时间与精力管理
”
收益
BENEFITS
01 了解时间与精力管理的概念及重要性
02 意识到个人的精力是可以管理操作的
03 掌握时间与精力管理的实用工具，提升工作效率
目录
CONTENTS
01 概念篇：了解时间管理
02 方法篇：科学管理时间
03 执行篇：让时间更高效
04 结语篇：珍惜美好时光
01 概念篇：了解时间管理
• 引言
• 时间的概念与特性
• 时间管理的概念与解析
引言
假如一个人的生命时间是75岁，时间大致如此分配：
睡觉： 21年 工作：16年 学习： 7年
吃饭： 6年 娱乐： 6年 排队： 5年
卫生： 4年 开会： 3年 打电话：2年
找东西： 1年 其他： 4年
引言
人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。
才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可
以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的
时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。
所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。
时间的概念
• 世界上哪样东西最长又是最短的
• 最快又是最慢的
• 最能分割又是最广大的
• 最不受重视又是最值得惋惜的
• 没有它，什么事情都做不成
• 它使一切渺小的东西归于消灭
• 使一切伟大的东西生命不绝
—— 伏尔泰
时间的特性
01 02重要且不可取代
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”
不断流失且不可再生
时间管理的必要性
“预则立，不预则废”
“逝者如斯夫，不舍昼夜”
”
时间管理的概念
组织管理好自己生活的方方面面
最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间
不仅是对工作的管理
也包含对家庭生活、业余爱好、空闲时间的管理
该做哪些事情，不该做哪些事情
先做哪些事情，后做哪些事情
时间管理的解析
请问：您会如何用这笔钱
n 银行向你的帐号拨款 万元
n 只能当天消费，不可以储蓄/投资/送人
n 可以随便花，随意购买东西
如果 有一天
时间管理的解析
类 比 分 析
同样的钱，买的最多
买最该买的东西
一分钱也不剩充分利用时间，不浪费
做最该做的事，要事第一
同样时间，成果更多
效能
勤恳效率
花在
刀刃
便宜
实惠
把钱
花完
时间管理的解析
效益 效能 效率 勤恳
效果与利益，是
最终追求的结果
强调目的正确、
效果有利
是指在单位时间
里完成的工作量
充分利用时间，
不浪费
效能最为重要，效率次之，勤恳再次之
工作时间越长，并不等于效率越高、结果越好
选择做最重要的事是根本
（效能）
然后再正确地去做事（效率）
最后再根据前两个要素的实
际效果并结合原定计划，保
持勤恳。
时间管理，本质是选择
02 方法篇：科学管理时间
• 剖析耗时因素
• 明确工作目标
• 制定任务清单
• 区分轻重缓急
剖析耗时因素
案例分析 上司打电话让负责招聘的张经理去谈话，谈了会有关公司人力资源规划
的问题，中间总经理接听电话、客人来访等，谈话延续到10：00
准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解
释到10：20。
8:30
10:00
10:20
11:00
12:00
找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属请示工作，张经理的思路
和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。
对文员报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议
书等，到12：00，还有一部分没有过目。
匆匆吃过饭，看了会报纸、与同事聊了会天，猛然想起总经理交待的人
力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。
剖析耗时因素
案例分析 与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工作不放心，本应
是下属的职责，张经理准备亲自做相关计划。
招聘计划、招聘人员资格的具体、招聘渠道及广告发布等内容拟定占去
张经理2个小时的时间。
刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了
一会儿个人的私事和公司最近的传闻。
召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工作。但会议不仅
没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。
下属走后，已过了下班时间，没有时间完成报告了，张经理只好带着未
写完的报告回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。
13:00
14:00
16:00
16:30
17:00
”
剖析耗时因素
案例分析
电话干扰
对员工解释有关薪酬问题，
这本不属于张经理的事，
有薪酬主管吗？
事必躬亲
对下属工作不放心，凡事
事必躬亲，替下属做工作，
结果整天被埋在事务性的
工作里。
事必躬亲
电
话
干
扰
上司召见
低
效
会
议
官
僚
作
风
上司召见
上司不定期的召见，使中
层经理的时间具有很大的
随意性。
低效会议
会议安排没有计划，会议
拖延，主题不明确，对会
议没有有效控制。
官僚作风
喜欢下属事事请示和汇报的官僚
作风，下属的不断请示和汇报，
大大浪费了自己的时间。
剖析耗时因素
电话干扰
不速之客
程序繁琐
沟通不畅
资源不足
资料不全
文件复杂
外在因素耗时类型
计划不周
条理不清
责任不明
事必躬亲
不懂协调/转交/拒绝
欠缺自律
做事拖延
内在因素耗时类型
剖析耗时因素——自我审视
我做了什么根本不需要做的事
我做了什么能够由别人，并且应该由别人来做的事
我做了什么耗时过长的事
我是否往往对某些事花费更多的时间
我是否碰到了一个无法再拖延的问题
我是否常常越权处理
我是否难以说清一天里干了些什么
我是否经常会忘记接下来要做的事情
我做了什么会浪费别人时间的事
明确工作目标
制定目标看似一件简单的事情，每个人都有过制定目标的经历，但是
如果上升到技术的层面，必须学习并掌握SMART原则。
根据德鲁克的说法，管理人员一定要避免 “活动陷阱”
（Activity Trap），不能只顾低头拉车，而不抬头看路，最终忘了
自己的主要目标。
”
明确工作目标——SMART
在管理学中有一个非常重要的目标设定原则——
SMART原则，由分别表示确定目标的五个基本原则
的英文字母的字首组成。
S
M
A
R
T
Specific
具体的
Measureable
可衡量的
Achievable
可实现的
Relevant
相关的
Time-based
一定时限的
目标设定 原则
”
明确工作目标——SMART
原则一 S（Specific）—— 明确性
所谓明确就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准，目标要清晰、明确。
明确的目标几乎是所有优秀人士及成功团队的
一致特点。
很多人或团队不成功的重要原因之一就是目标
定的模棱两可，或没有将目标有效的传达给相关
成员。
”
明确工作目标——SMART
原则二 M（Measurable）—— 衡量性
衡量性就是指目标应该是明确的，而不是模糊的。
应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的依据。
目标要量化
明确工作目标——SMART
原则三 A (Achievable) —— 可实现性
目标偏高
目标合适
目标偏低
可以邀请领导来参与
目标制定的过程，作为
矫正和监督。
明确工作目标——SMART
原则四 R（Relevant）——相关性
目标的相关性是指各项目标之间有关联，相互支持，符合实际。
实现此目标与其他目标、目标和工作都要有相关性。如果实现
了这个目标，但对其他的目标完全不相关，或者相关度很低，
那这个目标即使被达到了，意义也不是很大。
明确工作目标——SMART
原则五 T（Time-based）——时限性
时限性就是指目标的完成是有时间限制的, 要在规定的时间内完成。
目标设置要具有时间限制，根据工作任务的权重、事情的轻重缓急，
拟定出完成目标的时间要求，定期检查项目的完成进度，及时掌握
项目进展的变化情况，根据工作计划的异常情况变化及时调整工作
计划。
”
明确工作目标——目标分解
剥洋葱法
将大目标分解成若干小目标，再将每个
小目标分解成若干个更小的目标，一直
分解下去，直到知道具体该干什么。
由大到小
愿景→5-10年长期目标→2-3年的中期
目标→6个月至1年的短期目标→月、周、
日目标，直到知道现在该干什么。
由远及近
制定任务清单
n 月/周目标的分解或计划的安排
n 各种临时插单/紧急任务
n 已经预约的安排
n 各种未完成事项（历史累积）
n 生活/家庭/情感等琐事或安排
每天上班第一件事，罗列“待完成”事项清单
【事项清单来源】
【工具】笔记本、APP、Excel表格、企业微信
制定任务清单
n 随时记录，避免事项的遗漏
n 预约事项安排到对应的日历日期
n 临时插单根据缓急程度安排
n 所有新增事项汇总到“待完成”事项清单
不断更新、完善“待完成”事项清单 避免漏项
【临时插单或预约的处理和提醒】
【工具】笔记本、APP、Excel表格、企业微信
区分轻重缓急
13:30pm，小陈正在做领导布置的PPT
l 13:50，同事过来说：“我们14:00开会讨论一下给客户的提案吧。”小陈看
看PPT，觉得可以开完会再做，就去开会了。
l 14:30，正在开会，这时候小陈接到领导电话：“给我准备几份公司材料的
复印件。”小陈赶紧就跑去找资料、去复印，15:00将复印资料交给领导。
l 15:00，继续开会，16:00会议结束，小陈重新打开PPT的时候，就在回想：
刚才做到哪里了？
l 16:30，小陈收到微信，和朋友聊了周末打球的计划后，继续做PPT。
l 17:30，小陈的PPT还没有做完，只好加班工作。
新任务导向型
案例分析
”
区分轻重缓急
13:30pm，小李正在做领导布置的PPT
l 13:50，同事说：“我们待会儿开会讨论一下客户提案吧。”小李考虑一下，
说：“这个方案今天下午一定要提交，我大约还要1个小时才能完成。我们
15:00开会，好吗？你可以把要讨论的议题和建议列出来，到时候我们节约
讨论时间”。
大多数会议都没有紧急到1个小时都不能协调，同事也就同意了。
l 小李继续做PPT，这个时候领导打电话：“给我准备几份公司材料的复印
件。”小李问：“什么时候要？”领导说：“明天我见客户要带着。”小李
说：“好的，我下班前给您送过去。”然后在待办事项上记录下这个任务，
继续做PPT。
l 15:00，小李的PPT基本做完，还差一点收尾。他记下要收尾的内容计划，
然后去开会。
l 16:00，开完会后去给领导复印了资料，16:30交到领导手中。
l 17:00，小王完成了PPT最后的收尾工作。
优先级导向型
案例分析
区分轻重缓急——四象限
从来没有两个任务会有相同的优先级
总会有一项任务个更重要、更紧急、对未来产生更大的影响
区分轻重缓急——四象限
大陈是一个项目的负责人，今天有以下几件事要处理：
l 上午10:00交月报这件事最紧急
l 下午14:00参加集团的年度述职很重要，这涉及到团队个人和团队全年度的绩效考
评，影响着团队全员的年终奖
l 下午15:00和客户A谈合作这件事很重要，合作成功的话，会极大提高我们在未来
三年甚至更长时间内的收益
Ø 于是大陈把月报的活交给了主管
Ø 向公司领导解释后申请调整述职的排序、时间，等和客户谈完后再述职
Ø 然后全心全意准备15:00和客户的洽谈
我们在做关于时间管理的决策时，如果遇到无法准确判断哪像任务最重要、
需要更多资源和精力时，尝试着跳出今天的圈子，想想明天、想想未来。
总有一个更重要
案例分析
区分轻重缓急——四象限
准备工作
预防措施
人际关系的建立
自身能力的提升
闲聊/闲逛/看热闹
无谓的会议/应酬
嗜好沉迷（游戏）
新闻/微博
造成干扰的访问、电话
符合别人期望的急事
紧急状况
迫切问题
限期完成
突发事件
有计划的做
淡定从容
立即去做
压力山大
用零散的时间做
浪费生命
授权/转交或另约时间
忙且盲目
紧 急
重 要
区分轻重缓急——四象限
列出
任务
检查
进度
动态调整
不断更新
03 执行篇：让时间更高效
• 树立“复利”思维
• 学会拒接与转交
• 长任务处理
• 难任务处理
树立“复利”思维
竹子定律与荷花定律 巴菲特的秘籍1％与2％的成长对比
甲成长为丙的 1260 倍 甲成长为丙的 230万 倍
经典复倍案例分享 复利模型及应用 财务复利经典案例
复利的力量可以体现在方方面面，金钱、知识、人脉、技能、情感、健康等等。
”
引导任务自动化处理
n 不断催收+调整格式+汇总打包 = 1小时
n 申请公共文件夹+制定格式规范+标准模板+
联系IT拟定打包程序=自动化处理=8小时
Ø 赢回时间成本=10周
任务：汇总各部门工作周报
症结：提交不及时、格式不规范
总有人在你刚打好包准备提交时，告诉你，hi，不好意思我忘了，还能交吗？
方法：从工作群里@到小窗提醒，委婉或直接提醒，好话说尽，催交信息轰炸
优化（任务自动化处理）措施：
ü将汇总任务通过内网公共文件夹或共享文档处理
ü设定定时发送，通知时间期限、格式规范、模板
ü信息部门协助写入打包程序，要求自助上传报告
对比分析：
案例分析
引导任务自动化处理
对时间来说
任务的自动化处理如同复利之于金钱的重要性
复利可以让钱生钱
自动化处理任务的模式则是在使用一定时间的基础上创造出更多的时间
遇到需不断重复的任务，去考虑改不断提升方法，提高效率
学会拒接与转交
在适当时候要说“No”
你不可能满足所有人的所有要求
从事A级活动时，可以拒绝
— 果断拒绝
抱歉，我正在忙着xxx事情
我建议你可以找小李帮你。
抱歉，我正在忙着xxx事情
稍后我给你一份简要的数据行么？
从事A级活动时，无法拒绝
— 折衷、转交
分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等
有针对性地回避，设立安静时间，随后进行回话
”
长任务处理
长任务难以入手时
把任务分割成多个合理的小任务
一个大目标，只要你每天都做些小事情，你也就更靠近那个大目标了。
只有坚持执行计划，计划才能持续生效。
难任务处理
给所有事情都设定一个
期限
不要让工作无期限地进行下去
拖延会使小问题演变成大问题
稻草也会压死骆驼
难任务处理
做完事情要胜于完美收工
迭代工作，期待完美收工会令人窒息
——META（Facebook）办公室箴言
04 结语篇：珍惜美好时光
• 结语
”
按平均寿命75岁来计算
人的一生大约有900个月
20岁
”
30岁
时间常有 时间优先
”
谢谢观看
THANK YOU
