广东外语外贸大学档案工作规范
目 录
党群、行政类………………………………………………………………………1
教学类………………………………………………………………………………13
科学技术研究类……………………………………………………………………21
产品生产与科技开发类……………………………………………………………29
基本建设类…………………………………………………………………………37
仪器设备类…………………………………………………………………………46
出版类………………………………………………………………………………52
外事类………………………………………………………………………………57
财会类………………………………………………………………………………64
声像载体类…………………………………………………………………………71
广 东 外 语 外 贸 大 学 党 群 、 行 政 类 档 案 工 作 规 范
为了加强学校党群、行政类档案工作的业务建设，提高规范化、科学化管理
水平，更好地为学校和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据《高
等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，特制定
本规范。
1 党、政档案工作的基本原则
凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图
表和声像载体材料均属党、政档案。
党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开
发利用。
党、政文件材料严格实行由文书处理部门归档的制度。
党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、
所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：
布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档
案工作。
学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)
职档案员，认真做好党、政档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归
档。
要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最
大限度地发挥党、政档案的作用。
2 党、政档案归档范围的确定
确定的原则
归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作
用和研究价值；能全面反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、
系统；遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出
版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件
一、二。
归档的重点以学校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别
是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上
级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。
不归档的文件材料
上级机关普发供参阅、不办的文件材料。
上级机关发来供工作参考的抄件。
上级机关征求意见未定稿的文件。
重份文件。
无查考利用价值的事务性、临时性文件。
未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，
一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿
和负责人签字的最后定稿除外)。
从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性
建设性意见的人民来信。
学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
校内负责人兼任外机关职务形成的与学校无关的文件材料。
为参考目的从各方面收集的文件材料。
非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
(以上材料如有需要，可作资料暂存)
3 党、政文件材料的部门归档流程
积累整理
学校各归档单位在平时应严格做好文件材料的收集、积累工作，按问
题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保
存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利
用为原则。
分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形
成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般归入文
件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个
年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，
应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门
年度。
分问题。参照附件一、二，将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。
排序。各类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，
请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被
转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时
间顺序排列。
每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为
单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注或字迹，需进行贴边处理，
对已破损的文件材料要进行修补，字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并保存。
凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标
题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。专
（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录
打印、填写备考表等工作。
归档分工
一般的上级来文由党办、校办相关科室归档，专业性的或具体业务性
的直接发到校内相关单位的，由各承办单位归档。
以党委、学校名义的发文，由党办、校办相关科室归档(一般应保存两
份，其电子文件也一并归档)。以部门名义的发文，由各部门归档（重要文件应
保存两份，其电子文件也一并归档）。
党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会等会
议材料，由党办、校办归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、
干部会议所形成的材料，由主办单位归档。
校内各单位向党委、学校及校领导的请示报告及相应的批复、批转的
文件和处理结果等，由由报文单位归档。
两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只
保存复制本。
各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，
移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
重要的来信来访材料，由承办单位归档。
归档验收
党、政档案在次学年四月底前归档。移交档案时交接双方必须当面检查验收，
检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归
档单位填写移交目录（一式两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡
不符合规定要求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正移交。
4 党、政档案的管理
按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类号，依据《档案著录规
则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部门业务建设规范》做好
党政档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作。
5 党、政档案工作岗位责任制
分管档案工作的校领导职责
组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于
档案工作的各项方针政策的活动。
加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，
并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。
关心档案工作和学校档案部门的建设与发展，从人力、财力、物力上
给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作
与学校的各项工作协调发展。
分管档案工作的各二级学院、系、处、部、室、所、中心部门领导职责。
组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案
工作纳入本单位的议事日程。
加强与学校档案部门的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，
保证归档档案的质量。
做好本部门和专(兼)职档案员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工
作中的实际困难。
各立卷部门专(兼)职档案员职责。
坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，
便于利用和立卷归档。
负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，
保证归档文件材料完整、准确、系统。归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，
案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
主动接受档案部门的业务指导和督促检查，实施学校档案工作计划、
规定和有关制度，按规定时间做好档案的移交归档。
热爱本职工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
注意文件材料的安全和保密工作。
办理领导交办的其他档案业务工作。
学校档案部门职责
根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档
案工作的各项管理制度，开展宣传教育活动。
指导、监督、检查、协助各部门每年文件材料的整理归档工。
对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，确保
档案的完整与安全，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资
源的开发工作，为学校各项工作服务，开展档案学术研究和经验交流活动。
贯彻执行党和国家保密规定，维护涉密档案的安全。
6 本规范由学校综合档案室负责解释，自公布之日起实施。
附件一：广东外语外贸大学党群类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学行政类档案归档范围和保管期限表
附件一
广东外语外贸大学党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的则永久保存） 长期
本校党代会文件材料：
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、
领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；
候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等
永久
（2）提案办理情况；会议简报、会议情况、反映情况、小组会议记录等 长期
2
（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票样式 短期
3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长会、总支书记会、党委中心组
会议记录、纪要、决议及及会议讨论的文件
永久
4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
6 以党委名义召开的工作会议材料 永久
7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久
8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久
9 党委工作简报 永久
10 党委大事记 永久
11 党群系统启用印章的文件和印模 永久
12 党群系统重要统计材料 永久
13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长期
14 党委保密、秘书工作的有关文件 长期
15 重要的群众来信来访及处理材料 长期
16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长期
17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、
会议记录和统计表
长期
18 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 长期
19 分党委总支、直属支部人员奖励及有关材料 长期
DQ12 纪检
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级纪委关于纪检监察工作的文件 长期
2 纪委工作规章制度 长期
3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久
4 校纪委会议记录 长期
5 党员处分、复查材料 长期
6 群众来信来访及处理意见 短期
DQ13 组织
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期
2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久
3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
4 落实政策的有关材料 长期
5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级
批准的，要附任免呈报表）
永久
6 副处级以上干部名册 永久
7 总支、支部改选报告、审批材料 长期
8 各总支、支部委员名册 长期
9 党员名册 长期
10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长期
11 发展新党员、预备党员转正的名册 长期
DQ14 宣传教育
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于宣传工作的文件 长期
2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长期
4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期
5 反映本校重大活动的简报及图表 永久
6 上级有关学生思想政治工作的文件 长期
7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久
8 学生工作部学生思想政治工作的计划、报告、总结 永久
9 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期
序号 类 目 名 称 保管期限
10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期
11 各系学生政治工作人员名单 长期
DQ15 统战
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 长期
2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永久
3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久
5 台、港、澳和侨务工作材料 长期
6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期
7 统战工作重要会议记录 长期
DQ16 工会
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于工会工作的文件 长期
2 工会工作计划、决定、报告、统计、重要通知和总结 永久
3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲
话、大会发言等文件）
长期
4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长期
5 处分会员的有关材料 长期
6 工会委员会会议记录、纪要 短期
7 基层工会干部名单 长期
8 会员名册 长期
9 妇女工作材料 长期
10 家属工作材料 永久
DQ17 团委
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于团的工作文件 长期
序号 类 目 名 称 保管期限
2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、
大会发言和大会通过的文件）
永久
3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、
大会发言和文件）
永久
4 团委工作计划、报告、总结、规章制度 永久
5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期
7 处分团员的材料及复查材料 长期
8 批准入团、离团材料及名单 长期
9 团干部名单 长期
10 团员名册 长期
11 团委会议记录 长期
12 学生会文件、材料 长期
13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期
14 各分团委的有关材料 长期
15 研究生会的有关材料 长期
16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期
17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期
附件二
广东外语外贸大学行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期
2 全校性的规章制度 永久
3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久
4 校长办公室、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
6 全校性的工作会议、座谈会文件 长期
7 校领导在会上的重要讲话和参加校外重要会议发言稿 长期
8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
9 学校评估材料 永久
10 教职工代表大会文件材料 长期
11 本校向上级的请示及其批复 永久或长期
12 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期
13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久
14 学年报表及综合统计 永久
15 启用印章的文件及印模 永久
16 本校历史沿革、情况介绍 永久
17 本校大事记、简报、信息、动态等 永久
18 校史工作材料 永久
19 校友工作材料 长期
20 校庆工作材料 长期
21 群众来信来访文件材料 长期
22 普选工作材料 短期
23 上级有关与本院、所、中心的来文 长期
24 院、系、所、中心会议记录、纪要 长期
25 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 长期
26 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 长期
27 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 长期
28 院、系、所、中心统计年报及重要资料 长期
XZ12 人事
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关人事工作的文件 长期
2 本校人事工作的规章制度 长期
3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永久
4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永久
5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久
6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长期
8 处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料 长期
9 教职工动态月报 长期
10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久
11 教师进修计划、安排、总结 长期
12 教师工作量的规定及执行情况 长期
13 教师业务考核材料 长期
14 人事统计报表 永久
15 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永久
16 教研室、研究室正副主任名册 长期
17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（要求附审批表） 长期
18 教职工工资调整材料、名册 长期
19 教职工转正定级材料 长期
20 教职工校内调动材料 长期
21 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信） 长期
22 教职工的调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 长期
23 教职工援外和支援边远地区材料 短期
24 教职工退职、离职和出国的有关材料 长期
25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长期
26 教职工退休后重新工作的材料 长期
27 教职工福利工作 长期
28 教职工商调函件 长期
29 使用临时工有关材料 长期
30 人民来信来访材料 长期
XZ13 监察、审计
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关监察、审计工作的文件 长期
2 本校监察、审计工作方面的规章制度 长期
3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 长期
4 监察、审计工作统计年报及重要报表 长期
XZ14 武装、保卫
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关公安保卫工作的文件 长期
2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长期
3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永久
4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长期
5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期
6 要害部门的公安保卫、消防工作 长期
7 保卫工作简报 长期
8 上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件 长期
9 本校武装部职责范围内的规章制度 长期
10 武装部工作计划、总结、调查报告 长期
11 武装部工作统计年报及重要报表 长期
12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） 长期
XZ15 总务
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关总务工作的文件 短期
2 本校总务处及各科规章制度 长期
3 本校总务工作计划、报告、调查材料 长期
4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长期
5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期
6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长期
7 师生员工健康状况调查材料及统计表 永久
8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长期
9 车辆工作的有关文件材料 短期
序号 类 目 名 称 保管期限
10 伙食工作的有关材料 短期
11 校园绿化工作的有关材料 短期
XZ16 档案、图书、文博
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关档案、图书、情报、博物工作的文件 长期
2 档案、图书、文博规章制度 长期
3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 长期
4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久
5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 长期
6 档案馆指南、全宗介绍 永久
广 东 外 语 外 贸 大 学 教 学 类 档 案 工 作 规 范
为提高教学档案的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在学校各项工作
中的作用，并为考核教学档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和
《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作
规范》等法律、法规、规章，结合学校实际，特制定本规范。
1 教学档案工作的基本原则
凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、
声像载体材料均属教学档案。
教学档案工作是学校做好教学管理的重要基础工作之一。教学档案是衡
量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重
点。
教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发
利用。
教学档案是教学管理的重要组成部份，实行“三纳入”、“四同步”，即纳入
教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教
学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同
步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、
教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评
审材料、教师考核晋升、奖励与档案部门出具归档证明同步。
学校各二级学院、系、处、部、中心、所等教学管理和教学业务部门应
明确一名分管档案工作的负责人，并配备相应的专（兼）职档案员，统一管理本
部门、本系统的教学文件材料，定期整理、归档。
2 教学档案归档范围的确定
确定的原则
归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校
和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，
保证完整、准确、系统。
归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符
合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、
课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。
归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成
的不同载体的文件材料。
不归档的文件材料
上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；
上级有关教学的未定稿的文件；
重份文件；
无查考利用价值的事务性临时性文件；
非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
校内其他单位发来的文件；
与校外单位交换来的材料；
以上不归档材料如有必要，可作资料暂存。
3 教学档案的部门立卷与归档
形成与积累
每年新学年开始后，各二级学院、系、部、中心等的教学秘书应自觉
做好新学年形成的教学文件材料的积累、收集工作，定期进行分类整理。
教务部门应会同档案部门向各教学单位发放各种统一的教学文件材料
表格、学籍登记表（卡）等，做到归档材料规范化。
档案部门随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材
料的积累工作。
归档的教学文件材料必须使用黑色签字笔等耐久材料书写，字迹工整、
清楚，格式统一，签名、盖章等手续完备。
整理组卷
坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各二级学院、系或
教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向学校档案部门归档。
根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原
则，对照附件中的类别进行组卷。一般相同内容的文件材料组成一卷便于利用，
同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，教学案卷因经常利用复印，应
以组薄卷为宜。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不
同内容分别组成薄卷。
卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在
后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列。
每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为
单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者或字迹，需进行贴边处
理，对已破损的文件材料要进行修补。
凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标
题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件（卷）文件上加盖并填写档号章。
专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目
录打印、填写备考表等工作。
凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著已归
入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。
文件形成部门提出每个案卷的密级并会同学校保密委员会确定。
归档验收
教学综合管理文件在次学年的四月底前归档，学籍表等学籍档案在次学年寒
假前归档。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐
全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式
两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人
有权拒绝接收，并限期改正移交。
4 教学档案的管理
按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类号，依据《档案著
录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部门业务建设规范》
做好教学档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作。
教学档案的补充和修改。
各二级学院、系（部）和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件
材料整理后向学校档案部门补充归档。
凡已归档的档案材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未
经批准，不得修改任何文件材料。
教学档案中的学籍档案管理请参照《广东外语外贸大学学籍档案管理实
施细则》执行。
5 教学档案工作岗位责任制
分管教学工作的校领导的职责
组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政
策，把教学档案工作列入学校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案
干部的各种待遇等方面提供条件。
定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。
教学管理部门领导的职责
制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之
中，并监督各部门执行。
加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保
证教学档案质量。
对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解
决一些实际困难。
学校档案部门职责
认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制定学校
教学档案工作管理制度并付诸实施。
督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。
按照《教学类档案工作规范》要求做好教学档案的各项业务工作。
各部门专(兼)职档案员职责
做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
将收集、积累的文件材料整理组卷，做到组卷合理，编目清楚，标题
准确，并及时向学校档案部门移交。
做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、
利用等工作。
各教研室教学档案负责人的职责
负责收集各系、教研室的教学大纲、典型教案、集体备课记录、试题、
试卷等，向所属部门专(兼)职教学档案员移交。
督促教师向本部门专(兼)职教学档案员移交各种教学业务档案。
6 本规范由学校综合档案室负责解释，自公布之日起实施。
附件一：广东外语外贸大学教学类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学教学类档案二级目录代号简表
附件一
广东外语外贸大学教学类档案归档范围和保管期限表
JX11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久
3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、
总结
永久
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期
5 非学历教育的培训班、进修班材料 长期
6 统计报表 永久
7 学生运动会材料 长期
8 迎新工作材料 短期
JX12 学科与实验室建设
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久
3 重点学科、专业、实验室建设材料 永久
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期
5 学科、专业、实验室建设统计报表 永久
JX13 招生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料 长期
2 招生计划、规定、生源计划 长期
3 新生录取材料及新生名单 长期
4 委陪、代培、自费生计划、合同及名单 长期
5 招生宣传、招生工作总结 短期
6 研究生入学试题及指导教师名册 长期
JX14 学籍管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 新生入学登记表 永久
2 学生学籍表 永久
3 学生成绩总册 永久
4 在校学生名册 永久
5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 长期
6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） 长期
7 学生处分材料 长期
JX15 课堂教学与教学实践
序号 类 目 名 称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲 永久
2 课程建设要求及安排、校历表、课程表 长期
3 各系、科、专业课程试题库 长期
4 典型教案、重要备课记录 长期
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期
JX16 学位
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学位工作的文件材料 长期
2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 长期
3 学位委员会会议记录、决定 长期
4 学位委员会授予各层次学位清册 永久
5 本科生优秀学士学位论文 长期
6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长期
JX17 毕业生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关毕业分配的文件材料 长期
2 毕业生工作计划、简报、总结 长期
3 毕业生供需统计、计划、合同 长期
4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久
5 毕业证、派遣证存根领取签收册 长期
序号 类 目 名 称 保管期限
6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期
JX18 教材
序号 类 目 名 称 保管期限
1 自编、主编教材 长期
2 各系、各专业使用教材目录 长期
3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期
4 其他有保存价值的自编参考材料 短期
附录 存系教学类档案
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本科生毕业论文及评审意见 长期
2 课堂教学材料、课程进度表 短期
3 教师任课安排、教案 长期
4 优秀实习报告 短期
5 本专业教学检查、调查材料及总结 短期
6 教师工作量核算、登记材料 短期
附件二
广东外语外贸大学教学类档案二级目录代号简表
JX
11 综合
优秀教学质量评奖材料入此
12 学科与实验室建设
专业设置入此
13 招生
14 学籍管理
学生奖惩材料入此
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作
17 毕业生工作
18 教材
广 东 外 语 外 贸 大 学 科 学 技 术 研 究 类 档 案 工 作 规 范
为提高学校科学技术研究类档案（简称科研档案）的质量和管理水平，充分
发挥其作用，并为考核科研档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、
《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作
规范》等法律、法规、规章，结合学校实际，特制定本规范。
1 科研档案工作的基本原则
科研档案是指学校从事科研管理以及在科学研究过程中直接形成的，具
有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。
科研档案是学校科学研究活动和成果的真实记录，必须实行集中统一管
理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。
科研档案工作是科研管理工作的重要组成部份，必须纳入科研计划、规
划、管理制度和有关人员的岗位职责中。学校科研管理部门必须有一名负责人分
管科研档案工作，并确定专（兼）职科研档案员，负责学校科研档案的收集、整
理、立卷，并定期向档案部门成套移交。
实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科
研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；
验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技
成果以及科技人员考核提职与相关科研课题归档情况的证明材料同步。
2 科研档案归档范围的确定
确定的原则
归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校
和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的
全过程，保证完整、准确、系统。
归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，
照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
由学校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，
协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位保存。
由校内几个单位协作完成的项目，各有关单位要相互配合，整理好本单位承担的
须归档的科技文件材料，由主持单位的科研人员归档。如确系涉及协作单位的合
法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应
提供承担课题部分的有关案卷目录给主持单位。
与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的
归档办法。一般应归入外事类。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理，研究课题科研准备、研究实验、总结
鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件。
归档的重点是学校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体
的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
不归档的文件材料
上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件。
上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。
未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。
重份文件。
无查考利用价值的事务性、临时性文件。
非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件。
校内其他单位发来的文件。
与校外单位交换来的材料。
以上不归档材料如有必要，可作资料暂存。
3 科研档案的归档要求与立卷方法
形成积累
课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累
科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和
整理科研工作各阶段的有关文件材料。
归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续
完备。
整理组卷
坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由
本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题
组的业务性文件汇总整理成卷。
根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷
原则，以及科研文件材料内容、价值、数量和载体形成等实际情况，将每个研究
课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。
将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成
果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课
题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷排序。
内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；
印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为
单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者或字迹，需进行贴边处
理，对已破损的文件材料要进行修补。
凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标
题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。专
（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录
打印、填写备考表等工作。
除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷专柜保管，
档号必须与文字材料卷保持一致，并按《声像载体档案工作规范》要求处理。
课题负责人组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级
划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办
理。
归档验收
科研管理部门负责集中归档工作，各部门（课题组）必须按照管理部
门的要求，填写科研档案归档说明（与科研档案一并归档），把应归档材料交科
研管理部门后，由科研管理部门向学校档案部门集中归档。
归档时间。
研究课题在鉴定验收后两个月内归档。
暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个
月内归档。
重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加或由档案部
门委托科研部门兼职档案员（或指定人员）参加。
归档时学校档案部门应进行审查、验收、或由档案部门委托科研部门
兼职档案员（或指定人员）对照归档材料进行审查验收，并在成果登记表上签署
意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具
证明，科研管理部门不得申报成果。
移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐
全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式
两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人
有权拒绝接收，并限期改正移交。
4 科研档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类
号，依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部
门业务建设规范》做好科研档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作，严格执行
国家关于科技保密、专利等法规制度。
档案的补充与修改
科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段
形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况及时对
有关课题档案的案卷保管期限进行调整。
对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经系
（部）、教研室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意，并在案卷备考表内
写明修改原因和时间。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。
学校档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材
料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组
卷、编目。
5 科研档案工作岗位责任制
分管科研工作的校领导的职责
组织观察国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规，把科研档
案工作纳入科研工作的发展计划，为科研档案工作的科学管理提供条件。
定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。
科研管理部门领导职责
将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。
制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作
之中并督促有关部门执行。
及时催促课题负责人、专（兼）职档案员按规定将应归档的文件材料
归档。
支持档案部门的工作，关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。
组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。
指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。
学校档案部门职责
根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定学校科研档案工作
的各项管理制度。
监督、指导、检查科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归
档工作，检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。
负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工
作。
积极组织开发科研档案信息资源，充分发挥其作用。
遵守国家关于科技保密的规定，保证科技秘密及档案的安全，维护学
校和技术人员的合法权益。
二级学院、系、所、中心、教研室主任职责
把建立科研档案列为研究所（室）、教研室的工作内容之一。提出要求，
定期检查，做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。
研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，确定保
管期限和密级，并签署意见。
课题组长职责
主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作，提出建档计划，明确
课题组成员积累有关科研文件材料的任务，在课题结束后，组织收齐并系统组卷，
做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。
提出科研档案案卷保管期限和密级，填写科研档案归档说明书，并组
织编制目录、清单等。
向科研管理部门办理移交手续
科研人员职责
按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。
课题完成后，整理出由本人承担任务部份的科研文件材料，做到质量
符合要求。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学科学研究类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学科学研究类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学科学技术研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 科研行政管理文件材料 长期
2 科研计划管理文件材料 长期
3 科研成果管理文件材料 长期
4 科研经费管理文件材料 长期
5 申报科学基金及有关材料 长期
6 学会工作（学术活动）材料 短期
KY12-1 科研准备阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 开题报告与课题调研论证材料 长期
2 任务书、合同、协议书 永久
3 课题研究计划、设计 长期
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期
5 课题投资和预决算材料 短期
KY12-2 研究实验阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及
综合分析材料）
永久
2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） 永久
3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） 永久
4 研究工作阶段小结、年度报告 长期
5 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等 永久
6 样品、标本等实物的记录 永久
KY12-3 总结鉴定阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 研究报告、研制报告 永久
2 论文专著 永久
3 工艺技术报告 永久
4 技术诀窍报告 永久
5 专家评审意见 永久
6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期
7 鉴定证书 永久
8 推广应用意见 长期
9 课题工作总结 长期
KY12-4 申报奖励阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 科研成果登记表 永久
2 科研成果报告表 永久
3 科研成果奖励申报与审批材料 永久
4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永久
5 专利申请书或证书原件或影印件 永久
KY12-5 推广应用阶段
序号 类 目 名 称 保管期限
1 转让合同、协议书 永久
2 生产定型鉴定材料 永久
3 成果被引用或投产后反馈意见 短期
4 推广应用方案及实施情况 长期
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期
6 成果宣传报导材料 短期
7 对外科学交流材料 长期
附件二
广东外语外贸大学科学技术研究类档案二级类目代号简表
KY
11 综合
科研经费管理、学术活动材料入此
（按学科或专业或项目设置类目）
12 语言学
13 经济学
14 管理学
15 中国文学
16 哲学
……
广东外语外贸大学产品生产与科技开发类档案工作规范
为了提高产品生产与科技开发类档案（简称产品档案）的质量和管理水平，
更好地为学校教学、科研提供有效服务，并为考核产品档案工作提供依据，根据
《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分
类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际，特制定
本规范。
1 产品生产与科技开发档案工作的基本原则
学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价
值的文字、图表、声像载体材料等均属产品档案。
产品档案必须实行集中统一管理，保证档案的完整、系统、准确和安全，
方便开发利用。
产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一，也是衡量校
办工厂和实体管理水平重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和
岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、
检查、验收、总结产品档案工作。学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案
工作，并确定适当的专(兼)职档案员，认真做好产品档案的收集、整理，并按规
定向学校档案部门移交归档。
努力实现产品档案的科学化管理，逐步采用先进管理手段，大力开发档
案信息资源，为学校工作服务。
2 产品档案归档范围的确定
确定的原则
归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校
和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、
销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。
归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律。保持
其有机联系，必须与实物一致，并且具有成套性。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、
试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件一。
归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经
济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材
料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。
不归档的文件材料
未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额。
重份文件和重份图纸。
无查考价值和临时性、事务性文件。
未定稿的计划、制度。
未生效的合同、协议书。
3 产品档案的部门立卷及归档流程
形成积累
产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置
文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件
材料的形成积累工作。
工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和
整理有关的文件材料。
档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、
指导有关人员做好归档材料的积累工作。
归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国
家统一格式，图纸签字手续完备。
归档材料一般归档一份(原件)，重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、
底图应各存一份。
整理组卷
产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其
自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归
档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成案卷后，再送交档
部门。
根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持其有
机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个
产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。
若一个项目文件材料少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，
底图单独存放。
与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。
底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准。配套图必须附有目录。
幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按 4 号图纸规格折叠成手风琴式。
底图一律平放或卷放，严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。
卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在
后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列。
每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为
单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者或字迹，需进行贴边处
理，对已破损的文件材料要进行修补。
凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标
题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。专
（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录
打印、填写备考表等工作。
对监图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图
号顺序进行排列。
产品技术负责人应填写归档说明书，归档说明书应放在产品项目内首
卷卷内目录之前。
产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经技
术管理部门同意后确定。
产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。
和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计
算机磁盘、光盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，档号应与有关文字
材料卷一致。
归档验收
新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材
料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工
作。
在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销
售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交。
因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。
技术管理部门移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料
是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移
交目录（一式两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要
求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正移交。
综合、管理性材料，应在次学年四月底前完成归档任务。
4 产品档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类
号，依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部
门业务建设规范》做好产品档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作。
产品档案的保管期限分为永久（50 年以上）、长期（16－50 年）、短期
（15 年以下）三种。
按档案保管的要求对产品档案进行排架、入库保管，并定期检查。
档案的补充与修改
已归档的技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单，经产品设
计(研制)组负责人或有关主管负责人批准同意后，方可更改有关技术文件材料。
对修改后的各种底图、应重新绘制蓝图、连同更改通知单一并归档。
更改一般是谁设计谁更改，协作单位应会同主要设计单位进行更改，
按协议、合同办理。更改必须履行审批手续，未经批准，任何人不得任意更改已
归档的技术文件材料。
对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有
关案卷内，材料多时应单独组卷编目。
5 产品档案工作岗位责任制
主管产品生产与科技开发的校领导职责
认真贯彻执行《档案法》，组织有关人员学习档案工作的方针政策、把
档案工作纳入本单位的发展计划，合理安排档案工作人员、设施、经费，确保档
案工作的顺利进行。
经常检查本单位技术文件材料形成、积累、归档情况，发现问题，及
时解决。
产品生产与科技开发部门领导职责。
认真贯彻执行《档案法》，组织职工学习档案工作的方针政策，贯彻执
行有关档案工作的规定，提高职工的档案意识。
深入基层检查各单位文件材料的形成、积累、归档情况，发现问题，
及时解决。
把档案工作纳入有关部门及有关人员职责范围。对本单位所需人员、
设备、经费要给予支持，保证档案工作的顺利进行。
产品生产与科技开发部门职责
制定各种管理细则和实施办法，把技术文件材料形成、积累、立卷、
归档工作纳入有关部门及人员的岗位职责。
了解各岗位技术文件材料的形成积累情况，督促他们做好立卷归档工
作。
按照归档要求，负责检查归档材料的完整、准确、系统情况，负责向
校档案部门的移交工作。
协助产品设计组做好档案鉴定及密级的确定工作。
学校档案部门职责
制定产品档案工作的规章制度。
指导、督促、检查技术文件材料的立卷归档工作。
负责学校产品档案的接收、整理、保管、统计、鉴定、提供利用等业
务工作。
执行国家有关科技保密制度，确保产品档案的安全，维护科技人员的
合法权益。
生产部门负责人职责
应把归档工作列入车间工作内容，及时检查技术文件材料的归档情况。
加强有关档案工作知识的宣传教育，提高车间工作人员的档案意识，
自觉做好档案的归档工作。
产品设计室(组)负责人职责
负责组织检查本室(组)技术文件材料的积累和立卷归档工作，负责验收
归档材料是否完整、准确、系统。
负责提出案卷密级和保管期限、填写归档说明书，并指定有关人员编
制目录、清单等。
办理向技术管理部门移交档案手续。
科技人员及有关人员职责
按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作。
产品定型后，应把自己所承担部分的技术文件材料整理后交产品设计
(研制)组兼职档案员。
自觉做好档案工作，任何人不得以任何借口将应该归档的文件材料据
为已有。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学产品生产与科技开发类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表
CP11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关产品生产与科技开发管理的文件 长期
2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例办法、制度及手册、图表 长期
3 产品生产与科技开发的请示、报告、批示 长期
4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 长期
5 产品生产与科技开发年度工作、总结、统计报表 永久
CP12-1 销售管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 产品用户清册 长期
2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 长期
3 用户反馈的产品技术文件材料 长期
4 产品说明书、宣传品、广告样张 短期
5 产品用户交验协议 短期
CP12-2 产品计划准备阶段材料
序号 类 目 名 称 保管期限
1
任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级
指示批文
长期
CP12-3 产品生产设计（研制）阶段材料
序号 类 目 名 称 保管期限
1 总体方案设计材料 长期
2 全套设计定型图纸 长期
3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 长期
4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 长期
5 阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复 长期
6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 长期
CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料
序号 类 目 名 称 保管期限
1 试验大纲、试验记录及试验工作总结 长期
2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 长期
3 试验规程和记录、样机底片、照片等 长期
4 得奖材料、专利材料 长期
5 论文、专著 长期
CP12-5 产品生产阶段材料
序号 类 目 名 称 保管期限
1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 长期
2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 长期
3
工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部
工艺文件材料
长期
4 材料定额和代用单、工时定额 短期
5 生产定型报告及批复 长期
6 重大质量事故分析、重要联席会议纪要 长期
7 各种更改单及技术通知单 长期
8 生产工作总结报告、技术工作报告 长期
附件二
广东外语外贸大学产品生产与科技开发类档案二级类目代号简表
CP
11 综合
[12]按产品种类或项目设置类目
广东外语外贸大学基本建设类档案工作规范
为提高学校基本建设档案（简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发
挥基建档案的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档
案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学
校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际情况，特制定本规范。
1 基建档案工作的基本原则
凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存
价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系
统、安全和有效利用。
基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之
中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣
工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合
格的竣工图的验收同步进行。
把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备
等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档
案工作经费。
2 基建档案归档范围的确定
确定的原则
归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前
与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完
整、准确、系统，并遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并
具有成套性。
归档的主要内容和重点
归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、
工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、
决算、器材管理等八个方面，具体范围见附件一。
归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，
特别是包括竣工图在内的全套图纸。
不归档的文件材料
上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；
正式施工前的草图未定型图纸、重份文件和重份图纸；
无查考价值的临时性、事务性文件。
3 基建档案的归档要求与立卷方法
形成积累
学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）
职档案员，负责基建文件材料的收集、积累、整理、归档工作。接到基建项目后，
在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务，指定基建工程技术人
员负责检查基建文件材料的质量，保证其真实、完整、系统。
基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分
包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学
校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包
工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进展、督促、指导
专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件
材料形成的质量关，要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与
它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改，必须填写变更
通知单，并履行批准手续。
归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。
归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
工程承包合同或施工协议书中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣
工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录
和签证等，编制好竣工图。
凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一
份。
学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通
讯等管网图。
整理组卷
基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案
材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的
组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工
程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料
按文件性质分别组成案卷。
文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复
在前，请示在后。报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件的附图紧
跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步
设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、水工竣工图、电工竣工图、气管竣
工图、更改图）。
每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶装订，
以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者或字迹，需进行贴边处理，对已破
损的文件材料要进行修补。
凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标
题或另制封面，注明题名、责任者、时间。按卷装订的工程项目档案无论单面或
双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从 1 开始，页号位置在
非装订线一侧的下角。
专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成保管期限的确定、
档号的编制、电脑著录、目录打印、填写案卷封面和备考表等工作。
工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第
一卷的卷内目录之后。
归档验收
基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验，
出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
基建项目在各部门验收后三个月内归档。学校档案部门应是工程验收
小组成员，会同学校基建部门检查基建文件材料的案卷整理是否符合要求。
学校基建部门应从基建总投资中扣留 5%，作为基建档案保证金，待基
建档案材料归档验收合格后发还。
移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐
全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式
两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人
有权拒绝接收，并限期改正移交。
4 基建档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类
号，依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部
门业务建设规范》做好基建档案的保管、鉴定、销毁、统计和提供利用工作。
档案补充与修改
基建文件材料归档后，在改造、维修中所产生的基建文件材料，基建
部门应随时整理，向档案部门补充归档。
对已归档的基建文件材料，需要更改时，必须填写更改审查清单，经
基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。
档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多
的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的可单独组卷、编目。
5 基建档案工作岗位责任制
分管基建工作的校领导职责
组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本单
位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件；
定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。
基建部门领导的职责
会同档案部门编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全
有关的管理制度；
把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行；
定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步；
项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、
准确的要求；
提出基建档案资料的案卷保管期限和密级；
参加基建档案资料的鉴定工作。
学校档案部门职责
贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定本单位基建档
案工作各项规章制度；
监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和
整理归档工作；
负责基建档案资料的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等
业务工作；
积极组织开发基建档案资料信息资源，充分发挥其作用。
基建部门专（兼）职档案员职责
负责施工单位移交竣工资料的监督、检查、鉴定、接收、组织工作，
负责建设单位及施工单位两部分文件材料的形成、积累、汇总、保管和整理立卷、
移交工作，保证文件材料的完整、准确、系统；
根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷
归档；
归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目录
填写清楚，案卷标题简明扼要；
接受档案部门的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档，
参加业务学习、提高工作水平。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学基本建设类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关基建工作的文件 长期
2 基建工作规章制度 长期
3 基建工作计划、总结、简报 长期
4 基建工作总体规划 永久
5 基建工作年度（季度）总结、统计报表 永久
6 基建工程财务预、决算 长期
7 全校性总体规划、设计总平面图 永久
8 水、电、气管道分布图 永久
9 地质勘探、地形测量材料 永久
JJ12-1 可行性研究
序号 类 目 名 称 保管期限
1 项目建议书及上级批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 环境预测、调查报告 永久
5 设计任务书及计划任务书 永久
JJ12-2 设计基础
序号 类 目 名 称 保管期限
1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验
报告、重要土、岩样及说明
永久
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久
3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
JJ12-3 设计文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 初步设计 永久
2 技术设计 永久
3 施工图设计 短期
4 技术秘密材料、专利文件 永久
5 设计计算书 长期
6 关键技术实验 永久
7 总体规划设计 永久
8 设计评价、鉴定及审批 长期
JJ12-4 工程管理文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3 施工执照 永久
4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书 永久
5 产权证书 永久
JJ12-5 施工
序号 类 目 名 称 保管期限
1 土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期
（2）施工组织设计、施工方案和计划、施工技术措施和安全措施、施工工艺 长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期
（4）建筑材料实验报告 长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久
（6）土建施工定位测量地质勘察 永久
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永久
（8）隐蔽工程验收记录 永久
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定 长期
（11）交工验收记录证明 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
序号 类 目 名 称 保管期限
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期
（4）隐蔽工程检查验收记录 长期
（5）强度、密闭性试验报告 长期
（6）设备调试记录 短期
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期
（8）系统调试、实验记录 长期
（9）管线清洗、通水、清毒记录 短期
（10）管线标高位置，坡度测量记录 长期
（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 长期
3 电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术更改、技术交底、图纸会审 短期
（2）设计更改、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批记录 长期
（3）调试、整定记录 长期
（4）性能测试和校核 长期
（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 长期
（6）操作、联动试验 短期
（7）电气装置交接记录 短期
（8）中间交工验收记录、工程质量评定 长期
（9）竣工报告、竣工验收报告 长期
JJ12-6 竣工验收
序号 类 目 名 称 保管期限
1 竣工验收报告 永久
2 全部竣工图纸 永久
3 质量评审材料 永久
4 工程现场声像材料 永久
5 竣工验收会议决议文件 永久
JJ12-7 基建财务、器材管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 财务计划、年度计划 短期
2 工程概算、预算、决算 永久
3 主要材料消耗、器材管理 短期
4 交付使用的固定资产 永久
JJ12-8 生产技术准备、试生产
序号 类 目 名 称 保管期限
1 技术准备计划 短期
2 试生产管理、技术责任制 长期
3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 短期
4 设备试车、验收、运转、维护记录 长期
5 安全操作规程、事故分析报告 长期
6 技术培训材料 短期
7 工业卫生、劳动保护材料 长期
附件二
广东外语外贸大学基本建设类档案二级类目代号简表
JJ
11 综合
（按单项工程设置类目）
12 教学办公楼
13 外语学校学生宿舍
14 学生宿舍 A 栋
15 教工住宅 CDEF 栋
……
广东外语外贸大学仪器设备类档案工作规范
为了提高学校仪器设备类（简称设备档案）的质量和管理水平，充分发挥设
备档案在作用，并为考核学校设备档案工作提供依据，档案根据《中华人民共和
国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学
校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际情况，特制定本规范。
1 设备档案工作的基本原则
凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管
理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图
表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保
设备档案完整、准确、系统和安全。
设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部
分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，
设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系
统，应作为学校设备管理部门的职责之一。
把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，
每年从设备费中拨给一定的数额，作设备档案经费。
2 设备档案归档范围的确定
确定的原则
归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个
环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全
过程，保证完整、准确、系统。
归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，
必须与实物一致并有成套性。
作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设
备，均须归档。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、
安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附件一。
归档的重点是仪器设备项目（特别是价值 5 万元以上的）各个环节形
成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
学校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件
材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
不归档的文件材料
上级普发（非专指高校）、不办的文件；
未定稿的管理性文件材料；
未生效的合同、协议书；
重份文件、校内单位发来的文件；
无查考价值的一般性函件；
仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
3 设备档案的部门立卷及归档流程
形成与积累
学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总、归档部门，
必须有专（兼）职档案员，负责设备档案的收集、整理和按规定向学校档案部门
移交归档。
从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件
和技术性文件，均归口设备管理部门负责设备的收集、积累、管理、归档工作。
设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、
使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检查、指导
设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文
字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备
定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设
备文件材料的积累工作。
学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、
积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、
维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹
工整、图样清晰。
设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
整理组卷
坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。学校设备管理部门的专（兼）
职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量
和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，
按设备项目组卷，一套设备一卷或数卷。
将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证
文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷
之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载
体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。
卷内的文件材料按文件材料在前，图表在后的要求排列。
每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为
单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者或字迹，需进行贴边处
理，对已破损的文件材料要进行修补。对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况的设备
技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、
验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造
等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保
管期限定为与设备共存。
凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标
题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。专
（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录
打印、填写备考表等工作。
设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，
设备档案文件材料原则上无密级。
归档验收
设备管理部门的专（兼）职档案员，填写移交目录（一式两份）。将移交目
录连同案卷送单位负责人审查，再向档案部门归档。归档时，交接双方必须当面
检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否
确切等。双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人
有权拒绝接收，并限期改正移交。双方签字，各持一份备查。
4 设备档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类号，
依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部门业
务建设规范》做好设备档案的保管、鉴定、销毁、统计和提供利用工作。
5 设备档案工作岗位责任制
分管设备工作的校领导职责
重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立，
并要求认真执行。把设备档案工作列入学校设备工作计划，在经费、用房、设备、
人员配套及专（兼）职档案员各种工作条件方面提供支持；
定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。
设备管理部门领导职责
制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备计划，
采购、管理工作之中，并监督各部门执行。
指导、督促专（兼）职档案员的工作，关心其工作条件的改善和干部
素质的提高；
指导设备档案的鉴定等工作。
学校档案部门职责
根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位设备档案工
作各项管理制度；
指导、监督、检查、协助设备计划管理人员、使用部门做好设备文件
材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收档案是否完整、准确和系统。
负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定，统计和利用等业务工
作；
积极组织开发利用设备档案资源，充分发挥其作用；
遵守国家有关法规，保证设备档案的机密和档案的安全，维护本单位
和科技人员的合法利益。
设备使用部门领导职责
建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、
准确、系统，检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修作工作记录，并
使之制度化；
指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查组卷质量；
参加设备档案的鉴定工作；
帮助和支持档案部门做好设备档案工作。
专（兼）职档案员职责
督促科技人员形成和积累设备文件材料，并定期收集；
按设备计划，采购供应工作的程序，形成、积累设备管理技术文件材
料，做好设备随机文件材料及设备使用、维修、检修、改造中形成的技术文件的
清点、组卷工作，并按要求整理后移交给学校档案部门。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学仪器设备类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作的文件 长期
2 本校仪器、设备管理的规章制度 长期
3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期
4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长期
5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拔报告和批复 长期
6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长期
SB12 仪器设备项目
序号 类 目 名 称 保管期限
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 长期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长期
3 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期
5 开箱记录本及装箱单 长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期
7 验收报告及文件材料 长期
8 索赔来往函件及结果文件 长期
9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
10 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
附件二
广东外语外贸大学仪器设备类档案二级类目代号简表
SB
11 综合
[12]按设备仪器种类或型号设置类目
广东外语外贸大学出版类档案工作规范
为了提高学校出版类档案（以下简称出版档案）工作质量和管理水平，充分
发挥其作用，有效地为学校和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，根据
《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分
类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际，特制定
本规范。
1 出版档案工作的基本要求
学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有
保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属出版档案。
出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全，方便开
发利用。
出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是学校档案
的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作
的计划和规划，纳入各社、部（室）负责人和编辑、出版印制人员的职责范围。
出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、
总结、验收出版档案工作。
学校出版社、编辑部，出版刊物的各院、所，要有一位负责人分管出版
档案工作，并确定适当的专（兼）职档案员，认真做好出版档案的收集、整理，
并按规定向学校档案部门移交归档。
2 出版档案归档范围的确定
确定的原则
归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会
当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,
确保完整、准确、系统。
归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注
意出版材料的成套性特点。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、出版物等方面的内容，具体归档范围
见附件。
归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，
尤其是出版物本身。
不归档的文件材料
上级有关出版的普发的（非专指高校）、不办的文件；
未生效的合同、协议书；
不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
重份文件；
无查考利用价值的事务性临时性文件；
非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
校内其他单位发来的与本单位工作无关的文件；
与校外单位交换来的与本单位出版工作无关的文件；
以上文件材料如认为必要，可作资料暂存。
3 出版档案的归档要求与立卷方法
形成与积累
实行部门立卷归档制度，出版社、编辑部、院、系、所均为立卷单位，
分工归口立卷。
出版物出版前，专（兼）职档案员应协同责任编辑做好归档材料的积
累和保管，按出版物的形成规律排序，并随时检查材料是否完整、准确、系统，
及时补充。
整理组卷
出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，注意分清年
度，不可混年立卷。
跨年的出版档案,放在出版物的出版年立卷。
卷内文件材料一律拆掉金属物，用线、不锈钢钉或乳胶按件为单位装
订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者，需进行贴边处理，对已破损
的文件材料要进行修补。
卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在
后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列。
凡是文件材料未注明标题的应另制封面，注明题名、责任者、时间。
每件文件上加盖并填写档号章。专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下
完成档号的编制、电脑著录、目录打印、填写备考表等工作。
归档验收
专（兼）职档案员应及时将应归档的出版档案集中向学校档案部门移
交。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排
列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式两份），
双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人有权拒绝
接收，并限期改正移交。
出版物版权转移到校外出版社时，档案一般应随同转移，或将有关材
料退还作者。
4 出版档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类号，
依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部门业
务建设规范》做好出版档案的保管、鉴定、销毁、统计和提供利用工作。
5 出版档案工作岗位责任制
学校出版、编辑部门领导职责
在组织编制出版物的长远规划和年度计划时，要把档案工作列为重要
内容。
制定和健全有关管理制度，确保出版档案工作能纳入管理工作中，并
督促各科、室负责人和责任编辑执行。
给本部门专（兼）职档案干部开展工作提供条件。
定期检查和研究出版档案存在的问题，并认真予以解决。
学校出版、编辑部门室（科）主任职责
把建立和做好出版档案工作列为室（科）的重要工作内容，对全室（科）
人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积累与出版工作同步。
审查责任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否
符合要求，保管期限是否写得恰当，并签注意见。
学校编辑、出版部门责任编辑职责
负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作，并送科（室）
主任审查。
负责向所在出版、编辑部门的专（兼）职档案员办理归档手续。
出版编辑部门专（兼）职档案员职责
在部门负责人的领导下，协助责任编辑做好出版档案的积累工作。
会同室（科）主任检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、
准确，组卷是否符合要求，经检查合格并办理移交手续后，发给凭据始可给作者
汇出稿费。
将已收集、整理的案卷，按规定集中向学校档案部门办理移交。
完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。
学校档案部门职责
根据国家有关出版工作的方针、政策和法规，制定本校出版档案工作
的各种规章制度。
指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累
和整理归档工作。
负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学出版类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学出版类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件 长期
2 上级召开的编辑出版工作会议文件 短期
3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 永久
4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永久
5 编辑出版部门管理形成的文件材料 短期
CB12~15 出版物项目
序号 类 目 名 称 保管期限
1 编辑出版合同、协议书 长期
2 出版请示和批复 长期
3 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单） 长期
4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长期
5 封面设计图样 短期
6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永久
7 出版发行记录本，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 短期
8 获奖或受查处情况的文件材料 长期
9 有参考价值的读者来信、重要评论 短期
10 再版修改意见 短期
附件二
广东外语外贸大学出版类档案二级类目代号简表
CB
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
广东外语外贸大学外事类档案工作规范
为了提高学校外事类档案（简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥其
在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，
根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体
分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际情况，
特制定本规范。
1 外事档案工作的基本原则
学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来
等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于
开发利用。
外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校
有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
外事管理部门要有一位领导分管外事档案工作，指定本部门专（兼）职
档案员做好外事档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交。
努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科
研、人才交流服务。
2 外事档案归档范围的确定
确定的原则
归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当
前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证
其完整、准确、系统。
归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体
现涉外工作的职能和特点。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、
访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不
同载体的文件材料。
本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归
档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，
不宜长期保存的可存影印件和清单。
不归档的材料
上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；
未定稿的各种文件；
未生效的合同、协议书；
无查考价值的一般性、临时性函件；
重份文件，校内各单位发来的文件；
与校外单位交换来的材料。
以上不归档的某些材料，可有选择地作资料暂存。
3 外事档案的部门立卷与归档流程
形成积累
学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口
部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工
作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理，按规定向学校档案部
门移交。
归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在
归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行审核、验收
后，出具证明，财务部门方可准予报账结算。
整理组卷
根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等
实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，
一事一卷或数卷。
对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、
请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国
内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分
类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，分类组卷，
各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，
请示在后排列。
每份文件材料一律拆掉金属物，用线、不锈钢钉或乳胶按件为单位装
订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者，需进行贴边处理，对已破损
的文件材料要进行修补。
凡是文件材料未注明标题的应另制封面，注明题名、责任者、时间。
每件文件上加盖并填写档号章。专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下
完成档号的编制、电脑著录、目录打印、填写备考表等工作。
幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除文字材料密不
可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档
号与文字材料一致。
外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文
件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同学校档案部门协商后确定。
归档验收
外事档案在次学年四月底前归档。专（兼）职档案员应及时将应归档
的外事档案集中向学校档案部门移交，并办理移交手续，填写移交目录一式二份，
双方各执一份。
移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；
排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人
可暂不接收，并要求移交人改正，补交。
4 外事档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类号，
依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部门业
务建设规范》做好外事档案的保管、鉴定、销毁、统计和提供利用工作。
5 外事档案工作岗位责任制
分管外事工作的校领导职责
组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列
入工作计划；
定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。
与外事活动有业务联系的各部门领导职责
重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作
之中，并认真执行；
按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工
作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。
学校外事管理部门领导职责
制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外
事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行；
指导本部门专（兼）职档案员的工作，关心其工作条件的改善和工作
素质的提高；
指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整
理组卷，按期向学校档案部门移交；
指导外事档案的鉴定工作。
外事管理部门专（兼）职档案员职责
在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作；
会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完
整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；
将收集的外事文件材料，按规定整理并及时向学校档案部门移交；
完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。
学校档案部门职责
根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作各项
管理制度；
监督、指导、检查、协助外事管理部门作好外事文件材料的形成、积
累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统；
负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作；
积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用；
遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学外事类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学外事类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于外事工作的文件材料 长期
2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长期
3 外事工作统计报表等 永久
4 外事工作会议材料 长期
WS12 出国（境）
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 长期
2 国际学术会议论文 长期
3 投寄国外的学术论文 长期
4 出国（境）人员考察、访问材料 长期
5 出国（境）讲学、研究人员有关材料 长期
6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久
7 国际比赛、竞赛 长期
WS13 来校
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期
2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永久
4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期
5 国际比赛、竞赛 长期
WS14 国际合作与会议
序号 类 目 名 称 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期
4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久
序号 类 目 名 称 保管期限
5 双方互赠的礼品、纪念品 长期
6 国际会议的有关材料 长期
外国留学生工作
序号 类 目 名 称 保管期限
1 录取审批材料 永久
2 学籍登记表、学籍卡片 永久
3 教学计划、大纲、安排 长期
4 学习情况、成绩及评语 永久
5 学位论文及学位证书复印件 长期
6 学生名册 永久
7 学生去向及有关材料 长期
注：外国留学生学习情况、学籍等文件材料存教学类
附件二
广东外语外贸大学外事类档案二级类目代号简表
WS
11 综合
12 出国（境）
13 来校
14 国际合作与会议
（外国留学生学习情况、学籍等文件材料存教学类）
广东外语外贸大学财会类档案工作规范
为了提高学校财会类档案（简称财会档案）工作的质量和科学管理水平，充
分发挥财会档案的作用，并为考核会计档案工作提供依据，根据《中华人民共和
国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学
校档案工作规范》等相关法律、法规、规章，结合学校实际，特制定本规范。
1 财会档案工作的基本原则
学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭
证、账簿、报表、工资册等材料，均属财会档案。
学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全
部档案的重要组成部分。
财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、
便于开发利用。
财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳
入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要
同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
财会部门要有一位领导分管财会档案工作，指定本部门专（兼）职档案
员做好财会档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归档。
财会档案工作应列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等
工作条件上给予保证。
2 财会档案归档范围的确定
确定的原则
归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社
会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证
完整、准确、系统。
归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，
充分考虑财会档案的类型特点。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工
资清册等方面。具体范围见附件一。
归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价
值的文件材料。
不归档的文件材料
上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；
未定稿的文件；
重份文件及校内其他单位发来的文件；
未生效的合同、协议、单据；
无查考利用价值的一般性、临时性文件；
与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。
3 财会文件材料的部门立卷及归档流程
形成积累
学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成
积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。
财会部门的专（兼）职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料
的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业
务工作。
整理组卷
学校财会部门及校内在专业银行开户的以及有经济实体的单位，均为
一个立卷部门，分工归口立卷。
坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）职
档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。
遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和
利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间
顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。
按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起
立卷。
财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不
超过 200 页，厚度 2cm 为宜。
案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料
内容，包括责任者、内容和文件类型、名称，禁止使用园珠笔、铅笔，字迹工整、
清晰。
每份文件材料一律拆掉金属物，用线、不锈钢钉或乳胶装订，以不装
订字迹为宜，若装订位置有重要批注者，需进行贴边处理，对已破损的文件材料
要进行修补。按卷装订的应编写页号，每卷页号均从 1 开始，位置在有书写文字
的页上非装订线一侧的下角。
凡是文件材料未注明标题的应另制封面，注明题名、责任者、时间。
每件（卷）文件上加盖并填写档号章。专（兼）职档案员在档案部门工作人员的
指导下完成档号的编制、电脑著录、目录打印、填写备考表等工作。
对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部
门保管到结清债权债务时为止。
归档验收
当年产生的会计资料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请学
校档案部门进行审查。
学校财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后
可暂由财会部门保管三年，期满后的次学年四月底前由财会部门的专（兼）职档
案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷
集中向学校档案部门办理移交手续。
财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系
统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案部
门有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
学校档案部门接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆
封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。
学校档案部门对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。
4 财会档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类号，
依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部门业
务建设规范》做好财会档案的保管、鉴定、销毁、统计和提供利用工作。
5 财会档案工作岗位责任制
分管财会工作的校领导职责
组织贯彻档案工作的方针、政策和法规，把财会档案工作列入计划，
纳入学校议事日程，在经费、用房、人员配备、干部培养、待遇等方面提供条件。
定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。
财务部门领导职责
组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。
制定管理制度，切实做到财会档案工作纳入议事日程，纳入财会管理
工作之中，监督承办人员执行。
为本部门的专（兼）职档案员开展工作提供必要条件。
对经办人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积
累、归档工作与财会工作进展同步。
财务部门专（兼）职档案员职责
在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材
料的收集、积累工作。
检查是否已收集、积累的材料完整、系统、准确，然后按要求进行整
理、组卷。
做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。
接受学校档案部门的业务指导、监督、检查，并做好交办的有关档案
工作任务。
财务部门会计人员职责
按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。
整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。
主动配合相关材料的合并组卷事宜。
学校档案部门职责
贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，并制定学校财
会档案工作有关制度。
督促、指导、检查全校财会部门做好财会档案工作。
努力开发财会档案信息资源，积极提供利用，充分发挥其作用。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学财会类档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学财会类档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学财会类档案归档范围和保管期限表
CK11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关财务会计工作的文件材料 永久
2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期
3 学校基金管理工作文件 短期
4 有关财务管理方面的其他文件材料 短期
5 会计移交清册 长期
6 财会档案移交保管清册 永久
7 财会档案销毁清册 长期
CK12 会计报表
序号 类 目 名 称 保管期限
1 决算报表（含基建综合决算） 永久
2 预算会计报表 短期
3 年度经上规划表、分配计划、测算表 长期
4 年度以上各种统计报表（含工资报表） 长期
5 季度以下各种统计报表（含工资报表） 短期
CK13 会计帐簿
序号 类 目 名 称 保管期限
1 涉及外事会计账薄 永久
2 总帐 长期
3 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期
4 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期
5 学校专项基金帐簿 短期
6 日记帐 短期
其中：现金、银行存款日记帐 长期
7 固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年） 短期
CK14 会计凭证
序号 类 目 名 称 保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 短期
3 预算外各种原始凭证、记帐凭证 短期
4 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 短期
5 银行存款余额调节表 短期
6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短期
7 银行对外账单 短期
8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期
CK15 会计清册
序号 类 目 名 称 保管期限
1 工资发放名册、卡片 永久
2 工资转移、证明、通知存根 长期
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短期
附件二
广东外语外贸大学财会类档案二级类目代号简表
CK
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
奖金、助学金入此
广东外语外贸大学声像载体档案工作规范
为了提高学校声像载体档案（简称声像档案）工作的质量和管理水平，充分
发挥声像档案的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国
档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校
档案工作规范》等相关法律、法规、规章，结合学校实际，特制定本规范。
1 声像档案工作的基本原则
凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以声音、画面形
象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制
作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规
律，进行特殊整理和特殊管理。
声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，
便于开发利用。学校声像档案形成数量大、利用率高的部门可设分室。
声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理
制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作
人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采
用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高学校的教学、科研和管
理工作水平服务。
声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备
等工作条件上予以保证。
2 声像档案归档范围的确定
确定的原则
归档的材料必须是学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校
有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
归档的声像载体材料必须反映声像制作的全过程，保证完整、准确、
系统。
归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质
载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
归档的主要内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，
具体范围见附件一。
归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像
载体材料的原件。
不归档的文件材料
不能反映本校工作、活动的声像材料；
音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；
重份声像材料。
3 声像载体材料部门立卷和归档流程
形成积累
声像项目负责人，编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，
整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。
单位专（兼）职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行
系统整理后向学校档案部门移交。
整理组卷
立卷原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件
声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一
著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，保证不同内容的
声像材料具有独立的使用性。
立卷分类
按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；
纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；
声像载体材料按类型分为照片、录音制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、
缩微胶片、光盘等；
同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
立卷分工
综合管理材料，由形成部门立卷归档；
制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；
两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；
外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或
委托征集。
归档材料的整理
检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，
对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原
则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作
者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、
内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记
参见号。
声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照
片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
归档验收
声像材料形成部门专（兼）职档案员应在次学年四月底前将收集、整
理好的声像档案集中向学校档案部门移交，填写移交目录一式二份，各执一份备
查。
移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，
卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案部门有权拒绝
接收，并要求限期改正后归档。
4 声像档案的管理
学校档案部门负责按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类
号，依据《档案著录规则》编制各类检索目录及检索标识，按《高等学校档案部
门业务建设规范》做好声像档案的保管、鉴定、销毁、统计和提供利用工作。
排架、保管
按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。
照片库房保持温度 15-25℃，湿度 55-65%，其他声像档案库房，应做到
恒温、恒湿、清洁，温度宜 18-24℃，相对湿度宜 35-45%，要有专用的设备和必
要的保护措施，要避开 30 奥斯特以上的磁场。
每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防
虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保持库房整洁。
每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题
及时处理。
照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进
行清洗和技术处理。
录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防
止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。
声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久
保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
母带（片）与复制保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别
标明。
5 声像档案工作人员岗位责任制
校分管形成声像档案部门的校领导职责
应加强全校声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳
入学校声像工作发展规划，并列入学校声像工作议事日程，定期加以研究。
关心声像档案的建设和发展，特别是声像档案库房的建设，从人力、
物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，
使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。
关心档案人员的工作情况以及他们的待遇等。
学校声像档案形成部门负责人职责
贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定。草拟本单位声像档案
工作的规划和制度，并组织实施。
对本校各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督
促、业务指导，确保声像档案材料的完整，准确。
负责声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案材料。
严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
积极做好八防（防火、防盗、防虫、防霉、防光、防潮、防高温、防
鼠）工作。
各级声像部门科技人员职责
各级声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声
像材料和文字简介整理好，填好声像材料归档的有关表格，移交给本部门专（兼）
职档案员。
学校档案部门职责
检查、督促、指导学校声像档案形成部门的相应工作。
对声像材料部门专（兼）职档案员提出的疑难问题，应及时与有关领
导研究解决。
关心档案人员的学习，工作等情况。
声像档案形成部门专（兼）职档案员职责
在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平
时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，
组卷是否符合要求。
将已收集的案卷，于次学年四月底前向档案部门办理移交。
完成学校档案部门委托办理的其他任务。
6 本规范自公布之日起实施，由学校综合档案室负责解释。
附件一：广东外语外贸大学声像载体档案归档范围和保管期限表
附件二：广东外语外贸大学声像载体档案二级类目代号简表
附件一
广东外语外贸大学声像载体档案归档范围和保管期限表
（参见以上各大类档案工作规范的附件一）
附件二
广东外语外贸大学声像载体档案二级类目代号简表
SX 代码
12 照片
13 录音带 A
14 录像带 V
15 幻灯片 L
16 磁盘 RP
17 影视胶片 F
18 缩微胶片 M
19 光盘 RG
