授课教师 魏松英
授课班级 10文秘 09汉本、
09对外
授课时间 —
秘书实用写作
第一篇 秘书写作基本原则(2课时）
[内容提要及学习提示]
本篇主要讲述秘书的含义及职责；秘书的写
作基本原则。重点是写作原则。
第一节 什么是秘书
一、秘书的含义
1.协助领导人联系接待，办理文书和交办
事项的工作人员。
2.指秘书职务。
3.使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。
有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，
在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交
特权和豁免。
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二、“秘书"概念的发展变化
秘书职位经历了从官职向社会职业转变的
过程。
（一）秘书官职化时代
1.中国秘书官职化时代
在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。
最初的含义是指物而非指人。 即带有神秘
色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主
要有两类：
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宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种
经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘
书"。如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢
中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'
秘书'。"
指谶(chèn)纬图箓。这是一种在汉代流行
的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预
算吉凶的隐语。
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至东汉后期，"秘书"不仅指物，也指机构
和人员。
古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史
大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。
唯有一次例外，那就是东汉末年魏王曹操
为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机
构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚
书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图
书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草
拟和上传下达的职责。
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至清末，我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变
化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的
含义，从原先指物转变为特指从事秘书工
作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部
退出了历史舞台，对各级政府部门中从事
秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相
称。
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2.国外秘书官职化时代
西方发达国家的定义。国际职业秘书组
织（英文全称：professional secretaries
international） "秘书"这个词来源于保密者。
指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私
人秘密的人.
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资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是
辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可
和接受。另外，国外私人秘书的发展历史
也相当悠久。
贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理
信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，
他们通常被叫做"办事员"。如英国著名的
政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担
任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国
的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的
私人秘书。 6/25/2022 9 秘书实用写作--魏松英
总之，在秘书职业社会化以前，
秘书主要指在政府部门中担任高级官
员的人或为政府部门及高级官员提供
辅助服务的公职人员，因此，我们将
这一时期成为秘书官职化时代。
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（二）秘书社会化时期
1.国外秘书工作的社会化、职业化发展
英文Secretary出现了另一个重要含义
,秘书作为一种社会职业，开始确立。
第一个字母S小写的时候，就泛指受雇
佣在办公室中从事处理信函、保管档案、
安排业务等普通意义上的秘书工作人员
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2.我国秘书的社会化职业化发展
我国的私人秘书始于清朝，称幕客
幕客也称"西席、馆师、宾师"等，俗称
师爷
由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,
不占政府机构编制，是地方长官的私人
秘书
改革开放以前，我国的秘书主要是一种
行政职位。
改革开放后，秘书开始由官职走向社会
化、职业化。
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（三）秘书和秘书实务的涵义
秘书：是领导者、主事者身边的综合辅
助工作人员和公务服务人员。他们以辅助
决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、
办事等为主要职能，是领导者、主事者的
参谋和助手。
该定义可从3个角度来理解:
1. 秘书服务的根本对象是领导者
2. 秘书活动的基本方式是处理信息
和事务
3.秘书活动的根本性质是辅助性
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文秘职业主要指从事办公室程序性工作、协
助领导处理行政事务及日常事务，并为领导
决策及其实施提供服务的人员，包含了从企
业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等
一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业
准入的职业之一。
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，
直接作用于实际事和物的过程。
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任职要求：
1. 熟悉和遵守国家及部门的法规制度。
2. 思维敏捷、思路清晰，具有良好的职业
意识。
3. 具有较强的书写、电脑操作能力。
4. 熟悉公文写作基本要求。
5. 大专以上学历，两年以上工作经验。
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第二节 秘书的主要职责
秘书人员的职业定义是：从事办公室程序
性工作，协助领导处理政务以及日常事物，
并为决策以及实施提高服务的人员。秘书
人员具体有以下8大项工作。
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一、 商务沟通
(一)接待工作
1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工
作做好准备。
2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案
的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎
宾工作。
4. 了解来宾宴请工作的安排程序，做好宴
请准备，热情周到的款待来宾。
5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程
票，安排好返程交通工具。
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(二) 沟通与协作工作
1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之
间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。
2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的
工作效率。
3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障
碍。
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(三)商务谈判
1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分
搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判
方案和组建商务谈判小组。
2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈
判气氛。
3. 做好商务谈判的辅助性工作，协助主谈
判人员处理谈判中的问题。
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二 、会务管理
(一) 会议筹备
1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规
格和标准
2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。
3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定
合适的会议场所。
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4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方
式，精心布置会议现场。
5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制
作会议证件。
6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开
支。
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(二) 会议沟通与协调
1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签
到和会议服务工作
2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决
议的方法，促成会议决议的尽快形成。
3. 做好会议保卫、保密工作。
4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的
传播效果。
5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的
顺利进行6/25/2022 23 秘书实用写作--魏松英
(三)会议善后
1. 做好与会人员的返程安排
2. 检查清理会场和整理会议文件。
3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会
议经费。
4. 评估会议效果
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三 、商务活动管理
(一) 商务活动
1. 安排会见、会谈
2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会
人员参加文娱活动
3. 掌握组织信息发布会的程序，成功举办
信息发布会。
4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。
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(二)商务旅行
1. 协助领导制订周密的出行计划，为其准
备旅行时携带的物品
2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理
出国商务旅行手续等事务。
3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。
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四 、办公室的管理
(一)办公环境管理
1. 合理设置办公室的布局
2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办
公室设备。
3. 维护责任区整洁的工作环境
4. 应对办公中出现的紧急情况，做好办公
室的安全管理
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(二)办公资源管理
1. 采购、调配和利用各类办公资源
2. 做好办公资源库存的监督管理工作
3. 参与政府采购管理和招标工作
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(三)办公效率管理
1. 制订科学的办公室工作计划，并合理
的安排办公室工作任务。
2. 科学的为领导和自己编写工作日志，
提高工作效率，进而推进各项目标的顺利
完成。
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五、 信息与档案管理
(一)信息管理
1. 运用各种信息搜集的渠道和方法，及时
充分的收集领导所需要的各种信息。
2. 掌握各种信息整理和加工的方法，对所
搜集到的原始信息进行处理。
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3. 运用各种方式，把经过整理加工过的信
息提供给领导和其他人使用，做好信息的
传递和利用工作。
4. 熟悉信息储存程序，做好已用信息的保
存工作
5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈
与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。
6. 掌握信息开发的途径与方法，对信息进
行全面挖掘、综合分析和概括提炼。
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(二)档案管理
1. 掌握档案收集的途径和方法，接收与征
集应立卷归档的文件材料
2. 熟悉档案整理的程序，对需要进一步条
理化的档案精细分类、组合和编目，使之
系统化。
3. 了解影响档案价值的因素，掌握各种档
案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学
的鉴定。
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4. 掌握各种档案的保管措施，维护档案的
完整与安全
5. 掌握常用档案检索工具的编制方法，编
制多种类型的档案检索工具
6. 运用各种档案的利用方式和途径，向档
案使用者提供各种服务。
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六．日常办公事务处理
(一)文书处理
1. 熟悉处理收发文书的程序，做好收发文
书的处理工作
2. 科学做好文书的清退和传递工作
3. 掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的
质量，进而提高档案的质量
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4. 掌握文书归档指导和文书归档步骤，做
好文书归档工作
5. 掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的
程序和方法，对已无保存价值的文书进行
焚毁。
6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法，
有效的管理各种专用文书
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(二)其他事务
1. 掌握印章的使用和保管方法，加强对印
章的管理。
2. 掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理
好电话事务。
3. 掌握零用的管理方法和报销手续
4.了解值班工作的内容，加强值班工作的标
准化管理。
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七．常用事务文书写作
(一)行政事务文书写作
掌握公告、通知、通报、请示、批复、
命令、指示、计划、决议、总结类文书、
记录、简报类文书和规章制度类文书等行
政事务文书的书写格式与写作要求。
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(二)公关礼仪文书写作
掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、
感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼
仪文书的书写格式与写作要求。
(三)涉外经济类文书写作
掌握经济于此报告、市场调查报告、
业务合作意向书、产品说明书、广告、可
行性研究报告、经济合同和招投标书的书
写格式与写作要求
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八 、商务礼仪
(一)个人礼仪
掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪
等个人礼仪要求
(二)日常交际礼仪
掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、
电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼
仪等日常交际礼仪要求。
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(三)涉外商务礼仪
掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、
公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗
礼仪等涉外商务礼仪要求。
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第三节 秘书写作基本要求
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“以意役法”就是真正确立主题的统治地位，
主题一经确定就调动一切手段来突出它、表
现它，这是公文写作中的一个专有名词。
其含义是：
1.主题一经确定就调动一切手段来表现它
2.与主题无关的材料要统统删去
3.文章的开头、结尾、分层、划段应突出主
题的需要
实用文体表现方法中的“以意役法”的
含义是确立主题的统率地位。
片言居要 :用一言半语就能说清事情的要
点或本质。
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6/25/2022 54 秘书实用写作--魏松英
6/25/2022 55 秘书实用写作--魏松英
6/25/2022 56 秘书实用写作--魏松英
