中金嵩原黄金冶炼有限公司
档案管理部门及职能、归档范围
本公司档案由综合办公室负责管理，建立档案室，
对党政文书及科技、人事、会计、基建、设备等档案实
行统一集中管理。
一、认真学习、宣传、贯彻党和国家档案工作法规、
政策及有关规定，努力提高档案管理水平。
二、全面做好各种档案的收集、整理、鉴定、保管
和利用工作。
三、监督、检查、指导各部室（单位）做好各类文
书、材料、图纸、报表等档案资料的积累、收集、整理、
归档工作。
四、负责档案的安全、保密工作。
五、档案管理人员在工作调动时，必须办理档案移
交手续。
六、本公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动
过程中形成的具有保存价值的文件材料列入归档范围。
七、归档文件材料的来源：
1. 本公司内部形成的文件材料；
2. 本公司所属单位应报本公司的文件材料；
3. 本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；
4. 本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向
本公司提交的文件材料；
5. 本公司执行、办理的外来文件材料。
八、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、
照片及底片、胶片、实物等各种载体形式的材料。
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档案的收集与整理制度
档案的收集时间及方法：公司的归档资料实行“季度
归档”及“年度归档”制度。在档案资料归档期，由档案管
理员分别向各部门、单位收集应该归档的原始资料，各
部门、单位主管领导应积极配合与支持。
一、文书档案：在档案形成的次年三月底前，由综
合办公室文书将收集的文书档案整理立卷，移交档案室。
二、科技档案：在每个生产技术项目或科研课题完
成或告一段落后，由项目或课题负责人，将全部图纸、
资料收集齐全，登记整理后移交档案室。
三、会计档案：在会计年度终了，由资产财务部保
管一年期满后，即在会计档案形成的第三年一月移交档
案室。
四、基建工程档案：在工程项目竣工验收后，由工
程技术负责人对工程设计、施工图纸连同概、预、决算
等资料进行系统收集、整理，移交档案室。
五、设备档案：在设备开箱时，由设备管理部门派
专人进行收集后，移交档案室。
六、员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活
动结束后及时归档。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件
材料应在工作结束后及时归档。
八、下列文件材料应随时归档：
1. 变更、修改、补充的文件材料；
2. 内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个
人手中的文件材料；
3. 产权变动过程中形成的文件材料；
4. 其他临时活动中形成的文件材料。
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档案的归档要求
一、 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规
律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范和要求。
二、 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归
具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
三、 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
四、 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须
形成一份纸质文件归档。
五、 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要
求。
六、 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利
用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致
性。
七、 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保
存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本
文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
八、 各部室（单位）的兼职档案管理人员应检查本
部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕
并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档
案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说
明。
九、 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手
续，移交清册各留一份以备查考。
十、 档案管理人员在接受档案资料过程中，要认真
细致地进行审查，以保证档案的齐全、完整和准确、系
统。
十一、 档案室把收集起来的档案资料经过进一步加
工整理后进行科学分类，做好编目和编号工作，并保持
档案的有机连续，以便于保管和利用。
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档案分类、名称及编号
一、档案分类
1. 档案分类方案中文书档案按年度——问题进行分
类；会计档案按年度——类型（结合价值）进行分类；
科技档案中的几件档案按性质——项目进行分类；设备
档案按设备性质——型号进行分类，产品档案按产品的
种类——型号进行分类；科研档案按科研课题进行分类；
声像、电子、实物档案按年度——载体形式进行分类。
2. 同一小类（或细类）的案卷以装订在一个档案盒
为原则，如案卷较多，一个档案盒不能满足需要时，可
分为两个以上案卷装订，并于小类（或细类）之后卷次
编号，以便查考。
3. 每个档案盒封面首页应设卷内目录表，案卷归档
时依序编号、登录，并在同一目录中每卷按顺序编号为
原则。
二、档案名称及编号
1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼
要，以充分表示档案内容、性质为原则，并要有一定范
畴，不能笼统含糊。
2. 各级分类、卷次及目次编号，均以十进制阿拉伯
数字表示，其位数使用视案卷多少及增加情况酌情决定。
3. 档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号
表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按顺序依
次排列，以便查阅。
4. 档案分类各级编号内容应预留若干空档，以备业
务增多时，随时增补之用。
5. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得
随意改动。
三、 档号编写
1. 新进档案，应根据“档案分类编号表”，查明该档
案所属的类别及卷次、目次顺序，以此编写档号。
2. 档号以一案一号为原则，遇有一档案卷叙述数事
或一案归入多类的，应先确定其主要类别，在编写档号。
3. 档号应自左而右编列，一般应将档号填写于案卷
首页的右上角。
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档案保管制度
一、 档案文件应放在库房密集架内，不得随意堆放，
案卷入柜时必须按案卷目录号、分类号、顺序号排列，
保持案卷整齐，以便于查找利用。
二、 档案管理人员应经常对库存档案的安全状况进
行检查，对已破损的档案及时予以修补和调换，发现隐
患及时处理并报告。
三、 图纸管理及图纸修改补充
1. 凡归档的图纸必须与原图一致，图面干净、线条
清晰、数据准确。每套图纸应有图纸目录，有设计、制
图及审核、校对人员签字，并放置在最前面。
2. 设备及零部件更改时，必须出图纸变更单，以确
保图纸与实物相符。
3. 整个保管单位内旧图纸作废时，由新图代替，按
原保管单位编号存放。
4. 设备报废、转让时，图纸应销毁或随设备转让。
撤销原保管单位，并注明原因存档备查。
四、 库房管理
1. 档案室要做到门窗坚固，采取安装窗帘、配置灭
火器、温湿度计、投放灭虫、鼠药等措施，切实做好防
火、防盗、防尘、防潮、防虫、防晒等工作，确保库存
档案的安全。
2. 对库内配置的灭火器、安装的温湿度计及投放的
药物要进行定期检查，使其经常保持完好和有效状态。
3. 严禁在档案室库房内吸烟、存放易燃、易爆物品。
4. 档案库房必须经常清扫，保持室内整洁卫生。
5. 档案室工作人员下班时，应注意检查库房，关好
门窗，做好防盗工作。
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档案保存期限、鉴定与销毁及利用规定
保存期限：
文件保存期限参照国家有关法令并结合本公司实际
情况，依下列规定办理：
一、文书档案的保管期限规定为永久、定期二种，
永久为无限期保存，定期分 30 年，10 年。
二、组织规程及办事规则；不动产所有权及其他债
权凭证；工程设计图永久保存。
鉴定与销毁：
一、综合办公室每年第一季度应对库藏档案进行一
次审查、鉴定。
1. 档案员每年十二月份对各类档案登记造册。
2. 综合办公室对档案进行鉴定，并在清册中签出鉴
定意见、注明日期。
3. 鉴定工作结束后，档案员必须写出档案鉴定报告，
对保管期限划分不准、卷内资料不完整、保管质量达不
到标准的档案要拟定整改计划。
二、经鉴定认可销毁的档案，由档案员造具销毁清
册，并写出销毁报告，报主管领导审批和报上级档案部
门备案。财务档案销毁另由资产财务部报上级财务部门
备案。
三、销毁档案应严格执行保密制度的有关规定，派
专人监销。会计档案销毁时，资产财务部应派人监销，
监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清
册由档案室妥善保管备查。
四、综合办公室要把档案利用作为本职工作，牢固
树立档案为生产服务、为基层服务、为公司各项管理工
作服务的思想。
五、档案管理人员应端正工作态度、增强服务意识，
对前来查档的人员要热情接待，耐心细致，积极协助其
完成查档工作。
六、档案管理人员应认真学习档案知识，熟悉档案
业务，并编制快捷、便利的检索工具，为档案的查找利
用创造条件。
七、档案管理人员应多方了解信息，掌握企业在生
产、工作中对档案的要求，主动提供有效的档案服务。
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档案借阅管理制度
一、借阅档案的人员，首先填写借阅登记表，然后
方可借阅，用完后及时归还。
二、勾画、撕毁、拆散、剪裁和转借他人。
三、凡借出的档案，未经档案室主管领导同意，不
得随意拿出去加工、订货或现场施工。如确需携带外出，
应由档案管理人员跟踪服务。
四、借阅人事、会计、技术档案必须经各主管部门
和主管领导批准。
五、档案借阅期限，一般档案为两周，机密档案为
一周，如遇特殊情况，档案室有权及时收回所借出的档
案。如需延借，须经档案室主管领导签字同意并办理续
借阅手续。
六、借阅者丢失或损坏档案时，档案室根据公司有
关规定视其情节轻重，进行处罚。如丢失和损坏的是保
密档案，还需写出书面检查，并报有关领导处理。
七、借阅者调离单位、请假或外出一个月以上时，
须事先将所借档案全部归还。
八、档案原则上不得外借，凡外单位人员借阅档案，
凭单位介绍信，办公室负责人同意后只限在档案阅览室
查阅。如确须外借，须经公司领导批准并办理相关手续
后方可借出(属公司机密和关键技术资料的档案一律不
予外借)。
九、归还档案时经档案管理人员清点检查，确实完
好方可办理注销手续。
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档案的保密管理制度
一、档案管理人员必须加强保守国家机密的自觉性
和纪律性，严格遵守国家工作人员保密守则规定。
二、非工作人员未经允许严禁进入档案库房。对外
来参观人员需持有正式介绍信，并经主管领导批准。
三、绝密级文件、科技情报、图纸资料不得外借，
借阅一般密级的文件、科技资料、图纸按借阅制度办理
借阅手续，并按期归还，个人不得长期保存。
四、外出开会、参观学习带回的资料、科技情报、
图纸文件不得个人占有，必须交档案室统一保存。
五、密级文件要分别登记，配备专盒保存，因工作
需要转发或复印密级文件时，须请示上级主管部门，未
经同意一律不得转发和复印。
六、不得将档案内容与亲朋好友谈论，也不得私自
销毁文件、材料。
七、严禁将组织上鉴定认可销毁的档案做废品处理
或做其他用途。
八、如发现丢失、泄密，要及时向公司领导报告，
并按情节轻重进行处理。
九、本制度自下发之日起执行。本制度解释权归综
合办公室。
