（E-mail）过程中产生的电子文件
二、电子文件的定义
（一）“电子文件”名称的出现
（二）电子文件定义的各种表述
（三）对电子文件概念内涵的理解
第一节 电子文件的概念和种类
三、电子文件的种类
（一）按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等。
（二）按电子文件的组成方式分类，可分为简单文件、复合文件、复杂文件。
除了上面两种主要分类方法外，我们尚可根据文件的功能，将电子文件分成主文件和支持性、辅助性、工具性文件根据文件的生成方式，将电子文件分成直接生成的原始文件和传统文件经模数转化而成的电子文件；根据文件的属性，将电子文件分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等；根据存储载体，将电子文件分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件等。
第一节 电子文件的概念和种类
第二节 电子文件的基本特点和作用
一、电子文件的基本特点
（一）中外对电子文件特点的研究概述
美国教授David M•Levy: Stable（稳定）、Permanent（永久）、Static（静态）、Inactive（不积极）、Fixed或Rigid（固定、严格）等词语来描述纸质文件；而用Unstable（不稳定）、Impermanent（非永久性的）、Dynamic（动态）、Active或Interactive（积极、交互式）、Fluid或Transformable（流动的、能改变）等描述电子文件。
我国档案界最早对电子文件特点加以分析的是中国人民大学冯惠玲教授
（二）电子文件的特点
1、信息的非人工识读性
2、系统的依赖性
3、信息与特定记录载体之间的可分离性
4、信息的可变性
5、信息存储的高密度性
6、多种媒体信息的集成性
7、信息的可操作性
第二节 电子文件的基本特点和作用
（三）对电子文件特点的评议
1、上述电子文件的特点，其理论与实践意义都是重大的。
2、在现有对电子文件特点的研究上，仍有不少值得商榷之处。
如关于电子文件的“虚拟性”和信息与载体的可分离性，是引起人们广泛争议的两个问题。
第二节 电子文件的基本特点和作用
二、电子文件的作用
（一）使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率
（二）电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化的实现
（三）电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享的优势
（四）电子文件能集成多元化信息
（五）电子文件有利于组建国家综合信息系统
第二节 电子文件的基本特点和作用
第三节 电子文件的原始性与法律证据效力
一、电子文件的原始性
（一）传统文件的原始性
（二）电子文件原始性认定的困难
电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。
电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难以实现。
电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。
电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。
（三）重新界定“原始性”
（四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法
对“原件”的扩大解释。
功能等同法。
置换“原件”法。
第三节 电子文件的原始性与法律证据效力
电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。
目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
二、电子文件的法律证据效力
（一）电子文件法律证据效力的含义
（二）电子文件作为法律证据的可采纳性
所谓证据的可采纳性（Admissibility）是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。
（三）电子文件作为法律证据的证明力
证明力是证据对查明事实所具有的效力。
（四）电子文件的法律证据地位
1、书证说。
2、视听资料说。
3、独立证据说。
4、传统证据的演变说。
第三节 电子文件的原始性与法律证据效力
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
一、电子文件的形成规律
电子文件的形成规律是指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。
1、电子文件的形成与业务活动的开展同步进行
2、电子文件的形成依赖于系统
3、电子文件信息形成与存储分散化
4、数据类型与文件格式多样化
5、电子文件信息的生成动态性
二、电子文件的生命周期
文件生命周期理论的基本内容可以概括为三个方面：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定对应关系。
（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分
国际档案理事会电子文件委员会
提出“电子文件生命周期”（The Life Cycle of Electronic Records）概念，并将其划分为三个阶段：概念阶段（Concept Stage）、产生阶段（Creation Stage）、维护阶段（Maintenance Stage）。
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释
第一阶段：文件的孕育形成阶段。
第二阶段：文件的现实使用阶段，即现行阶段。
第三阶段：文件的暂时保存阶段。
第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段。
（三）佛兰克·厄普沃德的“循环周期论”
澳大利亚档案学者佛兰克·厄普沃德(Frank Upward)等从另一角度对电子文件生命周期理论进行了描述：“往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程。”
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
三、文件连续体理论
20世纪80年代由澳大利亚档案学者伊恩·麦克莱恩和佛兰克·厄普沃德在吸收借鉴著名社会学家吉登斯的结构化理论的基础上，融合传统档案学理论而提出的一种新型文件管理理论或概念模型。
文件连续体是指“从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中采用连贯一致的管理方式”。
图示略
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
第一围：电子系统中的前传递系统，即指文件的生成，这时会形成相应的活动轨迹。
第二围：电子系统中的后传递系统，包括传统的登记功能，文件的接收和分发过程中形成的附加数据，文件的保存（包括文件处置活动过程中形成的数据）。在这一阶段，轨迹被捕捉并整合成为档案。
第三围：用来建立、回忆和传播机构记忆的系统（将文件组织起来作为记忆）。
第四围：用来建立、回忆和传播集体记忆的系统（社会、文化或历史的）。
四条坐标轴的含义如下：
文件保管轴：该轴表示用来存储人类活动中形成的记录信息的工具，轴上的坐标分别为：文件、档案、全宗和档案组合。
凭证轴：该轴是由行动轨迹、档案所提供的凭证以及它们在机构和集体记忆中所处的地位所组成。
业务活动轴：该轴上的四个坐标分别是行为、活动、功能和目的。
实体轴：包括行为者、与行为者有关联的工作单元、工作单元所属的机构和社会认可的制度。
第四节 电子文件的形成规律和生命周期
第五节 电子档案
一、电子档案的名称与定义
（一）“电子档案”名称的演变
电子档案与电子文件一样，最初也被称为机读档案。
20世纪80年代末之后，“电子文件”一词开始使用，出于职业习惯，人们也开始使用“电子档案”这一名称。
1996年第十三届国际档案大会上，戴维·比尔曼作了题为《虚拟档案（Virtual Archives）》的报告，一时间“虚拟档案”一词被广为使用。
（二）电子档案的定义
目前最明确的电子档案定义是我国1999年出版的国家标准《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》（GB/—1999），其中将电子档案定义为：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明”。
（三）关于“电子档案”名称适用性的思考
1、“电子档案”这一概念反映出档案所蕴含的社会价值意识。
2、“电子档案”这一概念体现了档案内涵及其形态演变的连续性。
3、“电子档案”这一概念满足了档案学研究的理论需要。
二、虚拟档案与电子档案（文件）的虚拟性
（一）虚拟档案
一般而言，我们把“虚拟档案”作为“电子档案”的同义词或代用词，两者特性相同，但范围却不同。电子档案是指那些在计算机环境中形成与运行的并作为档案保存的电子文件；虚拟档案不仅包括电子档案，同时也包括了那些传统档案的数据化产物。因而，虚拟档案有比电子档案更为广泛的信息来源，它可以囊括各种类型的档案信息。虚拟档案与电子档案都是在电脑上运行的，因此，虚拟档案具有电子档案所具有的各种特性和功能。
（二）电子档案的虚拟性
三、电子文件与电子档案
第五节 电子档案
本章结束
1、国际档案理事会电子文件委员会（1993年）：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。
2、国际档案理事会《电子文件管理指南》（1997年）：电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。
3、国际文件管理基金会（IRMT）《电子文件管理导论》（1999年）：用计算机操作、传输和处理的数字文件。
4、《美国联邦管理法规》（1992年）：电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。
5、《美国联邦文件管理术语手册》（第二版，1993年）：其存储形式只能由计算机处理的文件。
6、澳大利亚《记录未来——电子文件管理的方针和政策》（1995年）：其记载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件。
《澳大利亚文件管理标准》（1997年）：由电子计算机交流和维护的文件。
8、我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/—1999）：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
9、我国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1—2000）：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件定义的各种表述
对电子文件概念内涵的理解
1、电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。
2、电子文件是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。
3、电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成的。
内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息。
第二章 电子文件管理
第一节 电子文件管理内容
一、电子文件管理的基本内容
（一）电子文件的微观管理
所谓电子文件微观管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。
（二）电子文件的宏观管理
所谓电子文件的宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。
二、电子文件管理流程
（一）电子文件管理环节总况
对于电子文件及其归档的各管理环节，可通过下列示意图大致反映出来。
第一节 电子文件管理内容
拷贝
迁移
再生性保存
电子文件长期保存
电子文件永久保存
电子文件鉴定
电子文件销毁
电子文件信息数据库
索引
备份
电子文件信息备份数据库
安全措施
电子文件保存
电子文件开发利用
拷贝
安全措施
直接利用
电子文件（设计、形成）
网络
收集、整理
电子文件登记、积累
鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
上交档案馆
用户
安全措施
直接利用
安全措施
安全措施
电子文件管理流程图
（二）电子文件管理流程的变化
1、电子文件管理流程在时间上的变化
2、电子文件管理流程在内容上的变化
3、电子文件管理流程在顺序上的变化
（三）电子文件管理“业务流程重组”
第一节 电子文件管理内容
第二节 电子文件管理的指导思想和原则
一 、电子文件管理的指导思想
（一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想
（二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想
（三）注意防止两种倾向
一种倾向是不顾主客观情况，认为电子文件将要取代纸质文件、档案 ；
另一种倾向是认为电子文件的法律证据价值还未确立，而忽视对电子文件的管理，片面强调纸质文件的管理，让生成的电子文件处于失控状态 。
二、电子文件管理的基本原则
（一）全程管理原则
全程管理原则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。
电子文件全程管理有三个方面的深刻涵义：
其一，全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系；
其二，全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的系统整合和总体效应；
其三，全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制，在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
第二节 电子文件管理的指导思想和原则
（二）前端控制原则
所谓“前端控制”是指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。
前端控制的内涵包括两个方面：
一是整体规划。即将文件管理与档案管理中涉及的所有因素都统筹加以考虑，并纳入电子文件管理系统，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。
二是业务环节提前。即在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节，关系到电子文件真实、完整、有效和带有一定重复性的作业提前实施，保障电子文件的安全可靠，有效地减少重复作业。
第二节 电子文件管理的指导思想和原则
（三）真实性、完整性和有效性保障原则
1、真实性
电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2、完整性
电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份“电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损”。
3、有效性
有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
第二节 电子文件管理的指导思想和原则
三、“后保管模式”思想
后保管模式是加拿大档案学者T·库克在第十三届国际档案大会的报告中提出的，他将未来档案事业的关注焦点概括为七个转变，即：
从文件实体转向文件的形成过程。
从分析个别文件的性质和特征转向更好了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程。
从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，并挑选出反映它们的最精炼的文件永久保存。
从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系。
从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构。
从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。
从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。
第二节 电子文件管理的指导思想和原则
第三节 电子文件管理模式
一、机构内部电子文件的管理模式
（一）对电子文件实行统一管理
《电子文件归档与管理规范》规定：“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”
（二）实行文件、档案一体化管理
电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。
二、档案馆电子文件的管理模式
（一）分散保管模式
所谓分散保管模式（或称为分布式保管模式）是指政府机构以及各种社会组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存，而采用分布式管理方法，将其保存在产生这些文件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管加以指导和帮助。
分散保管的理论基础是“后保管模式”。
目前对电子文件采用分散保管的国家主要有澳大利亚、德国、俄罗斯等国，特别是在澳大利亚。
第三节 电子文件管理模式
（二）集中保管模式
所谓集中保管模式是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，即对电子文件实体和信息实行双重控制。
实行集中保管是基于以下方面考虑：
1、电子文件生成机关不具有保管电子文件的法律责任，容易造成电子文件的损毁
2. 从文件生命周期理论来说，电子文件理应由档案馆集中管理
3. 从组织机构和人员的稳定性来说，形成机关分别管理会影响到档案长期政策的制定
我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。我国《电子文件归档与管理规范》中指出：“对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。”
第三节 电子文件管理模式
三、国家电子文件的管理模式
国家电子文件的管理模式也称国家电子文件管理体制。它是一个国家对电子文件管理工作的组织方式与组织制度。
我国在长期的档案工作实践中，逐步形成并建立了集中统一的档案管理体制，即“统一领导、分级管理”体制。
（1）从中央到地方建立档案事业管理机关，在各级党委和政府领导下，统一地制定政策、法规、标准，对全国档案工作予以指导，分级、分专业的掌握全国、本地区、本专业系统的档案事务；
（2）按行政区域和中央条块管理体制，对国家全部档案进行分级、分类集中管理；
（3）实行党政档案和党政档案工作的统一管理。
第三节 电子文件管理模式
第四节 电子文件管理系统
一、电子文件管理系统的含义及其开发的必要性
（一）电子文件管理系统的含义
电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System）又称电子文件保管系统，有广义和狭义之分。
狭义的电子文件管理系统是以信息技术为支撑，具有文件保存功能，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保管的电子文件进行严谨完善的管理，保证电子文件的行政有效性和法律证据性的计算机软硬件系统，尤其是与之相应的软件程序。
广义的电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。它构成一个更为宏观的管理系统，最大限度地完善电子文件的管理。
（二）开发电子文件管理系统的必要性
1、电子文件管理系统是电子文件的生存环境。
2、良好的电子文件管理系统能够确保机构职能活动的顺利开展，并提供机构职能活动的证据。（文件、业务活动、职能、文件系统等各要素关系图 ）
3、电子文件管理系统是具有行政有效性和法律证据性文件的“聚集地”，在为机构提供业务活动的证据过程中发挥着至关重要的作用。
第四节 电子文件管理系统
二、电子文件管理系统的特点
（一）系统中的电子文件具有行政有效性和法律证据性
（二）系统中的电子文件由文件内容、背景信息和结构等构成
（三）是执行业务活动的辅助系统
（四）种类繁多
（五）具有独特的技术思路
第四节 电子文件管理系统
三、电子文件管理系统的功能需求
（一）基本功能
1、综合管理文件
2、系统配置
3、实时收集
4、实时鉴定
5、记录和维护元数据
6、日志管理
7、工作流程管理
8、互联网文件发布和访问互联网功能
9、多样化检索
10、多样化提供利用
11、数据迁移（Transfer）和转载（Migrate）
第四节 电子文件管理系统
（二）拓展功能
1、知识收集功能
所谓知识收集功能，是指及时获取专家和员工头脑中的技能和工作经验，及时收集，实时整理，随时提供利用。
2、深度挖掘信息内容功能
3、主动提供利用功能
第四节 电子文件管理系统
第五节 电子文件管理现状
一、信息技术在我国的广泛应用和电子文件的大量产生
二、我国电子文件管理的现状和障碍
主要表现在四个方面：
（1）是认识上的障碍。
（2）电子文件的管理方法没有完全确立。
（3）电子文件管理的软、硬件没有配套。
（4）管理人员的知识结构不能适应电子文件管理的需要。
本 章 结 束
赋予结构
编排于
授权于
负责
履行
授权
文件
职能/效用
业务活动
文件格式
文件系列
文件系统
原始办公室/形成者
利用
决定信息视图和利用
决定查询点
以整理结果支持
决定信息内容
决定信息联系
是其证据
形成
安排
定义
管理
包含
文件、业务活动、职能、文件系统等各要素关系图
第三章 电子文件的鉴定
第一节 电子文件鉴定的内容
一、电子文件鉴定工作重要性的提升
由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。
电子文件的鉴定是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。
在电子文件管理中，文件一经产生，所经历的第一个环节就是鉴定，档案工作的其他一切环节都紧随其后。从这点上说鉴定在顺序上是居首位的。没有鉴定也就没有其他工作产生的必要。另一方面，鉴定工作又是控制文件质与量的关口，文件是否要作为档案进行保存，保存数量的多少和时间的长短都是由鉴定决定的。从这一点而言，鉴定在重要性上又是居第一位的。因此，把鉴定作为电子文件管理的控制核心，是对鉴定地位的重新认识。
二、电子文件鉴定的内容、特点和程序
（一）电子文件鉴定的内容
1. 内容鉴定
内容鉴定也称为内容价值鉴定或内容分析，是指根据电子文件自身的状况和信息内容来确定电子文件的档案价值和保管期限。即根据电子文件所含信息的有用性和社会需求，鉴定电子文件的实用价值和历史意义，并在此基础上确定其保管期限。这是传统鉴定工作的核心。
2. 技术鉴定
技术鉴定是指根据电子文件保存、识读等方面的技术状况来确定电子文件的档案价值和保管期限。
内容价值鉴定和技术鉴定这两个要素对于确定电子文件的保存价值来说缺一不可，这就要求电子文件的鉴定从内容和技术状况两个方面同时展开，并最终将两个方面的鉴定结果联系起来，综合判定电子文件的保存价值。
第一节 电子文件鉴定的内容
（二）电子文件鉴定的特点
1、多维性
首先，是其鉴定范围的拓宽，使得电子文件鉴定不仅仅要鉴定其内容上的有用性，还要对其文件属性、文件技术状况进行鉴定。其次，电子文件的鉴定工作不像传统文件那样只是在文件运行的一个节点进行，而是在电子文件管理的许多环节都存在，这就使得电子文件鉴定与多项工作相联系，内容上有很多交叉的地方。
2、连续性
从文件的形成、办理、归档到存储、开放、利用、销毁整个过程，每一个环节都有鉴定的身影。
3、分散性
分散性是指电子文件鉴定需要多方承担，而不是由档案工作人员独立完成。
4、风险性
电子文件鉴定工作的内容比传统文件鉴定更加复杂，这也就是说，鉴定过程中出现意外的几率也就远远高于传统文件的鉴定，电子文件的鉴定具有一定的风险。
第一节 电子文件鉴定的内容
（三）电子文件鉴定的程序
我国传统的档案价值鉴定一般分三个阶段来完成：即文书处理部门对应归档材料的完整性鉴定和保管期限的划分；档案室对进馆前具有永久保存价值的档案鉴定；馆藏期满档案价值的鉴定。
电子文件的初次鉴定主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。它实际上是在电子文件形成、积累的同时完成的，在归档前就完成了。
电子文件的二次鉴定，是介质归档鉴定，可以在介质物理归档（实体归档）时，即将电子文件脱机保存到移动载体上时进行。鉴定内容包括内容价值鉴定和技术鉴定两个方面。
电子文件的三次鉴定一般由机关（企事业）档案室在电子文件保管期满时进行，也是一种全面鉴定，可结合电子文件的复制进行。
电子文件的四次鉴定是电子文件向档案馆信息系统移送时进行，以确保进入档案馆的电子文件信息具有永久保存的价值。
电子文件鉴定贯穿于电子文件管理的始终，因此也被称为全过程鉴定。各环节的鉴定是相互联系、相辅相成的，初次鉴定是基础，二次、三次、四次鉴定是继续和补充。
第一节 电子文件鉴定的内容
第一节 电子文件鉴定的内容
（四）电子文件鉴定工作的组织实施
在初次鉴定中，文件管理人员和档案管理人员应对文件的保存要求和鉴定过程向信息技术专家提出意见，以便在电子信息系统设计和软硬件的选择上符合档案管理和鉴定的要求。信息技术人员还应对元数据进行识别和保留，并就电子文件的采集和维护提供专家意见。
电子文件二次鉴定是电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档文件内容、载体进行鉴定、检测，确定取舍，对其所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的价值划分其保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。
三次和四次鉴定是在电子文件作为档案管理过程中进行的，主要由档案部门负责，会同有关部门人员一起进行。其主要任务是对已到保管期限的电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的电子文件剔除销毁。
第二节 电子文件的内容鉴定
一、“直接鉴定法”
所谓“直接鉴定法”即是通过直接审查档案来鉴定档案的价值。它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是根据案卷目录和案卷标题来判定其价值。
20世纪80年代，随着电子文件的大量产生和电子文件管理实践的广泛展开，人们开始对直接鉴定法持否定态度，指出电子文件数量过多，人们已无法“逐件逐张”地阅读每一份文件原文；同时，电子文件的鉴定必须在一份文件产生之前，即在信息系统设计阶段就进行，运用直接鉴定法已无法开展工作。这确是直接鉴定法的两大缺陷。
第二节 电子文件的内容鉴定
二、现代“职能鉴定法”
北美和欧洲的一些档案专家几乎是不谋而合地在20世纪80年代末期前后想到了采用一种更为宏观的鉴定方法，并逐步发现这种方法非常适合于电子文件。这种宏观鉴定思想的重点在于主要是通过文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件的价值，这种方法被称为现代“职能鉴定法”。
特里·特克将这种鉴定法称之为“后保管鉴定法”。他提出鉴定方法从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征，转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向鉴定形成者的重要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。
根据文件形成者职能对文件价值进行鉴定的理论和标准，从二十世纪早期的迈斯内尔和卡林斯基时代开始就明确提出来了，现在人们赋予了这种鉴定方法新的时代意义。
何嘉荪、傅荣校在《文件运动规律研究》一书中指出：现代“职能鉴定”，尤其是用于电子文件的“职能鉴定”，关注的再也不是单份文件自身，而是形成文件的职能活动，也就是文件广义的来源；其分析的重点将是文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。
第二节 电子文件的内容鉴定
三、对直接鉴定法和职能鉴定法的评价
近年来我国大多数档案学者对直接鉴定法持否定态度。然而作为一种较为成熟的鉴定方法，直接鉴定法有其产生的合理性，在今天仍具有较为广泛的生命力。
另一方面职能鉴定法虽然得到学者们的赞成和支持，但也有不少学者对职能鉴定方法作出相反的评价。
通过上述分析可以看出，对电子文件的两种鉴定方法应客观看待。我们在提倡职能鉴定法的同时，也要认识到直接鉴定法的作用。职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法（直接鉴定法）是电子文件鉴定的辅助方法。
值得注意的是，当前职能鉴定在我国的实际工作部门中尚未正式开始应用，在这种情况下，直接鉴定法仍是一时无法替代的首选方法，即使是对电子文件的首次鉴定，也仍然可以采用。
第三节 电子文件的技术鉴定
一、技术鉴定的内容
（一）真实性鉴定
真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确定其与形成时的原始状态一致。
（二）可读性鉴定
由于电子文件的不可视性，对其进行可读性检测是技术鉴定中最重要的方法，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。
（三）完整性鉴定
完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（四）无病毒鉴定
由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方，比起一个业务部门、一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此，对于归档电子文件和归档介质，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。
（五）载体状况鉴定
电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，主要有磁带、磁盘、光盘等，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息。
第三节 电子文件的技术鉴定
二、技术鉴定的方法
（一）对电子文件信息进行计算机阅读检查
（二）发挥元数据的作用，检查电子文件信息记录制度
（三）对电子文件形成时间和作者身份进行检验
（四）检查电子文件的传递方式、格式、状况以及保存文件方法
（五）从技术上、法律上对电子文件信息的客观性进行认定
第四节 电子文件鉴定的标准
一、电子文件的鉴定标准
（一）保管期限标准
纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此，不能简单地套用原有的保管期限表。
美国国家档案与文件局（NARA）早就用电子文件保管期限表来规范电子文件的“处置”（销毁）范围。 NARA颁布了两个“通用电子文件保管期限表”，用以规范电子文件的“处置”（销毁）范围。近几年，为更有效地管理电子文件，NARA又制定了通用文件期限表GRS20。我国也应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，以体现文件内容对保管期限的要求。国家档案局“电子文件归档和电子档案管理研究领导小组”研究后认为划分电子文件保管期限的原则是：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远科学研究和历史研究价值的电子文件，列为永久保存；凡是反映本单位一般职能活动，在较长时间内有参考利用价值的电子文件，列为长期保存；凡是短期内对本单位有参考利用价值的电子文件，列为短期保存。
（二）技术标准
技术鉴定的依据是硬件、软件、载体及其相关的标准。国家档案局已于1996年制定和颁布了《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—95），是目前技术鉴定的主要标准。
第四节 电子文件鉴定的标准
二、鉴定工作中需要考虑的问题
（一）保管费用转移与价值取向的调整
把“技术鉴定”作为决定电子文件保存价值的因素之一，必然会导致在鉴定标准的把握上，要作保存费用与价值取向之间关系的调整。虽然在传统文件鉴定上，很大程度上也参考了保存费用因素，但事实上并没有改变人们对传统文件的价值鉴定偏重于内容分析这种势态。这种势态在电子文件鉴定中可能完全改变。因为管理电子文件的费用大量转移到保障其真实性、完整性和有效性等所需要的技术设备和环境维护中。为此，付出的软硬件设备的费用将直接影响到对电子文件保存价值的判断。
（二）双套制条件下纸质文件鉴定的标准
电子文件的易变性、易逝性使得人们在应用它们的同时，目前，仍然制作保留一份同样内容的纸质文件，以备不时之需，这种做法称为双套制。双套制的存在使得我们在鉴定电子文件的同时，也必须鉴定与之相对应的纸质文件。
双套制条件下对文件的鉴定，应充分发挥两者的优长，采取审慎的态度，不能错误地认为有电子文件，就可以轻率地销毁纸质文件，反之亦然。
第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较
一、电子文件与纸质文件鉴定的共性
（一）电子文件与纸质文件鉴定拥有共同的方法论
电子文件与纸质文件的鉴定都是确定文件的保管期限，删除、销毁没有保存价值的文件，将有价值的文件保存下来，为生产建设和社会发展服务。
（二）电子文件鉴定理论是在纸质文件鉴定理论的基础上发展起来的
虽然在具体的电子文件管理系统中，电子文件的鉴定呈现出很多不同的特点。但是仔细分析，就可发现电子文件的鉴定方法实际上是纸质文件鉴定理论在电子环境下的延伸和应用。例如，在电子文件鉴定模块的设计中，仍然必须回答这样一些问题，诸如档案在哪个环节、由谁鉴定才最合理，各个相关部门之间采取怎样的合作方式才能保证鉴定的客观性等。甚至电子文件鉴定的智能化也是仿照人们对纸质文件鉴定时的思维模式实现的。
第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较
二、电子文件与纸质文件鉴定的区别
（一）鉴定方法
传统纸质文件多采用直接鉴定法，即逐件阅读文件原件内容，判断其价值。
宏观职能鉴定法在电子文件鉴定中得到了一定程度的肯定和发扬。宏观职能鉴定法抛弃了根据当前和未来社会需要来确定和预测文件价值的观点，这种鉴定方法得到了国际档案理事会电子文件委员会的认同，被称为实用的评估法，在电子文件鉴定中已得到了广泛的认可和采用。
（二）鉴定内容
纸质档案的鉴定偏重其内容鉴定，对文件所处的技术情况和载体情况几乎未作考虑(高龄档案除外)。
对电子文件而言，计算机是其赖以生存的环境，计算机技术影响着文件的真实性和可读性。
第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较
（三）鉴定时间
纸质文件的第一次鉴定，即立卷前鉴定就发生在第二阶段末，此时文件经现实使用，一部分失去了全部价值可以销毁，另一部分日后仍有查考、使用价值的通过立卷转入第三阶段。在第三阶段末，档案室对档案进行第二次鉴定，保管期限已满的档案，经鉴定没有保存价值的即可销毁；经鉴定认为具有长久保存价值的档案由此进入了文件生命周期永久保存阶段，再经档案馆鉴定，将有永久保存价值的档案进入档案馆保存。
电子文件的初次鉴定提前到信息系统设计时进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件鉴定。初期鉴定主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的，这次鉴定的内容既包括对内容价值鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行。但为了保证存贮在光盘、磁带中的电子文件其数字信息能长期存取，电子文件需要不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对其进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均具有永久保存价值。
第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较
（四）鉴定人员
我国的纸质文件鉴定分三步走，第一次立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成；第二次鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，第三次鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。
电子文件鉴定不但要对文件内容价值进行鉴定，还要对文件的技术状况进行鉴定，因此，鉴定队伍不仅要有档案或文书部门的人员参加，还要有计算机技术人员参加。
本 章 结 束
第十章 电子文件管理的支撑技术
第一节 硬件技术
一、电子文件管理系统的硬件配置
所谓计算机硬件系统是指那些实实在在看得到的物理实体，即由机械、光、电、磁器件构成的具有计算、控制、存储、输入和输出功能的实体部件，对PC(Personal Computer)机来说有主机、显示器、键盘、鼠标等等，通常称之为“硬件设备”。
无论哪一种计算机，一个完整的计算机硬件系统主要由输入设备、运算器、存储器、控制器和输出设备五部分组成。这五个部分各司其职、协调工作，它们之间的相互连接如图10—1所示。
第一节 硬件技术
（一）输入设备
输入设备是计算机用来接收外界信息的设备，人们利用它送入程序、数据和各种信息。输入设备一般是由两部分组成，即输入接口电路和输入装置。
（二）运算器
又名“算术逻辑部件”，简称“逻辑部件ALU(Arithmetic Logical Unit)。运算器是实现各种算术运算和逻辑运行的实际执行部件。
（三）存储器
存储器是计算机的记忆部件，其功能是用来存放原始数据、处理这些数据的程序、运算的中间结果和最终结果。存储器有内部存储器和外部存储器两种。
（四）控制器
控制器是分析和执行指令的部件，也是统一指挥和控制计算机各部件按时序协调操作的部件。
（五）输出设备
输出设备的功能与输入设备相反，它是将计算机处理后的信息或中间结果以某种人们可以识别的形式表示出来。
第一节 硬件技术
二、部分外部设备简介
（一）扫描仪
扫描仪就是将照片、文字或图形获取下来，以图片文件的形式保存在电脑里的一种设备。
（二）数码相机
数码相机是一种通过内部处理程序把拍摄到的景物转换成以数字格式存放图像的特殊照相机。
（三）光盘刻录机
（四）USB存储设备
1、USB闪存盘
2、USB移动硬盘
三、计算机硬件技术的更新及对策
第二节 软件技术
软件根据软件用途通常分为系统软件和应用软件两大类。系统软件是计算机制造者提供使用和管理计算机的软件，它包括操作系统、语言处理系统、常用服务程序等。应用软件是计算机用于解决各种实际问题而开发的专门软件。系统软件和应用软件又可细分为许多小类。
第二节 软件技术
一、系统软件
(一)操作系统
1.大型机时代——OS/360
2.小型机时代——UNIX
3.个人计算机时代——DOS 和Windows
(二)数据库管理软件
1.数据库基本概念
数据（Data）是指描述的事物能够被计算机识别处理的符号记录。
数据库(Database，简称DB)指长期存储在计算机内有组织的、可共享的数据集合。
数据库系统(Database System，简称DBS)指在计算机系统中引入数据库后构成的系统，一般由数据库、数据库管理系统（及其开发工具）、应用系统、数据库管理员和用户构成。
2．数据库管理软件
小型数据库主要存放在单台微机上，管理小型数据库的数据库管理软件主要有Access、Foxpro、Visual Foxpro等。管理中型数据库的数据库管理软件主要有Microsoft SQL Server等。管理大型数据库的数据库管理软件主要有Informix、Oracle和Sybase等。
第二节 软件技术
二、应用软件
（一）定制软件
定制软件是针对某种具体应用而定制的、完全按照用户特定需求而专门开发的软件。它的应用面较窄，往往只局限于专门的部门及其下属单位使用，这种软件运行的效率比较高，开发代价与成本也比较高。
（二）应用程序包
应用程序包在某一应用领域有一定程度的通用性，但与应用单位的具体要求还有一些差距，需二次开发，经过不同程度的修改才能使用，如各种财务软件、数学软件包、统计软件包、生物医用软件包等。
（三）通用软件
通用软件在计算机中应用十分普及，推广迅速而流行，并不断更新，如文字处理软件、电子表格软件、演示文稿软件、绘图软件等。
第三节 网络技术
网络按其覆盖范围与规模可分为局域网(Local Area Network,简称LAN)、城域网(Metropolitan Area Network,简称MAN)和广域网(Wide Area Network,简称WAN)三类。
一、网络的拓朴结构
网络拓扑结构是指用传输媒体互连各种设备的物理布局。
星型结构
(a)电话网的星行结构
(b) 以Hub为中心的结构
第三节 网络技术
星行树
第三节 网络技术
环行结构
总线结构
第三节 网络技术
二、网络服务
1、电子邮件(E-Mail)。
2、阅读新闻（USENET）。
3、远程登录（Telnet）。
4、文件传送（FTP）。
5、浏览（Gopher）。
6、超级浏览服务(World Wide Web，即WWW)。
7、WAIS (Wide Area Infomation Server)。
三、Internet 简介
第四节 安全技术
一、安全技术的基本内容
国际信息系统安全认证协会(ISC2)将有关信息系统安全知识的内容分为以下十个领域：安全管理实践，安全结构和模型，访问控制系统及其方法，应用和系统开发的安全，操作安全，物理安全，密码学，通信和网络安全，应急计划和灾难恢复计划，法规、调查和道德规范。
计算机安全的内容比较繁杂，概括起来主要为五个方面：
实体安全，即系统设备及相关设备设施运行正常，系统服务适时，包括环境、设备、电磁辐射、数据介质及灾害警报等。
运行安全，即系统资源和信息使用合法，包括电源、机房管理、出入控制、数据与介质管理、运行管理等。
数据安全，即系统拥有和产生的数据或信息完整、有效，使用合法，防止被破坏或泄露。
软件安全，即软件完整，包括说明书、软件安全测试、软件的修改与复制等。
通信安全，即计算机通信和网络的安全，包括线路、传输、接口、终端与工作站、路由器的安全等。
第四节 安全技术
二、计算机安全策略
（一）社会防护策略。社会防护主要是通过法律、管理、伦理道德教育，减少计算机犯罪。
（二）实体防护策略
实体防护主要是考虑环境和设备的安全、实体访问控制、应急处理计划等。
（三）电磁防护策略
（四）软硬件防护策略
硬件防护主要是指在计算机硬件上采取措施或通过增加硬件来防护 。
（五）通信和网络的防护策略
通信安全主要包括：线路、传输、辐射、技术、终端和数据保密和变换等的安全。
通信安全的主要内容主要有：保密安全性 、传输安全性 、辐射安全性 、物理安全性 。
三、安全技术方法（口令、密码）
（一）口令技术
口令（Password,简称PW）技术是身份验证措施的主要技术。口令设置的基本思想是给每一个用户设一口令字，口令字只有计算机系统和用户本人知道。在设计、部署和使用用于身份识别和数据访问控制的口令系统时，应该考虑的因素有成份、长度范围、使用期限、来源、拥有人、分配、存储、输入、传输和认可周期。
（二）密码技术
在计算机上实现的是数据加密，其加密或解密变换是由密钥控制实现的。密钥（Keyword）是用户按照一种密码体制随机选取，它通常是一随机字符串，是控制明文和密文变换的唯一参数。
根据密钥类型不同将现代密码技术分为两类：一类是对称加密（秘密钥匙加密）系统，另一类是公开密钥加密（非对称加密）系统。
第四节 安全技术
第五节 电子文件支撑技术环境的维护
一、硬件的维护
（一）计算机对工作环境的要求
1．温度。计算机理想的工作环境温度为10～35℃。
2．湿度。计算机理想的工作环境相对湿度为30%～80%。
3．防尘。
4．防静电和磁场的影响。
5．电源系统。
（二）磁盘驱动器、光盘驱动器的维护
（三）正确使用硬件设备
（四）硬件故障的维护
第五节 电子文件支撑技术环境的维护
二、软件的维护
（一）操作系统的维护
1．定期对磁盘进行碎片整理和磁盘文件扫描
2．维护系统注册表
3．使用防系统死机工具维护系统稳定
（二）应用软件的维护
1．应用软件本身的维护。应用软件本身的维护就是在软件已经交付使用以后，为了改正错误或满足需要而修改软件的过程。
2．应用软件的其他维护。引起应用软件故障的主要原因有未安装驱动程序、计算机病毒入侵和用户使用方法不正确等。
第五节 电子文件支撑技术环境的维护
三、网络的维护
网络维护主要包括网络布线系统的维护、网络设备的维护、网络系统的维护、服务器系统的维护、数据库系统的维护等，具体的项目如下：
网络安全维护，选择配置合适的防火墙系统，制定安全策略，抵御黑客的攻击。采用模拟攻击进行入侵检测，填补安全漏洞，消除安全隐患。
病毒防治，选择合适的网络防毒系统软件，在服务器端和客户端进行安装调试和升级。注意病毒预警报告，随时收集病毒发作信息，降低病毒感染传播机会，避免病毒发作造成破坏。在遭受病毒感染后，及时清除，恢复网络的正常运行。
运行维护，定期检查网络和计算机的工作状态，降低系统故障率。发生紧急故障应及时处理问题。根据计算机使用的具体情况，协助用户建立系统安全管理制度和计算机使用管理制度，最大限度避免人为故障的发生。
灾难恢复，建立全面的备份计划及灾难恢复计划，做到有备无患。在遇到各类严重故障而导致系统崩溃后，确保在最短时间内恢复。在文件资料和数据被误操作删除或遭受病毒感染、黑客破坏后，通过技术手段尽力抢救，争取恢复。
本 章 结 束
第五章 电子文件的整序
第一节 档案馆对电子文件的收藏
一、档案机构对电子文件保管的历史责任
目前，在电子文件保管者问题上有三种情况：由文件形成部门保管由计算机站、信息中心等专业技术机构保管，由档案部门保管。
许多单位没有明确规定电子文件由“谁来保管”，因此，往往由电子文件形成者自行保管。但由于形成部门所关心的主要是电子文件的现实作用，而很少能够考虑其“档案价值”，因此丢失、损坏、查找不便的现象普遍存在。而由计算机站、信息中心保管，虽然具有计算机技术方面的优势，但是，这类机构的工作人员缺少档案管理的专业知识和经验，处置文件不够科学、慎重，难以维护文件之间的历史联系。因此电子文件由档案人员来负责保管,不仅有利于信息检索、利用和共享，而且有利于各机关、各地区对电子文件管理进行统筹规划。
第一节 档案馆对电子文件的收藏
二、收藏电子文件的档案馆类型
（一）传统档案馆（室）
（二）虚拟档案馆
（三）数字档案馆
第一节 档案馆对电子文件的收藏
三、电子文件进馆的方式和程序
（一）电子文件进馆的方式
打印电子文件，在纸质文件保存系统内保管电子文件
以脱机保存电子文件的载体方式保管电子文件
以纸质副本和电子副本双重备份方式保管电子文件
以电子双套制方式保管电子文件
第一节 档案馆对电子文件的收藏
（二）电子文件进馆的程序
1、档案馆对电子文件的超前控制
（1）统一标准
（2）制定方案
（3）统一要求
第一节 档案馆对电子文件的收藏
2、进馆电子文件的鉴定和审查
被移交的电子文件是否是原来设定应当进入档案馆保存的。
被移交的电子文件的价值是否被鉴定过，是否具有持久价值。
技术、格式与载体是受不断改变的技术制约的，因而不能制定一个规范去进行控制。
是否具有符合档案馆对电子文件要求的足够数据与背景信息文件。
具有该文件职能已被联邦政府终止的证明，并①没有该文件领域的继承部门；②没有任何其他机构与部门对文件进行保管；③因为保密而不能为其他部门存储。
资源效力已被评估,并易于管理。
拟移交文件的格式与载体符合档案馆当前要求。
移交部门必须满足档案馆对文件移交与存取的标准所需的全部处理要求。
第一节 档案馆对电子文件的收藏
（三）电子文件的接收
档案保管部门根据立档单位填写的《电
子文件目录》《载体标签》等，按要求对电子文
件进行逐一验收。档案馆验收合格后，填写《归
档电子文件移交、接收检验登记表》，双方办理
交接手续。
第二节 电子文件信息整序
一、组建电子文件信息数据库
（一）组建电子文件信息数据库的意义
组建电子文件信息数据库可以集中、统一地管理电子文件内容及相关信息，保持电子文件信息之间的有机联系。
是对电子文件著录、标引项目的确定和电子文件利用前数据的准备工作，是电子文件检索系统建立的前提，是电子文件信息管理系统中最关键部分
第二节 电子文件信息整序
（二）组建电子文件信息数据库应注
意的问题
档案数据
数据的质量要求
电子文件数据的取得和装入
第二节 电子文件信息整序
二、电子文件的有机联系与虚拟整理技术
（一）电子文件有机联系
（二）虚拟整理技术
（三）以来源原则为指导组织电子文件信
息
第二节 电子文件信息整序
三、电子文件信息整序的实施
（一）标引在电子文件信息整序中的作用
电子文件的内容识别是通过标引获得的，电子文
件的有序结构也是通过标引实现的。对电子文件标引的
过程也就是对电子文件信息整序的过程。
第二节 电子文件信息整序
（二）档号的划分和确定
全宗号
案卷目录号
案卷号和件（页）号
第二节 电子文件信息整序
四、纸质文件的整理
第一种方法是：在电子文件组成虚拟案卷的前提条件下，纸质文件不再立卷，而完全根据其形成的先后顺序装盒上架。
第二种方法是：将纸质文件组成电子文件与虚拟案卷相对的案卷，不装订，也不要拟案卷标题，只要标上档号和存址就可以了，然后同样装盒。
第三节 电子文件的销毁
电子文件销毁是对电子文件处置的一
个方面。在电子文件保管阶段对电子
文件的销毁主要是保存期满，无保存
价值的电子文件予以销毁。
本章结束
第二节 电子文件信息整序
1、档案数据
电子文件内容信息
背景信息。
元数据。
识别文件。
返回
第二节 电子文件信息整序
2、数据的质量要求
（1）电子文件自身必须具有内容
（2）以易于被人理解的方式存在。
（3）数据应包含电子文件的文件格式
（4）数据应包含电子文件的背景
返回
第一节 档案馆对电子文件的收藏
（一）传统档案馆（室）
电子文件大量产生，人们还没有充分准备，建立专
门的保管机构。一些档案学研究者认为应当由传统档案
馆承担起电子文件的保管责任。
目前，世界上主要的电子文件保管机构还是在传统档
案保管机构中赋予新的功能。具体有两种形式：
只接收纸质载体文件
建成专门存放电子文件的库房（特种库房），配备特殊的装具以及软硬件设备，并配有专门的电子文件脱机载体和纸质副本。
返回
第一节 档案馆对电子文件的收藏
（二）虚拟档案馆
虚拟档案馆也称概念化的档案馆，它是由虚拟技
术和网络技术发展而来的。虚拟的、无形的、没有物理
实体存在的，却同样能提供档案信息的档案馆。即通过
网络技术和特定软件,将时空上分散的档案馆，连结在一
体，使之成为一个有机的信息系统。
返回
第一节 档案馆对电子文件的收藏
（三）数字档案馆
数字档案馆是集中存储电子文件，并提供电子文
件信息检索利用的系统，是以文件和档案信息为特定对
象的有序的信息空间和开放的信息环境。它可以将不同
载体、不同地理位置信息资源通过网络相互连接，向用
户提供方便快捷的在线服务。
返回
第六章 电子文件的检索
第一节 电子文件的著录
一、现代著录理念的确立
（一）现代著录的含义
获取、核对、分析和组织用以确认、管理、存入、了解档案机构的馆藏以及解释其背景和文件系统的各种信息的过程，以形成对其所描述的单位及其构成部分的准确表述
第一节 电子文件的著录
（二）电子文件著录的特点
1、全要素
2、全过程
3、综合性
4、多级性
第一节 电子文件的著录
（三）电子文件著录与传统文件著录的不同
1、目的有所拓展
2、对象有所扩展
3、时间发生了变化
4、人员发生了变化
5、手段有所更新
第一节 电子文件的著录
二、元数据在电子文件著录中的作用
元数据不仅具有有效地加强电子文件的凭证作用，保证电子文件的长期可读性，便于电子化业务活动的开展等作用，同时对电子文件的著录也是一种有力的补充。可以说电子文件著录自动进行的关键技术就是元数据技术。
第一节 电子文件的著录
三、电子文件著录工作的组织
归档前单份及案卷级电子文件的著录
归档后案卷级以上的电子文件的著录
第一节 电子文件的著录
四、电子文件著录规则和实施
（一）数据结构著录规则
（二）数据内容著录规则
（三）数据值著录规则
五、电子文件的著录项目
1. 标题和内容摘要项
2. 形成单位和责任者项
3. 时间项
4. 稿本项
5. 密级项
6. 保管期限项
7. 载体形态项。
8. 分类号项
9. 档案管理部门代号项
10. 档号项
11. 主题词和关键词项
12. 软硬件环境项
13. 相关文档资料项
14. 相同内容的其他载体存放位置项
15. 相同内容的其他载体检索号码项
16. 附注项
第二节 电子文件的标引
一、电子文件标引的含义和作用
电子文件的标引是对电子文件的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。
标引是建立检索系统的基础和前提，标引的质量对检索效率和质量有着决定性的影响。
第二节 电子文件的标引
二、检索语言和标引种类
（一）分类法检索语言和分类标引
（二）主题法检索语言和主题标引
（三）馆藏法检索语言和档号标引
第三节 电子文件的检索
一、电子文件检索的概念及其检索技术的发展
（一）电子文件检索的含义
广义：档案检索包括存储和查检两个具体过程
狭义：档案检索仅指查检一过程
第三节 电子文件的检索
（二）档案检索技术的发展
1、手工检索（线性检索）阶段
2、计算机辅助检索阶段
3、电子文件检索阶段
第三节 电子文件的检索
二、电子文件检索的特点
（一）多途径检索
（二）网络化检索
（三）检索结果直观，输出方式灵活、适用
（四）检索内容新、实时性强
（五）检索技术性强，检索质量难控制
第三节 电子文件的检索
三、电子文件检索系统
确定具有检索意
义的文件特征
表达检索标识
组织检索标识
选择检索标识
组织检索标识
确定检索途径
检索系统数据库
查找于
存储于
电子文件
用户需求
检索语言
图6—2 电子文件检索系统简图
第三节 电子文件的检索
三、电子文件检索系统
电子文件检索系统要体现出以下几方面特色：
（一）建立友好的用户界面
（二）借助检索语言和自然语言，高效地组织和存储电子文件信息
（三）开发设计电子文件检索的专家系统
第三节 电子文件的检索
四、电子文件的网络检索
（一）电子文件网络检索的意义
方便检索
有助于改变档案部门相对封闭的状况，加强多边合作
促进档案学已有管理理论、方法、原则的整合
第三节 电子文件的检索
（二）电子文件网络检索系统的建立
建立网站
加工检索信息，组织电子文件检索数据库
链接相关站点，提供通向其他信息资源途径
第三节 电子文件的检索
（三）电子文件网络检索的支持条件
电子业务活动的普及
文件、档案工作自身的成熟
法律、法规的建立与完善
相关技术标准的建立
本章结束
第三节 电子文件的检索
3、电子文件检索阶段
人们容易把电子文件检索和档案计算机辅助管理中的检索自动联系到一起，但两者检索并不完全相同，其区别主要有以下三个方面。
（1）工作基础不同
（2）两者的技术手段不同
（3）两者的服务模式不同
返回
第七章 电子文件的保护
第一节 电子文件保护概述
一、电子文件保护的内容
（一）电子文件物理载体的保护
（二）电子文件内容信息的保护
第一节 电子文件保护概述
二、电子文件保护的特点
（一）电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期
（二）电子文件的保护技术要求高，难度大
（三）结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性和系统性
（四）电子文件的内容信息安全是电子文件保护的重要内容
（五）电子文件保护的成本增加
第二节 电子文件物理载体的保护
一、电子文件载体的种类
（一）磁性载体
1、磁性载体的结构
2、磁记录原理
3、磁性载体的种类
4、磁盘阵列
5、磁带库
第二节 电子文件物理载体的保护
（二）光学载体
光盘（Optical Disk）指的是利用光学方式进行读写信息的圆盘。光盘是继磁性载体之后产生的又一种新型的数字信息记录载体。
第二节 电子文件物理载体的保护
1、光盘的结构
（1）盘基
（2）记录层
（3）保护层
（4）反射层
第二节 电子文件物理载体的保护
2、光盘的记录原理
由于光盘记录介质的吸光能力强、熔点较低，在激光束的照射下，其照射区域由于温度升高而被熔化，在记录介质膜张力的作用下熔化部分被拉成一个凹坑，此凹坑可用来表示一位信息，此为写过程。用凹坑的边缘（未烧蚀区）来记录“1”，凹坑和非凹坑的平坦部分（烧蚀区）来记录“0”，从而根据凹坑和未烧蚀区对光反射能力的差异，利用激光读出信息。
第二节 电子文件物理载体的保护
3、光盘的类型
（1）只读型光盘
（2）一次写入型光盘（CD-R）
（3）可擦写型光盘（CD-RW）
第二节 电子文件物理载体的保护
4、光盘塔、光盘库
光盘塔、光盘库等技术的发展为大容量存储数字信息提供了可能，也成为存储电子文件的主要设备。
光盘塔（CD-ROM Tower）是由多个SCSI接口的CD-ROM驱动器并联而成的；光盘预先放置在CD-ROM驱动器中，用一个机械手臂或类似的装置，将光盘由储存盒与光盘机之间来回移动。
光盘库是一种带有自动换盘机构（机械手）的光盘网络共享设备。用户访问光盘库时，自动换盘机构首先将驱动器中的光盘取出并放置到盘架上的指定位置，然后再从盘架中取出所需的光盘并送入驱动器中。
第二节 电子文件物理载体的保护
（三）闪存盘（简称闪盘）
1、闪盘的结构
2、闪盘的记录原理
3、闪盘的类型
第二节 电子文件物理载体的保护
二、电子文件载体的保护
（一）电子文件载体与纸质档案载体耐久性的比较
对于由磁性载体和光盘作为存储介质的电子文件来说，影响其长期保存的因素要复杂得多。 对于磁带和软盘而言 ，其主要成分聚酯对于碱的稳定性较低，温湿度的变化易使其卷曲、发脆，摩擦易使其带静电而吸附灰尘，破坏磁介质分子原有的排列顺序导致退磁；对于光盘而言，影响其耐久性的突出问题是盘基的平直度和记录层记录介质的寿命。
第二节 电子文件物理载体的保护
（二）磁性载体的保护
1、防止外磁场的影响
2、控制好温湿度
3、保持空气清洁
4、避免强光
5、防复印效应
6、防止机械震动
第二节 电子文件物理载体的保护
（三）光盘的保护
减少使用
防有害气体与灰尘
控制好温湿度
避免损伤盘面
第三节 电子文件内容信息的保护
一、影响电子文件内容信息安全的因素
（一）内在因素
（二）外在因素
第三节 电子文件内容信息的保护
二、电子文件内容信息保护的技术措施
（一）密码技术
对称密码算法
非对称密码体制
第三节 电子文件内容信息的保护
（二）防火墙技术
网络级防火墙
应用级防火墙
监测型防火墙
第三节 电子文件内容信息的保护
（三）数字签名技术
数字签名，是在数据单元上附加数据，或是对数据单元进行的密码变换。通过这一附加数据或密码变换，使数据单元的接收者能够证实数据单元的来源及其完整性，同时对数据进行保护。
第三节 电子文件内容信息的保护
（四）计算机病毒防治技术
树立“预防为主，防治结合”的观念
管理上要制定严格的规章制度，贯彻防毒原则
灵活运用各种软硬件技术，确定查杀方案
第三节 电子文件内容信息的保护
（五）入侵检测技术
1、漏洞的类型
设计上的缺陷
操作系统的漏洞
软件的错误、缺陷和漏洞
数据库的安全漏洞
用户的管理漏洞
第三节 电子文件内容信息的保护
2、入侵检测原理
入侵检测系统提供了用于发现入侵攻击与合法用户滥用特权的一种方法，它基于的一个重要前提是：入侵行为和合法行为是可区分的，也就是说可以通过提取行为的模式特征来判断该行为的性质。一个基本的入侵检测系统需要解决两个问题：一是如何充分并可靠地提取描述行为特征的数据；二是如何根据特征数据，高效并准确地判断行为的性质。
第三节 电子文件内容信息的保护
（六）长期可存取技术
迁移（Migration）
仿真（Emulation）
建立计算机技术档案馆
再生性保护技术
第三节 电子文件内容信息的保护
（七）信息备份技术
备份设备
备份技术
备份管理制度
第三节 电子文件内容信息的保护
三、电子文件内容信息保护的管理措施
（一）加强安全意识和保密意识
（二）建立健全电子文件管理制度
（三）完善电子文件信息安全的法律法规体系
本章结束
第二节 电子文件物理载体的保护
1.磁性载体的结构
（1）磁性层
（2）底基
返回
第二节 电子文件物理载体的保护
2、磁记录原理
磁记录是通过磁头对磁性材料表面进行局部磁化来完成,即从磁记录磁头的缝隙里向外发散出一个磁场，泄漏的磁进入到磁记录介质中，使介质磁化的过程。
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第二节 电子文件物理载体的保护
3、磁性载体的种类
（1）软磁盘
（2）硬磁盘
（3）磁带
返回
第二节 电子文件物理载体的保护
4、磁盘阵列
磁盘阵列（Redundant Array of Independent Disk，RAID）是由美国加州伯克利分校的提出的，是当前一种比较流行、比较成熟的存储设备。
RAID的存储原理就是应用磁盘数据跨盘技术，组合多个硬盘，把多个读写请求分散到多个硬盘中来突破单个磁盘的极限，并使其协同工作。在使用过程中如同使用一个硬盘一样，但却获取了比单个存储设备更高的速度、更好的稳定性、更大的存储能力、更高的容错能力。它可以按照用户对于存储容量的需求来进行阵列配置，从而达到海量存储的要求。
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第二节 电子文件物理载体的保护
5、磁带库
磁带库是一种机柜式的、将多台磁带机整合到一个封闭系统中的数据备份设备，是离线存储系统中的关键设备之一。它主要由磁带驱动器、机械臂和磁带构成，可实现磁带自动卸载和加载，可以在存储管理软件的控制下具有智能备份与恢复和监控统计等功能，能够满足高速度、高效率、高存储容量的要求，并具有强大的系统扩展能力.
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第二节 电子文件物理载体的保护
1、闪盘的结构
闪盘是由硬件和软件两部分组成，核心硬件有Flash存储芯片、控制芯片、USB端口、PCB板、外壳、电容、电阻、LED指示灯等，而软件部分则包括嵌入式软件与应用软件。
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第二节 电子文件物理载体的保护
2、闪盘的记录原理
闪盘是基于电荷存储原理来存储数据，而数据的写入都是利用电场强迫电子通过隧道氧化层到达浮栅（即浮动栅晶体管）来保存数据。当控制栅加足够高的电压，使隧道中运动的电子加速，这些高能电子中的一部分从源端在漏电压作用下到达漏端，并经碰撞散射获得足够的能量从漏区穿过栅氧化层注入到浮栅（以浮栅存储电荷多少记录所存储的数据），实现数据的存储。
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第二节 电子文件物理载体的保护
3、闪盘的类型
（1）启动型闪盘
（2）无驱型闪盘
（3）加密型闪盘
（4）随身数据管理型闪盘
（5）特定功能型闪盘
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第二节 电子文件物理载体的保护
4.避免损伤盘面
防止物理化学因素对电子文件载体损害，应注意 以下两方面：
（1）避免读取面损伤
（2）防止标记面的机械损伤
另外还要加强日常管理维护工作，具体要求有：
（1）载体的存放要求
（2）载体的整理要求
（3）载体的清洁要求
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第三节 电子文件内容信息的保护
（一）内在因素
1、电子文件的不稳定性
2、电子文件的系统依赖性
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第三节 电子文件内容信息的保护
（二）外在因素
1、自然灾害和意外灾祸
2、技术障碍
3、管理疏漏
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第三节 电子文件内容信息的保护
2、技术障碍
（1）“黑客”攻击
（2）计算机病毒
（3）设备故障和失效
（4）计算机操作平台漏洞
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讨论题：
1、电子文件利用的定义及其特点。
2、电子文件利用系统的构成及其关系。
3、电子文件的利用规则。
4、电子文件利用中的障碍。
5、电子文件编研的特点。
6、电子文件用户教育的原则。
第八章 电子文件的利用
第一节 电子文件利用系统的构成
一、电子文件利用的概念
电子文件利用是指用户通过电子文件检索系统查找出所需电子文件信息，并使其转化为现实价值的过程。
二、电子文件利用的特点
（一）电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享
（二）电子文件具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹
（三）电子文件利用可以采用交互式，为用户提供各种形式灵活的需求服务
（四）电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能
（五）电子文件可以使利用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息
三、电子文件利用系统的构成
（一）电子文件利用的法律法规要素
1.对电子文件信息而言，并不是所有电子文件都可以无限制地利用，而是要根据有关的法律法规合法地利用。
2.对用户而言，电子文件的利用是要受到有关的法律法规要素制约的，也就是说并不是任何人都能成为电子文件的合法用户。
3.对电子文件的利用行为而言，也要受到有关的法律法规的制约。
（二）电子文件利用的信息要素
1.电子文件信息的质量，是指电子文件具有一定的凭证价值和情报价值。只有电子文件中含有这样的潜在价值，才有可能将其转化为现实的可利用的价值。
2.电子文件信息的数量，是指下面两个方面：第一个方面是指电子文件信息的总量。如果数字化档案信息总量不足，电子文件信息总量少，档案部门就无法提供更多可利用的电子文件信息。第二方面是指电子文件信息的完整性。
（三）电子文件利用的检索系统要素
1.电子文件的著录标引，即建立电子文件检索系统的过程。
2.电子文件的检索，即表达检索需求的特征信息与电子文件目录信息相匹配的查检过程。
（四）电子文件利用的用户要素
1.电子文件用户的利用需求，即电子文件利用者对获得电子文件信息的一种要求和欲望。
2.电子文件用户的利用行为，即在利用需求驱动下对获得电子文件信息所进行的一系列活动。
1.计算机及计算机网络的安全。
2.保密安全。
（五）电子文件利用的安全防范要素
电子文件利用系统
第二节 电子文件利用的方式
一、在线利用
（一）在线利用的含义
所谓在线利用，就是在网络上进行电子文件的利用活动
（二）在线利用的具体方法
1.计算机网上阅览
2.网上复制
3.网上咨询
二、非在线利用
（一）非在线利用的含义
所谓非在线利用，就是利用者不通过网络在计算机上直接阅读或利用电子文件。
（二）非在线利用的具体方法
1. 计算机单机阅读
2. 提供电子文件拷贝
（三）缩微阅读
缩微阅读是利用COM技术将转化为直读信息的电子文件内容记录在感光胶片上，形成拷贝件后再利用缩微阅读机进行阅览。
第三节 电子文件利用的管理
一、建立新的“利用规则”
（一）严格执行电子文件的双套备份制度
（二）采用适当的控制技术
（三）限制利用方式，确保电子文件安全
（四）最大限度地发挥电子文件的优越性
（一）使用权限的审核
（二）提供利用拷贝的回收
（三）利用中的安全措施
二、电子文件利用的管理措施
三、电子文件的利用统计
（一）利用统计的信息采集
（二）建立利用统计的综合指标体系
（三）利用统计结果分析
四、电子文件利用中的障碍
（一）电子文件利用中的心理问题
（二）电子文件信息利用资源不足问题
（三）检索和利用电子文件的技术问题
（四）电子文件开发利用中的资金问题
（五）电子文件利用过程中涉及的法律问题
第四节 电子文件的开发利用与编研
一、电子文件信息资源开发的方式
（一）自行开发，面向用户直接提供服务
（二）自行加工信息产品，提供给中间服务商
（三）与其他部门合作开发电子文件信息资源
电子文件开发方式示意图
二、电子文件编研
所谓电子文件的编研，是指根据客观需要，对电子文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。电子文件编研是电子文件信息资源开发利用的重要形式和手段。
电子文件编研的特点
（一）编研时间大为缩短
（二）编研成品内容更为丰富
（三）编研成品的形式更为多样化
（四）编研成品的传播更为方便快捷
（五）编研工作者的组成更为复杂
（六）更应该注意知识产权的保护
第五节 电子文件利用的用户教育
一、电子文件用户教育的概念与意义
（一）从电子文件信息资源角度看
1. 通过用户教育，将极大地促进电子文件信息资源的有效利用，从而使电子文件潜在的凭证价值与情报价值得到进一步的实现，推动全社会精神文明与物质文明的发展。
2. 通过用户教育，可以使电子文件信息在全社会得到更为有序的交流，其资源得到更有效的配置，从而加快全社会的信息化进程。
（二）从电子文件用户角度看
1. 通过用户教育，将极大地提高全社会的档案信息意识，提高全社会利用电子文件的敏锐性，从而使全社会利用电子文件信息资源成为一种自觉的、主动的行为。
2. 通过用户教育，可以提高用户发现电子文件、检索电子文件、使用电子文件的能力，减少各种不必要的利用障碍，减少利用上无效的时间耗费，提高投入与产出的效益比。
（三）从档案机构角度看
1. 通过用户教育，可以使档案机构有更多机会接触用户、了解用户，从而能及时得到各种用户的反馈信息，掌握用户需求的最新动向。
2. 通过用户教育，可以使档案机构更能直接了解自身工作的发展方向，从而不断地提高自身的素质，提高各方面的管理水平。
二、电子文件用户教育的原则
（一）系统性原则
（二）普及性原则
（三）针对性原则
（四）灵活性原则
三、电子文件用户教育的内容
（一）用户意识的培养
1. 培养电子文件用户的信息意识
2. 培养电子文件用户的法律意识
3. 培养电子文件用户知识产权保护的意识
（二）用户能力的提高
1. 提高电子文件用户认识电子文件信息资源分布的能力
2. 提高电子文件用户检索电子文件的能力
3. 提高电子文件用户识别与选择电子文件的能力
第九章 元数据与电子文件管理
第一节 元数据的概念
一、元数据在档案管理中的应用
在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被转移到产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。
在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。
第一节 元数据的概念
二、元数据的内涵
第一阶段——引入元数据定义阶段
第二阶段——著录元数据阶段
第三阶段——电子文件管理元数据
第一节 元数据的概念
三、元数据与著录信息的异同
（一）元数据与著录信息的区别
目的不同
方式不同
环境不同
过程不同
手段不同
第一节 元数据的概念
（二）元数据与著录信息的联系
元数据与传统著录信息的联系体现在其个体的共同性上，如反映文件内容的题名、反映责任对象的责任者、反映文件生成时间的日期等，这些个体在元数据中有它们，在传统的著录信息中也有它们。
尽管元数据在以上这些方面存在区别，但是以上这些方面并没有穷尽它们的所有性质，除以上这些性质之外，在某些性质上两者又具共通性；所以，研究元数据又不能不注意到传统档案著录信息，寻求它们之间的共性，以实现对传统档案与电子文件在计算机系统中的集成管理。
第二节 元数据的类型与特性
一、元数据的类型
按元数据的实际功能划分，元数据分为:
管理型元数据
描述型元数据
维护型元数据
技术型元数据
利用型元数据
其他
第二节 元数据的类型与特性
二、元数据的特性
（一）元数据的还原性
（二）元数据的结构性
（三）元数据的跟踪性
（四）元数据的系统性
第二节 元数据的类型与特性
三、元数据的作用
（一）提供了对电子文件的全面描述
（二）保障电子文件的真实性
（三）保护电子文件的完整性
（四）保证电子文件的可读性
（五）支持电子文件信息的组织和查询
（六）支持电子文件的全程控制
（七）支持电子文件管理流程的集成与优化
第三节 元数据的设计与实施
一、元数据的设计
（一）确定元数据元素
（二）明确元数据与文件之间的关系
（三）明确相关元数据之间的联系方式
（四）确定元数据的格式
第三节 元数据的设计与实施
二、元数据的实施
（一）元数据实施的基本原理
元数据实施的基本原理是反映系统理论的质点原理。即电子文件的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份电子文件的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份电子文件的凭证价值也就丧失。
第三节 元数据的设计与实施
（二）元数据实施的基本方式
一体式
分体式
混合式
第四节 元数据元素集
一、元数据元素集的内涵
元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元数据标准来看，其主要内容是元数据元素集（Metadata Element Set），元数据元素集是指需要捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。这些元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。
第四节 元数据元素集
二、标准元数据集的特点
（一）纳入电子文件管理系统
（二）可选择性
（三）可扩展性
（四）兼容性
第四节 元数据元素集
三、元数据元素的类型
（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》
（二）《档案著录规则》（DA/T18—1999）
（三）美国匹兹堡大学项目
（四）SPIRT项目
（五）政府电子文件元数据集
第五节 基于元数据的电子文件管理
一、元数据在电子文件管理系统设计阶段
二、元数据在电子文件形成阶段
三、元数据在电子文件运行阶段
四、元数据在电子文件的维护阶段
五、元数据应用于电子文件管理的意义
本章结束
第三节 元数据的设计与实施
（一）确定元数据元素
名称和标识
定义
类型
编码体系
著录时间
著录方式
返回
第三节 元数据的设计与实施
（四）确定元数据的格式
MARC格式
关系型数据库格式
XML格式
HTML格式
文本格式
返回
第四节 元数据元素集
（五）政府电子文件元数据集
标识类
内容类
结构类
背景类
期限和条件类
管理类
返回
第四节 元数据元素集
标识类
编号
名称
返回
第四节 元数据元素集
2.内容类
题名
主题
说明
语种
返回
第四节 元数据元素集
3.结构类
著录层次
稿本
版本
文种
模板
附件
载体
媒体类型
数据格式
存储位置
系统环境
密码
数字签名
返回
第四节 元数据元素集
4.背景类
形成者
日期
保存史
关联
法律依据
返回
第四节 元数据元素集
5.期限和条件类
紧急程度
秘密程度
重要程度
利用条件
返回
第四节 元数据元素集
6.管理类
记录号
元数据管理者
记录格式
附注
返回
第五节 基于元数据的电子文件管理
四、元数据在电子文件的维护阶段
（一）在电子文件的鉴定与归档环节
（二）在电子文件的整序与保护环节
（三）在电子文件的检索和利用环节
（四）脱机电子文件的管理
返回
第五节 基于元数据的电子文件管理
五、元数据应用于电子文件管理的意义
元数据应用于电子文件管理能够解决电子文件管理中的三大难题：即电子文件的长期可用、电子文件的真实性和电子文件的完整性。
元数据应用于电子文件管理能够改善现有的电子文件管理模式和方法。
利用元数据管理大大降低了电子文件管理的风险。
元数据的引入将大大改进电子文件的检索和利用效率。
元数据为分布式档案信息的组织提供了整合工具和纽带，为实现电子文件的分布式管理创造了条件。
元数据能够支持电子文件信息资源的开发。
返回
第四章 电子文件的积累与归档
第一节 电子文件积累与归档的组织管理
一、电子文件积累与归档的必要性
（一）电子文件是国家宝贵的文化财富和社会的重要信息资源
（二）电子文件积累与归档是保护电子记忆的必要途径
（三）电子文件积累与归档是档案工作的时代要求
第一节 电子文件积累与归档的组织管理
二、电子文件积累与归档过程的具体环节
电子文件积累和归档的程序是：
1、确定电子文件是通过审批的“最终版本”
2、积累和积累整理
3、编制目录
4、整理归档的电子文件
5、鉴定归档的电子文件
6、检测归档的电子文件
7、编制电子文件归档说明
8、存入存储载体
9、复制备份，确定保存方法和地址
10、确定载体标识
对上述环节可概括为积累、整理和归档三个大的环节。
第一节 电子文件积累与归档的组织管理
三、电子文件积累与归档的组织管理
（一）由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责电子文件的积累和归档工作
（二）各单位的电子文件积累归档要有明确的规章制度、标准和具体的规定、要求
（三）把电子文件归档列入工作计划，并根据电子文件处理过程、程序和归档制度的要求，下达归档计划
第二节 电子文件的积累
一、电子文件积累的范围
电子文件的积累范围应按国家关于文件归档范围的有关规定执行，并参考现行纸质文件的收集积累范围，制定电子文件的收集积累范围。同时，电子文件收集积累范围还应根据各部门文件形成情况以及电子文件的特点确定。
电子文件收集积累范围可划分为两大类：数据类文件和程序类文件。
各类反映本部门职能活动的数据类文件是电子文件的主体，它反映文件的内容，是收集积累的主要对象。
程序类文件包括操作系统、语言处理系统、用户应用程序等。它是对程序所做之事的文字描述，对程序如何做这些事的逻辑描述（输入/输出、流程图等）以及如何修改程序、使用程序的说明。
第二节 电子文件的积累
二、电子文件积累的要求
（一）电子文件积累的原则性要求
保证电子文件的完整性
2. 收集积累经过审批的“最终版本”的电子文件
（二）电子文件积累的具体要求
1、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
2、当公务或其他事务处理系统中只产生电子文件时，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
3、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文件处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
5、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6、对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。
7、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
8、对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
9、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
10、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
11、对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，套用模板应作为电子文件的元数据保存。
12、定期制作电子文件备份。
第二节 电子文件的积累
三、电子文件收集积累的方法
电子文件的积累，可分为两种类型：
一种是在电子计算机网络系统上，系统设计自动记录功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、进入数据库时间等。在进入数据库之前，通过对记有档案标识的内容进行鉴定归档。
另一种是用存贮载体传递的电子文件，按规定进行登记、签署，对需要更改处理的，填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
《电子文件归档与管理规范》指出电子文件收集时，每份电子文件均应在《电子文件登记表》（样表见附录一）中登记 。
《电子文件登记表》中所指电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。电子文件类别代码为：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件。
第二节 电子文件的积累
四、电子文件的确认与采集
（一）文件必须具有内容，应能准确反映在特定时间内，在行使职责、活动与事务处理中发生的事实。
（二）当需要时，能以电子方式再建，以便文件的每一个部分汇集起来，以易于被人理解的方式存在。
（三）采集背景信息，便于帮助用户对文件内容的理解。
（四）结构是文件的格式，必须予以采集，以便该文件今后可以迁移到所需要的最新硬件与软件中。
（五）采集的电子文件能被一体化地进入部门和个人的文件保存系统中。
第二节 电子文件的积累
电子文件的采集还有一些特殊要求，即必须采集文件的背景信息与元
数据，电子文件的背景信息和元数据同样重要。
背景信息
一般说来，电子文件形成部门收集的背景信息如下：
（1）文件形成机构；
（2）与文件有关和曾经有关的其他机构；
（3）文件履行机构职责的目的；
（4）文件的年代；
（5）与文件有关的时期；
（6）与机构职能有关的文件价值与重要性；
（7）曾与文件有过关系的文件保存系统；
（8）文件与其他文件、资料间的关系；
（9）对文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
第二节 电子文件的积累
2. 元数据
元数据（metadata）是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
在电子文件环境下，由于文件内容极易被删改、破坏而不留任何痕迹，为了保证电子文件信息的原始和真实，人们不得不借助元数据。元数据可以记录下电子文件在设计、形成、传递、维护这一运转流程中的全部情况，因此，只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性和证据效力，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。
第三节 电子文件的归档前整理
一、电子文件的立卷
（一）电子文件立卷的必要性
在电子时代，电子文件向档案转化的过程中是否需要立卷，有些同志认为“在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需费心去分类、组卷，因为计算机随时可以迅速对电子文件中的单份文件从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系……”
但是，计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的联系，并不能真正反映和体现文件之间的有机联系，“不依靠人工干预，计算机是无法自动模拟文件间的历史有机联系的。也就是说，文件间的历史有机联系，如果不是由人们（可以通过计算机）在文件形成过程中加以记录和描述（著录），或在信息整序过程中加以处理（按历史联系分类并以具体的事件为单位组织成虚拟的案卷），那么这种历史有机联系就不可能保持住或检索出来，再好的计算机软件也不可能做到这一点。”
而文件间在同一具体事件上的有机联系对体现电子文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的。因此，从维持电子文件历史联系和凭证价值的根本需要出发，有必要对电子文件进行立卷。
第三节 电子文件的归档前整理
（二）电子文件立卷的方法
目前关于如何对电子文件立卷主要有三种观点：
组织“信息案卷”
信息案卷由案卷目录、卷内文件目录和文件内容的数据组成。档号、案卷号是
它的唯一性、永久性逻辑标识，称为“案卷标识”。
2. “虚拟立卷”
虚拟立卷所立的并非是案卷实体，而是给具有有机联系的一组电子文件赋予共同的案卷号。
这一案卷号成为揭示一个虚拟案卷里所有电子文件的历史联系的唯一逻辑标识。
3. 将“立卷”改为“立件”
即“档案管理以件作为单位，按保管期限——年度——机构，结合问题、时间进行分类、
排列”。这种立卷结果是单份的电子文件，而不是传统立卷的结果——作为组合体的案卷。
为保护文件之间的历史联系，需给反映同一事务处理过程的电子文件编上一个统一的标
识，即编号。
（三）电子文件立卷的实施
第三节 电子文件的归档前整理
二、电子文件的编目
（一）机读目录的编制
机读目录的编制可以在著录、标引的基础上，利用著录、标引所形成
的电子文件信息数据库，按一文一卡、一卷一卡、多文一卡、多卷一
卡等方式由计算机自动生成分类目录或主题目录；也可以全宗为单位
将档案目录和卷内文件目录相结合按一定次序编排形成案卷文件目录
（或“全引目录”）。
（二）光盘的编目
编号。归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：
第三节 电子文件的归档前整理
·
·
·
光盘序号
分隔符
电子文件类别代码
分隔符
项目代号
分隔符
档案类目号
（1）档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。
（2）项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。
（3）电子文件类别代码用字母表示。其中：
G—图形文件 I—图像文件 D—数据文件 T—文本文件 P—计算机程序
如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填上。
（4）光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。
第三节 电子文件的归档前整理
2. 套别。归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。
3. 名称。即归档项目名称。
4. 密级。盘内存储的电子文件的最高密级。
5. 保管期限。盘内存储的电子文件的最长保存时间。
6. 软、硬件平台。识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。
（三）归档电子文件登记表
归档的电子文件在整理完成后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，其内容和格式可参阅附录一中的《归档电子文件登记表》。
归档电子文件登记表可以制成电子表格，由系统根据归档电子文件的机读目录或著录、标引信息自动填写。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应赋有纸张打印件。
第四节 电子文件的归档
一、电子文件归档的含义和特点
电子文件归档的含义有广义和狭义之分。
广义的归档是包括电子文件的形成、收集、积累、鉴定、著录、标引和向档案部门移交等在内的一个完整过程。
狭义的电子文件归档是将应归档的电子文件经过整理，确定其档案属性后，从计算机存储器或其网络存储器上拷贝、刻录到可脱机保存的存储载体上向档案部门移交，或通过网络将电子文件信息转存、登录到由档案部门控制的计算机系统中，以便长期保存的工作过程。
本节所指属狭义的归档。
第四节 电子文件的归档
电子文件归档的特点具体包括：
第一，电子文件的归档不单纯在文件处理完毕后，而是在文件的形成时期就要归档。
第二，电子文件的存在状况使其可用多种方式进行归档。
第三，电子文件的归档范围有所扩大，不仅对文件本身，对文件存在的软件环境和背景信息、元数据等皆需要归档。
第四，由于现行机关文件生成大多采用“双套制”，在归档电子文件的同时，还应对相应的纸质文件进行归档，这也在一定程度上增加了归档的复杂性。
第四节 电子文件的归档
二、电子文件的归档范围
（一）确定归档范围的原则
1. 按现行文件的有关归档范围执行。
2. 要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽可能具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
3. 电子计算机的软硬件环境、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。
（二）归档范围的具体内容
具体来说，归档范围包括程序类文件和数据类文件，即是收集积累范围内经鉴定有必要保存归档的部分。对此可参阅电子文件收集积累范围。但有一些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：
第四节 电子文件的归档
草稿和定稿。必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。
各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。数据库大多是动态的，其中的数据在不断地发生变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更动。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一星期、一个月等。拷贝可以人工进行，也可以由计算机程序自动实施。
电子邮件（E-mail）。随着电子通信技术的普及，无论是机关、企业还是个人都将大量使用电子邮件方式交换信息，许多“正式文件”也将以电子邮件形式发出，所以，必须将其纳入归档范围之中。电子邮件的挑选很麻烦，可事先制定具体的办法加以控制。
第四节 电子文件的归档
会议文件。电子时代将有很多会议采用电视会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、作主题发言、讨论问题，作出决议。这种会议可能没有统一发布的会议文件，如不提前采取必要的措施很容易发生遗漏。机关档案工作人员须“跟踪追击”，随时了解本机关通过电子通信举行的各种活动，督促有关人员把文件收集起来归档保存。
与归档文件相关的“支持性文件”。所谓“支持性文件”是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。
与电子文件有关的各种纸质文件。主要包括两方面内容：一是产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件，如计算机技术说明书、图纸、使用说明书、操作手册等；一是在电子文件形成过程中产生的纸质文件，如系统设计任务书、说明、程序框图、测试分析报告、技术鉴定材料等。这些文件与电子文件的正常运行具有密切的联系，不可忽视。
第四节 电子文件的归档
三、电子文件归档方式
（一）对电子文件归档方式的各种提法
冯惠玲在《无纸收藏》一文中提出介质移交和网络移交两种方式：
介质移交方式是指机关内各部门将自身形成的电子文件脱机存储在某种存储介
质上交档案机构保存。
网络移交方式是指各部门通过网络向档案机构传输文件。移交方式可依机关计
算机系统的配置情况而决定。
2. 《电子文件归档和管理规范》中提出了逻辑归档和物理归档两种方式：
逻辑归档（Logical Filing）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置
而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档（Physical Filing）指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，
向档案部门移交的过程。
第四节 电子文件的归档
3. 《电子文件归档及管理方法研究》课题组提出卸载式归档和在线式归档两种方式：
在线式归档指按一定要求，将运转在主机或具有一定规模网络中的电子文件，经过归档处理，集中存放在主机或指定的网络服务器中的规定区域，并向档案部门移交的过程。
卸载式归档指按一定要求，把计算机中的电子文件经过归档处理卸载至规定的可脱机保存的载体上，并向档案部移交的过程。
4. 董永昌、何嘉荪主编《电了文件与档案管理》提出脱机归档模式和联机归档模式：
脱机归档模式是用脱机保存的载体将电子文件向档案部门移交，是物理归档的一种方式。也可以把它叫做实物上的归档。
联机归档模式是档案管理员从终端设备直接与系统进行会话式操作，及时收集归档所需要的各种数据，迅速处理各种登记手续，完成归档工作。
第四节 电子文件的归档
（二）归档的具体方法
脱机介质归档的方法
（1）将应归档的电子文件最终版本录入存储载体上。
（2）压缩归档。
（3）备份归档。
2. 网络信息归档的方法
（1）集中式归档。
（2）分布式归档。
（3）滞后归档。
（4）实时归档。
第四节 电子文件的归档
四、电子文件的归档要求
1.电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交到档案部门。
2. 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至具有耐久性的载体上，一式三
套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，
则应解密后再完成上述工作。
3. 档案部门应对归档电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，
采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光
盘、硬磁盘等。禁止用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
4. 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全
宗号、类别号、密级、保管期限、存入时间等。归档后的电子文件载体应设
置成禁止写操作的状态。
5. 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附
《归档电子文件登记表》
第四节 电子文件的归档
6. 需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7. 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
8. 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档，脱机备份一至两套，一套封存保管，必要时再复制一套异地保存。
9. 电子文件归档的格式要求。各类电子文件的内容信息，无论是存储在载体还是用计算机网络系统传递，其管理格式，特别是数据结构等一定要符合相关标准和规定的要求，不能自行其是，以防将来有读取不出的恶果发生。
10. 编制电子文件的归档说明。
第四节 电子文件的归档
五、电子文件的归档移交
（一）移交时间
电子文件的脱机介质归档或网络信息滞后归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档移交，具体可视其情况而言。
（二）移交检验
检验项目包括：
1. 载体有无划痕，是否清洁。
2. 有无病毒。
3. 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。
4. 核实《归档电子文件登记表》、软件、说明资料等是否齐全。
5. 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
（三）移交手续
验收合格后，档案保管部门应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，并签字盖章。《归档电子文件移交、接收检验登记表》一式两份，一份交电子文件形成单位，一份档案保管部门自存。
本 章 结 束
第十一章 数字档案馆
第一节 数字档案馆概述
一、数字档案馆的概念
（一）数字档案馆概念源起
在数字档案馆的研究中，出现过虚拟档案馆（Virtual Archives）、电子档案馆
（Electronic Archives）等概念。在数字档案馆、虚拟档案馆、电子档案馆的关系上，一般认为先有数字化，后有虚拟化，虚拟化建立在数字化之上，实质是探索档案馆实现信息化、现代化表现方式。在档案管理现代化动态过程中分三步走：一是实现档案馆管理工作自动化，建立各馆的自动化系统；二是实现单个档案馆数字化；三是实现档案馆全面数字化，实现完全意义上的数字档案馆环境。
在数字档案馆概念的探讨中，档案界一般认为电子档案馆是数字档案馆建设的初级阶段，虚拟档案馆是数字档案馆建设的高级阶段，数字档案馆概念基本涵盖了电子档案馆和虚拟档案馆的范畴，是档案馆信息化的完全表现。在档案界的探讨中早期还出现了无墙档案馆（Archives Without Wall ）、全球档案馆（Global Archives）、超级档案馆（Hyper Archives）等名称，这些概念和数字档案馆一词都比较接近，经常和数字档案馆混淆使用，现在数字档案馆概念已经被广泛认同。
第一节 数字档案馆概述
（二）数字档案馆的定义
定义可以分为两类，一类是狭义的定义，一类是广义的定义。广义定义中的数字档案馆突出一种利用环境，只是借用了档案馆这个名称，实质就是一个信息利用系统。通俗地说，广义数字档案馆是没有时空限制的、便于使用的、超大规模的知识中心。数字档案馆是一个动态的建设过程，它吸收和借鉴了档案馆的一些组织管理方法，其实质是一个跨部门、跨行业的社会工程和大文化工程。
狭义定义中的数字档案馆是指在信息高速公路、数字地球、国家信息化大背景下，现代档案馆运用技术革新，在信息载体、服务方式、利用方式等方面实现跨越。即从单个档案馆概念主体上说是一种实体档案馆，数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。
从发挥档案馆社会功能和信息资源建设的角度出发，建设数字档案馆首先要立足于狭义数字档案馆的建设，把各个档案馆的库藏进行数字化，并以此为基础通过网络连接建成分布式、跨地域的信息服务系统。
因此，我们可以把数字档案馆的定义描述为：数字档案馆是以计算机技术为基础，利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案信息数字化，并收集、捕获有价值的信息资源，通过宽带网络相连接，建立分布式、跨地域的有序的信息资源系统；该系统以用户需求为中心，提供各种信息服务。
第一节 数字档案馆概述
（三）数字档案馆的类型
狭义数字档案馆可以依据传统档案馆的分类方式进行分类：
按照档案馆的级别可以分为：中央、省（自治区、直辖市、特别行政区）、市、县级数字档案馆。
按照馆藏范围，可为分为综合、专业、行业、专题数字档案馆。
按照馆所属性质，可以分为国家（公共）、企事业、行会、团体甚至个人数字档案馆。
第一节 数字档案馆概述
二、数字档案馆的主要功能
（一）具有对各种载体档案文件信息数字化的功能
（二）能够与外网络对接，实现多层面信息采集，构建社会综合信息数据库
（三）具有海量数据接收、存储和管理功能
（四）具有数据有效访问和查询功能
（五）数字化信息的发布与传播
（六）信息系统管理与安全维护
第一节 数字档案馆概述
三、数字档案馆与传统档案馆的比较
1、档案管理模式不同。
传统档案馆的档案管理模式是将馆藏档案以全宗或案卷为保管单位围绕着收集、整理、保管、鉴定、利用等业务环节展开的，体现集中统一的管理原则、思想。数字档案馆的管理模式是在集中统一管理原则指导下，对电子文件本身则采取分散管理的办法，只对档案信息进行“虚拟接收”实行集中统一管理。
2、档案信息来源及进馆方式不同
传统档案馆档案信息来源主要是人们在社会活动中直接形成的各种纸质文件材料，包括电子文件的纸质打印件，进馆时采用档案接收和移交办法。数字档案馆信息来源包括实在馆藏和虚拟馆藏。实在馆藏就是本馆数字化信息；虚拟馆藏是指根据用户需要，通过网络链接，可对相关档案信息的“动态搜寻和组织”。
第一节 数字档案馆概述
3、技术手段不同
传统档案馆管理主要是人工管理，只能提供馆藏实体档案以利用。
数字档案馆是由虚拟技术和网络技术发展而来的，它采用计算机等现代化的技术作为管理各种档案文献信息资源的手段，实现档案信息的智能化管理，改进了组织形式，提高了管理水平和管理效率，方便了用户利用。
4、任务重心不同
传统档案馆的任务重心是以馆藏为中心的，具体工作是对纸质档案材料进行收集、整理、鉴定、保管、统计及开发利用等。
数字档案馆是以用户为中心的，它的实质是根据用户的需求，构建一个虚拟的档案信息环境。
5、保管档案的方式不同
传统档案馆的档案工作，是通过被积累与利用的最初顺序保存记录有信息的载体，实现对档案实体的保存。而数字档案馆则不然，在数字档案馆的计算机化系统中，文件是通过系统内或系统间出现的事务以及硬件与软件的交互作用而形成的，这些文件的组成部分分别存储在各个特定的媒体上。
6、整理档案的方式不同
传统档案馆的整理，主要指通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织起来，使之条理化、系统化。而数字档案馆的库藏档案是主要以数字化的形式出现的。由于可采用分散保管、集中控制的收集方法，档案实体分散于各个立档单位，因此，其信息存放的物理位置实际上就体现了档案的全宗关系，已经清楚地说明了档案的相关背景信息。
第一节 数字档案馆概述
第一节 数字档案馆概述
四、数字档案馆与数字图书馆的比较
数字档案馆和数字图书馆从支持技术来看，非常接近，都是运用现代计算机、通讯、多媒体技术实现信息处理、传播。
数字档案馆对于数字化档案来说维护和保证其真实性和原始性就成为至关重要的问题。数字图书馆对图书信息并不要求它的原始性，它关注的是数字化图书信息在网络中的传播，使图书信息达到共享。
档案信息和图书信息在保密性要求上不同。
数字档案馆对信息处理技术有更高的要求。
第二节 数字档案馆建设
一、数字档案馆的网络化
数字档案馆网络系统遵循开放性、可扩展性、易用性、易管理性、稳定性及安全性的设计原则进行开发，主要分为三个部分：
馆内网——以本单位为服务对象的内部局域网，主要进行内部业务管理的信息流和工作流处理。
政务网——以政府部门为服务对象，通过政府部门的专网平台，向政府机关提供档案信息，并对政府机关产生的电子文件信息进行归档和管理。
公众网——以社会大众为服务对象，架设Web服务器，通过Internet向公众提供各种档案信息的查询、利用服务。
第二节 数字档案馆建设
二、数字档案信息的组织
（一）数字档案信息组成
数字档案馆所收集的档案信息主要来自四方面：一是政府机关以及社会各单位向数字档案馆移交的电子文件；二是馆藏档案数字化后产生的电子文件；三是社会各专业职能部门的档案信息数据库；四是从互联网中收集的数字档案信息。
（二）数字档案馆信息资源的组织管理原则
1、标准化原则
2、全局统筹原则
3、用户为中心原则
4、特色性原则
5、安全性原则
第二节 数字档案馆建设
三、数字档案馆建设中存在的问题
（一）基础理论研究方面
（二）数字信息资源建设方面
（三）技术标准方面
（四）法律法规方面
1．相关法律法规需要改进。
2．电子文件的法律效用。
3．注重著作权、知识产权、隐私权的保护。
（五）人才建设方面
（六）与外界协作
第三节 我国数字档案馆简介
一、档案馆网站建设
“档案网站是档案机构在互联网络上建立的站点，是发布各类档案信息并提供档案利用服务，构成信息网络的一个节点。”我国档案网站主要有国家档案局网站、地方综合性档案局（馆）网站、专业档案馆网站、大学档案馆网站、档案刊物网站、档案专业教育机构网站、个人档案网站等类型。
二、网站的推广
“2004年1月至3月调查了中国大陆网站336个，随机完整下载其中226个档案网站并对其详细统计”。“中国大陆336个档案网站地域分布见表11—1。
100
336
合计
6
黑龙江
16
青海
31
7
湖南
15
西藏
30
7
辽宁
14
1
贵州
29
7
四川
13
1
宁夏
28
8
内蒙古
12
2
海南
27
9
安徽
11
2
重庆
26
10
陕西
10
2
云南
25
13
吉林
9
3
新疆
24
16
湖北
8
3
山西
23
17
上海
7
3
河南
22
20
广东
6
3
河北
21
23
北京
5
3
广西
20
32
山东
4
4
江西
19
33
江苏
3
4
天津
18
40
福建
2
5
甘肃
17
52
浙江
1
比例（%）
数量
地域分布
序号
比例（%）
数量
地域分布
序号
表11—1 中国大陆336个档案网站地域分布表
第三节 我国数字档案馆简介
三、数字档案馆建设实例
（一）北京市档案馆网络信息管理系统
1、北京市档案馆网络管理系统概况
北京市档案馆网络化计算机管理系统自1996年3月正式开始建设，计划分三个阶段完成。第一阶段目标为建设档案馆网络，主要解决档案检索、编目、库房管理、日常统计等，目前已基本完成。第二阶段目标为建设档案馆局网络，主要解决局业务处室及局馆综合部门的办公自动化，目前也已基本完成。第三阶段目标为建设包括区县档案馆、市直单位在内的全市档案系统计算机网络，主要解决目录中心及办公自动化，目前正在建设之中。
2、北京市档案局馆网络系统功能
（二）上海市档案馆网络信息管理系统
2003年7月5日，上海公务网市档案局馆网站和上海档案目录中心建成开通。上海公务网市档案局馆网站开设的常规栏目有：单位简介、每周动态、公共服务、档案查询、政策法规、专题特辑、网上展览、档案论坛、档案期刊、咨询服务等。同时，为了展示上海国际大都市的风貌和历史，还特设了申城变迁、沪上机构、上海之最、上海人物、上海掌故等特色栏目。
第三节 我国数字档案馆简介
（三）深圳市数字档案馆
1、深圳市数字档案馆简介
深圳数字档案馆2000年提出建设，并与国家档案局档案科学技术研究所、北京科怡科技发展有限公司共同承担此项目。2001年3月，该项目总体规划书通过了国家档案局组织的专家评审；6月，该项目又被纳入国家计委高技术应用部门发展项目。2002年5月，该项目被列入《深圳市国民经济和社会信息化“十五”规划2001——2005》；9月，广东省信息产业厅通过对深圳市数字档案馆项目研发情况的实地考察，拟将该项目列为广东省信息化建设示范项目。项目的开发研究得到了市委、市政府和各级有关部门的重视和支持。目前，深圳数字档案馆已经建成“三网系统”，即内部网、政务网和公众网，同时还配置了磁盘阵列、光盘库等储存设备；文档扫描仪、照片扫描仪、胶片扫描仪等输入设备；打印机、胶片缩微等输出设备。并集成了IBM WebSphere、BEA Weblogic等应用服务软件，内容管理平台IBM CM，OCR软件以及TRS全文检索系统等，实现档案信息资源的传输网络化、管理自动化和服务在线化。
2、深圳数字档案馆分期建设规划
3、深圳数字档案馆工程建设内容及其进度
深圳数字档案馆工程建设涉及范围广，其主要内容有软硬件基础设施建设、应用系统开发、数字信息资源库建设、标准规范的制定、人才队伍培养。
第三节 我国数字档案馆简介
4、深圳市数字档案馆建设的总体目标和主要任务
（1）总体目标
深圳数字档案馆工程的建设目标是在网络上形成超大规模的、高度有序的分布式数字档案资源库群；并通过网络向政府和公众提供高效服务；研究制定一套相关标准规范；采用国际主流技术，实现多方式的电子文件及各类数字信息采集、查询、利用服务，保证电子文件保存、利用的长期性，为日益广泛产生的电子文件的管理，提供理论及实际应用的支持；开发具有中国特色的数字档案馆智能应用系统，提供数字档案管理的整套方法及相关软件；培养一批高水平的专业队伍，持续发展数字档案馆工程，为中国数字档案馆的建设探出一条新路。
（2）主要任务
第一，建设以数字化档案信息为主，包容各种相关文件、资料、语音、视频、影像等广阔领域的各类数字信息资源库，为数字档案馆的形成和运作创造基础和条件。
第二，通过与深圳市政府信息网的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实现电子政府形成的电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能。用数字化手段对档案业务各流程进行管理，真正实现文档一体化，实现整个档案馆业务流程的全面数字化。
第三，与市企事业单位信息互联互通，扩大信息服务范围，实现更大范围内的信息共享，为政府决策及日常运行提供可靠的依据。
第四，提供新的信息和知识传播手段，改变档案利用服务以提供物理实体为主的传统方式，指引终端用户通过网络获取存储在各个站点的档案信息资源，为用户提供超越时空限制的个性化服务。
第三节 我国数字档案馆简介
5、深圳市数字档案馆的功能
（1）网页制作、维护和管理；
（2）向网站发布信息；
（3）维护利用者的信息，并对其身份进行验证；
（4）提供利用者对发布的信息进行检索；
（5）对利用情况进行统计；
（6）维护网站安全。
本 章 结 束
