（36页PPT）江西泓泰工作分析与岗位说明书培训.ppt

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某著名企业 工作分析与岗位说明书培训 某著名企业管理咨询公司 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 2 主要内容 •工作分析是什么？——概念和内涵 •工作分析为什么？——目的和意义 •工作分析怎么做？——方法与程序 工作分析工具——岗位说明书 岗位说明书的作用 岗位说明书的内容 岗位说明书的填写 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 3 引例 人力资源部门经理A与生产部门经理B的对话 “我一直想不出你到底需要什么样的操作工人…… 我已经为你提供了四位面试候选人，他们好象都还满足工作 说明中规定的要求，但你却一个也没有录用。” “什么工作说明……我关心的是找到一个能够胜任那项工作 的人。但是你给我派来的人都无法胜任，而且，我从来 就没 有见过什么工作说明。” A递给B一份工作说明，并逐条解释给他听。他们发现要么是工作说明与实际工作不相符， 要么就是工作说明规定以后，实际工作又有很大变化。例如工作说明中说明了需要有关老 式钻床的使用经验，但实际中使用的是一种新型数控机床，需要工人掌握更多的知识。听 了B对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后，然后说： “我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以他为指导， 我们就能够找到适合这项工作的人。让我们今后工作加强联 系，这种状况再也不会发生了。” A B A 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 4 工作分析是什么？ 对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的 知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程 着眼于岗位及岗位要求；从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要 的和有效的条件；对岗位的系统概括，并不针对目前岗位上的人 概念 过程输入 过程输出 关于特定工作、岗位的相关信息 工作说明和工作规范。工作说明是关于工作职责、 任务内容的详细描述；工作规范则是指工作须具备 的知识、技能、能力及其他 基本要求 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 5 为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（一） 明晰工作职责及岗位划分 确定工作要求 员工录用与上岗的最低条件 以建立适当的指导与培训内容 为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及 员工进行自我控制 确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派 对工作的直接 指导意义 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 6 为什么做工作分析：工作分析的目的 及意义（二） 获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率 下降的原因 为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据 为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据 促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工 作用语的标准化 对企业长远的 意义 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 7 工作分析是岗位评价的基础工作 工作分析 岗位评价 薪酬体系 岗位评价的作用 对工作进行科学定量测评，以相对价值表 现岗位特征。 使性质相同或相近的岗位有统一的评判和 估价标准，便于比较岗位间价值的高低。 为企业岗位归级列等奠定基础。 为建立公平合理的工资和奖励制度提供科 学的依据。 工作分析是现代企业科学管理的基础工 作，为进行科学合理的分工提供依据 以岗位评价为依据，建立起一种公平合 理的薪酬结构 岗位评价结果是薪酬体系重要因素之一 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 8 有效的人力资源管理是在工作分析的基础上通过 一系列相互关联的活动而实现的 招聘 培训 考核 薪酬激励 人力资源 规划 工作分析 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 9 工作分析所获得信息的应用 工作分析 培训要求 岗位评价以及岗 位工资确定基础 工作绩效评价招聘选拔依据 工作说明 工作规范 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 10 如何进行工作分析（一）：工作分析方法 观察法资料分析法 面谈法 问卷调查法 方 法 关键事件记录法 实验法 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 11 工作分析方法：资料分析法 概念 充分利用现有的资料加以分析整理，形成工作 描述和任职说明的方法 做法 如岗位责任制文本，工人的作业统计可以体现 工作内容，人事部门的人事档案则可以体现任 职者的基本素质 优点 可以充分降低工作分析的成本 缺点 因资料缺乏、陈旧等往往不能够满足工作分析 的要求 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 12 工作分析方法：问卷调查法 概念 通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内 容、工作特征和人员要求等信息的方法 做法 管理职位描述问卷（MPDQ）、职位分析问卷 法（PAQ）、任务详细目录法（TIQ）、体能 分析问卷法（PAAQ）、调查表法等 优点 规范化、数据化，比较快捷经济，结果可以在 各组织中进行比较，保证公平性 缺点 会由于员工表达能力不同而结果不同，有时描 述不足，有时夸大其辞，也不员工态度，问卷 的设计也比较费工夫 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 13 工作分析方法：面谈法 概念 通过与员工和管理者的面谈交流，获得关于工 作的信息的方法 做法 通常工作分析人员先与员工面谈，帮助员工描 述他们的职责，再与管理者面谈，获得补充信 息，并检验信息的准确性。面谈内容包括工作 目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任 优点 可以了解对方的工作态度和动机，获得信息比 较充分 缺点 面谈需要专门的技巧，工作分析人员一般要接 受专门的训练，而且该法耗时很多 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 14 如何进行工作分析（三）：工作分析的工具— 岗位说明书 概念 岗位说明书是工作分析的书面表达形式，其核心是工作分析 工作分析中的岗位说明书是人力资源管理体系中的基础系统 在此基础上人力资源管理划分为招聘、培训、考核和薪酬四大环节， 而这四个环节无一不与工作分析密切相关 因此对岗位说明书进行科学化、标准化和规范化管理是十分重要的 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 15 岗位说明书的作用（一）  招聘依据：如果某岗位缺人，该岗位所属部门就可以依 该岗岗位说明书到招聘部门去要人  招聘人员并不是凭自己的好恶来招人，而是依据该岗位 岗位说明书中的“任职资格” 以及“技能”要求等进行 筛选，招到最合适的人选  这样可以较好地避免由于主观人为因素而造成的不规范， 而使招聘来的人员并不能胜任该岗 也一定程度上聘中的舞弊行为，做到“因岗设人，因职设 人”，从而大大提高工作效率 招聘角度 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 16 岗位说明书的作用（二） 从工作分配的角度说：  岗位岗位说明书应该是上级安排工作的主要依据  管理层首先应对部门职责有较清楚的认识  其次对每个员工所从事的岗位有充分的认识  什么岗位负责什么工作并不是完全凭管理层主观的想法，而 是依据该岗位的岗位说明书进行合情合理的分配工作任务 工作分配 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 17 岗位说明书的作用（三） 从考核的角度来说：  岗位岗位说明书是确定员工考核范围的主要依据  从岗位说明书的工作内容、工作职责和要求对每位员工进行考 核，考核范围应仅限于岗位说明书中所列的工作内容和职责， 对其所在岗位应做的工作中所表现的德、能、勤、绩进行考核  对于不属于本岗位职责的事情，由于其他原因本人做了这件事， 也不应列入对其业绩的考核范围。否则会造成“种了他人的田， 荒了自己的地”，这并不是企业所追求的目标 考核 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 18 岗位说明书的作用（四） 从薪资、福利角度来说：  岗位岗位说明书应是员工薪资标准的基础  确定一个包括岗位工资在内的薪酬结构 每一岗位确定一个基本岗位工资，在此岗位的员工基本岗位工资 应是相同的，不同的是他们的基础工资、工龄工资、津贴以及与 个人能力业绩相关的奖金等其他部分  确定这一标准应依据岗位说明书中所反映的工作内容，通过职位 评定专家小组进行评定，确定这个标准  有助于同工同酬、同岗同酬目标实现 薪资福利 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 19 岗位说明书的作用（五） 从员工个人角度来说：  岗位说明书规定了员工的主要工作内容，什么是我该做，什么 是我负责的，什么是我协助的？  我应具有什么样的特殊能力？我要在那些方面提高？需要哪些 培训？我还应具备什么样的知识？等等  员工会自觉的向公司所要求的方向努力 员工工作 规范 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 20 岗位说明书的作用（六） 从员工职业发展规划来说：  岗位说明书还具有给出员工未来职业发展方向  比如员工可以认识到目前所在的岗位，上级岗位是什么，这一 方向最高能做到什么，需要什么任职资格 自身还欠缺什么、我有什么优势，我如何通过努力获得提升等 等 员工职业 发展 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 21 为什么需要大家共同参与？ 1、基本情况调查的需要 2、提高工作效率的需要 3、结合企业实际的需要 4、传授分析方法的需要 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 22 岗位说明书编写程序 1、现有岗位基本情况调查 2、咨询小组研讨 3、与各部门负责人讨论 4、与公司领导讨论定稿 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 23 岗位说明书的内容—基本资料 一、基本资料 （1）岗位名称 （2）岗位编号 （3）所在部门 （4）岗位定员 （5）直接上级 （6）直接下级 （7）所辖人员 （8）职系 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 24 岗位说明书的内容—工作描述 二、工作描述 工作职责与工作任务：岗位工作职责及任务分解 工作要求及标准： 产生文档：工程过程中产生的相关文档 协调部门/岗位：完成该项工作需要与哪些部门/岗位协调 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 25 岗位说明书—任职资格与工作环境 三、现有权限  完成所在岗位职责所需要的工作权限 四、任职资格  教育水平：最低学历要求  专业：相关专业要求  所需培训：所需培训的时间和科目  经验：从事本职工作和其他相关工作的年限和经验  知识：从事本职工作所需掌握和通晓的相关知识  技能技巧：从事本职工作所需掌握的业务技能、技巧 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 26 岗位说明书—任职资格与工作环境 五、其他 使用工具设备 工作环境 工作时间特征  涉及相关流程 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 27 填写范例：以出纳岗位说明书为例（一） 岗位名称 出纳 岗位编号 所在部门 财务部 岗位定员 1人 直接上级 财务部经理 职 系 直接下级 无 所辖人员 0 岗位使命：为公司的财务支出把好最后一道关 出纳岗位说明书----基本情况 岗位名称: 指的是任职岗位的称谓，如出纳。 所在部门: 指的是该职务员工工作关系隶属的部门，如出纳岗所在部门为财务 部。 岗位定员: 指的是该岗位的员工数量。 直接上级: 指的是在业务上给予直接指令的上级，如会计岗的直接上级是财务 部经理。 直接下级: 指的是直接向该岗位汇报工作的员工。 所辖人员: 指的是直接向该该岗位汇报工作的员工人数，如IT部经理的所辖人 员为2。 岗位使命: 指的是设置该岗位的意义所在或该岗位存在的价值，一般进行简单 概括。如招聘专责的岗位使命：为企业招聘优秀、合适的人才。 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 28 填写范例：以出纳岗位说明书为例（二） 职责与工作任务 工作要求及标准 产生文 档 协调部门 /岗位 职责表述： 按照国家及公司规定管理现金 按规定开具现金支票，提 取现金， 现金支票只能用于提取现金，提取现金 不得超过库存现金限额 现金支票 会计、银 行 按公司规定办理借款手续 不符合公司审批规定的必须拒付。 对符合手续的借款不得拖延办理 借款单 公司各部 门、会计 严格审核原始凭证，按公 司规定办理报销手续 对不符合国家规定、公司制度、审 批程序的业务一律拒绝受理 报销单 公司各部 门、会计 复核会计填写的支出凭单， 按国家规定办理现金支付 以现金支付的项目仅限于“现金管理暂 行规定”中可以用现金支付的项目，不 得超范围使用现金。现金支付必须取得 合法、合规的原始凭证。 现金支付必须符合付款的审批程序 会计 公司各部 门 妥善保管现金，不得泄漏保 险柜密码或将钥匙随意放置、 交给他人。 库存现金不得超过库存现金限额，不得 白条抵库。节假日期间不得在公司留存 大量现金。 如休假或其他原因不能到公司，必须交 接工作，分清责任 出纳岗位说明书----工作描述 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 29 填制现金收、付款凭证 当天办理的业务必须当天制作凭证，不得 拖拉。 凭证填制正确无遗漏。 现金收、付 款凭证 会计 逐日逐笔登记现金日记账， 并结出余额 当日凭证必须当日记账，不得拖延 记账准确无遗漏，保证账证相符 现金日记账 会计 盘点现金，编制现金盘点表 发生现金业务当日结账后进行现金盘点， 确保账实相符 出现长、短款应立即查明原因并向财务经 理汇报。经批准后立即按批示进行账务处 理。 现金盘点表 会计 职责表述：按照国家和公司规定进行银行存款管理 严格审核审批程序和相关原 始凭证，按照国家和公司规 定办理银行结算业务 严格审核相关原始资料和审批手续，对不 符合规定的坚决拒绝付款。 对应该办理的银行结算业务必须当日事当 日了，不得拖延。 支票等银行 结算票据 汇款单等银 行结算单据 会计 公司各部 门 编制银行收、付款凭证 当天办理的业务必须当天制作凭证，不得 拖拉。 凭证填制正确无遗漏。 银行收、付 款凭证 会计 逐日逐笔登记银行存款日记 账，并结出余额 当日凭证必须当日记账，不得拖延 记账准确无遗漏，保证账证相符 银行存款日 记账 续前表 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 30 每月编制银行存款余额调节 表，调整未达账项，发现问 题及时汇报。 编制银行存款余额调节表，核对无误。如 有异常情况立即报告财务部经理。 银行存款余 额调节表 财务经理 每资金收支 按时编制，不拖拉。编制准确无错误 资金收支 财务经理 按规定申购支票 所购支票必须在财务经理处登记，一次购 买２本及以上同一银行支票时只能领用一 本，其余由财务经理保存，需用时在财务 经理处登记领用 支票购买、 领用登记簿 银行 财务经理 按规定保管支票 支票作为公司的重要空白票据必须妥善保 管，不得和现金不得存放在一处 按规定签发支票 签发的支票必须符合国家关于银行结算的 管理规定，禁止签发空白支票 支票 按时编制工资表、发放工资 不得延误工资的发放，工资表需与人力资 源部认真核对，不得出现差错 工资表 人力资源 部、银行 职责表述：完成上级领导交办的其他任务 续前表 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 31 填写范例：以出纳岗位说明书为例（三） 出纳岗位说明书----工作权限 权限： 对不符合国家制度和公司规定的款项有拒绝支付的权力； 对审批手续不全或越权审批的有权拒绝支付。 权限: 指的是职权范围 建议权：提出建议的权力 监督权：对工作的有效性、效率进行监督的权力 审核权：对一些事项的真实性、是否符合制度规定核准的权力 审批权：对工作等事项的最终批准的权力 指导权：对工作方式进行指导的权力 裁决权：对争议给予裁判决定的权力 制定权：主要指制定某些规章制度的权力 考核权：对绩效、态度、能力等的考核评价权 其它如分配权、安排权、奖惩权等等也可使用。 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 32 填写范例：以出纳岗位说明书为例（四） 出纳岗位说明书----任职资格 任职资格： 教育水平 大学专科以上，初级以上职称 专业 会计及相关专业 所需培训 会计、银行结算、财务软件 经验 ３年以上相关工作经历 知识 通晓会计、银行结算知识，熟练运用财务软件及办公软件 技能技巧 具有较强的专业技能、沟通能力、熟练的点钞技能 任职资格:指的是承担该职务者所需具备的理想教育水平（学历）、 专业要求、培训经历、工作经验、知识和技能技巧等等因素。培训经 历指的是从事该工作所必需接受的培训，知识指的是与所从事工作职 能及工作内容相关的知识，技能技巧指的是从事该工作所必需的主要 能力。 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 33 填写范例：以出纳岗位说明书为例（四） 出纳岗位说明书----其他 其他： 使用工具 设备 计算机、保险柜、一般办公设备（电话、传真机、打印机、网络、计算器、文件柜） 工作环境 一般办公环境 工作时间 特征 正常工作时间，偶尔需要加班 涉及相关 流程 费用报销流程、工资发放流程 备注： 其它事项：中的使用工具/设备是指为完成工作所需要配备的工具和 设备，工作环境是指该岗位的办公条件情况，如有噪音、毒气等，工 作时间特征描述的工作时间是否有规律、是否正常上下班，如需经常 上晚班。涉及的相关流程是指与该岗位日常工作需要参与的流程名称。 备 注：一些特殊的要求，如性别要求、党员要求、驾照要求等。 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 34 填写职务说明书注意事项 对事不对人 尽可能具体， 可操作 剔除废话 表述准确 任职资格与岗 位责任对应 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 35 请用电子版填写并按时提交 部门经理按要求 填写 中心主任审核、 签字 各部门经理收集 并于25日下午 5：00以前交至 506室 某著名企业管理咨询公司江西泓泰项目组 2026/3/11 36 家的协助！