第二章個人知識管理
本章探討個人知識管理的概念，首先從個人動機開始，將個人知識管理分成「私人知識的管理」和「職場個人知識的管理」兩個方向來討論，分析個人對專業知識資源的需求，並在介紹搜尋知識的一般準則之外，還用搜索引擎Google為例，建議一些在Internet上搜尋知識的有效方法。其次，從選擇個人知識管理系統和建立個人知識管理的準則切入，探討個人專業知識體系的建立和維護。最後，對一般人都能取得的、有助於個人知識管理的軟體工具，也有概括性的介紹。
(個人知識管理可以分私人知識的管理和職場個人知識的管理兩個方向來討論，兩
者都可以依循下面兩個指導原則：
經濟實惠原則：應用一般人都能取得的工具為主，來實施個人知識管理，不
需額外投資。
2. 簡單有效原則：根據下文所述的實施方法，對自己的知識進行立竿見影的管
理。
(個人知識管理是組織知識管理的縮影，因此做法上可參酌組織知識管理的理論和
方法，取得足量的知識，再建立自己的知識系統架構。
(個人知識管理的第一步是知識獲取及累積
(個人獲取知識的途徑可以大分為以下幾項：
學習與培訓
人際網路
網際網路
各式交流
經驗和體悟
(個人知識管理的第二步是建立知識系統架構
(需要管理的個人知識資源不外乎下面幾類：
(文件檔案
(人脈資源（如聯繫人的通訊錄、每個人的特點與特長等）
(通訊資源（書信、電子信件、傳真等）
(個人時間資源（事務提醒、待辦事宜、個人備 忘錄）
(網路資源（網站管理與連接）
(圖2-1所示意的就是檔案的階層式結構，階層上有父節點和子節點，父節點是子節 點的上節點，子節點則是父節點的下節點，除了最上層的根節點外，每一個節點都有一個父節點，而除了最下層的節點外，其他節點都有一個或多個子節點，階層式結構的各個分枝不見得要有相同數目的階層。
▲圖2-1 樹狀結構示意
(圖2-2所示意的，是利用Windows檔案總管，把一本書的結構，以標準的階層式樹 狀圖表示出來，由「學術著作」資料夾開始，一層一層地把書中的篇、章、節等層次一一列出，清晰而有條理。
▲圖2-2 Windows檔案總管的樹狀結構
(管理檔案前要先建立檔案的個人命名和編碼準則，以便在分類存取知識資源時有規可循。
(命名和編碼時可以依以下的準則：
( 命名簡短，單一不重複
( 註明時間、作者或來源
( 輔以數字編碼以便排序
(要管理人脈資源、通訊資源卻又無法投資很多金錢時，可以善用免費的工具，如隨 Windows 而來的Outlook Express，又如 NetMeeting 及MSN Messenger 等，兩者都是免費軟體，可以從網路直接下載。
(此外，Internet上還有許多有助於完成大部份個人知識庫功能的分享軟體（Shareware）可以下載，一些有用的軟體包括FlashGet、Teleport 及WinZip。利用Windows 檔案總管、Outlook Express、NetMeeting及MSN Messenger加上一些分享軟體如南極星「全球通」（NJStar Communicator）等，就可以建立大要的個人的知識系統架構。
(用戶可以運用 NetMeeting參加會議、使用NetMeeting功能在共用程式下工作，也可以透過 Internet 或公司 Intranet 轉送資訊，此外，還可以使用音訊、視訊或聊天功能與別人通話。
(透過 Messenger 可以撥打電話、使用網路攝影機交談，與他人在線上共同學習、舉行群組討論、彼此傳送檔案，並且可以透過白板來解決問題。工作時可使用 MSN Messenger與同事共同協調合作，分享用戶的看法與意見。
(南極星「全球通」中日韓平臺帶有中日韓文本轉碼器，能夠在所有語言文字版本的微軟視窗環境下，支持中日韓文字的閱讀與書寫，並不存在類似 IE內Big5只能顯示繁體字，GB只能顯示簡體字的問題，輸入繁體可以顯出簡體，輸入簡體可以顯出繁體，方便網上中文繁簡體對照閱讀和學習。
►表2-1 有助建立個人知識系統的軟體
(MS-Office已經普及到了幾乎在所有的辦公室都不可或缺的情況，對較小型的企業而言，它已經可以作為辦公室自動化、客戶關係管理軟體的代替品，傳授個人知識管理技巧時，不但應該要鼓勵人去使用這些工具，也要教導這些工具的有效使用法。
(Paul A. Dorsey總結了下面七種個人知識管理的技巧
1.資訊取得
2.資訊評估
3.資訊整理
4.資訊分析
5.資訊表達
6.資訊保全
7.資訊協作
(生涯導向的個人知識管理指導步驟
一、分析個人的專業知識需求
個人知識管理的起點乃是分析工作上和學習上所需要的專業知識，即使是專家，其個人知識總會有瓶頸，這瓶頸會限制其個人能力的發揮，因此知識工作者有必要對自己的知識結構有所認識。對自己的知識進行分析可從以下兩方面著手：
在知識累積方面，需要分析自己專業知識深度與廣度的平衡，還有自己知識及社會需求契合個人興趣的程度。
在知識應用方面，需要分析自己對問題的解決方法，到底是能夠綜合應用不同領域的廣泛知識來求解，還是只會朝單一方向尋找答案。
二、選擇知識管理系統
在了解個人對專業知識資源的需求後，可以根據實際情況選擇個人知識管理的軟體平台，有三種選擇
自建知識檔案夾以收藏資料夾。（最基本的，也是很有效的方式）
使用企業知識管理系統的個性化平台。（必須接受機構系統的管理監控，知識分類體系由機構設置，難以自由調整，可能無法滿足個別需要，離職後也無法使用。）
使用市售的知識管理平台。（提供分享和交流平臺，可以上線隨時使用。）
三、設定知識管理的準則
可以依前節（私人知識的管理）所述的原則先建立個人的文件命名和編碼準則，以便在分類儲存和提用知識資源時有規循。
若是使用企業知識管理系統的個性化功能及市售的知識管理平台，該兩者都有了系統編碼和儲存功能，使用者僅需就個人添加的特定類別或內容依前述的準則加以編碼即可。
四、建立及維護知識體系
在選擇軟體平台後，需要將所擁有的知識分類納入知識管理體系以便在實際工作和學習中使用。
完成個人知識體系的設置後，應長期有序地依既定的準則、按照實際工作和學習需要來維護，這工作包括持續：
增添新的知識資源，
更新、修改或刪除現有的知識資源，
與他人交流知識資源，
改善個人知識管理準則
五、開發知識資源
應用知識管理開發各類的知識，有助於在實際工作及學習中獲得良好的績效，用個人知識管理體系開發知識的方式有下面幾種：
利用系統提供的軟體功能從知識庫中提取所需的知識資源。
利用系統提供的知識管道去提取系統外的知識交流。
利用系統提供的交流平台與相關專家及用戶做知識交流
一般可利用操作系統提供的路徑檢索和簡單搜索功能去查詢所需的知識資源，而專業的知識管理系統提供了更多的應用功能，如：
設定搜索功能：可供設定較複雜的搜索條件，如：多關鍵的組合及全文檢索。
知識交流平台功能：可以協助使用者透過機構內部或跨機構的專家管道和專業社區與他人進行專業知識交流，同時記錄交流的過程和重要內容，並在交流中協助形成新的知識資源。
六、創造生涯機會
個人知識管理不但可以直接輔助個人提高專業知識和創造理想的工作績效，還能間接創造有形無形的事業發展機會，因此，管理個人知識同時，還應積極參與推動所屬機構的知識管理，以及參與跨機構的網上專業知識交流。例如透過以下類型的互動，既可補充個人知識管理體系，也能夠為個人事業發展和人際網路擴展爭取更多的機會：
透過自己組織內和跟組織的網上社區（Intranet與Extranet）發表個人知識管理成果，以展示學習和工作能力。
在自己組織中成為知識交流的要角，可以取得該方面的專家以至領導地位；
參與網上的知識交流，結識同道同行，並協助他人。
七、建立以EQ為基礎的個人核心能力
Daniel Goleman 在他的名著作「 Emotional Intelligence」中表示「個人成功的關鍵，情緒智商（即EQ）佔80%，而專業能力只佔20%」。
一般知識管理的書籍文章都把個人知識管理的重點擺在與IQ相關知識的管理上，殊不知具備個人核心能力的人才是各行各業都需要的人力資源，所謂的個人核心能力－根據卡內基訓練的定義乃是指：
溝通能力（Communication）
領導能力（Leadership）
團隊合作能力（Team Work）
，這些核心能力是任何行業都注意的能力，亦是許多企業衡量用人的重要關鍵。
(企業挑選新人的考慮標準依序是:
1.學習意願強、可塑性高，
2.穩定度與抗壓性高，
3.具有專業知識與技術，
4.樂於團隊合作，
5.具有國際觀與外語能力，
6.具有解決問題的能力，
7.具有創新能力。
(習 題
1. 試述個人知識管理軟體平臺的類別。
2. 試述個人知識的管理指導原則。
3. 試述個人文件的命名和編碼準則。
4. 與個人情緒智商有關的核心能力。
5. 如何選擇個人知識管理的軟體平臺？
6.試列舉個人應有的知識管理技巧。
7.個人的專業知識需求應從哪些方面分析？
8.開發知識資源有哪些方式？
9.如何維護已經建立的知識體系？
10.以EQ為基礎的個人核心能力有哪些？
PAGE 5
