商务英语翻译 之
商 务 信 函
正确的格式是对英语商务信函写作最起码的一项要求。一封完整的英语商务信函一般包括以下12个部分：
信头（Letterhead）；
案号（Reference Number）；
日期（Date）；
封内地址（Inside Address）；
经办人姓名或注意事项（Particular Address or Attention Line) ；
称呼（Salutation）；
事由（Subject Line or Caption）；
信函正文（Body of a letter）；
结尾敬语（Complimentary Close ）；
签名（Signature）；
缩写名、附件和抄送［IEC（Initials, Enclosure and Carbon Copy Notation） Block］
附言（Postscript）。
第一节 英语商务信函简介
一、商务信函及其翻译的重要性
二、英语商务信函的构成要素
这12个部分在英语商务信函中的具体位置如下图：
Astak Electronics, Inc
4-15 Isuki-chohaki, Tokyo, Japan Tel: 81-465-585858 Fax: 81-465-585859
E-mail: astak@
Your ref: ALM
Our ref: 5511/ TL
20th November, 2006
China National Machinery Import & Export Corp.
36, Jianshan Road
Dalian, 116023
People’s Republic of China
信头
案号
日期
封内地址
(收信人名称和地址）
Attention: Mr. Wang, Export Manager
Dear Sirs,
Subject: Proposed delay of the delivery
We’d like to draw your attention of the fact that ……
Yours faithfully,
Cathy Kurtz (手签)
Cathy Kurtz (打印)
Initials:
Enclosure: As Stated
.: Jean Kipman
.
经办人姓名
（具体收信人）
称呼
事由
信函正文
结尾敬语
签名
缩写名
附件
抄送
附言
各部分写法
信头和收信人名称、地址
英语：名称在上，地址在下
地址先小后大
中文：名称在上，地址在下
地址先大后小
名称、地址
A UK address:
Air Environmental Mechanical
Equipment Limited
2076 West Main Street
Devon, EX140RA
.
公司名称
门牌号
街道
城市
邮编
国家
中文名称、地址举例
山东外贸职业学院
中国山东省青岛市江西路62号
单位名称
地址由大到小
中国地址名称用英文写
Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation
Jiangsu International Business Mansion,
50 Zhonghua Road, Nanjing
210001, . China
单位名称
门牌号
大楼名称
街道
邮编
城市
国家
日期
位置：
美式：在信头和收信人名称地址之间
英式：通常在收信人名称地址之下
写法：
美式：月-日-年
英式：日-月-年
美式日期举例
日期
英式日期举例
日期
日期写法注意事项
“月份”最好用文字，如：
1. 2nd May, 20--
2. 2 May, 20--
3. 2 May 20-- (Comma can be omitted)
4. September 21st, 20--
5. September 21,20--
避免月份用数字，如
11/12/20--
具体收信人
位置：
1. 收信人名称地址之下
2. 多要加下划线
表示的是承办本信件的具体个人或部门
1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager
2. Attention of Mr. Cave
3. To the attention of Mr. Liu Ming
称呼
位置：
必须齐头
写法：
对男士（正规）：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:
对女士（正规）：Dear Madam, 或Dear Mesdames,
对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,
词首字母全大写
Gentlemen后用冒号
事由
位置：
1.称呼和正文之间
2.要加下划线
表示的是该信函的主题
1. Re: Your Order for1,000 Wide-screen TV Sets
2. SHEEP WOOL
结尾敬语
位置：
靠左对齐
正规场合下常用：
faithfully,
truly,
yours,
yours,
第二个单词小写，用逗号或不用标点符号
称呼与结尾敬语的对应关系
落款
结尾敬语
手写签名
打印签名
职务
公司名称
附件
位置：
落款之下，左对齐
说明该信件有附件
1. Enclosure
2. Enc.
3. Encl. As Stated
4. Enclosure: Brochure
抄送
位置：
附件之下，左对齐
表示该信件同时抄送给他人
1. 明抄：cc Marketing Department
2. 暗抄：bcc Mr. Simpson
Carbon copy,收信人知道被抄送
Blind carbon copy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里
第二节 英语商务信函的文体和语言特征
从词汇和篇章结构两个方面来看一下英语商务信函的文体特点。
一、英语商务信函的词汇特征
1. 英语商务信函多采用礼貌客气的措词。
第一，收到对方的询盘(inquiry)、报盘(offer)、还盘(counter-offer)或订货(order)等，不管能否接受，都要以礼貌的语言表示诚挚的谢意。
例如： We welcome your fax inquiry today and thank you for your interest in our products.
译文：欢迎贵方今天的传真询盘并感谢贵方对我方产品感兴趣。
第二，传递令人满意信息时，措词用语也要讲究客气。
例如： Much to our delight, our manufacturers have agreed to advance their delivery to you.
译文：很高兴地通知贵方，我方的供货商已经同意提前发货给贵方。
第三，提供令对方不满意的信息或向对方表示不满时，更需注意措词用语的客气、委婉。
例如： After careful consideration, we regret to say that we cannot but decline the said order.
译文：经过认真考虑，很遗憾，我方不得不谢绝贵方的上述订单。
第四，向对方提出要求或希望时，同样要使用礼貌客气用语。
例如：Your compliance with our request will be highly appreciated.
译文：如贵方能满足我方要求，我们将不胜感激。
更多示例：
1、贵公司X年X月X日的贸易查询函收悉。
We are pleased to have received your trade inquiry of…
2、敬请告知贵方是否需要更多的宣传手册或在展示会场发放的其他材料。
Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed at the convention.
3、可能因一时疏忽，支票还未签名，现寄还贵方，烦请补签。
Probably through an oversight, the check was not signed, and we are returning it to you for your kind signature.
1、In reply to your enquiry of Jane 7, 1999, I respectfully offer my latest quotation herewith.
兹回复贵方1990年6月7日来函，特随函奉上我方最新报价。
2、Your priority to the consideration of the above request will be appreciated.
敬请优先考虑上述请求。
3、Please kindly send us your price list and catalogue.
恳请寄给我方贵方价格单和产品目录。
4、Your early reply is highly appreciated.
承蒙早日回复，不胜感激。
2．在代词使用方面，英语商务信函多采用“个人参与”(personal participation)模式。
主语的选择通常为“you”，几乎不使用“I-attitude” (我方态度)，必要时也要用“We-attitude”代替“I-attitude”。
所谓“You-attitude”就是将自己置于对方的立场上，充分考虑对方的要求、需要、利益、愿望和感觉，尊重、体谅和赞誉对方。
3. 英语商务信函多使用书面语，并且经常会使用一些专业术语和专业缩略词。
ad valorem duty 从价（关）税
at sight 即期
bona fide holder (汇票等)善意持票人
force majeure 不可抗力
franchise (保险)免赔额
pro forma invoice 形式发票
商务信函用语
日常用语
中译文
in accordance with /as per
according to
根据
in advance of / prior to
before
… 之前
inform / advise
tell
通知
duplicate
copy
副本
dispatch
send
发货
otherwise
or
否则
therefore
so
因此
In connection with/ in view of
about
鉴于
例如：
We are pleased to advise you that your order has been dispatched in accordance with your instruction.
我们高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。
另外，多用由here，there和where加上after，at ，by，from，in，of，to，under，upon，with等介词共同构成的副词，如hereafter，hereby，thereby，whereas，whereby等。由于其带有浓厚的法律语体和正式语体色彩。因而常出现在英语商务信函中，以显示其行文的严肃性和法律意味。
此外，这些古体词也可以避免表达上不必要的重复，从而使语言更加简练。 例如：
In compliance with the request in your letter dated March 7, we have much pleasure in sending you herewith our pro forma invoice in quadruplicate.
译文：应贵方3月7日来函要求，特此随函附寄形式发票一式四份。
二、英语商务信函的篇章结构特征
英语商务信函往往强调一事一信，以免造成混乱，而且还可避免造成耽搁，便于对方答复，在特殊情况下，如确有必要把不同性质的几个问题在同一封信函中提出，最好加上标题，且应坚持一个段落解决一个问题的原则。
一般的信函包括三个部分：开头语、正文以及结束语。
1．直接式结构
对于传递令人满意或中性信息的信函，一般采用“直接式结构”(direct approach)。
即把令人满意或中性的信息置于信首，然后做出必要的解释，最后用客气礼貌语言表示希望或感谢。
例如：
Dear Mr. Smith:
Thank you for your letter of the 20th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company.
In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and pricelist covering our export range.
Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit.
If you would like to place an order, please Email or fax us.
Yours sincerely,
Li Ming
Chief Seller
2．间接式结构
传递令人不满意的信息时，为避免过于直率而伤害对方，影响业务往来，一般采用“间接式结构”。
例如：
Dear Sirs,
Thank you for your order for our bicycles Model T enclosed in your letter of July 12.
Much as we should like to accept your order, we cannot see our way to do so. Because we have a lot of orders in hand and the factories are heavily committed, we have no more bicycles Model T available in stock at this time. Instead, we would like to recommend our new product Model K which we think is more attractive in design and practical for use, despite a little difference in prices. The best price we can offer for Model K is US$ 64 each CIF Sydney, Australia. The samples with description are being forwarded to you by airmail today.
We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon.
Yours faithfully,
常用套语
收到对方来函时用：
We are in receipt of your letter/ We acknowledge receipt of your letter/ We admit receipt of your letter 贵函敬悉/贵函收悉
表示通知对方时：
We are pleased to inform you… 特此奉告
Notice is hereby given that… 特此函告
回复对方的来信时用：
In reply to your letter of (+日期)/ Regarding your letter of (+日期)/ Referring to your letter of (+日期) 兹回复贵方（某日）来函
希望对方回复时用：
Your kind reply will greatly oblige us. 如蒙答复，当不胜感激。/敬请回复。
Your (prompt) reply would be appreciated.敬请（速）回复。
Looking forward to your positive/favourable/affirmative reply 盼复
随函附上某物时用：
Enclosed we hand/ Enclosed please find/ We are enclosing… 同函奉上/ 随函附上…
表示礼貌委婉的语气用：
Thank you for… 感谢贵方…
We are glad/ pleased to …很高兴…
We are grateful (obliged) for… 对深表感激…
We regret to…非常遗憾…
We are very sorry to…甚为遗憾…
其他套语
Have the kindness to… 惠请…
As stated below. 如下列所述
We offer you… 兹报盘…
