成功自我管理的29个工具.ppt

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成功自我管理的29个工具 1 2 收 益 点 掌握29个最实 用且最常用的 自我管理工具 了解到新的思 维模式和方法 目 录 时间管理 ● 工具1 用“四象限原理”规划时间 ● 工具2 用80/20法则分配时间 ● 工具3 用“ABC控制法”使用时间 目标管理 ● 工具4 用“SMART”法确定目标 ● 工具5 用“目标多杈树法”分解目标 ● 工具6 用“6W3H”法分析细化目标 计划管理 ● 工具7 用“SMART”法确定目标 ● 工具8 用“目标多杈树法”分解目标 ● 工具9 用“6W3H”法分析细化目标 目 录 压力管理 ● 工具10 正确评估自己的压力水平 ● 工具11 压力管理曲线 思维创新 ● 工具12 因果图 ● 工具13 SWOT ● 工具14 “五个为什么”分析法 ● 工具15：橄榄球定律 ● 工具16：“六顶帽子” 员工管理 ● 工具17 根据意愿与能力对员工分类 ● 工具18 马斯洛的需求激励模式 ● 工具19 权衡效率与效果 ● 工具20：情境领导模型 目 录 高效沟通 ● 工具21 反馈的“JOHARI视窗” ● 工具22 沟通反思环 ● 工具23 如何避免沟通中出现的问题 职业规划 ● 工具24 用“录洋葱法”设定职业目标 ● 工具25 认真做好职业生涯规划 ● 工具26 理清自己的愿景 ● 工具27 理清自己的使命 团队学习 ● 工具28 头脑风暴法 ● 工具29 深度对话 时间管理 “四象限原理” 80/20法则 “ABC控制法” 时间管理—— 要事第一 工具1 用“四象限原理”规划时间 Ⅰ 紧急又重要事项 Ⅱ 重要但不紧急事项 Ⅳ 不紧急也不重要事项 Ⅲ 紧急但不重要事项 重 要 不 重 要 不紧急 紧急 时间管理——要事第一 工具1 用“四象限原理”规划时间 关注第二象限—— 成功的人往往都把焦点放在 重要但不紧急的事项上！ 时间管理——要事第一 工具1 用“四象限原理”规划时间 Ⅰ 紧急状况 迫切问题 限期完成 准备事项 Ⅱ 准备工作，预防措 施计划建立、维持 人际关系，休闲充电 提高学习能力 Ⅳ 忙碌而琐碎的事 处理一般文件等函件 打电话，看太多电视 消磨时光 Ⅲ 造成干扰的访问、电话 信件、报告、会议 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 重 要 不 重 要 不紧急 紧急 时间管理——要事第一 工具1 用“四象限原理”规划时间 Ⅰ 25%~30% Ⅱ 15% Ⅳ 2%~3% Ⅲ 50%~60% 重 要 不 重 要 不紧急 紧急 普通人士的时间安排 时间管理——要事第一 工具1 用“四象限原理”规划时间 Ⅰ 20%~25% Ⅱ 65%~80% Ⅳ ＜1% Ⅲ 15% 重 要 不 重 要 不紧急 紧急 成功人士的时间安排 时间管理——要事第一 工具2 用“80/20法则”分配时间 20% 80% 20% 80% 重点做20%重要性是80%的工作 时间管理——要事第一 工具2 用“80/20法则”分配时间（应用范例） 事项五：例会 事项六：准备招聘计划 事项七：会见客户 事项八：接听电话 价值20%的工作 事项一：审阅文件 事项二：准备工作总结 事项三：与财务经理讨论费用预算问题 事项四：与人事经理淡奖金问题 价值80%的工作 第一步，安排事项 ●例会 ●与人事经理淡奖金问题 ●审阅文件 ●接听电话 ●准备招聘计划 ●会见客户 ●辅导下属 ●老总召见 ●准备工作总结 ●处理应急事项（3件） ●与财务经理讨论费用预算问题 第二步，工作价值分类 时间管理——要事第一 工具2 用“80/20法则”分配时间（应用范例） 事项五：例会 事项六：招聘计划与奖金问题让人力资源部先提供资料 事项七：把会见客户的任务授权给业务经理 事项八：让秘书过滤电话，只处理重要电话 事项九：其他事件处理 …… 价值20%的工作 事项一：审阅文件（例会后8：10-8：30 事项二：准备工作总结（8：30-9：30） 事项三：与财务经理讨论费用预算问题（30分钟） 事项四：1个小时临时紧急事件处理 …… 价值80%的工作 第三步，时间和精力分配 时间管理——要事第一 工具3 用“ABC控制法”使用时间 ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最重要、重要和不重要 三种情况，分成A、B、C三类，有区别地管理时间的一种分析方法。 一个工作日 A——最重要的 B——较重要的 C——次重要的 时间管理——要事第一 工具3 用“ABC控制法”使用时间 成功人士对每天工作的划分： C类为日常性一些事务占总工作量的40~50%，所费时间占总工作时间的15% B类较重要，每天5件，占总工作量30~40%，所费时间占总工作时间20~40% A类工作重要且紧迫每天1~3件占总工作量15~20%；所费时间占总工作时间60~80%。分类时，可根据时间分列为A-1、A-2等 具体描述 日常性事务 持续性项目 规划与发展 简述 C 类 B 类 A 类 类型 目标管理 “SMART”原则 目标多杈树法 “6W3H”法 目标管理——确定一个清晰而明确的目标 工具4 用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究） 3% 10% 60% 27% 有明确的长期目标 有清楚但短期目标 有较模糊目标 无目标 社会顶尖成功人士 社会中上层 社会中下层 社会最底层 目标管理——确定一个清晰而明确的目标 工具4 用“SMART”法确定目标 1 “SMART”原则 可确定的(Specific) 可衡量的（Measurable) 可接受的（Acceptable) 现实可行的（Realistic) 有时间限制的（Time Indication) 善于将时间和精力用在一个目标上的人 更可能也更容易成功！ 目标管理——确定一个清晰而明确的目标 工具5 用“目标多杈树法”分解目标（计划多杈树） 1 目标多杈树法是专业的目标分解工具 大 目 标 子目标 子目标 子目标 即时目标 …… …… …… …… …… ——具体行动项目 目标管理——确定一个清晰而明确的目标 工具5 用“目标多杈树法”分解目标（分解步骤） 1 1. 写出大目标 2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标） 3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标） 4.检查多杈树分解是否充分 5.评估目标 6.判断目标能否达成 目标管理——确定一个清晰而明确的目标 工具6 用“6W3H”法分析细化目标 1 3H How to（明确各项行动如何进行及进行的顺序步骤） How many（工作数量是多少） How much（预算费用是多少） 6W Why(明确了解工作进行的目的及理由） What（确定要做哪些事项） Who（明确责任者及协助者，诠来做） When（什么时候完成） Where（在什么地方完成） Which（确定工作的优秀顺序，找出解决问题的重点对策） 计划管理 “PDCA工作循环” 标准化管理 有效计划法 计划管理——凡事都善始善终 工具7 用“PDCA工作循环“实施计划（戴明环） 1 P Plan (计划） D C A Do (执行） Check (检查） Action (处理） PDCA循环的4个阶段 计划管理——凡事都善始善终 工具7 用“PDCA工作循环“实施计划（戴明环） 1 检查 执行 总结经验 提出新问题 找问题 找原因 找要因 订计划 PDCA循环的8个步骤 计划管理——凡事都善始善终 工具7 用“PDCA工作循环“实施计划（戴明环） 1 科学的工作循环周期 目前水准 PDCA PDCA PDCA 改善后水准 计划管理——凡事都善始善终 工具8 标准化管理 1 重复频率高的经常性业务要标准化！ 标准设定 教育 实施管理 例外处理 定期评估 标准化管理步骤 计划管理——凡事都善始善终 工具8 标准化管理 1 麦当劳的标准化管理 拉斯迪宾馆的服务标准 计划管理——凡事都善始善终 工具9 有效计划法 1 凡事都要统一和决断，因此成功不站在自信的一方，而站在有计划的方。 ——拿破仑 计划管理——凡事都善始善终 工具9 有效计划法 1 月计划 季度计划 日计划 周计划 …… 计划 年度计划 专项计划 计划管理——凡事都善始善终 工具9 有效计划法 1 日计划包含的内容： 当天目标——即你必须当日完成的重要的、优先的工作 预留事项——预定的约会、开会等保留给特别工作的时间 待做事项——希望完成的不太重要、优先次序低的工作 日计划 压力管理 正确评估自己 的压力水平 压力管理曲线 压力管理——适度最好 工具10 正确评估自己的压力水平 我们总感觉压力来自于外部环境，但并不是每个人在同一环境下都会感到有压力，实际上压力源于我们自身，承认这点是很重要的。 压力管理——适度最好 工具10 正确评估自己的压力水平 测试工具：霍尔姆斯和拉赫的《社会再适应评定量表》 也称（应激评定量表） 评分方法：将各项目的分值相加 如果： ≥300分 近期患病率约为 80% ≤299分且＞150分 近期患病率约为 50% ≤149分 近期患病率约为 30% 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               压力管理——适度最好 工具11 压力管理曲线 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               应对压力常用的几种方法 逃避 对抗 转移 宣泄 压力管理——适度最好 工具11 压力管理曲线 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               应对压力最有效方法 计划 阅读 运动 艺术 交流 深思 压力管理——适度最好 工具11 压力管理曲线 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               压力管理曲线示意图 乏力区 舒适区 发展区 潜能区 破坏区 焦虑曲线 压力 行动力 压力管理——适度最好 工具11 压力管理曲线 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               减压的两个方法 凯利魔术方程式： 1.问你自己可能发生的最坏状况是什么 2.准备接受最坏的状况 3.设法改善最坏的状况 “3R”减压原则： 放松、退缩、重整 思维创新 SWOT分析法 “六顶帽子”思维法 因果图 “五个为什么” 橄榄球定律 思维创新——是可以训练出来的 工具12 鱼刺因果图 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               主要原因 问题 主要原因 主要原因 主要原因 思维创新——是可以训练出来的 工具12 鱼刺因果图 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               运用鱼刺因果图分析问题时一般从6个方面考虑： 材料 技术 设备 人力 工作 环境 方法 头脑风暴 思维创新——是可以训练出来的 工具13 SWOT分析法 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               SWOT： S——自身强项、优势 W——自身弱项、劣势 O——外部环境存在的机会、机遇 T——外部环境存在的威胁、对手 思维创新——是可以训练出来的 工具13 SWOT分析法 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               优势S 劣势W 威胁T 机遇O 内部 外部 思维创新——是可以训练出来的 工具13 SWOT分析法（以下问题能帮助您找到存在于内外部的相关因素） 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               关键优势S ▲擅长什么？ ▲拥有什么新技能？ ▲能做什么别人不能做的事？ ▲如何能够重复最近的一次成功？ ▲什么使你与众不同？ ▲你的顾客为什么要来你这里？ 关键劣势W ▲你不擅长什么？ ▲缺乏什么新技能？ ▲别人在什么事情上比你做得好？ ▲你最近的一次失败是什么？为什么？ ▲你尚未完全满足哪一个顾客群体？ ▲你最近失去了哪些顾客？为什么？ 威胁T ▲是否发生了不利于你的变化？ ▲你的竞争对手正在做什么？ ▲是否发生了任何会伤害你的变化？ ▲是否存在威胁你所在组织的情况？ 机遇O ▲是否发生了你希望的变化？ ▲你学会了什么技能？ ▲你能够提供什么新产品或服务？ ▲你能够接触到哪一个新的顾客群体？ ▲你如何能够使你与众不同？ ▲你的组织在未来5~10年中的情况怎样？ 思维创新——是可以训练出来的 工具13 SWOT分析法 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               WT对策： 消除 WO对策： 改进 关键劣势W ST对策： 监视 关键威胁T SO对策： 利用 关键机遇O 关键优势S 内 部 外 部 思维创新——是可以训练出来的 工具14 “五个为什么”分析法（也称“什么——为什么”分析法） 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               为什么？ 为什么？ 为什么？ 为什么？ 为什么？ 为什么？ 为什么？ 为什么？ 为什么？ 五级为什么？ 1 2 3 4 5 思维创新——是可以训练出来的 工具15 橄榄球定律 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               20% 60% 20% 具有关键影响力的内容占20%左右 对事情有相当影响力的内容占60%左右 对事情有一些影响力，但作用比较有限，甚至小到可以忽略不计 思维创新——是可以训练出来的 工具16 “六顶帽子”思维法（简单有效的平行思考程序） 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               无为，花太多时间在想怎么做，而不是做事 想得多，做得少 带否定性、批判性，呈悲观主义 遇阻时会持怀疑态度 热情有余，理智不足，不稳定 可能抑制创造力，缺乏热情 应用不当问题 有效利用时间，减少决策时间 找到更好的做事方式，保证最佳程序 反思自己 乐观，积极，有动力，团队精神 不需调动情绪，有动力 逻辑性强，易于向他人解释 好处 让我们回过头来想想应该怎么做 一定有更好的办法 它失败了，因为… 让我们开始吧 它像什么，就说什么。你支持哪方面？ 事实是什么样的？ 导入方式 注重思考，有控制、有条理，鼓励各种方法 创造力、推动力、有新观点、新方法 考察错误 创造性、建设情、有梦想、有希望，追求利益 情绪化、直觉、凭兴趣、预感 事实、图形、信息、目标、中性 思维属性 蓝色 绿色 黑色 黄色 红色 白色 思考帽 员工管理 马斯洛的需求激励模式 根据意愿与能力对员工分类 权衡效率与效果 情境领导模型 员工管理——效果最重要 工具17 根据意愿与能力对员工分类 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               关于成功的公式： 100%成功=100%意愿×100%方法×100%行动 员工管理——效果最重要 工具17 根据意愿与能力对员工分类 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               Ⅰ 有意愿 有能力 Ⅱ 无意愿 无能力 Ⅳ 无意愿 无能力 Ⅲ 无意愿 有能力 有 意 愿 无 意 愿 无能力 有能力 授权 培养训练 激励 放弃 四类员工及管理办法 员工管理——效果最重要 工具18 马斯洛的需求激励模式 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               马斯洛需求理论图 自我实现需求 尊重需求 社交需求 安全需求 生理需求 员工管理——效果最重要 工具18 马斯洛的需求激励模式 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               ——对个人的应用 高薪，独立的工作空间，浴室，空调，公家车，班车，不加班，便宜的住房 生理需求 医疗保险，定期体检，安全的工作环境，高津贴，稳定的工作，产假 安全需求 聚会，生日礼物，旅游，与同事相处融洽，公司内气氛和谐 社交需求 成就感，承认，公平待遇，他人崇拜 尊重需求 责任感，与上下级充分沟通，有挑战性的工作，参与高度决策 个人 自我实现需求 需求层次 员工管理——效果最重要 工具18 马斯洛的需求激励模式 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               ——对组织的应用 提供公平薪金；提供足够的休息时间；提供舒适的工作环境 生理需求 营造工作安全感；提供福利；提供安全的工作环境 安全需求 举办社交活动；组织团队 社交需求 公布个人成就；赞扬良好表现；经常给予回馈；给予更大工作责任 尊重需求 给予事业成长机会 ； 鼓励创造力；鼓励成就 组织 自我实现需求 需求层次 员工管理——效果最重要 工具19 权衡效率与效果 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               Ⅰ 有效果 有效率 Ⅱ 无效果 无效率 Ⅳ 无效果 无效率 Ⅲ 有效果 无效率 有 效 率 无 效 率 无效果 有效果 效率=产出/投入 效果=达成的预期目标 员工管理——效果最重要 工具20 情境领导模型 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               “情境领导”的核心思想 根据情境的不同及对员工准备度的判断，领导者适时调整自己的领导风格， 并根据权力基础来实施领导， 从而实施有效的管理和领导。 员工管理——效果最重要 工具20 情境领导模型 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               员工管理——效果最重要 工具20 情境领导模型 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               状态决定行为 ——跟随者状态 （根据能力和意愿将员工分为四类） 跟随者状态 R1：既没意愿也没能力 R2：有意愿但没能力 R4：既有能力也有意愿愿 R3：有能力但没意愿 员工管理——效果最重要 工具20 情境领导模型 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               ——领导者行为 跟随者状态 S1：教练方式：多职责、少关系，进行具体指示和严格监督 S2：引导方式：多职责、多关系，解决决策缘由并允许讨论 S3：参与方式：多关系，少职责，共同讨论并协助其自行决策 S4：授权方式：少职责、少关系，下放决策和实施权力 （根据任务行为和关系行为的不同侧重，可将领导模式分为四种） （适用于员工状态水平低的状况） （适用于员工状态水平偏低的状况） （适用于员工状态水平偏高的状况） （适用于员工状态水平高的状况） 高效沟通 沟通反思环 “JOHARI视窗” 如何避免沟通中出现的问题 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具21 反馈的“JOHARI视窗” 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               别人行动的20% 别人听懂的40% 别人听到的40% 嘴上说的40% 你心里想的100% 基层员工30% 主管40% 部门经理56% 总经理63% 董事长100% 沟通漏斗 信息过滤漏斗 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具21 反馈的“JOHARI视窗” 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               了 解 给 予 反 馈 寻求反馈 自我 不 了 解 了解 不了解 他 人 公开 盲点 未知 隐蔽 扩大“公开”区域 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具22 沟通反思环 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               可以观察到的 资料和经验 我选择我所 观察到的信息 我赋予意义 建立信念 付诸行动 心智模式的形成过程 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具22 沟通反思环 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               “推论的阶梯”示意图 可以观察到的“原始资料到和经验 从观察中，我选择了想要的”资料 我赋予这些资料意义 根据我的诠释，我做了一番假设 我下了结论 对于这个世界我采纳了某些信念 我组织自己的信念采取行动 反射环路：我们的信念会影响我们下次选择的资料 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具23 如何避免沟通中出现的问题 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               造成沟通问题的原因： ●不会倾听（知觉过滤、鸡尾酒会效应） ●缺乏换位思考的能力 ●认知风格差异 ●价值观念差异 ●沟通风格差异 ●不恰当的身体语言 ●未考虑沟通的背景（时间、地点、场合） 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具23 如何避免沟通中出现的问题 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               克服沟通中常见问题的技巧： 阻止不健康的争论 —— 休息片刻 —— 改变参加者的态度（双赢心态扭转） —— 发泄情绪 —— 与分歧方秘密会谈 —— 借用幽默来缓解压力 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具23 如何避免沟通中出现的问题 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               克服沟通中常见问题的技巧： 避免被某个人或小集体控制 —— 实施公正原则 —— 劝请每个人都参与 —— 进行提醒 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具23 如何避免沟通中出现的问题 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               克服沟通中常见问题的技巧： 排除倾听障碍 倾听 交谈 阅读 书写 沟通所花费的时间和精力比例 高效沟通——只需一颗真诚的心 工具23 如何避免沟通中出现的问题 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               对付打断他人和有个人议程的人——单独和打断分子交谈 ——让打断分子忙碌起来 “请等一分钟，先让约翰说完。“尽力氢这种人拉入到讨论中，或者在会议间隙与他们单独谈话。 “请等一分钟，简。我们要坚持基本原则，先让约翰说完。 “能总结一下你的主要思想吗？”或者“很欣赏你的评论。现在，让我们听听别人的意见。” “其他人对这个想法有什么看法？”或者“你可能对，但是我们需要回顾一下事实。” 协调人的反应 沉默的干扰者：看报纸，干其他的事情，东张西望，晃脑袋，坐立不安等。 打断分子：在别人还没说完时就开始说。 叽里呱啦的：经常脱口而出很多想法。 敌对的：“这样永远没用”或是“这是我们能采用的最好方法吗”。 打断分子的行为 克服沟通中常见问题的技巧： 职业规划 理清自己的使命 用”剥洋葱法“设定职业目标 认真做好职业生涯规划 理清自己的愿景 职业规划——某个选择形成某种命运 工具24 用”剥洋葱法“设定职业目标 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               终极目标 （人生的真谛） 总体目标（人生核心轴） 长期目标（5~10年） 中期目标（2~3年） 短期目标（~1年） 短期目标（月、周、日、即时等） 生涯规划系统的“剥洋葱图” 职业规划——某个选择形成某种命运 工具25 认真做好职业生涯规划 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               制定职业生涯规划的步骤： 第一步：自我分析 第二步：组织与社会环境分析 第三步：生涯机会的评估 第四步：职业生涯目标的确定 第五步：制定行动方案 第六步：评估与反馈 职业规划——某个选择形成某种命运 工具26 理清自己的愿景 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               愿景是开始的动力！ 关注问题 关注愿景 焦虑 压力 愿景 力量 职业规划——某个选择形成某种命运 工具26 理清自己的愿景 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               愿景：我想要实现什么 专注结果，而非手段 不要把愿景与竞争混淆 把个人愿景融入组织愿景 工具27 理清自己的使命 使命：我为什么想要 愿景和使命是自我认知的两个领域，是我们追求成功与自我超越的核心所在！ 团队学习 头脑风暴法 深度对话 团队学习——超出个人视角来分析问题 工具28 头脑风暴法 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               使用头脑风暴法好处： ●可以很方便、迅速得到大量信息。 ●调动参与人员的积极性，提高参与度。 ●容易产生很多创造性观点与解决方案。 ●容易发挥协调作用，容易达成一致。 团队学习——超出个人视角来分析问题 工具28 头脑风暴法 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               头脑风暴的操作： →确定议题 →确定人数 → 确定人选 → 确定主持人 → 确定地点 → 会前准备 → 明确分工 → 确定时间 → 确定问题 → 畅谈阶段 →筛选阶段 头脑风暴的游戏规则： ●集中思想 ●自由奔放 ●延迟评判 ●以量求质 团队学习——超出个人视角来分析问题 工具29 深度对话 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               深度对话（深度汇谈）：指团队成员采取固定时间面对面对话，每个人说出心中的假设，进行集体思考，找出问题的成因，得出超过任何个人的见解，激发团队潜在智慧，共同解决问题，促进组织成员的凝聚力。 团队学习——超出个人视角来分析问题 工具29 深度对话 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               深度对话（深度汇谈）基本功能： 克服习惯性防卫 观察自己的思维 增进集体思维的灵敏度 团队学习——超出个人视角来分析问题 工具29 深度对话 表13－2社会再适应评定量表                                                                                               深度对话（深度汇谈）步骤： 邀请参与者自愿加入 就共同主题开始发言 视歧见为机会 让参与者说出彼此的差异 自我观察 ”悬挂”假设 激发共同创造力 总 结 实践是最好的学习方法 表13－2社会再适应评定量表