时 间 管 理
¨ 帮助你有效地控制并最大程
度地使用你的时间
培训目标
¨ 备忘录型
¨ 规划与准备
¨ 规划、制定优先顺序、操之在我
¨ 个人管理
四代时间管理理论
¨ 确定角色
¨ 选择目标
¨ 安排进度
¨ 逐日调整
个人管理四步骤
1. 一致
2. 平衡
3. 有重心
4. 重人性
5. 能变通
6. 携带方便
个人管理六准则
五个A
AWARE
知道
ANALYSE
分析
ASSIGN
分配
ATTACK
出击
ARRANGE
安排
一、AWARE 知道
知道个人的角色和目标
知道自己的习惯、举止特点、性格、
工作职责、沟通的意义和方式
确定目标
2001年12月31日提高销售10%。
开始为明年的假期存钱。
到今年5月1日减肥10公斤。
动提高我们办公室的工作效率。
多和我的家人在一起。
分析练习
SMART 目标
1. 具体明确（Specific）
2. 可衡量（Measurable)
3. 可实现(Achievable)
4. 注重结果(Results-oriented)
5. 有时间限制(Time-based)
二、ANALYSE 分析
影子观察法
自我观察法
- 工作记录
- 记录分析
举例：每日工作分析
目录 工作次数 时间 %时间总计
专业性工作 7 139 %
紧急性工作 4 51 %
常规性工作 25 165 %
个人事务 11 161 %
事务分类表
紧急 不紧急
重
要
I
危机
急迫的问题
有期限压力的工作
II
防患于未然
改进产能
发掘新机会
规划
不
重
要
III
不速之客
某些电话
某些信件与报告
某些会议
必要而不重要的问题
受欢迎的活动
IV
繁琐的工作
某些信件
浪费时间的事
偏重各类事务的结果
I
结果
压力
精疲力竭
危机处理
忙于收拾残局
II
III IV
偏重各类事务的结果
I II
III
结果
危机处理
短视近利
缺乏自制利力，怪罪他人
对人际关系造成危机
IV
偏重各类事务的结果
I II
III IV
结果
全无责任感
工作不保
偏重各类事务的结果
I II
结果
有远见，有理想
平衡
自制
少有危机
三、ASSIGN 分配
1）控制/始发性
他人 自己
他人
自己
A C
B D
控制
始发
0 3 6
3
6
重要的
高
低
紧
急
性
高 低
重 要 性
琐碎的工作
2-3%
Less than 1%
现在就做
25-30%
20-25%
长期的计划
15%
65-80%
忙碌的事情
50-60%
15%
2）重要性和紧急性
案例分析
你最大的一个客户要你在2天以内提供一份具体的
产品明细，你有他所要的资料。如果符合他的要求，
很可能他会增加定单，你也有望从而得到升迁的机
会。
应在1人事部上报的食堂就餐意见汇总还没有完成。
这份报告会影响食堂服务的改进，和员工午餐的效
果，甚至工作情绪。
四、ATTACK 出击
“时间盗贼” 1 – 难于说“不”
对策：
分清工作优先主次
如果事情不重要，说‘不’
从小的请求开始练习说‘不’
询问一下“是否有别人可以做这件事
？”
“时间盗贼” 2 – 电话时间太长
对策：
将聊天和重要的讨论分开
打电话前，计划好你要说的事情
学会终止谈话
‘过滤’来电
拔掉电话
“时间盗贼” 3 – 经常被来访者打断
对策：
限定可以接待来访者的时间
通知别人你何时有空
建立“过滤”程序
要让你不想见的来访者觉得不受欢迎
控制被打扰的情形，但要彬彬有理
你是否经常花时间在办公桌上找文件？
你桌子上是否有几摞文件在那儿已经很长时间了
？
你在寻找忘记放哪儿的文件时，需要查遍桌子上
所有的文件？
你是否将文件放在桌上但并不注明需要完成的日
期？
你是否觉得如果有子或办公室事情会好得多？
自我评估
“时间盗贼” 4 – 杂乱的办公环境
对策：
只把需要的放在桌子上
将必备的东西放在容的地方
建立 一个实用的文档系统
发现适合你的方法
时间盗贼” 5 – 拖延
对策：
‘瑞士奶酪’法：将工作分成几部
分，每次做一项
先做重要的事
现在就做
确定并遵守时间期限
自我评估：我是不是完美主义者
？
平分标准：
1 我不是这样
2 我有时这样
3 我就是这样
1。要是想把一件事情做好，我必须亲自动手。
2。我给自己设定了很高的期望，如果不达到它，
我绝不放弃。
3。写一封信我通常起三遍草稿。
4。如果对工作结果不满意，我会延长完成期限。
我经常这样做。
5。 不论在工作中，或在家里，我经常纠正别人。
6。 当我重新审视以前完成的工作时，很少有满意
的时候。
7。 在处理工作时，我经常对小的细节非常“较真儿
”
8。 我很怕出错-我不喜欢出错，也不喜欢别人出错。
9。 我的下属说让我高兴很难-我希望工作能够处理
得很完美。
10。我不喜欢寻求别人的帮助。
11。我不委派太多的工作，因为这意味着我将花费
更多的时间去监督。
12。如果我不能确信我能出色的完成工作，我将不
会接受它。
“时间盗贼” 6 – 完美主义
对策：
分清工作主次
不要将太多的时间花在不重要的工作上
将目光放在“大局”上
不要被琐事分散精力
相信别人也有能力处理工作
“时间盗贼” 7 – 过多的文字工作
对策：
每天确定时间集中处理函件
将函件按主次和类别分类
除非必要，不要写所有的回复
一次性处理信函
必须写回函时，要简洁、直述要点
“时间盗贼” 8 – 沟通欠佳
对策：
确定适宜的沟通手段
沟通手段要与工作的难匹配
不要“沟通过度”
明确沟通的要点
使用可以理解的语言
五、ARRANGE 安排
年历
每日计划
生物钟/黄金时间
五个A
AWARE
知道
ANALYSE
分析
ASSIGN
分配
ATTACK
出击
ARRANGE
安排
爱生命就是对时间的爱
因为生命的构成就是时间
- 本杰明. 富兰克林
祝你成功!
