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Word的基本应用学习目标
• 在在 MS-Word MS-Word 文档中设置文本和段落格式文档中设置文本和段落格式
• 使用字体、项目符号和编号使用字体、项目符号和编号
• 在在 MS-Word MS-Word 文档中设置缩进、行距和对齐方式文档中设置缩进、行距和对齐方式
• 使用分节符与分页符使用分节符与分页符
• 为文档添加页眉和页脚为文档添加页眉和页脚
• 编辑文档编辑文档
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启动Word
单击
开始
单击
程序
选择Word
新建文档 打开已有文档 插入点
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创建文档
Word 会自动为新
建文档的格式提供
默认设置，包括页
边距、字体、
字号、行距、
制表位、页面大小
等其他文档属性。
Word是最常用的字处理器。
找到插入点，
并依次输入文字 光标结束处
单击
文件 选择
保存
确定
保存位置
输入
文件名
单击
保存
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操作窗口
可以同时打
开多个文档。
此时，该窗口为
操作窗口
单击
文件 单击关闭
可关闭
该文档
单击退出
可退出
Word程序
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编辑文档
剪切：
用于移动
文本或图片
复制：
用于创建副本
粘贴：
用于将剪切板中
的内容放置
到指定位置
重复
上次操作
撤消
上次操作
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单击“查找”或“替换”
或“定位”可弹出
“查找和替换”
对话框
查找、替换
、定位功能
编辑文档：查找、替换、定位
在此输入
要查找的字符
点击此按钮，
开始查找
单击
替换选项卡
点击此按钮，
设置高级选项
点击
定位选项卡
选择定位目标 输入位置
点击此按钮，
进行定位
在此输入
替换为的内容
点击此按钮，
全部替换
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使用 Word，可以为文
本设置不同字体。
字体是指打印时使用的
字符（字母、数字等）类
型、字形和字号。使用不
同的字体可以改变文本的
显示
字体
选定要设置
字体的文字
点击格式
选择字体
选择字体
单击
确定
设置后的
字体
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字符间距
选择要调整
字符间距的内容
单击
格式
单击
字体
单击
此处
输入
磅值
单击
确定
设置后的
字符间距
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段落对齐方式
两端对齐
居中对齐
右对齐
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缩进段落
首行缩进
光标停留在
要设置缩进的段落
按下鼠标并
水平拖动到
合适的位置悬挂缩进
带项目符号的
段落
设置方法同上
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首字下沉
单击
首字下沉
选择
下沉
单击
确定
首字下沉
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制表位
• 制表位可用来制作平行的文本列制表位可用来制作平行的文本列。。
• 通通过过设设置置制制表表位位可可以以垂垂直直对对齐齐文文本本，，可可用用于于使使数数
据表格化以形成列表。据表格化以形成列表。
• 制表位在文档中左边界和右边界之间设置，默认制表位在文档中左边界和右边界之间设置，默认
间隔为半英寸。间隔为半英寸。
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“制表位”对话框
输入
制表位
位置 选择
对齐方式
单击
设置
设置完成后
单击确定
设置完成
后的例子
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项目符号和编号
选定要
增加项目编
号的内容
单击
格式
单击
项目符号和编号
选择
符号类型
单击
确定
添加项目
编号后
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自动多级列表
单击
编号选项卡
可以添加各种编号
单击
多级符号选项卡
可以添加各种多级符号
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图片插入
单击
插入
单击
图片
插入剪贴画
选择图片所在
的文件
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设置图片格式
鼠标右击
图片
选择
设置图片格式
选择
紧密型
单击
确定
设置后的
结果
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分页符
单击
插入
单击
分隔符
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分节符类型
““节节””指指文文档档中中那那些些栏栏数数相相同同、、共共享享公公共共边边界界、、页页眉眉和和页页
脚，并具有顺序页码的页。脚，并具有顺序页码的页。
在光标处
插入分节符，
并在下一页开
始新节
在光标处插入分
节符，并在下面
紧接该分节符处
开始新节
在光标处插入分
节符，并且在下
一个偶数页开始
新节
在光标处插入分
节符，并且在下
一个奇数页开始
新节
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分页选项
防止段落的第一
行
显示为页的最后
一
行以及段落的最
后
一行单独显示在
新页的开始
保持两个
段落在一起
使一个段落成
为一个整体，
而不用分页符
分隔
在光标所在段
落的前面插入
手动分页符
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“页眉和页脚”工具栏
单击
视图
选择
页眉和页脚
插入
页码
设置
页码格式
插入
页数
插入
日期
页码
设置
在页眉和
页脚间切
换
显示
前一
项
显示
下一
项
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目标
使用表格使用表格
同时处理文档的不同部分同时处理文档的不同部分
在文档中使用分栏在文档中使用分栏
使用文字和语言工具使用文字和语言工具
保存并保护文档保存并保护文档
如何使用如何使用““页面设置页面设置””和和““打印打印””选项选项
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表格
表格可以将一些有规律的文字或数字内容组织起表格可以将一些有规律的文字或数字内容组织起
来。来。
在制作一些版式复杂的在制作一些版式复杂的WordWord文档时，还可以用表文档时，还可以用表
格来进行辅助的排版工作。格来进行辅助的排版工作。
通过创建表格，可以更容易地对分栏进行格式化通过创建表格，可以更容易地对分栏进行格式化
和编辑。这是因为可以将表格中的文本当作块来和编辑。这是因为可以将表格中的文本当作块来
处理。处理。
通过表格可以进行一些简单的统计工作，给我们通过表格可以进行一些简单的统计工作，给我们
的办公带来了很大的方便。的办公带来了很大的方便。
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表格菜单
绘制
表格
插入
表格
删除
表格
操作
单元格
拆分
表格
表格
自动套用格式
排序
公式
表格
属性
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创建表格
选择
插入
选择
表格
输入
表格列数
输入
表格行数
选择
固定列宽
单击
确定
输入
表格内容
内容加长
将自动折行。
原因是：选择自
动列宽
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表格属性
鼠标右击
表格此处
选择
表格属性
选择
对齐方式
选择
文字环绕
点击该按钮
选择
边框和底纹
点击
行选项卡
点击
列选项卡点击
单元格选项卡
设置完成后
单击确定
重新设置表格属
性后的结果
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格式化表格
Word Word 为表格和表格中的文字提供了一些格式设置为表格和表格中的文字提供了一些格式设置
选项。选项。
““自动套用格式自动套用格式””功能，能提供若干种可应用于表功能，能提供若干种可应用于表
格的格式。格的格式。
选择
格式
预览
格式
选择
要应用的格式
选择将特殊
格式应用的位置 单击确定
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拆分与合并单元格
选择
要拆分的单元格
选择表格菜单的
拆分单元格
输入
列数
输入
行数
单击
确定
单元格被
拆分为两个
选中要
合并的单元格
选择
合并单元格
两个单元格
被合并
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公式的应用
选中结果
单元格
选择
公式
输入
公式
可以点击
此处粘贴公式
选择数字
结果格式
单击
确定公式应用结果
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多窗口
Word 2000 Word 2000 充分利用充分利用 GUI GUI 的特点，使文档的处理的特点，使文档的处理
变成了愉快的享受。变成了愉快的享受。Word Word 允许用户同时处理一允许用户同时处理一
个文档的两个页面甚至两个不同的文档。个文档的两个页面甚至两个不同的文档。
重排窗口
拆分窗口
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使用分栏功能
选中要分
栏的内容
选择格式菜单
中的分栏选项
选择
栏数
单击
确定
使用分栏结果
分栏是一些报纸、杂志上
经常使用的排版技术，也
就是在一个页面上将文本
纵向分为两个或两个以上
的部分显示。
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语言工具
单击
工具菜单
拼写和语法
字数统计
自动更正
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保存并保护文档
Word 还提供保护文档的多
个级别。用户可以应用保
护选项中的任意一种，来
控制或完全禁止其他人访
问您的文档。
单击
文件菜单
的“另存为
”
单击
工具
选择
常规选项
可以设置
打开权限密码
可以设置
修改权限密码
可以建议
以只读方式打开
设置完成后
单击确定
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页面设置
单击文件菜单
页面设置选项
设置完成后
单击确定
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打印预览及打印选项
使用 Word “打印预览”，
用户可以直观地查看最终
的打印效果。
打印预览
选项
打印选项
单击打印
可设置打印选项
设置
打印范围
设置
打印份数
设置完成后
单击确定
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目标
创建不同类型的引用创建不同类型的引用
使用函数使用函数
使用使用 Excel Excel 进行数据管理进行数据管理
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引用
借助引用，可以按照下列方式使用数据：借助引用，可以按照下列方式使用数据：
在不同公式中使用一个单元格中包含的数据在不同公式中使用一个单元格中包含的数据
在单个公式中使用工作表或工作簿不同部分的在单个公式中使用工作表或工作簿不同部分的
数据数据
引用可以使用单元格地址创建，也可以使用单元引用可以使用单元格地址创建，也可以使用单元
格名称创建格名称创建
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单元格引用举例
位于位于 A A 列和第列和第 1 1 行的单元格行的单元格A1A1
位于位于 A A 列且在第列且在第 1 1 行到第行到第 20 20 行行 之间的单元格之间的单元格
区域区域
A1:A20A1:A20
第第 5 5 行中的所有单元格行中的所有单元格
5:55:5
K K 列中的所有单元格列中的所有单元格
K:KK:K
K K 列至列至 M M 列之间的所有单元格列之间的所有单元格 K:MK:M
位于位于 A A 列至列至 D D 列且同时在第列且同时在第 10 10 行至第行至第 20 20 行行
之间的单元格区域之间的单元格区域
A10:D20A10:D20
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复制公式
复制公式时，复制公式时，Excel Excel 会相对于公式的位置调整公会相对于公式的位置调整公
式中的每个单元格引用式中的每个单元格引用
相对于公式位置对单元格的引用叫做相对引用相对于公式位置对单元格的引用叫做相对引用
缺省情况下，复制操作保持相对于新单元格的同缺省情况下，复制操作保持相对于新单元格的同
一关系一关系
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复制公式举例（相对引用）
输入公式，求整
个公司音频产品
的总销售额
按Ctrl+C复制
该单元格公式
求得的
结果值
选择
目标单元格按Ctrl+V粘贴复制公式后
所得的结果
还可以选定带公式的
单元格并将鼠标移至
单元格右下角，按下
鼠标左键并拖动到目
标单元格
按下鼠标左键，
拖动到目标单
元格位置
复制公式
后结果
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绝对单元格引用
不考虑特定单元格的位置而对其进行的引用为绝不考虑特定单元格的位置而对其进行的引用为绝
对引用对引用
绝对单元格引用应该在原始公式中创建绝对单元格引用应该在原始公式中创建
要对单元格创建绝对引用，应在字母和数字之前要对单元格创建绝对引用，应在字母和数字之前
加上美元符号，例如加上美元符号，例如 $ $A$1A$1
要在单元格的列字母和行号之前放置要在单元格的列字母和行号之前放置 $ $ 符号，可符号，可
以单击包含绝对值的单元格并按下以单击包含绝对值的单元格并按下 F4 F4 键键
从上面的示例我们看
出，对单元格的引用
是相对引用。
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复制公式举例（绝对引用）
输入
公式
注意：
单元格E18是绝对引用。
可以直接输入，也可以
在输入E6/E18后按F4键
结果值
选中该单元格，
并拖动鼠标至
下面的单元格每类产品百
分比合计计
算结果
可以看出：下面
单元格公式中的
分母的单元格引
用仍然是E18
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混合单元格引用
将列引用或行引用设置为固定，而不是都设置为将列引用或行引用设置为固定，而不是都设置为
绝对时，需要创建混合单元格引用绝对时，需要创建混合单元格引用
绝对行引用：如果仅在行号前放置美元符
号，如 A$1，那么复制公式时只有列引用
会相对更改
绝对列引用：如果仅在列字母前放置美元
符号，如 $A1，Excel 将相对于公式位置
中的变化仅更改行引用
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命名单元格引用
名称是描述性的，记忆和使用起来比单元格地址名称是描述性的，记忆和使用起来比单元格地址
引用更方便。可以创建用于描述单元格或单元格引用更方便。可以创建用于描述单元格或单元格
区域的名称区域的名称
可以使用工作表中列和行的标签来自动命名单元可以使用工作表中列和行的标签来自动命名单元
格区域格区域
公式中的描述性名称使用户更易于理解公式的意公式中的描述性名称使用户更易于理解公式的意
义义
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单元格、公式和常量命名准则
•• 名称的第一个字符必须是字母或下划线。其他字符可以是名称的第一个字符必须是字母或下划线。其他字符可以是
字母、数字、句点和下划线字母、数字、句点和下划线
•• 名称不可以与单元格引用相同，如名称不可以与单元格引用相同，如A$1A$1
•• 可以使用多个单词，但单词之间不能有空格。可以使用下可以使用多个单词，但单词之间不能有空格。可以使用下
划线字符和句点作为单词分隔符划线字符和句点作为单词分隔符
•• 一个名称中最多可包含一个名称中最多可包含255255个字符个字符
•• 名称不区分大小写，即名称不区分大小写，即salessales和和SALESSALES是相同名称是相同名称
•• 同一工作薄中名称不能重复同一工作薄中名称不能重复
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函数
Excel Excel 具有上百种内置函数供用户使用具有上百种内置函数供用户使用
函数按照特定顺序或结构使用特定参数函数按照特定顺序或结构使用特定参数
函数的参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格函数的参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格
引用引用
也可以将公式或其他函数作为函数中的参数，这也可以将公式或其他函数作为函数中的参数，这
些参数叫做嵌套函数些参数叫做嵌套函数
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函数的一般格式
函数的一般格式为：
函数名函数名
左圆括号左圆括号
用逗号分隔的函数参数以及右圆括号用逗号分隔的函数参数以及右圆括号
=SUM (C5:C10,10)
函数名 圆括号
参数
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Excel 中的函数分类
分类分类 作用作用
财务财务 计算利息、贬值数、贷款支付额、内部利润率、净现值等计算利息、贬值数、贷款支付额、内部利润率、净现值等
日期和时间日期和时间 计算利息、贬值数、贷款支付额、内部利润率、净现值等计算利息、贬值数、贷款支付额、内部利润率、净现值等
数学和三角函数数学和三角函数 计算如计算如 ππ、、对数、度数和角度等的绝对值。对数、度数和角度等的绝对值。
统计统计 用于如合计、平均值、中位数和众数等常用函数以及高级函用于如合计、平均值、中位数和众数等常用函数以及高级函
数数
查找和引用查找和引用 在范围中搜索并返回值，及创建超链接等在范围中搜索并返回值，及创建超链接等
数据库数据库 根据指定的条件计算根据指定的条件计算 Excel Excel 数据库中的值数据库中的值
逻辑逻辑 计算表达式或参数并返回计算表达式或参数并返回 True True 或或 FalseFalse
文本文本 将文本转换为大写字体和小写字体、连结文本等将文本转换为大写字体和小写字体、连结文本等
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使用函数示例
在存放结果的
单元格中输入
等号
或单击“=”
按钮
单击此处
选择函数
选择MAX
函数
单击此处
输入第一个参数
单击此处回
到公式面板
如果需要第二
个参数，可以
用同样的方法
输入
单击
确定
在结果单元格
中求出了F6至
F14的最大值
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数据库概念
列表示数据库或列表中的字段。列表示数据库或列表中的字段。 每个字段都有单每个字段都有单
独的列并给出唯一的名称（字段名）独的列并给出唯一的名称（字段名）
这些字段名下列出的一行数据叫做记录这些字段名下列出的一行数据叫做记录
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创建数据库
在在 Excel Excel 中中创创建数据建数据库时库时，必，必须须注意：注意：
为了便于操纵数据，数据库中的数据行应该是连续的。为了便于操纵数据，数据库中的数据行应该是连续的。
即使是列标签和第一条记录之间也不得有空行，空行即使是列标签和第一条记录之间也不得有空行，空行
表示数据库的结尾。表示数据库的结尾。
应该在单个单元格中输入列名。应该在单个单元格中输入列名。 列名在工作表中必须列名在工作表中必须
唯一。唯一。
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排序
可以使用排序功能在数据库应用程序中多次且按可以使用排序功能在数据库应用程序中多次且按
任何顺序重新排列列表中的数据任何顺序重新排列列表中的数据
在数据库中要根据特定字段进行排序。排序依据在数据库中要根据特定字段进行排序。排序依据
的字段名叫做排序关键字的字段名叫做排序关键字
根据数据的性质和用户的需要，可以按数字顺序、根据数据的性质和用户的需要，可以按数字顺序、
字母顺序或时间顺序排列记录，也可以按升序或字母顺序或时间顺序排列记录，也可以按升序或
降序排列记录降序排列记录
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排序示例
单击数据菜
单中的排序
单击选择主
要关键字
选择
销售额
选择
递增
可以根据需要
选择次要关键
字和第三关键
字 单击
确定
已按销售额
排序
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筛选数据
根据某些条件根据某些条件查查找或找或选择选择信息的信息的过过程叫做程叫做筛选筛选
筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合
条件的行条件的行
子集是按照某些指定条件在数据库中选定的一组子集是按照某些指定条件在数据库中选定的一组
记录记录
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应用自动筛选
可以使用可以使用““自动筛选自动筛选””在在 Excel Excel 中根据简单条件筛选数中根据简单条件筛选数
据据
自动筛选将读取数据库列表，并在数据库列表中具有字段自动筛选将读取数据库列表，并在数据库列表中具有字段
筛选标准列表的每一列中放置下拉箭头筛选标准列表的每一列中放置下拉箭头
一次只能对工作表中的一个列表应用筛选一次只能对工作表中的一个列表应用筛选
对某一列应用筛选时，可用于其他列的筛选对某一列应用筛选时，可用于其他列的筛选
只有已筛选列中可见的值只有已筛选列中可见的值
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使用“自动筛选”示例
选择
自动筛选单击
此处选择调
味品
筛选结果
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自定义自动筛选
自动筛选下拉列表提供的标准不符合您的需要时，自动筛选下拉列表提供的标准不符合您的需要时，
您可以设置自定义筛选，以设置条件，例如：您可以设置自定义筛选，以设置条件，例如：
- - 字段与标准不等的所有记录字段与标准不等的所有记录
- - 大于或小于标准的记录大于或小于标准的记录
- - 满足个别条件的记录满足个别条件的记录
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高级筛选
有时当数据库非常大时，可能需要使用一些特定有时当数据库非常大时，可能需要使用一些特定
标准来提取该数据库的子集。标准来提取该数据库的子集。
要求在单个字段中给出多个标准时，必须使用要求在单个字段中给出多个标准时，必须使用““
高级筛选高级筛选””
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创建高级筛选
高级筛选需要高级筛选需要 3 3 个区域个区域
数据区域：需要筛选的数据库记录数据区域：需要筛选的数据库记录
条件区域条件区域 ：已定义字段筛选标准的区域：已定义字段筛选标准的区域
复制到：给出将筛选所得到的子集粘贴到的目的地复制到：给出将筛选所得到的子集粘贴到的目的地
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使用“高级筛选”示例
选择一个区域
输入筛选条件
单击
高级筛选
单击此处选
择数据区域
选择数据区域后，
单击此处回到高
级筛选对话框
用同样的方法
选择条件区域
单击
确定
筛选结果
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数据记录单
Excel Excel 提供了提供了““数据记录单数据记录单””功能，使得查看单功能，使得查看单
个记录变得很容易。个记录变得很容易。
使用具有垂直滚动条的数据记录单，可以遍历数使用具有垂直滚动条的数据记录单，可以遍历数
据库中的记录。通过在相关文本框中进行修改，据库中的记录。通过在相关文本框中进行修改，
可以编辑记录字段的内容。但基于计算的字段内可以编辑记录字段的内容。但基于计算的字段内
容不能更改。容不能更改。
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数据记录单示例
单击
记录单
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总结2-1
每个单元格都有唯一的地址。可以使用这个唯一每个单元格都有唯一的地址。可以使用这个唯一
地址引用单元格。引用可以是相对的，也可以是地址引用单元格。引用可以是相对的，也可以是
绝对的。绝对的。
可以通过名称来引用单元格。也可以使用行和列可以通过名称来引用单元格。也可以使用行和列
标签为单元格区域命名。标签为单元格区域命名。
Excel Excel 有许多内置函数，函数是可以计算特定结果有许多内置函数，函数是可以计算特定结果
的结构化程序。的结构化程序。
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总结2-2
数据库由数据行和数据列组成。行表示数据库记数据库由数据行和数据列组成。行表示数据库记
录，而列表示字段录，而列表示字段 。。
对数据列表排序的目的是按照指定方式重新排列对数据列表排序的目的是按照指定方式重新排列
记录。记录。
根据特定条件查找或选择信息的过程叫做筛选。根据特定条件查找或选择信息的过程叫做筛选。
筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合
条件的行。条件的行。
使用数据记录单，可以一次查看一个记录。使用数据记录单，可以一次查看一个记录。
