门店单据管理规定
第一部分：说明
目的：使门店更规范地管理各种业务单据。
适用范围：万店通所有门店
第二部分：具体内容
单据内容
门店单据的管理主要为业务单据门店上传总部后门店存底一联单据的管理。主要包括街货收货单、街货退货单、配送单、退仓单、调拨单、报损单等涉及到商品的进、销、存的业务单据。
单据管理
管理时间表
单据管理表
单据类型
单据类别
保存期限
保存方法
保存目的
管理人
备注
业务单据
街货收货单
3个月
按单据类别分类存档，将所有单据按日存放，在每月初按单据类型归类整理上月单据并封存
查找损溢原因、界定明确责任；加强商品管理
店长
严格区分单据财务联、门店联，防止漏传、误传、重传
街货退货单
配送单
退仓单
调拨单
报损单
各种业务单据的保存时间为3个月，主要是依据门店按每月进行一次常规盘点，便于门店查询商品库存的差异原因；而业务单据几乎为每天发生，因此，在进行每日单据管理时按照日期将同一日期的单据归集，在下月初时将上月的所有单据按单据类型装订封存。
界定单据是否到了封存日期的依据是以单据实际发生日期计算，而不是以门店收到单据的日期计算。
封存处理
纸箱准备
各门店保留一个与“长40cm*宽60cm*高50cm”大小差不多的纸箱，用作存放封存的各种单据，其他未作规定的单据及表格不得存放。
封存操作
封存时由门店店长负责整理，将需封存单据归类整理好后填写封箱记录表然后将单据封存在纸箱内；单据及表格封存后，门店不得私自打开纸箱，必须经督导同意后才能开启查询。
封箱记录表填写
封箱记录表
编 号：--------------
门 店：--------------
单据类型：--------------
单据时间：--------------
封箱时间：--------------
经 手 人：--------------
封箱记录表填写分为2联，1联附在所封单据及登记本上表面，另1联存底并集中张贴在《店长交接班本》上，便于查询。封箱记录表填写张贴后应在记录表上加盖门店店长。
单据销毁
销毁时间
单据销毁时间为每季度的第三个月末，即为3月31日、6月30日、9月31日和12月31日，销毁的单据为封存满三个月的单据。
其中3月31日销毁的单据为1月1日前发生的单据；6月30日销毁的单据为1月1日-3月31日发生的单据；9月31日销毁的单据为4月1日-6月31日发生的单据；12月31日销毁的单据为7月1日-9月31日发生的单据。
销毁处理
单据的销毁不得在门店进行或由督导及门店店长私自操作，由人事行政部组织派车将各门店需要销毁的单据统一收回总部，再由总部进行集中销毁。总部收取门店单据销毁的时间应距离销毁日期提前5个工作日。
销毁负责人
单据的销毁由总部财务部负责门店及其他各部门单据的统一销毁。
单据管理要求
单据使用
业务单据的填写、传递等工作门店必须严格按照要求进行操作，对于单据中的日期、填写人、确认人以及单据的具体内容应规范填写，在有更改的地方需要双方签名确认，保证单据的有效性。传递时严格区分单据财务联、门店联，防止漏传、误传、重传。
传递操作
门店在上传总部单据时，在单据上应盖有门店店章及店长（或助理店长）签名。
处罚规定
门店必须按照公司下发的《单据传递管理办法》的规定进行单据的传递，如门店将单据传丢失的，除追究其相应责任外，处以每单20元的罚款。
门店未及时传递相应单据而影响总部工作正常运行的，对责任人处以每次罚款10元。
门店业务单据负责人不按《单据管理规定》要求整理、装订、保管业务单据的，对单据负责人每次罚款20元。
营运管理部
二00四年七月五日
附：各种单据及营运登记本说明
1、退货单
万店通商品退货单
供应商：
门店：
日期： 年 月 日
序号
编码（条码）
商品名称
规格
单位
数量
售价
退货原因
1
2
3
4
制表：
店长：
收货人：
商品退货单主要用于门店在处理街货（直送）商品的退换处理，门店将商品退回供应商，然后将单据上传财务部进行进出货调整。
2、送货单
送货单是各街货（直送）供应商按照自己的表格形式随同商品一同送到门店，门店验收商品签收后将单据上传财务部进行入库处理。因此，没有固定的表格形式。
3、退仓单及配送单
这两种单据均属于系统制作单据，只需门店在系统内做相应的申请，总部审核后由配送中心将单据到门店与商品进行相应的签收工作。
4、报损单
万店通报损申请单
门店：
第 周
年 月 日
序号
编码（条码）
商品名称
规格
数量
单位
售价
合计金额
备注
1
2
3
制表：
审核：
营运部：
财务部：
报损单是门店对于生鲜商品、干货商品因变质、坏损但有不能作退货处理的商品作门店报损申请处理，门店的所有报损都必须要经过店长的审核后才给予申请，生鲜的报损经店长审核后可直接报损再上传单据，但干货的报损必须由督导根据处理意见监督进行报损。生鲜每周统计一次报损，是在门店做了实物报损后再补传单据，干货的报损由门店先提出申请，并将商品存放在门店，经营运部同意后由督导监督进行实物报损。报损单的库存调整应由财务部完成。
5、调拨单
万店通商品内部调拨单
调出门店：
调入门店：
日期： 年 月 日
序号
编码（条码）
商品名称
规格
数量
单位
备注
1
2
3
4
经手人：
督导：
主管
收货人（盖章）：
调拨单主要用于门店与门店之间为缓解库存保证销售所进行的商品调剂行为，单据由门店填写申请后传督导审核后进行调出店与调入店之间库存的调整。新的调拨流程可在电脑系统内完成。调拨的库存调整由营运部在系统内进行调整。
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