环境信息交流程序
1 目的
建立并保持本程序通过公司内部和外部的信息交流确保环境管理体系的有效运行。
2 范围
本程序适用于本公司内外部关于环境的信息交流和处理。
3 职责
各部门负责相应业务范围内的外部信息和本部门的信息交流。
4 内容
环境信息的种类：
内部信息是指本公司环境管理体系运行过程中各层次与职能部门之间的信息。部门间的日常联络、指令、常规报表，各种信息通报、各部门间的行文、工作进展及完成情况等。包括：
·环境方针；
·法律法规的识别与获取结果及执行情况
·目标、指标的完成情况及管理方案的实施情况；
·监测与测量结果；
·内审与外审结果；
·不符合与纠正情况；
·管理评审结果；
·其它内部环境信息；
外部信息是指各类相关方的信息。相关方包括有关政府机构、供应商、采购方、社会公众等。具体内容：
·法律法规及其他要求；
·行业技术信息；
·外部的投诉与抱怨；
·相关方的要求；
·有关政府机构的要求；
·原材料供应与销售情况；
·与环保有关的其它信息；
信息交流的方式：
传真传达；
书面材料或文件形式；
信息交流内容：
相关部门将有关法律法规、本公司简介、本公司的环境方针、目标和指标、环境管理方案以及本公司环境管理体系的建立、运行情况，在需要时以书面形式通报相关方。
环境管理者代表定期组织各部门主管对环境目标、指标、环境管理方案的实施情况进行检查，办公室记录检查结果，由环境管理者代表报总经理确认后，通报给相关部门。
内审小组将每次内审的情况以环境管理体系审核报告的形式报环境管理者代表审批后，发至相关部门。
办公室将接收到的上级环保部门的信息进行整理，经部门主管、管理者代表审阅，报总经理签署后发至相关部门。
根据上级环保部门的要求，办公室要按时填写各类统计报表，答复有关问题。
各部门在接到外部信息后，及时交管理者代表阅批，并转到相关部门。
与本公司环境方针、目标、指标直接相关的信息、由责任部门向管理者代表汇报，并将管理者代表的批复及时反馈给信息发出单位及相关部门并作好记录。
公司总经理组织环境管理者代表和各部门负责人进行评审，以决定是否将公司的重要环境因素与外界进行信息交流，并将决定形成文件。如决定进行外部交流，则应在文件中规定交流的方式并切实实施。
相关方的投诉与抱怨
有关政府机构、供应商、采购方的投诉与抱怨可按和执行;
有关社会公众的投诉与抱怨,按下列途径进行:
环境信息交流记录按《记录汇总表》规定保存。
5 相关文件
记录汇总表 RE454-01
6 记录
内部联系单 RE443-01
信息交流记录单 RE443-02
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