第29卷总第126期
·物流案例·
收稿日期:2005-09-29
摘 要:流程再造被提出来之后,20多年的时间里,许多公司相继实施了流程再造。在此过程中,有的公司流程再造失
败,有的成功。福特公司是流程再造成功的典范。该公司通过对采购过程进行流程再造,获得了巨大收益。
关键词:流程再造;采购流程;并行工程;精益生产
中图分类号: 文献标识码:A 文章编号:1002-3100(2006)02-0109-02
Abstract:,somecompanies
weresuccessful,
company,andhugebenefitswereobtainedbyFordcompany.
Keywords:businessprocessreengineering;purchasingprocess;concurrentengineering;leanproduction
1 流程再造的提出
流程再造 (BusinessProcessReengineering)是 90年代美国麻省理工学院 (MIT)教授迈克尔·汉默 (MichaelHammer)博
士和 CSC指数咨询公司董事长詹姆斯·钱匹 (JamesChampy)为了探寻美国汽车技术落后的原因,学习日本经验后提出来的。
根据 Hammer与 Champy的定义,“业务流程再造就是对企业的业务流程进行根本性再思考和彻底性再设计,从而获得在成
本、质量、服务和速度等具有时代特征的关键指标获得巨大的改善”[1]。
流程再造的思想产生已近 20年了,并逐渐在企业中得到应用。制造企业实施的并行工程、精益生产等都是过程再造。近
年来,过程再造的重点已经从制造过程转到了采购、销售和面向顾客的过程。上世纪 80年代初,日本工业的发展延伸到美国,
福特等美国大企业面临着越来越强劲的日本竞争对手的挑战,福特公司设在北美的采购应付账款部门当时有 500多名员工[2],
过多的员工反而使得工作效率低下。在这种情况下,福特公司开始进行采购流程改造。
2 福特公司再造前的采购流程
福特汽车公司在全球有 3000多个供应商,每天都要进行大量的采购交易。据说,福特如果要采购 1万吨钢材,那么在这
些钢材真正到达装配线之前,需要经过一系列蛛网般复杂的流程,包括寻找供应商、招投标、下订单、验货、支付,等等。福
特采购钢材的流程大约有 170多个不同的步骤,需要经过一个大批量而且运转缓慢的公文程序。这些步骤从大的过程来看,可
以分成四个采购流程: (1)采购部将订单一式三份分送给会计部、厂商和验收单位。 (2)厂商将货品送到验收单位,同时将
发票送给会计部。 (3)验收单位对货物进行清点、记录,然后将验收单送到会计部。 (4)会计部将所持的验收单、订单和发
票三种文件相互查验,如都相符,就如数付款给厂商。其过程如图 1所示。
从上面的采购流程来看,这种采购流程完全是按照部门来划分的。各部门分别完成大量的单项任务 (填写、传递、验货、
单据核对、付款);订单、发票、验收单上的很多项目都是相同的 (如订购货物的名称、单价、数量、供应商等),但不同的数
据来源,很容易造成数据的不一致,会计部门还得寻找差异存在的原因。只有当“订单”、“验收单”和“发票”三者一致时
才能付款。因此,会计部门不得不耗费大量人力、时间和资金,而且还常发生差错和延误付款的事件。
3 福特公司再造后的采购流程
对于再造前的采购流程而言,“三票”相符虽然监督有力,但人员众多,效率低下。2000年 11月份,福特公司开始进行
采购流程再造。他们把庞大的采购部门转移到互联网上,通过采用先进的信息技术,高效率地与供应商协作,以提高企业内部
运作效率,最大限度地满足客户的需求。
福特公司把所有的顾客信息存放在一个大数据库内部,所有相关人员都可以取得想要的信息,而且只需要输入一次,就可
以让需要这份资料的人员进行有关的决策,自己控制工作的表现,因为信息科技会将工作的成果记录下来。具体来讲,福特公
司再造后的采购过程可以分成五个流程: (1)采购部将订单输入数据库。 (2)数据库向厂商下达订单。 (3)厂商交货给验
收单位后,验收单位从数据库取出订单资料,再验收所交的物品。 (4)如果验收相符,就将验收合格资料输入电脑,经一段
福特汽车公司采购流程再造
FordAutomobileCompanyPurchasingBusinessProcessReengineering
胡从旭 (厦门海洋职业技术学院,福建 厦门 361012)
HUCong-xu(XiamenOceanCollege,Xiamen361012,China)
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胡从旭 (厦门海洋职业技术学院,福建 厦门 361012)
HUCong-xu(XiamenOceanCollege,Xiamen361012,China)
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时间,电脑自动签发支票给厂商;如果验收不相符,同时也将验收结果输入电脑。 (5)采购部和会计部从电脑资料中查询和
了解采购状况。其过程如图 2所示。
4 福特公司采购流程再造后的获益
福特公司经过采购流程再造后,受益匪浅,具体表现在下列几个方面:
节约人力。因为采用了电脑网络,废除了发票。因此会计部人员在整个采购作业中仅定期作订单、验收等与财务有关的
稽核工作,不需要投入大量的人力。会计部在改善前职员超过 500人,改善后仅需要125人[3]。
缩短处理时间。借助电脑将信息同时传递给相关人员,以同步工程的方式来缩短处理时间。计算机代替手工,减少了简
单劳动的工作量,提高了速度。自动化系统替代了订单登记员、会计部门等人员阅读、输入数据、计算、统计等人工劳动,提
高了效率。
防止腐败。如果充分授权给相关部门而没有稽核,将变成弃权或滥权,但是若派人来抽样稽查,又将被视为不被信任,反
而带来更大的负面影响。采用电脑信息技术,及时按统计资料进行分析,任何相关业务人员都可以由电脑提取信息差异、例外
分析等资料,从而及时采取对策进行处理,使被充分授权者也不敢再任意滥权。
增强了服务意识,提高了服务质量。福特公司经过采购流程改造后,消除了人情关系、回扣等不良因素的影响,促进了供
应商的公平竞争。对供应商管理的完善也促使供应商重视质量和服务管理,以免在客户的供应商档案管理里留下不好的记录。
5 福特公司采购流程再造的启示
准备从事流程再造的企业,应注意下列问题:
企业流程再造是对企业进行的彻底性再设计,而不是在原有的基础上修补完善。企业在进行流程再造时,为了平衡各方
面利益,规避改革风险,大都采取渐进式,进行有限度的改造。但是,这是有悖于流程再造思想本质的:彻底性再设计是抛弃
所有的陈规陋习并且不要考虑一切已规定好的结构与过程,创造发明全新的完成工作的方法,是对企业进行业务处理流程进行
重新构建,而不是改良、增强或调整。只在原有基础上进行追加式的改进,看似节约了资金,实际上造成了重复投资,而且没
有从根本上解决问题,偏离了最终目标,达不到预期效果。
进行流程再造的企业,高层管理人员应积极支持和参与。企业进行流程再造时,会涉及到企业的采购、生产、财务等各个
部门。在此过程中,必然会涉及到有些既得利益者的利益,这些人会对组织的变革进行抗拒,阻止组织变革。企业高层管理人
员应积极参与,协调各部门之间的关系,并充分授权给参与流程改造的责任人,让相关责任人既享有权利又承担相应义务。
参考文献:
[1] :Don'tAutomate,Obliterate[J].HarvardBusinessReview,1990(4):63.
[2] 鞠颂东.采购管理[M].北京:机械工业出版社,2005.
[3] 陈荣秋.生产运作管理的理论与实践[M].北京:中国人民大学出版社,2002.
[4] 马士华,林勇,陈志祥.供应链管理[M].北京:机械工业出版社,2000.
[5] (美)罗伯特.斯库塞斯,等.管理信息系统[M].李译军,译.大连:东北财经大学出版社,2000.
[6] (美)罗伯特·M·蒙兹卡,罗伯特·J·特伦特.采购与供应链管理[M].刘秉镰,李莉,等译.北京:中信出版社,2004.
[7] (美)理查德B.蔡斯,等.生产与运作管理[M].宋国防,等译.北京:机械工业出版社,2002.
作者简介:
胡从旭 (1969-),男,安徽人,厦门海洋职业技术学院工商管理系,物流教研室主任,厦门大学MBA.研究方向:企业管理.
图2 福特改造后的采购流程图图1 福特改造前的采购流程图
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