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高效团队会议
成果
本期研讨会结束时，你将能够：
• 识别团队会议的好处
• 识别如何积极参与团队会议
• 描述团队会议的结构和记录要求
• 列举高效团队会议的特征
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事故报告 —— 破冰方式
事故报告
事故报告
事故报告
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时间：20分钟
目的：1）说明人与人之间的沟通信息存在损耗
2）为了清晰沟通的重要性
说明：需要5名志愿者
• 从一人复述到另一个人会发生什么呢？
• 你团队中是否曾发生这种沟通中断？
• 本练习只由 5 个人进行。现场有多少人？这么多人参加本练习时，
是否有可能会使信息更加歪曲？
• 在本次团队高效沟通的必要性的练习中，你学到什么？
事故报告 —— 破冰方式
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讨论：举行团队会议有什么好处？
什么是团队会议？
什么是团队会议？
团队成员为了一个具体的目的聚集到一起，并就对于团队未来成功至
关重要的问题进行讨论和表达想法的讨论会。
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什么是团队会议？
团队成员为了一个具体的目的聚集到一起，并就对于团队未来成功至
关重要的问题进行讨论和表达想法的讨论会。
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• 回顾之前承诺的工作任务的进展
• 回顾每个关键绩效(KPI)的表现（班/日/周/月）
• 生产计划与目标的达成
• 公司新闻通告（通告）
• 讨论影响团队及团队成员的任何重要话题
• 输出工作计划任务和具体责任人员
团队会议的内容
团队会议的好处
• 给团队固定的时间集中讨论目标达标情况，明确差距
• 促进团队成员及团队领导之间的沟通
• 促进团队的持续改进
• 解决生产问题，明确团队工作任务的分派
沉船 —— 练习
沉船
沉船
沉船
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沉船练习——情况汇报
• 你的团队决定登陆哪个岛及为什么？
• 你是如何做此决定的？
• 观察者的行为使你更容易或更难做决定？
• 观察者行为的哪些具体方面影响了团队的绩效，是如何影响的？（现
在观察者可以解释自己分配到的角色以及角色的说明。）
• 你是否在团队会议中看到有人的行为像这些观察者一样？
• 如果是，这些人有其它什么行为，以及他们如何影响团队协作、问题
解决及群策群力？
• 什么会有助于使会议更高效？
积极参与和消极参与
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• 谁对成功的团队会议负责？
• 我们指的团队会议参与是什么意思呢？
• 为什么所有团队成员应当参与会议？
团队所有人
1）分享我们独特的技巧、知识及想法，便于帮助团队做决定
2）参与讨论、参与解决问题及做决定
1）每个员工对自己的岗位掌握第一手资料，信息反馈更准确
2）改进和想法使企业不断提高并一直领先对手
3）如果团队每个人能参与作出会影响他们工作的决策，他们会为自己
的工作而感到骄傲并逐渐会产生兴趣
积极参与和消极参与
思考在沉船练习中发生了什么。哪种行为有利于会议
的成功？
积极参与和消极参与
思考在沉船练习中发生了什么。哪种行为有利于会议的成功？
积极参与和消极参与
• 提问题、提建议及产生想法
• �
• 参与制定团队决策及在重大团队问题上寻求一致
• �
• 就采取的措施达成或取得一致意见
• �
• 讨论及定义问题及提供建议的解决方案
• �
• 讨论重大问题及团队目标
• �
• 检查对信息的理解是否正确
• �
• 要求提供更多有关团队衡量指标或问题的信息
• �
• 总结之前讨论或决定的内容
• �
• 总结并作出团队决策
积极参与和消极参与
哪种行为会使会议不成功或不愉快？
积极参与和消极参与
• 关注不满及抱怨而不是团队目标
• �
• 退出讨论并拒绝承担责任
• �
• 支配讨论及试图控制会议
• �
• 打断其他团队成员的讲话
• �
• 侮辱其他团队成员的想法或建议或持续表示不同意
• �
• 不参加会议
• �
• 讨论隐私问题及不倾听其它团队成员的想法
• �
• 转变其他人更有兴趣讨论的话题
• �
• 与坐在旁边的人低声说话
哪种行为会使会议不成功或不愉快？
结构化团队会议
是什么
?
何人?
怎样?
目的
目标 目标
角色 角色 角色
关系 关系 关系 关系
过程 过程 过程 过程
• 你有参加定期团队会议吗？
• 参加会议的人多吗？
• 会议结构化如何？
• 在团队会议中，你一般讨论什
么？
• 目的（会议议程）
• 时间
• 地点
• 参会名单
• 会议主持人
• 任务跟进行动列表
结构化团队会议
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结构化会议所包含的内容
结构化团队会议
范例：
每日团队会议议程
每日团队会议的理想团队议程是：
1. 出勤率——2分钟
2. 任何环境、健康与安全事故 —— 3分钟
3. 对行动要点的反馈——2分钟
4. 回顾过去的绩效（与纠正措施一起）—— 6分钟
• 生产力： 停工期
• 质量： 废品数量
• 成本： %浪费
• 交付： 生产与计划
• 安全： EHS审核得分
• 士气： 5S与出勤率
5. 下一轮班计划或工作周期——2分钟
• 生产计划
• 特别事件，如维护、审核
• 操作员的分配
6. 组织新闻，如适用 —— 2分钟
7. 团队提出的一般问题——3分钟
8. 更新行动计划——2分钟
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行动列表的重要性
是什么 何人 何时
团队会议
可视化管理
行动计划
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• 没有行动列表的会
议，只是一个演讲
课程，而不会产生
实质性的计划、行
动或变化
持续改进循环
团队会议
可视化管理
行动计划
是什么 何人 何时
行动计划
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利用可视化，使问题
暴露无遗
通过团队会议，
就解决措施达成一致
利用行动计划落实
改进措施
行动列表
团队： _________________________
会议日期： _____________________ 会议时间： _______________________
日期 主题 行动 何人 何时？
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出席名单
会议日期： ________________ 会议时间： _______________________
团队成员 缺席 道歉
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出席名单
为什么所有团队成员参加团队会议如此重要？
• 团队信息会得到良好的沟通和传递
• 团队成员可以分享决策制定
�
• 团队成员可以与团队分享他们的想法
• 团队成员了解了当天团队的计划是什么，因此会与团队其他人共同致
力于 同一个目标
会议的基本规则
• 出席
• 准时
• 会议地点与时间
• 参与
• 基本的会话礼貌
• 行动列表
• 其它规范和基本规则
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团队会议中的角色
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团队领导在会议中的角色？
团队成员在会议中的角色？
团队会议中的角色
团队领导：
• 使团队关注其绩效目标
• 推动持续改进以实现绩效目标
团队会议中的角色
团队成员在会议中的角色
• 积极参与
• 提问题
• 提建议
• 分享想法
• 负责实现行动等
问题解决会议
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如果在每日会议中发现了问题，那么可以根据问题的性质，在几天内解决。
现场问题解决
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• 大多数团队识别的问题需要
由个别团队成员立即采取措
施解决。
• 重要的是这些 问题尽快得
以解决，以继续生产。我们
称其为现场问题解决
如果在每日团队会议中发现问题，操作员应当在会议之后尽快进行以下方面：
• 1）根据证据找出原因团队成员应当检查所有的问题实物证据，比如，标签变形，并使用 “5
个为什么”方法找出问题的根本原因。
• 2）采取纠正措施 识别原因后，操作员需要采取适当的措施来解决问题并让生产继续。
• 3）记录事故 当问题发生时，重要的是记录与之相关的信息，以备将来使用和参考。
• 4）使用故障排查图解决问题 制定故障排查图后，操作员可用它来识别问题的原因并加以解
决。
• 5）检查，在解决方案付诸实施后，团队成员需要随后进行检查，以确保行动成功， 并且所
有设备都运转良好。
对于反复出现或团队成员不能独立解决的问题，要报告给团队领导。这样， 这些问题将会在
每周问题解决会议中由团队解决。
现场问题解决
故障排查图
包装上印刷
位置不对
孔眼打开了吗？
孔眼是否清洁?
塑料卷是否正确
摆放?
是否有其它标记
在塑料上？
跟踪眼设定正确吗？
当塑料由手工方式拉时，跟踪眼能
正确识别标志吗？
螺线管上的LED是否能随边口的开
关而动作？
向团队领导求助
把它打开
清洁它
更换塑料卷并向团队领导报告
修正它
调整跟踪眼传感器位置
调整灵敏度，并向团队领导报告
更换限制开关
有
不是
重新检查
不是
不是
不是
不是
不是
不是
有
不是
有
有
有
有
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每周问题解决会议
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• 每日会议得到有效地开展后，
才会开始每周问题解决会议。
• 在开始问题解决 会议之前，团
队不能解决的任何问题都应当
上传至每日管理层或生产会议
评估团队会议
效率： 我们所作的事情是否正确？
• 我们提出的问题是否正确？
• 我们解决的问题是否正确？
• 我们处理的问题是否与团队目标相关？
效率： 我们所作的事情是否正确？
• 我们是否遵循时间框架？
• 我们有否采取不必要的步骤？
• 我们是否在重复自己？
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我们的团队会议评估表
高效会议的特征
• 目的明确
• 结构化的
• 由团队领导协调和主持
• 所有人员积极活跃参与
• 明确的议程
• 输出工作跟进计划列表
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团队会议——角色扮演练习
团队会议
团队会议
团队会议
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