全市城市档案行业培训
—电子报送系统操作讲解
Company Logo
广州市城市建设档案馆
LOGO
电子报送系统操作讲解
广州市城市建设档案馆
电子报送系统操作讲解
1
2
3
4
电子报送系统的安装与登陆
档案信息采集与著录
档案用表预览打印
电子目录数据的合并
5 电子目录数据的导出与移交
电子报送系统操作讲解
1 电子报送系统的安装与登陆
Company Logo
电子报送系统安装生成的四个模块
报送系统成功安装后，安装程序主要生成以下四个功能模
块：
电子报送系统的安装与登陆
档案信息著录，档案用表打印，数据整理、导出导
入
新建、切换工程项目信息
建立使用用户，修改、删除使用用户信息
电子目录数据导入、导出、合并
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
在双击 各个模块后，模块会首先弹出一个登陆界面。 初次使用报
送系统或未创建登陆账号，可使用系统默认生成的超级管理员用户或通
用的登陆帐号及密码进行登陆。（注：运行各模块前，需先在电脑的
USB连接口上插上附于安装光盘中的加密钥）
1.超级管理员
帐号：
sysAdmin
密码：admin
2.通用帐号
帐号：zz
密码：zz
项目管理模块
数据管理模块
用户管理模块
电子报送系统模块
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
电子报送系统模块的登陆界面会多出“单位性质”一
栏，每次登陆时系统默认该栏选择为“建设单位”。
选择不同的单位登
陆后，著录界面显
示会有差异
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
电子报送系统模块登陆界面上的“单位性质”栏选择建
设单位进行登陆后，点击界面上的菜单栏：“档案管理”—
—“档案著录”
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
为保证电子目录内容著录完整，所以建议各位使用者在登
陆报送系统时，登陆界面的“单位性质”选择建设单位登陆。
登陆界面的“
单位性质”栏
选择建设单位
进行登陆后，
主界面左的蓝
色方框中显示
有“项目级”
和“案卷级”
按钮。
若登陆界面的
“单位性质”
栏选择施工、
监理、设计以
及其它单位进
行登陆后，主
界面左的蓝色
方框中只显示
有“案卷级”
按钮。
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
初次使用电子报系统，可无须至项目管理模块新建工程项
目，直接双击运行 模块，登陆后，电子报送系统会
弹出工程项目信息著录界面，输入工程名称以及选择工程类别，
点击“确定”按扭后，便可进行电子目录著录或编辑。
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
再次新建项目的，需双击运行 模块在该模块中建立
工程项目信息。登陆后，弹出模块界面如下：
点击界面右下角“新建项目
”按钮，弹出工程项目信息
著录界面：
选择工程类型
XXXX花园
Company Logo
电子报送系统的安装与登陆
点击“确定”按钮后，界面中间的工程项目列表框会增加显示刚才新建
的工程项目信息，点击新建的工程项目信息，然后再点击界面右下方的“设
为当前项目”按钮，将新建的工程项目设为当前显示并可编辑的项目后，退
出项目管理模块，运行电子报送系统后可对该工程项目的电子目录进行整编
著录。
管理多个工程项目时，
在每次编辑其它项目
的电子目录之前，需
先点击此按钮，将要
编辑的工程项目设为
当前项目。
档案信息采集与著录
2 档案信息采集与著录
档案信息采集与著录
项目级著录——概况表
案卷级著录——案卷目录
文件级著录——卷内目录
备考表
移交书
提醒：本报送系统必须先著录案卷级目录后著录文件级目录
Company Logo
项目级著录——概况表
进入电子报送系统后，需先点击界面左侧蓝色框中的“项目级
”按钮，弹出项目级著录界面，进行项目级著录。系统会根据建立
工程项目信息时选择的工程类型而显示相应的工程类型项目级界面，
电子报送系统中的项目级界面为工程档案移交目录册里面的概况表
（包括：建筑工程及档案概况表、市政基础设施工程及档案概况表、
城市管线工程及档案概况表以及通用概况表），界面显示如下：
%E5%BB%BA%E7%AD%91%E5%B7%A5%E7%A8%8B%E6%A1%A3%E6%A1%88%E6%A6%82%E5%86%B5%E8%A1%A8%E4%BA%91%E5%B1%B1%E7%86%B9%E6%99%AF%E8%8B%91B1-B2%E6%A0%
Company Logo
项目级著录——概况表
不需输入，系
统自动读取
根据工程项目的实
际情况输入相应的
信息
Company Logo
项目级著录——概况表
著录地形图号、建设用地规划许可证号、建设工程规划许可证号需点击
界面上对应的三个按钮，弹出著录界面。地形图号的著录格式必须为2位数
字，不足2位数，数字前面补0。用地许可证、规划许可证的著录格式必须为
4位数字，不足4位，数字前面补0。
Company Logo
项目级著录——概况表
专业特征栏著录建设工程所包含的单项、单体、子工程概况信息，
一般一个单项、单体、子工程著录一条信息。
建筑工程专业特征栏：如建筑工程的多个的单项、单体、子工程的
建筑面积、高度、层数等内容全部相同，则著录一条信息即可。
一般可著录单体工程
的自编栋号或办公楼、
商住楼、教学楼等单
项工程名称
著录建设工程
所包含的单体
建筑的总栋数
项目级著录——概况表
一般著录子工程名
称，如：桥梁工程、
排水工程、道路工
程、路名等
市政工程专业特征栏：
管线工程专业特征栏：
著录工程的起
止里程
一般著录管道名
称、管线工程的
重要部件名称
（即完成量名称）
管线工程的
重要部件的
规格
管线工程的
重要部件的
材质
Company Logo
项目级著录——概况表
当专业特征信息著录多于三条时，著录完第三条后，先点击项目级界
面下方的“保存“按钮，保存著录的信息，并激活专业特征栏上的 “增
添更多”按钮，点击该按钮，专业特征栏变为空白后，便可继续著录后三
条的专业特征信息。著录完毕后，点击“保存”按钮，保存著录的信息。
Company Logo
项目级著录——概况表
如需查看前三条或后三条专业特征栏的信息，可点击“向前更多”或“
向后更多”按钮，进行切换并查看。
如需删除专业特征栏上的信息，先在单项工程名称栏前面的方框中打钩，
再点击“删除单项工程”按钮进行删除，最后点击“保存”按钮，保存修改
操作。
如市政工程、管线工程无法在专业特征栏表上反映建设工程所
包含的单项、单体、子工程概况信息或单项、单体、子工程过多时，
可点击项目级著录界面左下方的“通用概况”按钮，弹出通用概况
表，通用概况表的专业特征栏为空白的文本框，在该文本框中可用
文字方式描述建设工程的单项、单体、子工程概况。（注：如专业
概况表与通用概况表选一个著录即可，建筑、市政工程应首选专业
概况表）
Company Logo
项目级著录——概况表
档案状况栏应著录工程项目形成的档案汇总后概况，一般著录
如下：
移交城建档案馆
保存的移交目录
册卷数
工程项目形成并
汇总后的档案总
卷数
工程项目形成并
汇总后的文字案
卷总卷数
工程项目形成并
汇总后的图纸案
卷总卷数
根据实际情况著
录，若没有产生
可空白不填
Company Logo
案卷级著录——案卷目录
项目级界面信息著录完毕后，应及时点击“保存”按钮，保存著
录的信息。保存后，可进行案卷级著录。报送系统中的案卷级著录界面
为移交目录册中的案卷目录。弹出案卷级著录界面有两个路径：
1、点击项目级界面左下角的“案卷级著录”按钮
2、界面左侧蓝框中的“案卷级”按钮
%E6%A1%88%E5%8D%B7%E7%9B%AE%E5%BD%95%E4%BA%91%E5%B1%B1%E7%86%B9%E6%99%AF%E8%8B%91B1-B2%E6%A0%
Company Logo
案卷级著录——案卷目录
点击界面下方的“
新增案卷”按钮，增加
案卷，并激活界面右边
的“工程（项目）案卷
级详细信息”著录界面
后，进行案卷级信息著
录。
卷号、工程名称
系统会自动读取，
不需著录
输入项目的分项、
分部工程名称，
如：“工程准备
阶段文件、桩基
础工程”等
输入卷内文件
内容名称、卷
内文件分类小
标题，如：“
岩土勘察报告、
验收记录”等
输入案卷文件的
形成单位等
输入卷内文件
形成的最早时
间
输入案卷内文
件形成的最后
时间
案卷的总页数
输入档案盒的厚度数，
一般输入的内容为：10、
5、3、0（当档案盒装有
两卷以上的案卷，第2卷
的脊宽输0）
当案卷只有一个卷内文
件形成时间，只需在“
卷内文件起始时间”或
“卷内文件终止时间”
其中一栏中输入一个时
间即可
输入完毕后，
点击“保存”
按钮保存输入
的信息
在点击文本著录框时，系统
会弹出助录库，著录时可直
接选择并点击助库中的内容
Company Logo
案卷级著录——案卷目录
如需在两个案卷中间插入一案卷，先点击第2个案卷的卷号，卷号变
为红色后，再点击案卷级著录界面下方的“插入案卷”按钮，输入相应信
息，点击“保存”按钮，保存插入的案卷信息。操作如下视频：
案卷级著录——案卷目录
如需在修改案卷级著录
信息，先点击界面左侧案卷列
表框中的需修改的卷号，卷号
变为红色后，再点击案卷级著
录界面下方的“修改案卷”按
钮，激活界面右侧的“工程
（项目）案卷级详细信息”著
录界面后进行信息修改，修改
完毕点击“保存”按钮，保存
修改的案卷信息。操作如右侧
视频：
案卷级著录——案卷目录
如需删除案卷信息，先点击界面左侧案卷列表框中的需删除的卷号，卷
号变为红色后，再点击案卷级著录界面下方的“删除案卷”按钮即可（注：该操
作会将选中的案卷信息及该案卷的卷内文件信息一并删除）。
Company Logo
文件级著录——卷内目录
电子报送系统中的文
件级著录界面为移交目录
册及案卷中的卷内目录。
点击案卷级界面“案卷目
录”列表框右下方的“文
件级著录”按钮，弹出文
件级著录界面。
%E5%8D%B7%E5%86%85%E7%9B%AE%E5%BD%95%E4%BA%91%E5%B1%B1%E7%86%B9%E6%99%AF%E8%8B%91B1-B2%E6%A0%
%E5%8D%B7%E5%86%85%E7%9B%AE%E5%BD%95%E4%BA%91%E5%B1%B1%E7%86%B9%E6%99%AF%E8%8B%91B1-B2%E6%A0%
Company Logo
文件级著录——卷内目录
点击界面下方
的“新增文件”按
钮，增加文件信息，
并激活界面右边的
“文件级详通用著
录单”著录界面后，
进行文件级信息著
录 。
此栏指著录的文件
信息是否需要进行
排序并编序号，如
需排序在小方框中
打钩，不需排序的
取消小方框中的剔
钩（注：卷内目录
的分类小标题是不
需要排序的）
文件标题、题
名；表格名称，
点击文本框著
录时，系统会
弹出助库，可
选择点击助库
内容，也可手
动输入著录
文件的形成单
位、落款单位
输入文件的
发文字号、
编号、表格
编号、图号
文件中的最早及
最后的形成时间，
若文件只有一个
时间，在“起”
或“止”其中一
栏输入一个时间
即可。
该项文件的起始页次，
如该项文件为案卷中的
最后一项文件，并且有
2页以上，则需输入该
项文件的起始页次—终
止页次，例：66-67。
输入完毕后，
点击“保存”
按钮保存输入
的信息
Company Logo
文件级著录——卷内目录
如需在两项文件信息中间插入一项文件信息，先点击第2个文件信息
的文件题名，文件题名变为红色后，再点击文件级著录界面下方的“插入
文件”按钮，输入相应信息，点击“保存”按钮，保存插入的文件信息。
操作如下视频：
文件级著录——卷内目录
如需在修改文件级著录
信息，先点击界面左侧文件
列表框中的需修改文件题名，
文件件题名变为红色后，再
点击文件级著录界面下方的
“修改文件”按钮，激活界
面右侧的“文件级通用著录
单”著录界面后进行信息修
改，修改完毕点击“保存”
按钮，保存修改的信息。操
作如右侧视频：
文件级著录——卷内目录
如需删除文件信息，先点击界面左侧文件列表框中的需删除的文件的
文件题名，文件题名变为红色后，再点击文件级著录界面下方的“删除文
件”按钮即可。
Company Logo
备考表著录
文件级界面信息
著录完毕后，需进行
下一级备考表著录。
电子报送系统中的备
考表著录界面为案卷
中的备考表。点击文
件级界面“卷内目录
”列表框右下方的“
卷内备考表著录”按
钮，弹出备考表级著
录 界 面 。
系统会自动读取
案卷级的总页数,
不需著录
案卷内文字材
料的总页数
案卷内图纸的
总页数
由于照片档案
单独立卷，故
一般著录为：
0
案卷整理人姓
名及案卷整理
编制时间
项目技术负责人
姓名，审核时间
根据实际情况著
录
输入完毕后，点
击“确定”按钮
保存输入的信息
%E5%8D%B7%E5%86%85%E5%A4%87%E8%80%83%E8%A1%A8%E5%B0%9A%E4%B8%9C%E5%B3%B0%E6%99%AF%E9%9B%85%E8%8B%91C%E6%A0%8B%E5%8F%8A%E6%89%98%E5%84%BF%E6%89%
%E5%8D%B7%E5%86%85%E5%A4%87%E8%80%83%E8%A1%A8%E5%B0%9A%E4%B8%9C%E5%B3%B0%E6%99%AF%E9%9B%85%E8%8B%91C%E6%A0%8B%E5%8F%8A%E6%89%98%E5%84%BF%E6%89%
移交书著录
Company Logo
电子报送系统中的移交书著录界面为移交目录册中的移交
书。点击电子报送系统主界面菜单栏——档案管理——档案移
交，主界面左侧的蓝色方框中会显示有“移交登记”按钮。点
击按钮，弹出移交书著录界面。操作如下：
系统自动
读取，无
须著录 根据实际情
况著录
档案汇总后
的总卷数、
文字总卷数、
图纸总卷数，
照片档案案
卷不计入其
中，故著录：
0
工程项目或档案的特殊情况，
如：工程曾用名、无中标通
知书、案卷文件复印件情况、
共用文件情况说明等
建设单位名称，
建设单位经手
人及项目负责
人
输入完毕后，点击“保存”按钮保存输入的信
息
移交城建档案馆保存的移交目录册卷数
档案用表预览打印
3 档案用表预览打印
概况表、案卷目录、卷内目录、
备考表
案卷封面、移交书、移交目录封
面
Company Logo
档案用表预览打印
点击电子报送系统主界面的菜单栏—档案管理—编目打印，电子报
送系统左侧蓝色方框弹出“档案移交书、移交目录册封面、项目概况表、
案卷目录、案卷封面、卷内备考表、卷内目录”按钮。
Company Logo
档案用表预览打印
点击电子报送系
统左侧蓝色方框中
的按钮。弹出相应
的预览、打印界面。
点击“检索”按钮，
激活界面下方的“
预览”、“打印”
按钮。点击相应按
钮，预览、打印档
案 用 表 。
档案用表预览打印
案卷级著录界面可预览打印案卷目录和案卷封面
点击此处可预
览、打印案卷
封面及案卷目
录
Company Logo
档案用表预览打印
打印案卷封面时，
应注意“案卷封面
打印”界面上的封
面类型选择，打印
文字案卷封面应点
选界面上的“文字
封面”，打印图纸
案卷封面应点选界
面上的“图纸封面
” 。
档案用表预览打印
文件级著录界面可预览及打印卷内目录、备考表
点击此处可预
览、打印卷内
目录及备考表
系统在生成预览、打印移交书及卷内备考表时，
会将移交书上的经手人、负责人及卷内备考表上的立
卷人、审核人栏设为空白。打印移交书、卷内备考表
后，移交书上的移交单位栏中的经手人、负责人姓名
及卷内备考表中的立卷人、审核人要求手签。
%E5%9F%8E%E5%BB%BA%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%A7%BB%E4%BA%A4%E4%B9%A6%E5%B0%9A%E4%B8%9C%E5%B3%B0%E6%99%AF%E9%9B%85%E8%8B%91C%E6%A0%8B%E5%8F%8A%E6%89%98%E5%84%BF%E6%89%
%E5%8D%B7%E5%86%85%E5%A4%87%E8%80%83%E8%A1%A8%E5%B0%9A%E4%B8%9C%E5%B3%B0%E6%99%AF%E9%9B%85%E8%8B%91C%E6%A0%8B%E5%8F%8A%E6%89%98%E5%84%BF%E6%89%
电子目录数据合并
4 电子目录数据的合并
如一个单位工程档案的电子目录由各建
设单位、监理单位、施工单位分别在不同的
电脑上进行信息著录，各参建单位在完成各
自负责的电子目录数据著录后，需将单独著
录的电子目录数据导出，并将电子目录数据
移交建设单位或总包单位，由建设单位或总
包单位将各参建单位单独著录的电子目录数
据进行合并汇总。
电子目录数据合并
Company Logo
电子目录数据的导出与移交
5 电子目录数据的导出与移交
Company Logo
电子目录数据导出与移交
电子目录数据导出：
电子目录数据导出与移交
电子目录数据移交
电子系统成功导出格式为MDB的电子目录数
据文件 后，将该电子目录
数据文件刻录光盘，并在光盘正面写上该电子目
录的工程名称。
LOGO
广州市城市建设档案馆
