OFFICE
软件使用培训
（二）
PowerPoint
使用
基础
功能和技巧
目录
简历说熟练掌握
PPT
相关技能
把
PPT
当
word
用
熟练使用
PPT
做
汇报
别给厚文档，我只看
PPT
！
职
场新手
白领
金领
领导
被
PPT
绑架的
白领
……
为什么要做好
PPT
？
我们期望用好
PowerPoint
以后
能够
——
会议时间
缩短
报告说服力
增强
绩效指标
提高
赖祖亮
@
小木虫
赖祖亮
@
小木虫
谋篇布局中的要点
PPT
编写原则
内容不在多，贵在精当
色彩不在多，贵在和谐
动画不在多，贵在需要
文字要少
公式要少
字体要大
有些朋友一直苦于自己
PPT
的平庸，但又找不到症结所在。希望下面几句话能对你有帮助。（主要针对学术类
PPT
）
(1)
内容不在多，贵在精当
不要把什么内容都写上去，只要重点，因为一张
PPT
的空间有限，不但要有文字和图片区，适当的留白也是十分必要的，这样人的视线才不会疲劳。“精”就是你要精挑细选，“当”就是页面上面的东西要恰当，能反应你的中心思想或观点。
(2)
色彩不在多，贵在和谐
初学者往往会犯的通病：一就是乱用颜色，结果就是给人一种页面杂乱无章的感觉；二就是不用颜色，一张黑脸到底。这都是错误的。颜色可以多，但要和谐。怎么做到和谐？就是确定主色调，一般的规则就是，浅色底板，主色调为浅色，文字为深色；深色底板，主色调为透明或浅色，文字为浅色。根据经验，浅色底板比深色底板更容易组合搭配颜色。主色调确定好以后，再添加较深颜色的文字，这样就可以更加突出文字。切忌背景喧宾夺主。
(3)
动画不在多，贵在需要
动画到底需不需要？这个问题我想不用我来回答，动画效果的添加就是胶片幻灯片和多媒体
PPT
的区别，适当而又精美的动画无疑是夺人眼球的利器。但可想而知，不恰当或过多的动画，也会同样令人反感。需要记住的一点是，不是列表里每个动画效果都适合
PPT
的，我常用的动画在
10
个之内，但巧用动画的组合会使这些动画演变出无穷种的效果。
(4)
三要：文字要少，公式要少，字体要大
有多少人可以看着满屏的文字不睡觉，请举手
;
有多少人可以看到满屏的公式不头痛，请举手；有多少人可以看着满屏蚂蚁样的字不头晕，请举手。
赖祖亮
@
小木虫
赖祖亮
@
小木虫
何为幻灯片母版？
幻灯片母版通俗讲就是一种套用格式，通过插入占位符来设置格式
母板的优点
案例展示
-P01
如果说一个
PPT
有它的灵魂的话，那就是
PPT
的母板，它的作用犹如摩天大厦的根基一般。一切的配色和文字方案都将取决于你用什么母板。
简单来讲，母板就是你的画布，你就是在这张画布上作画，母板上的内容只有在编辑母板时才能修改，一般编辑状态对母板是无法修改的。如果母板上有一个动画，那这个动画会在每张
PPT
中出现。母板的特性决定了它所显示的必须是整个
PPT
中所共有的东西，诸如：你的姓名，你的课题名，你单位的
logo
，评审活动的全称，日期，页码或是某些特殊的标记。同时，母板还决定着你标题和文字的样式。在一个
PPT
中，你完全可以使用多个母板（工具
-
选项
-
编辑
-
禁用新功能
-
多个母板），但我建议你还是使用一个，因为统一性也是衡量一个
PPT
好坏的标准之一。
赖祖亮
@
小木虫
赖祖亮
@
小木虫
如何制作幻灯片母版
以上步骤是制作母板的基本步骤，全部编辑完成后选择“文件”菜单中的“保存”，文件“保存类型”选为“演示文档设计模板”。下次打开
PowerPoint
时，你将会发现你的模板出现在“
PPT
设计”中的“设计模板”中。同样的，你可以将别人设计的模板导入你的模板库（直接复制粘贴到模板存放文件夹即可）。
赖祖亮
@
小木虫
赖祖亮
@
小木虫
制作幻灯片母版实例
母版制作大体步骤演示
小
盛
经典
出品
下面就来讲如何制作自己的
PPT
母板。选择一张自己喜欢的图片，利用
Photoshop
或
ACDsee
的图片编辑功能，裁剪出横竖比为
4:3
的图片（最好分辨率大于
800×600
）。打开幻灯片母板编辑，将该图片插入
PPT
，并设置置于底层（右键点选图片，选择叠放次序
-
置于底层），设置占位符中文字的字体和位置。
当然，一个好的母板只有背景是不行的，你可以加入一些自己的图标和文字，事例中加入的标题分割线，标志和单位是最常见的加入项目，你可以加入一些光影和线条，也可以加入一些小
gif
动画，使自己的
PPT
更加活泼一些。
母版
-
示例
集团
2013
版
PPT
模版
案例展示
-P01
非数据类图表
组织结构图
地图
甘特图
流程图
概念图
矩阵图
低
高
高
低
市场增长率
市场相对份额
明星
问号？
金牛
瘦狗
数据类图表
表格
柱形图
条形图
饼图
折线图
散点图
表格的设计与版面配置
表格的设计与版面配置
数据
可以
使用
Excel
的表格或
“
插入表格
”
避免太过华丽，朴实的样式较能给人信赖感
案例展示
-P02
图表的设计与版面
配置
-
柱形图
图表的设计与版面配置
遵守图表设计的基本规则
柱形图表的基本规则
表现于数量的比较时使用
除非
有时间的排序，原则上数值大的排
前面
柱形图
-
示例
如何制作简单的柱形图？
如何在原有柱形图中加入折线？
案例展示
-P03
尽量在
PPT
内制作表图，而不要在
Excel
内制作而后黏贴！
图表的设计与版面
配置
-
饼图
图表的设计与版面配置
遵守图表设计的基本规则
饼图表的基本规则
表现于构成要素的比例时使用
“
其它
”
放在最后
构成高的排在前面，顺时钟的方向递减
面积太小放不下文字时，须使用指引线
饼
图
-
示例
如何制作简单的饼图？
基本构图
标签内容
标签位置
案例展示
-P04
双饼图
-
示例
如何制作双饼图？
是使用两个单独的饼图组合？
还是使用双饼图？
如何在同一个图中增加第二个饼图？
标签注意事项
案例展示
-P05
其他图表示例
子弹图
双环状
瀑布图
综合使用
-
示例
上半年完成集团全年
4
分值销售目标（
91
亿）的
49%
，除深圳世纪中心、长沙蔚蓝海岸和上海城邦、上海奉贤已完成年度目标的
50%
以上，其他项目完成率低于集团平均水平。
动画的制作
百叶窗
飞入
音效
动画效果有许多种，选择其中一种
在出来的效果面板中，把中间的声音选择
“
风铃
”
，点确定然后就可以听到清脆的声音；
插入图片
1
）插入一张新幻灯片，在版式中选择
“
空白
”
；
2
）点菜单
“
插入－图片－来自文件
”
命令，移动鼠标的时候平平的移；
3
）出来一个
“
插入图片
”
的对话框，点上边的
“
查找范围
”
找到自己的图片文件夹，然后在中间选择一个图片，点
“
插入
”
即可；
插入音乐
1
）复制一首音乐到自己的文件夹，点菜单
“
插入－影片和声音－文件中的声音
..”
，出来一个对话框；
2
）在上面的
“
查找范围
”
中找到自己的文件夹，音乐提前要放到自己的文件夹中，跟幻灯片文件放一起，这有一首
音乐
，下载到自己文件夹；
3
）点
“
确定
”
，出来一个提示对话框，询问是否自动播放
；
4
）点右边的
“
在单击时
”
，选择单击时播放，一般背景音乐可以设为自动播放；
5
）这时在幻灯片中央出现一个小喇叭图标，这就是插入的音乐文件的标志；
1
）
在
出来的小喇叭上敲右键，选择
“
编辑声音对象
”
，出来一个对话框；
把两个勾都打上，这样音乐就可以一直播放，直到停止，点
“
确定
”
返回；
2
）设置停止，在小喇叭上点右键，选择
“
自定义动画
..”
，右边的窗格出来动画选项；
3
）
在音乐右边的下拉按钮上点一下，在出来的菜单中选
“
效果选项
”
，出来一个面板；
4
）
在效果选项面板中，单击中间的停止
，
可以
选择在
任何第几张
幻灯片后
播放。
插入
FLASH
Flash
动画具有更好地交互功能和动画效果，在幻灯片中插入一个
Flash
动画，可以完成一些更加复杂的
动作
。
注意：系统需要安装
FlashPlayer
网页播放控件
；
1
、输入文字
1
）启动
PowerPoint
，自动打开一个空白文档 ，先删除里面的两个空白文本框；
2
）点菜单
“
插入－文本框－水平
”
命令， 插入一个水平文本框，输入文字
“Flash
动画
”
；
3
）以
“
插入
Flash
动画
”
为文件名，保存文件到自己的文件夹，同时拷贝一个
Flash
动画到自己的文件夹，跟幻灯片放一块，文件名要改成英文；
2
、插入
Flash
动画
1
、点击菜单
“
视图－工具栏－控件工具箱
”
，出来一个竖长条面板；
2
、在面板中，点击右下角的
“
其他控件
”
按钮 ，出来一个下拉菜单；
3
、在下拉列表中找到
S
打头的
“Shockwave Flash Object”
命令，点击选中；
4
、光标变成十字形，在页面中画一个方框，出来一个信封样的方框；
5
、在信封方框上双击，进入对象的属性窗口（也可以敲右键，选
“
属性
”
命令）；
6
、在左下边找到属性面板，第二行有一个
“
（自定义）
”
，点击选中，同时右边出来三个点；
7
、在右边的三个点上单击一下，出来属性页面，输入
Flash
动画的文件名后面加上
.
swf
，动画文件应该跟幻灯片放一块儿；
同时也可以把
“
嵌入影片
”
勾上，这样动画就插入到幻灯片里头了
如果没有
“
自定义
”
选项，则在左边找到
“Base”
，点右边空白，输入
再往下找到
“Movie”
，点右边空白，输入
8
、点击
“
确定
”
返回，再点菜单
“
文件－关闭并返回
”
命令，回到幻灯片页面，这时候就可以看到动画了；
注意动画播放后不会自动返回，因此播放后还需要在动画上点右键，选
“
后退
”
命令，让动画返回到开头；
谢谢
