Office高效办公应用课程
培训师：张剑悦
2010年8月
唐康
Excel 应用课程
第一部分 工作表操作技巧
1. 快速对比大量财务数据信息
2. 创建自己风格的应用界面
3. 快速选择数据信息
快速对比数据
窗口 / 冻结窗格
滚动条拆分窗口
主面板的制作
超链接到本文档位置
绘制图形，然后单击“插入超链接”按钮
第二部分：高效输入数据及其限制
对单元格内容的填写进行限制
数据管理中使数据准确性加强最好的方式
整数
日期
序列
文本长度
自定义
数据有效性应用
数据菜单——数据有效性
下面的日期正确与否
日期格式的规范直接影响数据运算、分析和统计的操作
第三部分 公式和函数应用技巧
在公式中尽量使用引用而少输入数值
可用鼠标点击单元格来输入引用，而不必手工输入
适当使用括号或空格以易于阅读和理解
当公式较长时，可用 Alt+Enter 强行换行，以方便阅读
按F2 或双击单元格可进入公式编辑状态
可按F9 进行公式的重新计算
既可以复制公式，也可以复制公式的计算值
公式错误值的理解
在 Excel 的工作表中，选中某些连续或不连续的单元格，那么这些单元格的一些计算（求和、平均值、最大或最小等）会自动显示在状态栏，而不用输入公式计算。如下图：
不使用公式就知道计算结果的技巧
常用函数
基本函数
计数相关函数
Count
Counta
Countblank
Countif
Sumproduct
Product
Sum{ } 数组函数
Rank
Sumif
CONCATENATE
IF
Left
Right
Mid
Vlookup
Hlookup
条件统计
Count函数是计算数值类型单元格的个数
Counta函数是计算所有类型非空单元格的个数
Countif函数是计算满足条件的单元格个数
Vlookup 函数
利用Vlookup函数查找字母对应的城市：
=VLOOKUP(C2,$M$2:$N$28,2,FALSE)
第四部分 数据透视表和数据透视图分析
统计分析报表
创建数据透视表
设置数据透视表
自定义数据透视表
为数据透视表设置自定义计算项目
为数据透视表设置自定义计算字段
设置报表显示方式
按年、季度、月、星期进行分组
对数字进行分组
对地区或商品进行分组
设置字段的数据显示方式（进行各种统计比较分析）
用数据透视表进行数据分析
对数据表生成数据透视表
对数据字段进行分类
对数据字段进行汇总
对分类字段进行多级分类
制作二维分类表
隐藏汇总行
对多个数据进行汇总
对分类字段进行分组
对数据透视表添加计算字段或计算项
字段数据表
生成数据透视表
数据透视表分析举例
查看“各部门”、各个“文化程度” ，平均工资的情况
二维分类表
数据透视表分析举例
查看“各部门”、各个“职务” ，平均工资的情况
二级分类表
数据透视表分析举例
查看“各部门”、各个“职务” ，平均工资和平均年龄的情况
二级分类表和多计算字段
按时间分组的数据透视表应用
第十部分 利用图表进行分析
制作和美化图表
利用自选图形使图表更加美观和实用
利用组合图表来表达更加复杂的信息
可制作动态交互图表
可利用动态交互图表实现数据的动态分析
两轴线财务对比分析图
随数据变化而变化的图表
图表的生成
选择数据分量，然后利用向导直接生成
图表的美化
图表分析
做了个图表
双击可修改形状
右键：“图表选项”可添加数
据标志
图表分析举例
堆积图 图表分析
计算数据分量的和，分析总量的关系
1 双击柱，然后在打开对话框中选择“选项”选项卡
2 将”重叠比例”设置为“0%”
3 勾中右侧的“系列性”的选项。
先选中数据，然后选择“堆积柱图”
图表分析举例
三维饼图 图表分析
分析总量份额之间的比例关系
图表分析举例
双轴图表 图表分析
既查看数据大小，又分析数据走势
先做主轴柱图，然后在选中折线数据，将图表更改成“折线图”，在利用系列格式对话框将其“绘制在次轴”即可。
PowerPoint 应用课程
用图表说话
北京地区销售情况
上海地区销售情况
50%
100%
Solution
ERP
CRM/DW
KMS/GW
EDMS
WCMS
Mailing
Community
B2B FAX
97%
87%
75%
52%
55%
75%
65%
100%
Map Exc
产品销售情况分析
返回目录
源数据
各个批号物品的销售总额
￥348,
￥3,261,
￥2,656,
￥65,
￥ 4,000,
销售总额
￥ 2,000,
￥
￥ 1,000,
￥ 3,000,
￥1,724,
由于规模效应，软件行业具有“胜者通吃”的特点
IT行业中资本价值集中度
2000年月11月 (百分比)
软件
计算机及外设
网络/数据
半导体
公司数目
总市值
公司数目
总市值
公司数目
总市值
公司数目
总市值
公司数目
总市值
IT服务*
用图型说话
第二部分 人力部2008年工作计划——工作指导思想
2008年工作指导思想
紧密围绕公司“XX”战略计划目标，着眼于人力资源工作长远发展，以人力资源的发现、配置、培育及潜能开发为主线，坚持改革、系统、持久的主题，坚持沟通、跟进、融入的姿态，坚持抓大事、抓原则、抓机制、抓氛围的定位，坚持由“人事”向“人力”转变的方向，导向业务价值，优化配置存量，经营发展队伍，专业支持改革，为公司“XX”战略规划开好局、起好步提供人力资源保障与环境氛围支持 。
职能角色深化
优化配置存量
（用人、流程）
导向业务价值
（考核、激励）
经营发展队伍
（薪酬、培训、党团）
专业支持改革（配合）
XX软件风险投资战略
A. 行业重点
B. 地域重点
C. 投资风格
D. 投资阶段
E. 公司选择
投资战略
服务策略
投资组合管理
联盟战略
退出战略
项目来源
顾问体系
融资/放资
业务支持系统
建议
原因
短、中期内着眼于中国市场机会，投资中国软件公司
长期内准备通过建立与国外VC和软件企业的广泛关系，帮助少数有潜力的被投企业扩展全球市场
使用“时间差”策略
根据国外成熟产品，“逆向设计”适合中国国情的简化应用软件产品
通过与其它VC合作，投资国外公司将其产品推入中国
保持与XX整体风险投资战略的一致性
个别通用软件唯有实现全球化，才能达到成功必需的规模效应
充分利用XX对中国市场的了解及自身的关系网络
要点
1
2
3
4
说明 1
说明 2
说明 3
说明 4
1
2
3
4
说明 1
说明2
说明3
说明4
要点
事物1
事物2
中国软件行业是一个值得投资的领域
虽然目前有一些不利因素…
行业因素
软件行业极为分散，即使国外公司要成长为真正的世界级巨头的可能性也较小
软件行业“胜者通吃”，在通用软件领域尤为如此。因此国外软件公司已占据了很大的市场份额
国情因素
中国软件需求量目前还非常小
目前中国用户的使用水平还比较低，无法造就或促成世界级的软件产品
许多中国软件公司目前自身能力较弱，尤其在管理能力和技术能力上
…但长远来看，有成功的机会
行业因素
以服务为先导的业务模式能够帮助中国软件公司抵御国外公司的进攻
国情因素
软件需求增长迅速，新领域不断涌现
用户需求质量不断提高，中国软件公司有全球化的可能
已有的风险投资基金投资中国软件已获得良好回报
通过引进高水平关键核心人才，中国软件公司能够弥补目前自身能力的不足
投资中国软件公
司有很多成功机会，
但要取得世界规模
的巨大成功（如
造就另一个微软），
可能性不大
二…
一…
相互关联
对一些中国软件公司进行了案例分析
市场机会
规模巨大
增长速度快
业务模式
有收入，可获利
市场进入策略明确
能保证长期的竞争力
管理团队
专业知识丰富
管理经验丰富
团队完整
价值定位
了解用户需求
解决用户“痛点”
产品/技术
解决方案独到
符合行业技术标准或可成为行业技术标准
市场竞争
了解市场竞争形势
有竞争优势
11-12月份华东区域销售产品明细
D产品
B产品
A产品
C产品
Y-010
Y-020
Y-021
Y-026
Y-037
产品2
产品1
考核使用，模拟数据
传统产品市场份额较大
Y-021 (33%)
Y-020 (41%)
Y-037 (37%)
Y-010 (4%)
Y-026 (1%)
考核使用，模拟数据
Word 高效排版与应用
专业的商务文档必备的要素
封面的设置
统一的格式
统一的项目编号符号
目录
高级页眉和页脚
超链接的配合
安全性
样式才是Word中的精华与核心
什么是商务标准文档
如何添加文档的目录
如何快速统一更改文档中文字格式
如何快速调整文档的结构和顺序
修改样式
把Word中的样式进行修改：
1 将其更改成自己的格式
2 为样式添加快捷键
为标题设置相应的样式
将光标定位在标题文字中
然后利用快捷键将设定的样式套用在标题文字中
为文档添加目录
插入—引用—索引和目录
制作专业效果的文档页眉页脚
如何为文档添加统一的公司LOGO
如何设置各种所需的文档页码
如何为会议文稿添加文字水印
在排版时，如何兼顾快速和专业
表格的虚框与实框
制表符参与排列文字位置
文字可以和表格进行相互转化
表格绘制
表格排版和制表符排版
表格与文字的转化
word文档的安全性设置
为文档设置“打开”权限
工具—选项
安全性
打开文件密码
word文档的安全性设置
为文档设置“只读”保护
工具—保护文档
编辑限制
仅允许在文档中进行此类编辑
未作任何更改（只读）
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保存工作区时, Excel 会记录下所有当前打开的工作簿的位置 以及工作区的许多设置.
工作区文件是一个独立的文件(xlw).
对工作区文件所做的修改会反映在工作区文件所包含的工作簿中; 对工作簿所做的修改也会反映在包含该工作簿的工作区文件中.
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