1 1 会议概述会议概述
2 2 会务工作流程会务工作流程
3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容
4 4 会见与会谈会见与会谈
5 5 技能训练技能训练
教 学 目 的
通过本模块的学习，了解会务工
作的基本内容及工作程序，学会拟定
会议方案，掌握会议组织工作的环节
和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作；
会议方案的制作；
会见与会谈的操作程序与方法；
案例分析。
2、教学难点
会议方案的制作；
会场的布置；
案例分析；
技能训练。
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发
了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、
地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。
一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人
才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改
换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，
改地点了为什么不重新通知改地点了为什么不重新通知? ? 一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作
粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢
情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开
会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用
了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，
来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道
歉，但造成的不良影响也难以消除。歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通
信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。
会议的要素
１、形式要素：１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会
议方式。议方式。
２、内容要素：２、内容要素：目的、任务、议题、作用。目的、任务、议题、作用。
３、程序要素：３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、
会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。
４、财务要素：４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设
施。施。
会议概述
会议的作用及缺陷
11．会议作用．会议作用
（１）．交流信息，互通情报（１）．交流信息，互通情报
（２）．发扬民主，科学决策（２）．发扬民主，科学决策
（３）．增强友谊，促进团结（３）．增强友谊，促进团结
（４）．统一认识，协调行动（４）．统一认识，协调行动
2. 2. 会议缺陷会议缺陷
（１）．造成时间、精力的浪费（１）．造成时间、精力的浪费
（２）．造成金钱的浪费 （２）．造成金钱的浪费
（３）．造成信息的重复、浪费 （３）．造成信息的重复、浪费
（４）．滋长不正之风 （４）．滋长不正之风
会议的种类
1.按规模分：
特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、
中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按时间分：
定期和非定期。定期和非定期。
3、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会..
4、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。
会议成本意识
会议成本= 2ABT
式中
A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;
B —参加会议的人数;
T —会议的时间（以小时为单位）。
会议秘书工作的基本任务
11、组织的工作、组织的工作
(1)(1)协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；
(2)(2)根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；
(3)(3)发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；
(4)(4)对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；
(5)(5)布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；
(6)(6)印发会议证件印发会议证件((出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等))；；
(7)(7)负责会议签到；负责会议签到；
(8)(8)会中组织和协调；会中组织和协调；
(9)(9)会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；
(10)(10)会外的联络和协调会外的联络和协调((负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、
乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织))。。
(11)(11)会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。
2 2．文书工作．文书工作
(1)(1)会议文书的起草；会议文书的起草；
(2)(2)会议文书编写；会议文书编写；
(3)(3)会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。
33．生活管理工作．生活管理工作
(1)(1)与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；
(2)(2)会议的财务管理；会议的财务管理；
(3)(3)会议的交通保障；会议的交通保障；
(4)(4)会议的文化活动；会议的文化活动；
(5)(5)与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。
44．安全保卫工作．安全保卫工作
(1)(1)会议的保密工作；会议的保密工作；
(2)(2)会议的警卫工作；会议的警卫工作；
(3)(3)会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题 确定会议名称
确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具
选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
确定会议规模与规 格
布置会场
准备会议文件材料安排食住行
制定会议经费预算方案
制作会议证件
会场检查
明确会议组织机构
确定与会者名单
会务工作流程图（会中）
做好会议记录组织签到
做好会议值班保卫工作
报到及接待工作
做好后勤保障工作
编写会议简报或快报
做好会议保密工作
会议信息工作
会务工作流程图（会后）
撰写会议纪要
催办与反馈工 作
安排与会人员离会
会议总 结会议文书的立卷归 档
会议的宣传报道
会务工作的具体内容
指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密；
３、服务周到； ４、确保安全。
会前准备工作
11、、 确定会议主题与议题确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实
的依据；二是必须要结合本单位的实
际；三是要有明确的目的。议题是对
会议主题的细化。
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22、确定会议名称、确定会议名称
会议名称一般由会议名称一般由““单位单位++内容内容++类型类型””构成构成,,应根据会应根据会
议的议题或主题来确定。议的议题或主题来确定。
33、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同
时，本着精简效能的原则。时，本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。
会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。
44、确定会议时间、地点、确定会议时间、地点
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定
会期的长短应与会议内容紧密联系。会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（（11）必备用品是指各类会议都需要的用品和设）必备用品是指各类会议都需要的用品和设
备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设
备、空调设备、投影和音像设备等。备、空调设备、投影和音像设备等。
（（22）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例
如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊
用品和设备。用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、
接待组、保卫组。接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人员。应根据会
议的性质、议题、任务来确定与会人员。议的性质、议题、任务来确定与会人员。
88、、安排会议议程与日程
会议议程是对会议所要通过的文件、所
要解决的问题的概略安排，并冠以序号
将其清晰地表达出来。
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。
某公司销售会议议程表
1、推选销售部经理的人选。
2、年度销售活动的总结。
3、有关销售问题的发言。
4、下年度销售目标。
5、销售人员的招聘和重组。
某股份有限责任公司股东大会日程安排
日期日期 时间时间 内容安排内容安排 地点地点 主
主
持持
参加参加
人人
备备
注注
上午上午
99：：0000 报报 到到
花园酒店大花园酒店大
会议厅会议厅
李李
总总
XXXXXXXX
99：：3030
会议开始会议开始 ，张董致，张董致
开幕词开幕词
大会议厅大会议厅
张张
董董
全体全体
股民股民
99：：4040 李总：年度经营报告李总：年度经营报告 大会议厅大会议厅
张张
董董
全体全体
股民股民
1111：：0000 年度决算表年度决算表 大会议厅大会议厅
总总
会会
计计
师师
全体全体
股民股民
11 11：：3030 大会结束大会结束
9、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、
与会人员、 议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮
件。
1010、制作会议证件、制作会议证件
代表证代表证
出席证出席证
会议正式证件会议正式证件 列席证列席证
来宾证来宾证
会议证件会议证件 旁听证旁听证
工作证工作证
会议工作证件会议工作证件 记者证记者证
出入证出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职
务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印
章。章。
11、准备会议文件资料
主主要要有有议议程程表表和和日日程程表表、、会会场场座座位位分分区区表表
和和主主席席台台及及会会场场座座次次表表、、主主题题报报告告、、领领导导讲讲
话话稿稿、、其其他他发发言言材材料料、、开开幕幕词词和和闭闭幕幕词词、、其其
他会议材料等。他会议材料等。
12、安排食住行
会会议议饮饮食食管管理理本本着着““卫卫生生第第一一、、保保证证营营养养、、
适适合合口口味味、、方方便便节节约约””的的原原则则，，做做好好伙伙食食
预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作..
会会议议住住宿宿安安排排，，根根据据实实际际情情况况，，按按照照规规定定
标标准准，，尽尽可可能能地地满满足足与与会会人人员员住住宿宿上上的的要要
求。求。
安安排排好好会会议议用用车车，，为为会会议议提提供供完完备备的的交交通通
服务。服务。
13、制定会议预算方案
文件资料费文件资料费 、、邮电通讯费、会议设备和用邮电通讯费、会议设备和用
品费、品费、 会议场所租用费会议场所租用费 、、会议办公费会议办公费 、、
宣传交际费宣传交际费 、、 食宿费、食宿费、 交通费、其他交通费、其他
费用。费用。
14、布置会场
（（11）会场的风格特点）会场的风格特点
庄严、肃穆。轻松、简洁。庄严、肃穆。轻松、简洁。
喜庆。简单朴素。喜庆。简单朴素。
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（2）会场的类型及布局
①①小型会议室。小型会议室。
椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、 T T 字形、字形、““马蹄马蹄””型、长方形。型、长方形。
② ② 中型会议室。中型会议室。
半圆型、课堂型。半圆型、课堂型。
③ ③ 大型会议室。大型会议室。
礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。
（（33）会场的布置）会场的布置
① ① 主席台主席台
主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。
主席台的座次一般是职务最高的居第一排正主席台的座次一般是职务最高的居第一排正
中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。
② ② 场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。
主席台坐次
礼堂型
教室型会场
③③会场内外的布置：会场内外的布置：
会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、
灯光、气味、旗帜、花卉。灯光、气味、旗帜、花卉。
会标会徽
15、检查会场
（（11））. . 方式方式
一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现
场检查。场检查。
（（22）．检查的内容）．检查的内容
.文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。
.会场布置情况。会场布置情况。
.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。
.其他内容。其他内容。
A 领导加强调查
B 侧重困难和问题
C 时间恰当
D 关键重点
拟定会议的应急方案
1、会议应急方案的内容及突发事件
处理方法
（1）人员问题
（2）场地问题
（3）设备问题
（4）资料问题
（5）健康与安全问题
（6）行为问题
2、案例分析
XXXX单位在市政府礼堂召开表彰大会，因事先未单位在市政府礼堂召开表彰大会，因事先未
制定会议的应急方案，又未加强安全防火布制定会议的应急方案，又未加强安全防火布
置，结果当因电线老化出现火灾的时候，会置，结果当因电线老化出现火灾的时候，会
议组织人员措手不及，会场一片混乱，最终议组织人员措手不及，会场一片混乱，最终
导致部分与会人员和仪仗队的不学生丧生。导致部分与会人员和仪仗队的不学生丧生。
制定严密的应急方案，对方案的各个环节进行制定严密的应急方案，对方案的各个环节进行
认真的检查，如安全通道是否打开、设备隐认真的检查，如安全通道是否打开、设备隐
患是否检查、消防通道是否畅通、应急的组患是否检查、消防通道是否畅通、应急的组
织和人员是否到位、应急的车辆是否准备停织和人员是否到位、应急的车辆是否准备停
当、指挥沟通系统是否灵敏等等。当、指挥沟通系统是否灵敏等等。
会见与会谈
概念
会见
会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人
士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称
为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是
客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，
又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会
见，接见和拜见后的回访称回拜。见，接见和拜见后的回访称回拜。
会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用
的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、
经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉
及双边关系及重大国际事务等。及双边关系及重大国际事务等。
会谈
会谈是指双方或多方就某些重大的政
治、经济、文化、军事问题，以及其
他共同关心的问题交换意见，会谈也
可以指洽谈业务，即就具体业务进行
谈判、会商。
会谈的内容较为正式，专业性较强，
在企业中主要指商务谈判和业务会商。
会见、会谈工作程序
（1）约定
（2）通知对方有关事项
（3）了解背景资料
(4)场所的布置及座位安排
AA、、场所的布置
会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶
几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应
保证干净、清洁、大方。
会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果
是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可
放置双方主要人员座位卡，以便与会者
对号入座。
B、会见与会谈的座次安排
①①会见的座次安排会见的座次安排
会会见见时时应应遵遵循循““主主左左客客右右””的的原原则则，，即即客客人人坐坐
在在主主人人的的右右边边。。涉涉外外会会见见还还应应有有译译员员。。如如下下图图
所示：所示：
记录 译员
主客 主人
客
方
人
员
主
方
人
员
译员
主客 主人
客
方
人
员
主
方
人
员
②②会谈的座次安排会谈的座次安排
双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐
一边，主方位于背门一侧如图一边，主方位于背门一侧如图((一一))，或进门后的，或进门后的
左侧如图左侧如图((二二))，双方主谈人位于各方长排中央，，双方主谈人位于各方长排中央，
其他人员按右高左低排列。其他人员按右高左低排列。
桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放
置对方语种的座位卡。置对方语种的座位卡。
多边会谈的座位可摆成圆形或方形多边会谈的座位可摆成圆形或方形。。
正门
客
方
主
方
1 3 5 76 4 2
1 2 4 67 5 3
{译员} 主宾
{译员} 主人
（一）
（二）
（（55）会见、会谈）会见、会谈
（（66）送别客人）送别客人
合影图
55 44 44 44 55
55 44 44 44 44 44 55
55 44 44 44 22 11 33 44 44 44 55
6
1---主人 2---主宾 3---第二主宾 4---客方人员（或
主客插排）5---主方人员 6---摄影师
课堂讨论
一一天天下下午午，，天天地地公公司司要要与与外外地地某某企企业业举举行行会会谈谈，，会会上上欲欲
就就双双方方技技术术合合作作事事项项达达成成协协议议。。初初萌萌作作为为该该公公司司的的秘秘书书事事
前前做做了了大大量量准准备备工工作作。。但但就就在在这这天天临临近近中中午午时时，，初初萌萌发发现现
有有关关质质量量监监督督管管理理方方面面的的资资料料没没有有准准备备。。她她急急忙忙通通过过各各种种
方方式式查查找找这这类类资资料料。。资资料料终终于于找找到到了了，，可可会会谈谈也也开开始始了了，，
初初萌萌只只好好提提心心吊吊胆胆地地等等待待会会谈谈结结果果。。会会谈谈开开始始后后，，双双方方就就
事事先先准准备备好好的的协协议议草草案案展展开开了了充充分分的的讨讨论论。。最最后后，，外外地地某某
企企业业代代表表提提出出了了质质量量监监督督管管理理方方面面的的问问题题，，因因为为这这对对于于合合
作作项项目目的的成成功功有有着着重重大大的的意意义义。。然然而而，，由由于于初初萌萌所所在在公公司司
的的代代表表手手中中缺缺乏乏此此方方面面材材料料，，无无法法给给对对方方以以满满意意的的答答复复，，
会议没有做出任何决定，只得暂时休会会议没有做出任何决定，只得暂时休会。。
为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取
一些应急措施？
技能训练
【训练目标】 通过训练，学生应熟悉会议组织通过训练，学生应熟悉会议组织
的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。
一、案例分析
案例案例11：：
一一次次重重要要的的报报告告会会，，办办公公室室安安排排秘秘书书小小刘刘负负责责会会
议议的的录录音音工工作作。。小小刘刘将将无无线线话话筒筒和和录录音音机机磁磁带带安安
放放好好以以后后，，还还事事先先调调试试了了一一番番，，觉觉得得效效果果不不错错，，
开开会会时时小小刘刘放放心心地地做做其其他他的的事事情情去去了了。。会会议议结结束束
后后，，主主任任要要小小刘刘把把录录音音整整理理出出来来。。小小刘刘打打开开录录音音
机机，，前前几几分分钟钟听听起起来来还还不不错错，，但但越越听听越越不不清清晰晰了了，，
到到后后来来竟竟然然是是一一片片噪噪声声。。报报告告自自然然是是没没有有整整理理出出
来，来，小刘应怎样总结教训呢小刘应怎样总结教训呢??
案例2：
一次重要的国际会议，十多个国家的领导
人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在
集体摄影中竟将两位女性领导人安排在
了后排，结果在这一重要国际会议的“
全家福’’中，竞找不到这两位女性领
导人的影像，引起两国舆论的指责。
从此案例中说明会议组织应注意哪
些问题？
案例3：
某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进
集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。
当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有
几名同学当即发现奖状上的名字不对，转
头向领导更换和相互交换，一时间领奖台
上竞乱糟槽。
以上三个案例中的问题都是由会议组织中
的细节所致。分析案例中的问题 所在，并
谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些
问题。
二、观察并制作
观察你见到的办公会、研讨会、论证会、
茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，
画出三种不同类型的会议的布置图，并注
明会议所有参与者的座位安排。
三、参考会议组织筹备的预案要求
为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出
会议筹备方案。
问题讨论
1．会议议程与日程的区别。
2．简述拟订会议议程与日程表的方法。
3．选择会议地点应综合考虑哪些因素?
4、应如何做好会场的布置工作？
5、怎样制定会议筹备方案？
6、怎样发放会议通知？
7、怎样才能做好会议的食宿工作？
8、会前检查工作包括哪些内容？
祝学习进步！
