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如何管好外包团队
导语
从供应商合同履职综合评价、创建“矩阵式”共建管理组织架构、业务标准化、定额管理、
生态化党建五个维度，实现业务外包项目管理精益化、自主化。
随着企业实施的综合性项目越来越多，为了保证项目顺利实施，把项目中非核心业务或者
专业性较强的业务外包给其他公司或机构，是当前开展综合性项目行之有效的方法。因此，
提升外包项目精细化管理水平，加强外包供应商自主管理能力，是外包项目管理亟待解决
的问题。以武汉卷烟厂项目外包管理为例，本文将介绍业务外包项目“五维两化”综合管
理方法，即从供应商合同履职综合评价（业绩）、创建“矩阵式”共建管理组织架构（管
理）、业务标准化（标准化）、定额管理（定额）、生态化党建（组织）五个维度，实现
业务外包项目管理精益化、自主化。
第 1 维
规范外包项目供应商合同履职综合评价
1. 修订和优化合同条款，有效规避识别出风险因素。完善各项目规范要求、考核标准和项
目定额，把相关内容写入合同条款。在签订外包项目合同时明确项目作业内容、供应商要
求、甲乙双方职责及违约条款等内容。
2. 以提高外包服务质量为导向，完善劳务外包供应商评价办法。开展供应商综合资质评估，
对供应商建立历史档案，做到情况明、家底清。从项目实施过程中的质量管理、现场管理、
安全管理、人员流动率、计划执行、人员培训等多个方面细化评价标准。将供应商评价周
期由年度评价改为月度评价，并运用评价结果形成约谈、整改、终止合同和黑名单机制，
促进外包供应商自主管理水平不断提高。
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第 2 维
实现“矩阵式”职能共建共治的组织架构
武汉卷烟厂新厂外包项目涉及 7 家供应商，采用 “矩阵式”职能共建共治的组织架构实现
自主管理。通过 6 个管理专班把 7 家外包供应商有机结合成一个整体：在某一个管理专班
中，一家公司是主导，而在另一个管理专班中，角色发生互换，另一家公司变成主导。在
工作过程中，各外包供应商都意识到他们需要其他供应商的协作配合，使原本处于恶性竞
争的关系转变成一种相互协作、比拼管理水平的良性竞争。为促进资源共享和工作协作而
成立的 6 个管理工作专班分别是通勤管理专班、食堂管理专班、安全管理专班、澡堂及更
衣室管理专班、项目部管理专班和行为规范管理专班，如图 1 所示。
图 1 相关方共建共治、协同管理架构图
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以食堂管理专班为例，以往外用工食堂员工就餐无人管理，员工就餐插队、喧闹现象明显，
餐厅环境脏乱。成立食堂管理专班后，指定一外包公司负责外用工食堂的监管工作，每次
就餐均安排有佩戴标识的值班人员在食堂值班。值班人员跨公司管理食堂就餐秩序，督促
员工维持餐桌卫生，员工在食堂的就餐体验大幅提升。
第 3 维
建立完备的外包项目管理标准体系
针对各项目梳理有关工作流程，明确每个工作环节上的岗位职责分工，建立对应的项目标
准化指南文件。每个标准文件都经过文件编写、标准分级审核、标准培训和运行等从编制
到落地的全过程管理，各外包项目供应商通过全过程参与建标，充分理解了各工作流程和
质量要求，确保标准从制度搭建、运行管理到推广应用的执行到位，如图 2 所示。避免因
需求不明确、标准不统一造成安全、质量方面的问题。
图 2 生产辅助外包作业指南汇编结构图
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第 4 维
优化人力资源配置，推进项目定额管理
1. 推进岗位整合优化，根据现场考查、岗位分析，确定各外包项目需要的合理用工人数，
使外包用工岗位配置合理。
2. 推进项目定额管理，分为四个阶段：
（1）准备阶段。设计岗位写实调查表；确定岗位参与人员范围，参与人员均有 2 年以上
该岗位工作经验。
（2）岗位写实测试阶段。安排班组长对本组人员全天的工作进行写实记录；各项目经理每
天对写实记录进行汇总。各班各岗位人员测试结果数据每 7 天为一组，剔除异常情况的数
据后进行平均计算作为该组数据值；按照上述方式累计记录三组数据，再次进行平均，将
平均值作为岗位定额标准。
（3）信息分析阶段。对各工种岗位工作写实进行分析，对各工种岗位定额测算。
（4）应用验证阶段。根据岗位写实结果对工作流程进行优化，根据确定的岗位定额标准在
实际运行中进行验证。
第 5 维
建立外包项目生态化党建工作机制，发挥党建引领和支撑作用
1. 建立党建工作机制，夯实组织基础。武汉卷烟厂厂区 7 家供应商、12 个外包项目共有
20 名党员。通过外包单位党组织联建模式，每月轮流由一家供应商作为牵头单位开展党建
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工作。卷烟厂为外包项目党组织专门配备了办公室作为活动场所，党组织学习活动有固定
时间。全面建立和落实政治理论学习制度、党员联系群众等工作机制，提升党建水平。
2. 将“三会一课”与日常工作和生活融合。密切关注员工思想动态，对于因管理方式变化
和新规定的执行在员工中产生的疑问和思想波动，在“三会一课”学习中及时解答。通过
党员的辐射作用，不仅提升工作积极性，还能及时化解误会、统一思想，推动工作顺利开
展。
实施效果
经过 “五维两化”综合管理创新实践，武汉卷烟厂外包业务在满足用工需求的前提下，降
低了外包用工风险，实现了企业外包业务工作的规范统一，推动企业外包业务长期、稳定、
健康发展，如图 3 所示。
图 3 “五维两化”实施及效果结构图
1. 经济效益显著
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用工人数减少。年底比年初用工人数减少，2019 年在产量增加的情况下，对比年初 1 月
份用工人数，12 月份时减少了外用工 248 人。旺季用工人数减少，在卷烟生产传统旺季
10、11、12 月的月均用工人数降至历史最低，对比 2018 年四季度，共减少外包用工 1135
人次。
支出费用减少。2019 年 2 月至 12 月共优化减少外包用工 2179 人次，按工时结算，减少
业务结算费用 万元。
2. 精益化和自主化管理水平有效提升
通过各供应商“矩阵式”共建自主管理，改变了以往各供应商施工中“各扫门前雪”、无
法协调的状况，形成了外包工作各司其职、齐抓共管的和谐氛围。
根据外包项目内容，编写相应的业务标准化指南，建立完备的标准化管理体系。缩短了新
员工上岗适应时间，提高了作业人员的工作技能，人均劳动效率显著提高。
通过外包项目中的党建工作，全面提升了党员群众的精神面貌，转变了工作作风，增强了
外包单位的凝聚力和战斗力。
如何管好外包团队
