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账簿
第一节 账簿的意义与种类
第二节 帐簿的设置与登记
第三节 对账和结账
第四节 账簿登记和使用的规则
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第一节 账簿的意义与种类
一、账簿及其意义
（一）帐簿的概念：
账簿就是由若干张具有一定格式的账页联结在一起的、按照会计科目开设户头，用来序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。
（二）设置账簿的原因：
１、记账凭证虽对经济业务进行了整理和归类，但由于其数量多且分散反映在若干张凭证上，不能连续、集中、系统地反映企业在某一时期内所发生的某一类经济业务的变动情况及其变动结果。
２、为了把分散在会计凭证上的会计信息，加以集中和分类汇总，就需要设置序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。
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（三）账簿的意义
１、通过账簿的设置和登记，可以把分散在会计凭证上的资料加以归类整理，为管理部门提供系统、完整的会计信息
２、会计报表所需要的数据资料，绝大部分来源于会计账簿。账簿的记录为会计报表的及时准确编制提供了依据和保障。
３、会计账簿既是汇集、加工会计信息的工具，也是积累、储存经济活动情况的数据库。利用账簿提供的资料，可以有效地开展会计检查和会计分析。
二、账簿的种类
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（一）账簿按其用途的分类
1 、序时账簿。按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。
2 、分类账簿。对经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。
按照总分类账户进行分类登记的账簿叫做总分类账，简称总账。按照明细分类账户进行分类登记的账簿叫做明细分类账，简称明细账。
3 、备查账簿。对分类账簿未能记载的经济业务进行补充登记的会计账簿。
（二）账簿按其外表形式的分类
１、订本式账簿
订本式账簿是指账簿在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿。使用订本式账簿能够避免账页散失和人为的抽换账页，保证其安全性。但必须事先估计每个账户所需要的账页张数。
适用范围：比较重要和所需账页数量变化不大的账簿使用订本式，如总账、现金日记账和银行存款日记账。
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2 、活页式账簿
活页式账簿是指平时使用零散账页记录经济业务并将已使用的账页用账夹夹起来，年末再将本年所登记的账页装订成册并连续编号的账簿。使用活页式账簿便于记账分工，节省账页，且登记方便。但账页容易散失和被人为抽换。
适用范围。适用于除债权、债务结算类账户以外的所有明细账。
3 、卡片式账簿
卡片式账簿是指用印有记账格式和特定内容的卡片登记经济业务的账簿。是一种特殊的活页式账簿。其优点在于使用比较灵活，保管比较方便，有利于详细记录经济业务的具体内容，可跨年度使用，无需经常更换。但容易散失，一般应装置在卡片箱内
适用范围。所记内容比较固定的明细账。如固定资产明细账等。
（三）账簿按账页格式的分类
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1 、三栏式账簿
这是将账页中登记金额的部分分为三个栏目，即借方、贷方和余额三栏。
适用于只提供价值核算信息，不需要提供数量核算信息的账簿，如总账、现金日记账、银行存款日记账、债权债务类明细账等。
2 、金额多栏式账簿
是在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目，详细反映借、贷方金额的组成情况。
适用于核算项目较多，且管理上要求提供各核算项目详细信息的明细分类账簿。如成本、费用等明细账。
3 、数量金额式账簿
是在借方、贷方和余额栏下分别分设三个栏目，用以登记财产物资的数量、单价和总金额。
适用于既需要提供价值信息，又需要提供实物数量信息的明细分类账簿。如材料明细账和产成品明细账等。
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第二节 帐簿的设置与登记
一、序时账簿的设置和登记方法
（一）、普通日记账的设置和登记
１、普通日记账的结构和登记依据
普通日记账，是根据经济业务发生先后顺序，逐日逐笔登记全部经济业务的会计账簿。普通日记账产生于记账凭证之前，由于普通日记账是直接根据原始凭证在普通日记账上逐笔编制会计分录，所以也称为“会计分录簿”。
２、普通日记账的登记方法
（１）、“日期栏” 登记经济业务发生的时间；
（２）、“摘要栏”填写经济业务的简要内容；
（３）、“会计科目”栏填写会计分录涉及的会计科目名称；
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（４）、“借方金额”栏填写应借记账户的金额；
（５）、“贷方金额”栏填写应贷记账户的金额。
３、普通日记账的优缺点及适用范围
（１）、优点。可全面反映经济业务的发生情况及账户的对应关系；
（２）、缺点。随企业规模的扩大、经济业务的增多及记账凭证的出现，普通日记账不便于登记分类账和登账工作量较大的缺陷日渐显露，后便不再使用。
（４）、适用范围。随会计电算化的发展和应用，解决了普通日记账在手工记账下的缺陷，普通日记账的应用又日趋广泛。
（二）、特种日记账的设置和登记
1 、概念：特种日记账是用来记录企业单位某一方面需要特别关注、大量发生的经济业务并起汇总作用的会计账簿。
2 、作用：可以对某一方面需要特别关注的经济业务加强管理并起汇总作用。
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3 、种类：按记录经济业务的内容不同可分为：现金日记账、银行存款日记账、销货日记账、购货日记账、应收账款日记账、应付账款日记账等。
特种日记账按其格式的不同可分为：三栏式和多栏式。
４、三栏式现金日记账的设置和登记
（１）、三栏式现金日记账，是设置有“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”并由出纳人员根据现金收、款记账凭证和银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务），按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记的一种特种日记账。除应提供每日的现金收入、支出及其余额的信息外，还应设置“对应科目”栏提供反映现金收入的来源和支出的用途方面的信息。一般企业均设置三栏式日记帐。
（２）、现金日记账的登记方法
Ａ、“日期栏”填写与现金实际收、付日期一致的记账凭证的日期。
Ｂ、“凭证栏”填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”。
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Ｃ、“摘要栏”填写经济业务的简要内容。
Ｄ、“对方科目栏” 填写与“现金”账户发生对应关系的账户的名称。
Ｅ、“收入栏”、“支出栏”填写每笔业务的现金实际收、付的金额。
Ｆ、现金日记账应进行“日清”。
每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行（本日合计行）进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要栏”填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出并计算出余额，填写在该行内的“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”；
如果一个单位的现金收付业务不多，可不填写本日合计行，但需在结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额栏”内；
每日应将现金日记账的“余额”与库存现金核对。
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５、三栏式银行存款日记账的设置和登记
（１）、三栏式银行存款日记账，是设置有“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”并由出纳员根据银行存款收、付款记账凭证和现金付款凭证（记录将现金存入银行业务），按经济业务发生的顺序逐日逐笔登记的一种特种日记账。银行存款日记账应提供的信息
银行存款日记账除应提供每日银行存款每日的收入、支出及其余额的信息外，还应设置“结算凭证种类、编号”栏和“对方科目”栏，提供反映银行存款收入的来源和支出的用途是否符合《银行结算办法》的规定方面的信息。
（２）、银行存款日记账的登记方法
Ａ、“日期栏”填写与银行存款实际收、付日期一致的记账凭证的日期。
Ｂ、“凭证栏”填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”。
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Ｃ、“摘要栏”填写经济业务的简要内容。
Ｄ、“结算凭证种类、编号栏”填写银行存款收支的凭据名称和编号。
Ｅ、“对方科目栏” 填写与“银行存款”账户发生对应关系的账户的名称。
Ｆ、“收入栏”、“支出栏”填写银行存款实际收、付的金额。
Ｇ、银行存款日记账应定期与“对账单”进行核对。
每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行（本日合计行）进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要栏”填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出并计算出余额，填写在该行内的“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”；
如果一个单位的银行存款收付业务不多，可不填写本日合计行，但需在结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额栏”内；
定期应将银行存款日记账的“余额”与银行送达的“对账单”核对。
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６、多栏式日记账的设置和登记
（１）、多栏式日记账是在账内设置“应贷科目”栏（收入栏）和“应借科目”栏（支出栏），并在栏内分别按与现金或银行存款科目对应的应贷科目和应借科目设相应的专栏，按其业务发生的顺序逐日逐笔登记的一种特种日记账。由于多栏式日记账都按现金、银行存款科目的对应科目设置专栏，具备了现金、银行存款收付款凭证汇总表的作用，既能反映经济业务的来龙去脉，又能减少登记分类账簿的工作量。按记录货币资金的内容不同，可将其分为多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账。
多栏式日记账适用范围：现金和银行存款的收、付业务较多且与“现金”、“银行存款”账户对应的账户不多和比较固定的企业单位。
（２）、多栏式日记账的登记方法
根据现金（银行存款）收、付款凭证，将与现金（银行存款）账户对应的贷方账户的金额或借方账户的金额，登记在“应贷科
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目”栏或“应借科目”栏相应账户专栏和“收入合计”栏或“支出合计”栏内，既表示现金（银行存款）的增加或减少，也表示与现金（银行存款）账户对应账户的减少或增加；“余额栏”（每日所记最后一笔经济业务的行）填写每日的现金（银行存款）的余额。
二、总分类账簿的格式和登记方法
（一）、总分类账簿的概念、作用和格式种类
1 、概念：总分类账簿亦称总账，是按总分类账户（一级会计科目）分类设置并登记全部经济业务的会计账簿。
总账的设置方法一般是按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总账一般都采用订本式账簿，因此，应事先为每一个账户预留若干账页。
2 、作用：总账能够为会计报表的编制，提供反映某一类经济业务总括情况的资料，并对其所属的各明细账起控制和核对作用。因此任何单位都必须设置总账。
3 、格式种类：总账的格式因采用的会计核算组织形式不同而各异，常用的有三栏式和多栏式两种。
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（二）、三栏式总分类账
采用三栏式时，要求按照每一账户开设借方、贷方和余额三个栏次。三栏式总账根据其是否提供对应科目信息，又可分为普通三栏式和反映对方科目的三栏式。
1 、普通三栏式总账，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏。
2 、反映对方科目的三栏式总账，除在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方栏下设有对方科目栏，以便直接从总账中了解经济业务的内容。
（三）、多栏式总分类账
多栏式总分类账，是在一张账页上，把一个会计主体所涉及的会计科目都设置专栏，并在各专栏内再分借方和贷方栏次，同时根据“有借必贷，借贷必相等”的原理，在各专栏前，设置“发生额”栏，起合计作用。这种格式是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，
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变成了一种联合账簿，通常称为日记总账。这种总账具有序时账簿和总分类账簿的双重作用，可以不再设置现金和银行存款日记账，减少了记账的工作量，提高了会计工作的效率，并能较全面地反映经济业务的来龙去脉。
（四）、总分类账的登记方法
1 、总账的登记方法取决于企业所采用的会计核算组织形式。总账可根据记账凭证逐日逐笔登记；也可将记账凭证汇总编制成“汇总记账凭证”或“科目汇总表”，再据以登记总账；还可以直接根据多栏式现金和银行存款日记账登记总账。详细内容将在第九章中介绍。
2 、总账账页中各基本栏目的登记方法如下：
（１）、日期栏：填写登记总账所依据的凭证上的日期。
（２）、凭证字、号栏：填写登记总账所依据的凭证的字（如收、付、转、科汇、汇收、现收账等）和编号。
（３）、摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。
（４）、依据记账凭证登账的应填写与记账凭证中的摘要内容一致的内容；
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（５）、依据科目汇总表登账的应填写“某日至某日发生额”字样；
（６）、依据汇总记账凭证登账的应填写“第×号至第×号记账凭证” 字样；
（７）、对方科目栏：填写与所设总账账户发生对应关系的账户。
（８）、借、贷方金额栏：填写所依据凭证上记载的各账户的借、贷方发生额。
（９）、借或贷栏：表示余额的方向，填写“借”字或“贷”字，如期末余额为零，则填写“平”字，并在“余额”栏的中间划“＝”符号。
三、明细分类账簿的格式和登记方法
（一）明细分类账簿的概念、作用和格式种类
1 、概念：明细分类账簿亦称明细账，是根据各单位的实际需要，按照总分类科目的二级科目或三级科目分类设置并登记全部经济业务的会计账簿。
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2 、作用：能够为会计报表的编制，提供反映某一类经济业务详细情况的资料，并对其所隶属总账起补充和说明作用。
3 、格式种类：根据经济管理的需要和各明细分类账记录内容的不同，明细账可以采用三栏式、多栏式和数量金额式等三种格式。。
（二）三栏式明细账
1 、账页结构：三栏式明细账在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏。为区别总分类账中的三栏式，在实际工作中，将明细账中的三栏式，称之为“甲式账”。
2 、登记方法：三栏式明细账是根据记账凭证，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记的。其他各栏目的登记方法与三栏式总账相同。
（三）数量金额式明细账
1 、结构：该明细账的账页，设有入库、出库和结存三大栏次，并在每一大栏下设有数量、单价和金额三个小栏目。由于在明细账中有了“甲式账”，在实际工作中将数量金额式明细账称为“乙式账”。
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2 、登记方法：数量金额式明细账一般是由会计人员和业务人员（如仓库保管员），根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。数量金额式明细账的具体登记方法如下：
（１）、凭证字、号栏：填写按所依据的原始凭证的字和号进行。如收料单的“收”字、领料单的“领”字、产成品入库单的“入”字和出库单的“出”字。
（２）、三个数量栏：填写实际入、出库和结存的财产物资的数量；
（３）、入库单价栏和金额栏按照所入库材料的单位成本登记；
（４）、出库栏和结存栏中的单价栏和金额栏，登记时间及登记金额取决于企业所采用的期末存货计价方法。在采用月末一次加权平均法下，出库和结存的单价栏和金额栏一个月只在月末登记一次。
（三）多栏式明细账
1 、多栏式明细账的作用和种类。多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页上按有关子目或细目
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分设若干栏目，以集中反映各有关明细科目的核算资料。按照明细账所记经济业务的特点不同，多栏式明细账可以采用借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。
（１）、借方多栏式明细账
账页结构：该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在借方栏再按明细项目分设若干专栏，也可对借方栏再单独开设借方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。
适用范围：它适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算。如“物资采购”、“生产成本”、“管理费用”等明细账。
登记方法：依据记账凭证顺序逐笔逐日登记。各明细项目的贷方发生额因其未设置贷方专栏，则用“红字”登记在借方栏及明细项目专栏内，以表示对该项目金额的冲销或转出。
（２）、贷方多栏式明细账
账页结构：该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏
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并直接在贷方栏再按明细项目分设若干专栏，也可对贷方栏再单独开设贷方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。
适用范围：它适用于贷方需设多个明细项目的收入、资本类账户的明细分类核算。如“主营业务收入”、“营业外收入” 等明细账。
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第三节 对账和结账
一、对账
( 一 ) 对账的概念及其作用
对账就是核对账目，即在经济业务入账以后，于平时或月末、季末、年末结账之前，对各种账簿记录所进行的核对。
通过对账，可以及时发现和纠正记账及计算的差错，保证各种账簿记录的完整和正确，以便如实反映经济活动情况，并为会计报表的编制提供真实可靠的资料。
（二）对账的内容和方法
1 、账证核对。指各种账簿的记录与记账凭证及其所附的原始凭证相核对。这种核对通常是在日常核算中进行的，以使错账能及时发现并得到更正。
2 、账账核对。指各种账簿之间的有关数字进行核对。主要包括：
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（１）、总账中各账户期末借方余额合计与各账户期末贷方余额合计相核对。
（２）、总账各账户的本期的借、贷方发生额、期末余额与其所属的各明细账的本期借、贷方发生额合计、期末余额合计进行核对。
（３）、总账与日记账之间的核对。
（４）、会计部门与财产物资保管或使用部门财产物资明细账进行的核对。
3 、账实核对。将各财产物资的账面余额与实有数额进行核对。主要包括：
（１）、现金日记账的余额与现金实际库存数相核对，并保证日清月结；
（２）、银行存款日记账的余额与银行送来的对账单相核对，每月最少一次；
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（３）、各种应收、应付款明细账余额与有关债务、债权单位的账目相核对；
（４）、各种材料、物资、产品明细账的余额与其实物数额相核对。
二、结账
（一）结账及其意义
１、含义：结账是指在把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，在期末按照规定的方法计算出该期账簿记录的发生额合计数和余额，并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法。
2 、意义：
（１）、能够全面、系统地反映企业一定时期内发生的全部经济活动所引起的会计要素等方面的增减变动情况及其结果；
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（２）、可以合理地确定企业在各会计期间的净收益，便于企业合理地进行利润计算和分配；
（３）、有利于企业定期编制会计报表，结账工作的质量，直接影响着会计报表的质量。
（二）、结账分录。
结账分录，是由于会计核算技巧的需要，在期末将有关起着积累数据作用且具有过渡性质的损益类账户的余额或差额，结转到另一个账户以便计算本期财务成果而编制的转账分录。包括：
１、期末将损益收入（损益支出）类账户的贷方（借方）发生额反方向结转到“本年利润”账户的贷方（借方），以结平损益类账户；
２、年末将“本年利润”账户的贷方（或借方）差额反方向转入“利润分配－未分配利润”账户的贷方（或借方），以结平“本年利润”账户；
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３、年末将“利润分配”账户的借方发生额反方向转入“未分配利润”账户的借方，以结平“利润分配”账户；
４、年末通过“利润分配－未分配利润”账户来确定是本年度的未分配利润（贷方余额），还是留待用以后年度利润弥补的亏损（借方余额）。
（三）账户结算的种类和方法
把一定时期内应记入账簿的经济业务全部登记入账后，计算并登记各账户的本期发生额及期末余额，并将余额结转下期以及划出结账标志的全过程，简称结账。结账按其结算时期不同，主要有月结、季结和年结三种。
1 、月结。月结时应考虑各账户的特点分别采用不同的方法，具体如下：
（ 1 ）对不需要按月结计本期发生额而只求余额的明细账每次记账以后，都要随时结出余额。如结算类、资本类、财产物资类账户明细账，要在最后一笔经济业务紧靠上线
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通栏划单红线（称为“结账线”，），不需要再结计一次余额。划线的目的，是为了突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。
（ 2 ）对需要按月结计发生额和期末余额的账户月末结账时，要加计本月的发生额并计算出余额。如现金、银行存款日记账、采用“记账凭证核算形式”所登记的总账、成本费用类明细账、采用“账结法”下的损益类明细账等；
要在最后一笔经济业务记录行的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，并在其行内结出本月发生额和余额；
在日期栏内填写本月最后一天的号数，在摘要栏内注明“本月合计”字样，再在“月结行”的下一行并紧靠上线划通栏单红线。
（ 3 ）对需要结计本年累计发生额的账户既要进行本月发生额的月结，又要进行年度累计发生额的月结。如“本年利润”、“利润分配”总账及所属明细账、采用“表结法”下的损益类账户；
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每月结账时，先在该月最后一笔经济业务记录的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，进行月结；然后再在“月结行”行的下一行（本年累计行），结出自年初始至本月末止的累计发生额和月末余额，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在本年累计行的下一行紧靠上线通栏划单红线。
(4) 总账（除“本年利润”、“利润分配”账户和采用“记账凭证核算形式”所登记的总账）平时只需结出月末余额，即只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红单线，不需要再结计一次余额。
2 、季结。季度结账一般是总账才需要，由于总账在年终结账时要将所有总账结出全年发生额和年末余额，以便于总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌并核对账目，而总账在各月只结余额而不结发生额，为减少年终结账的工作量而把工作做在平时，对于总账就要进行季结。即在每季度结束时，应在季末月份月结后，分别结算出本季度借方、贷方本期发生额合计数和期末余额，在“摘要”栏内注明“本季度累计”字样，并在该行下面再划一条通栏单红线。
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3 、年结
（ 1 ）如果年末没有余额：
如果总账年末没有余额，将总账在第四季度季结“本季度累计”行下一行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样，加计 1~4 季度的“本季度累计”，填在该行的“借方”、“贷方”栏内，并在“借或贷”栏写“平”字和“余额栏”划“ -O- ”符号，然后在“本年合计”行下通栏划双红线（称为“封账线”，下同），封账即可。
如果明细账年末没有余额，对只需结计余额的，只需在 12 月最后一笔经济业务记录之下通栏划双红线，封账即可；对于需要按月结计发生额和结计本年累计发生额的某些明细账，则需在 12 月末的“本月合计”或“本年累计”行下通栏划双红线，封账即可。
（ 2 ）如果年末有余额：
对于总账，应分借、贷方加计 1~4 季度的“本季度累计”，并将其发生额和年末余额（ 12 月月末的余额）填在第四季度季结“本季度累计”行下一行的相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样；
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对于明细账，如果是只需结计期末余额和结计本年累计发生额的 12 月份的月结就是年结；而需要按月结计发生额的，还需要在 12 月月结的基础上分借、贷方加计全年的发生额，并将其发生额和年末余额（ 12 月月末的余额）填在 12 月月结行的下一行相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样；
（３）、结转下年
要将其年末余额结转下年，即将余额记入新账第一页第一行的“余额”栏内，并在新账第一行的“摘要”栏内注明“上年结转”字样；同时，需在“本年合计”行下一行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，并将余额记入同一行的“余额”栏内，然后在“结转下年”行下划两条通栏红线，封账即可。
结转下年既不需要编制记账凭证，也不必以相反的方向记入下一行 ( “结转下年”行 ) 的发生额栏内，使本年有余额的账户的余额为零。因为，既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中加以反映，否则，容易混淆有余额的账户和没有余额的账户的区别。
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一、账簿启用的规则
（一）、账簿启用的一般规则
会计账簿是储存数据资料的重要会计档案；在账簿启用时，应在“账簿启用和经管人员一览表”中详细记载：单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿页数、启用日期，并加盖单位公章；经管人员（包括企业负责人、主管会计、复核和记账人员等）均应签名盖章。
（二）、会计人员交接规则
记账人员调离岗位时，必须与接管人员办理交接手续；在交接记录栏内填写交接日期、交接人员和监交人员姓名，并由交接双方签字并盖章。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人监交。会计机构负责人办理交接手续，由单位负责人监交。
二、账簿登记的规则
第四节 账簿登记和使用的规则
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（一）登记账簿的一般规则
1 、会计人员应根据审核无误的会计凭证及时地登记会计账簿。
2 、按各单位所选用的会计核算形式来确定登记总账的依据和具体时间。
3 、对于各种明细账，可逐笔逐日进行登记，也可定期（三天或五天）登记。但债权债务类和财产物资类明细账应当每天进行登记。
4 、现金和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。
（二）登记账簿的具体要求
1 、必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔记账
2 、应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。同时要在记账凭证上签章并注明已经登账的标记（如打∨等），以避免重登或漏登。
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3 、应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签章。
4 、账簿中书写的文字或数字不能顶格书写，一般只应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。
5 、记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。因为在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销或表示负数。
6 、对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄。应采用正确的错账更正规则进行更正。
7 、各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“转次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。对“转次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：
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（１）、需要结出本月发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如现金日记账及采用“账结法”下的各损益类账户；
（２）、需要结计本年累计发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如采用“表结法”下的各损益类账户；
（３）、既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累积发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。如债权、债务结算类账户和财产物资类账户等。
三、错账的更正方法
1 、划线更正法，又称红线更正法
将错误的文字或数字用一条红色横线全部予以注销，在划线文字或数字的上方用蓝字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置，并由更正人员在更正处签章。
适用范围：在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时笔误或计算错误。
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2 、红字更正法，又称红字冲销法。
它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况：
第一，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。 首先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录；然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。
第二，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记金额，求得正确的金额。
不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。
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3. 补充登记法，也称蓝字补记法
将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账，以补足少记的金额。
适用范围：记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额。
对于上述错账更正时需要编制的记账凭证，其摘要内容应填写“更正某字某号记账凭证”字样，而不应再填写原内容。
四、 账簿的更换和保管
（一）、账簿的更换
１、为了便于账簿的使用和管理，一般情况下，总分类账、现金日记账和银行存款日记账和大部分明细账都应在年度结账完毕后，以新账代替旧账。
２、对于在年度内业务发生量较少，账簿变动不大的部分明细账，如固定资产明细账和固定资产卡片账，可以连续使用，不必每年更换。
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（二）会计账簿的日常管理
1 、分工明确，专人管理，谁负责登记，谁负责管理；
2 、，非经管人员未经允许不得翻阅查看会计账簿；
3 、会计账簿除需要与外单位核对账目外，一律不准携带外出。
（三）会计账簿的归档保管
1 、活页账簿的装订
一般按账户分类装订成册，一个账户装订一册或数册；某些账户账页较少，也可以几个账户合并装订成一册；应将装订线用纸封口并由经办、装订及会计主管人员在封口处签章；旧账装订完毕后，交由会计档案保管人员造册归档。将全部账簿按册数顺序或保管期限统一编写“会计账簿归档登记表”。
2 、会计档案的内容及保管要求
会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告和其他（包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等）等会计核算专业材料；各
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单位必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
3 、保管机构和保管人员
各单位应设立会计档案保管机构，未设立会计档案保管机构的，应在会计机构内部指定专人保管，但出纳不得兼管会计档案。
4 存档办法
各单位当年形成的会计档案，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，再归档保管。
5 、保管期限分为永久和定期两类
年度会计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册为永久保存；月、季度会计报告保管期限为 3 年；银行存款余额调节表、银行对账单为 5 年；固定资产卡片的保管期限为固定
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资产报废清理后再保管 5 年；会计凭证、总账、明细账和会计移交清册的保管期限为 15 年；现金、银行存款日记账的保管期限为 25 年。
6 、各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
7 、会计档案保管期满，单位负责人签署意见后，可以进行销毁。销毁会计档案时，由档案机构和会计机构共同派员监销，并办理销毁登记手续。销毁后，应将监销情况报告本单位负责人。
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