内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015
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内部管理制度系列
酒店物资采购工作流程规
定
（标准、完整、实用、可修改）
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酒店物资采购工作流程规定
Hotel material procurement workflow rules
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工
作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
1、为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确
保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定
本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品
原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，
未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道
德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求;讲究文明
礼貌，遵纪守法;以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共
同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该
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项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下
要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查
部门及库房该项目库存量及消耗量。
2.库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之
前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填
写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经
理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;
3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与
申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采
购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。
如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，
经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星
项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购
监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归
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酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部
门需要作详细的说明或提供样品，供应商报价时必须提供样
品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采
购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意
识，熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查
研究，掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质
优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、
掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物
品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对
待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌
握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质
优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟
通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解
决的必须及时上报，不得拖延误事。
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9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统
一购买，其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、
期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
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