公文与档案管理
I 公文的概念与分类
一、公文的概念
• 公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、
行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。
• (一)公文是由法定作者制成的
• (二)公文具有法定的权威和特定的效用
• (三)公文具有法定的规范体式
• (四)公文具有规定的处理程序
• (五)公文与文件、文书的联系与区别
联 系 区 别
公文 从属性、文体、形成作者、形成领域、形
成目的、内涵上讲，三
者没有本质区别，都是
同一事物
专指国家机关和其他社会组织在公
务活动中形成的文件材料
文书 是所有文件材料的总称，包括公务文书(公文)和私人文书两大类。
文件 不仅包容了文书和公文的内容,有以文字方式记录在纸张上的书面文件，也包
括以录音、录像等技术方式记录在非纸
质载体上的其他文件
二、公文的分类
• 从公文的形成与使用范围上
划分，公文可分为通用公文
与专用公文两大类。
• 从公文的行文关系和运行方
向上划分，公文可分为上行
文、平行文、下行文三种
• 从公文的机密程度和阅读范
围上划分，公文可分为公布
公文、内部公文、机密公文
三大类。
• 在一个机关内，从公文的来
源和去向上划分，公文可分
为发文、收文和内部公文三
种。
• (一)命令(令)
• (二)决定
• (三)公告
• (四)通告
• (五)通知
• (六)通报
• (七)议案
• (八)报告
• (九)请示
• (十)批复
• (十一)意见
• (十二)函
• (十三)会议纪要
三、常用公文文种
Ⅱ 公文的格式与稿本
•一
、
公
文
的
格
式
• 公文的排列型式（一）
• 公文的排列型式（二）
• 公文的排列型式（三）
二、公文的稿本
• (一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据
机关发文意图而草拟的公文未定稿。
• (二)定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是
经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完
成稿。
• (三)正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文
本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。
• (四)存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正
本复制的标准样本。
• (五)副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的
重份公文。
Ⅲ 公文处理
一、公文处理工作
• 内容包括∶公文办理和公文管理两大项，公文办理是
公文处理的前期工作。
• (一)发文的办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮
印、校对、用印、登记、分发等程序。
• (二)收文的办理：包括签收、登记、审核、拟办、批
办、承办、催办、注办等程序。
• (三)公文材料的日常收集管理与提供利用服务。
• (四)公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清
退。
• (五)其他各种有关公文处理的事务。
三、公文办理工作程序
(一)发文办理程序
• 1．草拟
• 2．审核
• 3．签发
• 4．复核
• 5．缮印
• 6．校对
• 7．用印
• 8．登记
• 9．分发
(二)收文办理程序
• 1．签收
• 2．登记
• 3．审核
• 4．拟办
• 5．批办
• 6．承办
• 7．催办
• 8．注办
二、公文整理方法
• 2．公文立卷操作程序
• (1)检查、调整卷内公文
(2)排列卷内公文
• (3)卷内公文编号
• (4)填写卷内公文目录
• (5)填写卷内备考表
• (6)拟写案卷题名
• (7)填写案卷封面
• 2．归档文件整理的方法
• (1)修整
• (2)装订
• (3)分类
• (4)排列
• (5)编号
• (6)编目
• (7)装盒
(一)案卷级公文整理方法
1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷
(2)运用公文主要类型立卷
(二)文件级公文整理方法
1.文件归档方法：运用自然件归档
档案管理
Ⅰ 档案的收集
• (一) 档案收集工作的内容
• 档案的收集工作，就是按照党和
国家的规定，通过例行的接收制度
和专门征集的办法，把分散在各机
关、个人手中和散失在其他地方的
档案分别集中到各有关机关档案室
和各级各类档案馆的工作。
• 一是对本机关需要归档档案的接收
工作。
• 二是对各现行机关和撤销机关具有
长久保存价值的档案的集中和
接收工作。
• 三是对历史档案的接收和征集工
作。
• (二) 档案收集工作的重要性
• 档案的收集工作是档案业务工作的
基础
• 1．文书档案收集工作是文书档案
管理工作的前提和基础
• 2．文书档案收集工作的质量决定
了文书档案管理工作的质量
一、档案收集工作的内容和重要性
Ⅱ 档案的整理
文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档
案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。
一、文书档案整理工作的内容和原则
(一)文书档案整理工作的内容
文书档案的系统化和基本编目
(二)文书档案整理工作的原则
1．充分利用原有的整理基础。
2．保持文件之间的历史联系。
(1)文件在来源方面的联系。
(2)文件在时间方面的联系。
(3)文件在内容方面的联系。
(4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名
称、载体或记录方式等方面的联系。
3．便于保管和利用。
(二)案卷的排列
• 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存
放位置，保持案卷之间的有机联系。
• 基本方法有：
1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。
2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。
3．按照案卷所属的时间顺序排列。
(三)档号的编制
• 1．档号编制的原则
唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。
• 2．档号编制的方法
(1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制
(四)档案检索工具的编制
档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指
引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引
目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。
1．案卷目录
• 案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一
定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。
• 案卷目录的编制方法
• 根据国家有关规定，案卷目录一般应区别不同的保管期
限，分年度或混年度编制。
• 第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按保管期
限编成永久、长期和短期三本案卷目录。这种方法条理清楚，
便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般
适用于每年形成档案数量较多的单位。
• 第二，混年度编制。根据案卷的数量情况，将每种保管
期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少
目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的
单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使
用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序
排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每
本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案
卷号不应过长，尽量不突破四位数。
案卷号
题名 年度 页数 期限 备注
档案室编 档案馆编
案卷目录应包括以下几项内容：案卷号、案卷标题、卷内文
件起止日期、卷内文件页数、保管期限以及备注等，如下图：
2．全引目录
• 全引目录又称案卷文件目录，是将全宗或全宗的某一部分案
卷内的文件目录汇编而成的检索工具。
它的形式有两种：
• 一种是先列出每个案卷的案卷号、案卷标题、起止日期、页
数、保管期限等，实际上是重抄案卷目录的项目，然后在这
个案卷条目下列出该卷的卷内文件目录。
• 另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订，上
面一小部分为案卷目录，下面大部分为它们的卷内文件目录，
在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录所在的页次，
在卷内文件的备注栏上填上案卷号。
• 如下图：
案卷
号 案卷
题名
起止日期
卷内
页数
保管
期限
顺序
号
文号 责任者 文件题名 日期 页号 备注
案卷号 案卷
题名
起止日期
卷内
页数
柜号
顺序号 文号 责任者 文件题名 日期 页号 备注
Ⅲ 档案的鉴定和统计
文书档案的鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值，挑
选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案
予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案
管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。
(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤
1．文书档案鉴定工作的方法
• 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接，具体地审查档案，
通常这种方法也被称为直接鉴定法。
2．文书档案鉴定工作的步骤
• 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部
分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保
存一、二年后销毁。
• 第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的“生
存期”。
• 第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。
二、档案统计工作
• 档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案
工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统
计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计
调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。
(一)档案统计工作体系
• 我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次： 1．全国2．专
业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情
况统计
(二)档案统计的内容
• 1．档案数量的统计。
• 2．档案业务管理工作质量的统计。
• 3．档案开发利用工作情况的统计。
• 4．档案工作条件的统计。
(三)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项
• 1．填报范围2．主要内容
• 3．注意事项(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要符
合要求
声像档案的管理
一、声像档案的概念和特点
(一)声像档案的概念
声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在
社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象
等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历
史记录。
(二)声像档案的特点
1．直观的形象性
2．收集、保管的特殊性
3．是其他载体档案的必要补充
二、声像材料的收集归档
(一)声像材料的收集工作
将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中
到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。
(二)声像材料的归档制度
1．声像材料的归档范围
声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单
位工作活动的声像材料，是归档的重点。
2．声像材料的归档时间
“两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档，。二是部分声像材料年
终归档
3．声像材料的归档要求
(1)归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。要尽量避免复
制版或复制件。
(2)归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说
明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。
(3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。
三、声像档案的整理、鉴定和编目
(一)照片档案的整理、鉴定、编目
照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感
光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数
码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利
用都离不开计算机等现代化技术和设备。
1．照片档案的结构
传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。
2．照片档案的整理
照片档案的整理，要符合国家标准《照片档案管理规范》(GB／T1182—89)的要求，即
应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。
(1)底片的整理方法、要求
对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理，
不要分散。不同全宗的底片不要混杂。
①底片分类②底片排列、编号③底片装袋插册④填写底片册芯页
(2)照片的整理方法、要求
①照片的分类、组卷②照片排列③照片编号④填写照片说明⑤填写照片册卷内目录
照片档案卷内目录
照片号 照片题名 拍摄时间
照片所
在页号
底片所在卷
号底片号
备注
1—8
××局2000年工作
会议的照片
1—3
2
181—188
9—12
××局如开××研讨
会的照片
4—5
2
189--192
13--20
××局召开双先表
彰会的照片
6—8
2
193—206
(3)特殊规格的照片整理方法
这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的
整理要注意从实际出发，一般方法是：
①小于照片册芯页的照片(约8－10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填
写文字说明。
②超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字
说明。
3．照片档案的鉴定
(1)照片档案的保管期限
在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案，其保管期限应是一致的，因此，某
些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限，加以
确定。
(2)照片档案价值的鉴定方法
①照片的形成年代②照片反映的内容③照片的制成材料和技术质量
4．照片档案案卷目录的编制
案卷号
案卷题名 起止年月
照片张
数
期限 备注档案
室编
档案
馆编
1
黑龙江省××局1991年－
1992年召开的各类会议的
照片
－
68 永久 会议类
2
黑龙江省××局1993年召开
的工作会议、东北协作会
议的照片
－
59 永久 会议类
(二)录音录像档案的整理、编目
录音、录像档案是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录下声
音和图像的一种特殊载体的档案。主要有：唱片档案、磁带录音档案、磁带录像档
案、非磁带录像档案等。
1．录音、录像档案的整理
(1)分类：在各档案室中，录音和录像档案由于记录形式不同、规格不同，首
先要分为录音档案、录像档案两类，不能混杂。
(2)编号：录音录像档案是以盘或盒为保管单位的，编号按收集归档的时间顺
序结合内容分别编制案卷的流水号。
(3)文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应作必要的登记并辅以
文字材料。主要是记录磁带形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质
量、摄录人员，检查人员等。
文字材料是指反映磁带内容的文字稿、解说词等。在进行整理时可参考登记的
内容，填写标签，放入录音、录像档案的盒内，以便查阅、使用。
2．录音、录像档案的编目
对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。
录音、录像档案目录
编号
参见
号
题名或内容 摄录时间
摄
录
人
摄录
效果
节目时间
（分钟）
保
管
期
限
备
注
音－1
文1
－65
××局2000年
工作会议的开
幕词、大会报
告、代表发言
的录音（一）
×× 清晰 60
永
久
音－2
文1
－65
××局2000年
工作会议的开
幕词、大会报
告、代表发言
的录音（二）
×× 清晰 45
永
久
音－3
文2
－15
－1
××局××局长
在××会议上
的讲话录音
×× 较好 32
长
期
四、声像档案的保管和保护
1．照片档案的保管、保护
(1)在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污
染的照片、底片入库。
(2)档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。
(3)感光材料属易燃材料，因此保存照片档案的库房要干燥、凉爽、严禁烟火，并
且防光、防尘。应有专门的档案柜存放照片档案。
(4)选择和使用规范的照片档案装具。社会上许多相册是不利于照片档案管理的，
在照片档案保管中，要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册。照片册
和底片册的存放要采用立放形式。
(5)档案馆、室应建立照片档案定期检查制度，发现问题及时解决。
2．录音录像档案的保管、保护。
(1)库房要保持适宜的温、湿度
(2)磁带应竖放，卷绕平整，防止带体损坏。
(3)防尘、防光
(4)防磁
(5)加强定期复制、转绕
五、声像档案的利用工作
• 由于声像档案具有真实、形象、易传播的特点，因此它比纸质档案更具有生
动、活泼的感染力,更能吸引众多的利用者，有利于档案的广泛交流和提供利用。
• 声像档案的提供利用方式与纸质档案一致的是，首先离不开借阅服务和复制服
务。档案馆、室应制订切实可行的借阅复制服务、借阅登记制度等。在日常利用中
需要注意的是：照片档案的原版底片不能外借,重要内容、珍贵的原声磁带，录像
原母带不能外借。为了保护原件，应制作复制底粗拼糯ㄗ鎏峁├谩
• 在档案工作日渐走进百姓生活，日渐服务于社会各方面的今天，声像档案利用
方式更加丰富多彩，档案的信息资源也得到了更广泛的开发。这些方式包括：
• (一)利用馆、室藏的声像档案，举办展览。
• (二)编辑出版照片画册
• (三)编制图文并茂或多媒体的档案编研材料
