英文电子邮件集锦(外企公司内部资料).doc

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前言 一个偶然的机会发现了一本非常好的关于英文 Email 的书， 里面的范例涉及到我们工作、学习、生活的各个领域。唯一 美中不足的时：厚厚的一本书，查询时特别麻烦，于是我就 想弄一个电子版的（PDF 格式）的，那样查询时特别方便， 很容易就能查到我们相关的主题。 决定之后，便开始着手把从中挑选的 100 篇范例输入到计算 机中，于是只要自己有空，就输入几段，记不清到底敲键盘 敲了多少天，只知道从去年年底就开始了 ，一直到今天， 前后好几个月的时间，终于搞定。 下面就是这 100 个范例，我用 Adobe Acrobat 稍微编辑 了一下，加了标签，感觉更方便了！ 2007 年 6 月 1 日 Email 首次发电子邮件 这是连上互联网之后，确认电子邮件是否正确送达之范例。由于是寄给好朋友的信，采用非 正式的文体书写。 From : jchen@ Mail to : ******@******.**.** Subject : wired at last ! Dear John , Test , test 、 test…. Can you read me ? I am finally wired ! For the last several days I have a lot of trouble setting up my new computer , but I finally managed to tame it ---sort of . Now I am sending you this email via the internet to see if I am doing ok . will you please let me know as soon as you receive this email ? Thanks ． Jack Chen jchen@ 译文： 测试，测试、测试…..你能读到这封信吗？ 我终于连线上网了。这几天为了安装新的电脑、弄的人仰马翻，现在我终于搞定了。 为了测试是否能用，我通过互联网发这封信给你。能否在收到信后和我联系？谢谢。 常用词与短语 ■ （be/get）wired 指具备了接通电话，收看电视或上网所需的各种设备，并可自由运用的状态。Subject (信件主题行)栏中的 wired at last ! (终于上网了！)是模仿黑人民权领袖马丁*路得*金 （Martin Luther King, 1929~1968）在有名的演说（Freedom speech）中所说的“Free at last!”这句而成的。 ■ read 除了“阅读”的意思之外，还可以指计量仪器显示多少数值，或从电脑读取资料等。 此外，在无线通讯测试时，Do you read me ? 表示“听得到吗？” ■ have a lot of trouble 遭遇许多困难和问题 trouble 表示“麻烦， 不便、 费事、劳苦”之意时为不可数名词，例如： I am sorry to give (or to have given) you a lot of trouble . （很抱歉给你带 mailto:jchen@ mailto:******@******.**.** mailto:jchen@ 来这么多麻烦。） ■manage to do 好不容易才……，总算…了 ■tame 【teim】 驯养（动物），使（人）顺从、可控制并利用（事物，机械，资源） ■ sort of 有些，多多少少、在某种程度上（somewhat ; rather ; more or less ） 简略的口语说法，通常放在动词，副词，形容词之前。例如： I am sort of tired . (我有点累了。) 因为对电脑连接缺乏自信，才会在文中加 此语。 ■via 表示“通过…….”（by , through ）之意的拉丁文介词。Via the internet net 的意思是 “通过互联网”。 ■ the internet 一般情况下，Internet 之前会加上定冠词。 ■ to see if …..以确认是否….. ■ as soon as S + V 一……就（立刻）…… 通常接在 as soon as 后面的状语从句，即使指的是为了的事，也要用一般现在时。 这么快就回信，谢谢你…… 本文有 有关系 . 收到对方回信后，该如何告知对方，是本文的重点。这也 是写给好朋友的信件，因而采取口语化的文体。 From : jchen@ Mail to : ******⑴******.**.** Subject : Thanks for your email Dear John : Thanks for replying to my email so quickly . It was only 30 minutes ago that I posted my first email , and I already have received your reply . Unbelievable ! If it was “snail mail ,” I would still be on my way back from the post office. You kept telling me about the virtues of going “digital , “and now I think I understand what your meant by that . Being able to exchange mail with someone thousands of miles away in 30 minutes or even less is simply amazing . Anyway , I just wanted to say thank you for the email and letting me know that I was doing OK . Like you said , let us keep in touch ---on-line! Jack Chen jchen@ 译文： 谢谢你这么快回信。三十分钟前，我才把第一封电子邮件发给你，现在竟然收到你的 回信，真令人难以置信！若是一般的传统邮件，我想我现在还在从邮局回来的途中！ 你一直告诉我“数字化” 好处，现在我终于懂了。能在三十分钟或更短的时间内，和相 隔于里外的人互通信件，实在太神奇了。 无论如何，谢谢你的回信，让我知道自己操作无误。就如同你所说的，让我们在网络 上保持联系！ 常用词与短语： ■ post something 投递，寄出（信或电子邮件）；（在公告栏等处）张贴 被动语态例句请看 的第一段。 ■ if it was …… mailto:jchen@ mailto:jchen@ 虚拟语气，原本应该是 if it were ……, 但口语中大多使用 if it was ……. 而 it 指的是第一句中的 my email . ■ snail mail snail 是指“蜗牛”，相对于瞬间传给对方的电子邮件，旷日费时的传统邮件俗称为“snail mail”.此种说法为互联网的术语之一，目前还不太普遍。意义相近的术语还有 p-mail (physical mail ),用法请参阅 。 ■ the virtue(s) of something ……的 优点，好处、长处（good point/points）; advantage[s]) ■ go digital 数字化 这里指的是可以使用数字化技术的最新器材，并且能够享受它带来的利益。电子邮 件的使用便是一例，甚至也包括在精神上，心理上，将自己调整到能够应付新局面 的“数字化模式”，换言之，即个人的自我更新。 ■ amazing（愿意）令人吃惊的，惊人的 ■ keep in touch (和人 )保持联系 信尾常以 keep in touch 表示“保持书信往来”之意。 ■ on-line(a. adv)线上（的） 一般而言，在信息处理方面，与电脑或电脑网络连线的状态，称为“在线”（时常合 为一个词 online）. 例如 an on-line database (在线资料库)， go on-line (在线/连线)。 告知电子邮件以外的联系方式 以防万一，事先告知除电子邮件以外的联系方法是很重要的 。 在此请各位注意互联网的术 语。 From ： jchen@ Mail to : ******@******.**.** Subject : My P-mail address ,etc. Dear Mr. Doe : Thank you for your email . As you requested , I am pleased to inform you of my P-mail , fax and phone numbers as follows: P-mail : 76 , Xichang’ anjie , Beijing Fax : 86-10-1234-5678 Voice : 86-10-2345-6789 If you would like to talk to me direct on the phone , please call me at the above number after 7:00 PM. Thank you . Sincerely , Jack Chen< jchen@> 译文： 谢谢你发来电子邮件。如你所需求的，在此所要求的，在此将我的邮递地址、传真及电话号 码告知如下： 邮递地址：北京市西长安街 76 号 传真：86－10－1234－5678 电话：86－10－2345－6789 若欲直接与我联系，请于下午七点后拨上列的电话号码，谢谢。 常用词与短语 ■ （be ）pleased to do 乐意做……，高兴做 类似用法请看 No. 38 及 . ■ inform somebody of something 通知（某人） 以 that 从句取代 of 句型的用法，请看 。 mailto:jchen@ mailto:******@******.**.** mailto:jchen@ ■ P-mail (=physical mail) 这是与电子邮件（email ）相对的新名词，指一般的传统“邮件”， 有时也称为“snail mail “, 意指它象“蜗牛”(snail)一样慢（请参看 ） 。 ■ as follows : 如下所示 其他例句请看 , , 及 ~255 的相关说明。 ■ voice 这里指的是“电话”。相对于电子邮件及传真，电话是以“声音”直接沟通，这也是网友 彼此常用的术语之一。 ■ talk to somebody 和…说话，对……说话 “（就某事）和…说话、谈话”时，常用 with 代替 to 。 ◆ NOTES 国际电话的拨打方法 在这篇范例中，告诉了对自己号码和传真号码。86 是中国的代码。顺便告诉大家， 美国的代码是 1，英国是 44。还有，国际电话，传真要先拨 00，然后依序拨国家代 码――区域代码――用户代码，区域代码前的 0 省略不拨。 请教我安装电子邮件软件…… 安装程序往往复杂而困难重重，在束手无策之际，只好在网络上发出求助信息。 From : guohong@ Mail To: ******@******.**.** Subject : I am stuck! Will anyone out there teach me how to set up my CyberNet email program ? currently , I am using a freeware email program running on windows 98, but I want to switch to CyberNet Navigator (Ver . ) . Today I spent the whole day trying to set it up by myself , but I was just wasting my time .if you are willing to teach me to how , please do so like you are talking to a ten-year old . I am not a computer whiz and I do not understand any of those geek codes like PPP , POP , FTP and so on . Thanks in advance. Yours , lost in Cyberspace guohong@ 译文： 是否有人能教我安装 CyberNet 电子邮件软件？我目前在用免费电子邮件软件在 Windows 98 上操作，但是我想换成 CyberNet Navigator ( 版) 。今天我花了整整一天试 着自己安装，结果只试浪费时间。如果有人愿意教我 ， 请把我当成十岁儿童。我对电脑并 不熟悉， 对 PPP, POP , FTP 等术语一窍不通 ，请多多指教。 常用词与短语 ■ （be/get ）stuck “被困，陷于绝境，走投无路，被（难题）所困”的口语简略说法。Stuck 是 stick 过 去分词。例如： I was stuck in traffic for hours.(我被堵在车阵中数小时。) ■ anyone out here 在那里的人（任何人） 这里的 out here 指的是互联网的网络空间（所谓的 Cyberspace）, 呼叫的是所有上 网者。 ■ set up something “安装（机器或软件[使之能运作]）”。 宾语若为代词，语序则为 set it/them up. ■ currently 现在，目前（ at the moment ,for the time being ） ■ freeware 免费软件 指免费取用的软件。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ ■ ver . Ver. 是 version 的缩写，version 为“修订第四版”之意。 ■ waste something 浪费… ■ （be） willing to do （若有需要）乐意做…，愿意做… 与（be ）pleased to 有些不同，并无“积极的”之意。 ■ Whiz “(某方面的)好手 ，名人， 天才“的口语说法 。例如：Microsoft was founded by computer whiz William Gates in 1975 When he was 19. (微软公司于 1975 年由 19 岁的电脑天才威廉*盖茨所创立。) ■ Geek codes 不解的密码 Geek 是“奇人， 怪人”( an odd ridiculous person ) 的口语说法。 也可用于表示所谓 的“** 狂”。 ■ Yours , lost in Cyberspace Yours 是简略的结尾敬辞 ，后面所接的匿名是指“电脑空间的迷途羔羊”，这是生活 咨询专栏中常见的写法。 很抱歉至今才回信，星期日想和你见个面…… 收到电子邮件后，要尽快回信，别忘了说声道歉。但在熟悉的朋友之间，则毋需冗 长的致歉之辞。 From : jchen@ Mail to : ******@******.**.** Subject : can I see you this Sunday ? Dear John, Sorry I am late in replying to your email of Monday , April 1 . I am still having some trouble with my new computer and I think I need your help again. Could you come over to my place this Sunday at around noon ? Please CALL or FAX if not convenient ; otherwise , I will see you then . Bye for now . Jack 译文： 抱歉这么晚才回复你四月一日（周一）的电子邮件。我的新电脑仍有些不稳定， 必须再向你请教。 可否在这个星期日中午左右，前来我的住处一叙？如果不方便，请以电话或传 真告知。否则我们就定在星期日见面了，再见。 常用词与短语 ■ Sorry I am late in doing something 这么晚才……，很抱歉 正式的写法是 I am sorry [that] …,但在非正式的书信中，常如本例采用简略的写 法，并省略开头的主语（与 be 动词）。相关说明请看 及 的 NOTES. ■ still 仍然，依旧 ■ have some trouble with something 在……方面有点棘手、麻烦 ■ Could you …? 你能否… Can you ? 的 礼貌用法。亲密的朋友之间，有事相托时也常使用这种说法。但是， 像 I would appreciate it if you could/would … 的说法， 只用于极正式的场合 。 ■ Come over to … 来到…，过来… 在此为了语气的平顺而加上 over , 也可将之省略。 ■ My place 我家 mailto:jchen@ mailto:******@******.**.** 口语的简略用法，以 one’s place 的用语表示“……的家”之意。例如 ： Can I stay at your place this weekend ? (这个周末我可以住你家吗？) ■ At around noon 中午时分 At noon 是指“中午（正午）”，加上前置词 around , 意思是 about 。 类似用法请 看 。 ■ Please CALL or FAX 大写字母意在强调“不用电子邮件”。Fax 在此作为动词。 ■ If not convenient 若有不方便之处 If this is not convenient (for you ) 的简略说法。 ■ Otherwise 否则 这里是指“若未接到电话或传真”。 Otherwise 放在句首的其他用法请参阅 。 ■ Bye for now 再见 Bye 是 good-by (或 good-bye )的简略说法，for now 未“目前，现在”之意。 你是否寄错地方了…… 收到别人误寄的电子邮件并不稀奇，这时将投递错误一事通知发信者是非常友好的 作法。本文的主旨是告诉对方你的地址。 From : jchen@ Mail to : ******@******.**.** Subject : I don’t think we’ve met …… Received your email this morning thanking Mr. Zhicheng Wang for something he’s done for you .Obviously , this mail was sent to me by mistake. My name is Jack Chen and I don’t have a friend by the name of Mr . Kim Dae Jung . Kindly check your records , and resend the mail to where it belongs . FYI , my email address is jchen@ms00. Will delete your email from my incoming mail file unless I hear from you be tomorrow moring . Best regards. 译文： 今晨接到一封你寄给王志成先生的致谢函 ，这封信显然是误寄给我的 。我叫 Jack Chen , 并不认识金达忠先生。 请查阅一下你的记忆，重新投递到正确的地址。以下是我的电子邮件地址，提 供给你做参考；jchen@ 。 明天早上之前若未收到你的来信，我将把此信从收件箱中删除。 常用词与短语 ■ received your email …… I have received your email ……的简略说法，后面的 Will delete… 也一样是 I will delete …的简略说法。 此外，这里写的是“email”,亦可写成”email”. ■ He’s (done) he has (done)的简写 ■ Kindly do something 恳请、拜托你… Kindly 在此为 please 的简略说法。 ■ Resend something 重新投递…… mailto:jchen@ mailto:******@******.**.** mailto:jchen@ 在 send 前，加上表示 again 之意的前缀 re-而形成的词。但因造词感太强烈，一般 多写成 send again。 ■ To where it belongs 到（原本）该去的地方 例如： this book belong to me .(这是我的书) 。 （＝this is my book .） ■ FYI 供你参考 For your information 的缩写。缩写的用法请参阅 及 。 ■ Hear from somebody 收到…的信件（音讯、回音） 常用于习惯用句 we look forward to hearing from you . ◆ NOTES 电子邮件与电报式信件 这篇范例是以所谓的电报式简略体写成的。电子邮件或公司内便条注重简洁性及功 能性，常会省略 We 或 I 等人称主语，或在不造成成语意不清的范围内，将极为形 式化的介词、冠词或助动词等功能性词汇省略。不过，一般正式的对外商业书信， 原则上不使用此种简略体。简略体的相关说明，请参阅 的 NOTES 。 将别人误寄的电子邮件，再寄回去…… 收到别人误寄给你的电子邮件，该如何寄回去。为了使误发者一目了然，本范例引用了 来信的内容。 From : jchen@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Wrong address ? I received the following email from you last night , and believe that you made an error in the address . >………………………………………………………… >………………………………………………………… >…………………………………………………………. >………………………………………………………….. I took the liberty of deleting this email from my incoming mail file , trusting that you still have the original on your disk . Best regards , 译文： 昨天收到以下这封你寄来的电子邮件，我想你弄错地址了。  ( 引用来信部分省略) 你的磁盘上应有备份，所以我已擅自从收件箱中将此信删除。 常用词与短语 ■ the following email 以下的电子邮件 有关 following 请参阅 的 NOTES 。 ■ make an error in the address 弄错地址 ■ Take the liberty of doing 擅自做……，冒昧做…… ■ Delete something 删除… ■ Incoming mail 来信 “寄出的信”称为 outgoing mail 。 ■ Trusting that … 相信…，我想… 意思和 believe 相同，一般而言，trust 表示有支持这种想法的充足根据或理由。 ■ Disk 这里指的是数字化资料的存储装置“（硬）盘”。所谓的 floppy disk (软盘)则称为 diskette . mailto:jchen@ mailto:******@******.**.** ◆ NOTES 误寄之信的处理方式 如本范例的情况，凡是对方擅自发送过来的信，包括误寄的信，一般都称为 unsolicited mail ( solicit 是“恳求、乞求、恳请”之意)。 随着电子邮件的普及，利用电子邮件误 发广告单的情况也日益增多，这种邮件可以不管。但是别人误寄给你的信件该如何 处理？基本上，别人误寄的信上我们无法预知的，但不可对所有误发的信一律采取 不管的态度，视内容需要而通知发信者，可说是网友的一种礼貌。本范例引用对方 的书信全文传回（文中的）记号表示“引用来函”的信息或资料）， 但通常如 只是通知对方你收到他误寄给你的信。 请告知新产品的更详细信息…… 通过电子邮件索取主页上介绍的商品信息，是很平常的事。本信旨在索取特定的资 料。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for information (Re : EZAccess 98) I have just read the news on your Web site that you plan to release your much awaited Internet browsing software , EZAccess 98 , something around April this year . I wonder if I could have any further information about this new software . I am particularly interested to know whether this software can handle Chinese characters . Thank you for your attention . I look forward to hearing from you soon . Sincerely , guohong@ Zhida Co . , Ltd . 17,Fuchengmen Beidajie , BeiJing Fax : 86-10\68316510 译文： 我从贵公司的网站上得知，期待已久的互联网浏览软件“EZAccess 98”将于今年 四月左右上市。 关于这个新软件，可否提供更多更详尽的信息？我对于这种软件能否处理汉字 一事深感兴趣。 谢谢你拨冗读信，期待很快能收到你的回音。 guohong@ 知达公司 北京阜成门北大街 17 号 FAX : 86-10-68316510 常用词与短语 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ mailto:guohong@ ■ Re 原为拉丁文的介词，表示“关于……”（ in reference to ; in the case of ; concerning ）之意。在商业书信或法律文件中，常作为文章主题句的开头。 ■ Web site 指互联网的 WWW （World Wide Web ）上的网站。 ■ Plan to do 打算做… ■ Release something 发售（产品）等；发表（消息）等 ■ Much await 期待已久的 Await 是表示 wait for 之意的用语。 ■ Browsing software 网络浏览软件 Browse 的原意是“（家畜）吃草，浏览（书籍）”。作为网络用语则表示“搜寻（主 页或整个网络），浏览（资料）”之意。例句请看 。 ■ I wonder if …不知可否… 若表示客气，通常 if 从句会使用虚拟语气（ I wonder if I/you could …= could I /you …?） 。 ■ Particularly 特别，尤其 ◆ NOTES 电子邮件的强调方法 电子邮件通常无法使用底线或斜体字，欲强调某一词句时，可利用以下的方法：⑴以 大写输入；⑴在欲强调的单词前后加上星号（*），以取代底线；⑴或是在欲强调的 单词前后加上 underbar ; 如_Chinese_ 。 但是，这种强调用法应该少用。否则不仅 失去强调的意义，还会使文章本身变得难以阅读。 请告知能否邮购书籍…… 这是询问能否在北京下订单买书的 书信范例。这封信的写法很正式，沿袭一般商业书信的 格式。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Mail Order Inquiry Dear Sir/Madam : I would like to know if you accept personal mail orders from Beijing. If you do take orders , please let me know the charges for obtaining your latest publications catalog and send me order forms . I would also like to know if you accept payment by credit card . I look forward to hearing from you soon . Thank you . Sincerely yours , guohong@ Zhida Co., Ltd . 17 , Fuchengmen Beidajie , BeiJing FAX: 86-10-68316510 译文： 我想做到贵公司是否接受来自北京的个人订单。若可以，请告诉索取最新出版目录的 费用，并请附上定购单。同时，请告知是否能以信用卡付款。希望很快收到你的回音，谢 谢。 guohong@ 知达公司 北京阜成门北大街 17 号 FAX: 86-10-68316510 常用词与短语 ■ would you like to do something 想做… want to 的礼貌说法。Want to 是豪不客气的直接表达自己的需求。在商业书信中 ，通常都使用比较客气的 would you like to 或 wish to 。 ■ accept 接受，受理，答应…… 表示“接受定购”之意的短语，除了 accept an order 之外，页可用 take an order mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ mailto:guohong@ (请参阅本范例第二句) 。 ■ please let me know 请通知我 let me know 为 inform 的口语说明，在非正式的会话文中，let me know 比 inform 更常使用。 ■ charge[s] 费用，经费， 花费 除了 free of charge (免费) 等常用短语之外，通常以复数形式出现。 ■ Obtain something 得到，获得 ■ Latest 最新的 ■ Order form 订单（订购单） ■ Look forward to [doing] something 期盼、盼望【做】… 相关说明请看 的 NOTES ◆ NOTES 这是一篇询问外国出版社可否邮购书籍的范文。第一段开头以 I would like to know if ……切入正题，接着以 if you take orders …询问索取目录的费用，并请对 方一并寄上定购单。If you do take orders 的 do 表示强调。第三句询问能否 以信用卡结帐。关于询问能否货到付款的范例，请看 。 我正在找一本书，不知贵店是否有现货…… 这是向书店询问欲定购的书籍目前是否有存货的范例。全文结构分明，采取简洁的“ 三段式结构”。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Do you have this book in stock ? Dear Sir/Madam : I have been looking forward to the novel entitled *Obasan*,by Joe Kogawa , for over a month ago , and I am still unable to find it at any bookstore here in BeiJing . Do you have this book in stock ? if you do , please keep one copy for me and let me know the price of the book ,as well as any incidental charges that may be required to ship it to BeiJing by air express . I would appreciate it very much if you would send me your reply by email guohong@ . Thank you for your line . I look forward to hearing you soon . Sincerely yours , Guo Hong 译文： 我找乔*小川所写的小说《大婶》已经一个多月，单找遍全北京的书店都找不 到。 贵店 是否有这本书的存货？如果有，请留一本给我，并告诉我这本书的定 价，以及寄到北京的航空邮寄费用。若能以电子邮件（guohong@） 回信，我将十分感激。 谢谢你拨冗看信，期待能很快得到你的回音。 常用词与短语 ■ look for something 找寻… mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ search for 和 seek 的口语说法。 ■ entitled 标题为…的 例如： a book entitled How to Write email (一本名为《如何写电子邮件》的 书)，但 I will send you a book entitled , How to write email .这句话， 在书名前加逗号书错误的（若省略掉 entitled ,则要保留逗号，变成同位语用法）。 ■ （be ）unable to do something 无法做… 比 cannot 稍微文雅一些的说法。 ■ Have something in stock 有…的库存 主语为“物”时，则写成（be ）in stock . “已无库存”是（be ）out of stock (例句请 看 ) 。 ■ As well as 和……一样，…也 相关说明请看 。 ■ Incidental charges 附带的费用、经费、杂费 ■ Require something 需要…， 要求… 相对于 need 所表示的模糊要求，require 表示的是根据周围的情况、习惯或规则、 法律等而产生的“必然之需求”。 ■ Ship something 寄送、投递（货物、行礼） 原为“海运”之意，现在则不限于海运。 ■ Appreciate something 对（某事物）表示感激 相关说明请看 。 ◆ NOTES 对于国内买不到的书籍，直接向外国出版社询问是否有库存的书信范例。第一句先 写出自己正在寻找的书名、作者名，再于第二段具体陈述主旨。本文在撰写时，已 设定对方将以电子邮件回复，各位可视情况加上传真号码。此外，正文第一行* Obasan*的星号（*），是用来取代底线或斜体字的强调符号。相关说明请参阅 的 NOTES 。 查询目录上的商品内容…… 对于收到的目录内容，若有不了解之处，可依此例向经销商洽询。不过，问题的内 容要具体、易懂。 From : guohong@ Mail to : ******⑴******.**.** Subject : Thank you for the catalog … Today I received your mail-order catalog which I asked for in my previous email of April 1 ,and I want to thank you very much for responding to my request so promptly . In looking over to the catalog I came across several interesting CD-ROM program ,including TRANSwriter ( item -998)and Super Office ( item -995) .But the catalog does not mention for which models of PC each of these CD-ROMs is designed . Not being a computer whiz , I do not know much about computers , but as far as I understand there are three major PC models (Mac , IBM and DOS/V), and a CD-ROM designed for one particular model cannot be used with other models . My computer is COMPAQ CDS 524 , which is a DOS/V model ,and I wonder whether EZLetter and PowerWriter will run on my machine . Your kind reply-or perhaps a little lecture on CD-ROM compatibility-will be greatly appreciated . Sincerely yours , Guo Hong 译文： 我今天收到四月一日以电子邮件向你索取的邮购目录，在此谢谢你如此迅速的 回复。 看了目录之后，我发现 TRANSwriter (产品编号 B-998)、SuperOffice (产品编号 B-995)等几项有趣的 CD-ROM 产品。但在目录中并未标明各 CD-ROM 适用的电脑 机型。我不是电脑高手，对电脑并不熟悉。就我所知，现有 Mac 、IBM 及 DOS/V 三种机型，而针对某种特定机型设计的 CD-ROM,未必适用于其他机型。 我用的是 DOS/V 机型的 COMPAQ CDS 524 电 脑 ， 不 知 EZLetter 和 PowerWriter 是否适用我的电脑？能否请你顺便讲解 CD-ROM 的兼容性，我将十分 感谢你的答复。 mailto:guohong@ 常用词与短语 ■ ask for something 要求… ask about …是“询问有关…”，未必表示需要该项事物。 ■ respond to something 反应…，回应…，回复… ■ So promptly 如此迅速的 ■ Look over something 浏览（资料）等；瞭望（地方） ■ Come across something (偶然)碰到…；发现… ■ （be ）designed (for something)为…设计的 ■ Not being a computer whiz ,… 分词作状语，表示 I am not a computer whiz , …。 这里带有一点讽刺之意。 要注意，分词状语在语意上的主语，一般应该与主句一致。 ■ Whiz （某一领域的）好手,名人，天才 表示 genius 之意的美国俚语。 ■ Wonder whether …不知是否… ■ Your kind reply …will be greatly appreciated . 若能得到你的回音将十分感谢 类似说法请看 (有关被动语态的说明请看 的 NOTES) . ■ A little lecture on something 简单讲解有关… A little lecture 也可以 a brief lesson 取代。 ■ Compatibility 兼容性 “（和…之间）彼此豪无矛盾的共存”。在电脑方面，通常译为“兼容性”。 请寄给我一份邮购目录…… 这是索取目录的书信范例。内容可以写的很简单，别忘了注明邮寄地址及联系电话。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for Catalog Dear Sir/Madam　： Ｉ am interested in purchasing your latest mail order catalog , and would you like to know the cost , including postage to BeiJing . I hope to hear from you soon. Thank you. Sincerely yours , guohong@ Zhida Co. , Ltd . 17, Fuchengmen Beijdajie , BeiJing Fax : 86-10-68316510 译文： 我想购买贵公司最新的邮寄目录，请告知相关费用，包括寄到北京的游资等费 用。 希望你能尽快回信，谢谢。 guohong@ 知达公司 北京市阜成门北大街 17 号 FAX: 86-10-68316510 常用词与短语 ■ (be ) interested in [doing ] something 有兴趣【做】… (be) interested to do 的例句请看 。 ■ Latest 最新的 ■ Mail order catalog 邮寄目录 ■ Would like to do something 想做… Want to 的礼貌说法。 ■ Postage 邮费 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ mailto:guohong@ ■ Hope to do 想做…，希望做… Hope 是“对可能实现的事，衷心期盼其实现”。若一开始便知道不可能实现，则用 wish （例如 I wish I could …）。 此外，与此同样表示对未来的期待、希望的 hope to do 及 look forward to doing 之间的差异，请参阅 的 NOTES 。 ■ Hear from somebody 收到…的信件（音信、回音） 常用于习惯用句 we look forward to hearing from you . ■ Thank you 请看下面的 NOTES 。 ◆ NOTES 这是一封只叙述必要事项的简洁书信。在此只询问索取目录的费用。若有其他的要 求，可在第一句后面加上 I would also like to …之类的句子。这种内容简单的 书信，并不需要太夸张的语句做结尾。在正文结束后，以简单的 I hope to hear from you soon . 结尾，最后再加上一句简单的致谢 thank you .即可。像这种以 thank you .结尾的书信形式，称为“thank－you exit ”(请参阅 的 NOTES ) 。 No. 13 目录将另外寄送给你…… 这是回复 索取目录的书信范例。内容极为简洁，商业书信的要素已全部 融入其中。 From : ******@******.**.** Mail to : guohong@ Subject : Your Inquiry of April 1 Dear Mr. Guo : Thank you for your email . As you requested , I will send you a copy of our free mail-order catalog via mail tomorrow . If you have any specific questions , please let me know at any time . Thank you again for your interest in our products . we look forward to receiving your first order in the near future . Sincerely , John Doe , Manager Mail Order Department East & West , Inc. 译文： 谢谢你寄来电子邮件。按照你的要求，明天我以航空邮件寄给你一份免费的邮 购目录。若有任何疑问，请随时和我联系。 再此感谢你对本公司产品的关注，希望近日能收到你的第一张订单。 常用词与短语 ■ a copy of something 一份… ■ free 在此作为形容词，表示“免费的”之意。也可作为副词，如 we will send you the catalog free [of charge ].例句请看 。 ■ via 通过…（by ,through ） 原为拉丁文介词，表示“通过…”之意，现在经常取代表示手段的 by 。 例如 via air mail 是“以航空邮件”之意。而“另行邮寄”则是 by separate mail (或 under separate cover ) 。 ■ specific 具体的，特定的 ■ let me know 请告诉我 inform 的口语说法。 mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ ■ at any time 随时 美国英语用法经常省略 at ,拼成 anytime 一字（比较接近口语的说法）。英国英语用 法通常为 at any time 。 ■ in the near future 近期内 与 soon 的区别，请看 的 NOTES 。 ◆ look forward to [doing] something 的用法 look forward to ..是“期待、盼望（做）…”之意，用来表示对未来某事（通常是既 定之事）的一种企盼。以 look forward to seeing you soon .为例，和对方见面已 是既定的事实。若未事先约定要见面，通常会写成 I hope to see you soon .(有 关 hope 的用法，请参阅 的“常用词与短语”。)另外， look forward to 和（be ） looking forward to 二者的实质意义并无不同。但从微妙的语意来看，前者比较 正式，语气亲密的书信经常使用 I am looking forward to …的写法。 我要定购…… 在互联网上定购商品，必须在信上注明以下三点：商品名称、商品编号及价格。另 外，付款方式的确认也很重要。 From : guohong@ Mail to : ******@******.** Subiect : Purchase Order Dear Sir/Madam: With reference to your 1999 mail-order catalog , I would like to order one each of the following CD-ROMS : => TRANSwriter ( item -998 , @$) => SuperOffice ( item -995 , @$) I understand you accept orders on a COD basis , but if this does not apply to orders from outside the . , please let me know immediately by email . Otherwise , I look forward to receiving the CD-ROMs as soon as possible . Also , I would appreciate it if you would ship them by FedEx . thank you . Sincerely yours , guohong@ Zhida Co. , Ltd . 17 , Fuchengmen Beidajie , Beijing FAX: 86-10-68316510 译文： 我想定购贵公司 1999 年出版的邮购目录种登载的下列 CD-ROMs 各一片； TRANSwriter (产品编号 B-998, 单价$) SuperOffice (产品编号 B-995 ,单价$) 我知道贵公司接受货到付款的邮购，如果海外定购不能沿用货到付款的方式，立 即以电子邮件告知。若可以货到付款的话，希望能尽快寄出我所定购的 CD-ROM 。此外，若能以联系快递寄送，我将十分感谢。谢谢！ 常用词与短语 mailto:guohong@ mailto:******@******.** mailto:guohong@ ■ with reference to something 关于…… 经常出现在正式书信中作为开头语。 ■ would like to do something 想做… want to 的礼貌说法。Want to 是豪不客气的表达自己的需求。在商业书信中，一 般较常使用比较客气的 would like to 或 wish to 。 ■ one each of (A and B ) （A 和 B）各一个 ■ (the) following 以下的 相关说明请看 的 NOTES。 ■ @ @称为“at mark “, 在此为表示”单价“的符号，相当于 at $。 ■ I understand [that ] …我知道、听说… ■ On a COD basis 以 COD 为基础 COD 是 cash on delivery 或 collect on delivery 的缩写，意思是“货到付款”。其 他的例句请看 。 ■ Apply to something 适用于…,适合… ■ Otherwise (承接前句的叙述)否则，不然 ■ Look forward to [doing] something 期待、盼望（做）… ■ As soon as possible 尽快 常缩写为 ASAP(或 asap)。例句及说明请看 。 ■ Ship something 寄送、投递（货物、包裹等） 原为“海运”之意，现在则不限于海运。 ■ FedEx Federal Express (联邦快递，美国最大的国际货运公司)。FedEx 在美国经常被用 作动词，如 Please FedEx ( or FEDEX) the following immediately .( 请立刻将下列 物品以联邦快递寄上。) 谢谢你的定购…… 这是回复 定购信函的范例。除了确认定购一事除外，最主要的目的是向对方 确认商品编号、价格等是否正确无误。 From : ******@******.**.** Mail to : guohong@ Subject : thank you for your order … Dear Mr. Guo : I am writing to confirm your order placed via email on April 1 for one each of the following : => TRANSwriter (item -998 ,@$) =>SuperOffice ( item No. B-995 , @$) As you requested , the order will be shipped via FedEx on a COD basis at the current exchange rate of $1 to RMB . I believe you will receive the CD-ROMs in about two weeks from today . Thank you for your order ,and I hope you will enjoy our state-of-the-art CD-ROM software . Sincerely yours , John Doe , Manager Mail Order Department East & West , Inc . 译文： 你四月一日的电子邮件中，定购了下列商品各一件，想请你确认： TRANSwriter (产品编号 B-998,单价$) SuperOffice ( 产品编号 B-995 ,单价$) 根据你的要求，货品将通过联邦快递寄出，货到付款金额以目前的汇率 1 美元 对 元人民币计算。你大约在两周后便能收到定购的 CD-ROM。感谢你的 定购，希望你能从最先进的 CD-ROM 软件中，得到无限乐趣。 常用词与短语 ■ I am writing to confirm something 我想确认…… 常在确认信函中，被用来作为开头语。另有 this is to confirm …的写法。两者之 mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 后皆可接 that 从句，作为 confirm 的宾语，而这个 that 经常被省略，如书信中所 示。 ■ Place 以 place an order [for something ] 的说法，表示“定购”之意。相关说明请看 的 NOTES 。 ■ Via 通过…（by , through ） 原为拉丁文介词，表示“通过…”之意，相关说明请看 及 。 ■ One each of the following : 下列物品各一件 有关 following 的说明，请看 的 NOTES。 ■ As you requested 正如你所要求的 ■ Ship something 寄送、投递（货物、包裹等） 原为“海运”之意，现在则不限于海运。 ■ FedEx 国际货运公司 Federal Express 的简称。请参阅 。 ■ On a COD basis 以 COD 为基础 COD 是“货到付款”之意，请参阅 。on a/an …basis 是“在…基础上”。例如 on a weekly basis (以周为基础[以周为单位])、on an equal basis (在对等的基 础上)、on a commercial basis (在商业的基础上)。 ■ At the current exchange rate of $1 to RMB 以目前 1 美元对 元人民币的汇率 ■ In about two weeks 大约两周 这是指“（从现在起）大约两周后”。例如： I will be back in two hours . (我会 在两小时后回来。) ■ State-of – the –art 最先进的，最新技术的 大量定购能否打折…… 向经销商询问估价单的价格是否可降低？可能的话，进一步询问条件是什么？ From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Your Quotation Of May 20 Dear Mr . Doe : Thank you very much for your quotation of May 20 for the merchandise we inquired about in our previous email of April 1. As you may know , however , the market is highly competitive , and the lowest possible prices are essential . Before placing an order with you k, therefore , we would like to ask if it is possible for you to make a price concession and , if so , please also let us know on what terms the concession is available . We would appreciate your kind consideration , and hope to receive your favorable reply at your earliest convenience . Sincerely yours , Guo Hong Zhida Co. , Ltd. 译文： 四月一日我们发出电子邮件向你询问的商品，贵公司在五月二十日寄出估价单，在此 表示感谢。 如你所知，市场的竞争非常激烈，我在想是不是能尽量压低价格。因此，我定购前询 问降价的可能性。如果可能请将条件一并告知。 谢谢你对上述建议的关注，希望尽快得到你令人高兴的回应。 常用词与短语 ■ quotation 估价单 ■ merchandise 商品（总称） 相关说明请看 的 NOTES。 ■ inquire about something 询问有关…… ask about 的正式说法。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ As you (may) know 如你所知 ■ Competitive （价格或品质）不比其他差的、有竞争力的 ■ The lowest possible price[s] 可能范围内的最低价格 ■ Essential 必要的，必须的 ■ Place an order [for something] with somebody 向…定购【东西】 Order 的用法请看 的 NOTES 。 ■ Price concession 照字面翻译是“价格上的让步”，是表示“折扣”（discount）之意的委婉说法。除了 to make a price discount 之外，也可以写成 to lower the price(s) (by 10% or more , and …), 或 to give a discount ( of 10% or more , and …)。 后面的 if so 是 if it is possible 之意。 ■ On what terms 以何种条件 ■ （be） available 表示“（物品、服务等）可使用、可提供、可获得”（existing and ready for use ; at hand ; accessible ; obtainable ）的状态。以“人”为主语的例句请看 。 ■ Favorable reply 好的回音 Favorable 表示“（回答等）善意的，允诺的；（人，态度等）赞同的，友善的”之 意。 ■ At your earliest convenience At your convenience 是表示“（无论何时）在你方便的时候”之习惯用语。At your earliest convenience , 通常为 as soon as possible 的委婉用法。 我想取消订单…… 本文主旨在于取消在互联网上定购的商品。最重要的是注明商品型号等相关资料，使对 方能够确认。原则上。取消定购最好能尽快告知。 From : geoge@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Cancellation Of Order (Urgent) Dear Sir/Madam : This morning we placed an order for 20 units each of the following vintage wristwatches via your on-line shopping Web site: Model AW-5 (Catalog No. 7P5009) Model VC-7(Catalog ) Model MC-9 (Catalog No. 7P3500) However , we would like to cancel this order due to customer cancellation . we are very sorry to inconvenience you and hope you will accept our sincere apologies , but request that you give this urgent cancellation your immediate attention . thank you for your understanding . Sincerely yours, George Lee Vintage Collection, Inc . Email : george@ Fax : 86-10-68316510 译文： 今晨我们在贵公司的网上购物网站，定购了下列的高级古董表各二十个 Model AW-5 (编号 ) Model VC-7 (编号 No. 7P4080) Model MC-9 (编号 No. 7P3500) 由于顾客取消定购，我们希望能取消这份订单。很抱歉为你们带来麻烦，希望能接 受我方诚挚的道歉。但是，对于临时取消订单一事，请你们迅速处理。谢谢你们的谅解。 常用词与短语 ■ place an order on something 定购…… mailto:geoge@ mailto:******@******.**.** mailto:george@ 关于 order 的用法，请看 的 NOTES。 ■ following 以下的 相关说明请看 的 NOTES。 ■ vintage “最高级的，上等的，古老的”。例如 vintage wine( [在优质葡萄的丰收年酿造的]特级 葡萄酒)，vintage car(1919-1930 年时期的古董年)。 ■ via 通过……（by , through ） ■ on-line shopping 通过互联网或其他电脑通讯网络购买物品以及相关的服务。 ■ would you like to do 想做…… want to 的礼貌说法。Want to 是不考虑对方，直接表明自己的需求。在商业书信中， 常用比较客气的 would you like to 或 wish to 。 ■ cancel something 取消…… 名词形式为 cancellation (of something) 。 ■ due to something 因为…， 由于…（because of ,owing to ） 有关 due to 的其他例句，请看 。 ■ customer （商店等的）顾客 ■ inconvenience somebody 造成（某人）的麻烦 作名词时则为 cause somebody inconvenience , 例句请看 。 ■ sincere apologies 真诚的歉意 ■ urgent 紧急的 ■ immediate attention 迅速处理 attention 指“对某件事的关注”，依上下文，可表示“设想，考虑，亲切（的行为）， 体贴”等意。 感谢贵公司迅速处理我的订单…… 这封信是用来表示感谢之意，当你定购的商品提早送到。可参考本范例回信答谢。特别是在 紧急定购得到回应时，寄出这种谢函是一种礼貌。 From : guohong@ Mail to ：******⑴******.**.** Subject : Thank you very much! To whom it may concern : I am writing to express my deepest appreciation for your prompt handling of my order . I placed a rush order for several books on April 1 asking for delivery to be made by April 15 , well , your company and its employees were so efficient that all the books I ordered arrived here on the 13th ! I really do appreciate the trouble you took to meet my request and the special attention you gave to my order . Please convey my thanks to all the staff involved – they certainly did an excellent job . Best wishes, Guo Hong 译文： 对于你迅速处理我订单，在此向你致以深深的谢意。 我在四月一日紧急定购数本书，并请你于四月十五日前寄到。贵公司及贵公司职员的 高效服务，使我定购的书于十三日就收到了！非常感谢你对我的要求的特殊关照。 请代我向相关人员致谢，他们实在很尽责。 常用词与短语 ■ to whom it may concern : 意即“致各位相关人员”，在各种证明文件、推荐函、介绍信等非特定收信人。或毋 需特别指明收信人的情况下，可以此作称谓语。 ■ I am writing to do something (这封信)是为了……而写的 类似说法，如以 this is to …作为开头语的例句，请看 。 mailto:guohong@ ■ Express one’s appreciation for something 为…致谢 这是非常正式的说法。若想以简洁的说法表达，可以用（I am writing to ）thank you for …。 ■ Prompt handling (对于定购的)迅速处理 Handling 是 handle 的名词，意思是“操作，处理，对待”，此外也有“（商品的）出 货、（出货的）安排”之意。 ■ Place an order for something 定购…… 有关 order 的用法，请看 的 NOTES。 ■ Rush(作为形容词)紧急的 ■ So efficient that ……如此有效率因而… ■ The 13th (某月的)十三日 若单独使用表示日期的数字而不加月份，一定要加上定冠词。 ■ Appreciate something 对（某事物）表示感激 相关说明请看 。 ■ The trouble you took to do 你为了…的辛劳、费心 这是从习惯用语 take the trouble to do (不辞辛劳的为…)变化而来的。 ■ Meet one’s request 符合…的要求 ■ Please convey my thanks to somebody 请代我向…致谢 ■ Staff (总称)全体职员 “10 名职员”是 a staff of ten 或 ten staff members (不可说 ten staffs)。 我在网上定购的商品，至今尚未收到…… 定购的商品若迟迟未收到，最好再发一封电子邮件去催货。若知道订单受理者的姓名，最好 直接寄信给那个人。 From: guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Our Order Of April 1 Dear Sir/Madam : I still have not received the following software I ordered FIVE weeks ago on April 1 via your on-line shopping Web site . => EZLetter (item NO. B-126, @$) => PowerWriter (item NO. E-365,@$) Please check your records , and send them to me asap. Thank you . Best regards, guohong＠ 译文 五周前的四月一日，我在贵公司的网上购物站定购下列软件，至今尚未收到。 EZLetter(产品编号 B-126 ,单价$)。 PowerWriter(产品编号 E-356 ,单价$120)。 请核查你的记录，并尽快将商品寄过来，谢谢。 常用词与短语 ■ followings 以下的 请看 NOTES。 ■ software 软件（电脑程序及其技术的总称） 不可数名词。经常作为形容词，如 a software product 。 ■ via 通过……（by , through） 相关说明请看 及 等。 ■ on-line shopping 通过互联网或其他电脑通讯网络购物。 ■ @$ @称为“at mark ”,在此为表示“单价”的符号，相当与 at $. mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ Records 记录，资料 常以复数形式出现，如 our records show that ……(根据我方的记录…)。 ■ Send something (to somebody )送…..给（某人） Send 可以有双重宾语，如 I will send you the book .这时宾语的排列顺序是“人 （O1）+(O2)”(不可写成 I will send the book you )。如果 O2 为代词，则写成 I will send it/them to you .(不可写成 I will send you it.) ■ Asap As soon as possible 的缩写。通常以大写 ASAP 表示，在电子邮件或公司内部备 忘录中，通常以 asap 的单词形式出现。 NOTES Following 的用法 Following 作为形容词，如 the following questions 放在名词前面，意思是“以下的…”；作为 名词，则表示“以下的（人、事或其他）”。作为名词时是单、复数兼用，即使其内容为复数 ，也不写成 followings 。而且在 the following is/are …的句型中，句首的定冠词常被省略（ 不过，the following 若出现在句中或句尾，则不可省略定冠词）。 本公司定购的商品，至今尚未收到…… 定购的商品逾期未到，可发函催货。这时采取强硬的措辞，比较容易产生效果。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Our Order Of April 1 Dear Sir/ Madam: We have not yet received the merchandise which we ordered on April 1 and was due to be delivered by April 30. we did state quite clearly on our order form that we needed this delivery on or before that date , and we are already having problems with unhappy customers . As you understand , late deliveries affect our sales most adversely . please look into this matter and , if you have not already done so , effect immediate delivery . Thank you . Yours most annoyed . Guo Hong Zhida Co.,Ltd. 译文 本公司于四月一日定购的商品，原应于三十日前到货，然而至今仍未收到。订单上已 清楚注明应于此期限前交货，延迟交货一事已使我方遭到顾客的抱怨。 如你所知，进货延迟对我方销售业务影响很大。请立刻调查此事，如果货物尚未送出， 请马上出货，谢谢！ 常用词与短语 ■ merchandise (总称)商品 请看 NOTES。 ■ （be ）due to do 预定… Due to something 表示原因、理由，此方面的例句，请看 。 ■ delivery 递送、送达、交付（货品）给对方 ■ on or before date …日或该日之前 全句可代换为 by ,但以 by April 30 为例，是否包含四月三十日当天，并不太明确。 为了避免造成误解，在商业书信中常写成 on or before April 30。相关说明请看 的 NOTES。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ affect adversely 带来不好的影响 adversely 是表示“催促迅速交货”之意。 ■ effect something , 结果造成…；达成（目的） 在此表示“催促迅速交货”之意。 ■ Yours most annoyed Annoyed 是“苦恼的”之意，作为结尾敬辞时，通常带有讽刺（或戏谑）的意味。 ◆ NOTES Merchandise 与集合名词 Merchandise 是表示“商品”的集合名词，计数时则写成 a piece (two pieces ) of merchandise 或 an article (two articles )of merchandise ;表示“多数”时则写成 much merchandise 或 a (great)variety of merchandise 。基本上 a piece of …,也适用于 同为集合名词的 equipment ,machinery ,furniture 等词。 收到的商品和定购的不符 收到的商品若和定购的不符，应立即写信告知厂商。文中要清楚注明定购的商品型号等资料 ，如此就可请对方查核。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : My Order Of April 1 Dear Sir/Madam : On 1 April I ordered EZLetter (item -126,@$) from you via your on-line shopping Web site . well , what I received today was EZWriter(item -129) and this is NOT what I ordered . I believe this is due to a clerical error on your part , and I want you to check your records and send me *EZLetter* asap. In the meantime , please let me know what should I do with the software I did not order . Do you want me to send it back to you COD? Your prompt reply appreciated . Best regards, guohong@ 译文 我于四月一日在贵公司的网上购物站定购了 EZLetter(产品编号 B-126,单价￥)。今 天送来的却是 EZWritter(产品编号 B-129)软件，与我所定购的不符。 我想这是你们工作上的疏失，请在核对记录后，尽快将*EZLetter*寄过来。另外，请告 诉我如何处理这份送错的软件。需要以对方付款的方式寄回去马？希望能立即回复。 常用词与短语 ■ via 通过……（by ,through ） 原为拉丁文介词，表示“通过…”之意，常取代表示手段的 by 。 ■ due to something 因为…，由于…（because of , owing to ） to 之后接不定词（动词原形）的意思和用法，请看 。 ■ clerical error 工作上的错误 ■ on your part 你那方面的 也可以用 on your side 表达。 ■ asap as soon as possible 的缩写。通常以大写 ASAP 书写，在电子邮件或公司内部备忘 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 录，常以 asap 的单词形式出现。 ■ *EZLetter* 这个星号（*）是用来取代底线或斜体字的强调符号。说明请看 的 NOTES。 ■ COD( or .) Cash on delivery 或 collect on delivery 的缩写。意思“货到付款”。 ■ Your prompt reply appreciated 这是 your prompt reply will be [ much] appreciated.的简略写法，常用于电子邮件。 ◆ NOTES Order 的词性变化 Order 表示“（向公司企业）定购…）”时，所使用的句型为 order something (from a shop/company ) 或 place an order for something (with a shop/company)。前者把 order 当动词，在后者中则是作为名词。前者的 from 常被误用为 to ,请多注意。From 在 此表示 order something(to be sent ) from …的意思，其后也可以接场所、地名（例如： order books from New York ）。后者的 for something 和 with a shop/company 可对调，也可省略其中之一。 已收到定购的软件，但产品有瑕疵…… 发现购买的商品有瑕疵，就必须写信要求更换货物。这时最好具体写出操作过程上的瑕疵， 使对方比较容易了解。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for Replacement ( Re: PowerWriter) On April 30 I received EZLetter and PowerWriter , which I ordered via your on-line shopping Web site . EZLetter is running smoothly on my computer and I am very pleased with it .However , I am experiencing a lot of trouble with PowerWriter . it hangs up VERY often while in operation for no apparent reason , and I can no longer afford the interruptions and irritation caused by constant hang-ups . There obviously is something wrong with this software , considering that EZLetter is running OK under the same PC environment . I believe that I am entitled to a replacement , but please let me know what you would propose to do about this matter . Your prompt reply will be most appreciated . thank you . guohong@ 译文 我在贵公司的网上购物站所定购的 EZLetter 和 PowerWriter ,已于四月三十日收到。 EZLetter 在电脑上运行顺利，我很满意。不过，使用 PowerWriter 时就碰到很多问题。 这软件常无故死机，我无法再忍受这种状况。 这软件显然是有问题，因为 EZLetter 在相同的电脑环境下可顺利运行。我想我有权利 要求更换货物，请将贵公司的处理方式告诉我。 希望你们尽快回信，谢谢 常用词与短语 ■ via 通过…（by ,through ） 原为拉丁文介词，表示“通过…”之意，经常取代表示手段的 by 。相关说明请看 及 。 ■ Web site （互联网）网站 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ ■ （be）running smoothly （机器或程序等）运行顺利 ■ （be）pleased with something 对…感到满意、满足 ■ Experience a lot of the trouble with something …相当麻烦，因…而遭遇许多困难 I am experiencing …是比较生硬的说法，在会话中通常使用 I am having …。 类似的例句请参阅 。 ■ Hang up 挂断电话，不能动，（因为故障而）停摆、中断 以电脑而言，指软件在操作中（因程序有瑕疵【bug】等原因，突然死机的状态。名 词形式为 hang-up。 ■ For no apparent reason 无明显的原因 For 用来导出“原因、理由”，在此做为介词。 ■ No longer do “已经无法再…了”。例如: I can no longer wait .( 我无法再等下去了。) ■ Afford to do (金钱上或精神上)足以负担… ■ Obviously 明显的 ■ Considering that …考虑到、如果考虑… 有关放在句首的“considering…, S+V”的句型例子，请看 。 ■ （be） entitled to [do] something 有（做）…的资格、权利 ■ Replacement 替换品，代替品，代用品 请参阅 。 ■ Irritation 令人气恼 指令人生气的状态或事态，为不可数名词；指具体实例时，可当可数名词。 为延迟交货而致歉…… 为告知商品尚未送达的信函，这封致歉信即是对此信的回应。在无法立即处理的情形 下，必须先向对方说明，请求原谅。 From : ******@******.**.** Mail to : guohong@ Subject : Sorry for the Overdue Delivery … Dear Mr. Guo: Thanks you for email reminder about the overdue delivery of your EZLetter (item -126) and PowerWriter (item -356). Because of an unusually heavy demand for these two products , we are temporarily out of stock , but everything possible is being done to ensure that you receive delivery ASAP. We apologize for the delay , and hope that it doesn’t inconvenience you too much. John Dod , Manager Mail Order Department East & West , Inc . 译文 谢谢你来信提醒我们 EZLetter(产品编号 B-126)及 PowerWriter(产品编号 E-356)送货愈期 。这两种产品因市场反应异常的好而暂时缺货。不过，我们正在努力设法，确保你尽快收到 货物。 在此为延迟交货致歉，希望并给你带来太大的不便。 常用词与短语 ■ reminder 提示；(提醒人注意的)警告，信号；催促函 在 email reminder 中，email 作为形容词，也可仅选用其中一词。此外，也可写成 your email reminder us about …。 ■ overdue 逾期的 除了在 overdue delivery 或 overdue payment 之类的用法中作为形容词之外，也可作 为副词，如 your payment is two months overdue .(你的帐款已逾期两个月未付。) ■ demand for something 要求… ■ temporarily 暂时 ■ （be） out of stock 已无存货 反义词是(be) in stock 或 have something in stock (有…的存货)。例句请参阅 。 mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ ■ Everything possible is being done 尽一切可能去做，用尽所有方法 被动语态（is done）的现在进行时。 ■ Ensure something 确保，保证…… ■ ASAP As soon as possible 的缩写。相关说明请看 。 ■ Apologize[to somebody ] for something 【向某人】为…而致歉、谢罪 ■ Inconvenience somebody 给（某人）添麻烦 Inconvenience 当名词时的用法，请看 ◆ NOTES 这是为延迟送货而致歉的电子邮件，第一段结尾的 ASAP 可改成 by May 30 或 in about two weeks 。你也可以再加上 we hope that we will be able to ship order by May 30.(or in about two weeks ;etc.)之类的句子。 我们将为你更换产品…… 的主旨为告知商品又瑕疵，本信则是销售商对此的回复函件。对抱怨作出明确的回应 是基本礼仪，最好采用正式的文体。 From: ******@******.**.** Mail to :guohong@ Subject: powerwriter Dear : We were sorry to receive your e-mail informing us that you are having some technical trouble with our PowerWriter. So far ,we haven’t heard of any similar problem with this particular software form other users. Nevertheless , we have already arranged for a replacement to be sent to you so that you can fully appreciate our state-of –the –art software .In the meantime ,will you please send your copy of the software back for us to inspect? Thank you for bringing the matter to our attention. Sincerely yours, John Doe , Manager Mail Order Department East&West , Inc. 译文 你来信告知使用本公司 PowerWriter 软件时，碰到了技术上的问题，对此我们非常抱歉 。 至今，我们尚未听说其他的使用者遇到相同的状况。不过，本公司为了让你享有这个 最先进的软件，已安排寄出替换品。同时，也请你寄回手边的软件以便查验。 谢谢你提醒我们注意这个问题。 常用词典短语 ■ （be ） sorry to do 对…很抱歉 若用较正式的说法来表达（be）sorry to ,则为 we regret receiving . regret 的例句 mailto:******@******.**.** 及说明，请看 。 ■ inform sb that ...... 通知（某人）... 以 of 代替 that 从句的例句，请看 。 ■ so far 目前，到现在为止 ■ Hear of sth/sb 听说…，听到… 有关 hear of 与 hear about 的区别，请看 的“常用词与短语”。 ■ This particular software 这个特定的软件 Particular 是用来强调“特定的，特别的”之意的形容词。例如：he mentioned this particular model .(他特别提到这个模特儿。)其他例句请看 ■ Nevertheless 尽管如此 与 in spite of that , nonetheless , however 同义的副词。其他的例句请看 。 ■ Arrange for sth 为……做（必要的）安排 ■ Replacement 替换品，代替品，代用品 表示“（行为上的）取代、交换、归还”时，为不可数名词。 ■ Appreciate sth 欣赏，鉴赏（事物的价值）；给予正确的评价 请注意与“对（某事物）表示感激”的区别。后者的例句请看 。 ■ Stage –of –the –art 最先进的，最新技术的 ■ In the meantime “同时；另一方面”，这是用来转移话题的短语。 ■ Inspect sth 详细调查、检查、核对（有无瑕疵）… In-是表示 in、into 之意的前缀，spect 为表示 to look 的拉丁词根。 请寄给我**国际会议的详细资料及报名表…… 这是寄给活动主办者，以取得相关资料的信函。向对此索取资料时，除了自己的电子邮件之 外，务必附上邮寄地址，这点相当重要。 From : jchen@ Mail to : ******@******.**.** Subject : The 15th Int’I conference on information sciences Dear Sir/Madam: I understand that you are sponsoring the above conference to be held in Hawaii from April 1 to 5. I am very interested in this conference and would like to attend it . Please send me detailed information on the conference along with an application form . For your information , my p-mail address is as follows: c/o National Institute for information Sciences 28 ,Zhang Zizhong Road ,Beijing , Your prompt reply will be much appreciated. Thank you . Sincerely yours, Jack Chen jchen@ 译文 四月一日至五日将在夏威夷召开的上述国际会议，据悉由你负责主办。 我对这次国际会议很感兴趣，也希望参加。请将会议的详细资料和报名表寄给我。以 下是我的邮寄地址，供你参考:(地址省略)。 希望你能尽快回信，谢谢。 常用词与短语 ■ sponsor 支持，赞助… ■ conference (一年召开一次的)大会 mailto:jchen@ mailto:******@******.**.** mailto:jchen@ ■ along with…和…一起 ■ for your information 供你参考 在电子邮件中常缩写成 FYI。有关缩写，请参阅 及 。 ■ p-mail (=physical mail) 为了区别于电子邮件（e-mail）而创制的词，指一般的“邮件”。有时称为“snail mail”(例句请看 )。 ■ appreciate sth 对（某事物）表示感激 appreciate 不可以“人“为宾语，所以 I appreciate you . 这种句子是不成立的（在口 语中有 I appreciate you . 的说法，意思是 I appreciate what you said [ or what you’ ve done for me ].但这究属于简略说法，而非正式用法）。 ■ c/o (=care of )由…转交 c/o 是用于称谓语的缩写。在文章中的写法为 please send this letter to Mr . Chen [in] care of his company . (请将此信寄到陈先生的公司转交给他。) NOTES 使用被打语态以增加文体的变化 本文的结尾 Your prompt reply will be much appreciated .使用的是被打语态，这是 改自 I would (will) much appreciate your prompt reply . 在这个句型中用 would 比较礼貌。一般而言，人们不喜欢使用这种被动语态。因为前面的段落都以 I 为主语开 头，这里使用被动语态是为了增加文体的变化而变化。为了使字体活泼、富于变化，有 时应该多用被动语态。 能否寄给我一份论文复印件…… 麻烦别人以取得某物时，采用正式的文体才不会失礼。写信时，切记自己是在恳请对方寄东 西给你 。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Could you send me a copy of your paper ? Dear Dr. Hayes : I was very interested to read your article ,”The Growing Inaccessibility of science ,”which appeared in Nature (Volume 356 ,April 1999 , ~740). It seems to me , however ,that the article was more or less a synopsis of what I presume to be a considerably more detailed research paper . I would be most grateful to you , therefore , if you would send me a full copy of the original paper . Hoping that this will not cause you too much trouble , I look forward to hearing from you at your earliest convenience . Thank you . Sincerely yours , guohong@ Zhida Co . , Ltd . 17, Fuchengmen Beidajie , Beijing Fax : 86-10-68316510 译文 我对你刊登在《自然》杂志（第 356 卷，1999 年四月，-740）上的文章《越来越 难以接近的科学世界》深感兴趣，我想这篇文章应该是一篇研究论文的摘要，原文的内容必 定更加翔实，在此恳请你惠赐一份论文复印件。 希望这不会对你带来太大的麻烦，企盼你有空时能回信给我 ，谢谢。 常用词与短语 ■ （be）interested to do 觉的做…有趣，有兴趣做… 若表示感兴趣时，通常用（be）interested in [doing] sth。 ■ Synopsis 源自希腊语 sunopsis(=general view),意思时“摘要”（an abstract or a summary ）。 ■ Presume [to be]…认为… mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ Presume 表示“推测、假设”时，与 assume 同义。但 assume 指的是没有确切证据或根 据的推测；而 presume 指有事实依据或相当确信的推断。 ■ Considerably 相当，非常 ■ Would you most grateful [to sb] if … 如果…将【对某人】非常感激 这个句型中的 if 从句是虚拟用法。Most 是表示 very 的强调语。 ■ Cause sb trouble 给（某人）带来麻烦 类似说法请参阅 。 NOTES 这是对刊登在科学杂志上的论文感兴趣，而向论文作者索取原文副本的范例。第一句以 I was very interested to …开头，写出该篇论文的题目。刊登该篇论文的题目、刊登杂 志名称、出版日期、刊登页码等。若能对论文内容特别感兴趣之处给予具体评语或提出 疑问，就更完美了。A synopsis of what I presume to be …一句中的 what 是兼具先行 词功能的关系代词。结尾的 hoping that …可改成 I hope [that] …，但是由于后面接的是 以“I ”为主语的句子，用 hoping that … 这样的语法结构句子，可使文体更有变化。 寄上你要的论文复印件…… 这是对 索取论文复印件信函的回复。顺便在信中注明何时寄出，是体贴对方的一种 作法。 From : jdoe@ Mail to : guohong@ Subject : Here’s copy of my paper … Dear Mr. Guo : Thank you for your e-mail . As you requested , I will be sending you a copy of my paper ,”Basic Concepts and Models for Intercultural Communication “via airmail this afternoon. Hope you’ll find it of some help in writing your new book . If possible , I ’d very much like to read the book for myself when it is completed . Also , if there ‘s anything else I can do for you in this regard ,please feel free to contact me again at any time . I wish you the best of luck with your new book! Best regards, John Doe 译文 谢谢你发来电子邮件。按照你的要求，我将于今天下午以航空邮件寄上一份《不同文 化沟通的基本概念与模式》的论文复印件。希望这份资料对你撰写新书有帮助。如果可能的 话，你的著作完成之后，我希望有集会拜读。在这件事情上，若有其他能帮忙之处，请随时 跟我联系。预祝你新书成功！ 常用词与短语 ■ Here’s (=here is ) “这是…，请收下…”,把东西交给别人时的口语说法。在商业书信中，也常用来代替 Enclosed is … 或 Attached is …。 ■ Via 通过…（by ,through） 原为拉丁文介词，表示“通过…”之意，常用来代替表示手段的 by。 ■ I ‘ll be sending … 将来进行时常用来表示将来的既定事实。例如： will be giving a speech at the party.(陈先生将在宴会中致辞。) mailto:jdoe@ mailto:guohong@ ■ For myself 自己，为了自己 另有类似的说法 by myself ，是“靠（自己）一人，独立”之意。 ■ When it is completed 表示“当某事完成之后”。在“表示条件及时间的从句”中，即使内容谈的是未来的事， 时态也要用现在时，因此，本句不可改为 when it will be completed。 ■ In this regard 关于这方面 ■ Wish 祝愿（幸运。成功等） Wish 表示希望时的语法结构是 SVO1O2. 如 I will you a Merry Christmas (a Happy New Year). (祝你圣诞【新年】快乐。)或 I will you good luck .(祝你好运。)或 I will you all the good fortune you could possibly have ! (祝你获得一切好运！) NOTES 大学或企业中的研究人员，会接到外国研究人员来信索取自己写的论文或报告的副本。最近 这种要求大多通过互联网的电子邮件传递，这篇范例就是设定在这种状况下（不过，在此范 例中资料是以航空邮件投递）。 我将寄上一份资料，请立即支付费用…… 这是对 索取资料信函的答复。本文指在说明资料需付费的情况下，应如何回复索取 者。费用若不昂贵，语气上应力求亲切。 From : ******@******.**.** Mail to : guohong@ Subject : Science and Technology Report ,1999 Dear Mr. Guo: I have received your e-mail requesting one full copy of the 1999 Annual Report on the State of Science and Technology (550 pages ,with attachments). Please note that we usually require payment of necessary expenses before sending out the document you requested .Considering the urgency you stated in your e-mail , however , I will send it out by airmail in good faith that I will receive payment from you at a later data . The fee for the requested document is . $ ($ for the report , plus $ for postage ). Would you please mail this fee directly to me at your earliest convenience . If you have any question regarding the above ,please contact me at my office. Thank you. Sincerely , Karen Powell Office of the Director . Academy of Science 译文 我已接到你索取《1999 年度科学暨技术现状调查报告》（含附录供 550 页）的电子邮 件。 通常来函索取资料者，本学会都会要求先支付必需之费用，再寄出资料。但是，考虑 到你在信中提到你急需，我们这次会先以航空寄出，相信不久之后将会收到你的汇款。你索 取资料的费用是 美元（一份报告 20 美元，再加上邮费 美元），请尽快将费用直接 邮寄给我。 有关上述事项若有任何疑问，请向我的办公室咨询，谢谢。 mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 常用词与短语 ■ attachment 附加物，附加资料 ■ please note that …… 直译是“请注意…”，在句中欲加解释时的常用说法。相关说明请看 的 NOTES 。 ■ require sth 要求… 同义词 need 主要指主观的必要性，而 require 指的是因客观的状况、习惯、法律等 而产生的必然要求。例如，It is required that payment be made within two weeks after your receipt of the goods.(请在收到货物后两周内付款。) ■ necessary expenses 必要的费用 ■ send out sth 寄出（信件、物品等） 宾语为代词时的语序是 send it/them out 。有关 send 接双重宾语的注意事项，请看 的“常用词与短语”。 ■ considering …考虑到… 在主句后面接 considering that…句型的例句，请看 。 ■ urgency 急迫性 ■ in good faith 通常表示“诚挚地”）honestly ,sincerely )之意，在此 in good faith that …表示“相信（ 信任）…”。 ■ would you please … “请你…”句尾不加问号，表示这是借用疑问句的形式，委婉表达请求的“祈使句”。 ■ regarding sth 关于… 和 concerning 一样作为介词。一般人经常误用为 Regarding about sth,请各位特别注意 。 我索取的资料尚为收到…… 本文的主旨和催货信函相同，但是在此催促的是免费赠送的文件。这时应先说明我方的情形 ，再客气的催促对方。 From : guohong@ Mail to: ******@******.**.** Subject : May I remind you that … Last month I wrote you to send me a copy of your free booklet ,“Secrete of Successful Management “. Unfortunately , the booklet has not arrived yet and I would like to have it for a report I am preparing . I would really appreciate it therefore if you could send me the booklet as soon as possible . Thank you for your prompt action in this matter. Sincerely , guohong@ Zhida Co. Ltd. 17, Fuchengmen Beidajie , Beijing Fax : 86-10-68316510 译文 上个月我写了一封电子邮件，向贵公司索取一份免费的小册子《管理成功的秘笈》。 很遗憾目前尚未收到，而我正在准备的报告需要这本小册子。如能尽快将这本小册子寄给我 ，我将十分感激。感谢你对此事的迅速处理。 常用词与短语 ■ write sb 写信[传真、便条、电子邮件等]给（某人） 在英国通常写成 write to sb 。write sb to do sth 是“写信请（某人）做某事”，write 的 宾语成为 to do 在意义上的主语。例如 I’m writing you to send me the following:（＝ I am writing to ask you to send me the following : ）(我写信请你将下列物品寄给我－ 请寄给我下列物品：) ■ unfortunately ,不幸的，令人遗憾的 ■ would like to do 想到… want to 的礼貌用法。藉由 would 的假设语气，表示“如果可能的话”之含意。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ ■ prepare sth 准备… ■ appreciate sth 对（某事物）表示感激 appreciate 不能以“人”为宾语，所以 I appreciate you . 这句话事错的。相关说明请看 。 ■ as soon as possible 尽快 在电子邮件中常缩写为 ASAP 或 asap 。例句请看 及 。 ■ prompt 迅速的，立即的 NOTES 自己的“邮寄地址”要写清楚 这是未收到先前索取的资料，再次发函催索的书信范例。第一句先以 Last month I wrote you … 点出先前已发出同样要求的信件，同时注明索取资料的名称（或内容）。接着以 Unfortunately,…叙述这份资料尚未收到，并简单说明需要这份资料的理由，最后以 I would really appreciate it therefore …这种极为客气的句型，恳请对方再次寄出资料。 注意，请对方寄送资料，切勿忘记注明自己的全名及邮箱地址（p-mail address ）。 很抱歉，您索取的资料无法寄送…… 若有人索取不准外借的资料，请简单说明理由，以取得对方的谅解。这时最好采用较正式的 文体。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Your Request for Our Company Magazine Dear Mr. Doe : I have received your e-mail dated April 1 requesting reprints of our company magazine ,Crossroads. I am sorry to inform you that company policy does not allow for non-Zhida employees to receive our in-house publication . Crossroads often contains confidential information that we believe should be restricted to Zhida personnel only . Again, I am sorry to disappoint you ,but I hope you will kindly understand our position in this matter . Best regards. Guo Hong Zhida Co. ,Ltd. 译文 我已收到你四月一日索取本公司刊物――Crossroads 的电子邮件。抱歉的是，本公司规 定内部刊物不能给公司外面的人员阅览，因为 Crossroads 常刊出一些机密情报，因此之限 于本公司的员工阅读。很抱歉让你失望，希望你能原谅本公司的立场。 常用词与短语 ■ request sth 要求… request 是 ask for 的正式说法。 ■ reprint（n.）(书或杂志的)增印，再版论文或报导的转载 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** reprint 正如字面所示 a copy (of a book ,etc) 。此外作为动词也有“再版，增印”之 意。 ■ （be）sorry to do 对…很抱歉 （be）sorry to 的正式说法是 regret，例如，I regret [ to inform you ] that …。Regret 的例句及说明，请刊 。 ■ Allow sb to do 允许（某人）做…，让（某人）做… ■ Non-Zhida employees 本短语意思为“非知达公司的正式职员”。Non-是表示“非、不、无”等否定意味的前缀 。 ■ In-house 组织【企业】内的，公司内的 作形容词，如 an in-house seminar “公司内部讲座“。也可说成 in-company 。 ■ Contain sth (部分或全部)包含… 例如：This CD contains songs by the wang Fei .(这张 CD 收录了王菲的歌曲。)同义 词 include 指的是“部分包含”。例如，Some songs by the Wang Fei are included in this CD . (这张 CD 中有一些王菲的歌曲。) ■ Confidential 秘密的，机密的，对外保密的；（信函等）亲启的 “（事物）限定于…”。例如, The sale of alcoholic beverages is restricted to those over 20.(酒类限卖给二十以上者。) ■ Personnel 职员 集合名词，通常被视为复数。 ■ Disappoint sb 使失望 ■ Our position in this matter 本公司在这件事上的立场 因资料遗失，烦请再寄上一份…… 想要再度索取曾免费获取的资料，应先陈述这份资料对自己的重要性，并以正式的文体 请对方再寄一份。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : ABCs of E-Mail Writing About a month ago ,I ordered and received a copy your free booklet ,ABCs of E-Mail Writing .It has been really helpful to me ,and to my colleagues as well .Unfortunately , however ,it now appears to have been mislaid and a thorough search has not recovered it . Do you think you could possibly send me a replacement copy ? This time I do promise to take better care , even if it means putting a padlock on it ! I would appreciate your kindest understanding in this matter and hope to be able to receive the booklet soon. guohong@ Zhida Co.，Ltd. 17,Funchengmen Beijdajie , Beijing Fax: 86-10-68316510 译文 大约一个月前，我曾向贵公司索取并收到了一份《电子邮件写作入门》的免费小册 子。这本小册子对我及同事都很有帮助，可惜却不见了，我努力寻找仍找不到。 能否再寄一份给我？这次我会小心保管，必要时甚至还会加上挂锁!在次恳请你的谅 解，并希望能在近日内收到这本小册子。 常用词与短语 ■ colleague 同事 相关说明请看 。 ■ Unfortunately 不幸的，令人遗憾的 经常放在句首作为整句的修饰语。 ■ Appear to do (看来)似乎… 通常在不定式 to 后接 know 或 belong 等“表示状态的”动词。但“have+过去分词”也表 示状态，这时动词用动作动词也可以。例如，She appears to have forgotten her name .( mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 她似乎忘了自己的名字。) ■ Mislaid Mislay 的过去分词，表示“把…放错地方，忘了放在何处而遗失…”之意。 ■ Put a padlock 扣上挂锁 在此为玩笑话。 ■ Hope to be able to do 希望能… NOTES Soon 和 in the near future 的时间感差异 本文结尾出现的副词 soon，在商业书信中也常以 in the near future 表达。两者常被视为 同义语。一般而言，soon 假设的时间感觉是数小时至数天，顶多不过数周；而 in the near future 则为数周至数个月甚至数年等比较长的时期。因此，使用 soon 和 in the near future ,有必要视情形作适当的选择。举例而言，想尽快收到对方的回音，如果以 I hope to receive your reply in the near future .表达，对方可能无法了解你的意图。另外，表示“回音”的 by return [mail,fax,etc.]通常被解释为希望对方在数小时至二十四小时内回信（by return 的例 句请看 ）。 我们有份问卷，想请你提供理想的被采访人选…… 这是请对方对理想的问卷被采访人提供建议的书信范例。表示请求的电子邮件应明确表达主 旨，文体应力求庄重。 From : tatrade@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for Advice Dear Dr. Jordan: I am currently working on a Chinese language textbook for foreigners on behalf of the National Institute for Cultural Promotion of Chinese . In order to obtain the necessary information for the textbook ,I have developed a questionnaire (see attached file )which I would like to send to as many experts on the subject as possible.) Since you are the president of the International Association of Teachers of Chinese as a Foreign Language , I will to ask you to advise me of the names and addresses of some of the leading CAFL teachers in the . to whom you think I should send out the questionnaire . if it is at all possible , I would like to receive a copy of your memberships list. Thank you very much for your kind cooperation ,and I look forward to your favorable reply . Sincerely yours , Jack Chen , Ph. D. Linguistics Department ABC University of Beijing 译文 我受国家中华文化振兴会之托，正在编撰一本外国人用的中文教科书。为了搜集必需的 资料，我设计了一份问卷（请看附件），希望尽可能让更多这方面的专家对此提供意见。 由于你是国际中文教师协会的会长，我想请你提供适合答这份文件的美国中文教师之名 册及联系地址。如果可以的话，我想要一份贵协会的会员名册副本。 非常感谢你的大力协助，期待接到来自你的佳音。 常用词与短语 mailto:tatrade@ mailto:******@******.**.** ■ work on sth 全心致力于（工作、课题等） ■ on behalf of sb 为了（某人、团体、组织），代替…,代表… 宾语为代词时，则为 on one’s behalf .美国英语的用法有所区别，on behalf of …是“代 替…,代表…(in place of ,as the representative of )”之意，in behalf of …则是”为了…(的 利益)（in the interested of ）”。 ■ obtain 获得，得到 get 的正式用法。 ■ send out sth 送出(信件、货物等) 宾语为代词时，整个句子的语序应为 send it/them out 。 ■ questionnaire 问卷 ■ wish to do 想做… want to 的文雅说法。和 would like to 意思差不多，但感觉更为客气。 ■ CAFL Chinese as a Foreign Language 的缩写。 ■ If it is at all possible 如果有可能的话 At all 在此表示强调。也可采用更简洁的说法 If possible, …。 NOTES 这是一封恳请国外专家惠赐问卷被采访者名单的电子邮件。第一段先简要说明委托的原 因及目的，第二段再具体称述委托的内容，最后依照惯例向对方道谢，再加上企盼回音等字 句作为结束。虽然是电子邮件，这种信件最好以一般商业书信的正规格式书写。 我想引用你的论文，希望征得您的同意…… 引用互联网上的信息前，应先发出一封征询函，以取得出处或著作权所有人（出版社）的同 意，并明确告知引用的目的。 From : tifang@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for Permission to Quote Dear Dr. Roe : I am writing to ask your permission to quote some parts of your excellent paper ,”Sexual Harassment in the Office”, which you posted on your personal Web page last week. Our company is presently considering an overhaul of its policy on sexual harassment ,and I have been asked to compile preliminary set of recommendations or guidelines .I think your extremely well-researched paper on this subject would be very helpful in preparing my report I would very much appreciate your kind permission via e-mail .I hope to hear from you soon. Thank you . Sincerely yours , Tina Fang<tifang@ Mgr., Personnel Dept. Taiping Business House ,Inc. 译文 我想引用你上周在个人网页上发表的大作《办公室内的性骚扰》其中的一部分，因而 冒昧写信给你，征求你的同意。 本公司目前正打算修订有关防止性骚扰的规定，我受命负责起草初步的建议案或方针。 你所写的研究论文对这主题有深入的剖析，对我的报告将有莫大的帮助。可否请您将引用论 文的同意书，以电子邮件寄给我。希望能很快收到你的回音，谢谢。 常用词与短语 mailto:tifang@ mailto:******@******.**.** mailto:tifang@ ■ I am writing to do sth 我写（这封信）是为了… 以 This is to …开头的说法，与此类似，例句请看 。 ■ Ask for sth 要求（得到）… Ask about …是“询问有关…”之意，不一定要得到那样东西。 ■ Permission 许可 例如，give permission [to do] (允许【做…】)、ask for permission [ to do ] (要求得到【 做…的】许可)。 ■ Quote 引用 例如，quote from Shakespeare (引用莎士比亚的作品)。 ■ Post sth 投递、寄发（信函或电子邮件）；（在布告栏上）公告… 被动语态的例句请看 。 ■ Web page 即所谓的“网页”。 ■ Consider[doing] sth 考虑【做】… Consider 以名词或动名词为宾语。Consider to do 为常见的错误用法，请多注意。 ■ Overhaul sth （拆开）彻底检修…;详细调查… 在此作名词。 ■ Compile sth 编纂（资料等），撰写（报告等） ■ Preliminary 初步的，预备的 ■ Recommendation 推荐，建议，劝告；推荐书 ■ Well-researched paper 经细致研究的论文 ■ Hear from sb 收到…的信件（音讯、回音） 经常用于习惯用句 we look forward to hearing from you . 我想引用你论文的××部分…… 以往欲请求作者或出版者同意引用其著作，主要是靠书信往返。最近，尤其是企业和大学的 研究人员，大多以电子邮件联系。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for Permission to Quote Dear Ms. Doe: I am writing a research paper on Artificial Intelligence which I plan to submit to The Journal of Cognitive Science for publication. In this paper I wish to quote Figure 1 and 2 on page 11 of your book , Introduction to Artificial Intelligence .May I have your permission to use the figures in my paper ? I will include the usual acknowledgements and a full reference to your book ,but if you would like the credit line to take any special form ,please let me know. I would very much appreciate it if you would kindly indicate your permission by return e-mail .Thank you . Sincerely yours, guohong@ Zhida Co. ,Ltd. 17, Fuchengmen Beidajie , Beijing Fax: 86-10-68316510 译文 我正在写一篇有关人工智能的研究论文，并打算交给《认知科学杂志》发表。 在这篇论文中，我想引用你的著作《人工智能入门》第 11 页上的图 1、图 2，不知你 是否同意？我会按惯例加上感谢信并注明出处，如果你希望以特殊的格式注明出处，请告诉 我。 你如果能以电子邮件回函，告知同意上述要求，我将十分感激，谢谢。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 常用词与短语 ■ research paper 研究论文 ■ artificial intelligence 人工智能 ■ plan to do 打算做… 与近义词 consider doing 的差异，请看 。 ■ submit sth[to sb]向【某人】提出… ■ wish to do 想做… want to 的文雅表示。Want to 是不考虑对方，直接表明自己的需求。在商业书信通 常使用比较礼貌的 would you like to 或 wish to 。 ■ May I …?我可以…吗？ 用来表示客气的请求。 ■ Permission 许可 例如，give permission [to do ] (允许【做】)、ask for permission [to do ] (要求得到【做 …的】)许可）。 ■ Acknowledgment 在此表示“感谢辞”之意。 ■ A full reference to sth 详细言明出身… 毫不疏忽地注明引用文的出处之意。 ■ Would like sth 想要… Want 的文雅表示。 ■ Credit line 在出版物、新闻报导和照片上，标记出相关资料提供者或协助者姓名的一段文字， 称为“credit (line)”。 ■ Would appreciate it if …你若能…我将十分感激 这是极为客气的请求说法。在主句和从句中，通常都使用虚拟语气的助动词。 ■ Indicate sth 指出… ■ By return e-mail 以电子邮件回复 By return 是“回复”之意。顺便提一句，by return 表示在数小时至二十四小时以内回 复。 我想跟你商定访问贵公司的时间…… 随着互联网的普及，利用电子邮件商定商务会晤的情形日渐增多。这种信函最好还是采用正 式的文体。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject: Request for an Appointment Dear Mr. Doe : I am scheduled to visit the . on business at the end of this month ,and wish to call on you at your office on that occasion . I will be arriving in New York on or around July 20 and staying there for about a week .It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on July 22 or 23, whichever is convenient for you . If neither is convenient , could you please suggest an alternative date by return e-mail . Thank you in advance for your kind cooperation .I am looking forward to meeting you in New York soon! Sincerely yours , Guo Hong Zhida Co. , Ltd. 译文 我预定这个月底出差赴美，希望届时能到公司访问您。 我预计在七月二十日或其前后抵达纽约，大约停留一周。若方便的话，望你能挤出时 间在七月二十二或二十三日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回 复并告知其他日期。 先在此谢谢你的大力协助，期待不久在纽约与您见面！ 常用词与短语 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ （be ）scheduled to do 预定… 例如：The train is scheduled to arrive at 5：00 .(火车预定下午五点抵达。) ■ Call on(sb [at a place])拜访… 比 visit 随意一点，有“顺道拜访”的意思。 ■ Will be arriving 将来进行时常表示将来既定的事实。请参阅 的“常用词与短语”。 ■ Neither (A nor B ) (A、B)两者皆非… Both (A and B ) 的否定形式。关于类似句型 either A or B , 请参阅 。 ■ Suggest sth 建议… 宾语可以是动名词或 that 从句。后者的例句请看 。 ■ Could you please …请你… 句尾没有问号，因为本句实质上是表示请求的陈述句。请参阅 。 ■ In advance 预先，事前 NOTES 预定会面时间 约定会议或面谈时间，原则上由写信方提出具体的日期，这时要尽量给对方多重的选择， 入 either on July 22 or 23 , whichever is convenient for you 。若需具体指定时间，则可写成 …either on July 22 or 23, between 1:00 . and 3:00 . , 或如…either on the afternoon of July 22 or on the morning of July 23 , 一般以上午、下午来区分。顺便提醒大家，“…日的 上午/下午”是 on the morning / afternoon of …,例句请看 。 我想约个时间参观贵工厂…… 本范例和 一样，是和客户预约访问时间的信函。因为和对方已相当熟悉，而使用省 略主语的简洁文体。 From : meltien@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Request for an Appointment Dear Mr. Lee : Hope to visit your Singapore factory to see the automated assembly line which we are considering installing in our new plant under construction in Korea . Will be in Singapore April 1—5, and would like to come to your factory with two of my colleagues at around 10 . on April 2. Please let me know by e-mail if this is convenient for you . Your favorable reply much appreciated .Thank you . Best regards, Melvin Tienmeltien@ Director ,Overseas Operations Beijing Motors ,Inc . 译文 我们打算在韩国兴建的新厂中，引用贵公司的自动装配线，所以想到贵公司的新加坡 工程参观。四月一日到四月五日我将在新加坡，可能的话，我和两名同事想在四月二日早上 十点左右前去贵公司的工厂。请以电子邮件通知我您是否方便。期望收到您的回音，谢谢。 常用词与短语 ■ automated assembly line 自动（化）装配线 assembly line 亦可称为 production line ，指以汽车组装为代表的一连串有组织、有效 率的作业过程，也可指称“作业现场”。 ■ consider [doing] sth 考虑【做】… 相关说明请见 。与近义词 plan to do 在语意上的微妙差异，请看 。 mailto:meltien@ mailto:******@******.**.** mailto:meltien@ ■ Install sth 设置、装设、安装（机器、设备等） ■ Under construction 建设中的，施工中的 ■ Would like to do （可以的话）想做… Want to do 的礼貌说法。Would like sth 表示“（可以的话）我想要…”。 ■ Colleague 同事 Colleague 主要是指“同一家公司的同事（coworker）”。近义词 partner 表示“共同出 资者、共同经营者”（也可泛指在同等的立场上，共同经营、管理、执行业务的伙伴 和同事）。 ■ At around line 大约…点 Around 是 about 的简略说法，at 可省略。 ■ （be）convenient [for sb] [对…而言]方便的 不可以人为主语，因此不能说成 if you are not convenient 。请参阅 及 。 ■ Your favorable reply much appreciated . Your favorable reply will be much appreciated 的简略说法。Favorable reply 表示“正面 的答复”，但不能用 good reply 来表示这个意思。另外，本范例中出现许多 hope to visit …、will e in Singapore…等省略主语（在此为 I）的简略句，相关说明请看 及 的 NOTES。至于被动语态，请参阅 的 NOTES。 我想更改访问贵公司的时间…… 更改预定的会面时间，应明确说明理由，这是基本礼貌，但有时也可视情况如本范例采用模 糊的说辞。 From : meltien@ Mail to : ******@******.**.** Subject :URGENT—Need to Change Appointment Dear Mr. Lee : With regard to our appointment to visit your Singapore factory on April 2, I regret that I must you to change the date to April 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention. I am awfully sorry for this last-minute request , but I hope you will be able to meet with me on April 3 at around 10 . if you are not available ,will you please let me know by e-mail asap ? Hope this will not cause you too much inconvenience .Thank you . Best regards, Melvin Tienmeltien@ Director , Overseas Operations Beijing Motors ,Inc . 译文 原定四月二日访问贵公司新加坡工厂的行程，因有突发事件必须亲自处理，在此不得 不恳请您将日期改自四月三日，实在抱歉。 在最后一刻才提出这个要求，实在非常抱歉，但我希望您能在四月三日十点左右与我 见面。若有不便，请尽快以电子邮件告知。 希望这不会带给你太大麻烦，谢谢。 常用词与短语 mailto:meltien@ mailto:******@******.**.** mailto:meltien@ ■ with regard to sth 关于… 通常放在句首使用。放在句中或句尾表示“关于此点”时，必须写成 in this regard。 ■ appointment (面谈、会晤、访问等的)约定 例如：make (cancel) an appointment (安排【取消】约会)、have an appointment with sb (和…有约)。 ■ regard that …很抱歉（遗憾）… regret 是（be）sorry 的正式说法，“regret+to 不定式”表示“很抱歉（遗憾）要做…”之 意。“regret+动名词”则表示“很抱歉（遗憾）做了…”。 ■ due to sth 因为…,由于…(because of .owing to ) duo to 其他的例句请看 及 。 ■ unexpected matter 意外的事情 ■ require sth 需要、要求… 相关说明请参见 。 ■ awfully 非常，很 表示 very z 之意的简略口语说法。 ■ last-minute 事到临头的，最后关头的 当形容词，如 last-minute cancellation（事到最后一刻才取消）。类似说法有 at the last minute ,例如，I had to cancel the appointment at the last minute .(我不得不在最后一分钟 取消约会。) ■ meet with sb 和…(预定时间)见面、会谈 ■ （be）available 这里以人为主语，意思是“可以出席参加（集会或活动等）的”。例如，will you be available for the next meeting?(你能否出席下次会议？) ■ Cause sb inconvenience 麻烦某人 Inconvenience 作动词的例句，请看 。 欢迎来防，请告知你的抵达时间…… 本范例为以回函，用来答复对方有意来访的信。由于对方只询问可否前来询问，必须请对方 告知详细的行程。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject: Welcome to Beijing! Dear Mr. Doe : Thank you for your e-mail of April 10 ,I am glad to learn that you are coming to Beijing next week . Please confirm by e-mail the date and time of your arrival , and let me know whether hotel reservations are needed . I am looking forward to meeting you soon. Best regards. Guo Hong 译文 谢谢你四月十日发来的电子邮件，很高兴得知你下周要来北京。请以电子邮件告知抵 达的日期和时间，以及是否需要为你代订旅馆。期待不久能与你见面。 常用词与短语 ■ （be）glad to do 很高兴、乐于… 比（be）pleased to 更口语化。 ■ Learn that …得知…,听说… 以 of 代替 that 从句的例句，请看 。 ■ Confirm sth 确认、正式（某事的真假） 表示此意时，不以“人”为直接宾语。I confirm you …是常见的错误用法，请多加注意 。 ■ Let me know whether … 请通知我是否… ■ Reservation （房间或席位的）预定 动词是 reserve (例句及说明请参阅 及 )。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ Look forward to [doing] sth 期待、期望【做】… 相关说明请参阅 的 NOTES。 NOTES 口语体缩写形式的使用 本范例出现了 I ‘m (=I am )这样的缩写形式（contractions）。在本书所收录的范例中，还 有 I’d (=I would ), I ‘ll (=I will ), I’ve (=I have )及 we’ve（＝we have ）,here’s (=here is )等缩写 形式。缩写形式是口体化的特征，人们在电子邮件中很喜欢用这类口语体。不过，即使是电 子邮件，有关业务的书信不可使用方言或粗话。 此外，本范例第二句后半部（…whether）hotel reservations are needed .是以简洁的被动语态 表述的，也可改成（whether）I should reserve a hotel room for you .　或（whether）you want me to make hotel reservations for you .的一般写法。询问是否要到机场迎接，可以（whether）you would like me to pick you up at the airport .表述。 我的抵达时间如下，此外…… 这是对 （表达欢迎来访之意的信函）的回应。写回信时，不妨引用来信的部分内容， 使对方更容易了解。 From : ******@******.**.** Mail to : guohong@ Subject : I am coming to Beijing on April 18 … Guo Hong wrote: >[ …] Please confirm by e-mail the date and time of your > arrival ,and let me know whether hotel reservations are > needed. I will be arriving at Capital Airport on CAL-107 at 4:00 . on Monday , April 18 . I would very much appreciate it if you would kindly reserve a room for me at the Jianguo for three nights from April 18 , if possible .Thank you . Best regards, John Doe 译文 Guo Hong 先生来信中提到：  [ …] 请以电子邮件告知抵达的日期和时间，以及是否需要代订旅馆。 我预定在四月十八日星期一下午四点，搭乘 CAL-107 号班机抵达首都机场。可以的话 ，也想请你帮我预定建国饭店的一个房间，从四月十八日起入住，共三夜。谢谢。 常用词语短语 ■ will be arriving 将来进行时经常表示未来既定的事实。例如：Mr. Chen will be giving a speech at the party .(陈先生将于宴会中发表演说。) ■ appreciate sth 对（某事物）表示感激 mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 相关说明请看 。 ■ reserve sth 预定（房间或席位等） 向“旅馆订房”是 reserve a hotel room (若为特定的旅馆，则是 reserve a room at the ABC Hotel )。英国一般用 book 而不用 reserve 。此外，机场名称前不加定冠词（如 Kennedy Airport）, 旅馆名称前要加定冠词（如 the ABC Hotel ; the New York Hilton [hotel ]） 。 NOTES 一般信件与电报式简文 这是一篇回应 的书信范例，内容为告知对方自己来访的班机抵达时间，并要求代 订旅馆。> 符号表示引自对方信件的部分（相关说明请见 —27）。本范例的正文虽 然以口语为基础，文体却很正式。下面是将同一封信改写成电报式简文的例子，提供各 位参考。如 所示，这种简文可以省略 we 或 I 等人称主语，及后面的 be 动词、助 动词。而且只要不致造成语意不明，便可省略冠词或非常形式化的介词（下面以【】括 起来的部分表示可以省略）。  Arriving at Capital Airport on CAL-107 ,[at] 4:00 . , [on] Mon . , .[I would] Appreciate your booking [a] room for me at [the ] Jianguo Hotel for three nights from April 18 , if possible .Thank you . 我想向贵旅馆订房间…… 与网络连网的旅馆愈来愈多，所以也可利用电子邮件订房。不过，订房细节报告若写得不够 详细，事后就需要多次的书信往返。 From : guohong@ Mail to : reserve@ Subject: Request for Reservation Dear Sir/Madam : I am planning to visit New York next month on a business trip ,and would like to reserve a room at your hotel for five nights from July 1 . I am sure you will be quite busy during the first week of July ,but I am very much appreciate it if I could have a room on the ground floor .I assume that the rate for a single room with bath is around $200, but I could go a little higher than this , if necessary .Hope to receive your confirmation of this reservation by e-mail (guohong@) or by fax (86-10-23456678)before June 10 , if possible .Thank you . Sincerely yours , Guo Hong 译文 我预定下个月出差到纽约，想向贵旅馆预定房间，时间是从七月一日起一共五天。 你在七月的第一周必定相当忙碌，若能为我保留一楼的房间，我将感激不尽。我想带浴 室的单人房大约美金二百元左右，但若有必要多付一些也无妨。 可能的话，我希望在六月十日前收到你的确认函，以电子邮件（guohong@） 或传真（86－10－23456678）联系皆可。谢谢。 常用词与短语 ■ on a business trip 出差（商务旅行） mailto:guohong@ mailto:reserve@ mailto:guohong@ mailto:guohong@ 若是休闲旅行，则写成 on a pleasure trip。 ■ reserve sth 预定（房间或席位等） make a reservation for sth 中的 reservation 为名词，请参阅 的 NOTES。 ■ would [very much] appreciate it if … 若能…将【非常】感谢 本句在结构上，主句和 if 从句结构都用礼貌的虚拟语气。请注意别漏掉 appreciate 后 面的 it. ■ Ground floor[英] 地面楼层（一楼） 美国的一楼称为 first floor。英国人称为 first floor。 ■ Assume(毫无根据的)猜想，推测 意思大致和 presume 相同，但 presume 一般是指有事实根据的推测。除了像 assume sth 以名词、形容词为直接宾语，也可采用 assume sb/sth【to be】…，或 assume [that] …的句型。 ■ I could go a little higher than this Go 在此为 spend 或 pay 的口语简略说法，整句可改写为 I could pay a little more than this. NOTES 从本文采用 I ‘m (= I am )、I ‘d (= I would ) 等缩写形式（请参阅 的 NOTES）， 及 Hope to receive …这种省略主语的简略体（请参阅 的 NOTES），可知本文是以 口语体为基调写成的。此外，在给予对方回信期限时，可如本例在句尾加上 if possible 这个短语，以缓和命令的语气。 我们已接受您的订房 这是回复 订房信件的范例。由于对方是以信用卡付款，所以还附上签帐单。 From : Jane Doereserve@ Mail to : guohong@ Subject: Welcome to New York ! Dear Mr. Guo: Thank you so much for your e-mail of June 5. As you requested, we have reserved a single room with bath for five nights from July 1 ,at . $ 200 a day plus 10% local tax. Please note ,however ,that reservation will not be confirmed until we receive one day’s room charge .May I , therefore ,suggest that you print out the attached credit card payment form and send it back to us by fax at 001-212-123-4567 (New York ), after filling in all the necessary information. Thank you again ,Mr. Guo. We all look forward to having you with us soon. Sincerely yours, Jane Doe Reservations Mgr. . Hilton Hotel 译文 感谢你六月五日发来的电子邮件。按照你的要求，我们为您保留了七月一日至五日带 浴室的单人房，房价是一晚二百美元，外加 10％的税金。 此外，为了确保您的订房权益，请您先付一晚的住宿费。随信附上“信用卡签名”，请您 打印出来、填妥必要的资料后，再传真回来，传真号码是 001－212－1234567（纽约）。 感谢您的订单，忠心期待 Guo 先生的光临。 常用词与短语 mailto:reserve@ mailto:guohong@ ■ （be）confirmed 确认，证实 Con-在此为表示强调的词首，firm 是“使确定”之意。 ■ （not to ）until S + V 在做…之前（不做～） 通常在 until 之后所接的从句，即使谈的是未来的事，也要用一般现在时。 ■ Suggest that…提议… 用来表示比 propose 更委婉的提议。That 从句中的动词，美国英语用法通常采取虚拟 法一般现在时。在 suggest that you should print out…这样的句子中，should 主要为美 国英语用法。以名词为直接宾语，取代 that 从句的例句，请看 . ■ Print out the attached credit card payment form 由于这封电子邮件附有“签帐单”，此处指将它打印出来、填妥必要的资料再寄回。 ■ Fill in 填写（表格） 例如，Fill in this form , please . (请填这张表格。) ■ Look forward to doing sth 期待、盼望【做】… 相关说明请参阅 的 NOTES NOTES 明示主旨的连接词、转行词 第二段开头的 please note that …句型，在文中需要附加说明时常用到，是很方便的表达 方式。Please be informed that…或 please be reminded that …也是同样的意思。此外，请注 意本例中 however 及 therefore 等连词、转行词的用法。这些连词、转行词可有效说明 句子、段落之间的逻辑关系。 感谢贵公司对我的热情款待…… 访问过客户之后，最好立即寄出感谢函。虽然不需冗长的感谢词，仍应采取正式的文体。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Thank you for your help … Dear Ms. Lee : Thank you very much for the outstanding help that I received during my recent visit to your office. I greatly appreciated the generosity that was extended to me by everyone . Please convey my thanks to all the members of your staff. Sincerely , Guo Hong Zhida Co. , Ltd . 译文 前些日子拜访贵公司 ，承蒙您大力协助，不胜感激。各位对我的热情款待 ，更使我万 分感激。请代我向您的员工致谢。 常用词与短语 ■ outstanding 杰出的，卓越的，显著的 由动词短语 stand out 衍生出来的单词，表示“（比其他更）突出的、显著的”。在商 业书信中，也常用来表示“未解决的”之意，例如，an outstanding account (未清帐款)。 ■ appreciate sth 对（某事物）表示感谢 appreciate 不以“人”为宾语，所以 I appreciate you .是错误的。相关说明请参阅 。 ■ generosity 慷慨，宽大，宽容 ■ extend sth to sb 对…表示（亲切、欢迎等）；对…致（贺词等） give 或 office 的正式说法。例如：extend an invitation to him(送邀请函给他)、I wish to mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** extend my sincere appreciation to you .(向您表示致谢) ■ convey sth 传达… 相关说明请看 的 NOTES。 ■ staff(总称)全体职员 “10 名职员”是 a staff of ten 或 ten staff members(不可说成 ten staffs). NOTES 访问后要尽快发出感谢函 感谢函必须及时发出，寥寥数语也无妨。以轻松笔调书写感谢函给熟人时，可以用 Just a quick note to thank you for … 作为开头。这里的 note 是指“不拘形式的短笺”，而 drop sb of thanks 则是“写简单的感谢函给…”。下面是与 相似的文例，提供各位参考。 . thank you very much for showing me your office and for the warm hospitality to Mr. Lee and Ms. Kim . Hope to see you again soon in Beijing! (上周在东京受到您热情的款待，还带 我参观办公室，非常感谢。请代我向李先生和金小姐致谢，希望很快能在北京再与您见 面。) 很抱歉至今才回信，再次感谢您的盛情款待…… 若访问客户之后，拖了一段日子才发出感谢函，这时务必加上一拘“很抱歉，至今才回信。” From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Thank you for your hospitality Dear Mr. Doe : Belatedly , I wish to express my appreciation for the courtesies you extended to me while I Was in New York last week. Thanks to you , my visit to New York turned out to be very successful. Among other things , I found the meeting I had with local businessmen particularly interesting and stimulating ,and I wish to thank you most sincerely for the efforts you put into organizing that meeting for me . It was certainly one of the highlights of my entire one-week trip to the . Again,thank you very much for your hospitality . I hope I will have the opportunity of reciprocating your kindness in the near future . Sincerely yours, Guo Hong Zhida Co. , Ltd . 译文 这么晚才写信给你。上周再纽约，受到您的盛情款待，我想藉此表达我的谢意。 托您的福，这次的纽约之行非常成功。尤其是和当地商业人士的会面，更是既有趣又 刺激。衷心感谢您的大力协助，为我安排了这次会晤。在我为期一周的美国之行，这次会晤 是最令人回味的。 再次感谢您的盛情款待，希望不久之后有机会回报。 常用词与短语 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ belatedly 太迟了 这是回信或联系晚了的说辞。解说及类似例句请看 的 NOTES。 ■ wish to do 想做… want to 的文雅说法。意思和 would like to 很接近，但感觉更为客气。 ■ express one’s appreciation for sth 为…表达谢意 极为正式的说法，说得更简洁一点就是（I am writing to ）Thank you for …。 ■ courtesy 礼貌，谦恭、亲切的行为，好意 do/show sb (a ) courtesy (热情对待…)。此外亦可作为形容词，如 a courtesy visit (礼节 性的访问)或 a courtesy copy of a book (免费赠书)。 ■ turn out [to be ] 结果证明… to be 常被省略，而 to 不定式短语也可改为 that 从句。例如，what he said turned out (to be)true.(他说的结果证实是真的。)It turned out that he was a friend of my father .(结 果发现他是我爸爸的朋友。) ■ among other things 其中；尤其 ■ stimulating 刺激的 ■ hospitality 盛情的款待、欢迎、礼遇 例如，Thank you very much for the hospitality you extended to me while I was in New York last week .(非常感谢您上周在我访问纽约时给予的热情款待。) ■ reciprocate 报答、回报（别人的好意等） 例如，reciprocate your kindness (回报您的好意)。 ■ in the near future 近期内 与 soon 在语意上的差异请看 的 NOTES。 参观贵工厂时，承蒙您的热情招待…… 这时回应 的感谢函，表达参观过工厂后的感谢之意。本文的用词比较正式，但不僵 硬，类似的文章请看 及 。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Thank you for everything Dear Mr. Lee: It was a pleasure to meet you during my recent tour of your factory .Thank you for explaining to me the unique features of your company’s automated assembly line system . Your presentation was not only very well organized , but it was extremely interesting . I am also grateful to you for helping to arrange several appointments and meetings for me while I was in Singapore . Thank you again for everything you did for me . if I can be of any help to you in the future , please do not hesitate to contact me . I will be happy to assist you in any way . Best regards, Guo Hong Zhida Co. Ltd. 译文 前些日子在参观贵工厂时能见到你，真是非常荣幸。感谢您为我详细解说贵公司制动 装配线的独特之处，您的说明不仅很有条理，而且非常有趣。还得非常有趣。还得感谢您为 在新加坡安排了一些约会和会议。 再次感谢您为我做的一切。将来若有效劳之处，请直言无妨，我乐意提供一切协助。 常用词与短语 ■ it was a pleasure to …很荣幸能够… I was pleased to …的正式说法。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ unique feature 独具的特色 feature 是“特征，特色”，其他例句请参阅 。 ■ automated assembly line 自动装配线 相关说明请看 。 ■ presentation (计划或提案等的)提出、发表、说明；（戏剧或电影的）上映、公演；（奖或纪念品 的）颁赠、授与 ■ （be）grateful to sb for sth （因某事）感谢（某人）… ■ Be of [any] help to sb 对…有【任何】帮助 请参阅 NOTES。 ■ Hesitate to do 不愿，不欲 Please do not hesitate to contact me/us 是“请与我（们）联系，不要客气”的习惯用句。 类似说法还有 please feel free to contact me/us 。 ■ Assist sb（辅助性的）协助 同义词 help 一般指协助者积极、自主性的帮助，而 assist 则具有尊重对方的自主性， 只有一旁辅助的含意。 NOTES “ be of +名词（短语）”的用法 本范例中 if I can be of any help to you …的写法来自“be of +名词（短语）”的句型，只要 在名词或名词从句之前加上 of ,就等于”be+x 形容词（短语）”, 意思是“有…性质；处于… 状态的”。在商业书信中，be of service (有用/有所帮助)、be of assistance (有帮助，帮的 上忙)、be of interest (感兴趣，关心)等短语经常被使用。 这场研讨会非常精彩，谢谢您…… 这是对应邀参加公司研讨会的主讲人表达感谢之意的信函。此外，也具体叙述参加研讨会的 感受。 From : guohong@ Mail to : jdoe@*** Subject: thank you for the excellent seminar! Dear Professor Doe : I attended your seminar at Zhida yesterday on the subject of organization planning ,and am writing to express my sincere appreciation. Because of your excellent talk , I was able ,for the first time ,to understand the need for clear lines of organization , delegation of responsibility , and individual authority to exercise assigned duties . I am sure that what I learned from your talk will prove to be invaluable in my future work and will help me do my work more efficiently . I thank you once again for coming to our company and hope I may have the pleasure of attending another one of your seminars in the future . Sincerely yours, Director , Personnel Dept. Zhida Co. Inc. 译文 昨天我参加了您在知达公司所举行的“组织计划研讨会”，在此表示我由衷的谢意。听了 您的精彩讲解，我才第一次了解到明确的组织系统、授权及个人为完成任务所需的个人权限 ，的确很有必要。我在这次研讨会所学到的，不仅对往后的工作大有裨益，还能增加工作的 效率。 再次感谢您光临本公司，希望将来能再参加您的讲座。 常用词与短语 ■ attend sth 参加，到场，出席（to be present at …） ■ because of …因为…,由于… mailto:guohong@ mailto:jdoe@*** 放在句首、句中或句尾，引导表示“理由”的副词从句。例如，I couldn’t leave home because it rained .) （因为下雨，我无法出门。）通常可替换成 owing to …或 duo to … 。 ■ （be） able to do 能够做… 现在时一般以 can 表示。过去时的 could 是“有能力做…; 想做…是做得到的（然而… ）”, 而 was able to do 则是”能做（实际做了）…”。 ■ Clear lines of organization 明确的组织系统 Line 在此表示“（组织的）垂直领导制、系统”之意。例如，a list of command(指挥系 统)。 ■ Delegation（职权等之）委任、委派；（被授权的）代表团 动词 delegated 是“委任（权限等）；派遣（某人）为代表”之意。而 responsibility 指 “责任”，在此也可用来表示“权限（authority）”。 ■ Exercise 行使、履行（权力、权利等） 在此作为动词。例如，exercise the right to vote （行使投票权）。 ■ Prove [to be] …证明（某人或某事）为… 这里的 prove 是 turn out 之意，to be 可以省略。例如，he proved [to be ] honest .(=He proved [to be] an honest man.)(结果证明他是诚实的。) ■ Invaluable 珍贵的，无价的 Valuable 的强调形式。 ■ Help sb do sth 帮助（某人）做（某事）… 也可加上不定式的小品词 to,写成 help sb to do sth ，但在美国通常将 to 省略。 向您介绍我的客户××…… 这是所谓“介绍信”的范例。文系写给好朋友，全文文体较为正规，但并不生硬。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : May I introduce Ms. Sherry Chen … Dear John, I hope this e-mail finds you well . Today I am writing to introduce to you Ms. Sherry Chen, vice president in charge of the project planning and development division of Green Corporation .Ms . Chen will be visiting New York to study the feasibility of starting a new business in the . and wishes to call on you for advice and information upon her arrival in New York on or around April 1. I shall be most grateful to you for whatever assistance you may be able to give her when she calls on you . May I also add that she is a very likeable and interesting person , with an excellent command of English .So I am sure you will enjoy meeting her . Best regards, Guo Hong Zhida Co. , Ltd. 译文 希望你一切都好。我今天写这封信，是为了向你介绍格林公司策划部的副总裁 Sherry 陈小姐。陈小姐即将赴纽约研究在美国开展新业务的可行性。她预计四月一日左右抵达，希 望届时能拜访您，以得到一些建议和信息。 若能在她访问时尽可能提供一切协助，我将非常感谢。她非常讨人喜爱而有趣，英文 造诣极高。相信你见了她一定会很愉快。 常用词与短语 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** ■ vice president 副总裁 在美商企业中，经常指相当于一种“经理”的职位。请参阅本书最后的职务译名英汉 对照表。 ■ in charge of …担任，负责… ■ feasibility 可行性 通常作为形容词，如 a feasibility study “(计划等的)可行性研究”. ■ On or around date …日左右 无法确定日期的常用说法，类似的说法有 on or before , on or after 等。相关说明请看 的 NOTES。 ■ （be）grateful to sb for sth 因（某事）而感激（某人） ■ Whatever assistance 无论何种帮助 这里的 whatever 是作形容词用的关系代词。 ■ Call on sb 拜访（某人） 拜访某地是 call at …。两者皆可以 visit 取代，但 call on/at 有“顺道拜访“之意。 ■ Add that …附言…，加上… 例如，He added that he wanted to leave the company.(她还说要辞职。) ■ Likeable…令人喜爱、有魅力的人 ■ Command n.指挥、统率【权】；【感情的】抑制力；（语言的）运用能力 例如，He has [a] fine command of English . ( 他的英文很好。) I have a conversation command of English.(我的英文何人交谈没问题。) ■ Enjoy [doing] sth 乐于【做】… 以名词或动名词为宾语。Enjoy 之后也常接不定式，如 enjoy to play tennis,请多注意 此种用法。 我想推荐一位对你的研究有帮助的人…… 本文的主旨在拒绝接受访问后，后半段则提及愿意推荐其他可提供协助的人。别忘了附上与 被推荐者的联系方式。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Your E-mail of April 1 Dear Mr. Wilson : I have received your e-mail requesting an interview with me regarding the . thesis you are writing .Unfortunately , I am so busy at the moment that I regret I cannot find the time for the interview . However ,you might want to talk to Ms . Lee ,vice president of sales ,who is more than qualified to give her views on the subject you are pursuing . You can contact Ms. Lee directly at the following e-mail address: mslee@ Good luck for the successful completion of your thesis and I hope your meeting with Ms. Lee goes well . Sincerely , Guo Hong Zhida Co. , Ltd. 译文 我已收到你的电子邮件。你为了正在撰写的博士论文想访问我，可惜我现在忙得无法抽 空接收访问。不过，你或许会愿意与本公司的销售副总裁李小姐谈谈。她对你正在研究的题 目非常精通。你可通过以下的电子邮件地址，直接与她联系： mjlee@ 祝你顺利完成论文，并希望你何李小姐的会谈顺利。 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:mslee@ mailto:mjlee@ 常用词与论文 ■ regarding with 关于… 和 concerning 一样作为介词。Regarding about sth 是常见的错误用法，请多加注意。 ■ . thesis 博士论文 .或 PhD 是 Doctor of Philosophy 的缩写。 ■ Unfortunately 不幸的，令人遗憾的 想写得更口语化一点，可用 I am afraid …取代。 ■ Might 助动词 may 的过去式，意思是“（或许）…也说不定，大概是…”虽然是过去式，却 表示现在的推测。以 might 代替 may, 主要是位了表现更客气的态度，而非表达确信 的不同程度。 ■ Voice president of sales 销售副总裁 在美商企业中，vice president 经常指相当于“经理”的职位。因此，在一家公司中有 多位“副总裁”并不稀奇。 ■ （be）more than qualified to do 极有资格做… More than 在此为强调用法，表示 fully 或 very 之意。例如，I will be more than happy to help you .([如果需要]我将很乐意协助你。) ■ Pursue sth 追求…;从事（工作）等 例如：pursue pleasure (追求快乐)，pursue one’s study (从事研究)。 ■ Contact sb 和…联系，和…取得联系 解释请看 的 NOTES。 ■ Completion（某事的）完成，完结，终了 ■ Go well （事情）进展顺利 Go 在此表示“（事情）进行、发展”之意。例如，Everything is going well with the new project .(新计划进展一切顺利。) 敬邀您参加敝公司周年庆祝酒会… 这是以电子邮件发出宴会邀请函的范例。文体应稍微正式一些，切勿遗忘日期等重要信息。 From : admin@ Mail to :******@******.**.** Subject : The 30th Anniversary of Beijing Motors , Inc. Dear Mr. Doe: To celebrate the 30th anniversary of Beijing Motors, Inc . , we are holding a dinner party at the Wangfu Hotel in Beijing from 7:00 to 10:00 . on Friday ,April 1. You are cordially invited to the party so that we can express our sincere appreciated to you for the generous support you have extended to us for many years . For your information, the party will be attended by many top executives of leading Chinese and Japanese automakers , and we believe that this will offer many of us an excellent opportunity to get acquainted with each other . We do hope that you will be able to join us in this occasion ,and look forward to seeing you at the party. Sincerely yours, Beijing Motors ,Inc . by email at admin@ 译文 为庆祝北京汽车公司创立三十周年，谨订于四月一日（周五）下午七至十时在王府饭 店举行晚宴。 为了对您多年来的大力支持表达最诚挚的谢意，在此热诚邀请您出席。有多位中日汽 车界的高级主管将出席这场晚宴，我相信这将是彼此认识的绝佳集会。 希望您能拔冗参加，期待在晚宴上与您见面。 mailto:admin@ mailto:admin@ 常用词与短语 ■ Celebrate 庆祝，祝贺；举行（庆祝仪式、典礼等）；（通过仪式、典礼等）颂扬… 同义词 commemorate 是“纪念…,(藉举行仪式、典礼等)追念（某人或某事）”，和 celebrate 不同，并不限于“joyous and happy occasions ”（愉快欢乐的场合）。例如，to commemorate the 50th anniversary of Nanking Massacre(纪念南京大屠杀五十周年)。 ■ Anniversary 源自拉丁文 anni-(=year[ly])和 verse(=to turn ; revolve)的词，指“（每年的，周年的） 纪念日、纪念活动”。 ■ Cordially 诚挚的，由衷的 ■ The party will be attended by … （某人）将出席这个宴会 改成主动语态为…will attend the party 。当主语部分太长时，常改成被动语态以取得 某种平衡。 ■ Get acquainted with sb 组织…, 和…交往 ■ Each other 彼此 以往 each other 用于两者间的关系，三个人以上的关系使用 one another ，现在已无 这样的区别。 ■ . (附注于邀请函等之末尾)请赐复 NOTES .的意思和用法 本文末尾的 是法文 Repondez s’il vous platit.的缩写，意思为 reply ,if you please 。 这是邀请函中的习惯用句，请对方答复是否出席时使用。在邀请函中若附有答复用的明 信 片 ， 要 注 明 . by enclosed card; 若 对 方 以 电 话 答 复 ， 则 写 成 . by phone(010-1234-5678)。 敬邀您参加第××届商品展示会…… 这是企业举办各种展览或展示会时所撰写的邀请函的范例。文中说明，正式的要求函会寄给 那些进入公司主页并提出申请的人。请参阅 。 From : secretary@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Invitation to the 15th Annual Trace Show Dear Mr. Doe : The 15th annual Trade Show, featuring the most advanced electronic office machines , will be held in Beijing next month as follows . you are cordially invited to attend this most exciting events of the year . Dates : October 1st through 15th 1999 Time : 10:00 . to 5: 00 . Place : Agriculture Hall, Beijing We will have the latest products from our line on display ,and our expert staff will be on hand to provide you with all the information you need and to answer any questions you may have. Free drinks and snacks will also be provided ,and you are welcome to bring along your fridends. For more details and an official invitation card, please see our homepage(URL=. We look forward to seeing you at the Trade Show. Sincerely yours, Zhida Co. , Ltd. 译文 第十五届商品展示会下各月将在北京举行。这次展示的主要是最先进的电子办公器材， 诚挚邀请您参加这各今年最令人振奋的活动。 展示时间：上午 10 点－下午 5 点。 地点： 北京农业展览馆。本公司将在会场展示最新的产品，现场有专门人员向您提供需 mailto:secretary@ mailto:******@******.**.** 要的资料，并为您解答各种疑惑。此外还备有免费的饮料和点心，欢迎您携伴参加。 至于展示会的详细介绍及正式邀请函，请看本公司的主页（URL= Tradeshow)。期待在商品展示会上见到您。 常用词与短语 ■ featuring 为 feature 的现在分词，表示“以…为号召（噘头、卖点）；（报纸杂志的）专题报导 …”之意。其他的例句请看 。 ■ as follows 如下所示 无论所示内容是单数或复数，本短语的 follow 在习惯上都用复数形式表示。 ■ cordially 诚挚地，由衷地 ■ you are invited to do sth 邀请您做… ■ Dates “日期”。如果活动只有一天，开头可写成单数的 Date 。若活动为数日，通常使用复 数形式。不过，时间则以单数形式表示（＝Time）.因为 10:00 . 到 5：00 .之 间为一个单位。 ■ （be）on hand (人在现场)待命，等候 表示（be ）available 之意的美国英语口语。 ■ Provide sb with sth 给予，供给 ■ Bring along sb 带…一起来 Along 可省略。 ■ URL Uniform Resource Locator (通用资源位标)的缩写，表示主页等各种信息在互联网上的 位置（location）。 ■ http Hyper Text Transfer Protocol ( 《超文本传输协定》)的缩写。这是为互联网上的信息 流通而制定的。 敬邀您参加新任总裁的就职庆祝会… 本文为类似 的邀请函。然而，时间等事项的记载，应尽量如 、 独立出 来，才能一目了然。 From : secretary@ Mail to : ******@******.**.** Subject : May I invite you to a dinner party ? Dear Mr. Doe : I have recently been appointed president of Zhida Co. , Ltd . , and to celebrate this event I personally would like to invite you to join me for a dinner party so that we can get acquainted with each other . Date : April 1 , 2000 Time : 7:00—9:00 . Place : The ABC Hotel , Beijing(010-1234-5678) Our company greatly appreciates all the kind assistance you have unfailingly given us , and my personal aim is to continue and strengthen our relationship with your company and to maintain our standard of service . I would be much honored if you would attend this celebration. Sincerely yours, Guo Hong Zhida Co., Ltd. . by email at secretary@ 译文 本人最近接任知达公司总裁之职,敬邀您参加庆祝晚宴,以加深彼此的了解. 日期: 2004 年 4 月 1 日 时间: 下午 7—9 时 mailto:secretary@ mailto:******@******.**.** mailto:secretary@ 地点: 北京 ABC 饭店(010-1234-5678) 感谢您对本公司长久不变的支持,身为新总裁,我的目标时保持和加强两家公司的关系,并 维持我们的服务水准.您的出席将时我莫大的荣幸. 常用词与短语 ■ (be) appointed position 被指派,任命为(某一职务) 有关 appoint 的用法,请看 的 NOTES。 ■ Celebrate 庆祝，祝贺；举行（庆祝仪式、典礼等） 愿意为“（通过举行仪式或典礼）颂扬（特定日子或事件）”，源自单词 celebrity (名 人)。 ■ Invite sb [ to sth] 邀请（某人）(参加活动等) ■ Get acquainted with sb 结识，和…交往 ■ Appreciate sth 对（某事物）表示感激 相关说明请看 。 ■ Unfailingly 恒久不变 形容词 unfailing 表示“无尽的，恒常不变的（constant）、可信赖的（reliable）”之意。 ■ Strengthen sth 强化（make strong）… ■ Standard of service 服务水准 Standard 是“（用来判断、评判的）基准、标注、规格”。本短语在此的意思与 quality of service 很相近。例如，meet(=satisfy ; be up to ) the standard (达到【一定的】标准， 及格)、the standard of living(生活水平)。 ■ Would you much honored if …如果…将是莫大的荣幸 If 从句为虚拟语气。若将 honored 解释为形容词化的词语，则以 very 取代 much（例 如 I am very interested in…中的 interested 被视为形容词，因此以 very 修饰。Very much 则修饰动词、形容词皆可）。 ■ . (附注于邀请函等的末尾)请赐复 请参阅 的 NOTES。 邀请参加新产品发布会…… 这是邀请参加新产品上市发布会的信函。如欲力求简洁，可以只摘取第一段和最后一段 For more information, …。请参阅 。 From : sales@chinanet Mail to : ******@******.**.** Subject : Official Launch of Model AX-95/P China Net Inc. cordially invites you to join us in celebrating the official launch of our new personal computer , Model AX-95/P , on April 1 at 10:00 . at the Ruby Hall of the Kunlun Hotel ,Beijing. This new model has such special features as a codeless keyboard with a built-in mouse , an energy saving function, a quad-speed CD-ROM drive , and the state-of-the-art Pentium P6 processor . the result is a machine which is truly user-friendly . Our expert staff will be on hand to provide you with all the information you need and to answer any question you may have regarding this new model. Cocktails and hors d’oeuvres will also be served . For more information, please contact us by e-mail at chinanet . or call 010-12345678 .Thank you . China Net Inc. 译文 中网股份有限公司谨订于四月一日上午十时，于北京昆仑饭店红宝石厅，举行新型个 人电脑 Model AX-95/P 的正式上市发布会，诚挚邀请您莅临指教。 这部新型电脑具有内建鼠标、省电功能、四倍速光驱，以及最新的 Pentium P6 处理器 等各项特色，是一部方便使用者的机器。 会场上有专门人员向您提供所需资料，并回答有关产品的任何问题。此外，现场还供 应 鸡 尾 酒 及 开 胃 小 吃 。 欲 知 详 情 ， 请 以 电 子 邮 件 向 联 系 ， 或 电 洽 010-1234-5678,谢谢。 常用词与短语 mailto:******@******.**.** ■ cordially 诚挚地，由衷地 ■ invite sb [to sth] 邀请（某人）（参加活动等） ■ join sb in doing sth 和某人一起做… ■ launch 在此作为名词，表示“（新产品等的）推出”。动词的用法如下：launch a new business (开始新业务)，launch a new product (推出新产品)。 ■ feature 特色 动词用法请看 。 ■ built-in 内建的，与生俱有的 ■ energy-saving 省电的，节省能源的 ■ quad-speed 四倍速的 quad 是 quadruple 的缩写形式，作为前缀表示“四个的、四倍的、四重的”。 ■ user-friendly 为使用者设想的 这里的 friendly 是“对…体贴的、友善的”，通常用来指“（电脑软件或家电产品等） 容易操作的”。 ■ state-of-the-art 最先进的，最新技术的 ■ （be）on hand（人在现场）待命、等候 ■ Regarding sth 关于… 和 concerning 一样是介词。若写成 regarding about sth，加了不必要的介词，是错误 的用法。 ■ Hors d’oeurve (筵席上所供应的)开胃小吃 ■ Contact sb 和…联系，和…取得联系 相关说明请参阅 的 NOTES。 应邀参加庆祝酒会，我感到很荣幸… 这是回复 （新任总裁就职庆祝会的邀请函。这时并不需要冗长的叙述，简洁表明参加 之意即可。 From : jdoe@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Thank you for the invitation… Dear Mr. Guo: Yes , I’d be delighted to attend the dinner party on Friday , April 1 ,at 7:00 . Thank you so much for inviting me . I am looking forward to seeing you at the party. Sincerely yours, == John Doe Logos International( China), Inc. 译文 本文很乐意参加四月一日（周五）下午七时的晚宴。谢谢您的邀请，期待在宴会上与您 见面。 常用词与短语 ■ (be) delighted to do 很乐意做… 表现出比(be)pleased to 更强烈的感情。例如， I am delighted to learn of the birth of your son .(很高兴得知你喜获麟了。) ■ Attend sth 参加，到场，出席（to be present at） ■ Invited sb [to sth] 邀请（某人）（参加活动等） ■ Look forward to [ doing] sth 期待、盼望【做】… 相关说明请看 的 NOTES。 mailto:jdoe@ mailto:******@******.**.** NOTES 表示原意出席的回函范例 本文为答应出席庆祝会的回函，即答覆 “邀请函”的范例。由于旨在表示时否出席， 可用简单的方式撰写。开头的写法有以下几种： I am delighted to accept your invitation to …; it is my pleasure to accept your kind invitation to …。或 it is with great pleasure that I accept your invitation to …等。 以下是正式与非正式的出席通知范例，供各位参考（请同时参阅 ）。此外，日期 与时间以文字表示比较正式，如 the first of April 、at seven o’clock ,但是以数字表示也可 以。 . 接收正式邀请函的回函范例 Mr. and Mrs. John Doe accept with pleasure the kind invitation of Mr. and Mrs. Jack Chen to a dinner on Friday , April 1, at 7:00 . . 接受非正式邀请函的回函范例 I am (we are )delighted to accept your kind invitation to a dinner on Friday , April 1 . Thank you so much for inviting me (us ). I am (we are )looking forward to seeing you soon. 很抱歉无法出席周年庆祝酒会…… 这是对 的邀请函的回复，是表示不能出席的书信范例。不能应邀出席时，请先简单 叙述理由，切勿过度冗长。 From : jdoe@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Your Invitation to the April 1 Dinner Party Dear Sir/Madam : Thank you for the invitation to the dinner party on Friday , April 1 , celebrating the 30th anniversary of your esteemed company . Unfortunately , I’ll be out of town on business on that day , so I won’t be able to attend. I am very sorry , but please accept my thanks again for thinking of inviting me . I hope the evening will be a great success. Sincerely yours, == John Doe Logos International (China), Inc. 译文 谢谢您邀请我参加四月一日（周五）贵公司创立三十周年的庆祝晚宴，可惜我当天正好 出差，无法出席。 我觉得很抱歉，再此感谢您的邀请，并祝晚宴成功。 常用词与短语 ■ celebrate sth 庆祝… mailto:jdoe@ mailto:******@******.**.** 请看 的“常用词与短语”。 ■ anniversary （每年的、周年的）纪念日，纪念活动 请看 的“常用词与短语“。 ■ esteemed esteem 的过去分词（作形容词），表示“受尊重的，受尊敬的，受重视的”。Your esteemed company 指”贵公司”,是有点夸张的正式说法，通常只要写 your company。 ■ unfortunately 不幸的，令人遗憾的 若想写得更口语化一些，可以用 I am afraid …代替。 ■ please accept my thanks for sth 谢谢您… ■ think of [doing] sth ；think of sb 想到【做】…;为…着想 NOTES 委婉邀请的回函范例 本范例是对 “邀请函”的回复，旨在表示无法参加周年庆祝酒会。和 相同，本文 可以写得很简单。下面是委婉正式与非正式邀请函的回函范例，供各位参考（请同时参阅 ）。 . 对正式邀请函的委婉回函 Mr. and MRS. John Doe regret that because of a previous engagement they are unable to accept Mr. and Mrs. Jack Chen’s kind invitation to a dinner on Friday , April 1. . 对非正式邀请函的委婉回函 I am (we are ) very sorry that I (we ) cannot accept your kind invitation to a dinner on Friday , April 1. Unfortunately , I (we ) already have a previous engagement that evening . I (we ) do appreciate your asking me (us )and hope I (we ) will have the opportunity to say yes at some future time. 参加研讨会的确认信函…… 这是一封确认信函，旨在向研讨会主办者确认报名手续。请各位牢记确认信函的简单格式。 From : guohong@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Registration for the Technical Writing Seminar Dear Sir/Madam: This is to confirm my registration for the Technical Writing Seminar to be held from April 1 to 3 at the Grand Pacific Hotel in Xiamen. I would prefer a single room with an ocean view, if possible. Thank you . Sincerely , guohong@ Zhida Co., Ltd. 17, Fuchengmen Beidajie ,Beijing Fax: 86-10-68316510 译文 我报名参加四月一日至三日在厦门太平洋大饭店举行的“技术文件写作研讨会”，特此向 您确认。如果可以的话，我希望能住在面海的单间，谢谢。 常用词与短语 ■ this is to do sth 我写（这封信）是为了… 也可写成 I am writing to …,例句请看 。 ■ confirm sth 确认，证实 表示此意时，不以“人”为直接宾语。I confirm you …为常见的错误，请多加注意。 ■ registration (将名字写在登记簿上)正式登记；登记人数、件数；登记证明书 mailto:guohong@ mailto:******@******.**.** mailto:guohong@ 在此为“（登记）报名参加”之意。 ■ the grand pacific hotel 旅馆名称前要加上定冠词。 ■ would prefer sth 觉得…比较好，更喜欢… would 是一种委婉的表示，也可省略。 NOTES 表示日期、时间的介词用法 英文在表示”于…日前/以后”等日期或期限时，主要以 by , until ,before .after ,from ,to 等介 词表示。而 by April 1 或 until April 1 等写法是否包括当天，说法则因人而异。以下是一些 常用介词的基本释义及避免引起误会的写法； . by April 1 包括四月一日当天，但最好写成 until and including April 1(包括)或 until but not including April 1(不包括)，以免造成误解。 . before/after April 1 两者皆不含四月一日当天。但为了表达得更明确，也常采用 on and after April 1 (自四月一日起)，或 on or before April 1 (四月一日或其之前)的写法。 . from/to April 1 两者皆包含四月一日当天。但因对 to April 1 的解释有所分歧，美国人大多 以 through 代替 to,明确表示包括当天。 办公室迁新址的通知…… 迁移通知大多采用邮寄，不过今后以电子邮件通知的情形将会增多。由于只是通知新地址等 事宜，最好采用简单明了的写法。 From : admin@ Mail to : ******@******.**.** Subject : Beijing Business Network Moves to New Location Starting on April 1 this year , Beijing Business Network , Inc , will move to a new location. The new address ,phone number ,and fax number are as follows: New Palace 4F 101,Zhichun Road ,Beijing ,PRC Tel: 010-1234-5678 Fax: 010-2345-6789 Customer support now also has two direct phone numbers; one for English and the other for Chinese . Please contact BBN support by email at support@ for the new phone numbers. Thank you . Beijing Business Network , Inc. 译文 北京商业网络公司将于今年四月一日迁新址。新办公处的地址、电话、传真号码如下 ：（中间省略） 顾客服务部的直拨电话分为英文、中文两部。新的电话号码请通过查阅电子邮件。 常用词与短语 ■ starting on date 从…日开始 mailto:admin@ mailto:******@******.**.** mailto:support@ 类似说法请看 的第一段。 ■ move 在此为“迁移，搬家”之意。在正文中用 will move 这样的助动词加动词原形，然而一 般在信件主题中，则与新闻报导一样，以一般现在时（moves）表达。 ■ as follows: 如下所示 其他例句请看 、49、61。 ■ customer support 顾客支持，顾客服务（部门/人员） 指负责回答顾客询问或负责其他各种服务的部门。 ■ direct phone number 直拨电话号码 ■ contact sb 和…联系，和…取得联系 请看以下的 NOTES。 NOTES Contact 是简略的说法吗？ 把 contact 作“和…联系，和…取得联系”的意思来使用，早已是通用的商业用语。但在一 些讲究规范用语的人当中，许多人认为这种动词用法是非正式（informal）或属口语体（ colloquial）的用法。譬如 Harper Dictionary of Current Usage 的语法委员会（usage panel） ,大约酒有 65%的成员持这种看法。Please contact me .的替换说法有 please call me . 和 please write [to] me . 及 please get in touch with me. 等等。Call 或 write 具体地指定了联 系的方式，get in touch with 不免有乖弯抹角之嫌（但若要特意营造口语的语气则另当别 论）。顺便说一句，美国 Random House Dictionary 中提到“…this use of contact has become standard in all types of speech and writing .” 开办服务新项目的通知…… 这是为了宣传新的服务项目，而寄出的 DM 电子邮件范例。文中提及顾客若欲知详情， 请参看该公司的主页或直接咨询。 From : admin@ Mail to : ******@******.**.** Subject : BBN Announces Personal ISDN Internet Service Effective April 1, Beijing Business Network will begin a new personal ISDN Internet connectivity service which allows individual users to access the Internet at speeds previously available only to corporate customers. The annual charges are 2,000 dollars for Kbps service ,and 3,000 dollars for 64 Kbps service , both of which are for an unl